INHOUDSOPGAVE
BESTUURSVERSLAG
1. Bestuursverslag 2
RAPPORT
2. Analyse van het resultaat 15
3. Financiële positie 20
JAARREKENING
A. Balans per 31 december 21
B. Staat van baten en lasten 22
C. Algemene toelichting 22
D. Toelichting op de balans per 31 december 24
E. Toelichting op de staat van baten en lasten 30
OVERIGE GEGEVENS
1. Resultaatbestemming 33
2. Financieel statuut 33
3. Gebeurtenissen na balansdatum 34
4. Handtekeningenblad Stichting FlevoMeer Bibliotheek 35
5. Controleverklaring 35
BIJLAGEN
1. Staat van baten en lasten – Algemene Organisatiekosten 38
2. Staat van baten en lasten – Lelystad 39
3. Staat van baten en lasten – Dronten 40
4. Staat van baten en lasten – Noordoostpolder 41
5. Staat van baten en lasten – Urk 42
6. Staat van baten en lasten – Zeewolde 43
7. Specificatie eigen vermogen per vestiging 44
8. Specificatie bestemmingsreserves 44
9. Specificatie bestemmingsfondsen 45
10. Specificatie overlopende projecten 47
11. Projectverantwoordingen 50
12. WNT-verantwoording 2017 53
13. Begroting 2018 54
1. BESTUURSVERSLAG
Stichting FlevoMeer Bibliotheek (FMB)
Stichting FlevoMeer Bibliotheek heeft als primair doel het bevorderen van de openbare
bibliotheekvoorzieningen in het verzorgingsgebied van de Gemeenten Lelystad, Noordoostpolder, Dronten, Urk en Zeewolde. FlevoMeer Bibliotheek is statutair gevestigd in Lelystad.
De bibliotheek vertegenwoordigt een grote maatschappelijke en culturele rijkdom en is van waarde voor de samenleving. Die waarde wordt gerealiseerd door de interactie met en tussen de vele bezoekers en leden van de bibliotheek. En niet te vergeten op de vele andere vindplaatsen waar de bibliotheek aanwezig is, zoals op kinderdagverblijven, peuterspeelzalen, basisscholen, voortgezet onderwijs, woonzorgcentra, multifunctionele accommodaties etc.
In deze jaarrekening wordt verantwoording afgelegd over de financiële resultaten 2017 van de algemene organisatie en de vestigingen afzonderlijk.
De resultaten van de dienstverlening zijn verspreid via het factsheet ‘samen beleven’. Deze sheet is ook te vinden op onze website. Aanvullend worden per gemeente de resultaten verantwoord, zoals die zijn overeengekomen in de subsidie-uitvoeringsovereenkomst of nadere afspraken.
Bestuur en toezicht
Stichting FlevoMeer Bibliotheek heeft een eenhoofdige directie, die wordt gevormd door de bestuurder, de heer J. Gommer. Voor het toezicht op beleid en uitvoering is een Raad van Toezicht ingesteld.
De eindverantwoordelijkheid voor de dagelijkse bedrijfsvoering ligt bij de directeur-bestuurder. In het Reglement taakverdeling en werkwijze van het managementteam is de delegatie van verantwoordelijkheden aan de managers vastgelegd.
De Raad van Toezicht houdt toezicht op het bestuur, rekening houdend met de belangen van alle
‘stakeholders’. De Raad heeft aan de directeur-bestuurder voor de uitoefening van zijn functie algemene richtlijnen meegegeven die zijn vastgelegd in een directiestatuut. Het directiestatuut is door de Raad van Toezicht in 2017 geactualiseerd.
De Raad van Toezicht wordt ultimo 2017 gevormd door:
mevrouw R.N. Heegsma uit Emmeloord (voorzitter) de heer H. Bügel uit Dronten (vicevoorzitter) mevrouw M. Romkes uit Urk
mevrouw F. El Hamdaoui uit Lelystad de heer Th. Grootjen uit Lelystad de heer E. Plate uit Zeewolde
In 2017 zijn de heer G. Acda en de heer R. van der Schans afgetreden als lid van de Raad van Toezicht. De heer Acda is per april 2017 vervangen door mevrouw El Hamdaoui. De heer Van der Schans is in november afgetreden, een jaar voor het verstrijken van de zittingstermijn. Dit heeft te maken met zijn verkiezing tot lijsttrekker van D66 in Dronten. De Raad van Toezicht heeft mevrouw Heegsma benoemd tot voorzitter. De heer Bügel is benoemd tot vicevoorzitter.
