3.2 Theoretische verdieping
3.6.10 Budget en Planning
In dit hoofdstuk wordt het mediabudget en de planning besproken. Het budget en de planning zijn gebaseerd op alle voorgaande hoofdstukken.
Het enige gebouw waar de bus niet langskomt, is het gebouw van modeopleiding AMFI. Dit komt omdat er drie dagen gepromoot wordt bij de Amstelcampus. Studenten van het AMFI kunnen gebruik maken van de bus bij de campus.
Het event dat plaatsvindt op de Amstelcampus wordt gepromoot op alle locaties van de HvA door middel van online en offline communicatie.
De komst van de bus wordt aangekondigd via Facebook, Twitter en promotie op de locaties. De studenten worden geïnformeerd over de activiteiten rond de bus en over waar en wanneer de bus zich zal bevinden.
Studenten zitten op school, zijn aan het stage lopen of volgen een minor. In de maanden mei en juni wanneer de campagne en het event plaatsvindt, zullen er altijd studenten niet aanwezig zijn. Maar omdat het event gehouden wordt op de Amstelcampus waar duizenden studenten een opleiding volgen en het goed bereikbaar is moet dit geen probleem veroorzaken. De campagne en het event vinden namelijk buiten plaats en het is daarom van groot belang dat het niet regent. Daarom is er gekozen om het te laten plaatsvinden in de maanden mei en juni. In deze maanden in Nederland is het nooit zeker of het niet regent maar het risico is een stuk lager dan wanneer het zou plaatsvinden in januari.
Tabel 11 Planning campagne
06 mei 2016 HvA, van 12.00 tot 15.00 promoten met de bus
bij: Benno Premselahuis, Theo Thijssenhuis en Kohnstammhuis.
10 mei 2016 HvA, van 12.00 tot 15.00 promoten met de bus
bij: Benno Premselahuis, Theo Thijssenhuis en Kohnstammhuis.
13 mei 2016 HvA, van 12.00 tot 15.00 promoten met de bus
bij: Benno Premselahuis, Theo Thijssenhuis en Kohnstammhuis.
16 mei 2016 HvA, van 12.00 tot 15.00 promoten met de bus
bij: Leeuwenburg
18 mei 2016 HvA, van 12.00 tot 15.00 promoten met de bus
bij: Dr. Meurerhuis.
20 mei 2016 HvA, van 12.00 tot 15.00 promoten met de bus
bij: Fraijlemaborg.
24 mei 2016 HvA, van 12.00 tot 15.00 promoten met de bus
26 mei 2016 HvA, van 12.00 tot 15.00 promoten met de bus bij: Kroonjuweel.
27 mei 2016 HvA, van 12.00 tot 15.00 promoten met de bus
bij: Kroonstate
30 mei 2016 HvA, van 12.00 tot 15.00 promoten met de bus
bij: Muller-Lulofshuis
01 juni 2016 HvA, van 12.00 tot 15.00 promoten met de bus
bij: Wibauthuis
03 juni 2016 HvA, van 12.00 tot 15.00 promoten met de bus
bij: Nicolaes Tulphuis
14 juni 2016 Amstelcampus, van 13:00 tot 18:00. Event
vindt plaats.
Tabel 12 Planning social media
Datum Medium Activiteit
01 april 2016 Facebook & Instagram Account aanmaken 05 april 2016 Facebookpagina & huidige
Twitteraccount
Introductie van de promotie. Korte introductie van de promotie met een verwijzing naar de huidige Facebookpagina van CREA en vrienden
uitnodigen voor de campagne.
10 april 2016 Instagram Dagelijks foto’s plaatsen van
eigen materiaal om de
doelgroep alvast op de hoogte te stellen wat zij kunnen
verwachten. Belangrijk om gebruik te maken van # voor betere vindbaarheid. 12 april 2016 Facebook & Twitter &
Foto van de bus van CREA uploaden.
17 april 2016 Facebook & Twitter & de webiste
Informatie over op welke locaties de bus zich zal bevinden. 18 april 2016 Flyers en posters Verspreiden op alle HvA locaties
waar de bus zich zal bevinden. 19 april 2016 Facebook & Twitter Planning van de komst van de
26 april 2016 Facebook & Twitter & de website
Herinnering: Planning van de komst van de bus uploaden op social media.
05 mei 2016 Facebook & Twitter & Instagram & de website
Aankondiging: morgen komt online op social media waar de bus die dag komt.
06 mei 2016 Facebook & Twitter & Instagram
Informatie over waar de bus die dag komt.
09 mei 2016 Facebook & Twitter & Instagram
Informatie over waar de bus die dag komt.
13 mei 2016 Facebook & Twitter & Instagram
Informatie over waar de bus die dag komt.
16 mei 2016 Facebook & Twitter & Instagram
Informatie over waar de bus die dag komt.
18 mei 2016 Facebook & Twitter & Instagram
Informatie over waar de bus die dag komt.
20 mei 2016 Facebook & Twitter & Instagram
Informatie over waar de bus die dag komt.
21 mei 2016 Flyers en Posters Introductie van het event dat gaat plaatsvinden. Verspreiden op de HvA locaties.
22 mei 2016 Social media & de website Introductie van het event dat gaat plaatsvinden. Verspreiden op de HvA locaties.
