Richtlijnen en technieken voor ambulant hulpverleners
Hoofdstuk 14: De implementatie van TripiO
14.1 Voorbereiden
In de voorbereiding wordt door uw organisatie een implementatieplan gemaakt voor TripiO. In dit plan beschrijft u hoe de organisatie aan de invulling van de voorwaarden voor implementatie, zoals opleiding, aansturing en inrichting van interne processen gaat werken. Dit gaat uiteraard gepaard met een tijdsplanning. In bijlage 3 vindt u een korte checklist met belangrijke stappen in de implementatie van het programma. Een eerste en belangrijke stap in de implementatie is het samenstellen van een projectgroep met een duidelijke verdeling van taken en
verantwoordelijkheden.
14.2 Medewerkers selecteren
TripiO is een zelfstandige hulpverleningsvorm. TripiO is vanaf de start van het ontwikkeltraject als vorm van jeugdhulp thuis aangeduid. Voor TripiO worden ambulante medewerkers geselecteerd, die met het programma gaan werken. TripiO is hoofdzakelijk gebaseerd op Triple P. TripiO
medewerkers dienen dan ook Triple P gecertificeerd te zijn.
Bij de selectie van medewerkers is het belangrijk dat zij open staan voor vernieuwingen. TripiO is namelijk een geheel nieuwe vorm van hulpverlening. Het grootste verschil met de klassieke vormen van hulpverlening zit in de manier van communiceren. Het face-to-face contact met de cliënt is bij TripiO, op een paar uitzonderingen na, niet aanwezig. Bij het implementeren van een nieuwe methode is het belangrijk dat hulpverleners van het eerste uur enthousiast zijn om met een innovatieve hulpvorm aan de slag te gaan.
Verder wordt aanbevolen om met een groep van ongeveer vijf medewerkers te starten. Een te smalle bezetting kan problemen opleveren voor de continuïteit van de hulpverlening en voor het doorontwikkelen van het programma.
14.3 Samenstellen interne projectgroep
Om de implementatie van TripiO tot een goed einde te brengen, stelt u een projectgroep samen.
Deze projectgroep zal primair verantwoordelijk zijn voor de implementatie van TripiO binnen uw organisatie. De projectgroep opereert onder leiding van een interne programmacoördinator TripiO.
De projectgroep is bij voorkeur een multidisciplinaire groep bestaande uit:
- Een programmacoördinator (manager/staffunctionaris);
- ICT medewerker (applicatiebeheerder);
- Hulpverleners en gedragswetenschappers, die het programma gaan uitvoeren.
Naast inhoudelijke en ICT kennis is het belangrijk dat de projectgroep beslissingen kan nemen. Het is in ieder geval raadzaam om de communicatielijnen met het management kort te houden op het moment dat er geen manager deel uitmaakt van de groep. U maakt in uw organisatie duidelijk wie de managersrol inzake TripiO invult.
14.4 Toewijzen van rollen en taken
Hieronder worden kort de taken en functies van de projectgroep beschreven wat betreft zowel de interne organisatie als de landelijke organisatie:
Programmacoördinator
- Trekker voor de interne implementatie van TripiO;
- Maakt een implementatieplan op basis van dit programma van eisen TripiO;
- Bewaakt en draagt zorg voor adequate implementatie van TripiO, waarbij aan randvoorwaarden wordt voldaan (zowel inhoudelijk als technisch);
- Is aanspreekpunt voor zowel de interne projectgroep als voor de landelijke organisatie TripiO;
- Neemt 2 maal per jaar deel aan het landelijk programmacoördinatoren overleg;
- Neemt 1 maal per jaar deel aan landelijke uitwisselingsbijeenkomst TripiO voor werkers.
