Deelconclusies hoofdstuk 3: beleving van het interne meldsysteem

In deze afsluitende paragraaf wordt samenvattend weergegeven hoe ambtenaren tegen het functioneren van het huidige interne meldsysteem binnen hun organisatie aankijken en wat er volgens hun eventueel verbeterd kan worden. Als eerste wordt er op de rol van de VPI en de leidinggevende ingegaan en worden deze uitgelicht, gevolgd door de beleving van de vigerende organisatiecultuur in relatie tot het melden van misstanden. Als laatste wordt ingegaan op het oordeel ten aanzien van het interne meldsysteem en waar ambtenaren zelf mogelijkheden zien ter verbetering hiervan.

Ten aanzien van de inbedding, taken en reputatie van de VPI binnen de organisatie komt de volgende beleving naar voren. Ambtenaren die bekend zijn met de aanwezigheid van een VPI in hun organisatie laten zich over het algemeen positief uit over de VPI en zijn in meerderheid van mening dat de VPI in de organisatie als een meldpunt voor (vermoede) misstanden wordt gezien en/of als een klankbord voor advies ten aanzien van (vermoede) misstanden. Ook ziet ruim de helft de VPI als onderdeel van het bredere integriteitsbeleid en zijn zij tevreden over de laagdrempeligheid van de VPI. De zichtbaarheid en bekendheid van de VPI onder medewerkers binnen de organisatie scoort naar verhouding iets minder goed. Voorts is het voor een groot deel van de respondenten onduidelijk wat het verschil is tussen de VPI en andere meldpunten en valt op dat, hoewel ambtenaren weten van het bestaan van een VPI in hun organisatie, dit niet hoeft te betekenen dat zij ook kennis

hebben over wat deze precies doet. Over of de VPI goed handelt ten aanzien van (vermoede) misstanden in de organisatie en of deze voldoende bescherming kan bieden aan melders is redelijk grote onbekendheid.

Ook aan alle ondervraagde ambtenaren is gevraagd wat zij belangrijk (zouden) vinden als het gaat om de rol van de VPI. De overgrote meerderheid antwoordt dat het belangrijk is dat een VPI over juridische kennis beschikt en hierover advies kan geven aan respondent als hij of zij een melding zou doen evenals dat de VPI een luisterend oor biedt en goede begeleiding geeft bij het doen van een melding. Ook dat het makkelijker zou zijn te melden wanneer dit bij de VPI zou kunnen of de mogelijkheid daarbij anoniem te blijven worden belangrijk gevonden. Ruim de helft is van mening dat het makkelijker zou zijn om naar de VPI te stappen om een (vermoede) misstand te melden als de VPI niet een directe collega is en hiervoor zijn duidelijk meer voorstanders te vinden dan voor een VPI die wel een (directe of bekende) collega is, of iemand die zich in de top van de organisatie bevindt. Ten slotte is ruim 62% van de respondenten voor het instellen van (slechts) één intern meldpunt (een centrale functionaris of instantie).

De leidinggevende speelt een belangrijke rol in het interne meldsysteem: bij hem of haar wordt het vaakst gemeld, en in het verlengde hiervan bleek ook dat ambtenaren het meest waarschijnlijk bij de leidinggevende zullen melden wanneer zij te maken krijgen met misstanden of er een vermoeden. Meer dan de helft van de ondervraagde ambtenaren zijn tevreden te noemen over hun direct leidinggevende als het gaat om voorbeeldgedrag te aanzien van integriteit, oog en oor hebben voor mogelijk ongewenst gedrag binnen de werkomgeving en een adequate reactie als zich een (vermoede) misstand in de organisatie heeft voorgedaan. Ook is een groot deel van mening dat hun leidinggevende zorgvuldig omgaat met zowel de melder als de pleger van een misstand. Veel respondenten zijn niet op de hoogte of hun leidinggevende bij een melding van een (vermoede) misstand in de regel een integriteitsfunctionaris of - instantie inschakelt, en het valt op dat 2 op de 10 van mening is dat de direct leidinggevende onvoldoende is toegerust om met een melding van een (vermoede) misstand om te gaan.

Ook een gezonde organisatiecultuur is van groot belang voor het goed functioneren van het interne meldsysteem in de organisatie. Naar voren komt dat het melden van een (vermoede) misstand buiten de groep van collega’s en de leidinggevende om over het algemeen niet aanvaardbaar wordt gevonden. Een groot deel van de ondervraagde ambtenaren vindt niet dat er sprake is van een organisatiecultuur waarin melden wordt aangemoedigd en het melden van misstanden de melder in dank wordt afgenomen.

Het beeld dat verder uit de antwoorden naar voren komt is dat respondenten niet zo goed weten wat er gebeurt buiten de eigen werkomgeving na het doen van een melding, binnen het meldproces zelf, bijvoorbeeld of er bij een melding een integriteitsfunctionaris of -instantie wordt ingeschakeld en hoe het management reageert op een (vermoede) misstand. Dit blijkt ook uit het feit dat het voor meer dan de helft van de ondervraagde ambtenaren niet precies duidelijk is waar iemand in de organisatie een (vermoede) misstand kan melden.

Wanneer gevraagd wordt in het algemeen een beoordeling te geven van de interne meldprocedures in de organisatie blijkt dat bijna 2 op de 10 respondenten hierover positief oordeelt en ruim 2 op de 10 negatief. Het grootste deel van de ondervraagde ambtenaren heeft hierover echter een neutrale mening, weet het niet of heeft geen mening. Een derde van de respondenten ervaart knelpunten of problemen in de interne meldprocedures van zijn of haar organisatie. Het belangrijkste verbeterpunt dat wordt aangedragen is het geven van een grotere bekendheid aan de procedures rondom het melden van misstanden en de betrokken meldinstanties. Daarnaast wordt door een substantiële groep een betere bescherming van de melder genoemd. Breder, maar ook vager, wordt soms aangegeven dat een cultuuromslag nodig is. Ten slotte wordt door een deel van de ondervraagde ambtenaren de wens uitgesproken voor een onafhankelijke, zelfstandige en/of externe meldinstantie.