24 mei 2016 Facebook & Twitter & Instagram
Informatie over waar de bus die dag komt.
25 mei 2016 Facebook & Twitter & Instagram
Informatie over waar de bus die dag komt.
27 mei 2016 Facebook & Twitter & Instagram
Informatie over waar de bus die dag komt.
28 mei 2016 Facebook & Twitter & Instagram
Informatie over waar de bus die dag komt.
01 juni 2016 Facebook & Twitter & Instagram
Informatie over waar de bus die dag komt.
03 juni 2016 Facebook & Twitter & Instagram
Informatie over waar de bus die dag komt.
Instagram & website
09 juni 2016 Flyers en Posters Laatste ronde promotie event. 11 juni 2016 Facebook & Twitter &
Instagram & website
Herinnering: Informatie over het event.
13juni 2016 Facebook & Twitter & Instagram & website
Locatie van het event.
14 juni 2016 Dag van het event. Dag van het event.
30 juni 2016 YouTube account aanmaken Plaatsen van de video op het YouTube kanaal
30 juni 2016 Social media Foto’s van de fotograaf plaatsen.
De campagne zal plaatsvinden doordeweeks omdat studenten dan aanwezig zijn op hun school. HvA-studenten hebben een wisselend rooster met tussenuren. Vaak vinden de tussenuren plaats eind de ochtend begin de middag. Daarom zal de campagne elke keer starten om 12 uur. Bij de planning is rekening gehouden met dagen die tussen de
campagnedag inzitten. Zodat het team zich kan voorbereiden op een nieuwe dag met nieuwe spullen, hapjes en drankjes.
Het event vindt plaats op dinsdag i.v.m. met de locatie. Kanen bij ten Kate vindt elke donderdagavond plaats. Woensdag zijn zij bezig met de voorbereidingen. Het is daarom belangrijk dat het event dinsdag plaatsvindt zo kan het event plaatsvinden en kan het daarna worden opgeruimd. Dit is haalbaar omdat het event overdag plaatsvindt.
3.6.11 Budget
Het kost geld om de actie te promoten. In de budgetplanning is te zien wat elke activiteit gaat kosten en wat de actie in zijn totaal gaat kosten.
Tabel 13 Kosten
Activiteit Prijs
Een Volkswagen busje In het bezit van een CREA medewerker
Catering €3.000
Portable Sound (Djstunter, z.j.) €179 25 studenten voor de campagne + 10
studenten voor het event
€1152
Boetseer en schilderspullen €250
Brandstofkosten €200
Flyers 12000 stuks (Q-promotions, 2015) €400
Fotograaf event €112
Bronnen:
Een medewerker van CREA is in het bezit van een Volkswagen busje. Dit busje is al eens gebruikt voor andere evenementen bijvoorbeeld: Amsterdams studentenfestival. Wanneer het niet mogelijk is de bus te lenen zijn de kosten voor het huren van een Volkswagen busje € 350 per week (Bes-tebus, 2015).
Voor de catering is er rekening gehouden met een ruim budget maar zo kunnen er luxe hapjes en drankjes worden geserveerd. Het is wel op=op. Het is namelijk van te voren lastig aan te geven hoeveel studenten op de campagne afkomen.
Voor de promotie bij tijdens de campagne en het event worden studenten ingehuurd. Voor de campagne worden 25 studenten ingehuurd. Voor het event worden 10 studenten ingehuurd. De promotiemedewerkers (studenten) ontvangen ieder €8 per uur (HvA tarief). In totaal zijn zij 144 uur nodig.
De kosten van de studenten fotograven zijn € 8 per uur. Voor het event zullen er twee studenten fotograferen. In totaal zijn zij 14 uur nodig.
De locatie die wordt gebruikt voor het event bevindt zich naast de Amstelcampus. Er is contact opgenomen met Kanen bij ten Kate en de Hogeschool van Amsterdam om informatie te winnen over het huren van deze locatie. Zij konden op dit moment geen informatie verstrekken (Kanen bij ten Kate, 2015).
3.6.12 Conclusie
De nieuwe campagne wordt door social media geïntroduceerd en gecommuniceerd. Doordat de hele campagne via social media te volgen is, is dit ook het instrument wat het meest wordt ingezet.
Een maand van te voren begint de promotie van de campagne. Tijdens de campagne maakt CREA gebruik van social media om de doelgroep te informeren waar en wanneer de bus aanwezig is.
Het organiseren en uitwerken van de campagne en het event neemt veel tijd in beslag. Op dit moment is er één publiciteitsmedewerker. Door gebruik te maken van een studententeam kan de publiciteitsmedewerker zorgen voor de coördinatie van de campagne en het event. Het studententeam bereidt de campagne en het event voor en voert deze uit. Door te werken met een studententeam is het uitvoeren van de campagne en het event zeker haalbaar. Het is zeker aan te raden om al vroeg te beginnen met de voorbereidingen. Dit geeft CREA de ruimte om alles goed voor te bereiden. Bijvoorbeeld het regelen van een catering, het maken van de flyers en posters, het verzamelen van beeldmateriaal. Erg belangrijk is dat, na het registeren van een YouTube account, het de bedoeling is regelmatig content te plaatsen. CREA beschikt over een ruim aanbod aan activiteiten, er is dus genoeg materiaal waarmee gewerkt kan worden.