P. Brouwer – ProRail: AKI – Adviseur contractzaken
De heer Brouwer is werkzaam bij de divisie Aanbestedingszaken, Kostenmanagement en
Inkoop. Als voorzitter van INCOSE, heeft hij veel affiniteit met SE.
ProRail als opdrachtgevende organisatie is druk bezig met het verspreiden van het SE
gedachtegoed binnen de organisatie. De meerwaarde van toepassing van SE wordt zeker
gezien, met name voor het gebruik bij complexe projecten. Het draagvlak is echter
afhankelijk van de divisie binnen het bedrijf. Zo geven technici al veel invulling aan SE,
terwijl de capaciteitsmanagers en de beheerders de meerwaarde tot op heden nog weinig
inzien.
De vraag van ProRail aan opdrachtnemers wordt geformuleerd aan de hand van een tweetal
producten geleverd, namelijk: een eisenspecificatie en een statement of work (SOW). De
eisenspecificatie legt het ‘wat’ voor het project vast; het SOW geeft de eisen t.a.v. de wijze
waarop het werk moet worden uitgevoerd, het ‘hoe’ in relatie tot het proces. De mate waarin
eisen aan het proces in het SOW worden gesteld, hangt af van de risico’s die worden
geïdentificeerd. Wanneer er meer risico’s zijn, zullen ook meer eisen t.a.v. van het proces zijn
en omgekeerd. Om voor het proces meer houvast te hebben, is de trend om aan te sluiten bij
de internationale standaarden. Dit moet de interoperabiliteit en eenduidigheid van het
proces vergroten. Niet alleen ProRail is hier mee bezig, maar ook bijvoorbeeld
Rijkswaterstaat.
In de context van verwachtingen, kan er specifiek voor het proces binnen Movares
aanbevelingen worden gedaan. Als opdrachtgevende partij zou Movares meer kunnen
inspelen op de behoeften van de klant. Aangezien kennis de ‘core competence’ is van het
ingenieursbureau, zou je verwachten dat zij pro-actief inspeelt op de wensen van de klant.
Movares kan zich profileren door een inspanning te leveren op het gebied van de vertaalslag
van abstract concept naar het niveau van de ontwerpvoorschriften. Kennis op dit gebied moet
nog ontwikkeld worden.
De mogelijkheden t.a.v. de ontwikkeling van kennis is niet het enige aspect. De toegevoegde
waarde van SE voor het ontwerp in de spoorwereld wordt niet altijd benut. Dit komt door de
beperkingen in regelgeving, waaronder de OVS (Ontwerpvoorschriften Spoor). Hier kan
echter veel creatiever mee om worden gegaan. Variaties binnen de regelgeving kunnen
worden benut om tot een optimaal ontwerp te komen, waarbij dus niet zozeer moet worden
gekeken naar de wijze waarop het in het verleden werd uitgevoerd.
Gezien de ontwikkelingen op het gebied van SE, zou de procesbeschrijving zeker van
toegevoegde waarde kunnen zijn. ProRail geeft Movares de ruimte om zelf het proces binnen
de organisatie in te richten. Belangrijk is wel dat dit aansluit bij het proces dat door ProRail
intern wordt gehanteerd. Alleen dan is er koppeling mogelijk en kan het dienen als
communicatiemiddel. Voortbordurend hierop zou de procesbeschrijving robuuster worden
wanneer het aan zou sluiten bij de internationale standaarden.
Bijlage 4 HAALBAARHEID VERBETERVOORSTEL – EXPERT MEETING
§ 6.3 – Ontwerp Expert Meeting
tabel 23 – Invulling huidige functioneel specificatieproces per topic
Topic Invulling Toelichting
1. Definiëren van functies.
De keuze voor de functies komt impliciet tot stand, veelal op basis van kennis en ervaring van voorgaande projecten. Een onderbouwing voor de keuze van de functionele architectuur ontbreekt dus. Voorbeelden van functies zijn: energielevering, transporteren, accommodatie etc.
2.
Categorieën: (1) functionele eisen (incl. prestatie-eisen), (2) aspect eisen en (3) raakvlakeisen.
