Wat direct opvalt

6.1 Intermezzo: in het oog springende bevindingen uit de analyse

Wat direct opviel bij de analyse van de interviews was de enorme verscheidenheid in de wijze waarop overheidsorganisaties invulling hebben gegeven aan de inrichting van hun interne meldsysteem. Onder meldsysteem verstaan wij de wijze waarop binnen de organisatie het intern melden van een vermoeden van een integriteitsschending is georganiseerd. Van het meldsysteem maken regelingen (zoals de interne meldprocedure en richtlijnen voor VPI’s) en de functionarissen die een rol hebben bij het melden (bijvoorbeeld de VPI’s of leidinggevenden), deel uit.

Het is overigens ook nadrukkelijk de bedoeling van de wetgever dat alle overheids- organisaties voor een eigen invulling van hun meldsysteem kunnen kiezen. Voor overheidsorganisaties is het op grond van de wet slechts verplicht om een meldprocedure te hebben, op grond waarvan ambtenaren hun vermoedens van een misstand kunnen melden. Verder hebben de verschillende sectoren afgesproken dat er een VPI moet worden aangesteld. Voor het overige wordt de inrichting van het meldsysteem overgelaten aan de organisatie zelf, die hierdoor één en ander op maat kan maken en kan afstemmen op de eigen behoefte en organisatie. Hierdoor zijn er grotere en kleinere verschillen in de meldsystemen binnen de overheid en verschillen de regelingen, waaronder ook de meldprocedures. Verder is soms gekozen voor een vertrouwenspersoon die alleen integriteit in zijn pakket heeft en soms integriteit en ongewenste omgangsvormen combineert (verder: VPOO+I). Soms is een vertrouwenspersoon extern en soms intern, soms is er zowel een interne (of meerdere interne VP’s) en is er ook een (centrale) externe VP. Soms fungeren VPI’s als meldpunt en soms niet en in een enkel geval, bij grote organisaties, is er daarnaast nog een ander centraal intern meldpunt. En soms is er ook nog een extern meldpunt benoemd, bijvoorbeeld de Onderzoeksraad Integriteit Overheid (voorheen: CIO) voor het Rijk en politie, waarbij ook de provincies zich aan hebben gesloten. Een enkele organisatie heeft een eigen extern meldpunt benoemd.

De belangrijkste conclusie van het onderzoek is het belang van een meldsysteem als onderdeel van een integraal integriteitsbeleid van een overheidsorganisatie.

De precieze invulling kan verschillen, zolang integriteit in het algemeen - en melden in het bijzonder - de aandacht krijgt. ‘Belangrijk is natuurlijk, is er een visie? Hoe wordt het uitgedragen door het management? De rol van die leidinggevende is heel erg belangrijk. Dus het uitgangspunt is, je kunt beter voorkomen dan genezen. Dus je wilt in principe een integere organisatie creëren. Dat wil niet zeggen dat er dan nooit iets gebeurt, maar je wil zoveel mogelijk voorkomen dat er zich incidenten voordoen.

Dat kun je doen door te investeren in een integere organisatie. Dat betekent ook dat je bijtijds handhaaft wanneer dat nodig is.’

Organisaties die het minste aandacht hebben voor vertrouwenspersonen en de meldprocedure – bijvoorbeeld doordat de VPI weinig tijd voor zijn/haar werkzaamheden kan vrijmaken of wanneer er op het totaal aantal werknemers weinig VPI’s beschikbaar zijn – lijken ook daadwerkelijk het minste aantal meldingen te hebben. In die zin is aandacht voor de VPI in de organisatie een graadmeter voor hoe serieus het integriteitsbeleid in de organisatie wordt genomen. Daarbij gaat het er niet om of er veel of weinig op papier is vastgelegd door de organisatie. Papieren regelingen alleen lossen niets op; dat doen uiteindelijk de vertrouwenspersonen zelf.

Hierbij is de organisatiecultuur ten aanzien van integriteit en het meldsysteem van groot belang. Neem als voorbeeld het bedrijf Enron dat de meest uitgebreide integriteitscode van alle beursgenoteerde Amerikaanse bedrijven had. Uiteindelijk is het ten onder gegaan aan malversaties en uiteenlopende integriteitsschendingen.

Organisatie-ethici stellen vaak: ‘a code is nothing, coding is everything.’

Van groot belang voor het functioneren van het interne meldsysteem – waar vertrouwenspersonen deel van uitmaken – is de waarde die de top van de overheidsorganisatie aan integriteit hecht. Een adequaat opgezette structuur met genoeg aangestelde VPI’s heeft weinig zin als er verder in de organisatie geen belang aan integriteit wordt gehecht. In deze omstandigheden kan het hebben van VPI’s binnen de organisatie verkeerde verwachtingen wekken bij medewerkers. Omgekeerd blijkt dat wanneer de organisatie als geheel waarde hecht aan integriteit, de VPI en het gehele meldsysteem beter functioneren. Het meldsysteem moet passen binnen het integrale integriteitsbeleid. Het doel van het integriteitsbeleid moet uiteindelijk zijn een zo integer mogelijke overheid met een zo klein mogelijke hoeveelheid schendingen, niet het hebben van zoveel mogelijk meldingen.

Een goed meldsysteem verhoogt het aantal meldingen. Als de VPI wordt aangesteld louter omdat het een verplichting is en de VPI verder geen instructies krijgt en niet of nauwelijks wordt geëvalueerd, duidt dat op een cultuur waar het thema integriteit niet hoog op de agenda staat. In een dergelijke cultuur wordt minder gemeld en wordt een VPI minder vaak opgezocht om twijfels te bespreken. Het valt te verwachten dat in een dergelijke cultuur meer schendingen ongestoord plaatsvinden.

De VPI’s zijn een onderdeel van het gehele meldsysteem en daarmee van het gehele integriteitsbeleid van de overheidsorganisatie. Mede hierdoor achten VPI’s melden in de lijn – bij de eigen leidinggevende – de meest wenselijke weg. Uit eerdere enquêtes bleek dat ambtenaren dat ook vinden. Los van het meldsysteem en de precieze rol van de VPI, blijft het van belang dat werknemers, en vooral leidinggevenden, getraind en geschoold worden in de omgang met mogelijke integriteitsschendingen. Hiertoe moet helder zijn wat hun rol in het meldsysteem inhoudt; kortweg, wat is hun functie binnen het geheel en hoe verhouden functionarissen zich tot elkaar?

De specifieke invulling van het systeem hangt ook af van vele andere factoren en contingenties. Binnen een ministerie kan bijvoorbeeld op goede gronden voor een andere invulling worden gekozen dan binnen een politieorganisatie. De aard van de werkzaamheden en de organisatiecultuur verschillen dermate dat een eventueel uniform meldsysteem daar geen rekening mee zou kunnen houden.