Gegevensuitwisseling binnen het samenwerkingsverband

7.4.4.1 Toeleidingscommissie

Binnen het samenwerkingsverband vindt de meeste uitwisseling van persoonsgegevens plaats binnen de toeleidingscommissie. Nadat een patiënt is geplaatst in de GGZ-instelling vindt ook nog regulier overleg plaats tussen de GGD en de GGZ over het verloop van de behandeling van de patiënten. Het informeren van de GGD door de GGZ vindt plaats via een vastgelegd reglement.

De dossiers worden per koerier bezorgd aan de leden van de toeleidingscommissie. In de uitvoeringsovereenkomst is niet vastgelegd dat de verschillende instellingen in de grote steden onderdeel uitmaken van de toeleidingscommissie, terwijl dat in de praktijk wel zo is. Alle leden van de toeleidingscommissie krijgen de dossiers van alle patiënten die worden besproken toegestuurd.

De patiënten van de verschillende psychiaters worden vervolgens in aanwezigheid van alle andere psychiaters besproken. Dit betekent dat de andere psychiaters informatie verkrijgen over personen die niet hun patiënt zijn en waarmee zij geen behandelovereenkomst hebben gesloten.

Af en toe neemt een psychiater van een van de instellingen in de grote steden contact op met de psychiater van de GGZ om te overleggen of een bepaalde casus kans van slagen heeft in de toeleidingscommissie.

Als een patiënt afkomstig is uit een instelling uit een van de grote steden bestaat voorafgaand aan de behandelovereenkomst met de psychiater van de GGZ een behandelovereenkomst met de psychiater van die instelling. In de toeleidingscommissie worden ook patiënten besproken die in het geheel geen behandelovereenkomst hebben. Deze zijn bijvoorbeeld afkomstig uit een huis van bewaring waar besloten is dat deze persoon door een psychiater moet worden gezien. Deze psychiater kan de betrokken persoon vervolgens voordragen aan de toeleidingscommissie. De politie is nooit aanwezig bij een toeleidingscommissie.

Tussen de GGD en de patiënt bestaat geen behandelovereenkomst of andere relatie. De GGD functioneert als intermediair tussen de psychiaters en de buitenstedelijke instelling van de GGZ. Wel beschikt de GGD over het volledige patiëntdossier zoals dat ook aanwezig is binnen de GGZ-instelling. 242 GGD Nederland e.a. 2005 243 GGD Nederland e.a. 2005, p. 9

7.4.4.2 Plichten op basis van de Wbp

Tot op heden zijn geen gegevens vernietigd binnen het project en heeft ook nog geen enkele (voormalige) patiënt om verwijdering of vernietiging van gegevens verzocht. Een enkele keer verzoekt een patiënt om inzage in zijn dossier en die inzage is in alle gevallen verleend. Over het bewaren van de gegevens zijn geen afspraken gemaakt en de verwerking van de persoonsgegevens binnen het samenwerkingsverband is niet gemeld aan het Cbp. Dit laatste kan onder meer veroorzaakt worden door het gegeven dat binnen het samenwerkingsverband geen verantwoordelijke is aangewezen. De patiëntbestanden van de twee GGD’en zijn wel gemeld bij het Cbp. In deze patiëntbestanden zijn ook de gegevens van de patiënten opgenomen die in de GGZ-instelling verblijven.

7.4.4.3 Gegevensuitwisseling tussen samenwerkingspartners

De GGZ-instelling werkt met een elektronisch patiëntdossier. Daarnaast is er van iedere patiënt een papieren dossier beschikbaar. Alleen de behandelend psychiater en de psychiatrisch verpleegkundige hebben toegang tot het elektronisch patiëntdossier. Zij zijn daarvoor geautoriseerd. De papieren dossiers worden bewaard in een kast op het secretariaat van de GGZ instelling. Deze kast wordt ’s nachts afgesloten. De secretariaatsmedewerkers hebben inzage in de papieren dossiers en zullen aan anderen dan GGZ of GGD-medewerkers niet toestaan dat zij een dossier uit de kast nemen. Over de inzage in de papieren dossiers zijn geen afspraken gemaakt.

In bepaalde gevallen wordt besloten dat sommige informatie over een patiënt niet aan alle medewerkers die bij de behandeling zijn betrokken, moet worden verstrekt. Bijvoorbeeld als een patiënt in een ver verleden een delict heeft gepleegd dat een belemmering kan vormen in de omgang met de patiënt. Dit zijn echter werkafspraken om de werkzaamheden goed te laten verlopen en wordt niet gedaan met het oog op privacy.

