Functieomschrijving administratief medewerkster D

Functie-informatie

Functienaam Administratief medewerker D Codering definitief Organisatie Onderdeel Salarisschaal 5 Indelingsniveau IIc FUWASYS-advies 5 - IIc

Werkterrein Bedrijfsvoering -> Managementondersteuning Activiteiten Bewerken van gegevens

Verlenen van hand- en spandiensten Kenmerkscores 22222 22222 22 22 Somscore 28

Uitvoerder Mw. B. van der Plas (SPO-gecertificeerd) Datum 30-01-2007 FUWASYS-versie 2002.1.62 Blz. 1 Administratief medewerker D Functiebeschrijving Context

De werkzaamheden worden uitgevoerd bij de Christelijke Scholengemeenschap 'Prins Maurits'. De scholengemeenschap is een streekschool voor Goeree-Overflakkee en is gevestigd in Middelharnis. De basis voor het beleid is de Bijbel als het Woord van God en de Drie Formulieren van Enigheid. Een speerpunt van beleid is de zorg voor een realistische kwaliteitsbeheersing ten behoeve van eigentijds christelijk onderwijs, dat op kritische, doch constructieve wijze uitvoering geeft aan de bevordering van verantwoorde en met de opvoeding bedoelde zelfstandigheid van leerlingen.

De administratie richt zich op het verlenen van secretariële en administratieve ondersteuning aan (het management van) de (brede) scholengemeenschap.

De administratief medewerker is op aanwijzing van het hoofd administratie belast met het verrichten van ondersteunende, administratieve en secretariële werkzaamheden, zoals het produceren en controleren van tekstmateriaal, het invoeren van informatie in geautomatiseerde gegevenssystemen en bedient de telefooncentrale en faxapparatuur.

De administratie bestaat uit een hoofd en diverse administratieve medewerkers. Werkzaamheden

1. Produceert en controleert tekstmateriaal met behulp van tekstverwerkingsapparatuur door: * het typen van handgeschreven of op andere wijze aangeleverde conceptteksten (brieven, nota's, rapporten, e.d.);

* het aan de hand van duidelijke aanwijzingen typen van handgeschreven conceptteksten;

* het signaleren van spellingsfouten en inconsistenties in de tekstopbouw en het in overleg met de concipiënt aanbrengen van verbeteringen;

* het vergelijken van het geproduceerde tekstmateriaal met de inhoud en indeling van de originele conceptteksten;

* het ter controle aan de concipiënten voorleggen van de verwerkte concepten en het waar nodig FUWA-VO 2002.1.62 Besturenraad

FUWA-VO Sessie

aanbrengen van wijzigingen;

Blz. 2

Administratief medewerker D

* het maken van en het invoeren van administratieve gegevens, waaronder de absentenadministratie, in diverse overzichten, tabellen, schema's en grafieken; * het maken van verslagen van (rapporten)vergaderingen.

2. Verricht administratieve werkzaamheden t.b.v. de administratie van de school door: * het invoeren van (niet voorbewerkte, veelal cijfermatige, deels vertrouwelijke) informatie in geautomatiseerde gegevenssystemen (bijv. leerlingenadministratie, personeelsadministratie, financiële administratie) en het verwerken van de mutaties;

* het op basis van werkinstructies aanleggen van dossiers;

* het behulpzaam zijn bij het invullen van formulieren voor leerlingen; * het verwerken van ziek- en betermeldingen van personeelsleden;

* het regelen van het dagelijks busvervoer en treffen van eventuele noodvoorzieningen; * het verwerken van dagelijkse roosterwijzigingen;

* het op de hoogte brengen van gewijzigde dagroosters aan docenten en leerlingen. 3. Bedient de telefooncentrale en faxapparatuur door:

* het aannemen van binnenkomende telefoongesprekken;

* het doorverbinden van binnenkomende telefoongesprekken naar de medewerker voor wie het gesprek bestemd is;

* het tot stand brengen van uitgaande telefoongesprekken; * het noteren van uitgaande gesprekken;

* het bijhouden van een interne telefoonlijst en van de aan- en afwezigheid van medewerkers; * het maken van eenvoudige gespreksnotities voor niet-aanwezige medewerkers;

* het verstrekken van eenvoudige inlichtingen van algemene aard, zoals onder meer over de aan- en afwezigheid van medewerkers, over de school en over administratief-organisatorische zaken; * het verzenden van faxen;

* het registreren van inkomende faxen en zorgdragen voor doorgeleiding ervan binnen de school; * het noteren en doorgeven van klachten en storingen.

