Doelstellingen

In deze paragraaf wordt de realisatie van de vooraf door FIETS geformuleerde doelstellingen besproken. Een overzicht van deze doelstellingen is opgenomen in figuur 4.2.

Doelstelling I: Focus op levering aan Business-to-Business

In het eerste kwartaal van 2018 wordt het nieuwe B2B-bestelsysteem geïntroduceerd voor klanten van FIETS. De ontwikkeling van dit systeem heeft samen met een externe dienstverlener plaatsgevonden. Bij de selectie van een externe dienstverlener voor de ontwikkeling van het bestelsysteem was FIETS niet beperkt tot het specifieke bestelsysteem (in het geval van AW een Businesss-to-consumer (B2C) bestelsysteem) van de leverancier van het ERP-systeem. Daarnaast heeft de flexibiliteit en eigen kennis van AX ten opzichte van AW ervoor gezorgd dat deze ontwikkeling deels door FIETS zelf heeft plaatsgevonden. Een voorbeeld door de IT- programmamanager aangedragen is dat de ontwikkeling van de interface in AX met het bestelsysteem in AW een veelvoud van de ca. € 15.000 zou kosten, dan die het nu slechts heeft gekost.

Doelstelling II en VII : Aandacht voor webshops en voorraadbeheer overnemen van klanten

Vanaf de start van het ERP project in oktober 2013 is de omzet van afnemers bij FIETS, waarbij het merendeel van de verkopen online plaatsvindt, toegenomen van 6% naar 10% van de omzet. Deze klanten hebben behoefte aan real-time informatie-uitwisseling van de voorraden, beschikbaarheid van voorraden, levertijden, nieuwe artikelen van FIETS. Door implementatie van AX kan FIETS hier beter op inspelen, wat blijkt uit (I) snelle koppeling en ontkoppeling van deze klanten, (II) flexibiliteit in real-time informatiedeling met webshops en (III) ontwikkelsnelheid van klant specifieke wensen. Voorbeelden hiervan zijn:

48

Ø Flexibiliteit in het delen en beschikbaar stellen (bijvoorbeeld bepaald percentage van de voorraden) aan specifieke klanten;

Ø Electronice Data Interchange (EDI) koppeling en uitwisseling van XML- bestanden met klanten;

Ø Ontzorgen van logistieke werkzaamheden voor webshops door deze over te nemen van webshops, de zogenoemde drop shipments;

Ø Overnemen van het voorraadbeheer van klanten.

Doelstelling III, VIII en X: Beheer van complexe producten (fietsen), available to promise (ATP) en lange termijn afspraken met leveranciers

Ook de doelstellingen ‘beheer van complexe producten’, ‘available to promise’ en ‘lange termijn afspraken met leverancier’ scoorden hoog. Doel is om onder andere de Bill of Materials (BOM), voorraden bij de producent en levertijden van onderdelen specifiek voor fietsen integraal vast te leggen in het ERP-systeem. Op basis van deze gegevens tezamen met een forecast van de afname is het mogelijk een goede inschatting te maken van de bestellingen bij de producent. In AW werden veel van deze gegevens buiten het ERP-systeem geregistreerd.

In het implementatieproces is het integraal vastleggen van deze gegevens (BOM, voorraden bij producten en levertijden van onderdelen) meegenomen als een user story. Uit gesprekken blijkt dat een algehele integratie van deze gegevens in AX niet (geheel) te zijn gerealiseerd. Er liggen meer gegevens vast dan in AW, maar de forecasting module binnen AX wordt niet gebruikt. Nu ruim 1,5 jaar later kijkt FIETS naar een aanvullend pakket, buiten AX, dat specifiek is gemaakt voor forecasting. De brongegevens, stamdata, blijven vastliggen in AX met een koppeling naar de forecasting module.

Als mogelijke oorzaak voor het niet geheel realiseren van deze doelstellingen wordt genoemd dat gedurende het implementatieproces organisatorische wijzigingen hebben plaatsgevonden. Binnen het team is gewisseld van product owner en functioneel leidinggevende. Daarnaast wordt aangegeven dat de doelstelling wellicht te ambitieus was en het beter was een goede basis neer te zetten en vervolgens verder te ontwikkelen.

