De stichting FlevoMeer Bibliotheek is met betrekking tot de media in bestelling de volgende verplichtingen met NBD Biblion B.V. aangegaan voor 2018 (ter vergelijking staan de verplichtingen aangegaan met NBD Biblion B.V. voor 2017 ernaast):
In € 31-12-2017 31-12-2016
Lelystad 10.247 10.598
Dronten 12.946 11.043
Noordoostpolder 9.687 9.885
Urk 2.523 3.151
Zeewolde 4.318 4.724
Algemene organisatiekosten (achtergrondcollectie) 3.526 0
TOTAAL 43.247 39.401
Huurverplichtingen Backoffice
De stichting is voor het pand aan de Albert Einsteinweg te Lelystad in 2011 een huurverplichting aangegaan. In december 2017 is de huurovereenkomst gewijzigd met als ingangsdatum 1 januari 2018. De reden voor de wijziging is een uitbreiding van de gehuurde ruimte (bestemd voor de achtergrondcollectie). De huurverplichting loopt tot en met 31 december 2022. Na het verstrijken van deze periode wordt de overeenkomst voortgezet voor aansluitende perioden van telkens 5 jaar. De aanvangshuurprijs bedraagt in 2016 op jaarbasis € 51.421. Vanaf 2018 bedraagt de aanvangshuurprijs € 74.371.
Lelystad
De stichting is voor het pand aan de Promesse te Lelystad twee huurverplichtingen aangegaan met BPF Bouwinvest (voorheen met William House LX BV). De huurverplichting met betrekking tot de bibliotheek en overige ruimte is aangegaan voor de duur van 15 jaar, ingaande op 9 februari 2009. Na het verstrijken van deze periode wordt de overeenkomst voortgezet voor
aansluitende verlengingsperioden van 3 x 5 jaar. Beëindiging van de overeenkomst vindt plaats door opzegging tegen het einde van een huurperiode met een opzegtermijn van tenminste één jaar. De huurverplichting met betrekking tot het leescafé is aangegaan voor de duur van 10 jaar, ingaande op 9 februari 2009. Deze huurverplichting is opgezegd per februari 2019. De jaarlijkse verplichting van beide overeenkomsten bedraagt in 2017 € 648.809.
Dronten
De stichting is voor de centrale vestiging in De Meerpaal in Dronten een huurverplichting aangegaan met De Meerpaal Beheer BV voor de duur van 2 jaar, ingaande op 1 januari 2017 en lopende tot 1 januari 2019. De huurverplichting kan vervolgens, onder dezelfde voorwaarden, worden verlengd voor aansluitende perioden van twee jaar. De opzegtermijn is één jaar. De huurprijs is € 460.000. Servicekosten bestaande uit energiekosten, water, toiletartikelen, schoonmaakkosten, beveiligingskosten, gemeenteheffingen en het gebruik van algemene voorzieningen in het pand zijn inbegrepen in de huursom. Tevens is in de huursom inbegrepen een post van € 10.000 per jaar voorschot variabele huur extra ruimten.
De variabele huur wordt in het 1ste kwartaal van het eerstvolgende jaar verrekend op basis van werkelijk verbruik. Deze verrekening wordt vervolgens terugbetaald aan de gemeente Dronten. De kosten van het werkelijk verbruik van de extra ruimten in 2017 zijn door De Meerpaal tot op heden (15 mei 2018) nog niet verrekend.
Voor de kern Biddinghuizen wordt een ruimte gehuurd in het Educatief Centrum Biddinghuizen (huurkosten zijn € 9.939 per jaar). De verhuurder is de stichting Oost Flevoland Woondiensten. De huurovereenkomst is nog in concept (Bijdrage aan St. ECB).
Voor wat betreft de kern Swifterbant wordt een gebouw gehuurd van de gemeente Dronten, waarvan de jaarlijkse huurkosten € 38.118 bedragen.
