Identificatie van de stakeholders

In het vorige hoofdstuk is het begrip stakeholder uitgebreid aan de orde gekomen. Hoewel gebleken is dat er verschillende definities bestaan van stakeholders wordt in het kader van dit onderzoek in navolging van Freeman (1984) een stakeholder gedefinieerd als een individu of groep individuen die de audit kunnen beïnvloeden of hierdoor worden beïnvloed. Deze definitie moet gepragmatiseerd worden om tot een identificatie van stakeholders te kunnen komen. Mitchell et al. gebruiken macht, legitimiteit en urgentie als de drie criteria waarmee stakeholders kunnen worden geïdentificeerd. Ofschoon deze criteria voor dit onderzoek wel geschikt zijn om de stakeholder salience te bepalen, zo zal blijken uit de beschrijving van het empirisch onderzoek in het volgende hoofdstuk, zijn ze niet bruikbaar voor de eerste aanzet van de stakeholder identificatie. Dit houdt verband met het feit dat empirisch onderzoek wordt uitgevoerd in de vorm van een enquête. Om deze enquête gericht te kunnen uitzetten onder de stakeholders moeten deze stakeholders eerst in grote lijnen geïdentificeerd zijn. Omdat de attributen van Mitchell et al. juist met behulp van de enquête in beeld worden gebracht kunnen deze niet gebruikt worden voor identificatie van stakeholders in de fase voorafgaand aan de enquête. Wel kunnen de middels de enquête verkregen resultaten over het bezit van deze attributen gebruikt worden om een verdere verfijning

van de identificatie van de stakeholders per fase van de audit mogelijk te maken. Het is dan ook nodig gebleken om te zoeken naar een andere wijze van identificatie van stakeholders, teneinde als het ware een voorselectie van stakeholders te maken, welke gebruikt wordt als vertrekpunt voor het versturen van de enquêtes. Bunn et al. (2002) geven aan dat het voor het identificeren van stakeholders allereerst van belang is om gebruik te maken van gezond verstand. Deze gedachte ligt ook ten grondslag aan de werkwijze die Vos (2002, p. 4) als volgt omschrijft: '…a straightforward way of

dealing with the stakeholder identification problem is to make a list of all key actors in and around the organization'. Om vervolgens te waarborgen dat de identificatie van de

stakeholders volledig is, stellen Bunn et al. dat stakeholders gecategoriseerd moeten worden, zodat niet gedefinieerde stakeholders naar voren komen. Voor de initiële identificatie van de stakeholders van de Rabobank audit zijn deze twee werkwijzen als uitgangspunt genomen. Er is gestart met het opstellen van een lijst van stakeholders van de audit. De zo verkregen opsomming is gecategoriseerd en aangevuld met nog ontbrekende stakeholders. Bij dit in kaart brengen is gebruik gemaakt van de categorieën uit het stakeholdermodel van Donaldson en Preston (1995), zoals dat in figuur 5.2 is weergegeven.

fig. 5.2 stakeholdermodel naar Donaldson en Preston.

Voor het opstellen, categoriseren en completeren van de stakeholders is als bron gebruik gemaakt van informatie, verkregen uit informele gesprekken met personen met "working knowledge" zoals Bunn et al. dit noemen. Daarnaast zijn documenten bestudeerd die aanwezig zijn bij ARG AB. Hierbij moet gedacht worden aan werkprogramma's, brochures en beleidsstukken.

Om te kunnen bepalen welke stakeholders voor dit onderzoek van belang zijn is na het in beeld brengen van de hierboven genoemde categorieën van stakeholders een verdere onderverdeling gemaakt. Daarbij is op de eerste plaats aansluiting gezocht bij Ulrich (in Vos en Achterkamp, 2004), die een verdeling maakt in involved stakeholders en affected stakeholders. Involved stakeholders zijn betrokken bij de audit, hebben invloed en worden beïnvloed. Affected stakeholders daarentegen worden wel beïnvloed, maar oefenen zelf geen invloed uit. Het zijn de involved stakeholders waar dit onderzoek

zich op richt, gezien de centrale vraag. Vervolgens is rekening gehouden met het in de vorige paragraaf beschreven onderscheid tussen de opdrachtoverstijgende en opdracht-specifieke werkzaamheden. In aansluiting hierop kunnen "opdrachtoverstijgende" en "opdrachtspecifieke" stakeholders worden geïdentificeerd. Zo ontstaan vier kwadranten waarin de verschillende stakeholders een plaats krijgen. De kwadranten zijn involved-opdrachtoverstijgend, involved-opdrachtspecifiek, affected-opdrachtoverstijgend en affected-opdrachtspecifiek.

