Financiële informatie
Er zijn geen financiële gevolgen.
Besluit
Goedgekeurd door de gemeenteraad met
- 31 stem(men) voor: Cyriel Ameye; Rina Arteel; Gerdi Casier; Peter Claeys; Stefaan Van Coillie; Griet Coppé; Koenraad Cracco; Liselot De Decker; José Debels; Francis
Debruyne; Veroniek Debruyne - Desender; Kris Declercq; Filip Deforche; Piet Delrue;
Eddy Demeersseman; Steven Dewitte; Michèle Hostekint; Geert Huyghe; Henk Kindt;
Dirk Lievens; Caroline Martens; Immanuel De Reuse; Matthijs Samyn; Mieke Vanbrussel;
Jeaninne Vandenabeele; Tom Vandenkendelaere; Marc Vanwalleghem; Ria Vanzieleghem; Bart Wenes; Bert Wouters; Margot Wybo
- 6 onthouding(en): Dieter Carron; Bart De Meulenaer; Lieve Lombaert; Justine Pillaert;
Siska Rommel; Brecht Vermeulen Artikel 1
De toetreding van volgende besturen tot de vereniging Audio wordt goedgekeurd:
gemeente Aalter
gemeente Herk-de-Stad
gemeente Kaprijke
gemeente Lievegem
gemeente Sint-Laureins
OCMW Herk-de-Stad
Hogeschool Vives Artikel 2
Een afschrift van dit besluit wordt bezorgd aan Audio.
9 2020_GR_00164 Toetreding tot de "Kostendelende Vereniging voor intergemeentelijke
omgevingsambtenaren" - Goedkeuring
Beschrijving
Regelgeving bevoegdheid
Artikel 40-41 van het decreet lokaal bestuur Bijlagen
1. 20200406 - Brief WVI met vraag tot principieel engagement KDV
2. 20200406 - Brief WVI - Bijlage model van samenwerkingsovereenkomst van de KDV IGOA
3. 20200525 - Besluit CBS m.b.t. principiële goedkeuring toetreding kostendelende vereniging voor IGOA
4. 20200707 - Brief WVI met vraag tot goedkeuring toetreding KDV en samenwerkingsovereenkomst
5. Samenwerkingsovereenkomst
Context en argumentatie
Omgevingsambtenaar is een knelpuntberoep. Het aanwerven van een deskundige inzake stedenbouw is voor een gemeentebestuur geen evidentie, zeker bij het
onverwacht uitvallen van een omgevingsambtenaar door (al dan niet langdurige) ziekte, bij bevallingsverlof of vrijwillig vertrek. De laatste jaren werd de dienst
Omgevingsvergunningen hier een aantal keren mee geconfronteerd, wat gevolgen had op de interne verwerking van de lopende aanvragen.
Anderzijds kan een gemeentebestuur, al dan niet aangezwengeld door externe factoren (een overmachtssituatie zoals corona) of gebeurtenissen (bv. verstrengde EPB-eisen) worden overspoeld met dossiers in een korte periode waardoor er een tijdelijk tekort ontstaat aan capaciteit op de dienst Omgevingsvergunningen.
WVI heeft in het verleden reeds vaker eigen medewerkers ingezet (ad hoc of structureel) om acute capaciteitsproblemen bij gemeente-vennoten op te vangen. In de laatste jaren zijn de vragen voor inzet van “interim” capaciteit echter stelselmatig toegenomen, waardoor vaak geen ruimte/capaciteit binnen de WVI-pool meer beschikbaar was en de vraag voor ondersteuning van de gemeente bijgevolg niet kon beantwoord worden.
Omwille van de structurele toename van de vraag tot tijdelijke ondersteuning enerzijds, en de beperking van de huidige WVI-mogelijkheden om hieraan te beantwoorden anderzijds, heeft WVI deze uitdaging grondig geëvalueerd en is men tot het besluit gekomen dat het aangewezen is om een nieuw initiatief op te starten teneinde beter en efficiënter aan deze bijzondere nood te kunnen beantwoorden.