Er is een vacature opengesteld. In de vergadering van 20 februari 2018 is de heer J. de Craen (Dronten) benoemd tot lid van de Raad van Toezicht.
Op 30 mei heeft de Raad van Toezicht als uitwerking van artikel 16, lid 1 van de statuten een reglement vastgesteld met nadere regels voor de werkwijze van de Raad.
Binnen de Raad van Toezicht fungeert een auditcommissie financiën. De auditcommissie bestaat uit mevrouw Romkes en de heer Grootjen, beiden lid van de Raad van Toezicht. De
auditcommissie heeft in 2017 de concept jaarrekening 2016 en het gevoerde financieel beleid beoordeeld en daarover advies uitgebracht aan de Raad van Toezicht.
Een delegatie uit de Raad van Toezicht en de directeur hebben met nieuwe leden een
evaluatiegesprek gevoerd, zogenaamde reflectiegesprekken. Daaruit zijn suggesties naar voren gekomen die een goede introductie van nieuwe leden in de bibliotheekbranche en de organisatie bevorderen. Het gaat onder andere om een introductieprogramma en informatiemap.
Besloten is om de introductie van nieuwe leden als item mee te nemen in de tweejaarlijkse zelfevaluatie van de Raad van Toezicht. Deze staat in 2018 weer gepland. Het verslag van de reflectiegesprekken wordt bij de voorbereiding van de zelfevaluatie betrokken.
De WNT-verantwoording (Wet normering topinkomens) is te vinden in bijlage 12.
Beleidskompas 2016 – 2019 / Visie op de wereld van ‘morgen’
Het maatschappelijk speelveld waarin de bibliotheek opereert is enorm in beweging. We zitten midden in een herverkaveling van burger, markt en publieke sector. Verantwoordelijkheden verschuiven. Gemeenten hebben door de grote decentralisaties verantwoordelijkheden gekregen die de burger en de maatschappelijke instellingen raken. De samenleving wordt flexibeler. Vaste structuren werken beknellend en worden meer en meer vervangen door flexibele aanpakken en informele netwerken. Aanbodgericht maakt plaats voor behoeften gestuurd werken,
massaproductie voor maatwerk. Er is daadkracht nodig en ruimte voor experimenten. Van ‘al pratende doen’, gaan we naar ‘al doende ontdekken’. Van burgers wordt ‘eigen kracht’ gevraagd en dat lukt ook voor een groot deel. Maar er zijn ook groepen burgers die ervaren dat ze achterop raken, omdat er niet naar hen geluisterd wordt of omdat ze de ontwikkelingen niet bij kunnen benen door gebrek aan digi- en taalvaardigheden. De macht van de digitalisering neemt hand over hand toe. Voor een grote groep is dat een bedreiging, omdat ze niet digivaardig zijn.
De digitalisering heeft ook invloed op het klassieke distributiemodel van de bibliotheek en de wijze waarop de burger in zijn informatiebehoefte voorziet. En niet onbelangrijk: de online en offline wereld vloeien meer en meer in elkaar over. Daar heeft de bibliotheek rekening mee te houden, zowel in de communicatie naar buiten als in de interne communicatie.
Al met al staat de bibliotheek voor complexe opgaven die ook van FlevoMeer Bibliotheek vragen wat haar nieuwe rol is in dat veranderende speelveld. Daarbij verliest de bibliotheek haar maatschappelijke opdracht niet uit het oog, integendeel. FlevoMeer Bibliotheek blijft rolvast en zet juist nog specifieker in op het creëren van maatschappelijke waarde in samenwerking met haar partners.
Het motto is Focus op Maatschappelijke Betekenis (Beleidskompas 2016 – 2019).
