De evaluatie van de projectinrichting i s g rotendeels gebaseerd o p gespre k k e n met de voo rzitter e n drie leden v a n h et Topberaad en de projectleider. Daar
naast is gebruik gemaakt van schriftelij ke stukken die betre kking hebben o p d e projectinrichting e n vergaderstukken v a n h e t Topberaad.
I n d i t onde rdeel van de eva l uatie wordt gebruik g emaakt van het modulair basismodel uit de organisatietheorie van Kastele i n . De toevoegi n g modulair a a n het basismodel refereert aan h et uitgangspunt van de aute u r dat alle g rotere organisaties of interorga nisationele netwerken zijn samen gestel d uit i n principe complete en overeenkomstige organisatori sche modules van een beperkte omvang ( Kaste lein, J., Modulair organise ren . Tussen autonomie en c entrale beheersi n g . G ro ningen , 1 99 0 ) . Het is als evalu atiemodel ontwikkeld e n system atisch toegepast op ruim 60 p rojectorga nisaties.
Betreffende het basismodel heeft d e auteur vier soorten hypothesen
geformuleerd over de effectiviteit van p rojecto rgan isaties . In feite betreft het d e succes- en faa lfactoren voor projectorga n isaties .
I n het model zijn de factoren g eg roepeerd naar:
• minimum vo o rwaarden waaraan p rojecten (o n geacht projecto pdracht of p rojectcondities) moeten volrJoen o m effectief te zij n ;
• risico factoren die de effectiviteit n egatief k u n nen beïnvloeden;
• middelen met behulp waa rvan de risic o ' s kunnen worden gecom penseerd ;
• co ngruentievo o rwaarden d i e zorgen voor evenwicht tussen projectorga n i s a t i e aan de ene k a n t , en d e p rojectopgave e n projectomstandig heden a a n d e andere .
6 . 1 Minimumvoorwaarden
Pagina 52
Projecten moeten volgens Kastelei n , ongeacht d e projectopdracht of projec
to m sta ndigheden mi nimaal voldoen aan de volgende voorwaarden om effec
tief te k u n ne n zij n :
• toegang voor de p rojectorganisatie tot h et gea utoriseerde machtscentrum (-centra ) i n de staande organisati e ( s ) ;
• besc h i k baarheid van een gegarandee rd minimum aan a rbeidscapaciteit e n middelen ;
• h et besch i kken over elementaire samenwerkingsvaardigheden;
• een ongeblo kkeerd g roepsproces;
• een zekere urgentietoeken n i n g aan het project door betrokken machtscen
tra , deelnemende specialisten e n h et betro kken vel d .
D o o r d e sa menstelling van h et To pberaad beschi kte de p rojectorganisatie over toegang tot de relevante machtsce ntra bij de betro kken departem enten , het Parket Generaal en de Raad voor de K i n d e rbeschermi n g .
I n mind ere mate geldt d i t voor de politie o mdat de politiefu nctio n a ris die deel uitmaa kte van het Topberaad, geen lid was van de raad van Hoofdcom mi ssa
rissen . Daarbij komt dat voor d e politie i n feite geen sprake i s van een duide
lijk m achtscentrum met hiërarchische bevoegdhede n . Dit geldt evenzeer voor d e H a lt-organisati e .
Aangezien h et projectbureau rechtstreeks onder d e voorzitter van h et Topbe
raad va lt, h eeft het projectbureau over het alge meen slagvaardig kunnen operere n .
Voorts besch i kte het projectbureau over e e n gegarandeerd m i n i m u m aan arbeidsca paciteit en middelen .
Evaluatie project verkorting doorlooptijden jeugdstrafrechtketen DSP - groep
Overigens zijn voor h et veld (de a rrondissementen) geen extra middelen be
schikbaar. Daar bestaat i n het veld over het algemeen begrip voor, maar het wordt soms als belemmering voor het boeken van resultaten gezien. Met name het gebre k aan zitti ngscapaciteit bij de ZM wordt gezien als een knel
punt waar extra middelen uitkomst zouden bieden .
