Kijken we naar de door Hofman benoemde contextsoorten,194 dan kunnen we vaststellen dat in de
inleiding vooral de ontstaanscontext ter sprake komt, en dan eigenlijk alleen nog maar in de vorm van organisatorische context. Met de bespreking van oorspronkelijke ordening wordt ook de documentaire context aangestipt, echter zonder daar dieper op in te gaan. Op de andere door Hofman beschreven contextsoorten wordt in de inleiding niet gereflecteerd. Ook niet op het belang van het vaststellen van verschillende contextsoorten in het algemeen en zeker niet op hoe die vast te leggen via een beschrijvingsstandaard. Toch lijkt de standaard zelf met zijn grote hoeveelheid
gegevensvelden ruimte te bieden voor vrijwel alle door Hofman genoemde contextsoorten. Dat komt het beste naar voren in een vergelijking tussen RiC-CM en Hofmans overzicht van contextgegevens (zie bijlage 9).
Hofman verdeelt de ontstaanscontext in zijn overzicht in een institutionele context en een administratief-procedurele context, waarbij de gegevens over de institutionele context gevat wordt onder de kopjes ‘Actor’, ‘Functie’ en ‘Mandaat’. De meeste van die gegevens kunnen met RiC-CM expliciet vastgelegd worden met verschillende E-velden, bedoeld voor het beschrijven van entiteiten, en P-velden, bedoeld voor het beschrijven van eigenschappen (‘Properties’). Daarnaast is er de set van 792 relaties die aangegeven zouden kunnen worden, en die zich vast laten leggen in wat ik een R-veld noem. Het gebruik van zowel de E- als de P-velden levert zelfs regelmatig een verdubbeling van informatie op omdat dezelfde informatie in beide soorten velden kan worden opgenomen.195 Dat
is bijvoorbeeld het geval voor de E- en P-velden voor ‘Function (abstract)’, E8 en P51. Dat roept
192 Progress report for revising and harmonising ICA descriptive standards, p. 4. 193 Pitti, ‘Experts Group on Archival Description: Interim Report’, p. 4.
194 Hofman, ‘Een uitdijend heelal?’, pp. 53-57.
40
vragen op over de verhouding tussen de twee verschillende soorten velden. Daar wordt in de inleiding geen informatie over gegeven.196
Een dergelijke verdubbeling van informatie geldt in feite ook bij het gebruik van de R-velden waarmee relaties aangegeven kunnen worden. In principe is die relatie impliciet gegeven als binnen een aggregatieniveau verschillende E-velden worden gebruikt. Worden voor een archiefstuk bijvoorbeeld de velden E4 (‘Agent’), E7 (‘Function’) en E10 (‘Mandate’) benut, dan is in principe duidelijk dat de beschreven functie en mandaat betrekking hebben op de beschreven actor. Met het gebruik van een R-veld kan deze relatie nog eens expliciet vastgelegd worden. Vooral bij ontsluiting op basis van een databasestructuur waarbij elk veld door een computer geïdentificeerd moet kunnen worden, is dat van belang. Hofman noemt in zijn overzicht ook de relatie tussen mandaat en wet- en regelgeving, hiervoor is binnen RiC-CM geen veld beschikbaar.
Onder ‘administratief-procedurele context’ verstaat Hofman het bedrijfsproces.197 De
Australian Society of Archivists geeft in haar kritiek op RiC-CM aan dat hier binnen RiC-CM geen ruimte voor is. Zij benadrukken het belang hiervan voor het begrijpen van de context van archieven: ‘Contemporary business systems define how records are created, used and kept and the descriptive framework needs to address this form of context.’198 Dit wordt naar mijn idee echter ondervangen
door veld E9, ‘Activity’. Daarin is bedrijfsproces (‘business system’) verwoord als ‘activity’: ‘A set of coordinated actions or transactions performed by an Agent in fulfilment of a Function, or in the pursuit of an Occupation.’199 Ook hiervoor kunnen de door Hofman genoemde gegevens grotendeels
expliciet vastgelegd worden in daarvoor bestemde E-, P- en R-velden. Voor het beschrijven van de geldende procedures en gebruikte systemen lijkt echter geen expliciet veld te bestaan. Dergelijke informatie zou eventueel verwerkt kunnen worden in veld P54 waarin de geschiedenis van het bedrijfsproces wordt beschreven.200 Dit wordt door RiC-CM echter niet voorgeschreven.