Tussen de partners van het samenwerkingsverband worden zonder belemmering gegevens uitgewisseld. Dit gebeurt zowel schriftelijk, telefonisch als via de e-mail. Het is niet voorgekomen dat de GGZ weigerde gegevens te verstrekken aan de GGD en andersom is dit ook niet gebeurd. De geheimhoudingsplicht heeft tot nu toe ook niet geleid tot problemen bij de uitwisseling van gegevens tussen de samenwerkingspartners. Alle geïnterviewden hebben wel aangegeven dat het belang van privacy (binnen het samenwerkingsverband) groot is.

7.4.4.4 Gegevensuitwisseling met derden

In het privacyreglement van de GGZ is bepaald dat zonder toestemming van de patiënt geen gegevens over patiënten mogen worden opgevraagd bij derden en dat ook niet zonder toestemming gegevens mogen worden verstrekt aan derden.

Aan de patiënten die zijn opgenomen in de GGZ-instelling wordt nooit toestemming gevraagd voor de verstrekking van gegevens aan derden. De psychiater van de GGZ maakt bij ieder dossier een afweging of hij de gegevens kan doorgeven aan iemand anders en daarbij het beroepsgeheim kan doorbreken.

Het voorgaande betekent niet dat door de instelling aan iedere willekeurige persoon gegevens worden verstrekt. In de interviews is aangegeven dat bepaalde organisaties en bedrijven zoals de politie en incassobureaus bijzonder gemakkelijk denken over privacy. Het is voorgekomen

dat medewerkers van de politie aan de balie van de instelling vragen stelden over de aanwezigheid van een bepaalde persoon in de instelling. Daarover is geen informatie verstrekt. De enige derden aan wie informatie over de patiënt wordt verstrekt zijn de rechterlijke macht, de officier van justitie, de advocaat van een patiënt en een ziekenhuis waarin een patiënt wordt opgenomen voor de behandeling van een somatische aandoening. In die gevallen worden enkel de voor de instelling of organisatie relevante gegevens verstrekt.

Als gegevens bij andere instanties worden opgevraagd leidt dat wel eens tot problemen. Of de gegevens worden verkregen is vaak afhankelijk van de persoon die de telefoon opneemt. Met de gemeente waarin de instelling is gevestigd worden alleen NAW gegevens uitgewisseld ten behoeve van de bijstandsuitkering voor de patiënten. Hierover zijn geen afspraken gemaakt. De kosten van de bijstanduitkering worden vervolgens weer door de stad waaruit de patiënt afkomstig is, terugbetaald aan de gemeente waarin de instelling gevestigd is.

7.4.4.5 Klachten en verzet

Als een patiënt een klacht heeft over de gegevensverwerking, dan kan hij deze indienen bij de klachtencommissie van de GGZ. Daarnaast kan een patiënt een klacht indienen bij de tuchtrechter en een schadeclaim indienen bij de civiele rechter. Voorts kan strafvervolging plaatsvinden als de schending van het beroepsgeheim opzettelijk heeft plaatsgevonden. Tot op heden is binnen het project geen van deze procedures gevolgd. Daarbij moet in aanmerking worden genomen dat het project nog maar kort loopt. De behandelend psychiater gaf aan dat hij in zijn vorige baan veelvuldig met klachten te maken heeft gehad en dat deze zeker geen bijzonderheid zijn in de geestelijke gezondheidszorg.

Naast de formele klachtenprocedure kan een patiënt zich wenden tot de patientenvertrouwens-persoon. Patiënten worden geïnformeerd over hun rechten door middel van een informatiemap die op de kamer van de patiënt ligt.

7.4.5 Conclusies

Binnen het onderzochte samenwerkingsverband in de geestelijke gezondheidszorg wordt de normering van de Wbp niet ervaren als een knelpunt in samenwerking. Overigens betekent dit niet dat in het geheel niet in strijd met de Wbp wordt gehandeld. Ten aanzien van de casus kan enkel worden gesteld of dit als knelpunt wordt ervaren door de betrokkenen. Aan de ervaren knelpunten ligt een aantal redenen ten grondslag.

Ten eerste is de Wbp niet de enige wettelijke regeling die van toepassing is op de uitwisseling van persoonsgegevens in dit samenwerkingsverband. Meer nog dan de Wbp spelen de Wgbo en de Wet Bopz een rol bij de uitwisseling. In het knelpuntenonderzoek werd de samenloop van de Wbp met andere wetten gezien als een knelpunt, maar binnen deze casus levert die samenloop vrijwel geen knelpunten op. Het betrokken personeel van de verschillende instellingen en de gemeentelijke gezondheidsdiensten handelen op basis van de Wgbo en de Wet Bopz. Het is voor hen duidelijk dat de bepalingen die in die twee wetten zijn opgenomen voorgaan op de Wbp waar het de uitwisseling van persoonsgegevens ten behoeve van de behandeling van de patiënten betreft.

