Ervaringen met toezichthouders

Een kwart van de respondenten heeft van de toezichthouder wel eens een opmerking gehad over de derdenrekening. Er zijn op dit vlak grote verschillen tussen beroepsgroepen. Advocaten ontvangen nauwelijks een opmerking over de derdenrekening van hun toezichthouder (7% van de advocaten), notarissen krijgen meer opmerkingen (29% van de nota-rissen) en gerechtsdeurwaarders ontvangen het vaakst een opmerking van hun toezichthouder (40% van de gerechtsdeurwaarders).

Tabel 4.19 Van toezichthouders ontvangen opmerkingen naar beroepsgroep

Opmerking van toezichthouder gehad over: notaris gerechtsdeurwaarder advocaat totaal

n = 249 135 241 625

tenaamstelling 20% 28% 0% 14%

saldo 4% 23% 0% 7%

financiële administratie (advocaat: opmerking accountant) 13% 4% 7% 9% gebruik derdenrekening 0% 1% 1% Totaal een of meer opmerkingen 29% 40% 7% 23%

Bron: Internetenquête derdenrekeningen

Genoemde voor- en nade-len verschilnade-len niet naar grootte van kantoor bij notarissen en gerechts-deurwaarders

In de advocatuur noemen kleine kantoren meer nadelen dan grote kantoren

Kwart beroepsbeoefenaren wel eens opmerking finan-ciële toezichthouder gehad over derdenrekening

De tenaamstelling van de rekening is het vaakst aanleiding geweest voor een opmerking van de toezichthouder. Daarna volgt de inrichting of werkwijze van de financiële administratie. Opmerkingen over het sal-do op de derdenrekeningen hebben 23% van de gerechtsdeurwaarders en 4% van de notarissen gehad.

Verschillen naar kantoorgrootte

Alleen onder gerechtsdeurwaarders is er een samenhang tussen kan-toorgrootte en opmerkingen van de toezichthouder. Kleine deurwaar-derskantoren hebben meer opmerkingen van de toezichthouder gehad dan grote.

Intensieve audits door het BFT

Aan notarissen en gerechtsdeurwaarders is gevraagd wanneer het BFT voor de laatste keer een intensieve audit heeft gehouden op hun kan-toor. Ruim de helft van de respondenten (54%) zegt dat dit een of twee jaar geleden was; bij 30% was dat drie of vier jaar geleden en bij 16% van de respondenten vond dat vijf jaar of langer geleden plaats. Ge-rechtsdeurwaarders zijn vaker en recenter onderwerp van een intensie-ve controle door het BFT dan notarissen. Dit spoort met de intensie-verschillen in de frequentie van de reguliere onderzoeken door het BFT bij notaris-sen en gerechtsdeurwaarders

4.12 Conclusies

Alle kantoren hebben ten minste één derdenrekening. Meestal betreft het één of meer algemene derdenrekeningen. Bijzondere derdenreke-ningen zijn minder in zwang: één op de drie kantoren heeft er minstens één. Het gemiddelde aantal derdenrekeningen per beroepsbeoefenaar is in het notariaat het hoogst en in de advocatuur het laagst. Hetzelfde geldt voor de intensiteit van het gebruik van de derdenrekeningen. De derdenrekeningen van notarissen onderscheiden zich van de andere twee beroepsgroepen in hogere kwartaalsaldi per rekening, en in hogere bedragen per transactie. De derdenrekeningen van gerechts-deurwaarders onderscheiden zich van die van de andere twee beroeps-groepen in een groot aantal transacties per jaar.

Het landelijke totaal van de kwartaalsaldi van derdenrekeningen is ruim acht miljard euro. Van dit bedrag wordt 96% beheerd door het notari-aat, en de overige 4% door de advocatuur en door gerechts-deurwaarders. De helft van de kantoren controleert de toereikendheid van de saldi dagelijks of wekelijks. Notariskantoren controleren de toe-reikendheid van de saldi frequenter dan kantoren van de andere be-roepsgroepen, en hanteren bovendien een grotere diversiteit en omvang van controlemaatregelen dan de overige beroepsgroepen. Gerechts-deurwaarders hanteren de minste controlemaatregelen en vertrouwen het meest op controle via automatisering.