De functionele eisen zijn de eisen en wensen van de opdrachtgever die worden gekoppeld aan de functies. Tevens worden de prestatie-eisen in de functionele eisen geïntegreerd. Voorbeeld: vervoeren van personen van A naar B in 30 minuten.
3.
Impliciete keuze voor functionele architectuur waarbij door
variantenmatrix de functievervullers worden afgewogen.
De functionele architectuur is reeds impliciet tot stand gekomen. Mogelijke functievervullers worden aan de functies gekoppeld, waardoor indirect wordt voldaan aan de eisen. Op basis van weging wordt een keuze gemaakt voor de toe te passen functievervullers.
tabel 24 – Invulling verbetervoorstel functioneel specificatieproces per topic
Topic Invulling Toelichting
1. Definiëren van functionele eisen
De wensen en eisen van de opdrachtgevende partij worden, wanneer deze niet functioneel zijn gespecificeerd, omgezet in functionele eisen. Er worden geen functies gedefinieerd. Voorbeeld: vervoeren van personen van A naar B.
2.
Categorieën: (1)
functionele eisen, (2) niet-functionele eisen incl. prestatie-eisen en (3) interface-eisen
Naast de gedefinieerde functionele eisen, worden ook de categorieën ‘niet-functionele eisen’ en ‘interface-eisen onderscheiden’. De prestatie-eisen worden opgenomen in de categorie ‘niet-functionele eisen’, die uiteraard moeten worden gekoppeld aan de functionele eisen. Voorbeeld prestatie-eis: rijtijd van 30 minuten.
3.
Expliciete keuze van functievervullers en functionele architectuur
De keuze van de functionele architectuur komt tot stand door onderscheid te maken in: basis functies, additionele functies, support functies en ongewenste functies.
Neem als voorbeeld een auto. De basis functie is het transporteren van mensen. Airconditioning geeft een comfortabel klimaat, dat daarmee additionele functie is; het levert meerwaarde op voor de opdrachtgever. De radiateur is een support functie omdat deze de temperatuur van de motor reduceert; komt voort uit tekortkoming in technologie. De ongewenste functie is de uitstoot van uitlaatgassen. De keuze van de functionele architectuur komt tot stand op basis van de ontwerpprincipes simpliciteit, onafhankelijkheid en modulariteit. In combinatie met de keuze van de functievervullers, komt expliciet de functionele architectuur tot stand.
tabel 25 – Spelregels casestudy voor onderdelen 3a en 3b
Onderdeel Opdrachtgevende partij Opdrachtnemende partij
3a.
• Voor de specificatie houden aan invulling van
tabel 23
;• Beschouwing van uitsluitend het systeem (het project) zonder externe interfaces;
• Aangeven wat de wensen en eisen zijn voor de bouw van het project; • Anticiperen op specificaties en
ontwerp van opdrachtnemende partij, desgewenst wijzigingen aanbrengen;
• Aangeven welke onderdelen meerwaarde hebben; • Standpunt innemen dat
verantwoording moet worden afgelegd;
• Dient tevens de rol van de stakeholders te vervullen; • Geen gebruik van de
procesbeschrijving.
• Voor de specificaties en ontwerp houden aan invulling van
tabel 23
; • Beschouwing van uitsluitend hetsysteem (het project) zonder externe interfaces;
• Geen gebruik van de procesbeschrijving.
3b.
• Voor de specificatie en ontwerp houden aan invulling van
tabel 24
; • Aangeven wat de wensen en eisenzijn voor de bouw van het project (liefst functioneel);
• Anticiperen op specificaties van opdrachtnemende partij, desgewenst wijzigingen aanbrengen;
• Standpunt innemen dat verantwoording moet worden afgelegd;
• Aangeven welke onderdelen meerwaarde hebben;
• Dient tevens de rol van stakeholders te vervullen;
• Gebruik van de procesbeschrijving
• Voor de specificatie en ontwerp houden aan invulling van
tabel 24
; • Beschouwing van uitsluitend hetsysteem (het project) zonder externe interfaces;
• Streven naar aansluiting bij de wensen van de opdrachtgevende partij, met name door verwerking van de door de opdrachtgevende partij aangegeven meerwaarde; • Gebruik van de procesbeschrijving.
§ 6.4 – Resultaten en analyse expert meeting
figuur 45 – Resultaat poll 2 opdrachtgevende partij