Urk
De stichting is voor het pand aan de Singel 9 te Urk een huurverplichting voor onbepaalde tijd aangegaan met de Gemeente Urk, ingaande 1 juni 2009. De opzegtermijn is één jaar. Vanaf mei 2016 is de huurverplichting op onderdelen aangepast, de gehuurde ruimte is verkleind van 1.000 m2 naar 600 m2. De huurprijs van de aangepaste verplichting is op jaarbasis (prijspeil 2017) € 87.585. Daarnaast worden de totale kosten van het onderhoud van de technische installaties in het complex waarvan het gehuurde deel uitmaakt voor 15% door verhuurder in rekening gebracht.
Zeewolde
De stichting is voor het pand aan De Kerkstraat 2 te Zeewolde vanaf 1 maart 2016 een huurverplichting aangegaan met Shao Vastgoed B.V voor een periode van 5 jaar. Na het verstrijken van deze periode kan de overeenkomst worden voortgezet voor een nieuwe periode van 5 jaar. Beëindiging van de overeenkomst vindt plaats door opzegging tegen het einde van een huurperiode met een opzegtermijn van tenminste één jaar.
De jaarlijkse huurverplichting is € 95.475.
Schoonmaakonderhoud
De stichting is met betrekking tot het schoonmaakonderhoud van de bibliotheek in Lelystad een verplichting aangegaan met Eresde ingaande 1 april 2014. De verplichting is in 2017 € 47.584 (op jaarbasis) en is gestopt per oktober 2017. Vanaf die maand is de stichting verdergegaan met Schoonmaakservice Flevoland. De met hen aangegane overeenkomst wordt steeds geacht met een jaar te zijn verlengd tenzij de overeenkomst twee maanden voor de einddatum van het contract schriftelijk wordt opgezegd. De jaarlijkse verplichting van deze overeenkomst is
€ 30.186.
ICT dienstverlening
Vanaf augustus 2017 is de stichting een overeenkomst aangegaan met denieuwebibliotheek (DNB) te Almere omtrent de gehele ICT infrastructuur van beide bibliotheken. Dit om kwaliteit te waarborgen door standaardisatie en uniformiteit van de ICT-technologie, communicatie met de interne gebruikers te verbeteren en schaalvoordelen te behalen door het beperken van personele lasten en het samenvoegen van afnemersbelangen. DNB vervult hierbij alle taken en
verantwoordelijkheden inzake de ICT infrastructuur en de daarbij behorende services, waaronder het contract met HKA inzake BicatWise. Actacom Nederland B.V. is geselecteerd als ICT
dienstverlener voor de modernisering van de infrastructuur van de kantoorautomatisering. Het contract met Actacom is een onderdeel van deze overeenkomst. DNB verzorgt het ICT beheer voor de kantoorautomatisering. De overeenkomst is aangegaan voor onbepaalde tijd. Beëindiging van de overeenkomst is mogelijk tegen het einde van de looptijd van het contract met Actacom (september 2022). Gemiddeld zal DNB de komende vijf jaar jaarlijks € 205.000 aan de stichting doorberekenen voor de kosten van Actacom (ICT infrastructuur), HKA (BicatWise), Microsoft licenties e.d. en personeelslasten van DNB zelf voor het ICT beheer.
Integrale facilitaire dienstverlening
De stichting is inzake de integrale facilitaire dienstverlening (op het gebied van personeels-, salaris- en financiële administratie) door MATT Library b.v. (voorheen Shared Library Services B.V.) een driejarig contract (periode 1 januari 2011 tot en met 31 december 2013) aangegaan.
Het contract is de afgelopen jaren elk jaar stilzwijgend verlengd.
De verplichting in 2017 is € 63.043.
Toezichthouder
In de bibliotheek te Lelystad wordt gebruik gemaakt van de beveiligingsdiensten van G4S waarbij een toezichthouder gemiddeld 23 uur in de week aanwezig is in de bibliotheek. De hierbij aangegane overeenkomst geldt voor onbepaalde tijd met een opzegtermijn van 1 maand. De verplichting in 2017 is € 33.591.