Dit initiatief omvat de opzet van een pool van omgevingsdeskundigen via het vehikel van kostendelende vereniging (KDV), die ad-hoc door de gemeenten-vennoten kunnen ingezet worden om hun tijdelijke al dan niet onvoorziene capaciteitsproblemen van de eigen diensten op te vangen. Door deze dienstverlening op te zetten in de vorm van een KDV kan dit bovendien zeer kostenefficiënt (kostendelend en vrijgesteld van 21% btw).
WVI heeft op dit moment zicht op de aanwerving van een omgevingsambtenaar met deskundigheid ‘stedenbouw’ en wil deze delen met de 9 geïnteresseerde gemeenten (Roeselare, Diksmuide, Houthulst, Lichtervelde, Moorslede, Pittem, Ruiselede, Wingene en Zuienkerke). Martijn Debever wordt de afgevaardigde van de WVI in deze.
WVI is reeds geruime tijd actief in de ondersteuning van gemeentebesturen die tijdelijk met een capaciteitsprobleem kampen op de dienst omgeving en heeft in deze materie doorheen de tijd een brede expertise en dienstverlening opgebouwd.
Tot op heden bestaat voor deze ondersteuning bovendien nog geen KDV-structuur wat inhoudt dat bovenop de eigenlijke kost nog 21% niet aftrekbare btw dient aangerekend te worden. Uitzondering hierop is onze ‘KDV Omgeving’, een contractuele KDV die voor 2 gemeenten is opgezet. Dit initiatief is historisch gegroeid vanuit een subsidiesysteem van het departement Omgeving voor kleine gemeenten die 4 jaar geleden geen
omgevingsambtenaar hadden.
Vernieuwing van het aanbod: Kostendelende Vereniging Intergemeentelijke Omgevingsambtenaren (KDV IGOA)
Met de oprichting van een KDV IGOA wil WVI op termijn een pool vormen, nu in opstartfase bestaande uit 1 deskundige, met ervaring in het behandelen van
omgevingsvergunningen voor stedenbouwkundige handelingen en verkavelen (vroeger bouw- en verkavelingsvergunningen genoemd).
Deze deskundigen worden voor 100% ingezet voor de taken binnen deze KDV ten dienste van de aangesloten gemeenten. Bijgevolg gaan deze deskundigen geen andere taken binnen WVI vervullen, tenzij er overcapaciteit zou ontstaan in de schoot van de KDV.
De dienstverlening vanuit de KDV IGOA wordt opgezet met onderstaande principes:
Wanneer een aangesloten gemeente-vennoot kampt met een capaciteitstekort binnen haar eigen dienst (of een complex dossier voor behandeling door de KDV wenst door te sturen) brengt zij het dossier in op het KDV- aanmeldsysteem (dossier per dossier). De gemeente wordt op korte termijn geïnformeerd of er voldoende capaciteit is binnen de KDV om het dossier binnen de door de gemeente vooropgestelde termijn te behandelen.
Als de opdracht is gevalideerd, bezorgt de KDV de gemeente binnen die termijn het deskundig advies.
De aanvragen worden behandeld volgens het FIFO-principe (first in/first out). Een gemeente kan niet vragen om gedurende enkele maanden één of meerdere
dagen ondersteuning te reserveren. Hiermee wil men alle deelnemende gemeenten-vennoten zo veel als mogelijk bedienen wanneer er zich (niet op voorhand door de gemeente te plannen) capaciteitsproblemen stellen en de beperking van de huidige ondersteuning inzake stedenbouw uitschakelen.
Belangrijke factoren voor een optimale werking
Net omdat (de tijd en omvang van) de acute noden van de gemeenten niet of moeilijk op voorhand te plannen zijn (externe factoren bepalen het uitvallen van de interne capaciteit en zijn daardoor voor het bestuur moeilijk te managen) is het evenmin evident om de behoefte en de daaraan gekoppelde vereiste capaciteit voor de opvang van deze noden in een dienstverleningsmodel te managen.
Hoe meer gemeenten-vennoten meestappen in deze dienstverlening, hoe beter het systeem beheersbaar is. In een eerste fase stappen 9 steden en gemeenten in.