Applicatiebeheerder:
- Draagt zorg voor de technische randvoorwaarden voor TripiO;
- Levert nodige zaken t.b.v. inrichting (stylesheets, logo);
- Beheert het medewerkersbestand in TripiO voor de eigen organisatie;
- Is eerste aanspreekpunt voor technische vragen vanuit uw organisatie (cliëntvragen komen via de hulpverlener bij de applicatiebeheerder terecht) en koppelt antwoorden terug;
- Indien nodig speelt vragen/problemen door aan de centrale applicatiebeheerder;
- Legt meldingen/wensen vast in meldingssysteem;
- Heeft zitting in de gebruikersgroep waarin wijzigingsverzoeken worden gekeurd.
- Levert kwantitatieve gegevens uit het systeem ten behoeve van kwaliteitsmonitoring
Hulpverleners & gedragswetenschappers:
- Zijn opgeleid in Triple P en hebben instructies TripiO gevolgd;
- Zijn getraind in online communiceren;
- Een afvaardiging neemt deel aan interne projectgroep;
- Brengen ervaringen uit de werkpraktijk in de interne projectgroep;
- Werken mee aan nodige werkgroepen, zoals werkgroep programmabeschrijving, werkgroep contentbeheer, etc.
Contentverantwoordelijke:
- Is actief op zoek naar nieuwe bronnen voor TripiO en interessante nieuwsberichten;
- Is verantwoordelijk voor de aanvoer van nieuwe bronnen;
- Legt nieuwe bronnen voor aan de contentgroep;
- Is aanspreekpunt voor hulpverleners/gedragswetenschappers voor wat betreft tips/wensen t.a.v. nieuwe bronnen;
- Heeft zitting in de contentgroep;
- Informeert hulpverleners over nieuwe bronnen.
14.5 Opleiden
Triple P
TripiO maakt gebruik van Triple P. Triple P is een wetenschappelijk onderbouwde
opvoedingsstrategie ontworpen om ouders te helpen om hun opvoedingsvaardigheden te verbeteren en een positieve relatie met hun kinderen te ontwikkelen. Binnen TripiO wordt in de interactieve pedagogische handreikingen gebruik gemaakt van Triple P. Dit betekent dat medewerkers, die met TripiO werken, Triple P gecertificeerd te zijn.
De Triple P standaardtraining niveau 4 biedt deelnemers (binnen jeugd- en opvoedhulp) een goede ondergrond voor het uitvoeren van gezinsinterventies. Tevens biedt het een aantal technieken en materialen om ouders succesvol te ondersteunen bij het omgaan met uiteenlopende
gedragsproblemen van kinderen.
Voor informatie over de Triple P trainingen wordt doorverwezen naar de site van het NJi www.nji.nl. De kosten van de trainingen Triple P komen voor rekening van uw eigen
organisatie 15. Binnen de vereniging bestaat de mogelijkheid om in-company trainingen Triple P te organiseren samen met andere leden van TripiO. Dit kan de trainingskosten drukken.
medewerkers instrueren
De medewerkers dienen vertrouwd te raken met TripiO. Hiervoor is een handleiding geschreven, die de algemene functionaliteiten van TripiO beschrijft. Met deze handleiding kunnen de medewerkers TripiO in korte tijd in de vingers hebben. Een instructiebijeenkomst vooraf (tijdsinvestering
ongeveer 1.5 uur) in het gebruik van TripiO wordt als voorwaarde gesteld. Deze bijeenkomst wordt door de landelijke programmacoördinator gearrangeerd en is voor rekening van de vereniging TripiO.
TripiO is zo gebruiksvriendelijk mogelijk gemaakt. In de testfase is gebleken dat gebruikers de werking snel onder de knie hebben. Men kan uitgaan van een korte inwerkperiode.
Online communiceren
Een belangrijk aspect van TripiO is de communicatie online. Het mag duidelijk zijn dat het
communiceren via internet in vele opzichten verschilt van de standaard hulpverleningsgesprekken.
Denk hierbij aan het ontbreken van bijvoorbeeld de non-verbale communicatie.
Voor medewerkers is er de mogelijkheid om een training ‘online communiceren’ te volgen. Tijdens de training leren ze vaardigheden om beter via internet met cliënten te communiceren. De
landelijke programmacoördinator kan op verzoek deze training organiseren.