De koers in het kort1
Strategie
Focus op Maatschappelijke Betekenis
Accent op marktaanvullende diensten in het sociale, educatieve en economische domein
1 Zie ook de verkorte versie van het Beleidskompas 2016-2019: Focus op 2020
Gericht op het verkleinen van maatschappelijke verschillen door stimuleren van zelfredzaamheid en participatie van de burgers
Kernfunctie is: bieden van mogelijkheden tot persoonlijke ontwikkeling de Bibliotheek: in het hart van de (lokale) samenleving
Van collectie tot connectie (verbinden van mensen en kennis) Samenwerken is het sleutelwoord
Cultureel ondernemerschap om de eigen verdiencapaciteit te vergroten
De bibliotheek is een landelijke zaak die zich lokaal manifesteert én in verschillende vormen. Het zichtbare fysieke gebouw is een belangrijke pijler, maar de educatieve en digitale pijler worden steeds belangrijker. Ook in het digitale tijdperk blijft de maatschappelijke opdracht van de bibliotheek uiterst relevant, juist om er voor te zorgen dat er geen tweedeling ontstaat in
‘geletterd – ongeletterd’, ‘analoog – digitaal’, ‘digivaardig – digi-arm’, ‘alleen – samen’,
‘informatie-arm – informatie-rijk’.
Het gaat niet om de bibliotheek als gebouw, maar om de functies. Om die reden zoekt de bibliotheek met specifieke programma’s de doelgroepen op, zoals met Boekstart in de
kinderopvang, de Bibliotheek op School (dBoS) en het programma SchoolWise. Maar ook het Huis voor Taal, de samenwerking met Stadmakerij en de ontwikkeling van Lelykracht gelden als voorbeelden van nieuwe manieren om doelmatiger te worden.
Het gebouw blijft nodig, als zichtbare en toegankelijke plek, als basis, maar ook voor al die bezoekers die wekelijks naar de bibliotheek gaan om te leren, plezier aan lezen te beleven, op de hoogte te blijven, de krant te lezen, een kop koffie te drinken en elkaar te ontmoeten. De bibliotheek draagt daardoor bij aan empathie, begrip, aan sociale cohesie en maatschappelijke participatie.
FlevoMeer Bibliotheek verplaatst haar aandacht van het ‘product’ naar de maatschappelijke effecten van de dienstverlening op de burger i.c. de samenleving. Niet de prijs, maar de maatschappelijke waarde is het startpunt van beleid.
Ter illustratie: het uitlenen van boeken en het beschikbaar stellen van informatie is geen doel op zich, het gaat er om wat het effect daarvan is voor individu en samenleving. We willen een bijdrage leveren aan taalvaardige, ontwikkelde en zelfredzame burgers.
Kernfuncties
De kernfuncties zijn bij wet (Wsob: Wet op het stelsel van openbare bibliotheekvoorzieningen) vastgelegd
Eén functie stellen we centraal: ‘het bieden van mogelijkheden tot ontwikkeling en educatie’
om gelijke kansen te creëren voor iedereen
Dat is de essentie: van waarde zijn voor individu en samenleving.
Op weg naar een lerende organisatie
In januari 2014 verscheen het rapport van de commissie Cohen: Bibliotheken van de toekomst.
Daarin stelt de commissie dat in 2025 bibliotheken hun bestaansgrond verliezen als zij niet aansluiten bij de ontwikkelingen van onder andere digitalisering, ontlezing en minder subsidie. De verandering die ontstond werd getypeerd door ‘van collectie naar connectie’. De klassieke bibliotheekfunctie van boeken uitlenen verandert radicaal in het stimuleren van persoonlijke ontwikkeling en leven lang leren om actief mee te kunnen doen in de samenleving.
De bibliotheek zet in op het verbinden van mensen en kennis.
De bibliotheek heeft een belangrijke sociaal maatschappelijke functie. Boeken zijn
informatiedragers geworden, een middel, maar niet langer een doel op zich. De bibliotheek is als neutrale, onafhankelijke speler en spil in het lokale netwerk.
De medewerkers zijn de voelhorens van de lokale samenleving, zij horen wat er speelt en hebben hun lokale contacten. Die kennis nemen zij mee naar hun team. De programmering van de bibliotheek sluit aan bij de behoeften die lokaal spelen. Dit past in de ontwikkeling ‘van collectie naar connectie’.