De samenwerking srelaties van h et proj ectbureau zijn zowel i ntern als extern over h et algemeen van goede kwaliteit e n er is dan ook s p ra ke van een on
geblokkeerd groepsproces.
Aan d e voorwaarde van u rgentie toekenning wordt zonder meer voldaan . Dit komt n iet alleen tot uitdrukking in de i nterviews d i e met leden van Topbe
raad , projectbureau en in h et veld zijn g evoerd , maar ook in de doelstel ling die door d e staatssecretaris in de brief van 23 april 200 1 i s vastgeleg d . Bij h et bepalen v a n de doe lstelling i s er v o o r g ekozen de lat h o o g te leggen, met a l s belang rij kste ac hterliggend argum ent dat daarmee d e u rg entie van de problematiek zo d uidelij k mogelij k werd neergezet . In het Topberaad was men het e r mee eens dat voor een a m bitieuze doelstel l i n g is gekoze n . Volgens een van d e respo ndenten is " een politieke zweepslag " een bela ngrijke voorwaar
de om d e keten partners prioriteit te laten toeken nen aan h et verkorten van doorlooptijd e n . Alle g eïnterviewden waren en zijn nog steeds van mening dat de Kalsbeeknorm i n p ri n c i pe haalbaar m oet zij n .
Samenvatten d k a n worden vastgesteld dat a a n d e minimale voorwaarden van de effectiviteit over h et alg emeen voldaan is. Een zwak punt is de toe
gang tot h et m a c htscentrum bij de politie; overigens heeft dit meer te maken met d e i n richting van d e Nederlandse politie d a n met d e projectinrichti n g .
6 . 2 Risicofactoren
In algemene zin stelt Kastelein dat de effectiviteit van projecten wordt be
d reigd door de volgende risicofactore n :
• e e n lange doorlooptij d ;
• g rote omvang van h et veld waarvoor h et p roject conseq uenties kan heb
ben;
• een omvangrijke projectorga n isatie;
• g rote samengesteld heid : een g rote i nterne d ifferentiatie (verwevenheid van veel elementen binnen h et project) en een grote externe differentiatie (verwevenheid van veel elementen bin nen h et veld ) ;
• meervou d i g h eid van het project (de mate waari n het project wordt ge
kenme rkt door meerdere facetten a l s tec hnisc h , administrati ef, sociaa l ) ;
• hardheid van h et project (de m ate waarin h et te rea li seren product con
c reet, stoffelijk e n tastbaar is, of moeilijk g rijpbaar e n aan wijsbaa r) .
De doorlooptijd van h et ' project doorlooptijden ' is ongeveer twee jaar en daarmee, i n vergelij ki n g tot andere projecten, beperkt. Dit is ook een uitvloei
sel van de hoge u rgentie die aan het project is toegeken d : er moet snel resul
taat worden geboekt. Overigens is door versc h i l l ende respondenten aa ngete
kend dat het p roject te vroeg is beëindigd en tot eind 2003 had m oeten doorlo pen .
Pagina 53 Evaluatie project verkorting doorlooptijden jeugdstrafrechtketen DSP - groep
Het veld waar h et project zich o p richt is breed . Een bela ngrij ke risicofactor dus, die sterk h eeft doorg e we rkt i n de werkwijze van het projectbure a u . Ge
let op de omvang van het vel d , is de keuze van een ta melij k uniforme werk
wijze voor d e versc hillende arrondissementen beg rijpe lij k .
De o mvang v a n d e projectorganisatie is beperkt e n hier i s duidelij k g e e n spra
ke van een risicofactor .
De factor samengesteld heid i s , ondanks e e n g rote interne en externe diffe
rentiatie, in dit p roject n iet als risicofactor aan te merke n . H et project is on
derverdeeld i n twee hoofdlij n e n , die ieder weer onderverdeeld zijn i n meerde
re projectonderdelen en d it ana lytische o nd ersc heid heeft i n de projectu itvoering goed gewerkt.