4. Voert de ledenadministratie van de vereniging door:

* het verzorgen van de invoer van persoonsgegevens in de administratie aan de hand van volledig gecontroleerde formulieren;

* het inwinnen van aanvullende informatie; * het verwerken van mutaties;

64 Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden Verantwoording schuldig over:

De administratief medewerker is verantwoording schuldig aan het hoofd voor wat betreft de klantgerichtheid en de correcte en tijdige uitvoering van de werkzaamheden en de omgang met vertrouwelijke gegevens;

Kader:

De administratief medewerker werkt binnen het kader van interne werkafspraken, voorschriften en aanwijzingen die van belang zijn voor de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd; Beslissingsbevoegdheid:

De administratief medewerker neemt beslissingen bij het verzorgen van het busvervoer, verwerken van de

dagelijkse roosterwijzigingen, het geven van inlichtingen en het ontvangen en doorverwijzen van FUWA-VO 2002.1.62 Besturenraad FUWA-VO Sessie bezoekers. Blz. 3 Administratief medewerker D Kennis en vaardigheden

- theoretische en praktische kennis van de Nederlandse taal;

- kennis van de voor de postbehandeling geldende procedures en vaardigheid in de toepassing ervan; - inzicht in de mogelijkheden van tekstverwerkingsprogramma's voor de productie en vormgeving van tekstmateriaal;

- vaardigheid in het verwerken en opmaken van tekstmateriaal en het maken van overzichten, tabellen,

schema's, grafieken, e.d.;

- vaardigheid in de bediening van faxen data-entry-apparatuur.

- vaardigheid in het klantgericht te woord staan van bellers en bezoekers en het kunnen inschatten naar welke persoon of instantie al dan niet op een later tijdstip doorverbonden/verwezen dient te worden.

Contacten

- met medewerkers binnen de school over het aangeleverde en geproduceerde tekstmateriaal om toelichting te vragen bij geconstateerde inconsistentie in tekstmateriaal en bij de verwerking en vormgeving van tekstmateriaal.

- met medewerkers om gesprekken door te verbinden, om telefoonnummers door te geven en om bezoekers door te kunnen verwijzen;

- met bellers om hen door te verbinden met afdelingen of medewerkers en om hen door te verwijzen;

- met bellers om hen inlichtingen te geven van algemene aard;

- met bezoekers om hen te ontvangen en door te verwijzen of inlichtingen te geven van algemene aard;

- met leveranciers van goederen/poststukken om de goederen/poststukken in ontvangst te nemen; - met personeelsleden om informatie uit te wisselen:

- met busmaatschappij(en) om informatie uit te wisselen ten behoeve van het regelen van het dagelijks busvervoer.

Bijlage 20: Functieomschrijving rector

38 FUWA-VO Sessie

Functie-informatie Functienaam Rector

Codering CSGPM/M/001

Organisatie CSG Prins Maurits, Middelharnis Onderdeel Management

Salarisschaal 15 Indelingsniveau VIc

FUWASYS-advies 15 - VIc

Werkterrein Management -> Directie/bestuur Activiteiten Verrichten van integrale managementtaken Kenmerkscores 45444 45555 44 44 Somscore 61 Uitvoerder Beheerder Datum 07-04-2005 FUWASYS-versie 2002.1.41 Blz. 75 Rector Functiebeschrijving Context

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de Christelijke Scholengemeenschap 'Prins Maurits'. De scholengemeenschap is een streekschool voor Goeree-Overflakkee en is gevestigd in

Middelharnis. De basis voor het beleid is de Bijbel als het Woord van God en de Drie Formulieren van Enigheid. Een speerpunt van beleid is de zorg voor een realistische kwaliteitsbeheersing ten behoeve van eigentijds christelijk onderwijs, dat op kritische, doch constructieve wijze uitvoering geeft aan de bevordering van verantwoorde en met de opvoeding bedoelde zelfstandigheid van leerlingen. In deze school behoort de directeursfunctie tot de hoogste echelon en wordt de functie aangeduid als een

rector.

