Huidige inrichting BuyWays

Zoals de naam van het model al aangeeft bekijken we bij het 7s model naar zeven aspecten van de organisatie. (zie bijlage 3) Uit deze analyse dient naar voren te komen welke elementen uit het 7s model van belang zijn voor dit onderzoek.

3.1.1 Structuur

Bij de structuur gaat het om de taakverdeling, coördinatie, hiërarchie,

informatievoorziening, lijn- en staffuncties. BuyWays heeft een vrij platte structuur. Er is een vier koppige directie, die zich bezighoudt met het aansturen van BuyWays, maar ook met dagelijkse taken zoals het binnenhalen van opdrachten en het aansturen ervan. Voor de aansturing van de opdrachten zijn hiernaast een aantal projectmanagers, die gaan over de planning en uitvoering van de opdrachten . Er wordt op een projectmatige manier gewerkt. Binnengehaalde opdrachten worden overgedragen aan de ‘techniek’ die aangeven hoeveel uren hier voor nodig zijn.

Zoals bij bijna elke organisatie zit er regelmatig een ‘gap’ tussen de commerciële kant en de technische kant van BuyWays. De accountmanagers halen opdrachten binnen die niet of moeilijk haalbaar zijn. Dit kan zowel op het gebied van techniek zijn als op het gebied

van deadlines. Het komt dan ook regelmatig voor dat deadlines niet gehaald worden. Andersom komt techniek af en toe met eigen oplossingen, waarvan zij overtuigd zijn dat dit de beste oplossingen zijn, maar is het iets wat de klant helemaal niet wil.

Hiernaast is het af en toe onduidelijk bij wie de verantwoordelijkheid van een project ligt. Bij overdracht aan de techniek krijgt een projectmanager daar in principe de

verantwoordelijkheid. Toch spreekt de klant vaak liever met de oorspronkelijke accountmanager. Hierdoor ontstaan er afstemmingsproblemen.

3.1.2 Strategie

Welke doelen heeft men zich gesteld en hoe denkt men die te bereiken? Welke acties plant de organisatie om te kunnen anticiperen op haar omgeving? (Waterman e.a. 1980; p. 311)

BuyWays geeft aan dat er drie pijlers zijn waar zij op steunt bij haar projecten:

informatietechnologie, communicatiekunde en organisatiekunde. In het centrum van deze overlappende cirkels voelt BuyWays zich thuis. BuyWays probeert zich te onderscheiden door 'te doen wat anderen niet kunnen'. Dit bereiken ze door een hoog expertiseniveau en de duidelijke keuze om actief te zijn in de horizontale deelmarkten. De klant heeft

verstand van zijn branche. BuyWays heeft verstand van het ontwikkelen van internetapplicaties. (www.buyways.nl)

Wat belangrijk is voor dit onderzoek is dat dit expertiseniveau ook moet gelden voor BuyWays en OSS. In de aanleiding werd al aangegeven dat BuyWays word gezien als voorstander van OSS. Dit ziet BuyWays zelf ook zo. Op de website wordt bij de technologie als eerste aangeven dat BuyWays een groot voorstander is van OSS en hier veel ervaring in heeft.

3.1.3 Systemen

Het gaat hierbij om alle formele en informele procedures, regelingen en afspraken binnen de organisatie. Vaak zijn de systemen een belangrijke factor om naar te kijken. Dit komt doordat kleine veranderingen hierin een grote invloed kunnen hebben, zonder dat er enorme structurele veranderingen gemaakt hoeven worden . (Waterman. 1980; p. 311) Een factor die bij BuyWays in het oog springt, is de slechte communicatie. Zowel intern als extern moet dit goed in de gaten worden gehouden. Intern dient er vooral gekeken worden naar die eerder genoemde ‘gap’ tussen verkoop en techniek. Hierbij wordt vaak langs elkaar heen gepraat, waardoor er moeilijkheden ontstaan. Extern weet de klant dus vaak niet met wie hij moet spreken. De bereikbaarheid van BuyWays is in orde door het office management. Alleen het daarna spreken van de juiste persoon is een lastiger punt. Als de persoon die ze meestal spreken niet bereikbaar is, ontstaan er onduidelijkheden met wie er dan gesproken kan worden. Vaak wordt dit dan de technisch directeur die echter ook vaak in bespreking is. Het communicatiesysteem van BuyWays verdient dus te worden verbeterd.

