Bedrijfsvoering

1. Algemeen

Deze paragraaf geeft inzicht in de stand van zaken van onze beleidsvoornemens over de bedrijfsvoering.

Bedrijfsvoering omvat alle primaire- en ondersteunende processen die nodig zijn voor het realiseren van de in de programmabegroting afgesproken doelen. Servicepunt71 voert de ondersteunende processen uit voor ICT, financiën, HRM, juridische zaken, facilitaire zaken en inkoop.

In 2020 hebben we ons bij het verrichten van lokale en wettelijke inspanningen gericht op samenwerking met onze collega's in de Leidse regio: we maken steeds meer gebruik van elkaars expertise. Dit hebben we bijvoorbeeld gedaan op het gebied van informatiemanagement- en veiligheid, zaakgericht werken en project- en portfoliomanagement, in Servicepunt71-verband.

2. Organisatieontwikkeling

■ Verder met dienstverlening

We hebben projecten op het gebied van dienstverlening ondersteund. Dit zijn projecten zoals een meldingen-app (FIXI) en de doorontwikkeling van het klantcontactsysteem. We hebben deze

gesynchroniseerd met ict-gerelateerde projecten. Voorbeelden daarvan zijn zaakgericht werken (ZGW) en informatievoorziening.

■ Servicepunt71

In 2020 heeft het bestuur van Servicepunt71 besloten een onderzoek te starten naar het overbrengen van de dienstverlening van Servicepunt71 naar de gemeente Leiden. Aanleiding hiervoor was ontevredenheid bij de deelnemers en Servicepunt71 over met name gebrek aan slagkracht en het onvoldoende benutten van potentiële schaalvoordelen. De overige drie deelnemers hebben met dit besluit ingestemd. De

gemeente Oegstgeest heeft ingestemd met het onderzoek maar laat n.a.v. een motie van de raad een extra scenario onderzoeken.

Per 1 januari 2020 zijn de gegevens- en functioneel beheertaken van de gemeenten overgedragen aan Servicepunt71. Per 1 januari 2021 zijn de DIV-taken overgedragen aan Servicepunt71. Het programma VRIS (overdracht van alle informatievoorzieningstaken van gemeenten naar Servicepunt71) is hiermee afgerond. In 2021 wordt het programma VRIS geëvalueerd.

4. Integrale aanpak om de werkdruk te reduceren

Uit het Medewerkerstevredenheidsonderzoek 2020 (MTO) blijkt dat, ondanks de maatregelen die zijn genomen, de werkdruk is toegenomen t.o.v. 2018. We gaan hiervoor in gesprek met onze medewerkers en besteden regelmatig aandacht aan werkdruk en werkdrukbeleving. Zowel binnen de teams als via de academie van Servicepunt71 krijgen medewerkers handvatten over hoe om te gaan met werkdruk. We sturen op dingen ‘in een keer goed doen’ en voor het prioriteren van werkzaamheden in de tijd. 

5. Organisatorische ondersteuning 5.1. Communicatie

In 2020 leverden we advies en ondersteuning bij diverse grote projecten en ontwikkelingen zoals de Omgevingsvisie Oegstgeest 2030, parkeren, de nascheiding van plastic, metalen en drankverpakkingen (PMD), duurzaamheid, de positionering van de Sociaal Makelaar en de Sociale Kaart. Dit deden we door via onze online en offline kanalen informatie te delen en inwoners uit te nodigen om mee te denken.

In 2020 hebben we ook één van de speerpunten uit ons communicatiekader opgepakt: meer beeld en

minder tekst. We wilden daarmee een bredere doelgroep aanspreken en van dienst zijn. Mooie resultaten

eenzaamheid, de interviewreeks over het minimabeleid en de winterkalender met mogelijkheden voor inwoners om elkaar te ontmoeten. We hebben vaker gebruik gemaakt van de borden langs de doorgaande wegen, bijvoorbeeld om goede voorbeelden op het gebied van duurzaamheid onder de aandacht te brengen.