Voor FlevoMeer Bibliotheek betekende dit de aanzet tot een nieuwe strategische koers en visie op de wereld van ‘morgen’, gevolgd door een reorganisatie die in 2016 is afgerond. In de nieuwe organisatie zijn andere competenties nodig dan in het klassieke bibliotheekwerk, terwijl de informatie- en mediavaardigheden harder nodig zijn dan eerst. Er is ingezet op een
resultaatgerichte organisatie met ruimte voor persoonlijk ondernemerschap. In 2017 is dat tot uiting gekomen in de teamsessies gericht op zelfsturing en teamontwikkeling om de kwaliteit van dienstverlening, de samenwerking en het ondernemerschap te bevorderen. Zelfsturing is geen doel op zich. Het is gericht op de klantcontacten. We willen er aan werken dat medewerkers in het belang van de klant meer zelf kunnen beslissen.
Scholingsactiviteiten
Om de vakbekwaamheid te ontwikkelen en aan het gewenste opleidingsniveau te voldoen is ingezet op collectieve scholingsactiviteiten:
Een MBO4 scholingstraject voor bibliotheekmedewerkers. Deze is in 2016 gestart en in 2017 afgerond.
Voor nieuwe medewerkers (zij-instromers) is de FlevoMeer Academie gestart. Deze wordt in 2018 afgerond.
Alle teams zijn getraind in digitale vaardigheden, werken met de Ipad en de besloten FMB- facebookgroep.
Voor de teamontwikkeling gericht op zelfsturing zijn teamsessies georganiseerd. Deze krijgen in 2018 nog een vervolg.
Digitale marketing en communicatie
De strategische koers vraagt om een nieuwe positionering van de bibliotheek. De nadruk ligt op de betekenis van de bibliotheekfunctie voor individu en samenleving. Centraal staat de persoonlijke ontwikkeling.
In 2016 is de nieuwe werkwijze voorbereid en zijn inspiratiesessies gehouden. In 2017 gevolgd door de training in gebruik van de interne besloten facebookgroep. Leidend is het principe dat elke medewerker van de afdeling relatiebeheer is (zie het kader).
Uitgangspunten voor de communicatie zijn:
1. Een betere zichtbaarheid in de digitale wereld
2. Het creëren van aandacht en interactie met het publiek 3. Bewuste inzet van de beschikbare communicatie kanalen 4. Van volgend naar leidend: wij maken het nieuws!
“Iedereen is van de afdeling relatiebeheer”
Nieuwe technologie en gebruik van social media is sterk bepalend voor beeldvorming en hoe meningen worden gevormd. Of we dat leuk vinden of niet, we hebben er mee te maken, privé en in het werk.
De rol van sociale netwerken wordt groter en sterker.
De echte wereld en de digitale wereld lopen meer in elkaar over. Als we verbonden willen blijven met de ‘wereld van morgen’ dan moeten we meebewegen met de digitale revolutie. Maar ook alert blijven op nepnieuws en het gevaar van de internet- bubble.
Met fase 2 van de digitale marketing & communicatie zetten we meer in op de nieuwe
‘kanalen’. Het interne redactieteam is live en de professionele eindredactie tilt de communicatie naar een nog hoger niveau. De oplettende volger van @flevomeerbieb op Twitter en @flevomeerbibliotheek op Facebook heeft dat herkend.
Via een maandelijks dashboard worden de resultaten geëvalueerd en kunnen we zien welke berichten en kanalen het beste werken. Uiteindelijk gaat het om een positieve beeldvorming en kennis van wat we doen en de betekenis daarvan voor mens en maatschappij. We vertellen niet alleen hoe belangrijk de bibliotheek is, we laten het in de media ook zien.
De social media en goed gebruik daarvan betekent dat iedereen bijdraagt aan het verhaal van de bibliotheek, extern en intern. De interne communicatie wordt dit jaar overgezet naar het platform van de FMB besloten Facebookgroep. Dat betekent ‘halen en brengen’, elkaar informeren en voeding geven aan het redactieteam voor de externe communicatie. We hebben een belangrijke stap gezet in het verbeteren van de zichtbaarheid en aanwezigheid in de digitale wereld. Daarin is “iedereen van de afdeling relatiebeheer” (citaat @bonopoly, alias Gerard Duursma).
Het in 2016 gevormde redactieteam is ondersteund en gecoacht door een externe eindredactie en heeft zich sterk ontwikkeld. Met de eindredactie zijn in december 2017 nieuwe afspraken gemaakt. Hun inzet wordt met ingang van 2018 beperkt tot de snelle 24/7 serviceverlening aan klanten via onze social media (de webcare). Daarmee wordt de projectmatige inzet op de transformatie naar de meer digitale marketing en communicatie afgesloten en in eigen beheer met de opgedane kennis en vaardigheden voortgezet.