De beheerscontext komt iets minder goed naar voren in RiC-CM dan de ontstaanscontext, met uitzondering van de meer ‘klassieke’ contextsoorten zoals documentaire context. Binnen de beheerscontext laat Hofman in zijn overzicht eerst het beheersregime aan bod komen. Daarvoor kan met RiC-CM weinig expliciet worden vastgelegd. Behalve wellicht de verdeling van
verantwoordelijkheden, waarvoor dezelfde velden gebruikt zouden kunnen worden als voor ‘Agent’. De neutrale aanduiding ‘Agent’ geeft de mogelijkheid hieronder ook verwerkers en bewerkers te verstaan en daarmee samenhangende functies en mandaten. Zo wordt onder ‘Agent’ verstaan: ‘A person or group, or an entity created by a person or group, that is responsible for actions taken and their effect.’201 Dit hoeft niet alleen te slaan op archiefvormers, maar kan ook ingaan op
archiefbeheerders. Een dergelijke herhaling of dubbeling van velden wordt in RiC-CM echter niet toegelicht. Voor informatie over uitgevoerde handelingen, onder andere op het gebied van selectie, beschrijving, vernietiging, overdracht, conservering, restauratie, conversie of migratie zijn geen expliciete velden ingericht. Informatie daarover kan eventueel opgenomen worden in P20, P24, P25
196 Zie ook de kritiek in VVBAD en BRAIN/KVAN, Commentaar archiefsector Nederland en Vlaanderen (België)
op RiC-CM: http://kvan.nl/images/BRAIN_KVAN/RiCCM_Nederland_en_Vlaanderen_v170109_def2.pdf (laatst geraadpleegd 17 juli 2018).
197 Hofman, ‘Een uitdijend heelal?’, p. 55.
198 Australian Society of Archivists, Response of the Australian Society of Archivists to the International Council
of Archives EGAD - Expert Group on Archival Description (2017):
https://www.archivists.org.au/documents/item/999 (laatst geraadpleegd 17 juli 2018).
199 EGAD, Records in Contexts, pp. 16-17.
200 Zie de toelichting op dat veld in EGAD, Records in Contexts, p. 35. 201 EGAD, Records in Contexts, p. 14.
41
en P28, waarin de geschiedenis van de stukken of record sets beschreven kan worden.202 Maar ook
dit wordt door RiC-CM niet voorgeschreven.
De documentaire context kan met RiC-CM vrij expliciet vastgelegd worden door
gebruikmaking van de velden P26 en P27, ‘Arrangement’ en ‘Classification’. Voor informatie over termijnen van bewaring, door Hofman ook nog als contextgegeven opgenomen, is binnen RiC-CM geen ruimte. Het is opmerkelijk dat voor informatie over de ordening binnen RiC-CM een specifiek veld is ingericht, aangezien men in de inleiding uitgaat van de dynamiek van archieven die constant in beweging zijn. En waarvoor bovendien de multidimensionale manier van beschrijven is bedacht, waardoor archieven niet enkel hiërarchisch gepresenteerd worden. Informatie over ordening lijkt met RiC-CM niet meer relevant omdat op basis van alle vastgelegde gegevens allerlei verschillende ordening gecreëerd kunnen worden, en steeds weer opnieuw. Het veld gaat overigens niet in op de fysieke ordening van stukken (‘Physical arrangement information is out of scope.’203), iets dat voor
papieren archief nog zin zou kunnen hebben, maar is specifiek bedoeld voor het verschaffen van informatie over de intellectuele ordening. Als voorbeelden worden een alfabetische en
chronologische volgorde gegeven.204 Uiteraard heeft dit veld wel zin wanneer op een bepaald
moment gekozen wordt om uit alle mogelijke ordeningen op basis van de vastgelegde gegevens, er een te kiezen en die te presenteren. Deze mogelijkheid wordt door RiC-CM niet toegelicht.
Ook met betrekking tot administratief beheer kan een deel van de gegevens expliciet vastgelegd worden. Dat ligt voor de meer klassieke gegevens als vindplaats en omvang redelijk voor de hand, daarvoor bestaan de velden P2, P27 en P39. Maar geconstateerde afwijkingen (onder andere vermissingen, toegangsbeveiliging, verloren gaan van archiefbescheiden) hebben geen specifiek aangewezen veld. Afhankelijk van het aggregatieniveau zou dit genoteerd kunnen worden in de velden P20 en P28 waarin de geschiedenis van een stuk of dossier beschreven wordt. De toelichting op P28 geeft aan: ‘Significant Events include but are not limited to […] additions (accruals) or removing or separation of member Records of Record Sets […]’.205 Voor informatie over de
raadpleegfrequentie is binnen RiC-CM geen plaats. De technische context wordt deels expliciet vastgelegd in de velden P8 en P16 (vooral P16), waarin informatie wordt vastgelegd over de
leesbaarheid van en schade aan stukken. Voor informatie over de feitelijke bewaarcondities is binnen RiC-CM geen veld beschikbaar.