Dit werkt volgens het ‘verzekeringsprincipe’ van de onvoorspelbare risico’s. Door een spreiding van de risico’s (capaciteitsprobleem door onvoorziene uitval van eigen diensten) over een groter aantal deelnemers kan een gemiddelde capaciteitsbehoefte berekend en afgestemd worden om de noden zo optimaal mogelijk op te vangen.
Dit heeft ook een positief effect op de grootte van de vaste component van de te verdelen KDV-kosten (zie hierna).
Alle gemeenten-vennoten worden uitgenodigd om aan te sluiten bij de KDV. Door deze aansluiting kan de gemeente, wanneer zich een (onvoorzien) capaciteitsprobleem voordoet binnen haar eigen diensten, haar dossiers laten behandelen door de KDV-deskundigen. De gemeente bepaalt zelf of, en hoeveel dossiers, zij voor behandeling aanmeldt. De aangemelde dossiers worden behandeld volgens FIFO–principe.
Omwille van kosten- en tijdsefficiëntie, wordt voorgesteld om de ondersteuning hoofdzakelijk vanuit de WVI-kantoren te laten uitvoeren. Uiteraard komen de
omgevingsambtenaren desgewenst naar de gemeente voor overleg en afstemming indien dit voor de goede uitvoering nodig is.
Verdeling van de kosten van de KDV-dienstverlening
De kosten van de KDV worden onder de leden van de KDV verdeeld op basis van de volgende afspraken: de totale kost van de KDV (die gedeeld moet worden onder de deelnemende gemeenten) wordt uitgesplitst in 2 componenten: een vaste component en een variabele component.
1. Vaste component
Elke deelnemende gemeente betaalt jaarlijks een vaste bijdrage van € 500, ongeacht de grootte en ongeacht of er effectief afname van diensten zal zijn. De som van alle
jaarlijkse vaste bijdragen van de deelnemende gemeenten vormt “de vaste component”.
2. Variabele component
De variabele component wordt bepaald door het saldo van de jaarlijks te verdelen KDV kosten, dit is de totale jaarlijkse kost min de vaste component. De variabele component wordt verrekend onder de deelnemende leden à rato van de afgenomen diensten in het afgelopen jaar door elke gemeente-deelnemer. De door de KDV gepresteerde diensten worden geregistreerd in een urenregistratiesysteem en bijgehouden per behandeld dossier/ per gemeente. Op het einde van het jaar worden de variabele kosten per deelnemer verrekend aan de hand van een globale ‘kostenstaat’, waarin alle verleende diensten van de KDV, per gemeente en per dossier transparant worden gerapporteerd.
De variabele component staat dus in relatie tot wat de gemeente effectief afneemt. Hoe meer gemeenten dus instappen, hoe groter de vaste component, hoe kleiner de
variabele component van de totale kost en bijgevolg hoe kleiner de ‘uurkost’.
(momenteel gaat de WVI uit van een € 50 / uur). De vaste component is
met andere woorden een soort van solidariteitsbijdrage, zodat de kost bij afname van prestaties zo gering mogelijk is.
Wat bij een onvoldoende afname?
Het eerste jaar zal het uitkijken zijn of de voorziene capaciteit (1 VTE) volstaat om de vraag te beantwoorden, dan wel of er overcapaciteit is.
Om deze onzekerheid bij de opstart af te dekken is WVI bereid om het eerste jaar de gebeurlijke overcapaciteit binnen de variabele component op zich te nemen en deze uren zelf op te nemen voor taken binnen WVI.
Na het eerste jaar, met 2 evaluaties en desgevallend bijsturingen, die de gemeenten binnen de KDV zelf beslissen, worden alle kosten doorgerekend. Bij overcapaciteit zal bijgevolg de uurkost stijgen. Men gaat er echter van uit dat met een goede monitoring en dito beslissing binnen de stuurgroep van de KDV men dit zo veel als mogelijk zou moeten kunnen vermijden.
