beschikking worden gesteld van haar werknemers bij de uitvoering van hun taken. Het reglement heeft tot doel een evenwicht te creëren tussen de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de werknemer enerzijds en het recht van de werkgever om controle uit te oefenen op het gebruik van het werkmateriaal anderzijds.
Artikel 2: Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:
- ‘elektronische communicatiemiddelen’: de apparatuur (computers, vaste een mobiele telefoons, faxen,
modems…), de netwerken (interne en externe netwerken) en de programma’s en toepassingen (web, elektronische post, databanken…) die het mogelijk maken gegevens te raadplegen, te verwerken, op te slaan en te verzenden;
- ‘elektronische documenten’: alle informatie in digitale vorm zoals onder meer e-mail, websites, tekstbestanden, foto’s of muziek.
Toegang en gebruiksregels
Artikel 3: het bestuur beslist wie toegang heeft tot elektronische communicatiemiddelen en bepaalt de voorwaarden waaraan deze toegang onderworpen is.
Toegestaan gebruik
Artikel 4: Dit reglement maakt een onderscheid tussen toegestaan, aanvaard en verboden gebruik van
communicatiemiddelen. Het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen die het bestuur als werkgever ter beschikking heeft gesteld, is in principe alleen toegestaan voor de uitvoering van de opgelegde taken.
Aanvaard gebruik
Artikel 5:
§1: Occasioneel gebruik van communicatiemiddelen zoals telefoon, elektronische post of internet voor persoonlijke doeleinden is aanvaard op voorwaarde dat dit gebruik:
• de uitvoering van de opgelegde taken en de goede werking van het netwerk en de dienst niet in het gedrang brengt;
• de productiviteit van de medewerker niet verstoort.
§2: Het aanvaard persoonlijk gebruik van elektronische communicatiemiddelen moet bovendien aan de volgende voorwaarden voldoen:
• anderen mogen door dit gebruik niet worden gestoord bij de uitoefening van hun beroepsactiviteiten;
• er mogen geen abnormale kosten aan verbonden zijn voor het bestuur;
• het persoonlijk gebruik van de elektronische communicatiemiddelen moet occasioneel blijven en mag geen nadelige invloed hebben op de individuele arbeidsprestaties.
§3: Het bestuur behoudt zich het recht voor om wanneer de noden van de dienst het vereisen of wanneer dit wettelijk bepaald is de voorwaarden voor het gebruik van de ter beschikking gestelde elektronische communicatiemiddelen te herzien en zo nodig te beperken of op te schorten.
§4: Het behoort tot de bevoegdheid van de hiërarchische lijn om te oordelen vanaf wanneer privé-gebruik van de ter beschikking gestelde communicatiemiddelen haar beperkt en occasioneel karakter overschrijdt. Indien de
hiërarchische lijn oordeelt dat privé-gebruik niet langer beantwoordt aan de gestelde voorwaarden voor aanvaard gebruik wordt hiervan een verslag opgemaakt. Dergelijk verslag is een aanwijzing die doet vermoeden dat er misbruik wordt gemaakt van de werkinstrumenten en die controlemaatregelen rechtvaardigt zoals nader omschreven in dit reglement.
§5: Het beperkt en occasioneel gebruik van communicatiemiddelen van het bestuur voor persoonlijke doeleinden wordt beschouwd als een uitzondering die in geval van misbruik geheel of gedeeltelijk kan ingetrokken worden.
Verboden gebruik
Artikel 6: Elke medewerker zorgt ervoor dat het gebruik van communicatiemiddelen en informatieverwerking altijd gebeurt met respect voor toepasselijke wetgeving. Zo is het niet toegelaten:
Arbeidsreglement –OCMW As –2017/09 – pagina 46
• informatie te verspreiden of op te slaan in strijd met de geldende wetgeving zoals de wetgeving op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer;
• te chatten;
• deel te nemen aan internetfora of nieuwsgroepen, tenzij het een professioneel abonnement op een nieuwsgroep betreft;
• programmatuur te installeren of te gebruiken waarvoor de (externe) systeembeheerder geen toestemming heeft verleend of waarvan het gebruik in strijd is met de licentievoorwaarden;
• informatie te verspreiden of te verwerken in strijd met de wetgeving over het auteursrecht of andere intellectuele rechten (bijvoorbeeld illegale muziek of films afspelen of downloaden);
• informatie te verwerken of te verspreiden die in strijd is met de wetgeving ter bestrijding van het racisme of die in het algemeen beledigend of lasterlijk is voor anderen;
• informatie te verwerken of te verspreiden die strijdig is met de wetgeving over de bescherming van de goede zeden;
• informatie te verwerken of te verspreiden die schade kan toebrengen aan derden;
• pornografische sites te bezoeken of op enige andere manier informatie te verwerken of te verspreiden die een pornografisch of uitgesproken erotisch karakter heeft of aanstootgevend is voor anderen omdat ze tegen de algemeen geldende fatsoensregels indruist;
• informatie te verwerken of te verspreiden die als vertrouwelijk geldt of die wegens de aard ervan
redelijkerwijs als vertrouwelijk moet beschouwd worden zoals persoonlijke gegevens, tenzij deze verwerking of verspreiding vereist is in het kader van de toegewezen opdracht;
• berichten door te sturen of sites te bezoeken waarvan de inhoud de waardigheid van anderen in gevaar kan brengen, met name het doorsturen of bezoeken van racistische, revisionistische sites of sites die
discriminerend zijn op basis van geslacht, seksuele geaardheid, godsdienst of politieke overtuigingen van een persoon of een groep.