De EGAD geeft aan dat RiC-CM ook voor digitaal archief geschikt is en Hofman neemt in zijn overzicht contextgegevens op die specifiek ingaan op digitale archieven. Maar opvallend genoeg zijn voor de gegevens die Hofman geeft voor digitale archieven vrijwel geen velden beschikbaar in RiC- CM. Eventueel kunnen gegevens met betrekking tot naam en versie van gebruikte applicatiesoftware vastgelegd worden in de velden P10, ‘Encoding format’. Maar geheel passend is het niet. Zo wordt met P10 informatie gegeven over het bestandsformaat, maar in lang niet alle gevallen is een bestandsformaat gekoppeld aan een specifieke applicatie. Zo worden de meeste PDF-bestanden misschien aangemaakt met Adode Acrobat Reader, maar er zijn ook andere applicaties die daarmee overweg kunnen. Met het veld P37, 'Technical characteristics’, kan informatie opgenomen worden over zogenoemde ‘Delegate-Agents’.206 Daaronder wordt onder andere software verstaan waarmee
data gegeneerd wordt. Er wordt echter niet toegelicht om welke technische eigenschappen het gaat
202 EGAD, Records in Contexts, pp. 25-28. 203 EGAD, Records in Contexts, p. 27. 204 EGAD, Records in Contexts, p. 27. 205 EGAD, Records in Contexts, p. 28.
42
en welke informatie moet worden opgenomen. Zodoende is het onduidelijk of dit ook het
aangewezen veld is voor informatie over besturingssoftware en gebruikte apparatuur. Het feit dat RiC-CM met betrekking tot digitaal archief niet aansluit op het gegevensoverzicht van Hofman heeft mogelijk te maken met technische ontwikkelingen die zorgen voor een discrepantie tussen wat men, en vooral Hofman, rond 2000 relevant vond en hoe de EGAD daar in 2012 over dacht, toen een begin gemaakt werd met het uitdenken van RiC-CM.
Er moet ook rekening gehouden worden met velden voor contextgegevens die in RiC-CM wel aanwezig zijn, maar die niet voorkomen in het overzicht van Hofman. Er zit immers zo’n achttien jaar tussen de twee. Bovendien is in hoofdstuk 2 is naar voren gekomen dat het denken over context zich steeds verder ontwikkelt, met steeds meer en verder uitdijende contextsoorten. Het blijkt echter dat er geen andere contexten met RiC-CM vastgelegd kunnen worden dan hierboven besproken. Wel zijn er de 792 relaties, waarmee allerlei verbanden aangegeven kunnen worden. In Hofmans overzicht worden dergelijke relaties alleen aangegeven voor ‘Actor’, ‘Functie’, ‘Mandaat’ en ‘Bedrijfsproces’. Het zijn deze relaties die het volgens de EGAD mogelijk maken meerdere perspectieven en contexten weer te geven.207
Daarmee stuiten we tevens op een van de grootste kritieken op RiC-CM: in hoeverre is dit in de praktijk toe te passen? De KVAN heeft de vrees geuit dat de kans groot is dat RiC-CM vanwege de vele onduidelijkheden niet goed opgepikt en toegepast gaat worden. Het model en specifiek de lijst van mogelijke relaties is volgens hen te omvangrijk. RiC-CM zou zich meer moeten concentreren op het concept en de eigenschappen van relaties, de lijst van mogelijke relaties kan eventueel in een bijlage geplaatst worden. Daarop aansluitend stelt de KVAN voor een minimaal beschrijvingsniveau vast te stellen, met daarin enkel de belangrijkste velden.208 Ook Duranti heeft haar twijfels over de
toepasbaarheid van RiC-CM en wijst daarbij tevens op de beperkte tijd en middelen die er bestaan voor het beschrijven van archieven.209 Daarmee geeft ze in feite aan dat het toepassen van RiC-CM te
arbeidsintensief is. Ook de Australian Society of Archivists heeft twijfels over de toepassing van de nieuwe standaard. Zij geven dan ook aan dat de noviteit van RiC-CM vraagt om een duidelijk terugkoppeling naar de bestaande standaarden om zo de haalbaarheid te vergroten. Specifiek voor de weer te geven relaties geven zij aan voorstander te zijn van het gebruik van een bestaande set, in plaats van een geheel nieuwe set te introduceren.210
4.4 Conclusie
De EGAD geeft in de inleiding op RiC-CM aan een standaard te hebben willen ontwikkelen waarin ruim aandacht is voor meerdere contexten. Daarmee lijkt aangesloten te worden bij het denken over context en contextsoorten zoals zich dat binnen het postmoderne paradigma heeft ontwikkeld. De multidimensionale benadering moet het mogelijk maken om op basis van vastgelegde gegevens meerdere ordeningen aan te brengen in plaats van enkel een hiërarchische, en daarmee meerdere contexten weer te geven. Maar ondanks het feit dat de EGAD in de inleiding kritisch is over de klassieke principes van respect des fonds en oorspronkelijke ordening, klinken deze nog duidelijk
