In dit gedeelte van het advies wordt de financiële weergave van het advies uiteengezet. De geadviseerde optie brengt enkele kosten met zich mee. De baten die dit advies zal opleveren zijn lastiger in cijfers uit te drukken. Op basis van de resultaten uit het onderzoek, literatuur en enkele aannames is dit tot stand gekomen. Aan de hand van een kosten-batenanalyse wordt inzichtelijk wat het advies (na verloop van tijd) zal opleveren.
3.6.1 Kosten
De diverse kosten die dit advies met zich meebrengt worden hieronder aan de hand van berekeningen toegelicht.
Digi parent
Het aanstellen van een digi parent zal niet direct kosten met zich meebrengen omdat deze taak bij een huidige medewerker van Cityside Apartments zal komen te liggen. Het loon voor de digi parent wordt dus al betaald in het maandelijkse salaris van de medewerker. Ten behoeven van dit advies is een deel van het salaris van de digi parent wel een kostenpost dat in de kosten-batenanalyse terug is te zien. In het ontwikkelde transitiepad is voor de implementatie van dit advies een periode van achttien weken opgenomen. Verwacht wordt dat de digi parent gemiddeld een dagdeel (=vier uur) per week zal besteden aan de werkzaamheden omtrent de digitalisering. Omdat er geen exacte gegevens beschikbaar zijn gesteld over het salaris van de medewerkers wordt er een aanname gedaan dat het bruto maandsalaris van de toekomstige digi parent €2.500,- bedraagt. Daarom wordt bij onderstaande berekening gerekend met een bruto jaarsalaris van €30.000, -.
Tabel 3.6.1.1 Kosten digi parent
Jaarsalaris digi parent > salaris per uur €30.000, - (2.080 uur – 160 uur aan vakantiedagen) = 1.920 uur > €15, 63.
Aantal dagdelen: 18 72 uur (18 dagdelen x 4 uur)
Na implementatie van het advies zal de digi parent zich bezig blijven houden met eventuele werkzaamheden met betrekking tot de digitalisering maar dit zal geïntegreerd worden met zijn of haar werkzaamheden en daarom niet langer een kostenpost zijn voor de implementatie van dit advies.
Aanschaf softwarepakket
De kosten van de aanschaf van het softwarepakket zijn afhankelijk van de keuze die de organisatie zal maken tussen het aanbod. Veel van de softwarepakketten uit de leveranciersmatrix kunnen afgenomen worden aan de hand van licenties. Daarbij wordt gerekend met een variabel bedrag van circa €150, - per maand per gebruiker. Binnen Cityside Apartments zullen drie medewerkers actief gaan werken met de afgenomen softwarelicentie. Op basis van deze aannames is onderstaande berekening tot stand gekomen.
Tabel 3.6.1.2 Aanschaf softwarelicentie
Aanschaf softwarelicentie €150, - per gebruiker per maand
Aantal gebruikers: 3 €150, - x 3 = €450, -
Jaarprijs softwarelicentie: €450, - x 12 = €5.400, -
Bij de meeste van de pakketten wordt een meerprijs gerekend vanaf een bepaald aantal huurders dat gebruik van de software kan maken voor het doorgeven van meldingen en inzage in informatie met betrekking tot het gehuurde. Deze meerprijs wordt berekend aan de hand van het aantal woningen dat gebruik maakt van de software en bedraag om en nabij €75, - per maand. Met deze meerprijs wordt vaak gerekend bij meer dan 1.000 gebruikers (aantal huurders dat gebruik maakt van het portaal).
Ontwikkelen animatie met uitleg voor huurders
Cityside Apartments heeft meerdere (animatie)filmpjes ontwikkeld voor haar huurders waarin diverse uitleg wordt gegeven. Zo is er een animatie gemaakt over de uitleg van de servicekosten en zijn diverse instructiefilmpjes beschikbaar voor de huurders. Deze instructiefilmpjes hebben betrekking op eenvoudige storingen die de huurder na het kijken van het filmpje hopelijk zelf kan oplossen. Een voorbeeld van een instructiefilmpje is het vervangen van de filters in de afzuigkap.