De rector heeft taken en bevoegdheden gemandateerd gekregen van het bestuur, welke zijn vastgelegd in een directiestatuut.

De rector is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van strategische doelen en neemt beslissingen die gericht zijn op de door het bestuur vast te stellen en/of te realiseren strategische doelstellingen. Het effect van deze beslissingen is pas op langere termijn in te schatten. Het bestuur beperkt zich tot het aangeven van richtinggevende concepten en controleert de mate waarin de strategische

doelstellingen zijn gerealiseerd.

De rector geeft leiding en sturing aan de onderwijs- en ondersteunende processen binnen de school/onderwijsinstelling, is verantwoordelijk voor de advisering aan het bestuur over de

ontwikkeling van de strategie en de te nemen strategische beslissingen, waarvan het effect pas op langere termijn is in te schatten, draagt zorg voor de bedrijfsvoering op de

school/onderwijsinstelling, profileert de school/onderwijsinstelling, coördineert de dagelijkse gang

van zaken en het beheer van de school en geeft leiding aan meerdere adjunct-directeuren, diverse typen docenten en ondersteunende (staf)medewerkers.

Werkzaamheden

1. Geeft leiding en sturing aan de onderwijs- en ondersteunende processen binnen de school door: * het vertalen van de strategie van het bestuur naar de onderwijsstrategie en het onderwijsbeleid van de FUWA-VO 2002.1.41 Besturenraad FUWA-VO Sessie school; Blz. 76 Rector

* het vertalen van de centrale beleidsplanning van de overheid naar concrete onderwijsprogrammering voor de school;

* het vaststellen van richtinggevende (meerjaren)plannen en taakstellingen voor de uitvoering van onderwijskundig beleid;

* het initiëren en stimuleren van vernieuwing van het onderwijsbeleid;

* het voorbereiden, ontwikkelen, implementeren en evalueren van het onderwijsbeleid, mede op basis van door analyse verkregen inzicht in de onderwijsvraag van de school;

* het adviseren van het bestuur over het scheppen van de nodige randvoorwaarden.

2. Is verantwoordelijk voor de (beleids)advisering aan het bestuur over de ontwikkeling van de strategische doelstellingen en voor de realisatie van deze doelstellingen.

3. Draagt zorg voor de bedrijfsvoering op de school door:

* het (doen) opstellen van het (meerjaren)beleidsjaarplan, van de (meerjaren)begroting en het jaarverslag;

* het opstellen van de hoofdlijnen van het personeels- en organisatiebeleid; * het doen opstellen van een onderhoudsprogramma voor gebouwen en terreinen. 4. Profileert de school door:

* het vertegenwoordigen van de schoolnaar buiten, op politiek en bestuurlijk terrein, en naar in- en uitstroominstellingen;

* het opbouwen en onderhouden van voor de school relevante contacten en netwerken; * het (laten) uitvoeren van PR-, voorlichtings- en marketingbeleid.

5. Coördineert de dagelijkse gang van zaken en het beheer van de school.

6. Geeft leiding aan meerdere adjunct-directeuren, diverse typen docenten en ondersteunende (staf)medewerkers.

Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden Verantwoording schuldig over:

De rector legt verantwoording af aan het bestuur inzake de wijze waarop de overeengekomen (strategische) doelstellingen en resultaten zijn gerealiseerd;

Kader:

De rector verricht werkzaamheden binnen richtinggevende strategische concepten; Beslissingsbevoegdheid:

De rector neemt beslissingen bij de voorbereiding en uitvoering van het meerjarenbeleid van de school op financieel, personeel en onderwijsgebied en over algemene aspecten van management, beheer en bedrijfsvoering binnen de school en bij het uitbrengen van strategische (beleids)adviezen aan het bestuur.