De training wordt op locatie verzorgd door een extern trainingsbureau. Deze training valt buiten de instap- en onderhoudskosten en is voor rekening van uw organisatie
15 In 2010 € 1.750,- per medewerker of € 24.000,- voor 20 medewerkers in-company verzorgd door het NJi, deze training kan op verzoek voor verenigingsleden worden georganiseerd.
14.6 Technische voorwaarden
TripiO is online hulpverlening en als zodanig maakt het gebruik van internettechnologie. Dit betekent dat TripiO ook een technisch implementatieaspect kent. Hieronder volgen de zaken, die wat betreft techniek van belang zijn.
Technische eisen
Zowel de hulpverleners als de klanten moeten beschikken over een pc met internetaansluiting. Voor optimaal gebruik van TripiO gelden de volgende technische eisen:
- Goed werkende PC met internetaansluiting;
- Bij voorkeur mogelijkheid voor het afspelen van geluid;
- Reguliere browser (Internet Explorer 6 of hoger, Firefox 2.0 of hoger);
- JavaScript (voor de invulvelden);
- Flash (voor het afspelen van filmpjes);
- Adobe reader (voor het raadplegen van de digitale documenten).
- Printer
Hoogstwaarschijnlijk voldoen de werkplekken van de medewerkers aan deze technische eisen.
De mogelijkheid voor het afspelen van geluid is misschien niet altijd vanzelfsprekend binnen organisaties. Hiervoor kan de organisatie alternatieven zoeken (bijv. laptops buiten de server om).
Ook de PC van een klant zal in bijna alle gevallen voldoen aan de technische eisen. In het bezit zijn van een printer voor klanten is aan te raden in verband met het uitprinten van materialen.
TripiO applicatie inrichten
Bij TripiO is het mogelijk om voor uw organisatie de vormgeving van de website aan te passen aan uw huisstijl. Op deze manier komen medewerkers in een vertrouwd ogende omgeving terecht. Ook voor cliënten is het duidelijk welke jeugd- en opvoedhulporganisatie de hulp verzorgt. Zie hieronder de voorbeelden.
Het aanpassen van de vormgeving van TripiO doet uw applicatiebeheerder in samenspraak met de centrale applicatiebeheerder.
Naast deze visuele vormgeving moeten ook medewerkers worden toegevoegd met gebruikersnaam en wachtwoord. Dit doet uw eigen applicatiebeheerder. Inlogcode en naam voor cliënten kunnen medewerkers zelf aanmaken (zie handleiding TripiO medewerkers).
14.7 Interne processen inrichten
TripiO moet een plek krijgen binnen uw organisatie. Welke cliënten komen bijvoorbeeld in aanmerking voor TripiO? Wat zijn indicaties? Wat is de routing? Wat wordt waar geregistreerd? Uw organisatie kan kiezen om TripiO in te zetten als zelfstandig zorgprogramma of als programma naast andere zorgprogramma’s. Het is ook mogelijk om TripiO in te zetten voor een eventueel minder intensief nazorg traject of als voorbereiding op zwaardere zorg tijdens de wachtlijstperiode.
Ongeacht waar TripiO wordt ingezet dienen de cliëntroute en registratie helder te zijn. Hieronder volgt een aantal handreikingen.
Cliёntroute
Voor werkers daadwerkelijk met TripiO aan de slag gaan dient de cliëntroute helder te zijn.
Hieronder volgt een aantal vragen, die vooraf door uw organisatie beantwoord dienen te worden.
1. Hoe komt de aanmelding bij de organisatie binnen?
2. Wat zijn indicaties? (zie modulebeschrijving)
3. Wanneer en door wie wordt besloten om TripiO in te zetten?
4. Hoe en door wie wordt de cliënt geïnformeerd over mogelijkheid om met TripiO aan de slag te gaan?
5. Door wie en hoe komt het eerste contact tot stand?
6. Wat is nodig voor het eerste contact: instructies, achtergrondinformatie TripiO, contactgegevens, indicatie BJz, intakevragenlijsten, etcetera?
