2. PERSOONLIJK GEDRAG
2.1 G EDRAG ALGEMEEN
Het is onze bedoeling om industrieleider te zijn in ons marktsegment en op alle niveaus uit te blinken in alles wat we doen – inclusief onze standaard van zakendoen. Dit is geen eenvoudige opgave en het is aan ons allen om alert te blijven. Als we de manier waarop we dingen doen baseren op deze gedragsregels (en daarbij de sleutelwoorden verantwoordelijkheid, integriteit en respect onthouden) beschermen we onze reputatie, optimaliseren we ons lange termijn succes en zijn we een bedrijf waar we allemaal trots op kunnen zijn.
Als u op een bepaald moment niet zeker weet of u op de juiste manier met een bepaalde kwestie omgaat, kunt u zich de volgende vragen stellen:
• Zou het bedrijf in verlegenheid worden gebracht als dit in de openbaarheid zou komen?
• Zou ik het kunnen uitleggen aan mijn gezin?
• Wat zouden mijn collega’s hiervan vinden als ze het wisten?
• Zou ik aarzelen om het aan iemand te vertellen – waarom?
• Zou ik mijn leidinggevende of andere collega’s om advies moeten vragen?
2.1.1 Respect voor het individu
De visie van het bedrijf is gebaseerd op het inspireren en ontwikkelen van uitmuntende medewerkers. Dat is alleen mogelijk in een omgeving waarin we allemaal de rechten van de mensen om ons heen
respecteren. Concreet:
• Overeenkomstig wetgeving met betrekking tot discriminatie, is ons beleid erop gericht om
personen in de werkomgeving alleen te beoordelen op basis van uitvoering van het werk, ongeacht ras, geloofsovertuiging, huidskleur, leeftijd, lichamelijke handicap, geslacht, seksuele geaardheid of burgerlijke staat.
• Racistische, seksuele of enige andere vorm van intimidatie wordt binnen het bedrijf niet getolereerd.
• Hoewel het bedrijf zich niet mengt in zaken aangaande persoonlijke overtuiging, distantiëert het bedrijf zich van activiteiten die onze toewijding aan culturele diversiteit en gelijke kansen in gevaar brengt.
2.1.2 Belangenverstrengeling
Als medewerkers moeten we te allen tijde in het belang van het bedrijf handelen en voorkomen dat we in een situatie terechtkomen waarin persoonlijke belangen botsen met de belangen van het bedrijf. (NB: onze persoonlijke belangen kunnen ook betrekking hebben op onze gezinnen of anderen met wie we
soortgelijke relaties hebben).
Belangenverstrengelingen tasten onze persoonlijke integriteit aan. Er zijn vele vormen van belangenverstrengeling maar de onderstaande vormen zijn niet toegestaan:
• Persoonlijk gewin (anders dan salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden) ten koste van het bedrijf.
• Deelname aan of behulpzaam zijn bij activiteiten die met Croda concurreren.
• Werken voor een klant of leverancier van Croda.
• Groot aandeelhouderschap van een klant, leverancier, distributeur of concurrent van Croda. NB:
eigendom van aandelen die op de beurs worden verhandeld is toegestaan, mits het aantal in overeenstemming is met het inkomen, bezittingen en andere investeringen, er geen
managementaanspraak aan kan worden ontleend en het bedrijf in kwestie niet in grote mate wordt beïnvloed door al dan niet toegekende orders van Croda.
• Gebruik van een positie binnen het bedrijf om invloed uit te oefenen op het salaris of de
groeimogelijkheden van gezins-/familieleden of bekenden die bij Croda of klanten/leveranciers van Croda werkzaam zijn. (NB: indien u de leidinggevende van gezins-/familieleden of bekenden bent, dient u advies in te winnen bij uw eigen leidinggevende).
Indien u in een positie terechtkomt die tot belangenverstrengeling leidt of kan leiden, dient u uw leidinggevende daarvan op de hoogte te houden.
2.1.3 Vertrouwelijke informatie
Velen van ons werken met informatie van vertrouwelijke aard, zowel op persoonlijk als technisch of commercieel vlak. Het uitgangspunt voor verantwoordelijke omgang met informatie, ongeacht of deze betrekking heeft op Croda of andere bedrijven en personen is, dat een en ander alleen dient te worden gebruikt voor uitvoering van het werk en onder alle omstandigheden als vertrouwelijk dient te worden beschouwd, tenzij de informatie reeds publiekelijk beschikbaar is. Deze verplichting blijft ook van kracht nadat de medewerker het bedrijf heeft verlaten.