De m ee rvoudigheid is evenals d e samengesteldheid groot, maar h eeft de succesfactoren meer beïnvloed dan de samengesteldheid . Met name h et IT
facet van het p roject h eeft pro blemen opgeleverd . Daa rbij kan worden aange
tekend dat noch i n het projectbureau , noch i n h et Topberaad specifieke des
kundigheid op IT-gebied aanwezig i s .
De activiteiten gericht o p h et u niformeren en verhogen v a n de betrou wbaar
heid van i nformatie hebben weinig resultaat opgeleverd . Voor h et project doorlooptijden was h et te a m bitieus om landeli j ke automatiseringssyste men te willen verbetere n . E r i s onvoldoende rekening gehouden met h et feit dat aan passen va n deze systemen een zelfsta ndig project vereist waa rbij niet alleen reken i n g wordt gehouden m et h et belang meer zicht te krijgen op de doorlooptijden i n de jeugdstrafrechtkete n . H et Topberaad en het projectbu
reau hadden er verstandig aan gedaan de meervoudigheid van het project in dit opzicht i n te perke n .
O p basis van de hoofddoelste l l i n g i s het ' project verkorti n g doorlooptijden ' een h a rd project. De i n stru menten die door het projectbureau zijn ontwikkel d , zijn e r o o k duidelij k op g ericht bij t e d ragen a a n het rea lise ren van de hoofd
doelstelling.
Same nvatten d kan worden g esteld dat het beeld ten aanzien van de risico
factoren duide lijk minçler g un stig is dan ten aanzien van de
m i n i m u mvoo rwaard e n . Belan g rij kste risi cofactoren zij n de omvang van het veld e n de meervoudigheid van het project.
6 . 3 Risicobeheersing
Pagina 54
K astelein vero nderstelt dat naa rmate de risi cofactoren g roter zij n , het ha nte
ren van system e n voor p rojectbeheersing meer vereist i s o m toch een redelij
ke kans op effectiviteit te behoud e n .
Instrumenten voor risicobeheersing zij n planning, budgettering, voortgangs
controle en agendering/notu leri n g . De projectorganisatie h eeft i n d eze een aanpak gevolgd, waarin voortg a ngscontrole i n combinatie met u itgebreide schriftelijke verslaglegging van d e activiteite n , centraal hebben gesta a n . In het Topberaad i s steeds de voortg ang van de verschillende projectonderdelen besproken aan d e hand van notities en voortgangsrapportages van d e
p rojectleider e n medewerkers van h e t projecttea m . Ook extern wordt deze strategie van u itgebreide schriftelijke rapportage van de activiteiten gevolgd : de resultaten van de visitaties worden duidelijk vastgelegd en teruggekoppeld op d e betreffende orga n i satie s . Er heeft vanuit h et proj ectbureau geen
formele controle plaatsgevonden of voo rnemens van keten partners op arro ndissementaal niveau o o k daadwerkelij k zijn uitgevoerd . Va n u it het Evaluatie project verkorting doorlooptijden jeugdstrafrechtketen DSP -groep
mentaal niveau ook daadwerkelijk zij n u itgevoe rd . Vanuit het Pa rket G en eraal heeft richting de parketten wel formele controle plaatsgevonden, en h etzelfde geldt voor d e Raad van de K i n derbescherm i n g . De positi eve resu ltaten binnen deze orga nisaties ten aanzien van het verkorten van de doorlooptijden, dui
den e rop dat deze formele controle een positief effect h eeft.
S a menvattend kan worden geconstateerd dat d e gekozen systematiek van de p rojectbeheersing i ntern goed h eeft gefunctioneerd .
T e n aanzien van d e ketenpa rt ners op a rro ndissementaal niveau kan worden geconstateerd dat d e combinatie van ' zachte ' voortgangscontrole door het p rojectbureau met een formele voortgangsco ntrole door het Pa rket Generaal en het hoofdka ntoor van d e Raad van d e Kinderbescherming, een beter te
g enwicht vormt tegen de risicofactore n , dan alleen de ' zachte' voortgangs
c on tro l e vanuit het projectbureau .
E e n i nteressante, maar helaas een niet te bea ntwoorden vraag is tot welke resultaten alleen formele voortgangscontrole geleid zou hebben .