Onderstaand wordt per categorie van Donaldson en Preston beschreven welke stakeholders van de Rabobank audit kunnen worden geïdentificeerd. Daarbij wordt tevens aangegeven of sprake is van een involved of affected stakeholder c.q. van een opdrachtoverstijgende of opdrachtspecifieke stakeholder. Ten aanzien van de categorieën die Donaldson en Preston hebben geformuleerd moet in aanmerking worden genomen dat deze in het oorspronkelijke model zijn gepositioneerd rondom "het bedrijf" als middelpunt. Voor dit onderzoek wordt het middelpunt evenwel gevormd door de audit, waardoor bepaalde stakeholderscategorieën niet van toepassing blijken te zijn dan wel een andere benaming moeten krijgen. De categorieën die niet van toepassing zijn betreffen de handelsorganisaties, de investeerders en gemeenschappen. Wanneer categorieën anders benoemd moeten worden is dit bij de betreffende categorie toegelicht.

Werknemers

De categorie werknemers kan vanuit verschillende invalshoeken worden benaderd, gezien het feit dat er verschillende organisaties bij de audit betrokken zijn. Aan de ene kant is dit ARG AB, aan de andere kant is dit de aangesloten Rabobank.

Vanuit ARG AB zijn als werknemers in de zin van projectteamleden aan te merken degenen die de audit uitvoeren. Dit zijn de auditors. Daarnaast zijn dit degenen die de audit leiden, te weten het auditmanagement. Dit management wordt gevormd door de opdrachtmanager en het gewesthoofd. De opdrachtmanager is degene die de audit direct aanstuurt, intakegesprekken voert met de aangesloten bank alvorens de audit start en afstemmingsgesprekken heeft bij het afsluiten van de audit. De opdrachtmanager schept kaders voor de uitvoering van het veldwerk, verricht voorbereidende werkzaamheden voor de opdrachtspecifieke risico-analyse en houdt de auditplanning in de gaten. Het gewesthoofd stuurt op zijn beurt de opdrachtmanagers aan. Elk gewesthoofd is verantwoordelijk voor een bepaalde regio in Nederland. Nederland is in drie regio's opgedeeld. Het gewesthoofd is over het algemeen niet direct betrokken bij het veldwerk van een audit, maar speelt wel een rol bij het vooronderzoek en het concluderen van het auditrapport, met name wanneer sprake is van complexere audits of omvangrijkere banken. Zowel de auditor, de opdrachtmanager als het gewesthoofd zijn involved stakeholders, aangezien ze invloed uit kunnen oefenen op de audit. Het niveau waarop deze invloed aangrijpt is opdrachtspecifiek.

Vanuit ARG AB zijn als werknemers verder op opdrachtoverstijgend niveau aan te merken het managementteam van ARG AB. Dit managementteam wordt gevormd door de eerdergenoemde gewesthoofden, twee hoofden van stafafdelingen binnen ARG AB alsmede het hoofd van ARG AB. Het managementteam speelt geen directe rol in de operatie van de audits die bij de aangesloten banken worden uitgevoerd, maar acteert per definitie op strategisch niveau. De gewesthoofden vervullen als lid van het managementteam dan ook een andere rol dan hierboven bescheven. De managementteamleden zijn involved stakeholders, aangezien ze invloed kunnen uitoefenen. Vanuit hun rol zal deze invloed opdrachtoverstijgend zijn.

Daar waar het managementteam invloed heeft zullen opdrachtmanagers en auditors juist beïnvloed worden. De aard van de werkzaamheden die opdrachtoverstijgend plaatsvinden zorgen hiervoor. Hierbij is te denken aan de opdrachtplanning, maar ook aan het overall beleid ten aanzien van te hanteren procedures en te gebruiken systemen. In dit kader treden auditors en opdrachtmanagers op opdrachtoverstijgend niveau dan ook op als affected stakeholders.

