53
Duurzaamheid
Afgelopen jaar zijn er op gebied van duurzaamheid diverse projecten uitgevoerd die een belangrijke bijdrage leveren aan het behalen van de milieudoelstellingen uit ons milieubeleidsplan. Een eerste stap in verduurzaming op het gebied van energie is het beperken van de vraag. Daarom monitoren we het energieverbruik in ons gebouw.
In 2019 hebben we wederom geïnvesteerd in energiebesparing, bijvoorbeeld door de uitbreiding van ledverlichting (gebouwdeel B) en energiemonitoring. We gebruiken ook energie uit hernieuwbare bronnen. Een zogenaamde warmte-koude installatie verwarmt en koelt circa een derde van ons hoofdgebouw en levert daarmee een flinke besparing op in gas- en elektraverbruik en CO2-uitstoot.
Naast het gebouw en de energievraag zijn onze bedrijfsprocessen van invloed op de milieubelasting. In onze catering besteden we bijvoorbeeld aandacht aan het milieu door minder vlees aan te bieden.
Inkoop
In 2019 zijn de volgende aanbestedingen afgerond: catering, schoonmaak, payroll dienstverlening, generieke stage- en afstudeerapplicatie, chemicaliën en laboratoriumartikelen, promotioneel drukwerk. In deze Europese aanbestedingsprocessen ging het om een aankondiging van een gegunde opdracht. De meervoudig onderhandse aanbestedingen in 2019 zijn arbodienstverlening, bouwtechnische werkzaamheden en inhuur van beveiliging Carrefour, deze aanbestedingen zijn definitief gegunde opdrachten. In 2019 is bij de aanbestedingen catering, schoonmaak, chemicaliën en laboratoriumartikelen, promotioneel drukwerk, bouwtechnische werkzaamheden en audiovisuele middelen (die wordt afgerond in 2020) circulariteit en/of duurzaamheid onderdeel geweest van de uitvraag. Inhuur van professionals op het gebied van ICT- en facilitaire zaken vindt plaats via een Dynamisch Aankoop Systeem (DAS). De publicatie van het DAS en de gunningen van de diverse uitvragen worden Europees gepubliceerd. In 2019 zijn twee ICT-dienstverleningsopdrachten en twee facilitaire dienstverleningsopdrachten gegund.
Contractmanagement en -beheer
Conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid is binnen onze hogeschool zowel het contractmanagement als het contractbeheer decentraal belegd bij de faculteiten en diensten.
Informatiehuishouding
Om verder richting te geven aan de ontwikkeling van de informatiehuishouding van onze hogeschool, is in 2019 een informatiebeleidsplan voor de periode 2019-2023 opgesteld. Het plan legt de verbinding tussen ons instellingsplan, organisatiedoelen, opvattingen en verwachtingen van gebruikers en beschikbare informatietechnologie. Ook geeft het plan inzicht in de belangrijkste beleidsthema’s en externe trends. Vijf thema’s geven richting aan de ontwikkeling van onze informatiehuishouding: integratie van processen, data gedreven organisatie, informatiebeveiliging en privacy, mobiliteit en portabiliteit en het faciliteren van verschillende onderwijsvormen.
Gegevensmanagement
Als uitwerking van de principes die in 2018 over gegevensmanagement zijn vastgesteld, zijn in 2019 de eerste opbrengsten van ons data-integratieplatform (Information Framework) opgeleverd. Met dit platform worden bron- en doelsystemen met elkaar verbonden zodat invulling wordt gegeven aan de principes van eenmalige vastlegging en meervoudig gebruik en veilige overdracht van gegevens tussen informatiesystemen. In 2019 hebben we onze personeelsgegevens in één bron opgeslagen en zijn dubbele gegevensregistraties verwijderd.
IT-governance en besturing
In september 2019 is de dienst Informatievoorziening en Technologie (IVT) gevormd. De dienst is een samenvoeging van de afdelingen ICT, informatiemanagement en functioneel beheer. Met de vorming van de dienst is de besturing en verantwoording rondom informatievoorziening vereenvoudigd en eenduidig geborgd. Dit heeft geleid tot meer slagkracht van de dienst en het past bij de belofte ‘Wij zijn een goed georganiseerde hogeschool’.
54
Digitale leer- en werkomgeving
Docenten en medewerkers zijn verder gewend aan de nieuwe learning management systemen die in 2018 zijn
geïntroduceerd. Na een Europese aanbesteding is in 2019 een nieuw stage- en afstudeerinformatiesysteem geselecteerd.
Informatiebeveiliging
In 2019 zijn de processen rondom informatiebeveiliging verder geborgd binnen de hogeschool. De rol van de Information Security Officer is structureel ingevuld en het Cyber Security Incident Respons Team (CSIRT) is op- en ingericht. Om de bewustwording rondom het verantwoord omgaan met gegevens te bevorderen is er voor studenten en medewerkers een
‘reglement omgang (persoons)gegevens en ICT-voorzieningen’ vastgesteld. Eveneens is hogeschoolbreed de campagne
‘Gegevens hebben waarden’ gestart. Een campagne waarin medewerkers (en studenten) worden gewezen op het veilig omgaan met gegevens.
Eind 2019 is het informatiebeveiligingsbeleid vernieuwd waarin beleidsprincipes en een vernieuwde governance voor informatiebeveiliging zijn opgenomen. Het beleid biedt kaders en richting aan de benodigde maatregelen en de verdere inrichting van de informatiebeveiliging binnen Hogeschool Leiden.
Privacy en bescherming persoonsgegevens
In 2019 zijn we blijven werken aan de bescherming van de privacy van onze medewerkers, studenten en andere personen van wie we gegevens verwerken. In 2018 lag de nadruk op de inwerkingtreding van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In dat jaar werd het AVG-implementatieproject afgerond.
Medewerkers zijn zich in 2019 meer bewust van de risico’s rondom privacy. Dit blijkt uit het feit dat medewerkers meer vragen stellen en de functionaris gegevensbescherming meer meldingen van datalekken en/of incidenten ontvangt. Om de bewustwording verder te versterken en om nog beter inzicht te krijgen in de risico’s is in 2019 besloten om het onderwerp
‘privacy’ een nieuwe impuls te geven.
Dit heeft geresulteerd in twee nieuwe projecten:
• het ‘Project Infrastructuur Persoonsgegevens’. Het resultaat hiervan zal onder meer ten goede komen van de registratie van processen in het verwerkingsregister.
• het project ‘Veilig omgaan met gegevens’. Dit project geeft extra aandacht aan de communicatie en bewustwording rondom het onderwerp privacy.
De resultaten van beide projecten zullen in 2020 zichtbaar zijn. In het kader van de AVG houdt de hogeschool een aantal registers bij. De volgende zaken zijn in 2019 geregistreerd:
• er zijn vijf datalekken gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Betrokkenen zijn hierover geïnformeerd;
• er zijn drieëntwintig incidenten geregistreerd. Een incident is een inbreuk in persoonsgegevens die geen of een te verwaarlozen risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen;
• er is één verzoek ontvangen met betrekking tot de uitoefening van de rechten van betrokkenen;
• er is één klacht ontvangen met betrekking tot het verwerken van persoonsgegevens;
• er zijn drieënzestig processen geregistreerd. Deze worden in 2020 opnieuw geïnventariseerd in het ‘Project Infrastructuur Persoonsgegevens’.