Communicatie en corona

De komst van het coronavirus, heeft veel van onze communicatie gevraagd. We hebben veel aandacht besteed aan goede en betrouwbare informatievoorziening, ook in het Engels. We deden dit via de krant, een speciaal daarvoor ingericht onderdeel op de website en via de sociale media. We hebben borden in het dorp geplaatst om inwoners te wijzen op de coronamaatregelen en aan te sporen lokaal te blijven kopen.

We hebben inwoners en ondernemers een hart onder de riem gestoken met filmpjes en jongeren bereikt met een Oegstgeester corona-rap.

Als persoonlijke ontmoetingen even niet kunnen...

We gaan als gemeente over allerlei onderwerpen in gesprek met onze inwoners, organisaties en ondernemers. Persoonlijke ontmoetingen waren in 2020 helaas bijna niet mogelijk. We hebben daarom allerlei alternatieven gevonden zoals webinars over bijvoorbeeld De Geesten en de Regionale Energiestrategie (RES) en digitale gesprekken met ondernemers en sportverenigingen via Teams. Voor professionals in het Sociaal Domein was er een webinar over omdenken (Berthold Gunster).

Op 30 november 2020 hebben we het digitale participatieplatform Doe Mee Oegstgeest gelanceerd. Hier

kunnen mensen reageren op plannen van de gemeente en hun ideeën delen. In 2020 konden zij hun mening

geven over de RES en de Transitievisie warmte. De inzet en functionaliteiten van het platform worden in

2021 verder uitgebreid. Vanaf april 2021 kunnen initiatiefnemers uit het dorp dit platform gebruiken om

hun ideeën onder de aandacht van de gemeente en dorpsgenoten te brengen. Ook hier zullen we natuurlijk

breed de aandacht voor vragen.

5.2. HRM

■ Formatie en bezetting

De formatie en bezetting is per 31 december 2020 als volgt:

Afdellingen/teams Vastgestelde formatie 31 december 2020 Bezetting 31 december 2020

Directie en Control 3,00 2,00

Team Bestuur en Strategie 10,44 8,69

Team Bedrijfsondersteuning 11,33 9,71

Team Publiekszaken & Klantcontact 13,97 13,12

Team Maatschappij 27,44 26,90

Team Ruimte 25,03 17,91

Team Beheer en Ruimte 43,61 42,19

Totaal 134,81 119,80

De formatie per 31 december 2019 was 131,41. Ten opzichte van 2019 is er in de vastgestelde formatie een verschil van 3,27 fte waarbij de bezetting is gestegen van 117,31 naar 119,80.

Dit komt doordat de raad (deels structureel) budget beschikbaar heeft gesteld voor uitbreiding van formatie.

Het blijkt nog steeds lastig om openstaande vacatures binnen de ambtelijke organisatie structureel te vervullen. Deels valt dit af te leiden uit bovenstaand formatie- en bezettingsoverzicht. De onderbezetting bedroeg eind 2020 15 fte t.o.v. eind 2019 14,1 fte. Door de krapte op de arbeidsmarkt is het lastig om gekwalificeerde kandidaten te vinden. Het percentage moeilijk vervulbare vacatures is vergelijkbaar met andere gemeenten (12,5% volgens het A&O Fonds). Het probleem binnen Oegstgeest is dat deze vacatures zich bevinden in een beperkt deel van de organisatie, namelijk grotendeels bij team Ruimte. De openstaande vacatures hebben we waar nodig ingevuld met inhuurkrachten en doorlening van andere organisaties. Ook hebben we ervoor gekozen om kandidaten aan te nemen die wellicht niet volledig aan het gevraagde profiel voldeden, maar wel over voldoende potentieel beschikken.

De inhuur is in 2020 nog verder gestegen ten opzichte van 2019. Dit heeft onder andere te maken met projecten die in 2020 een impuls hebben gehad, zoals participatie, de omgevingswet, de erfgoednota en het herziene proces rondom het bestemmingsplan voor De Geesten. Daarnaast is er op enkele plekken extra ingehuurd op formatie, zoals op twee managementfuncties en op financieel gebied.

