Consolidatie

9.1 Netwerkniveau

Betrokken actoren Toelichting

Sdu Uitgever van met name overheidsinformatie (Staatsblad,

Staatscourant), belast met het drukken en publiceren van officiële stukken. Tevens als huidige beheerder van het basiswettenbestand (www.wetten.nl) belast met consolidatie. De afdeling die verantwoordelijk is voor de consolidatie van het wettenbestand is de wettenredactie van Sdu. Dit team bestaat uit ongeveer 14 mensen. Eerstverantwoordelijk ministerie ^{Ministerie met de primaire verantwoordelijkheid voor de} _{ontwerpregeling.}

Tabel 9.1 Toelichting betrokken actoren Trigger

Voorafgaand aan de publicatie van een wet, AMvB of ministeriële regeling is de wettenredactie op de hoogte van een op handen zijnde publicatie. Op dat moment start de wettenredactie het proces van consolidatie.

Doel

Doel van de consolidatie is het verschijnen van een geldende tekst van een regeling in het Basiswettenbestand, van een actuele doorlopende (dus niet authentieke) tekst na elke wijziging van de regeling en van bijgewerkte versies van alle regelingen die door deze regeling worden gewijzigd op de openbare website www.wetten.nl.

Consolidatie

De voorbereider van Sdu zet het stuk in het CMS, controleert de bestanden en maakt taken voor de verwerker aan. De verwerker voert de taken uit en neemt bij onduidelijkheden in de bestanden contact op met het ministerie. De controleur van Sdu controleert de verwerking en stuurt de bestanden door naar wetten.nl. Daarin worden de bestanden ’s nachts upgeload, in principe binnen 2 dagen na de publicatie.

9.1.2 Product

Producten Voorgeschreven Toelichting

Gepubliceerde tekst + Dient als inputbestand voor de

consolidatie.

Geconsolideerde tekst + Teksten van wet- en

regelgeving na consolidatie. Aanwijzingen afdeling Elektronische

bekendmaking

Interne instructies en aanwijzing betreffende een specifieke te consolideren tekst van de afdeling Elektronische bekendmaking van Sdu

Aanwijzingen ministerie Specifieke aanwijzingen en

verduidelijking van de contactpersoon voor consolidatie van het eerstverantwoordelijk of betrokken ministerie.

Tabel 9.2 Toelichting Producten 9.1.3 Ondersteuning

Ondersteuning Toelichting

Workflowsysteem wettenredactie Systeem voor het plannen en bijhouden van taken.

Content management systeem (CMS) Het Content management systeem door de wettenredactie gebruikt voor de consolidatie. Handboek wettenredactie Interne handleiding voor de taken in het CMS

van de wettenredactie van Sdu

Tabel 9.3 Toelichting ondersteuning

9.2 Organisatie- en functieniveau

Door interne communicatie en ‘informele’ signalen over nieuwe regelgeving binnen Sdu (onder meer door de afdeling verantwoordelijk voor de elektronische bekendmaking) weet de wettenredactie van te voren welke stukken eraan komen. Op basis van de concept-stukken start de wettenredactie de voorbereiding. Sdu stuurt na publicatie de relevante bestanden door naar de wettenredactie. De wettenredactie controleert handmatig of ze ook echt alle relevante bestanden krijgen.

Opmerking interview

De geïnterviewde van Sdu geeft aan dat het werk kort van te voren wordt verdeeld, dat de werkdruk onvoorspelbaar is en daardoor weinig planning van resources is. Er zijn een aantal periodes per jaar waarop drukte wel verwacht wordt (bijvoorbeeld eind december).

9.2.2 CMS

De voorbereider bij Sdu beziet en controleert nieuwe bestanden (deze bestaan uit de officiële stukken en eventueel informele aanwijzingen van het ministerie en van de afdeling elektronische bekendmaking). Hij voegt ze toe aan het Content Management Systeem (CMS). Het CMS werkt met een workflow systeem, waarbij de medewerkers zien wat er gebeurt en kunnen anticiperen op taken. Vervolgens bereidt hij het stuk voor, door aanwijzingen te geven en markeringen te maken. Tevens maakt hij taken

aan voor de verwerkers, zoals metadatering aanpassen en redactionele opmerkingen plaatsen.

De voorbereider geeft de opdracht door aan de verwerker. De verwerker raadpleegt het interne handboek van de redactie, waarin het werkproces per onderwerp is beschreven. De verwerker gaat aan de slag met de taken die zijn voorbereid in het CMS. Hij voegt in XML de metadata (wettechnische informatie) op de tekst toe, per artikel en per complete regeling. De medewerkers van de wettenredactie maken bij het werken in het CMS gebruik van de ruwe XML code.

Indien de verwerker bij Sdu onduidelijkheden aantreft, neemt hij vaak contact op, met contactpersonen die belast zijn met consolidatie vraagstukken van het betreffende ministerie. Dit contact is over het algemeen per e-mail. Het gebeurt ook telefonisch, maar minder vaak. De Sdu slaat de communicatie op in Excel bestanden.

Vervolgens stuurt de verwerker van Sdu de bestanden naar de controleur van Sdu. Deze controleert of alles gedaan is en controleert de bestanden op fouten. Als er fouten zijn, herstelt de verwerker van Sdu de fouten.

9.2.3 Wetten.nl

Wanneer de verwerking is afgerond en eventuele fouten er uit zijn gehaald, stuurt Sdu de bestanden uit het CMS door naar wetten.nl. Wetten.nl downloadt automatisch ’s nachts de door Sdu upgeloade bestanden.

Functioneel beheer van Sdu (FB) bekijkt de logbestanden van het uploaden naar wetten.nl en controleert of zich geen technische fouten hebben voorgedaan.

9.2.4 Kwaliteitscontrole

Na de consolidatie en verschijning op wetten.nl vindt een periodieke controle plaats. De redactieraad bewaakt de inhoud en de algemene lijn van wetten.nl. Zij vergaderen eens in de maand. Daarnaast vergelijken externe juristen handmatig steekproefsgewijs teksten met de Cd-rom’s van ADW Kluwer (Kluwer consolideert ook wetteksten). Zij geven verschillen aan in een Word document. In een enkel geval doet de wettenredactie aanpassingen op wetten.nl.

O.9.1. De medewerkers van de wettenredactie maken bij het werken in het CMS gebruik van de ruwe XML code. Het is een complex systeem dat gevoelig is voor fouten.