6 . 4 Congruentie of passendheid
Noot 1 6
Pagina 55
H et modulaire basismodel vertrekt vanuit d e gedachte dat een p rojectorgani
satie congruent of passend moet zijn m et de projectopgave en projectom
standigheden in die zin dat naarmate :
• de afstand tussen h et autoriserend machtscentrum en het veld groter is, d e projecto rganisatie meer voorzieningen moet bevatten o m die afsta nd te overbrug g e n ;
• de afstand tussen de voor het binnen de beschi kbare tijd vervu llen van de opdracht benodigde deskundigheid e n d e beschi kbare deskundigheid i n h e t v e l d g roter is, de projectorganisatie m e e r voorzieningen moet bevatten o m die a fsta nd te overbruggen;
• de i m p l icaties van het project voor het veld groter zij n , de p rojectorganisa
tie meer voorzieni ngen moet bevatten voor het inschakelen van het veld bij h et project.
H et overbruggen van de ' afsta n d ' tussen d e torens i n Den Haag en het veld is een centraal element geweest i n d e aanpak van het p roject: wat men van
uit Den Haag wilde i s via de visitaties op een directe e n persoonlijke wijze in het project gecommuniceerd . Hier ligt zonder twijfel één van d e belangrij kste voordelen van de ge kozen aanpak.
D e besc h i k ba re deskundigheid i n het veld va rieert i n sterke mate. Het pro
jectbureau h eeft mede met het oog hierop g ekozen voor een strategie waarbij h et de bedoe l i n g was om best-practices uit arrondissementen te i n ventarise
ren e n die voor andere arrondissementen ter beschikking te stellen . Deze aanpak is d u s vooral op informatie-overdracht gericht g eweest en niet of n a u welij ks o p h et verg roten van deskundig heid 1 6 .
Door mensen uit het veld in h et p rojecttea m te zetten is er zeker oog ge
w eest voor d e betro kkenheid van h et veld bij h et project. Aangezien d e im
p l icaties van h et project voor h et veld g root zijn ( i . c . verandering van
traditio-Een voorbeeld ter verduidelijking. De visitaties hebben onder meer geleid tot
aanbevelingen/richtlijnen voor samenstelling en functioneren van het APJ; hier is dus sprake geweest van mondelinge en schriftelijke informatie-overdracht. Om APJ ' s goed te laten functio
neren zou het in sommige a rrondissementen ook zinvol geweest kunnen zijn om bepaalde vaar
digheden bij voorzitters van APJ ' s te vergroten.
Evaluatie project verkorting doorlooptijd en jeugdstrafrechtketen DSP -groep
nele werkwijzen en ontwi kkelen van betere samenwerking met a ndere orga
nisaties), zou het wenselijk geweest zijn dat de betrokkenheid van het veld ook op andere m a ni eren gestalte had gekregen; bijvoorbeeld door arrondis
sementen zelf een rol te geven i n i nformatie-u itwisseling e n /of kenn isover
dracht over verkorting va n doorlooptijd e n .
Daarnaast zijn i nformati seringsdeskundigen die bij de keten partners zelf wer
ken opvallende afwezigen binnen de projecten .
Samenvatte n d kan worden vastgesteld dat vooral tegemoet is gekomen aan het overbruggen va n de afsta nd tussen H a agse mac htsce ntra en het veld . De congruentie had aanzienlijk g roter kunnen zijn als in de a a n pak meer rui mte was geweest voor maatwerk, waarbij goed presterende a rrondi ssementen een ro l i n de overdracht van kennis en ervari n g hadden k u n nen spelen en minder goed presterende arrondissementen ook gebruik hadden k unnen ma
ken van a ctiviteiten gericht op deskundigheid sbevorderi n g .
6 . 5 Conclusies
De eerste twee onderzoeksvragen hebben betre kking op de randvoorwaarden waaraan het p roject m oet voldoen o m effectief te kunnen zij n . Uit de ana lyse aan de hand van het modulair basismodel van Kastelein b l ijkt dat aan mini
mum voorwaarden voor effectiviteit g rotendeels is vol d a a n .