Voor de in gebruik name van het huurdersportaal kan een animatiefilmpje bijdragen aan de aankondiging en bekendheid hiervan onder de huidige huurders. Daarnaast kunnen de diverse functionaliteiten van het huurdersportaal in deze animatie worden uitgelegd. Gebaseerd op de kosten voor de ontwikkeling van de reeds gepubliceerde animatie over servicekosten, bedragen de kosten voor de ontwikkeling van de animatie ten behoeven van het huurdersportaal circa €2.250, - (Hop, 2018).
3.6.2 Baten
Het in kaart brengen van de baten is wat ingewikkelder. Hieronder worden meerdere baten die de aanschaf van de software met zich meebrengt uiteengezet. Bij de baten waar het kan, zijn deze aan de hand van aannames geprobeerd uit te drukken in euro’s.
Efficiëntere werkprocessen en tevredenheid huurders gaat omhoog
Door het afvangen van relatief eenvoudige vragen van de huurders door de in gebruik name van een huurdersportaal zullen de werkprocessen omtrent de dienstverlening van de servicedesk efficiënter worden, raken bepaalde meldingen niet uit het zicht en worden afspraken beter nagekomen. Dit alles zal resulteren in een hogere klanttevredenheid van de huurders. Dit is echter lastig uit te drukken in financiële bedragen.
Verhoging verhuur door betere informatievoorziening
Door de verbeterde dan wel meer toegankelijk gerealiseerde informatievoorziening krijgen huurders meer inzicht in bijvoorbeeld de verschillende mogelijkheden aangaande het huren van een extra bergruimte of een parkeerplaats. Het is mogelijk dat de aanvraag voor deze verhuur dankzij het geïmplementeerde advies zal stijgen. Aangenomen wordt dat de betere informatievoorziening hierover zal leiden tot de verhuur van vijf extra bergingen en vijf extra parkeerplaatsen per jaar.
Tabel 3.6.2.1 Verwachting verhoging verhuur bergingen en parkeerplaatsen
Verhuur parkeerplaatsen: 5 €50,- per maand per parkeerplaats Totaal op jaarbasis €3.000, -
Verhuur bergingen: 5 €20, - per maand per berging
Totaal op jaarbasis €1.200, -
Totale baten bij verhoging verhuur: €4.200, -
Betere registratie meldingen (facturen)
Een verbetering in het registreren van meldingen zal ook worden gemerkt bij de financiële afdeling van Cityside Apartments. In de huidige situatie is het namelijk vaak het geval dat zij facturen binnen krijgen waarvan niet duidelijk is voor de kosten voor de huurder zijn, verhaald kunnen worden op de installateur of voor Cityside Apartments zelf zijn (Hop, 2018). De facturen waar onduidelijkheid over bestaat worden vervolgens intern rondgestuurd om te vragen welke medewerker hier wat meer over kan vertellen. Door de grote hoeveelheid aan facturen die binnen komen neemt dit behoorlijk wat tijd in beslag. Wanneer voorafgaand bij een melding op de juiste manier wordt geregistreerd wie verantwoordelijk is voor de kosten zullen ‘achteraf discussies’ met een verantwoordelijke leverancier ook worden verminderd. Volgens de medewerkers van de financiële afdeling komen op dit moment circa 700 facturen per maand binnen waarvan gemiddeld 34 facturen om nadere actie vereisen omdat deze niet kloppen door toedoen van de verantwoordelijke onderaannemer. Dit is een percentage van 6,8%. In totaal wordt een percentage rond de 10% in eerste instantie afgekeurd en waarbij nadere actie is vereist. De overige 3,2% van de afgekeurde facturen is foutief door toedoen van een interne fout door bijvoorbeeld verkeerde tenaamstelling wat verweten zou kunnen worden aan de communicatieve vaardigheden van de medewerkers.