■ Verzuim en gezondheid

In 2020 is het ziekteverzuim verder gedaald ten opzichte van 2019, van 5,7% naar 4,6%. De daling van het verzuimpercentage lijkt beïnvloed te worden door de impact van het coronavirus. We zien een daling in de meldingsfrequentie en het kortdurend verzuim. Doordat veel mensen thuis werken en veel regelruimte hebben, zou het kunnen zijn dat er minder ziek gemeld wordt. In 2021 zal meer worden ingezet op preventie en een vitale organisatie om de doorstroom naar langdurig verzuim te verlagen. Daarnaast wordt voor de komende jaren om verzuim tegen te gaan en vitaliteit te verhogen uitvoering gegeven aan het regionale vitaliteitsplan.

■ Regionale HR-projecten

Regionaal is in 2020 samengewerkt op de onderwerpen arbeidsvoorwaarden, vitaliteit en arbeidsmarktstrategie.

Arbeidsvoorwaarden

In 2018 zijn forse stappen gezet om in co-creatie tussen werkgevers, werknemers en de vakbonden te

van aanpak opgesteld. De afspraken die uit de vervolg overleggen komen zullen leiden tot aanpassingen in de bestaande personele regelingen. Deze aanpassingen zijn in 2019 en 2020 voorbereid. De co-creatie is inmiddels afgerond en heeft vervolg gekregen in de voor 2021 geplande projecten vitaliteit en sociaal beleidskader (modernisering arbeidsvoorwaarden en medewerker in ontwikkeling).

Vitaliteit

Vitale medewerkers dragen bij aan een gezonde en wendbare organisatie. Landelijk neemt de gemiddelde leeftijd van de beroepsbevolking toe en moeten we met het verschuiven van de AOW-leeftijd langer werken. Om de medewerkers in de Leidse regio gezond en vitaal aan het werk te houden, is in 2019 een opzet voor een meerjarig programma ontwikkeld, dat in 2020 van start is gegaan. De scope van het project is o.a. een geharmoniseerde regionale aanpak. Het draagvlak, wensen en de mogelijkheden tot de inzet van het pakket aan instrumenten zijn verschillend in de deelnemende organisaties. Daarnaast is er afhankelijkheid met het traject co-creatie. Een groot deel van de inhoud van het plan van aanpak komt daaruit voort, met als bijkomend doel geharmoniseerde arbeidsvoorwaarden. De coronacrisis is van invloed op de wensen en fasering voor inhoud van het plan, waardoor op onderdelen iets vertraging is opgelopen. Dit hebben we gedurende het jaar ingelopen. Doelstelling was om voor de zomer met een bewustwordingscampagne te starten, dit heeft nu na de zomer plaatsgevonden. Net als bij de andere regiogemeentes, zijn binnen gemeente Oegstgeest de financiële mogelijkheden onderzocht om de – uit de cocreatie arbeidsvoorwaarden met de vakbonden – voorgenomen arbeidsvoorwaarden uit te rollen ter voorbereiding op de onderhandeling met de bonden in 2021.

Arbeidsmarktstrategie

De arbeidsmarktstrategie richt zich op een andere manier van benaderen van de arbeidsmarkt met als doel de juiste medewerkers aan de organisatie te binden en in te spelen op de krapte van de arbeidsmarkt.

Afgelopen jaar stond in het teken van een regionale arbeidsmarktcampagne, de doorontwikkeling van de website. Daarnaast is gestart met uit te werken op welke wijze innovatiever geworven en toekomstbestendiger geselecteerd kan worden. Voor deze laatstgenoemde onderwerpen worden de ambities nader bepaald in regionaal verband in 2021.

