Andere controles op toereikendheid saldi

Twee derde deel van de respondenten heeft andere maatregelen ge-noemd om de toereikendheid van de saldi te borgen. Advocaten en no-tarissen noemen vaker een andere maatregel dan gerechtsdeurwaar-ders. De maatregel die het meest is genoemd, verschilt per doelgroep. Notarissen en advocaten verwijzen het vaakst naar de personen of het bedrijfonderdeel dat de controles uitvoert: de administratie voert de controles uit of het bestuur controleert de saldi.

Automatisering ondersteunt controles Kleine advocatenkantoren controleren nauwelijks Controlerende functie administratie en bestuur

Tabel 4.9 Andere controlemaatregelen op de toereikendheid van het saldo van de derdenrekeningen naar beroepsgroep (gecombineerde open en ge-sloten vraag)

notaris gerechtsdeurwaarder advocaat totaal

n = 255 130 256 641

Andere controlemaatregel genoemd: 72% 43% 75% 67%

− de administratie doet dat 69% 5% 36% 43% − men houdt een ruime marge eigen geld aan 49% 8% 4% 23% − doorgeefluik: pas boeken nadat gestort is 2% 2% 15% 7% − het bestuur controleert de saldi 0% 0% 13% 5% − controle is geautomatiseerd 1% 21% 0% 5% − geen controle nodig omdat rekening niet gebruikt

wordt ^{0% 0% 10% 4%}

− controle conform regels toezichthouder 0% 8% 0% 2% − onzekerheid over voldoende saldo 1% 1% 1% 1%

Bron: Internetenquête derdenrekeningen

Een tweede vaak genoemde maatregel is het aanhouden van een ruime marge eigen geld op de derdenrekening. Deze maatregel wordt door de helft van de notarissen genoemd, maar gerechtsdeurwaarders en advo-caten noemen de maatregel nauwelijks. Een respondent licht het hante-ren van een ruime marge eigen geld als volgt toe.

'Wij hanteren een marge van 25% aan daadwerkelijke liquide middelen die op de kwaliteitsrekening moeten staan. Komen wij onder de 25% marge dan wordt de kwaliteitsrekening aangevuld.'

De overige onderscheiden controlemaatregelen worden maar door een klein deel van de respondenten genoemd. Twee beroepsspecifieke maatregelen springen in het oog: de geautomatiseerde controle en de doorgeeffunctie van de derdenrekening.

Het geautomatiseerde systeem wordt het vaakst genoemd door ge-rechtsdeurwaarders. Deze gerechtsdeurwaarders hebben specifieke software in huis voor het controleren van de saldi. Daarmee maken ze controleoverzichten die voldoen aan de eisen die de toezichthouder daaraan heeft gesteld.

De doorgeeffunctie van de derdenrekening is het meest genoemd door advocaten. Het gaat hierbij om het zo snel mogelijk na binnenkomst af-handelen van de gelden voor derden. Uit de toelichting van deze

res-Ruime marge eigen geld notarissen

Automatisering het contro-le-instrument voor gerechtsdeurwaarders

pondenten blijkt dat zij handelen naar de letter en de geest van de re-gelingen. Zij lichten dit met de volgende opmerkingen toe.

'Alle gelden die voor derden op de derdenrekening binnenkomen blijven daar op staan totdat duidelijk is aan wie en hoe het geld uitbetaald moet worden. Er gaat niets anders af, zodat per definitie het saldo altijd toereikend is.'

'De rekening is een 'doorgeefluik', als geld (sporadisch) binnen komt wordt het onverwijld doorgestort naar de cliënt aan wie het toekomt. De gelden betreffen uitsluitend toegekende schadevergoedingen wegens onterecht toegepaste voorlopige hechtenis.'

'Op onze derdenrekening worden alle ontvangen gelden omgaand doorbetaald. Er blijven dus geen gelden op geparkeerd staan. Het is naar mijn mening een verplichting van de advocaat om gelden bestemd voor derden zo spoedig mogelijk over te boeken.'

Verschillen naar kantoorgrootte

Op het vlak van de andere controlemaatregelen zijn er voor notarissen en gerechtsdeurwaarders geen verschillen naar kantoorgrootte. Voor advocaten is er wel een verband tussen kantoorgrootte en de genoemde overige controlemaatregelen. Dit verband is omgekeerd evenredig: hoe kleiner het advocatenkantoor hoe vaker overige controlemaatregelen zijn genoemd.