Wanneer de behandeling van een patiënt door een psychiater van één van de instellingen in de grote steden wordt overgedragen aan de psychiater van de GGZ-instelling, is die uitwisseling toegestaan op basis van de Wet Bopz en het Besluit Patiëntendossier Bopz. Dit geldt ook voor de verplichte consultatie van de huisarts van de patiënt en het raadplegen van de familie over een behandelplan, als de patiënt zich daar zelf geen oordeel over kan vormen.

De Wet Bopz staat niet toe dat met anderen dan de in die wet genoemde personen gegevens worden uitgewisseld over de patiënt die wordt behandeld op basis van een RM. In de praktijk worden de gegevens over een patiënt echter ook verstrekt aan de GGD en de psychiaters van andere instellingen in de grote steden die zitting hebben in de toeleidingscommissie. Zij hebben beide geen behandelovereenkomst gesloten met de patiënt maar zijn wel op de hoogte van alle gegevens van aan patiënt. Deze uitwisseling van persoonsgegevens is in ieder geval deels mogelijk op basis van de Wgbo. Daarnaast is de handreiking bemoeizorg van belang bij de uitwisseling.

Een arts kan immers het beroepsgeheim zonder toestemming van de patiënt verbreken indien de persoon aan wie de gegevens worden verstrekt rechtstreeks bij de behandeling betrokken is of er een conflict van plichten bestaat. Deze afweging wordt door de psychiater van de GGZ instelling wel gemaakt.

Tot nu toe zijn door of namens patiënten geen klachten ingediend over de manier waarop de gegevens binnen het samenwerkingsverband worden uitgewisseld. Ook de bestaande jurisprudentie is voor de betrokken psychiaters geen reden om terughoudend te zijn met uitwisseling van gegevens binnen het samenwerkingsverband. Of deze uitwisseling daadwerkelijk niet in strijd is met de Wgbo kan enkel in individuele zaken beoordeeld worden, omdat dit afhankelijk is van de omstandigheden van het geval.

Door alle geïnterviewden wordt een groot belang aan privacy gehecht. Dit belang wordt nog versterkt door de kwetsbare groep waar zij verantwoordelijk voor zijn. Zij hebben allemaal aangegeven dat nauwelijks gegevens worden uitgewisseld met derden.

Dat aan privacy veel belang wordt gehecht, betekent echter niet dat ook alle toepasselijke bepalingen uit de Wbp worden nageleefd. Het Cbp of een andere deskundige heeft geen rol gespeeld bij de totstandkoming van de samenwerking en de gegevensuitwisseling binnen het samenwerkingsverband is niet gemeld bij het Cbp. Voor beide grote steden geldt wel dat de patiënten die worden behandeld door de GGZ-instelling ook in een eigen bestand van de GGD zijn opgenomen en dat bestand is wel gemeld. Dat de gegevensuitwisseling niet is gemeld, betekent overigens niet per definitie dat in strijd met de wet wordt gehandeld, omdat een groot aantal gegevensverwerkingen is vrijgesteld van de meldplicht.

In het knelpuntenonderzoek is aangegeven dat het lastig is om binnen samenwerkings-verbanden een verantwoordelijke aan te wijzen. Binnen deze casus leidt dat echter niet tot een knelpunt omdat in het geheel geen verantwoordelijke is aangewezen. Er is dus ook niet een expliciet een doel geformuleerd voor de gegevensuitwisseling ten behoeve van het doen van een melding. Het doel van de gegevensuitwisseling blijkt uiteraard wel uit de overeenkomsten die zijn gesloten tussen de GGZ en de GGD’en en de organisatie voor VZ.

Het knelpunt van de onbekendheid met de interpretatieruimte van de Wbp komt niet voor binnen deze casus. De afwegingen die moeten worden gemaakt, worden gemaakt binnen het

kader van de Wgbo en de Wet Bopz, waarbij de Handreiking bemoeizorg als leiddraad wordt gehanteerd.

De patiënten worden door de behandelend psychiater wel geïnformeerd over de verwerking van hun gegevens en indien van toepassing, hun wettelijke vertegenwoordigers. Ook worden de patiënten geïnformeerd over hun rechten door middel van een informatiemap op hun kamer. Tot op heden is ieder verzoek om inzage gehonoreerd en zijn nog geen verzets- of klachtprocedures gevolgd.