KERSTPROJECT GERSHWINPLEIN
Najaar 2017 – januari 2018
Overdracht & evaluatie
Inhoud 1. Omschrijving project 2. Tijdlijn 3. Betrokken partijen 4. Kostenoverzicht 5. Evaluatie 6. Overig 1. Omschrijving project
Plaatsing van tien kerstbomen op het Gershwinplein als resultaat van de Doe en Denktanks met bewoners, ondernemers en gemeente over het verlevendigen van het Gershwinplein.
Aangesloten bij dit project: Eefke van Nuenen (voorzitter Doe en Denktanks), Judith van Laarhoven (projectmanager Leef Zuidas), Anneke de Jong (assistent-projectmanager Gershwin), Saskia Rill (projectmanager Internationaal & Ambitieus), Willemijn Oosterhof (assistent-projectmanager Leef Zuidas) en Kelly Pronk (stagiair Leef Zuidas).
2. Tijdlijn
28 september 2017
Eerste bijeenkomst Doe en Denktank Gershwinplein. Aanwezigen: 3 ondernemers, 2 bewoners, 6 gemeente.
Uitkomst: iets doen in de kerstperiode, ‘grootste boom van Amsterdam’, ‘kerstdoolhof’, ‘kerstbomenbos’.
Verslag DDT op SharePoint:
http://za-sharepoint.amsterdam.nl/projecten/15x15/Projectdocumenten/DDTGershwinplein_280917_verslagDEF.pdf
Artikel website Zuidas 16 oktober:
https://zuidas.nl/blog/2017/bewoners-en-ondernemers-in-actie-voor-levendig-george-gerwhinplein/
29 september – 31 oktober 2017
Onderzoek naar kosten kerstbomen, duurzaamheid en haalbaarheid. Kostenindicatie verschillende mogelijkheden:
http://za-sharepoint.amsterdam.nl/projecten/15x15/Projectdocumenten/Kostenindicatie%20Kerstboom%20-%20DDT280917.docx
Samen met ontwerpers Joost de Wit en Klara Mitlenerova intekenen van verschillende hoeveelheden kerstbomen in diverse opstellingen.
Brochure verschillende opties:
http://za-sharepoint.amsterdam.nl/projecten/15x15/Projectdocumenten/171024_Gershwin-kerstbomen_brochure.pdf
Contact met Adopteer een Kerstboom over het maximaal bij hun te reserveren bomen (dat is 100). Een heel kerstbomenbos of –doolhof blijkt niet haalbaar te zijn wat betreft de kosten. Het plan verandert naar 60 kerstbomen plaatsen in de vorm van het wapen van Amsterdam (de drie Andreaskruizen).
34
Afspraak met Jelmer Jeuring, projectleider Levendigheid bij Hello Zuidas. Hello Zuidas kan wellicht aansluiten als concreet wordt wat de uitkomst van de DDT gaat worden.
31 oktober 2017
Follow-up Doe en Denktank Gershwinplein.
Aanwezigen: 3 bewoners, 1 student HKU, 4 gemeente.
Uitkomst: Veel last minute afzeggingen. Het lijkt de bewoners leuk samen de kerst te vieren op een borrel. Geen van hen werpt zich echter op als mogelijke organisator.
De ondernemers konden vanwege het tijdstip niet bij deze bijeenkomst aanwezig zijn, maar Eefke heeft nog aparte afspraken met hen gemaakt.
Verslag DDT op SharePoint:
http://za-sharepoint.amsterdam.nl/projecten/15x15/Projectdocumenten/DDTGershwinpleinfollowup_31102017_verslagDEF.pdf
1 november 2017
Terugkoppeling naar Hello Zuidas over opkomst en uitkomst follow-up bijeenkomst. Samenwerken ligt niet echt meer voor de hand omdat het nu vooral een borrel gefocust op de bewoners wordt.
2 november 2017
Evaluatie Follow-up met Eefke, Anneke, Saskia, Willemijn en Kelly.
Omdat de opkomst bij de DDT tegenviel wordt besloten het project kleiner te maken. Het idee verandert naar het plaatsen van tien kerstbomen en het organiseren van een kleine kerstbuurtborrel bij de bomen. Het credo is: minimale inspanning, maximaal resultaat.
9 november 2017
Kleine brainstorm met Kenneth, Kim en Bram van communicatie over hoe we de kerstbuurtborrel het beste kunnen communiceren.
