4. Hoofdstuk IV: Resultaten
4.4 De rol van de controlling business partner
4.4.1 Mate van betrokkenheid
De betrokkenheid in de business blijkt uit het contact te zoeken met de country manager. Dit doet hij door met de country manager te praten en advies te geven over speciale deals. De controlling manager geeft nog steeds aan betrokken te willen zijn bij de business maar door zijn terughoudende houding is het met name afhankelijk van andere personen of dit ook daadwerkelijk gebeurd.
Controlling business partner: “Wanneer er belangrijke deals worden gemaakt, dan wil ik daar altijd van op de hoogte zijn. Dan kan ik namelijk feedback geven en/of extra informatie aanleveren.”
4.4.2 Mate van proactief
De controlling business partner komt afstandelijk over ten opzichte van de business. De business partner probeert betrokken te zijn en proactief te werken maar geeft aan dat dit afhankelijk is van andere afdelingen. Dit blijkt uit het respons waarbij hij de cultuur binnen de organisatie benoemt als “silo-cultuur”, en hiermee impliceert dat iedereen op een eigen eiland zit.
Controlling business partner: “Hoewel, ben ik daar niet helemaal zeker van want er heerst een silo-cultuur binnen de organisatie, dat is in ieder geval mijn opinie. Dit houdt in dat iedereen op z’n eigen eiland zit. Het kan zijn dat andere onderdelen van de organisatie wel nauwer met elkaar samenwerken”
Nadat er verder is doorgevraagd naar de manier waarop de business partner ervoor zorgt om toch in contact te zijn met de business, geeft hij aan dat zijn verantwoordelijkheid ligt op de financiële cijfers en dat hij door middel van hier feedback op te geven kan hij de business voorzien van adviezen. Dit blijkt uit het volgende response:
Controlling business partner: “Ik stel vragen over de business. Deze vragen stel ik aan de country managers van de sales organisaties die onder mijn verantwoordelijkheid vanuit een financiële perspectief. [...]. Daarna geef ik feedback ze feedback op basis van de klanten en de betalingstermijnen. Het contact is vaak telefonisch of via de email”.
33
4.4.3 Mate van assertief
Een opvallend gegeven uit de interviews is de mate van verantwoordelijkheid in de rol van controlling business partner. Dit is zichtbaar in de grote verantwoordelijk voor de financiële cijfers. De invulling voor de rol blijkt met name financieel. Hierbij zorgt de finance manager ervoor dat de accounting op orde is, de rapportages op orde zijn en budgettering goed verloopt. Voor de invulling van de business partner rol geeft de finance manager aan dat zijn verantwoordelijk ligt in het vragen stellen over de financiële accounts. Controlling business partner: “Ik weet heel goed wat mijn verantwoordelijkheden zijn namelijk ik ben verantwoordelijk dat de reporting op tijd is en dat de boekhouding op orde is zodat er geen verassingen op de balans staan. Daarnaast zorgen dat de marge op orde is, en als dit niet zo is moet ik mijn invloed gebruiken om dit aan te passen. Verder voel ik mij verantwoordelijk dat de budgeten en de financiële accounts op tijd zijn voorbereid. Daarnaast adviseer ik de Country manager bij zijn business taken indien dit mogelijk is.”
4.3.3 Expertise
De controlling business partner heeft heel veel financiële kennis. Deze kennis gebruikt voor het creëren van de rol van business partner. Door zijn financiële expertise maakt hij mogelijk dat hij financieel expert wordt binnen de business. Dit stelt hem in staat om als financieel expert betrokken te zijn bij verschillende processen.
Controlling business partner: “De functie is een combinatie van verschillende taken. Maar een ding is zeker namelijk ik ben de bewaker van de EBITDA. Als dingen niet de juiste richting opgaan dan moet er contact op worden genomen met mij. Ik heb namelijk het volledige overzicht van de cijfers. De cijfers zijn gebaseerd op het verleden, hier kan je van leren om eventueel de toekomst te veranderen”. Door deze kennis te delen met de verschillende afdelingen weten de andere afdelingen ook wat ze hebben aan de business partner. Zo kan zijn financiële expertise worden gebruikt bij andere processen binnen de organisatie. Controlling business partner: “Ik denk dat als de als de country manager een bepaalde deal maakt hij wilt dat ik betrokken ben hierbij. Hij zou dan misschien mijn hulp willen tijdens het maken van de deal. Ik heb namelijk kennis over de marge, korting en andere financiële informatie.”
34
4.3.4 Resume
Tot slot staat de controlling business partner met zijn focus op de financiële kant van de cijfers vooral aan de zijlijn van de business. Hij is proactief in het vergaren van informatie maar dit doet hij voornamelijk vanuit een financieel perspectief. Verder verwacht hij betrokken te zijn door de country manager en hoopt hij dat hij op de hoogte wordt gebracht van deals die worden gemaakt, maar is dit afhankelijk van andere of dit daadwerkelijk gebeurd. De terughoudendheid van de business partner zorgt ervoor dat hij objectief naar de cijfers kan kijken en kan ingrijpen wanneer er iets fout gaat, maar dit zorgt er niet voor dat hij nauw betrokken is bij de business. In de rol van business partner dit een van de belangrijkste factoren is om de rol goed te kunnen vervullen.
35