5.3. Raadpleging archieven door inwoners

In 2020 was het gemeentearchief vanwege de Covid-19-maatregelen vanaf half maart voor bezoekers gesloten worden. In de eerste tweeëneenhalve maand brachten 16 verschillende bezoekers in totaal 49 maal een fysiek bezoek aan het oud-archief van de gemeente. Het Digitaal Fotoarchief trekt veel bezoekers. In 2020 werd 1.590 maal een bezoek gebracht aan het Digitaal Fotoarchief. Er werden in totaal 36.993 pagina’s bekeken (gemiddeld ruim 23 pagina’s per bezoek). Op 31 december 2020 waren ruim 7.600 foto’s via het Digitaal Fotoarchief te raadplegen. Aan het archief werd 240 maal per e-mail een verzoek om inlichtingen gedaan. De archiefvragen zijn zoveel mogelijk digitaal beantwoord. Er zijn 260 scans geleverd.

5.4. Informatievoorziening

Begin 2017 is het programmakader Versterking Regionale I-Samenwerking vastgesteld, waarmee de gemeenten van de Leidse regio afspraken de hele informatievoorziening te regionaliseren. Het programma ligt op koers. Met de overgang van informatiebeheer en archiefbeheer per 1 januari 2021 is de transitie voltooid en is de regionalisering van de informatievoorziening een feit. De organisatie werkt in 2021 verder aan de kwaliteitsverbetering.

Beleid

Om te kunnen voldoen aan de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) en de AVG (Algemene

Verordening GegevensBescherming) zijn de kaders en richtlijnen voor de organisatie geactualiseerd in

het Strategisch Regionaal Gemeentelijk Informatiebeveiliging- en Privacybeleid en vastgesteld door het

college. Operationalisering van het strategisch beleid is in 2020 nader uitgewerkt in richtlijnen, procedures

en gedragsregels die periodiek getoetst worden op actualiteit, ontwikkelingen en toepasbaarheid op de

Risico’s

Risicomanagement staat centraal in de BIO en hierin hebben het bestuur en management een belangrijke (eind)verantwoordelijkheid, die is verankerd in het Strategisch Regionaal Gemeentelijk Informatiebeveiliging- en Privacy beleid. In 2020 is gestart met 0-metingen om de risico’s in kaart te brengen om vervolgens vast te kunnen stellen welke maatregelen er (aanvullend) nodig zijn om de geïnventariseerde risico’s te beheersen. Risico’s kunnen in de tijd gezien veranderen (de omgeving en bedreigingen veranderen immers ook) controles moeten daarom periodiek plaatsvinden.

Information Security Management System (ISMS)

Het ISMS is een managementsysteem om informatiebeveiliging- en privacy risico’s adequaat te beheersen gerelateerd aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Het hoofddoel van het ISMS is het verbeteren van de effectiviteit van informatiebeveiliging en privacy door een procesmatige aanpak.

De doelstelling is om informatieveiligheid over een langere periode op een steeds hoger niveau uit te voeren. Na de technische implementatie en inrichting van het systeem zijn in 2020 startbijeenkomsten georganiseerd voor medewerkers die met het ISMS gaan werken. De eerste vastleggingen zijn opgenomen in het systeem om daarmee de werking te toetsen en waar nodig procesverbeteringen door te voeren.

Na opname van de toepassingen waarover de gemeente verantwoording aflegt in de ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) en in het proces van de jaarrekening vindt vanaf de 2

^e

helft van 2021 een verdere uitbreiding van de scope plaats.

Bewustwording

Bewustwording van het eigen gedrag is essentieel voor informatiebeveiliging en privacy. Het treffen van technische maatregelen is zinloos wanneer medewerkers er niet naar handelen. In 2020 zijn verschillende trainingen verzorgd, vaak op afdelingsniveau, om het kennisniveau van de medewerkers te vegroten en aandacht te besteden aan veilig gedrag. Naast integriteit maakt een introductie over informatiebeveiliging en privacy, en het belang hiervan voor de gemeente, onderdeel uit van het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers. Om gericht onderwerpen onder de aandacht te brengen, kennis te vergroten, veilig gedrag te bewerkstelligen en daar op te meten is eind 2020 gestart met de uitrol van een e-learning programma. Het bewustwordingsprogramma wordt in 2021 verder gericht op alle lagen van de gemeente om het bestuur, de gemeenteraad, het management en alle medewerkers te bereiken.