Als werknemers kunnen ook worden aangemerkt de medewerkers van de aangesloten Rabobanken. Hierbij moet gedacht worden aan alle medewerkers van de banken die op operationeel of tactisch niveau acteren. Zij zullen over het algemeen geen invloed uit kunnen oefenen op de audit omdat ze niet direct bij de audit betrokken zijn. Ze zijn daarentegen wel affected stakeholders, omdat ze kunnen worden beïnvloed door de audit, bijvoorbeeld wanneer het auditoordeel leidt tot een andere manier van werken. Ook het directieteam en het managementteam van een aangesloten bank moet aangemerkt worden als werknemer van die aangesloten bank. In deze rol worden zij op eenzelfde manier door de audit beïnvloed als de overige werknemers en zij zijn derhalve affected stakeholders op opdrachtspecifiek niveau. Echter, zij vervullen naast de rol van werknemer ook andere rollen als het gaat om de audit. Vanuit die rollen zijn zij als involved stakeholder aan te merken, zo zal nog blijken.

Leveranciers

Als leveranciers kunnen worden aangemerkt de organisaties die zorgen voor de auditinstrumenten, waaronder de werkprogramma's, voor de geautomatiseerde systemen die de auditors en het auditmanagement ondersteunen in de audit, maar ook voor de kennis om deze goed te gebruiken. Deze leveranciers zijn met name gerenomeerde externe accountantskantoren die aan beroepsstandaarden voldoen. Het zijn involved stakeholders die opdrachtoverstijgend invloed uitoefenen.

Als het begrip leverancier ruimer wordt opgevat kunnen ook als zodanig worden aangemerkt die personen bij de aangesloten bank die de informatie ter beschikking stellen aan de auditors op grond waarvan en met behulp waarmee deze het veldwerk uitvoeren. Daarbij valt te denken aan informatie als cliëntdossiers, beleidsplannen van de bank en procesbeschrijvingen. Auditors krijgen deze informatie over het algemeen ter beschikking gesteld van de managers van de bank. De managers geven niet alleen papieren informatie, maar worden in dit kader tevens geïnterviewd door het auditteam. Verder zijn managers betrokken bij afstemmingsgesprekken die plaatsvinden met het auditteam aangaande geconstateerde bevindingen en conclusies. In voorkomende gevallen zullen managers besprekingen over het eindrapport van de audit bijwonen. Dit geeft deze managers de mogelijkheid tot beïnvloeding, zodat zij involved stakeholders zijn. Hun invloed doet zich gelden bij een specifieke auditopdracht.

Overheid

Eén van de categorieën van Donaldson en Preston wordt gevormd door de overheid. Deze categorie is voor dit onderzoek vertaald naar wet- en regelgevende instanties. Een aantal stakeholders is in dit opzicht te onderscheiden. Op de eerste plaats zijn dit externe toezichthouders die vanuit wettelijke regelgeving voorwaarden stellen aan de audits. Hierbij moet gedacht worden aan De Nederlandsche Bank (DNB) en de Autoriteit Financiële Markten (AFM). Op de tweede plaats zijn dit interne toezichthouders. Binnen de Rabobankorganisatie is ARG niet de enige afdeling die zich bezig houdt met onderwerpen als assurance verlenen en het in control zijn van aangesloten banken. Naast de externe toezichthouders, als DNB, zijn er namelijk ook interne toezichthouders, zoals het Bureau Toezicht en Compliance. Deze interne

toezichthouders vervullen een rol die vergelijkbaar is met die van de externe toezichthouders. Tot slot kunnen tot deze categorie de beroepsorganisaties als regelgevende instanties worden gerekend. Hierbij moet worden gedacht aan the Institute for Internal Auditors (IIA) en het Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants (NIVRA). Zij vaardigen beroepsstandaarden uit waaraan ARG AB zich conformeert. Het zal duidelijk zijn dat genoemde instanties invloed uitoefenen en daarom involved stakeholders zijn. Het niveau waarop deze invloed aangrijpt is opdrachtoverstijgend. De wet- en regelgeving werkt immers voor het collectief van de audits.

Media

Niet zozeer politieke groeperingen zoals benoemd door Donaldson en Preston, als wel de media spelen een rol bij de audits. De audits moeten vaststellen dat een lokale bank in control is, dat wil zeggen dat zich geen majeure financiële dan wel reputatieschade voordoet. Reputatieschade kan ontstaan onder invloed van de media. Breed uitgemeten krantenkoppen van zaken die mislopen doen de Rabobank geen goed. Onder meer om dergelijke krantenberichten te voorkomen streeft ARG AB naar zo effectief mogelijke audits. De media zijn derhalve involved stakeholders en hebben een opdrachtoverstijgende invloed.