Kennis en vaardigheden

- kennis van en inzicht in maatschappelijke ontwikkelingen in relatie tot het onderwijs; - kennis van en inzicht in de ontwikkelingen op het specifieke onderwijsgebied; - vaardigheid in het behartigen van het management van meerdere onderwijssoorten; - vaardigheid in het leidinggeven aan professionals in een veranderende omgeving;

- vaardigheid in het omgaan met tegengestelde belangen en in het ontwikkelen van draagvlak voor nieuwe ideeën, onderwijsprogrammeringen etc. binnen de school en daarbuiten.

Contacten

- met leden van het bestuur over beleidsaangelegenheden betreffende de school om bestuurlijke strategische adviezen te formuleren;

- met andere scholen, onderwijsinstellingen, onderwijsgerichte instanties en anderszins gerelateerde FUWA-VO 2002.1.41 Besturenraad

FUWA-VO Sessie

instanties om het beleid en de belangen van de school uit te dragen, te verdedigen en te behartigen;

Blz. 77 Rector

- met het bestuur om afstemming en draagvlak te realiseren voor het relevante beleid van de organisatie;

- met de onderwijsinspectie over onderwijsaangelegenheden om verantwoording af te leggen; - met derden zoals gemeenten, ministerie e.d. over financiën, personeel, onderwijsbeleid en algehele organisatorische aspecten om informatie te verstrekken, afstemming te realiseren en/of de belangen van de school te verdedigen.

Verantwoording Motivering

Op basis van het activiteitenprofiel werden als mogelijke hoofdgroepen VI tot en met VI aangegeven. Het FUWASYS inschalingsadvies salarisschaal 15 - VIc is tot stand gekomen op basis van

onderstaande overwegingen.

De kenmerken waarop gescoord is, zijn genummerd van 1 tot en met 14 en de bijbehorende score uit het scoreprofiel staat tussen haakjes vermeld.

Werkzaamheden

1. Het betreft minder gangbare of nieuwe zaken en problemen waarbij na analyse alternatieven, ontwerpen, adviezen, programma's, e.d. worden ontwikkeld, veelal in multidisciplinair verband. Voor het onderwijsleerproces worden nieuwe onderwijs- en/of lesprogramma's in teamverband

ontwikkeld. (4)

2. Het betreft het richtinggevend beïnvloeden van de ontwikkeling van strategische doelen en/of het integraal managen van de uitvoering van dergelijke doelen. (5)

3. De werkzaamheden zijn gericht op beïnvloeding van de omgeving buiten de eigen werkeenheid en het effect is tot op middellange termijn (langer dan een jaar) merkbaar. (4)

4. De aanpak van de werkzaamheden vereist inspelen op nog niet eerder voorgekomen situaties, waarbij zelf alternatieve benaderingen moeten worden gezocht. (4)

5. Bij de werkzaamheden moet worden ingespeeld op verschuivingen in beleids- en/of onderwijsdoelstellingen of van uitkomsten van onderhandelingsprocessen. (4)

Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden

6. Bij de uitvoering van de werkzaamheden is er vrijheid om - na analyse (onderwijskundige) benaderingen of alternatieven af te stemmen op gewijzigde of zich wijzigende omstandigheden. (4) 7. De beslissingen vormen een besluitvormingsproces, dat gericht is op het ontwikkelen, helpen vaststellen en/of realiseren van strategische doelstellingen, waarbij de keuzefactoren niet bepaald zijn. (5)

8. Het effect van de beslissingen is pas op lange termijn (enige jaren) in te schatten. (5)

9. Fundamentele, richtinggevende concepten zijn geformuleerd als basis voor het opstellen van algemeen geformuleerde, strategische beleidslijnen/onderwijsprogrammering of modellen. (5) 10. Het betreft een beoordeling van ontwikkeld strategisch beleid op doeltreffendheid en/of van de mate waarin de strategische doelstellingen zijn gerealiseerd. (5)