“Ik vind achteraf dat de verantwoordelijkheden te diep in de organisatie zijn gelegd… op deze afdeling is een Lamborghini beschreven, maar vergeten de motor in elkaar te zetten. Dat is aangegeven en toen is van de Lamborghini een Ferrari gemaakt, maar niet de Volkswagen die wij voor ogen hadden.” (geïnterviewde medewerker 1)

En een andere product owner, die dichtbij dit proces stond:

“…je moet echt structuur aanbrengen, prioriteren. je kan het ideale proces beschrijven, maar die ontwikkeling

niet gelijk doorvoeren. Eerst de basis goed neerzetten en zorgen dat het systeem er klaar voor is om deze veranderingen eventueel door te voeren.” (geïnterviewde medewerker 2)

Geconcludeerd kan worden dat de doelstellingen met betrekking tot het beheer van complexe producten (fietsen)’, ‘available to promise’ en ‘lange termijn afspraken met leverancier’ niet geheel zijn gerealiseerd. Ontwikkelingen die een rol hebben gespeeld zijn het te ambitieus doorvoeren van procesontwikkelingen en het ontbreken van structuur of prioritering. Organisatorische wijzigen gedurende het ERP project hebben niet bijgedragen aan het succesvol realiseren van deze doelstellingen.

Doelstelling IV en V: Markt van onderdelen & accessoires en specifieke ondersteuning diverse (sales) kanalen

Uit de externe rapportage bleek dat de volgende wensen ten grondslag lagen aan de doelstelling 'markt van onderdelen & accessoires':

Ø Competitieve prijs/kwaliteit Ø Snelle en goede service Ø SLA-management

De toelichting van de doelstelling ‘specifieke ondersteuning diverse (sales) kanalen’ is dat het ERP-systeem in staat moet zijn interactie met diverse kanalen te ondersteunen.

Beide doelstellingen zijn erg breed geformuleerd en hebben, in het architectuurmodel van Novius, betrekking op zowel de pijler producten als klanten. Ten aanzien van het onderdeel snelle en goede service heeft betere inrichting van de processen door implementatie van AX ertoe geleid dat FIETS is staat is geweest zijn bestelmoment met levering op de volgende dag te verleggen.

SLA-management voor leveranciers van FIETS vindt, evenals in AW, niet plaats in AX. De voorbereidingen zijn bij de inrichting van AX getroffen, onder andere door de registratie van verschillende datumvelden voor ontvangsten van producten om de servicegraad van de leveranciers vast te leggen.

Geconcludeerd kan worden dat de doelstellingen met betrekking tot de ‘markt van onderdelen en accessoires’ en ‘specifieke ondersteuning diverse (sales) kanalen’ niet specifiek genoeg

50 Doelstelling VI: Efficiënt retourproces

Voor het retourproces in AW werd er, naast het ERP-systeem gebruik gemaakt van meerdere systemen. Het verwerken van een retour vergt daarom meerdere handelingen. Als doelstelling heeft FIETS een ‘efficiënt retourproces’ geformuleerd. Uit meerdere interviews, ook door de betrokkenen van de afdeling die deze retouren verwerkt, blijkt deze niet te zijn gerealiseerd.

“De doelstelling efficiënt retourproces is niet gehaald. Voor de spareparts van de fietsen moeten deze naast het ERP nog in de servicedatabase worden geregistreerd, dit is de wens van de leveranciers van de fietsen.” (geïnterviewde medewerker 5)

Na ‘livegang’ bleek deze module niet te functioneren in AX. De eerste maanden zijn daarom de retouren buiten AX geregistreerd. Medio 2018 blijkt het retourproces, ondanks meerdere pogingen, nog niet efficiënt ingeregeld in AX. Er wordt dus nog steeds gebruik gemaakt van meerdere systemen. Dit blijkt ook uit ontevredenheid, in de interviews en enquête, van de afdelingen ten aanzien van het ERP-systeem.

Conclusie doelstellingen

Niet alle doelstellingen zijn gehaald. Daarnaast is het voor een aantal doelstellingen, doordat deze niet SMART geformuleerd zijn, onvoldoende vast te stellen of deze zijn gerealiseerd.

De belangrijkste doelstellingen die gerealiseerd zijn: up-to-date IT-infrastructuur en informatievoorziening naar klanten en leveranciers, flexibiliteit ten aanzien van ontwikkeling in het ERP-systeem en aandacht voor strategische ontwikkeling binnen FIETS, waaronder aandacht voor B2B leveringen.

De doelstellingen met betrekking tot een efficiënt retourproces, lange termijn afspraken met klanten en leveranciers zijn niet gerealiseerd. Oorzaken die hierbij worden genoemd zijn: onvoldoende focus, te ambitieuze doelstelling en verschuivingen binnen de afdelingen en in het projectteam gedurende de implementatie.