Functie-informatie
Functienaam Administratief medewerker A Codering CSGPM/OOP/001
Organisatie CSG Prins Maurits, Middelharnis Onderdeel OOP
Salarisschaal 3 Indelingsniveau IIa
FUWASYS-advies 3 - IIa
Werkterrein Bedrijfsvoering -> Managementondersteuning Activiteiten Bewerken van gegevens
Verlenen van hand- en spandiensten Kenmerkscores 22221 21122 22 12 Somscore 24
Uitvoerder drs. P-H. Mees (SPO-gecertificeerd) Datum 19-10-2005 FUWASYS-versie 2002.1.41 Blz. 1 Administratief medewerker A Functiebeschrijving Context
De werkzaamheden worden uitgevoerd bij de Christelijke Scholengemeenschap 'Prins Maurits'. De scholengemeenschap is een streekschool voor Goeree-Overflakkee en is gevestigd in Middelharnis. De basis voor het beleid is de Bijbel als het Woord van God en de Drie Formulieren van Enigheid. Een speerpunt van beleid is de zorg voor een realistische kwaliteitsbeheersing ten behoeve van eigentijds christelijk onderwijs, dat op kritische, doch constructieve wijze uitvoering geeft aan de bevordering van verantwoorde en met de opvoeding bedoelde zelfstandigheid van leerlingen.
De administratie richt zich op het verlenen van secretariële en administratieve ondersteuning aan (het
management van) de (brede) scholengemeenschap.
De administratief medewerker is op aanwijzing van het hoofd administratie belast met het verrichten van ondersteunende, administratieve en secretariële werkzaamheden, zoals het produceren en controleren van tekstmateriaal, het invoeren van informatie in geautomatiseerde gegevenssystemen en bedient de telefooncentrale en faxapparatuur.
De administratie bestaat uit een hoofd en diverse administratieve medewerkers. Werkzaamheden
1. Produceert en controleert tekstmateriaal met behulp van tekstverwerkingsapparatuur door: * het typen van handgeschreven conceptteksten (brieven, nota's, rapporten, e.d.) en van op audiobanden aangeleverde Nederlandse teksten;
58
* het aan de hand van duidelijke aanwijzingen typen van handgeschreven conceptteksten;
* het signaleren van spellingsfouten en inconsistenties in de tekstopbouw en het in overleg met de concipiënt aanbrengen van verbeteringen;
* het vergelijken van het geproduceerde tekstmateriaal met de inhoud en indeling van de originele conceptteksten;
* het ter controle aan de concipiënten voorleggen van de verwerkte concepten en het waar nodig aanbrengen van wijzigingen;
FUWA-VO 2002.1.41 Besturenraad FUWA-VO Sessie Blz. 2 Administratief medewerker A
* het maken van en het invoeren van administratieve gegevens, waaronder de absentenadministratie, in diverse overzichten, tabellen, schema's en grafieken; * het maken van verslagen van (rapporten)vergaderingen.
2. Verricht eenvoudige administratieve werkzaamheden t.b.v. de administratie van de school door: * het invoeren van (niet voorbewerkte, veelal cijfermatige, deels vertrouwelijke) informatie in geautomatiseerde gegevenssystemen (bijv. leerlingenadministratie, personeelsadministratie, financiële administratie) en het verwerken van de mutaties;
* het op basis van werkinstructies aanleggen van dossiers;
* het behulpzaam zijn bij het invullen van formulieren voor leerlingen. 3. Bedient de telefooncentrale en faxapparatuur door:
* het aannemen van binnenkomende telefoongesprekken;
* het doorverbinden van binnenkomende telefoongesprekken naar de medewerker voor wie het gesprek bestemd is;
* het tot stand brengen van uitgaande telefoongesprekken; * het noteren van uitgaande gesprekken;
* het bijhouden van een interne telefoonlijst en van de aan- en afwezigheid van medewerkers; * het maken van eenvoudige gespreksnotities voor niet-aanwezige medewerkers;
* het verstrekken van eenvoudige inlichtingen van algemene aard, zoals onder meer over de aan- en afwezigheid van medewerkers, over de school en over administratief-organisatorische zaken; * het verzenden van faxen;
* het registreren van inkomende faxen en zorgdragen voor doorgeleiding ervan binnen de school; * het noteren en doorgeven van klachten en storingen.
Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden Verantwoording schuldig over:
De administratief medewerker is verantwoording schuldig aan het hoofd voor wat betreft de klantgerichtheid en de correcte en tijdige uitvoering van de werkzaamheden en de omgang met vertrouwelijke gegevens;
Kader:
De administratief medewerker werkt binnen het kader van interne werkafspraken, voorschriften en aanwijzingen die van belang zijn voor de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd; Beslissingsbevoegdheid:
De administratief medewerker neemt beslissingen bij het al dan niet aan de concipiënten doorgeven van
59
spellingsfouten en van inconsistenties in de tekstopbouw en bij het doorverbinden en afhandelen van telefoongesprekken, het geven van inlichtingen en het ontvangen en doorverwijzen van bezoekers.
Kennis en vaardigheden
- kennis van de Nederlandse spelling en grammatica;
- kennis van de voor de postbehandeling geldende procedures en vaardigheid in de toepassing ervan; - inzicht in de mogelijkheden van tekstverwerkingsprogramma's voor de productie en vormgeving van tekstmateriaal;
- vaardigheid in het verwerken en opmaken van tekstmateriaal en het maken van overzichten, tabellen, schema's, grafieken, e.d.;
- vaardigheid in de bediening van fax- en data-entry-apparatuur.