207 EGAD, Records in Contexts, p. 10.
208 Commentaar archiefsector Nederland en Vlaanderen (België) op RiC-CM. 209 Duranti, Comments on “Records in Contexts” Issued by InterPARES Trust, p. 6.
210 Response of the Australian Society of Archivists to the International Council of Archives EGAD - Expert Group
43
door in RiC-CM. Zo wordt bijvoorbeeld in de inleiding context voor een groot deel nog gelijk gesteld aan provenance.
Het bovenstaande beeld komt ook naar voren uit de vergelijking van RiC-CM met Hofmans overzicht van contextgegevens. Het zijn vooral de klassieke contextsoorten, zoals ontstaanscontext en documentaire context, die met expliciete gegevensvelden vastgelegd kunnen worden. Toch biedt RiC-CM alsnog meer mogelijkheden voor het expliciet vastleggen van contextgegevens en daarmee voor meer soorten context dan voorgaande standaarden. Dat gaat gepaard met een grote
hoeveelheid gegevens, die nodig zijn om die computermatig te structuren en zo verschillende
ordeningen mogelijk te maken. Het is echter juist ook de grote hoeveelheid gegevens en het expliciet vastleggen daarvan dat de nodige kritiek krijgt. De praktische toepassing van RiC-CM is daarmee in het geding.
Eerder werd Horsman al aangehaald die stelt dat het beschrijven van archieven neerkomt op het selecteren van relevante relaties en ook Thomassen geeft aan dat het een kwestie van kiezen is.211 Er kan gesuggereerd worden dat de EGAD met het vastleggen van de meer klassieke
contextsoorten (bewust of onbewust) een keuze heeft gemaakt. Maar de grote hoeveelheid
gegevensvelden wijst er op dat in plaats van te kiezen juist zoveel mogelijk vastgelegd moet worden. Dat verhoudt zich lastig tot de praktijk van het beschrijven, waar beperkt tijd voor beschikbaar is en duidelijke, toepasbare regels voor nodig zijn. Barbara Reed stelt dan ook dat het goed weergeven van relaties zeer ingewikkeld is, en dat dit met RiC-CM nog steeds niet volledig is opgelost.212
211 Horsman, ‘The last dance of the phoenix’, p. 17 en Thomassen, ‘Archiefontsluiting vanuit de context’, p. 222. 212 B. Reed, New conceptual model for recordkeeping description, Records in Contexts (2016):
http://www.records.com.au/new-conceptual-model-for-recordkeeping-description-records-in-contexts/ (laatst geraadpleegd 20 juli 2018).
44
5. Conclusie
In de tijdspanne van de drie paradigmatische fasen, van de 19e tot en met de 21e eeuw, heeft het concept ‘context’ een enorme ontwikkeling ondergaan: van achterliggend en grotendeels
onbenoemd uitgangspunt tot leidend en centraal principe in het denken over archieven. Toch ontbreekt nog vaak een definitie van het begrip, ook in de meer recente literatuur. In hoofdstuk 2 is naar voren gekomen dat ‘context’ een gelaagd begrip is, en dat de meeste discussie en het meeste onderzoek gericht is op de verschillende soorten context die onder het begrip te scharen zijn. Dat heeft uiteindelijk geleid tot het identificeren van meerdere contextsoorten, met als hoogtepunt de acht contextsoorten van Hofman. Daarnaast is het besef ontstaan dat ‘context’ een uitdijend begrip is en er steeds meer contextsoorten aangeduid zouden kunnen worden. Vooral vanaf de jaren 1980, met op de opkomst van het postmoderne paradigma, heeft het begrip ‘context’ expliciet een plaats gekregen in de discours binnen de archivistiek. Het postmoderne paradigma laat zich onder andere kenmerken door een twijfel aan waarheden en de ruimte voor verschillende interpretaties. Het is de rol van de archivaris die interpretaties mogelijk te maken, bijvoorbeeld door archieven zoveel mogelijk in hun verschillende contexten te presenteren. De aandacht voor context binnen het postmoderne paradigma is zelfs zo groot dat deze terecht ook wel aangeduid wordt als het contextuele paradigma.
