Hoe correct e-mailen?

Zet altijd een onderwerp in de e-mail. Dit zorgt voor duidelijkheid bij de ontvanger. Ook wanneer het bericht later terug moet worden gezocht, is een duidelijk onderwerp tijdbesparend.

Gebruik de juiste manier van aanspreken. Kent men elkaar niet, is het een zakelijke e- mail of dergelijke, spreek de persoon dan aan met ‘u’ en ‘uw’ (niet ‘je’ en ‘jouw’).

Wacht niet te lang om te reageren op een e-mail. De meeste personen verwachten snel een antwoord terug. Heeft men niet de tijd om onmiddellijk op de inhoud te reageren, laat dan even weten dat de e-mail wel ontvangen is en wanneer deze beantwoord zal worden.

Bericht

Maak een e-mail niet te lang. Schrijf kort, bondig en duidelijk. Worden er meerdere vragen gesteld in de e-mail, geef ze dan weer in puntjes. Zorg voor een duidelijke opmaak, schrijf in alinea’s of gebruik koppen. Blijf bij het onderwerp en wijk hier niet onnodig van af.

Men stelt zichzelf best kort en duidelijk voor.

Blijf zakelijk. Houdt er rekening mee dat de persoon de intonatie niet hoort en hierdoor sommige zaken fout kan opvatten. Wees dus altijd duidelijk in bedoelingen en schrijf geen onnodige informatie.

Schrijf in een neutrale stijl, gebruik geen omslachtige taal en maak geen te lange zinnen.

Schrijf correct Nederlands. Schrijf-, taal- en zinsbouwfouten komen onprofessioneel over en maken geen goede indruk. Let op het correcte gebruik van hoofdletters en leestekens (punten, komma’s en dergelijke).

Wanneer er een bijlage in de e-mail verstuurd wordt, benoem deze dan kort in het bericht (leg uit wat het is en wat erin staat). Controleer of de bijlage in de e-mail zit, zodat deze niet later nog moet verstuurd worden. Zorg ook dat het bestand in de bijlage een duidelijke en gepaste naam heeft. Zet de bijlage niet midden in het bericht.

Zorg voor een duidelijk en volledig antwoord. Zijn er enkele vragen die niet via e-mail beantwoord kunnen worden, probeer dit dan niet. Er kan een telefoonnummer en beschikbare data doorgeven worden.

Afsluiting

Kies voor een goede afsluiting van het e-mail bericht. Dit kan best zakelijk blijven, bijvoorbeeld ‘met vriendelijk groet’. Vermeld hier ook altijd naam en contactgegevens. Hoe ziet een e-mail eruit

Gebruik dezelfde opmaak als bij een zakelijke brief. Vermeld eerst het onderwerp en dan de aanhef. Hieronder komt de tekst, maak hier gebruik van alinea’s. Sluit af met het vermelden van contactgegevens.

Gebruik geen onnodige elementen zoals het cursief, vet, onderstrepen of kleuren van tekst. Dit kan storend zijn. Let op hoofdletters. Gebruik deze niet om bepaalde delen of woorden in de tekst te benadrukken. Dit kan boos overkomen, zo ook bij het gebruik van uitroeptekens. Kies een duidelijk en goed leesbaar lettertype en lettergrootte. Zorg ervoor dat letters niet in elkaar overvloeien en onleesbaar worden. Een goed lettertype is ‘Arial 10’.

Valkuilen bij het e-mailen

Bedenk eerst of een e-mail bericht het juiste communicatiemiddel is. Denk er ook aan dat contact via e-mail een niet interactieve, niet gelijktijdige communicatie is. Dit kan een nadeel zijn.

Het vergeten toevoegen van de bijlage is een vaak voorkomende fout die vermeden kan worden door de bijlage toe te voegen voor men de boodschap begint te typen.

Te grote bijlagen worden ook best vermeden omdat het lang duurt vooraleer deze geopend kunnen worden.

Let erop dat er geen virussen verstuurd of geopend worden.

Blijf niet steeds op hetzelfde e-mailbericht antwoorden, dit kan wel als antwoord op de eerste e-mail. Stel een nieuw bericht op, indien hetzelfde e-mailbericht steeds

terugkomt. Dit kan met hetzelfde of een nieuw onderwerp. Zo vermijdt je dat alle voorgaande mails ook onder je nieuwe mail komen te staan.

Wanneer men de e-mail naar meerdere mensen stuurt, denk dan na of het wenselijk is dat ze dit van elkaar weten of dat hun e-mail adressen voor iedereen beschikbaar worden. Wilt men dit niet of denkt men aan de privacy, maak dan gebruik van het BCC- veld (Blind Carbon Copy). De adressen die in dit veld staan, zijn voor geen van de ontvangers zichtbaar. Scheidt de verschillende adressen door middel van een komma of puntkomma.

Het veld CC (Carbon Copy) wordt gebruikt voor de mensen aan wie het bericht niet echt gericht is, maar die men op de hoogte wilt stellen van de inhoud.

Bij het beantwoorden van een e-mail, let je best op het gebruik van de knop

‘beantwoorden’ en ‘allen beantwoorden’. Is het nodig dat iedereen op de hoogte is van het antwoord, dan kan men ‘allen beantwoorden’ gebruiken. Is dit slechts voor één persoon nuttig, gebruik dan de knop ‘beantwoorden’.

Denk er aan dat bij een e-mail bericht het non-verbale niet zichtbaar is en de intonatie niet hoorbaar. Let dus op hoe de zaken geformuleerd worden en zorg voor

duidelijkheid: hoe minder ruimte voor interpretaties, hoe kleiner de kans op misverstanden.

Gebruik in een zakelijk e-mail bericht geen fonetisch schrift zoals ‘ff’ of ‘w8’. Let ook op afkortingen. In een mail naar vrienden kan men dit wel hanteren. Hetzelfde geldt voor het gebruik van smiley’s.

Bespreek in een zakelijke e-mail geen privé zaken. Is het wel nodig dat men hiervan op de hoogte is, maak dan een afspraak zodat het face-to-face kan.

Denk na over wat in een e-mail geschreven of gezegd wordt. E-mails kunnen namelijk bewaard, doorgestuurd of afgedrukt worden. Vermeld nooit slecht nieuws in een e-mail en confronteer mensen niet met hun ‘fouten’. Vergeet het belang van persoonlijke communicatie niet (www.carrieretijger.nl; www.fontys.nl; www.managersonline.nl; www.uhasselt.be;www.leren.nl; De Groot, 2010, p. 50).

Wanneer kan men e-mail gebruiken

- wanneer men een afspraak wilt maken met één of meerdere personen; - om een afspraak te bevestigen;

- wanneer men een eenvoudige vraag heeft of een vraag waar men niet onmiddellijk een antwoord op hoeft te hebben;

- wanneer men een antwoord moet geven op een eenvoudige vraag;

- wanneer men aan veel mensen tegelijk een mededeling wilt doen (deze is niet persoonlijk, slecht nieuws of dergelijk).

Wanneer kan men best geen e-mail gebruiken - wanneer er sprake is van een meningsverschil;

- wanneer er vertrouwelijke informatie wordt uitgewisseld; - bij slecht nieuws;

- wanneer men een afspraak/vergadering wilt annuleren of afzeggen;

- wanneer men veel vragen heeft of snel antwoord nodig heeft (www.leren.nl).