14 november 2017
Afspraak KZ-BV: via Ton Muller gegevens van een aannemer gekregen die al eerder klussen in Zuidas heeft gedaan. Na telefonische uitleg van wat we willen plannen we een afspraak om dit nog verder toe te lichten en andere relevante zaken te bespreken.
Telefoongesprek Crowne Plaza: via Nathalia, die bij de eerste DDT aanwezig was, hebben we toegezegd gekregen dat Crowne Plaza warme chocolademelk zou willen verzorgen op de kerstbuurtborrel. Zij vragen hoeveel mensen we verwachten, maar daar hebben we niet echt een antwoord op. Het is heel lastig in te schatten.
16 november 2017
Afspraak met Nena van Pretvormer: afspraak om te horen wat zij zouden kunnen doen qua activiteit voor de kinderen en wandeltochtje naar het plein om de locatie te laten zien. Voor het knutselen is eigenlijk wel een binnenlocatie nodig i.v.m. weersomstandigheden. Daarnaast moeten zij voor de optocht ook een ruimte hebben om de kostuums op te bouwen.
Afspraak met Robert Gans van Tailormates: hij wilde in eerste instantie vooral aanhaken omdat het laten maken van kerstballen met zijn logo voor hem goede reclame zou zijn in ‘de grootste boom van Amsterdam.’ Nu het plan veranderd is wil hij echter alsnog wel meedenken over bijvoorbeeld de communicatie.
35
Update kerstproject: Willemijn en Kelly praten Anneke bij over de voortgang van het project. Er zijn veel twijfels over of een borrel wel echt gerealiseerd kan worden in zo’n korte tijd en of er wel mensen op af zullen komen (en hoeveel) als het door de gemeente wordt georganiseerd. Judith komt de week daarop terug van vakantie, we laten de beslissing over wel of niet doorgaan over aan haar. We besluiten wel dat de tien kerstbomen sowieso komen.
Kelly maakt een overzicht van de verschillende scenario’s die er op dit moment zijn met bijbehorende kosten, voordelen en nadelen. Deze scenario’s zijn: alleen bomen, bomen en de kinderactiviteit en bomen, de kinderactiviteit én kerstbuurtborrel.
Afspraak met Xavier Giessen van Bolenius: Xavier wil wel hapjes voor de borrel verzorgen. Vraag is wederom: hoeveel mensen verwachten we?
20 november 2017
Judith bijpraten over kerstproject. Het ontwerp van de tien kerstbomen is ook nog niet uitgewerkt. Tien bomen op een rijtje zien we in ieder geval niet zo zitten. Judith komt met het idee om kerstbomen in bakken in verschillende hoogtes te plaatsen. Kelly gaat hier verder mee aan de slag en bespreekt dit idee met Klara, die nog het idee oppert om bijvoorbeeld bankjes toe te voegen. Uiteindelijk tekent Kelly een schetsje uit van bomen in bakken van verschillende hoogtes rondom een bankje. Kelly neemt contact op met de aannemer om te vragen of een dergelijk ontwerp mogelijk is, hetgeen hij toezegt.
22 november 2017
In de ochtend hakken we (Judith, Anneke, Willemijn en Kelly) de knoop door over het wel of niet door laten gaan van de kerstborrel. We besluiten deze niet door te laten gaan omdat we ons niet comfortabel voelen bij de organiserende rol die wij als gemeente dan op ons moeten nemen. Daarnaast is de hele wijze van communicatie en het trekken van mensen nog een project op zich. Kelly belt ’s middags Pretvormer en Crowne Plaza af en mailt Bolenius en Tailormates.
4 december 2017
Online aanvraag objectvergunning en RVV Verkeersontheffing bij stadsloket. De objectvergunning is voor het plaatsen van het bankje en de bomen gedurende de periode 13 december – 15 januari en de verkeersontheffing is voor het mogen parkeren van de busjes van de aannemer en kerstbomenleverancier op het plein tijdens het laden en lossen. In de vergunning moeten de maten van de objecten en busjes worden doorgegeven.
6 december 2017
Omgevingsmanagement stuurt de VVE’s in het gebied een mail waarin ook staat dat er kerstbomen op het Gershwinplein geplaatst kunnen worden met daarbij een oproep om iets te organiseren om bijvoorbeeld te proosten op het nieuwe jaar. Tekst aangeleverd door Kelly.