Brede bibliotheek
FlevoMeer Bibliotheek is in 2015 lid geworden van de Bredebieb community. De Bredebieb is er op gericht om de rol en positie van de lokale bibliotheek te versterken door zich bij de
programmering te richten op wat er lokaal speelt.
Door gebruik te maken van de verzamelde data via de Mosaic-segmentatie ontstaat inzicht in de samenstelling van de populatie en het profiel van de lokale gemeenschap. Het leert ons welke groepen huishoudens het meest vertegenwoordigd zijn en hoe het bereik van de bibliotheek onder deze groepen is. Naast het kwantitatief dataonderzoek wordt kwalitatief onderzoek gedaan (focusgroepen/interviews) naar wat mensen bezighoudt en voor welke uitdagingen de gemeente staat (beleidsanalyse). Op basis van deze inzichten en behoeften worden uitvoeringsplannen opgesteld. Daarin worden keuzes gemaakt die erop zijn gericht om doel(groep)gericht relevant te zijn. Onderdeel van de aanpak is dat coalities of slimme clusters worden gesmeed met lokale of regionale partners. Elke partner blijft bij de eigen rol en ambitie, aanvullend aan elkaar, maar gericht op krachtenbundeling en het aanpakken van de lokale thema’s en vraagstukken.
Op deze wijze zijn plannen (businesscases) gemaakt voor de gemeenten Lelystad (dat heeft geleid tot Lelykracht), Dronten, Noordoostpolder en Urk. De plannen zijn in 2017 met de beoogde partners en gemeenten besproken. Met de partners wordt een uitvoeringsplan opgesteld.
Om de werkwijze van de Brede Bieb eigen te maken heeft in 2017 een tweede team met succes de opleiding van de Bredebieb Academy gevolgd. Op de FlevoMeer-dag in 2017 zijn presentaties gehouden aan alle medewerkers. De aanpak van de Bredebieb Academy is in 2017 in
samenwerking met The Alignment House omgebouwd naar een leergang voor nieuwe bibliotheekmedewerkers (zij-instromers) die wel MBO4-niveau hebben, maar geen bibliotheekervaring of opleiding.
Financieel beleid
De maatschappelijke opdracht van de bibliotheek is erop gericht een zo groot mogelijk publiek te bereiken met relevante diensten. Dat moet binnen de beschikbare financiële ruimte. De druk op de organisatie neemt toe, enerzijds vanwege haar centrale positie in het cultureel en
maatschappelijk speelveld en anderzijds door de beperking van de financiële slagkracht. De overheid trekt zich terug, dat betekent dat meer opbrengsten uit de markt gehaald moeten worden om de baten en lasten in evenwicht te houden. Dat is cultureel ondernemerschap, maar de ervaring leert dat daarmee de vervallen subsidie niet gecompenseerd wordt.
Het beleid is gericht op het realiseren van efficiency door werkprocessen te vereenvoudigen en waar mogelijk te centraliseren en op verhoging van de eigen opbrengsten.
De reorganisatie en de investeringen op het terrein van de digitale marketing en communicatie en de Bredebieb aanpak zijn er op gericht dat de bibliotheek haar educatief-maatschappelijke functie kan blijven uitoefenen in een samenleving die verandert. Met instemming van de Raad van Toezicht is uitvoering gegeven aan het verandertraject. Daarbij is er rekening mee gehouden dat de kosten en investeringen van deze transformatie tot een bedrag van € 200.000 ten laste van het eigen vermogen komen.
2017
De externe inzet op de digitale transformatie en de organisatieontwikkeling (traject van
zelfsturing/teamontwikkeling en het MBO-opleidingstraject) is in 2017 afgebouwd en beëindigd.
In 2017 zijn geen nieuwe opdrachten voor de Schakelklas voor Kleuters ontvangen. In december 2016 is dit definitief bekend geworden. Hierdoor waren we gedwongen afscheid te nemen van vijf hoog gekwalificeerde medewerkers. Het afbouwen van de vaste verplichtingen heeft een onvoorziene last van € 167.000 met zich meegebracht. Hierover loopt bij de gemeente Lelystad nog een bezwaar, omdat het aan een redelijke termijn heeft ontbroken om de contractuele verplichtingen netjes af te bouwen.