Raad van Bestuur en Raad van Commissarissen van Rabobank Nederland

Op grond van de audits die uitgevoerd worden bij de aangesloten banken moet assurance kunnen worden verleend aan de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen van Rabobank Nederland. Deze eis wordt vanuit de top van Rabobank Nederland opgelegd aan ARG AB. Daarmee zijn deze gremia involved stakeholder op het opdrachtoverstijgende niveau.

Cliënten

Als cliënt zijn twee groepen van stakeholders aan te merken. De eerste groep die als clïent van de audit kan worden geïdentificeerd is de aangesloten bank die optreedt als auditee. De voorzitter van de Raad van Commissarissen (RvC) en het directieteam vertegenwoordigen de auditee in dit kader. Zij zijn betrokken bij het intakegesprek dat het auditteam voert met de bank. Daarnaast zal de directeur geïnterviewd worden tijdens de audit. De directeur zal aanwezig zijn bij afstemmingsgesprekken met het auditteam aangaande bevindingen en conclusies van het auditteam. Tevens zijn de directeur en de voorzitter van de Raad van Commissarissen aanwezig bij het bespreken van het eindrapport van de audit. Het moge duidelijk zijn dat zij als involved stakeholder kunnen worden aangemerkt op het opdrachtspecifieke niveau. De tweede groep die als cliënt kan worden aangemerkt zijn de cliënten van de aangesloten bank. Zij zullen geen invloed uitoefenen op de audit, maar kunnen hier wel door beïnvloed worden en zijn daarmee affected stakeholders. Het niveau waarop ze beïnvloed worden kan zowel opdrachtspecifiek als opdrachtoverstijgend zijn. Op opdrachtspecifiek niveau kan het auditoordeel er bijvoorbeeld voor zorgen dat de aangesloten bank meer zelfstandige bevoegdheden verwerft. Hierdoor kan de doorlooptijd van financieringsaanvragen verbeteren, omdat aanvragen binnen de lokale bank kunnen worden goedgekeurd en niet behoeven te worden voorgelegd aan Rabobank Nederland. Op opdrachtoverstijgend niveau zorgen de audits er gezamenlijk voor dat de reputatie van de Rabobank niet in het geding komt en dat cliënten hun vertrouwen in de Rabobank als organisatie niet verliezen.

In figuur 5.3 zijn de vier eerdergenoemde kwadranten te herkennen. De verschillende stakeholders zijn in het voor hen van toepassing zijnde kwadrant gepositioneerd. Voor

dit onderzoek zijn de stakeholders van belang die vallen in het kwadrant "involved - opdrachtspecifiek". Voor de goede orde wordt nogmaals vermeld dat involved stakeholders zijn betrokken bij de audit, invloed hebben én worden beïnvloed.

fig. 5.3 overzicht voorselectie stakeholders

Nu een aantal stakeholders is voorgeselecteerd is het van belang deze selectie te verfijnen. Immers, de hierboven genoemde stakeholders zullen niet in elke fase van de audit een rol spelen. Bovendien kunnen de rollen per fase ook verschillen. Zoals eerder is gesteld, hangt een en ander samen met het bezit van de attributen van Mitchell et al. Het is dan ook zaak deze voor de verschillende hierboven genoemde stakeholders per fase van de audit in beeld te brengen. De wijze waarop dit is gebeurd is beschreven in het volgende hoofdstuk, dat het empirisch onderzoek als onderwerp heeft.

5.4 Samenvatting

In dit hoofdstuk is beschreven hoe de audits worden uitgevoerd door ARG AB bij de aangesloten banken. Gebleken is dat sprake is van opdrachtoverstijgende activiteiten en opdrachtspecifieke activiteiten. Bij het in kaart brengen van de stakeholders blijkt dit onderscheid ook van belang, zodat "opdrachtoverstijgende" en "opdrachtspecifieke" stakeholders zijn benoemd. Een tweede onderverdeling die gemaakt is met betrekking tot de stakeholders, is die van involved en affected stakeholders. Involved stakeholders hebben invloed en worden beïnvloed, terwijl affected stakeholders alleen beïnvloed worden, maar zelf geen invloed uitoefenen. Voor dit onderzoek blijken de stakeholders relevant die voldoen aan de criteria opdrachtspecifiek-involved. Deelvraag 1 en 2 zijn in dit hoofdstuk beantwoord. In het volgende hoofdstuk wordt beschreven op welke wijze empirisch materiaal is verzameld waarmee de deelvragen 3 tot en met 8 kunnen worden ingevuld.