Halfjaarlijks gaat men dit evalueren binnen de stuurgroep van de KDV IGOA, waar alle deelnemers een stem in hebben. Afhankelijk van de monitoring van het aantal dossiers die men heeft opgenomen in de voorbije periode en desgevallend het aantal dossiers dat men niet heeft kunnen opnemen, zal het aantal VTE worden aangepast, zodat het aanbod zo goed als mogelijk aansluit bij de vraag die men als gemeente heeft.
Hoe instappen en timing?
Voor de gemeenten die wensen in te stappen in de KDV IGOA werd tegen uiterlijk dinsdag 30 juni 2020 een principieel engagement verwacht. Dit gebeurde via de
principiële goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen in zitting van 25 mei 2020.
Daarna werd de samenwerkingsovereenkomst op basis van deze input gefinaliseerd en wordt de finale KDV-overeenkomst voorgelegd aan de deelnemers ter ondertekening. Na ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst door de deelnemers kan de KDV IGOA van start gaan vanaf 1 september 2020.
Financiële en beleidsinformatie
Geen visum noodzakelijk Motivering
geen visum noodzakelijk Financiële informatie
Kosten ten laste van het budget van de Stad:
vaste bijdrage € 500,00
variabele bijdrage € 50,00 / gepresteerd uur.
De dienst Omgevingsvergunningen raamt 80u/jaar zijnde € 4.000,00.
Jaarlijkse kostprijs (nieuw budget): € 4.500,00.
Besluit
Goedgekeurd door de gemeenteraad met algemene stemmen Artikel 1
Er wordt goedkeuring verleend om toe te treden tot de kostendelende vereniging voor intergemeentelijke omgevingsambtenaren. De samenwerkingsovereenkomst wordt goedgekeurd zoals in bijlage gevoegd.
KOSTENDELENDE VERENIGING INTERGEMEENTELIJKE OMGEVINGSAMBTENAREN
JULI 2020
I N H O U D
S AMENW ERKINGSOVEREENKO MST KDV IGO A- W V I (KOSTENDELENDE
V E R E NI G I NG I NT E R -G E M E E NT EL I J KE O MG EV I NG S AM B T E N AAR – W V I ) 3 1 Z e l f s t a n d i g e g r o e p e r i n g v a n p e r s o n e n z o n d e r r e c h t s p e r s o o n l i j k h e i d . . . 3 2 L e d e n va n d e K D V I G O A- W V I . . . 3 3 O m s c h r i j vi n g va n d e a c t i vi t e i t e n v a n d e l e d e n . . . 3 4 O m s c h r i j vi n g va n d e a c t i vi t e i t e n v a n d e K D V I G O A - W V I . . . 3 5 O m s c h r i j vi n g va n d e w e r k i n g va n d e K D V I G O A- W V I . . . 4
6 V e r g o e d i n g v o o r d e d i e n s t e n ve r s t r e k t d o o r d e K D V I G O A- W V I a a n d e l e d e n . . . 4
7 V o o r o p g e s t e l d e d i e n s t ve r l e n i n g . . . 6 8 V e r d e l i n g va n d e g e z a m e n l i j k e u i t g a v e n o n d e r d e l e d e n . . . 6
9 A a n s t u r i n g . . . 7
10 D u u r t i j d va n d e o ve r e e n k o m s t . . . 7 11 U i t t r e d i n g v a nw e g e 1 o f m e e r d e r e l e d e n . . . 7 12 T o e t r e d i n g v a n n i e uw e l e d e n . . . 8 13 S t o p z e t t i n g s p r o c e d u r e . . . 8 14 T o e p a s s i n g s m o d a l i t e i t e n va n d e b t w - v r i j s t e l l i n g v a n a r t i k e l 4 4 , § 2 b i s . . . 8 15 A f s p r a k e n m e t b e t r e k k i n g t o t w i j z i g e n d e w e t g e vi n g . . . 9 O V E RE E N KO M ST T USS E N W VI, KD V E N G E ME E N S C H AP P E L I J K P ER S O N EE L 1 5
SAMENW ERKIN GS OVE REE NKOMST
KDV I GOA-WVI (KOSTENDELENDE VERENIGING