In de huidige situatie komt het voor dat bij een ‘achteraf discussie’ met een leverancier wordt besloten om het gefactureerde bedrag voor eigen rekening te nemen of 50/50 te verdelen. Dit gebeurt wanneer beide partijen niet kunnen terughalen waarom een bepaalde factuur wel of niet voor zijn rekening is. Bij onderstaande berekening wordt aangenomen dat het percentage aan facturen waarbij dit gebeurt, maandelijks gemiddeld op 1,5% van het totaal aantal afgekeurde facturen ligt. Daarnaast wordt aangenomen dat het gemiddelde bedrag van deze facturen een bedrag van €500, - bedraagt. Dit betekent dat Cityside Apartments circa €250, - per maand aan kosten heeft omwille van niet goed geregistreerde afspraken over betalingen. Dit bedrag is op jaarbasis een kostenpost van €3.000, -. Verwacht wordt dat de implementatie van dit advies voor een halvering in deze kosten zal zorgen. Na verloop van tijd raken de medewerkers gewend aan de nieuwe manier van werken en zullen de secure meldingen worden verhoogd. Dit zal naar verwachting leiden tot een jaarlijkse verhoging van 15% betreffende de halvering van de kosten voor het betalen van facturen die hun oorsprong vinden in ‘achteraf discussies’ met leveranciers.
Focus kan woorden weerlegd naar nieuwe projecten
Wanneer de klanttevredenheid van de huurders van de huidige panden wordt verhoogd, zal dit bijdragen aan de weerlegging van de focus. Waar nu de focus ligt op het oplossen en verbeteren van punten bij de reeds opgeleverde projecten kan dit verplaatste worden naar een focus op de groei van Cityside Apartments door het verwerven van nieuwe locaties en nieuwe huurders. Bij het realiseren van een nieuw project wordt gewerkt met een STIKO (stichtingskosten). Het is niet realistisch om een aanname te doen van de te verwachten baten aan de hand van de STIKO en daarom wordt dit stukje buiten de kosten- batenanalyse gelaten.
3.6.3 Kosten-batenanalyse
In onderstaande kosten-batenanalyse is te zien dat de kosten voor de implementatie van dit advies redelijk hoog zijn, namelijk: €8.775,36. In de analyse te zien dat dit bedrag niet geheel zal worden terug verdiend. Echter, de overige baten waarvan het niet mogelijk was om deze uit te drukken in euro’s zullen op termijn van meer waarde zijn dan de financiële baten. Het verleggen van de focus, wat als één van de baten wordt gezien zal namelijk bijdragen aan de doelstelling van de organisatie betreffende het uitbreiden van de vastgoedportefeuille. Voor de kosten voor de softwarelicentie wordt in 2019 een groter bedrag berekend dan in 2018. Dit heeft te maken met de meerprijs die geldt vanaf plus duizend eenheden die gebruik maken van de licentie. In 2019 wordt dit aantal woningen gehoopt te behalen. In 2020 is het bedrag voor de softwarelicentie weer gelijk aan het bedrag in 2018. Dit is zo gedaan omdat hier rekening wordt gehouden met het feit dat de organisatie de nieuw verworven panden een half jaar na oplevering zal verkopen waardoor het beheer van deze vastgoedobjecten niet langer in handen zal zijn van Cityside Apartments. Omdat hier nog niets definitief over vast is gesteld, is in de kosten- batenanalyse deze berekening gemaakt op jaarbasis. Te zien is dat er verwacht wordt dat het advies binnen twee jaar een voordeel van €783, 75 zal realiseren.
Tabel 3.6.3.1 Kosten-batenanalyse Kosten 2018 2019 2020 Digi parent €1.125,36 - - Softwarelicentie €5.400, - €6.300, - €5.400, - Animatiefilmpje €2.250, - - - Totale kosten €8.775,36 €6.300, - €5.400, - Baten 2018 2019 2020
Omzet uit verhuur €4.200, - €4.200, - €4.200, -
Vermindering ‘achteraf discussie facturen’ €1.500, - €1.725, - €1.983,75 Totale baten €5.700, - €5.925, - €6.183,75 2018 2019 2020 Totale kosten €8.775,36 €6.300, - €5.400, - Totale baten €5.700, - €5.925, - €6.183,75 Totaal €3.075,36 €375, - €783,75