Er dient bijzondere aandacht te worden besteed aan het onopzettelijk openbaar maken van vertrouwelijke informatie als er in openbare gelegenheden (zoals treinen, vliegtuigen, luchthavens enz.) wordt gesproken over werk. Als u het idee heeft dat derden toegang hebben gehad tot vertrouwelijke informatie, dient u direct contact op te nemen met uw leidinggevende.
Croda respecteert tevens de rechten van anderen met betrekking tot vertrouwelijke informatie. Wanneer er op vertrouwelijke basis informatie wordt verstrekt door derden zullen wij die informatie als zodanig
behandelen, echter er dient niet om vertrouwelijke informatie te worden gevraagd tenzij daarvoor goedkeuring is verkregen.
Het gebruik van bedrijfsgegevens voor persoonlijk gewin is verboden. Noch u, noch uw gezinsleden mogen in CRODA-aandelen handelen indien er sprake is van voorkennis van nog niet eerder gepubliceerde, prijsgevoelige informatie. Overtreding van deze bepalingen geeft aanleiding tot strafrechtelijke vervolging.
2.1.4 Auteursrechtelijk beschermde informatie
Het is verboden kopieën te maken en/of te verspreiden van auteursrechtelijk beschermd materiaal.
2.1.5 Relatiegeschenken / omkoping
Alle medewerkers van Croda International Plc dienen zich te houden aan de Bribery Act (de Engelse wetgeving) op het gebied van omgaan met (pogingen tot) omkoping en/of corruptie. Uiteraard dienen alle medewerkers van het bedrijf zich ook te houden aan de geldende Nederlandse wetgeving op dit gebied.
Om de belangrijkste zaken hieromtrent te verduidelijken heeft Croda een aantal richtlijnen opgesteld.
Croda International Plc is van mening dat het geven en ontvangen van geschenken over het algemeen niet nodig is voor het efficiënt uitvoeren van haar activiteiten. Hier zijn echter een beperkt aantal uitzonderingen op en deze worden verduidelijkt in de onderstaande richtlijnen.
Het ontvangen van geschenken
• Iedere medewerker die een geschenk krijgt van een zakenrelatie (bijv. een klant, leverancier, bestaand of mogelijk) moet de details en de aard van het geschenk aan zijn of haar direct leidinggevende bekend maken.
• Als Croda besluit dat het geschenk smeergeld of een andere vorm van omkoping kan zijn, wordt de medewerker gevraagd om het terug te geven aan de schenker vergezeld van een passende begeleidende brief.
• In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld als Croda besluit dat het geschenk gegeven is als een blijk van dankbaarheid van de schenker voor een bijzonder goed bewezen dienst, krijgt de ontvanger toestemming om het geschenk te houden.
• Reclamegeschenken die niet veel waarde hebben, zoals kantoorartikelen, zijn vrijgesteld van dit beleid en hoeven niet gemeld te worden.
• Aangezien dergelijke geschenken maar aan een beperkt aantal medewerkers gestuurd worden, moet men wel in gedachten houden dat het wellicht gepast is dat ze ook verspreid worden onder andere personeelsleden.
• Het aanbieden van vormen van gastvrijheid moet gezien worden als een geschenk en dient ook zo behandeld te worden. Iedere aanbieding van gastvrijheid moet beschouwd worden in de context waarin deze aangeboden wordt en moet in overeenstemming zijn met de omvang. Bijvoorbeeld, een leverancier die je uitnodigt bij de races om Croda te bedanken voor haar klandizie is binnen de context en proportioneel. Maar als de aanbieding wordt gedaan net voordat een contract
toegekend wordt of als de gastvrijheid accommodatie en andere voordelen omvat, moet dit uitgelegd worden als omkoping.
• Alle geschenken en vormen van gastvrijheid moeten worden vastgelegd in het geschenkenregister (Register of Gifts and Hospitality). Dit geschenkenregister is te bereiken via de Croda homepage van intranet → Services → Gift register (Link). Het geschenkenregister wordt wekelijks
gecontroleerd door de Finance Manager, om na te gaan of de ingevulde geschenken of giften binnen de ethische regels van Croda passen.
