1. Weerstandsvermogen en taakstellingen bedrijfsvoering
Het weerstandsvermogen bedraagt ultimo 2012 rekening houdend met mutaties in de reserves in 2013 111%. De taakstelling 2012 is gehaald en de taakstelling van 2013 is ook al voor een groot deel ingevuld. Hieronder is het overzicht te zien van de taakstellingen die er zijn en wanneer deze
doorgevoerd dienen te worden. Taakstellingen worden vaak ingevuld door het inruimen van vacatureruimte, ontstane vacatures van medewerkers niet in te vullen en mobiliteitstrajecten (het invullen van een baan door met medewerkers te schuiven).
Het resterende bedrag voor 2013 wordt doorgevoerd om te bewaken dat de meerjarenbegroting materieel sluitend blijft. Er staat meer over de taakstellingen 2013 en verder in de begroting 2013.
Het overzicht van taakstellingen van onze gemeente. Het laatste overzicht van taakstellingen is van februari 2013.
*= Deze taakstellingen van 2010, 2011 en 2012 zijn volledig gerealiseerd. 2. Ombuigingsoperatie 2012
In meerjarenperspectief vertoont de jaarschijf van 2015 een tekort. Daarnaast zijn er ontwikkelingen geweest die ertoe hebben geleid dat er nieuwe tegenvallers ontstonden. Dit noopte het college om nieuwe (aanvullende) ombuigingsmaatregelen ter tafel te brengen ter grootte van rond 1,3 miljoen euro om de begroting 2013 en verder alsnog sluitend te maken. Deze ombuigingsmaatregelen werden aangeboden bij de perspectievennota 2012 en bestaan onder andere uit besparingen groen (300.000 euro), de (verdere) toepassing van het profijtbeginsel (rond 75.000 euro), een lagere dotatie
onderhoudsvoorziening buitenbaden (150.000 euro) en de verlaging van enkele specifieke WMO-budgetten die in de praktijk nauwelijks werden gebruikt (115.000 euro). Daarnaast wordt op de bedrijfsvoering (aanvullend) 570.000 bezuinigd. Voor een verdere toelichting verwijzen wij naar de programmabegroting 2013.. De ombuigingsmaatregelen hebben ertoe geleid dat de begroting 2013 materieel sluitend is en er in meerjarenperspectief een betere financiële positie is ontstaan.
Wij brengen de gevolgen van het uitblijven van kavelverkoop van de desbetreffende complexen in beeld door regelmatig risicoanalyses te maken. Zo kunnen we de gevonden risico’s beter beheersen. De situaties van projecten zijn bij ons ‘in beeld’ door het opstellen en regelmatig bijwerken van
zogenaamde factsheets. Hier staat de stand van zaken in en of het project nog loopt binnen de kaders van tijd, geld en kwaliteit. Met deze factsheets en een versterkt toezicht hebben wij een betere sturing op een groot deel van onze projecten kunnen realiseren.
De risico’s zijn geactualiseerd en opnieuw in beeld gebracht. Wij hebben in 2012 een
najaarsrapportage van onze projecten opgesteld, waarbij scenario’s zijn doorgerekend met betrekking tot vertragingen of verslechteringen. Inzichten uit die rapportage zijn in beeld gebracht en de omvang van het weerstandsvermogen is daarop aangepast.
De structurele effecten zijn inmiddels in de begroting 2013 en verder opgenomen. 3. Digitalisering Facturen en verplichtingenadministratie
Het digitaliseren van facturen en het inrichten van een verplichtingenadministratie is een project dat vanuit 2012 doorloopt naar 2013 toe. Dit project zorgt ervoor dat onze facturenstroom geoptimaliseerd wordt. Zo verkrijgen we ook een betere sturing op- en monitoring van door de gemeente aangegane verplichtingen. Wij verwachten dat dit project gereed is bij de voorjaarsbrief 2013.
4. Rechtmatigheid
Over 2012 zijn er 18 audits uitgevoerd. Deze audits gingen onder andere over belastingen, WABO, personeelskosten, WMO, begrotingsrechtmatigheid en inkoop- en aanbestedingsbeleid. Bij deze
Jaar 2010* 2011* 2012* 2013 2014 2015 Taakstelling 218.000 218.000 1.025.000 1.537.000 1.593.000 1.600.000 Wat hebben we gerealiseerd? 218.000 218.000 1.025.000 1.231.000 1.236.000 1.237.000 Nog te realiseren 0 0 0 306.000 357.000 363.000
66
interne controle zijn er binnen de controle toleranties zoals vastgesteld door de raad geen significante fouten en onzekerheden gevonden.
5. Doeltreffendheidsonderzoeken
In het algemeen wordt bij de doeltreffendheidsonderzoeken geconstateerd dat zaken meetbaarder en meer op effecten dienen te worden gericht. Aan de hand van programmasturing kan een verdere ontwikkeling hier in worden gemaakt. De ontwikkeling naar meer maatschappelijke effecten is al merkbaar bij partners van onze gemeente, zoals KING en de provincie. Het is naar de toekomst zaak om output- en stuurgetallen beter in beeld te krijgen.