Kennis en Vaardigheid

11. Brede of gespecialiseerde theoretische kennis (hieronder wordt in het voortgezet onderwijs ook verstaan de vakinhoudelijke en vakdidactische en pedagogische kennis en ervaring) van het

vakgebied, waarbij inzicht in sociale, financieel-economische, technische, juridische of

politiek-bestuurlijke of onderwijskundige aangelegenheden in bredere context dan alleen het eigen werkterrein wordt vereist. (4)

FUWA-VO 2002.1.41 Besturenraad FUWA-VO Sessie Blz. 78 Rector

12. Vaardigheid in het ontwikkelen, uitdragen en verdedigen van beleid, onderwijsprogrammering, nieuwe ideeën en concepten. Er wordt een multidisciplinaire oriëntatie verlangd en veelal is vaardigheid vereist in het laten aansluiten van het onderwijsprogramma op het voorafgaand en vervolgonderwijs, andere vakken en leerjaren binnen en buiten de eigen onderwijsinstelling. (4) Contacten

13. Bij de contacten is sprake van belangentegenstellingen. (4)

14. Het verwerven van draagvlak voor de ontwikkeling en de implementatie van beleid, onderwijsprogrammering, onderwijsconcepten, -methoden en -technieken, nieuwe ideeën, werkmethoden en technieken. (4)

Vergelijkbare functies

Op basis van de toegekende scores zijn de volgende voorbeeldfuncties in zwaarte vergelijkbaar. De mate van zwaarte-overeenkomst staat als percentage vermeld.

69 Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden Kennis en Vaardigheid

Contacten Alle kenmerken

Op basis van de toegekende scores zijn de volgende voorbeeldfuncties in zwaarte vergelijkbaar. De mate van zwaarte-overeenkomst staat als percentage vermeld. Tussen haakjes staat de salarisschaal en het indelingsniveau.

Overzicht vergelijkbare scores

Functienaam Werkzaamheden Kader, bev. & vera. K & V Cont.

Toegekende scores 4 5 4 4 4 4 5 5 5 5

4 4 4 4

Conclusie

Bijlage 21: Functieomschrijving brugklascoördinator

39 FUWA-VO Sessie Functie-informatie Blz. 4 Brugklascoördinator

Functienaam Brugklascoördinator Codering definitief Organisatie Onderdeel

Salarisschaal 12 Indelingsniveau Vc

FUWASYS-advies 12 - Vc

Werkterrein Onderwijsproces -> Docenten

Activiteiten Beleid voorbereiden, ontwikkelen, implementeren en evalueren Overdragen van informatie en vaardigheden

Kenmerkscores 44443 44444 43 43 Somscore 53

Uitvoerder drs. P-H. Mees (SPO-gecertificeerd) Datum 22-02-2008

FUWASYS-versie 2002.1.62 Functiebeschrijving

Context

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen één onderwijsafdeling van de school

Een onderwijsafdeling bestaat uit meerdere teams en/of vaksecties. Het team of de vaksectie draagt de verantwoordelijkheid voor de organisatie, de ontwikkeling en de uitvoering van het primaire proces, namelijk het onderwijs, de realisatie van de onderwijsdoelen en de onderwijsprogrammering. De onderwijsafdelingen leveren programma's aan de leerlingen, organiseren en begeleiden de leerprocessen en bereiden voor op de toetsing en afsluiting.

De brugklascoördinator draagt zorg voor het onderwijs van de school, draagt zorg voor de brugklascoördinatie, draagt zorg voor het uitwerken van de ontwikkeling en vernieuwing van het onderwijs voor de onderwijsafdeling/locatie of instelling, draagt zorg voor het coördineren van de onderwijsprocessen in de onderwijsafdeling, geeft functioneel leiding aan verschillende typen docenten van een team of vaksectie en stuurt, in voorkomende gevallen, onderwijsondersteunend personeel aan .

Een belangrijk element in de functie is de coördinatie van activiteiten die de hele onderwijsafdeling betreffen en de afstemming met activiteiten van andere teams, vaksecties en onderwijsafdelingen.

De school kent onderwijsafdelingen met conrectoren, een aantal verschillende typen docenten, onderwijsondersteunend en algemeen ondersteunend personeel.