Kopieermachines
Vanaf augustus 2012 is een overeenkomst aangegaan met Bee Smart voor het gebruik van kopieermachines. Hierbij wordt het werkelijk gebruik van de machines elk kwartaal achteraf doorberekend en loopt de huur van de machines via BNP Paribas. Per jaar bedraagt de huur van de machines € 14.100. De looptijd van de huurovereenkomst is 66 maanden, waarbij de eerste zes maanden gratis zijn. Vanaf juli 2013 is er een tweede overeenkomst aangegaan met Bee Smart op dezelfde manier zoals hiervoor beschreven. De huur van deze tweede overeenkomst bedraagt per jaar € 3.300 en de looptijd is 78 maanden, waarbij de eerste zes maanden eveneens gratis zijn. De eerste overeenkomst is in 2018 afgelopen. In april is er een nieuw contract ondertekend met Ricoh. De kopieermachines worden gekocht voor een totale koopprijs van € 28.068 en er is een serviceovereenkomst overeengekomen van 60 maanden, waarbij geen vast onderhoudsbedrag is afgesproken maar waarbij achteraf over drie maanden op basis van het aantal werkelijke afdrukken een bedrag doorberekend zal worden. De afdrukprijs per afdruk is vastgelegd in de overeenkomst. De totale kopieerkosten zullen hiermee behoorlijk dalen.
E – TOELICHTING OP DE STAAT VAN BATEN EN LASTEN
Subsidies 5.602.712 5.592.592 5.748.230
Projectopbrengsten 198.234 104.246 667.476
Inkomsten gebruikers 782.680 808.833 815.774
Opbrengsten dienstverlening 732.610 1.203.302 674.647
Diverse baten 102.990 89.570 194.054
Diverse baten voorgaande jaren 57.981 0 68.128
7.477.207 7.798.543 8.168.309 Subsidies
Exploitatiesubsidies gemeente 5.548.521 5.557.592 5.660.937
Doelsubsidies gemeente 35.000 35.000 60.750
Overige subsidies 19.191 0 26.543
5.602.712 5.592.592 5.748.230 Projectopbrengsten
Subsidies 172.997 102.798 669.423
Eigen inkomsten 1.037 0 16.629
Saldo einde boekjaar 24.200 1.448 -18.576
198.234 104.246 667.476 Inkomsten gebruikers
Contributies 664.344 661.333 680.698
Leengelden 5 1.500 7
Te laat gelden 89.144 105.500 97.493
Reserveringen 6.933 6.500 7.005
Schadevergoedingen 9.296 12.000 12.185
Internet 6.106 10.000 9.904
Verkoop afgeschreven materialen 3.394 4.750 4.081
Administratiekosten / duplicaatkosten 3.458 7.250 4.401
782.680 808.833 815.774
In €
Dienstverlening aan scholen 133.407 532.956 123.203
Cursussen en workshops 5.221 6.500 6.495
Opbrengsten kopieerapparaten en prints digitale media
6.460 6.000 7.123
Verhuur gebouw 89.017 111.772 85.599
Detachering 0 0 55.276
Opbrengsten externe dienstverlening 295.968 372.574 257.161
Overige specifieke opbrengsten 202.537 173.500 139.790
732.610 1.203.302 674.647 Diverse baten
Ontvangen rente 654 5.000 1.782
Sponsoring en reclame 3.342 5.500 4.865
Doorberekening loonkosten projecten 73.003 39.414 137.354
Diverse baten 25.991 39.656 50.053
102.990 89.570 194.054
Diverse baten voorgaande jaren
Baten voorgaande jaren 57.981 0 68.128
57.981 0 68.128
Specificatie diverse baten voorgaande jaren:
Afboeking nog te verwachten facturen: 23.250
- Onderhoudskosten en OZB 2016 - Lelystad 20.446 0
- Onderhouds- en energiekosten 2016 – Urk 3.190 0
- Accountantskosten 2016 8.250 0
- Achtergrondcollectie 2016 6.000 0
Reeds uitgevoerde projecten 7.527 14.900
Cofinanciering Bredebieb Academy 2016 7.448 0
Premiekorting ouderen voorgaande jaren 0 16.198
Overige baten 5.120 37.030
57.981 68.128