Kadernota Kansrijk leven!
In november 2008 is de kadernota Kansrijk leven! vastgesteld. Doel van de kadernota is dat iedereen meedoet, elkaar kan ontmoeten en dat mensen oog voor elkaar hebben. Mensen realiseren hun kansen en ontplooiing vanuit hun eigen verantwoordelijkheid en kunnen dat geheel of grotendeels zelf. Waar het niet lukt, organiseren we als gemeente een vangnet. Door ontwikkelingen in wetgeving op Wmo gebied door het regeerakkoord, is besloten de evaluatie korter en bondiger uit te voeren. Deze evaluatie liep vanuit 2012 door naar 2013. In het voorjaar van 2013 is deze kadernota geëvalueerd en wordt eventueel de Wmo-verordening aangepast.
Project Buurt – Onderwijs - Sport (project BOS)
Hoofddoel van het project is het bestrijden van achterstanden onder jeugdigen van 4 tot 19 jaar op het gebied van bewegingsarmoede en overgewicht en het tegengaan van gedrag dat als overlast wordt ervaren door bijvoorbeeld buurtbewoners, middenstanders of leeftijdsgenoten. Het project BOS wordt mede gefinancierd vanuit rijk en provincie.
Ten behoeve van de subsidie is de evaluatie aan de subsidieverstrekkers verstrekt. De uitkomsten van de evaluatie zijn dat er veel inspanningen zijn zowel direct op de activiteiten gericht alsmede op verenigingen, scholen en bewustwording van het belang van bewegen. Bij de evaluatie
combinatiefunctionarissen, 2013, zullen deze aspecten worden meegenomen. Nota verbonden partijen
In 2012 heeft intern een evaluatie plaatsgevonden van de nota verbonden partijen. Het doel was invulling te geven aan de accenten van de gemeenteraad, om vervolgens een nieuwe nota verbonden partijen op te stellen en deze aan de accountant voor te leggen voor advies. De accountant heeft inmiddels positief gereageerd en in het voorjaar van 2013 wordt de vernieuwde nota verbonden partijen aan de raad aangeboden.
D. Huisvesting / Facilitaire zaken
In 2012 is een nieuwe publiekshal gerealiseerd. De nieuwe hal oogt veel ruimtelijker en voor de inrichting zijn de huisstijlkleuren gebruikt. De klanten zien meteen waar zij moeten zijn voor ontvangst. Ook is er in 2011 en 2012 uitgebreid onderzoek gedaan naar het klimaat in het gemeentehuis. Dit heeft geleid tot de aanbeveling om het klimaatsysteem aan te passen. Het college van B&W en de raad hebben in 2012 ingestemd met deze aanpak. De aanpassingen zullen in 2013 uitgevoerd worden.
E. ICT
1. Efficiëntere poststroom en aanbesteding storage
Op het gebied van Informatie en Communicatie Technologie (ICT) zijn er in 2012 diverse
ontwikkelingen geweest. Zo wordt onze post die binnenkomt gedigitaliseerd en via ons documentair management systeem (DMS) Verseon in de organisatie verspreid. Er is zo een einde gekomen aan een omvangrijke poststroom, waardoor de post efficiënter wordt afgehandeld. Daarnaast is er een glasvezelkabel tussen de gemeente Assen en ons gemeentehuis aangelegd. Dit is een
randvoorwaarde voor verschillende projecten, zoals de nieuwe storage, gezamelijke aanbesteding telefonieoplossing en uitwijk.
2. Het nieuwe werken
Ook in het kader van het nieuwe werken zijn er stappen gemaakt. Iedere medewerker heeft nu ook beschikking over een 23” monitor. Medewerkers kunnen hierdoor beter werken, doordat zij een beter overzicht over hun documenten hebben. Medewerkers kunnen sinds 2012 ook beschikken over tokens, waarmee zij plaatsonafhankelijk kunnen inloggen op gemeentelijke bestanden. Daarnaast worden inmiddels iPads gebruikt door medewerkers, vak- en concernmanagers, maar ook college- en
67
raadsleden. Er wordt volledig digitaal gewerkt en hiermee is een eind gekomen aan het verspreiden van vele kilo’s papier. Tot slot zijn de noodtelefoons gemigreerd naar het noodnet van KPN. Met deze ontwikkeling is beter gewaarborgd dat er gecommuniceerd kan worden naar de veiligheidsdiensten in tijden van een ramp.
3. Onderzoeken en controles
De landelijke standaard voor basisregistraties is verplaatst naar 2015. Een van deze basisregistraties is de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT). De BGT is een digitale kaart van heel
Nederland, waarin alle objecten als gebouwen, wegen, water, spoorlijnen en groen worden vastgelegd. Iedere gemeente is verantwoordelijk om dit voor haar grondgebied in te vullen.
Van de BGT is een impactanalyse gemaakt die eind 2012 is afgerond. In 2013 wordt bekeken hoe dit ingezet gaat worden.