Het geven van geschenken
• Hoewel het niet het beleid is van Croda om geschenken te geven aan leveranciers, klanten, etc.
erkennen we wel dat dit bij gelegenheid gepast kan zijn, bijvoorbeeld als iemand op vrijwillige basis werkzaamheden verricht of voor een minimaal tarief. Tevens kan besloten worden dat een
geschenk op zijn plaats is als er een bijzonder goede dienst bewezen is.
• Gastvrijheid bij evenementen moet beschouwd worden als een relatiegeschenk en moet ook goedgekeurd worden.
• In een dergelijk geval moeten medewerkers een schriftelijk verzoek indienen bij de Site Director, waarin staat:
- voor wie het geschenk is
- waarom het gegeven moet worden - het soort geschenk
- het geschatte bedrag
• Medewerkers die geschenken sturen die niet zijn goedgekeurd conform deze procedure krijgen de kosten voor het geschenk niet vergoed.
• Alle gegeven geschenken en verleende gastvrijheid moeten geregistreerd worden via Croda’s Geschenkenregister (Link).
Deze richtlijnen omvatten alle geschenken die in naam van Croda gegeven worden, ongeacht of het door Croda gefinancierd is of niet.
2.1.6 Plaatselijke gemeenschap en internationale betrekkingen
Croda heeft zich als doel gesteld om een verantwoordelijk lid van de samenleving te zijn, zowel plaatselijk als internationaal.
Op plaatselijk niveau zullen we altijd kijken wat het effect van onze activiteiten is op de lokale bevolking.
Het personeel wordt aangemoedigd om deel te nemen aan plaatselijke activiteiten hoewel we als bedrijf geen donaties doen aan politieke partijen of kandidaten.
Van tijd tot tijd verbieden of ontmoedigen lokale overheden handelsbetrekkingen met bepaalde landen of politieke regimes. Toepassing van die regels vereist zorgvuldige overweging. Neem in geval van twijfel contact op met de afdeling Juridische Zaken in Engeland (via uw leidinggevende).
2.1.7 Concurrentiewetgeving
Croda steunt het vrije ondernemerschap en een concurrerend marktmechanisme. De meeste landen hebben nu wetgeving op het gebied van concurrentie (ook wel antitrust- of monopoliewetgeving genoemd) ter bevordering van het concurrentieprincipe. Het is het beleid van Croda om alle wetten volledig na te leven, ongeacht de mate waarin deze plaatselijk worden opgelegd. De straf voor het niet naleven kan hoog zijn en strafrechtelijke vervolging tot gevolg hebben. We dienen ons allemaal bekend te maken met de relevante wetgeving in elk land en niet uit het oog te verliezen dat de wetten van sommige landen (bijv. de VS) buiten de landsgrenzen van kracht zijn. Bij twijfel dient u contact op te nemen met een lid van de afdeling Juridische Zaken (via uw leidinggevende).
2.1.8 Handhaving van de regelgeving en bestuur
Croda werkt nauw samen met overheidsorganen en regelgevende instanties en is toegewijd aan een hoge standaard van bestuur.
Hoewel de strategie wordt gecoördineerd op internationaal niveau, heeft elk bedrijf in de Croda groep een eigen Management dat wettelijk verantwoordelijk is voor de activiteiten van dat bedrijf. Alle bedrijven in de groep dienen alle van toepassing zijnde plaatselijke wetten en procedures na te leven. Het niet naleven hiervan kan ernstige gevolgen hebben voor de Groep.
2.1.9 Financiële en operationele integriteit
De geldende regels en procedures dienen te allen tijde worden nageleefd.
Naast officiële goedkeuring dienen alle transacties ook volledig te worden bijgehouden. Dossiers mogen geen valse of misleidende informatie bevatten en er mogen geen geheime of ongeoorloofde rekeningen, fondsen of bedrijfsmiddelen worden opgezet en bijgehouden. Er mag geen enkele bedrijfsbetaling worden aangevraagd, goedgekeurd of verricht met de bedoeling om dit bedrag geheel of gedeeltelijk aan te wenden voor doeleinden anders dan beschreven in de begeleidende documenten.
Alle informatie die aan financiële controleurs (auditors) wordt aangeleverd dient volledig en niet misleidend te zijn.
Croda zal niet meewerken aan frauduleuze activiteiten (bijv. belastingontduiking) van anderen. Als u reden hebt om aan te nemen dat er frauduleuze zaken plaatsvinden (binnen Croda of andere bedrijven waarmee we zaken doen) dient u onmiddellijk contact op te nemen met uw manager.