Verantwoording en naleving

Naast het inrichten van het ISMS, dat inzicht geeft in de status van Informatieveiligheid voor het brede pallet aan processen en toepassingen in de gemeente, coordineert Servicepunt71 de jaarlijkse Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) ten behoeve van de verticale verantwoording naar het rijk en de horizontale verantwoording naar de raad. Er is voor een groot aantal processen en toepassingen een afhankelijkheid van leveranciers, echter de eindverantwoordelijkheid voor informatiebeveiliging ligt binnen de gemeente en kan nooit worden belegd bij een leverancier. Het stellen van duidelijke beveiligingseisen, vastlegging van afspraken en controle op naleving is essentieel. In 2020 is een aanvang gemaakt met het bevragen en toetsen van leveranciers op naleving van de BIO.

Digitalisering en zaakgericht werken Digitaliseren van archieven

We hadden het voornemen om in 2020 het bouwarchief vanaf 2010 te digitaliseren. Door Corona en door capaciteitsgebrek bij Team Ruimte hebben we dit voornemen niet uitgevoerd.

Kwaliteitszorgsysteem/vervanging van archieven

Sinds de inwerkingtreding van het vervangingsbesluit (1 januari 2020) worden ingekomen papieren

stukken na drie maanden vernietigd, tenzij deze tot de uitzonderingen behoren. Digitale versies worden

Handboek Vervanging staan zijn hier leidend. Een grote kwaliteitsslag in 2020 is het inventariseren, opschonen en (waar nodig) digitaliseren van papieren archieven geweest. Deze activiteiten worden uitgevoerd door een extern bureau dat ook in 2021 bezig is met het wegwerken van archiefachterstanden bij de verschillende teams.

Informatieveiligheid is deels vooral een technisch verhaal. Vanuit het kwaliteitszorgsysteem gaat het dan met name om de duurzaamheid en toegankelijkheid van informatie. Duurzaamheid in relatie tot met name scans en veiligheid in relatie tot autorisatie en privacy. ICT en functioneel beheer zijn hier nauw bij betrokken.

In 2020 is een regionale werkgroep Wet Open Overheid gestart om uiteindelijk te kunnen voldoen aan de toegankelijkheidseisen die deze wet stelt. Dit raakt direct de kwaliteit van de informatiehuishouding. Voor iedere gemeente wordt bepaald wat daarvoor nog concreet nodig is en aangepakt moet worden.

Zaakgericht werken bij Sociale zaken

De aanbesteding van de back-officeapplictie i nhet sociaal domein is in 2020 afgerond en de voorbereiding van de implementatie bij de SP71 gemeenten is gestart. In 2021 wordt gewerkt aan het in gebruik nemen van de applicaties, de benodigde koppelingen en de afstemming van de werkprocessen om te komen tot een meer uniforme werkwijze.

5.5. Juridische kwaliteitszorg

We hebben op uiteenlopende gebieden juridisch advies gegeven en zaken juridisch getoetst. Voorbeelden hiervan zijn:

Deelname aan de toetsingscommissie. We toetsen concept college- en raadsvoorstellen. Adviseren van bestuur, management en ambtelijke organisatie

Andere activiteiten die we in 2020 hebben uitgevoerd:

■ De coördinatie van de juridische zaken tussen onze gemeente en Servicepunt71.

■ Deelname aan de vaktafel Juridische zaken, waarin nieuwe of gemeentebrede juridische ontwikkelingen worden gesignaleerd en besproken.

■ In samenwerking met Servicepunt71 het verder ontwikkelen van de Rechtsacademie.

■ Signaleren van nieuwe wet- en regelgeving.

In document Inhoudsopgave. 1 Inleiding Samenvatting Leeswijzer...14 (pagina 79-85)