7. Kennismaking- en startgesprek: kennismaking, doelen vaststellen, verwachtingen (in bijv.
zorgcontract), afspraken rond frequentie contact en uitleg TripiO;
8. Hulp gaat van start:
- Telefoonnummer in geval van nood.
9. Hulp stopt voortijdig:
- Hoe en hoe vaak wordt een cliënt gestimuleerd om door te gaan?
- Wanneer wordt besloten om de hulp te stoppen?
- Wat gebeurt er als de hulp stopt? BJz informeren en eventueel andere hulp bieden.
- Interview met de cliënt om naar zijn ervaring met TripiO te vragen.
10. Einde van het traject:
- Evaluatie van het traject met cliënt, bijvoorbeeld middels interviews, hoe is het werken met TripiO geweest?
- Eind van de hulp vragenlijsten, incl. tevredenheidsvragenlijst.
- Registratie in eigen systeem (PDF document aan eigen systeem toevoegen).
Registratie
TripiO is een hulpmiddel om ambulante zorg via internet te kunnen geven. TripiO is geen registratie applicatie. In TripiO wordt alleen de naam van de cliënt opgenomen. Adresgegevens, relaties en overige persoonsgegevens worden niet vastgelegd in TripiO. Deze gegevens neemt u op in uw cliëntregistratie applicatie. Aan het einde van de hulp is er de mogelijkheid om in PDF-vorm een historisch overzicht van de contacten aan het digitale dossier van de cliënt te koppelen t.b.v.
rapportage en verantwoording.
14.8 Afspraken externe partijen
Voordat u TripiO invoert, zijn er verschillende partijen waarmee u afspraken moet maken. Denk hierbij aan bureau jeugdzorg, Centra voor Jeugd en Gezin en eventueel provincie of gemeente.
Indien u TripiO inzet binnen geïndiceerde hulpverlening zal bureau jeugdzorg op de hoogte moeten zijn van TripiO. Ditzelfde geldt voor provinciale- en lokale overheden en instanties. U wilt natuurlijk dat de TripiO zorg ook financieel ondersteund wordt door deze partijen. In bijlage 2 vindt men een overzicht van de tijdinvestering per cliënt, per traject.
14.9 Informatie over TripiO
Bij de invoering van een nieuwe hulpvorm is het van belang een aantal partijen vroegtijdig en goed voor te lichten. Binnen TripiO is al een aantal informatiematerialen ontwikkeld (zoals een algemene folder (zie bijlage 1), een folder voor ouders, modulebeschrijving en de website). Echter, de
informatievoorziening zal op verschillende manieren en momenten moeten plaatsvinden (via de website van de instelling, voorlichtingsbijeenkomsten, etc.).
Intern
Voordat men met TripiO gaat werken, is het van belang de eigen organisatie te informeren over dit nieuwe aanbod. Dit is een continu proces gedurende de eerste implementatieperiode. De
organisatie moet op de hoogte zijn en op de hoogte gehouden worden van de ervaringen en
resultaten. Extra aandacht dient te gaan naar het zorgcoördinatieteam en/of klantenbureau. Dit in verband met het beoordelen welke programma het beste bij een cliënt past. Vaak wordt gedacht dat online hulpverlening niet toereikend is voor gezinnen met complexe problematiek. De
organisaties van het eerste uur hebben echter ervaren dat ook voor dit type gezinnen TripiO een geschikt programma is voor het werken aan opvoedingsvaardigheden. Dit moet echter door de werkers zelf worden ervaren, zodat zij deze kennis verder binnen de organisatie kunnen verspreiden.
Cliёnten
Cliënten moeten ook zorgvuldig worden ingelicht over wat TripiO is, de werkwijze en wat het voor ze kan betekenen. Voor cliënten is een folder beschikbaar. Belangrijk is dat cliënten op de hoogte zijn van wat zij van hulpverleners kunnen verwachten en wat van de cliënten zelf wordt verwacht.
Dit gebeurt bij TripiO tijdens het kennismaking en- startgesprek.