Vanwege de toenemende druk op de financiën en kwetsbare exploitatie heeft de auditcommissie geadviseerd een nieuwe meerjarenbegroting op te stellen. Deze is in de vergadering van de Raad van Toezicht van 10 april 2018 besproken (zie ook de paragraaf Financiële positie en
Meerjarenbegroting 2018-2021, pagina 14).
Lokale kaders
De exploitatie van FlevoMeer Bibliotheek is kwetsbaar. Door de noodzakelijke ingrepen als gevolg van de bezuinigingen zijn de financiële marges smal en zijn beleidswijzigingen van gemeenten – waar het reguliere financiering of projectmatige bijdragen betreft – van directe invloed op het resultaat. Tegenslagen zijn niet of moeilijker op te vangen. Het beroep op ondernemerschap en bereikte resultaten op dat terrein, hebben zo ook een keerzijde. Het maakt de exploitatie kwetsbaar, zeker als aan projectmatige en tijdelijke financiering vaste verplichtingen hangen, zoals we hebben ervaren met de Schakelklas voor Kleuters.
Een ander fenomeen en effect van jaren van bezuinigingen is dat de werkdruk is toegenomen, alsmede de beperking van de kwaliteit van dienstverlening.
Lelystad
Met het College van Burgemeester en Wethouders zijn de kwalitatieve en financiële effecten van de bezuinigingen besproken. Uit een analyse van de effecten van de bezuinigingen blijkt dat de basis niet op orde is. Belangrijke pijlers zijn de openingsuren en de collectie. De bibliotheek is 33 uur per week geopend. Dat is voor een stad als Lelystad veel te beperkt. De oorzaak hiervan is dat de bezuinigingen grotendeels zijn opgevangen door inkrimping van de personeelsformatie en kortingen op het mediabudget. Los van de ingrepen, die hun grens hebben bereikt, is het meerjarenperspectief nog steeds niet gunstig. De ramingen laten tekorten zien en die lopen op doordat de indexering achter blijft bij de kostenstijgingen en CAO-verplichtingen. De
gebruikersopbrengsten van betaalde abonnementen lopen jaarlijks terug. (Het aantal jeugdabonnementen tot 18 jaar stijgt).
In 2017 zijn concrete verbeteringen (herstelmaatregelen) getroffen.
Bij de begrotingsbehandeling 2018 in november 2017 is een motie aangenomen voor uitbreiding van de openingsuren naar 47 uur per week. Een tijdelijke subsidiekorting á € 50.000 vanaf 2015 wordt in 2018 ingetrokken. Het huurcontract voor de begane grond is per februari 2019 opgezegd.
Door wijziging van beleid en werkwijze in de VVE heeft de Schakelklas voor Kleuters geen opdracht in 2017 ontvangen. Dit is in december 2016 definitief vastgesteld. Bij de gemeente loopt nog het bezwaar tegen het besluit om geen compensatie te bieden voor de afbouw van de personele en financiële verplichtingen die hiermee samenhangen.
Noordoostpolder
De bezuinigingen zijn goed verwerkt. Door een slimme inzet van de formatie en efficiency in de dienstverlening en organisatie is geen sprake van merkbare negatieve effecten voor de gebruiker.
In het kader van duurzaamheid is in 2017 met instemming van de gemeente geïnvesteerd in zonnepanelen. Hiervoor is een exploitatieoverschot uit 2015 benut. Het dak van de bibliotheek is beschikbaar gesteld voor plaatsing van 390 zonnepanelen door de coöperatie Energie Pioniers Noordoostpolder. FlevoMeer Bibliotheek neemt zelf 224 zonnepanelen af en voorziet daarmee in de eigen energiebehoefte.
In 2017 zijn de openingsuren van de bibliotheek verruimd naar 54 uur per week. Een uitbreiding met 9 uur.
Dronten
De gemeenteraad heeft bij het vaststellen van de kadernota 2015 besloten om een voorgestelde bezuiniging van € 75.000 voor 2016 en 2017 te veranderen in een bezuiniging van € 25.000 in 2017. Hieraan wordt uitvoering gegeven door wijzigingen in het afschrijvingenregister waardoor de afschrijvingslasten naar beneden zijn bijgesteld. De afschrijvingslasten lopen vanaf 2016 volledig via de subsidie. De mutatie via het bestemmingsfonds is vervallen.