FUWA-VO 2002.1.62 Besturenraad

FUWA-VO Sessie Werkzaamheden

1. Draagt zorg voor het onderwijs van de school door: * het volledig verzorgen van het onderwijsleerproces;

Blz. 5

Brugklascoördinator

* het daartoe op basis van het leerplan bepalen en samenstellen van de leer- en oefenstof, les- en leermethode, te gebruiken leermiddelen en materialen en de indeling en fasering van de lessen; * het leveren van bijdragen aan de ontwikkeling van leermiddelen, lesmateriaal, modulen en andere delen van het curriculum;

* het begeleiden van individuele en groepen leerlingen;

* het begeleiden van leerlingen bij hun projecten, werkstukken e.d.;

* het beoordelen van werkstukken en studieresultaten en het samenstellen, afnemen en beoordelen van toetsen, tentamens en examens en het volgen van de studievoortgang en het zorgdragen voor de invulling van het leerlingvolgsysteem;

* het, binnen de vaksectie, team of sector, zorgdragen voor de afstemming van het proces met betrekking

tot de examens en herkansingen;

* het overleggen met docenten van voorafgaand en vervolgonderwijs over de afstemming van de onderwijsprogramma's;

* het voeren van gesprekken met de ouders/verzorgers van de leerlingen over resultaten en verzoeken, over problemen of over conflictsituaties op vakgebied.

2. Draagt zorg voor de brugklascoördinatie door:

* het, in overleg met de teamleiders, verzorgen van de inschrijvingen plaatsing van leerlingen in de klassen 1 en 2;

* het zorgdragen voor de uitvoering van aanvullende onderzoeken in het kader van de plaatsing; * het bewaken van het niveau van de brugklassen en het zoeken van afstemming hierover met de teamleiders, docenten en vakgroepen;

* het opstellen, organiseren, afnemen en analyseren van de PVB testen in overleg met de teamleiders;

* het maken van de PVB3 indeling in samenspraak met de teamleiders en docenten; * het organiseren en coördineren van de leren lerenlessen en de mentorlessen;

* het zorgdragen voor de PR activiteiten (Open Dag, bijeenkomsten PO/VO, voorlichtingsavonden, brugklasinfo, etc.);

* het contact onderhouden met basisscholen en ouders

3. Draagt zorg voor het uitwerken van de ontwikkeling en vernieuwing van het onderwijs voor de onderwijsafdeling of school door:

* het samenstellen van onderwijsprogramma's, zowel theorie als praktijk, op het vakgebied met inachtneming van andere (aanverwante) vakgebieden en de gestelde eindtermen;

* het ontwikkelen van voorstellen voor onderwijsvernieuwing, organisatieveranderingen op het eigen vakgebied en het adviseren van het management van de onderwijsafdeling hieromtrent;

* het ontwikkelen van nieuwe programma's van de onderwijsafdeling op basis van onderwijsvragen uit de

maatschappelijke omgeving en/of als gevolg van landelijke onderwijskundige ontwikkelingen; * het begeleiden van werkgroepen en projectgroepen op het niveau van de onderwijsafdeling of school in het kader van bovengenoemde activiteiten;

* het begeleiden van en deelnemen aan vernieuwingsactiviteiten, projecten en werkgroepen, op schoolniveau.

4. Draagt zorg voor het coördineren van de onderwijsprocessen in de onderwijsafdeling door: * het afstemmen van de werkzaamheden met de conrector;

* het optreden als projectleider in werk- en projectgroepen met betrekking tot onderwijskundige aspecten;

* het op elkaar afstemmen van de onderwijsactiviteiten van de onderwijsafdeling (uitvoerend werk in de examenklassen, schoolplanzaken, vakwerkplannen, voortgang bij ziekte van collega's, excursies, klassenavonden e.d.);

* het onderhouden van contacten met ouders en externe, voor de eigen onderwijsafdeling relevante FUWA-VO 2002.1.62 Besturenraad FUWA-VO Sessie instanties; Blz. 6 Brugklascoördinator

* het coördineren van de specifieke begeleiding van geïndiceerde leerlingen binnen het PRO; * het bewaken van het persoonlijke leerlinggebonden portfolio in het PRO;

In document Goed geregeld?! (pagina 71-83)