Artikel 7: Elke medewerker draagt mee zorg voor de goede werking van het netwerk en zorgt ervoor de andere gebruikers niet te hinderen. De volgende vormen van communicatie of informatieverwerking zijn daarom niet toegelaten:
• buiten de gevallen van normale communicatie binnen het bestuur, aan grote groepen gebruikers ongewenste of ongevraagde elektronische post of kettingbrieven verspreiden;
• acties ondernemen die de beveiliging van systemen in het gedrang kunnen brengen zoals bijvoorbeeld interne en externe systeem- en netwerkbeveiliging omzeilen, schadelijke software (bijvoorbeeld met gevaar voor virussen) op computers van het bestuur installeren of zich toegang verschaffen tot systemen waartoe men niet geautoriseerd is;
• Software te downloaden zonder toestemming van de (externe) systeemverantwoordelijke en hiërarchische lijn;
• apparatuur die geen eigendom is van het bestuur aankoppelen zonder voorafgaande toestemming van de (externe) systeemverantwoordelijke en hiërarchische lijn;
• de door het bestuur ter beschikking gestelde middelen gebruiken voor eigen commerciële of andere activiteiten die geen verband houden met de opdracht in het kader van het bestuur.
Omgaan met materiaal en informatie
Artikel 8: Het bestuur houdt zich het recht voor om verdachte berichten zoals ‘spam’ of extreem omvangrijke e-mails die een verstopping of vertraging van het netwerk kunnen veroorzaken te isoleren of tegen te houden. Het bestuur kan eveneens de toegang tot bepaalde ongeoorloofde sites blokkeren.
Artikel 9
§1: Dat een toestel ter beschikking wordt gesteld van een bepaalde medewerker voor de uitvoering van de opdracht betekent niet dat alle gegevens die op dit toestel worden bewaard een persoonlijk karakter krijgen. Het is altijd mogelijk dat de hiërarchische lijn of een (externe) systeembeheerder in het kader van hun functie of hun opdracht bij het bestuur kennis moeten nemen van deze gegevens.
§2: Persoonlijke informatie mag niet worden bewaard op media of onderdelen daarvan die door verschillende
gebruikers gedeeld worden zoals bijvoorbeeld op een server of een harde schijf van een computer die gewoonlijk door verschillende medewerkers wordt gedeeld. Een beperkte hoeveelheid persoonlijke informatie mag op het toestel dat werd toegewezen aan een bepaalde medewerker worden bewaard op een manier die het persoonlijk karakter van die informatie onmiddellijk duidelijk maakt. De aard of de hoeveelheid van deze informatie mag geenszins de uitvoering van de opdracht of de goede werking van de dienst of het netwerk in gevaar brengen.
Artikel 10
Arbeidsreglement –OCMW As –2017/09 – pagina 47
§1: Alle officiële e-mail moet gericht zijn aan het volgende adres: secretariaat@as.be of aan e-mail adressen die door het bestuur aan de medewerkers zijn toegekend. Als officiële mail aankomt op een gepersonaliseerd e-mailadres dan is de medewerker verplicht dit bericht onmiddellijk door te sturen naar het officiële e-mailadres. Officiële mail die toekomt op de dienstadressen wordt door het betrokken diensthoofd dagelijks doorgestuurd naar het departement secretariaat om te worden geregistreerd.
§2: Alle uitgaande e-mail met een officieel karakter moet eveneens worden geregistreerd . Die registratie verloopt overeenkomst de richtlijnen die eerder werden meegedeeld voor de registratie van klassieke uitgaande post.
Toezicht en controle
Artikel 11: Binnen de wettelijke grenzen kan het bestuur controle uitoefenen op het gebruik van de communicatiemiddelen binnen het toepassingsgebied van dit reglement.
Artikel 12: Om een evenwicht te creëren tussen het recht van de werknemer op bescherming van zijn persoonlijke levenssfeer enerzijds en het recht van de werkgever om controle uit te oefenen op het gebruik van werkmiddelen en de naleving van de terzake geldende gebruiksregels anderzijds wordt deze controle gebaseerd op de volgende principes: het finaliteitsbeginsel, het proportionaliteitsbeginsel en het transparantiebeginsel.