4.6 Saldotekort

Saldotekort van het eigen kantoor

Komt het wel eens voor dat het saldo op uw derdenrekening(en) lager is dan de openstaande vorderingen? Deze vraag beantwoordt vier procent van de respondenten bevestigend. Gerechtsdeurwaarders beweren het vaakst dat een saldotekort zich wel eens voordoet en notarissen het minst vaak.

Redenen saldotekort van de hele beroepsgroep

Zowel aan respondenten die zeggen dat er bij hun eigen kantoor wel eens een saldotekort is als aan de andere respondenten hebben wij ge-vraagd of men kon aangeven wat binnen hun beroepsgroep de meest voorkomende reden is dat het saldo op de derdenrekening ontoereikend is. Het betrof een open vraag, waarvan de antwoorden achteraf zijn ge-categoriseerd in soortgelijke opmerkingen. In tabel 4.10 zijn de gecate-goriseerde opmerkingen over de meest voorkomende redenen van sal-dotekorten weergegeven.

Kleine advocatenkantoren zetten meer controlemaat-regelen in dan grote kantoren

Volgens 4% van de be-roepsbeoefenaren komen saldotekorten in eigen kan-toor voor

De helft van de respondenten (52%) zegt niet te weten wat de redenen van saldotekorten binnen hun beroepsgroep zouden kunnen zijn of geeft aan dat dit niet voorkomt. Onder de respondenten die zeggen niet te weten wat de redenen van saldotekorten binnen hun beroepsgroep zijn bevinden zich ook enkele respondenten die eerder hebben gemeld dat hun kantoor wel eens een saldotekort heeft gehad. Een ander deel van de respondenten die de redenen voor saldotekorten niet weten geeft aan dat het saldotekort zich in ieder geval niet binnen hun kantoor voordoet.

Tabel 4.10 Meest voorkomende oorzaken van saldotekort op derdenrekeningen naar beroepsgroep (open vraag)

Oorzaken saldotekort

notaris gerechts-deurwaarder

advocaat totaal

n = 128 91 194 413 weet niet, komt niet voor 44% 14% 74% 52% fout of vergissing van klant of administratie 8% 1% 8% 7% bankkosten en bestuurskosten derdenrekening 4% 0% 5% 3% gebruik van de derdenrekening voor privékosten 2% 3% 8% 5% vooruitbetalingen, soms wegens trage werking bank 15% 36% 2% 13% falende controle en toezicht, mismanagement 14% 22% 3% 10% kantooruitgaven zijn hoger dan inkomsten, soms concurrentiedruk 14% 23% 1% 10%

Bron: Internetenquête derdenrekeningen

De drie meest genoemde redenen van saldotekorten op de derdenreke-ning zijn het verrichten van vooruitbetalingen, een gebrekkige of falen-de interne controle en hoge kantooruitgaven in vergelijking met falen-de in-komsten die daar tegenover staan. De regelgeving en het financiële toe-zicht zijn bedoeld om een aantal oorzaken voor saldotekorten in de sec-tor (gebruik derdenrekening voor privékosten, vooruitbetalingen, falen-de controles en toezicht, tekortschietenfalen-de inkomsten) uit te bannen. Van alle beroepsbeoefenaren is 38% van mening dat deze oorzaken voorkomen in de eigen sector.

Vooruitbetalingen van notarissen hebben vaak te maken met een bank-vertraging bij telefonische overboekingen. De klant heeft al wel het be-wijs van betalen in de hand, maar de bank stort het bedrag met vertra-ging op de rekening van de notaris. Vooruitbetalingen van gerechts-deurwaarders zijn vaak gestoeld op te scherpe afspraken met grote cli-enten.

Te hoge kantooruitgaven worden door 14% van de notarissen en door 23% van de gerechtsdeurwaarders genoemd als oorzaak van het saldo-tekort. De derdenrekening wordt in dergelijke gevallen gebruikt om de kantoorkosten aan te zuiveren (salarissen of hoge belastingaanslagen voorschieten uit de derdenrekening).

Volgens de helft van de be-roepsbeoefenaren komen negatieve bewaringsposi-ties voor binnen de eigen sector

Bijna 40% van de beroeps-beoefenaren is van mening dat oneigenlijk gebruik en onvoldoende controles in de eigen sector negatieve bewaringsposities verklaren

De drie belangrijkste oorzaken voor saldotekorten die de responderende advocaten hebben genoemd zijn: vergissingen of fouten van de admini-stratie of van cliënten, bankkosten die automatisch van de derdenreke-ning worden ingehouden door de bank en het gebruiken van de derden-rekening voor (bevoorschotting van) privékosten.