Ook in de ontwikkeling van beschrijvingsstandaarden is een toenemende aandacht voor context terug te zien, leidend tot een standaard die vrijwel geheel op context gericht is. In de Handleiding van 1898 wordt het begrip ‘context’ nog niet gebruikt en wordt er ook niet verwezen naar specifieke contextsoorten. De Handleiding sluit dan ook nauwelijks aan op Hofmans overzicht van contextgegevens. Toch komen door het hanteren van het principe van respect des fonds twee door Hofman genoemde contextsoorten naar voren: organisatorische en documentaire context. Het vastleggen van gegevens daarover wordt echter niet expliciet voorgeschreven, behalve het
verwerken van de geschiedenis van de archiefvormer in een begeleidende aantekening (par. 61). Dat heeft te maken met het karakter van de Handleiding, die vooral een set uitgangspunten geeft en nog geen concrete standaard is met gegevensvelden.
In ISAD(G) is meer aandacht voor context terug te zien, zo bevat het een aantal beschrijvingselementen dat zich hier specifiek op richt (3.2.1 t/m 3.2.4). Bovendien wordt het vastleggen van contextuele gegevens explicieter voorgeschreven. Dit is ook terug te zien in de vergelijking met Hofmans overzicht van contextgegevens. Daaruit blijkt echter ook dat de aandacht zich grotendeels nog steeds beperkt tot organisatorische en documentaire context. Opvallend is dat met ISAD(G) vrijwel niets van een functionele en administratief-procedurele context wordt
vastgelegd. Daarmee wordt duidelijk dat ISAD(G) voor een meer extensieve vastlegging van context de later ontwikkelde ICA-standaarden nodig heeft, in het bijzonder ISAAR(CPF). De vergelijking met Hofmans overzicht van contextgegevens laat zien dat met ISAAR(CPF) veel gegevens vastgelegd worden die door ISAD(G) genegeerd worden, specifiek die met betrekking tot functionele, wettelijke en administratief-procedurele context. ISDF en ISDIAH voegen daar niet heel veel meer aan toe.
In RiC-CM is er volop aandacht voor de context van archief, zoals de titel van de standaard al aangeeft. Het begrip wordt door de EGAD in de inleiding dan ook regelmatig genoemd, echter zonder hiervan een definitie te geven. In ieder geval wordt daarin niet aangesloten bij het denken in
verschillende contextsoorten. Integendeel, de EGAD lijkt context zelfs gelijk te stellen aan provenance, waarmee het zich deels weer aansluit bij het principe van respect des fonds. Dat is opvallend, aangezien de EGAD in diezelfde inleiding toch de nodige kritiek op dat principe heeft
45
geuit. In de standaard zelf komt een bredere invulling van het begrip ‘context’ naar voren. Voor vrijwel alle door Hofman genoemde contextsoorten worden de nodige gegevens vastgelegd, zoals ook blijkt uit de vergelijking met Hofmans overzicht van contextgegevens. Met RiC-CM worden niet alleen meer contextgegevens vastgelegd dan met de vier voorgaande ICA-standaarden bij elkaar, maar wordt het vastleggen hiervan ook nog eens explicieter voorgeschreven.
RiC-CM sluit overduidelijk aan bij het postmoderne paradigma, voortkomend uit een steeds groter wordende nadruk op context en het expliciet vastleggen daarvan, gevoed door een steeds verdergaande standaardisering. Met RiC-CM lijkt het contextuele paradigma zijn
beschrijvingstandaard gevonden te hebben. Toch is het opvallend hoeveel van het oude denken, zoals dat van het principe van respect des fonds, hierin is terug te vinden. Het zijn toch de meer traditionele contextsoorten waarvoor de meeste contextgegevens expliciet vast te leggen zijn. Bovendien is nog onduidelijk welke mogelijkheden RiC biedt voor het steeds verder uitdijen van context en specifiek het aantal contextsoorten. Een deel van de oplossing daarvoor ligt mogelijk in de