Finaliteit
Artikel 13: De controle op het gebruik van de communicatiemiddelen die het bestuur ter beschikking stelt van haar werknemers heeft een meerledig doel:
- het voorkomen van ongeoorloofd gebruik van de bedoelde werkmiddelen;
- de vrijwaring van de goede werking en de veiligheid van de informatie- en communicatie-infrastructuur;
- toezien op de naleving van de gebruiksregels die terzake worden bepaald in dit reglement.
Transparantie
Artikel 14: De werknemer moet op gepaste wijze worden geïnformeerd over de gebruiksregels die van toepassing zijn op elektronische communicatiemiddelen, rechten en plichten inzake het gebruik ervan, de controle die de werkgever terzake kan uitvoeren, mogelijke sancties bij niet-naleving van de geldende gedragsregels… Alle personeelsleden die toegang hebben tot een computer en internet ontvangen daarom een afschrift van deze beslissing. Alle latere wijzigingen aan dit reglement zullen op dezelfde manier worden meegedeeld.
Proportionaliteit
Artikel 15: De controle op het gebruik van elektronische communicatiemiddelen gaat niet verder dan het strikt noodzakelijke. Het bestuur mag het gebruik van de elektronische communicatiemiddelen op een globale manier controleren. Zo mag een globaal overzicht worden opgesteld, eventueel per organisatorische entiteit, van de gedurende een bepaalde periode bezochte websites en de frequentie en het volume van de doorgezonden informatie, zonder daarin op enige manier gegevens over het individueel gebruik van de werknemer op te nemen.
Artikel 16: De (externe) systeemverantwoordelijke mag elke controle uitvoeren die inherent is aan het beheer van het informaticasysteem zelf, om de goede werking van het netwerk te waarborgen of om overbelasting of
veiligheidsproblemen te voorkomen. Deze controles kunnen slechts uitgevoerd worden door een geautoriseerde systeemverantwoordelijke. Deze autorisatie wordt nominatief verleend door de OCMW-raad. Alle medewerkers moeten zich bewust zijn van bestaan van deze controlemogelijkheid.
Artikel 17: Indien de (externe) systeemverantwoordelijke naar aanleiding van zijn controletaken vaststelt dat een of meer gebruikers bewust of onbewust de veiligheid of de goede werking van het systeem in het gedrang brengen, mag hij deze gebruikers onmiddellijk identificeren en indien nodig contacteren om de problemen te verhelpen. Hij mag de activiteiten van deze gebruikers, indien noodzakelijk en na voorafgaande verwittiging, ook verder opvolgen om herhaling van het probleem te voorkomen.
Artikel 18
§1: Behalve in het voornoemde geval wordt het gebruik van communicatiemiddelen in het bestuur niet systematisch op individuele wijze gecontroleerd.
§2: Indien de systeemverantwoordelijke op basis van de globale controles vermeld in artikel 15 ongeoorloofd gebruik vaststelt, behoudt het bestuur zich het recht voor om de computer te identificeren waarmee dit gebruik gebeurde.
Vervolgens wordt een waarschuwingsprocedure in acht genomen die hoofdzakelijk tot doel heeft de medewerker(s)
Arbeidsreglement –OCMW As –2017/09 – pagina 48 op de hoogte te brengen van een onregelmatigheid en van het feit dat in de toekomst systematische en individuele controle zal plaatsvinden wanneer een nieuwe onregelmatigheid wordt vastgesteld.
De volgende procedureregels worden hierbij in acht genomen:
- de voor de onregelmatigheid verantwoordelijk geachte medewerker wordt uitgenodigd voor een gesprek met het departementshoofd en de secretaris;
- dit gesprek heeft plaats voor iedere beslissing die de medewerker individueel kan raken;
- het gesprek heeft als doel de medewerker de kans te bieden zijn bezwaren met betrekking tot de voorgenomen beslissing uiteen te zetten en hem verantwoording te vragen over het gebruik van de hem ter beschikking gestelde communicatiemiddelen.
Bewaartermijn van gegevens
Artikel 19: De gegevens die verzameld worden ter gelegenheid van of met het oog op controles worden niet langer bewaard dan nodig voor deze controles. De toegang tot deze gegevens wordt enkel verleend door de werkgever binnen de voorwaarden en voor de strikte doeleinden die voorzien zijn voor de uitoefening van een controle.
Sancties
Artikel 20: Mogelijke sancties op basis van het onderzoek van de verzamelde gegevens zijn:
- al dan niet tijdelijke beperking van de toegang tot bepaalde communicatiemiddelen;
- tijdelijk of definitief verbod op het gebruik van bepaalde communicatiemiddelen;
- betalen van de kosten voortvloeiend uit de kosten van het misbruik;
- elke schending van de bepalingen in dit reglement kan bovendien leiden tot tuchtsancties opgelegd door het bestuur, onverminderd een eventuele rechtsvervolging bij schending van wettelijke bepalingen.