- vaardigheid in het klantgericht te woord staan van bellers en bezoekers en het kunnen inschatten naar welke persoon of instantie al dan niet op een later tijdstip doorverbonden/verwezen dient te worden.
Contacten
- met medewerkers binnen de school over het aangeleverde en geproduceerde tekstmateriaal om toelichting te vragen bij geconstateerde inconsistentie in tekstmateriaal en bij de verwerking en FUWA-VO 2002.1.41 Besturenraad
FUWA-VO Sessie
vormgeving van tekstmateriaal.
Blz. 3
Administratief medewerker A
- met medewerkers om gesprekken door te verbinden, om telefoonnummers door te geven en om bezoekers door te kunnen verwijzen;
- met bellers om hen door te verbinden met afdelingen of medewerkers en om hen door te verwijzen;
- met bellers om hen inlichtingen te geven van algemene aard;
- met bezoekers om hen te ontvangen en door te verwijzen of inlichtingen te geven van algemene aard;
- met leveranciers van goederen/poststukken om de goederen/poststukken in ontvangst te nemen. Verantwoording
Motivering
Op basis van het activiteitenprofiel werden als mogelijke hoofdgroepen I tot en met IV aangegeven. Het FUWASYS inschalingsadvies salarisschaal 3 - IIa is tot stand gekomen op basis van onderstaande overwegingen.
De kenmerken waarop gescoord is, zijn genummerd van 1 tot en met 14 en de bijbehorende score uit het scoreprofiel staat tussen haakjes vermeld.
Werkzaamheden
1. Het betreft met elkaar samenhangende werkzaamheden, waarbij enige interpretatie is vereist. (2) 2. Het betreft het bijdragen aan het realiseren van de taakstelling van een docent of werkeenheid op een afgebakend werkgebied, danwel het realiseren van deelproducten. (2)
60
3. De werkzaamheden beïnvloeden de werkzaamheden van een beperkte groep medewerkers en/of leerlingen van de eigen werkeenheid en het effect is op zeer korte termijn (een paar maanden) merkbaar. (2)
4. De aanpak van de werkzaamheden vereist inspelen op bekende situaties, waarbij keuzen moeten worden gemaakt. (2)
5. Bij de werkzaamheden behoeft niet of nauwelijks te worden ingespeeld op veranderende omstandigheden. (1)
Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden
6. Bij de uitvoering van de werkzaamheden is er vrijheid om - op basis van eigen beoordeling - een keuze uit meerdere bekende mogelijkheden te maken. (2)
7. De beslissingen komen tot stand op basis van het hanteren van eenduidige keuzefactoren. (1) 8. Het effect van de beslissingen is van tevoren bekend en kan onmiddellijk worden vastgesteld. (1) 9. Werkafspraken, regels of voorschriften zijn bij de uitvoering van het werk van kracht. (2)
10. Het betreft een controle van de werkzaamheden op juistheid van de gevolgde aanpak en op naleving van regels en afspraken. (2)
Kennis en Vaardigheid
11. Algemeen vaktechnische of administratief-technische kennis en inzicht in daaraan verbonden organisatorische en functionele verhoudingen. (2)
12. Nauwkeurigheid en zorgvuldigheid, en/of communicatieve en klantvriendelijke vaardigheden. (2) Contacten
13. Bij de contacten is sprake van het verkrijgen of verstrekken van eenduidige en neutrale gegevens. (1)
14. Het verkrijgen van informatie ten behoeve van de voortgang van de werkzaamheden of het toelichten van gegevens aan derden. (2)
FUWA-VO 2002.1.41 Besturenraad FUWA-VO Sessie Vergelijkbare functies Blz. 4 Administratief medewerker A
Op basis van de toegekende scores zijn de volgende voorbeeldfuncties in zwaarte vergelijkbaar. De mate van zwaarte-overeenkomst staat als percentage vermeld.
Werkzaamheden
20023476 Administratief assistent 100%
20023475 Medewerker administratieve ondersteuning 88% 20023472 Medewerker secretariaat en administratie 88% Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden
20023476 Administratief assistent 100%
20023475 Medewerker administratieve ondersteuning 100% 20023435 Medewerker mediatheek 88%
61 Kennis en Vaardigheid
20023476 Administratief assistent 100% 20023474 Administratief medewerker 100%
20023472 Medewerker secretariaat en administratie 100% Contacten
20023476 Administratief assistent 100% 20023444 Kantinebeheerder 100% 20023446 Telefonist/receptionist 81% Alle kenmerken
Op basis van de toegekende scores zijn de volgende voorbeeldfuncties in zwaarte vergelijkbaar. De mate van zwaarte-overeenkomst staat als percentage vermeld. Tussen haakjes staat de salarisschaal en het indelingsniveau.
20023476 Administratief assistent 100% (3 - IIa)
20023475 Medewerker administratieve ondersteuning 91% (4 - IIb) 20023472 Medewerker secretariaat en administratie 83% (5 - IIc) Overzicht vergelijkbare scores
Functienaam Werkzaamheden Kader, bev. & vera. K & V Cont.
Administratief assistent 100% Administratief assistent 100% 2 2 2 2 1
2 1 1 2 2 Administratief assistent 100% Administratief assistent 100% 2 2 1 2 Toegekende scores 2 2 2 2 1 2 1 1 2 2 2 2 1 2 Administratief assistent 100% 2 2 2 2 1 2 1 1 2 2 2 2 1 2 Conclusie
62