7 december 2017
Bericht van het stadsdeel dat de vergunning wordt toegekend. 13 december 2017
Plaatsing van de kerstbomen op het plein. Jeroen van der Linden opent de evenementenput waar het stroompunt in zit. Kelly en Willemijn ontvangen de kerstbomen van Randijk Bamboe en coördineren de opbouw van de kerstbomen.
Stukje op website 19 december:
36 15 januari 2017
Verwijdering kerstbomen, afgestemd met Jordi Beek van het stadsdeel. Dit kon pas zo laat omdat het aannemersbedrijf met vakantie was.
3. Betrokken partijen Adopteer een Kerstboom
Adopteer een Kerstboom (Randijk Bamboe) is een duurzame kerstbomenkwekerij uit Leusden. Ze kweken kerstbomen die in de kerstperiode geadopteerd kunnen worden en na afloop weer terug in de grond geplant worden.
http://www.adopteereenkerstboom.nl/
Factuur:
http://za-sharepoint.amsterdam.nl/projecten/15x15/Projectdocumenten/Factuur%20Kerstbomen%20Gershwinplein_Randijk.pdf
KZ – Aanneming & Groenvoorziening BV
KZ-BV is zowel een aannemers- als groenvoorzieningsbedrijf. In het verleden hebben zij al eerder klussen in Zuidas gedaan.
http://www.kz-bv.nl/
Offerte:
http://za-sharepoint.amsterdam.nl/projecten/15x15/Projectdocumenten/Offerte%20Kerstbomen%20Gershwinplein_KZ-BV-ondertekend.tif
Stadsdeel Zuid
Het Stadsdeel geeft de vergunningen voor het plaatsen van objecten in de openbare ruimte en parkeerontheffingen uit.
Bevestiging vergunning:
http://za-sharepoint.amsterdam.nl/projecten/15x15/Projectdocumenten/Objectvergunning_KerstbomenGershwinplein_071217.pdf
4. Kostenoverzicht
Kerstbomen – Adopteer een Kerstboom 451,71 euro Bakken, verlichting en bank – KZ-BV 2270 euro Objectvergunning + RVV 100 euro
Totaal 2892,71 euro
Kerstbomen: Tien kerstbomen van 175 cm inclusief leveren en ophalen.
Bakken, verlichting en bank: tien bakken van 60x60x60, 60x60x80 en 60x60x100 cm. Bank van 150x60x80. LED-verlichting.
Objectvergunning + RVV: in behandeling name van de aanvraag kost 100 euro, ongeacht eventuele toezegging.
5. Evaluatie project Plus
- Concreet resultaat van de Doe- en Denktanks
- Goed contact met Adopteer een Kerstboom en KZ-BV - Vergunning snel toegekend na aanvraag
- Ruim binnen budget van 5000 euro gebleven (mede doordat borrel niet doorging) - Fijn dat ondernemers hapjes en chocolademelk wilden sponsoren voor de borrel
37 Min
- Jammer dat de betrokkenheid van bewoners om zelf actief mee te organiseren tegenviel en daardoor de organiserende rol vooral bij ons kwam te liggen.
- Vergunningsaanvraag was best lastig. Soms onduidelijke informatie vanuit het stadsdeel bij het checken of we het goed deden en veel gegevens invoeren met maten van objecten etc.
- De bomen stonden niet heel stevig en stonden door de wind al snel scheef - Pas in laat stadium knoop kunnen doorhakken
- Niet iedereen was laaiend enthousiast over het resultaat
- Toch jammer dat we Pretvormer en de ondernemers moesten afzeggen - Verwijdering bomen & bakken kon pas vrij laat plaatsvinden
- Door een fout in de interne communicatie bij Adopteer een Kerstboom werden de bomen eerder verwijderd dan afgesproken
6. Overig
De bakken en het bankje blijven bij KZ-BV in opslag staan en kunnen in de toekomst worden hergebruikt. Het is belangrijk dat men intern hiervan op de hoogte is zodat ze daar niet overbodig blijven staan. Mochten ze niet meer nodig zijn in de toekomst dan graag hier goed contact over hebben met KZ-BV.
Pretvormer is een leuke partij om iets mee te organiseren voor kinderen, mocht dat nog eens nodig zijn.
38