Over verkeerde tenaam-stelling derdenrekening de meeste opmerkingen

Opmerkingen over onre-gelmatigheden correleren niet met kantoorgrootte; behalve bij gerechtsdeur-waarders

Verschillen in gebruik der-denrekeningen tussen de beroepsbeoefenaren: aan-tal, aantal transacties, hoogte transactiebedragen en saldi op de rekeningen

Saldi op alle derdenreke-ningen geraamd op totaal € 8 miljard

Van de respondenten geeft 4% aan dat bij het eigen kantoor saldote-korten voorkomt, terwijl 48% oorzaken van saldotesaldote-korten noemt binnen

de eigen beroepsgroep. Iets meer dan de helft van de

beroepsbeoefena-ren (52%) geeft aan dat saldotekorten binnen de eigen beroepsgroep niet voorkomen of men weet geen oorzaken te noemen. De belangrijk-ste oorzaken van saldotekorten in de gehele beroepsgroep zijn volgens de respondenten: vooruitbetalingen, fraude of mismanagement, en ho-gere kantooruitgaven dan inkomsten.

Het fiatteren van betalingen vanaf de derdenrekening geschiedt bij no-tarissen meestal door één en bij gerechtsdeurwaarders meestal door twee beroepsbeoefenaren. In de advocatuur wordt de verplichting om betalingen te voorzien van twee handtekeningen in 41% van de kanto-ren niet nageleefd naar de geest van de regelgeving.

Van een scherpe scheiding tussen derdenrekeningen en kantoorrekening is in de praktijk nauwelijks sprake. Bij 86% van de kantoren storten klanten geld dat bestemd is voor de kantoorrekening op de derdenreke-ning en bij 28% van de kantoren storten klanten17 geld dat bedoeld is voor derdenrekeningen op de kantoorrekening. Bij notarissen en ge-rechtsdeurwaarders is deze gemengde geldstroom het gevolg van het feit dat men maar één rekening kenbaar maakt aan de klant: ofwel de zakelijke rekening ofwel de derdenrekening. Advocaten maken twee soorten rekeningen kenbaar aan de klant, maar dit leidt tot net zoveel vergissingen als bij de andere twee beroepsgroepen.

Aan de hand van een aantal stellingen is de houding ten opzichte van derdenrekeningen gemeten. Van de beroepsbeoefenaren heeft 65% een positief of een gemengd positief oordeel over de derdenrekeningen, de regelgeving rond derdenrekeningen of het financiële toezicht over de derdenrekeningen. Het oordeel over het toezicht op de naleving van de regelgeving is minder positief: slechts 36% van de respondenten oor-deelt positief over het toezicht. Notarissen en gerechtsdeurwaarders beoordelen de derdenrekening positiever dan advocaten. Het draagvlak voor derdenrekeningen is dus over het algemeen niet zo groot en onder advocaten het geringst.

Wij hebben de respondenten gevraagd om drie voordelen en drie nade-len te noemen over derdenrekeningen. Gerechtsdeurwaarders en nota-rissen wisten meer voordelen dan nadelen op te sommen. Bij advocaten lag dat precies andersom: zij noemden meer nadelen dan voordelen.

17 In het geval van gerechtsdeurwaarders gaat het om debiteuren/schuldenaren.

Negatieve bewaringsposi-ties op derdenrekeningen komen voor

Eis dat tweede handteke-ning nodig is, wordt in de advocatuur onvoldoende nageleefd

Scherpe scheiding tussen rekeningen in de praktijk niet gerealiseerd

Belangrijke minderheid negatief of deels negatief over derdenrekening

Genoemde voordelen stemmen overeen met doelen derdenrekening

De drie meest genoemde voordelen van derdenrekeningen zijn: − de verbeterde duidelijkheid en transparantie,

− een verbeterde borging van de belangen van klanten,

− het versterken van het imago van en het vertrouwen in de beroeps-groep.

De vier meest genoemde nadelen van derdenrekeningen zijn: − de administratieve lasten,

− kosten die niet verhaald kunnen worden op de klant, − complexe en onduidelijke regelgeving en

− een gebrekkig toezicht.

Bij advocaten is de verplichte tweede handtekening een vaak genoemd nadeel door de beroepsbeoefenaren (31%).