3.1.4 Stijl

De stijl komt tot uiting in het gedrag van management en medewerkers. Het is de manier van (samen)werken die kenmerkend is voor de organisatie, zich uitend in kleine en grote dingen. De stijl wordt voor een groot deel bepaald door de manier waarop het

management overkomt op de rest van de organisatie. (Waterman, 1980; p. 312) Bij BuyWays blijkt dit ook zeker het geval. De stijl van de directie is heel losjes en informeel. Zo zorgt het bedrijf voor de (gezamenlijke) lunch en er zijn veel dingen die samen worden gedaan. Ook wordt er veel aan lokale sponsoring gedaan. Hierdoor is er een sterk wij gevoel en wil iedereen graag zijn best doen voor BuyWays. Een nadeel is dat het de informele sfeer wel tot veel ‘lummelen’ leidt, hetgeen niet ten goede komt aan de arbeidsproductiviteit. Aan de andere kant zit het grootste deel van de werknemers de hele dag achter de pc. Regelmatige ontspanning kan dan juist leiden tot betere prestaties.

3.1.5 Personeel

Het betreft hier zowel de 'harde' kant, zoals vakkennis, beloning, opleiding, beoordeling en selectie, als de 'zachte' kant, zoals moreel, motivatie en gedrag. (Waterman, 1980; p. 312). Eigenlijk kwam de zachte kant van het personeel al in de stijl naar voren. Het moreel, motivatie en gedrag worden bevorderd door de informele stijl. Alle zeven aspecten van het 7s model hebben dan ook met elkaar te maken. Zo zien we ook dat de problemen in structuur en systemen weer kunnen leiden tot een verslechtering van die zachte kanten. De druk kan groot worden als de deadlines niet gehaald worden en het onduidelijk is bij wie de verantwoordelijkheid ligt. Dit gaat ten koste van het moreel en de motivatie. Het is wel belangrijk om te weten dat de groei en het verloop erg groot is binnen BuyWays. In de afgelopen twee jaar is het aantal werknemers verdubbeld tot 47 werknemers. Ook is het verloop in de ICT wereld groot, waardoor de samenstelling ook regelmatig verandert. Hierdoor is het lastig om de structuur, systemen en stijl en alle andere aspecten continu te laten aansluiten op het personeel.

3.1.6 Sleutelvaardigheden

Wat kan de organisatie goed, waarin blinkt zij uit? Het is verleidelijk om hier hetzelfde in te vullen als bij de strategie. Toch is de strategie vaak iets wat het management wil dat het bedrijf uitstraalt. De consument karakteriseert een organisatie echter bij wat zij het beste doen. Zo staat BuyWays vooral bekend als bouwer van internetsites, terwijl dit maar een klein deel is van haar werkelijke activiteiten. Kijkend naar de klanten van BuyWays blijken zij vooral BuyWays te kiezen, vanwege hun klantspecifieke aanpak. Dit past weer goed bij dit onderzoek. Aangezien OSS heel klantspecifiek kan worden ontwikkeld en ingezet.

3.1.7 Bovenliggende doelstellingen

Het gaat hier om binnen de organisatie door ieder gedeelde waarden. Waar staat de organisatie voor? Vaak zijn het abstracte waarden die voor een buitenstaander die weinig weet van een organisatie niet duidelijk zijn. Het is dan ook een moeilijk aspect om te beschrijven. Dit geld ook voor BuyWays. Het beste valt het te omschrijven als het ‘wij’ gevoel dat ook al naar voren kwam in de stijl.

Door de grote groei is het moeilijk om dit vast te houden. Bij de mensen die (bijna) vanaf het begin bij BuyWays werken is het wel sterk aanwezig en sommige nieuwe mensen pikken het ook makkelijk op. Het wij gevoel wordt ook uitgedragen in BuyWays producten doordat ze een eigenzinnige kijk hebben. Zo is een website gemaakt door BuyWays vaak eenvoudig te herkennen voor een insider. Het ‘wij gevoel’ komt ook naar voren in het trots zijn op Groningen. Dit wordt onder andere door sponsoring naar buiten gebracht. Het OSS project valt hier goed in te plaatsen doordat BuyWays er van

overtuigd is dat een toename van OSS gebruik zal bijdragen aan een betere lokale economie.