E e n kwetsbaar p u n t voor het p roject i s h e t ontbreken van e e n d uidelijk m ac htscentrum voor de politie , waardoor het voor het project m oeilijk i s o m invl oed op de politie u i t te oefenen .
De derde onderzoeksvraag luidt i n hoeverre de projectop d racht, gegeven de probleemanalyse en ra nd voorwaarden verta ald is naar de j u iste lijnen van aanpa k . Terugkij kend kan worden vastgesteld dat de wijze waarop i n het projectplan de arro n d i ssementale en orga nisatorische lijn is uitgewerkt, goed heeft aangesloten bij de probleemana lyse en randvoorwaarden .
Dit geldt i n veel m i n d ere mate voor de uitwerki n g van de l ijn van informatie
voorzi ening. De subdoelstel l i n g , om o p landelij k ni veau tot verbetering te komen van de w ijze waarop gegevens over doo rlooptijden worden geregi
streerd en o p elkaar aansluiten , was te hoog gegrepen. Er had beter gekozen kunnen worden o m het p roces van inzic htelijk maken van doorlooptijden door de ketenpartners op arrondissementaal n i veau te faci l iteren .
Op grond van de anal yse aan de hand van het model van K astelein kan ook de tiende onderzoeksvraag worden beantwoord , die betrekking heeft op de mate waarin de p rojectinrichting passend i s o m het proces dat op arrondis
sementaai niveau m oet leiden tot verkorting van de doorlooptijden in gang te zetten en te faciliteren .
Door te kiezen voor een h a rde doelstelli n g , een relatief korte doorlooptijd en een beperkte omvang van de projecto rgan isatie, waar f u n ctionarissen uit het veld als deelprojectleider deel vanuit maakten , zijn gu nstige voorwaarden voor effectiviteit gec reëerd . Op twee mogelij ke risicofactoren i s bij de pro
jectinrichting m i nder goed geanti cipeerd :
het veld waar het proj ect zich op richt is breed .
de meervoudigheid van het p roject en d a n met name h et I-traject.
De invloed van risic ofactoren kan worden beperkt door de toepassing van controle-mech anismen . De p roj ectorganisatie heeft gekozen voor een aanpak waarin voortg angscontrole in com bi natie met uitgebreide sch rifte l ijke verslag
legging van d e activiteiten centraal stonden . Deze aanpak heeft i ntern
(bin-Pagina 56 Evaluatie project verkorting doorlooptijden jeugdstrafrechtketen DSP - groep
Pagina 57
nen Topberaad en projectbureau) goed gefunction eerd . Ten aanzien van de ketenpartners o p arro ndissementaal ni vea u kan worden geconstateerd dat de combi natie van " zachte" voortga ngscontrole i n combinatie met formele voortga ngscontrole door Parket Generaal en het hoofdkantoor voor de Raad voor de Ki nderbesc herming een beter tegenwicht vormt tegen de risicofacto
ren dan alleen de zachte voortga ngscontrole vanuit het p rojectburea u . Als de geringe centra le sturingsm ogelijk heden ten opzic hte van de andere keten
partners als een fait a compli wordt besc houwd, kan worden geconcl udeerd dat de gekozen risicobesc hermingstrateg i e passend is geweest .
Tenslotte is vastgesteld dat met de gevo lgde projecta anpak - en dan met name door middel van de vis itaties - in belangrijke m ate tegemoet is geko
men aan het overbruggen van de afstand tussen Haagse machtscentra en het vel d .
D e congruentie had g roter kun nen zijn a l s er meer ruimte w a s geweest voor maatwerk voor d e arrondissementen . Dit had gerealiseerd kunnen worden door:
• Naast informatie-overd racht m et name voor minder goed presterende a r
ro ndissementen ook deskundigheidsbevo rderi ng als i n strument i n te zet
ten .
• Waar mogelijk deskundigen uit goed presterende arrond issementen in te zetten in overd racht van i nformatie en deskundigheid sbevordering aan m i nder goed presterende arrondissemente n .
Evaluatie project verkorting doorlooptijden jeugdstrafrechtketen DSP -groep