Deze aanpak heeft al in 2016 geleid tot een besparing. In overleg met het gemeentebestuur is het vrijgevallen budget ingezet voor de Bredebieb aanpak met het Mosaic-segmentatiemodel. De businesscase die is opgesteld is in januari 2017 gepresenteerd aan het gemeentebestuur.
Door de samenwerking met De Meerpaal op het Serviceplein kon de bibliotheek haar
openingstijden verruimen van 50 naar 57,5 uur per week. Biddinghuizen en Swifterbant blijven respectievelijk 49,5 en 13 uur open.
Urk
In 2016 heeft in overleg met de gemeente een grote verbouwing plaatsgevonden. De bibliotheek heeft ruimte ingeleverd (400 m²) om daarmee de kosten naar beneden te brengen en de exploitatie gezond te maken. In 2017 heeft de aandacht zich weer op de inhoud van bibliotheekwerk kunnen richten.
Zeewolde
In 2015 zijn de kaders vastgesteld voor een toekomstgerichte bibliotheekvoorziening die past bij de gemeente Zeewolde. Onderdeel van de kaders is dat de bibliotheek in 2016 kleinere en
goedkopere huisvesting in het centrum heeft betrokken, namelijk het pand aan de Kerkstraat dat al eerder de bestemming bibliotheek had.
De positie van de gedetacheerde ambtenaren is per 31 december 2016 gewijzigd. Zij hebben bij de gemeente Zeewolde eervol ontslag gekregen en zijn per 1 januari 2017 bij FlevoMeer Bibliotheek in dienst gekomen. Door de huurovereenkomst met een private partij en de indiensttreding van de gedetacheerde ambtenaren is de relatie met de gemeente Zeewolde een
‘zuivere’ subsidierelatie geworden.
Bestuursactiviteiten 2017
Totstandkoming Jaarrekening 2016 en financiële analyse
De jaarrekening is in concept opgesteld door de controller. Na bespreking in de auditcommissie financiën, heeft de commissie positief advies uitgebracht aan de Raad van Toezicht. De accountant heeft een goedkeuringsverklaring afgegeven. In de vergadering van de Raad van Toezicht op 30 mei is de jaarrekening 2016 vastgesteld.
De accountant heeft zijn bevindingen en adviezen naar aanleiding van de controle in het accountantsverslag gerapporteerd en aangeboden aan de directeur-bestuurder. Op basis van de aanbevelingen op het gebied van de interne controle en administratieve organisatie heeft de directeur een verbeterplan opgesteld. Belangrijke verbeter- en aandachtspunten zijn onderzoek naar verbetering van de interne processen, specifieke BTW aspecten en betere monitoring van de afspraken van de subsidie- en projectbeschikkingen.
Andere signaleringen betreffen: het genormaliseerde resultaat is stabiel; een wenselijk weerstandsvermogen van 10% ten opzichte van de subsidie is nog niet bereikt; de opbrengsten uit projecten fluctueert en dit maakt de organisatie kwetsbaar; de inkomsten gebruikers lopen terug en het werkkapitaal neemt af.
Werkplan en Begroting 2018
De begroting 2018 is in twee stappen, zij het met een tekort op de Algemene Organisatie en vestiging Lelystad, in de vergadering van de Raad van Toezicht op 12 september 2017 vastgesteld.
Een aantal ontwikkelingen leiden tot dit tekort. Dan gaat het om de substantiële vermindering van de projectomzet, waardoor een stuk financiering van de overhead wegvalt; de overname van de achtergrondcollectie, voorheen een Provinciale taak, die voor FlevoMeer Bibliotheek van groot belang is vanwege de omzet naar VVE-voorzieningen en de basisscholen; de verminderde
opbrengsten uit contributies en het structurele tekort als gevolg van een te lage loon- en prijsindexatie.
De Kadernotitie 2018 is als basis voor beleid en de begroting door de Raad van Toezicht vastgesteld.
Bestuurlijk overleg gemeenten – FlevoMeer Bibliotheek
In 2017 is de voorbereiding gestart van een nieuw bibliotheekconvenant 2018-2021.
Beleidsambtenaren en directie van FlevoMeer Bibliotheek hebben een concept opgesteld dat nu voorligt bij de betreffende wethouders en Raad van Toezicht van FlevoMeer Bibliotheek.
Dit convenant zet vooral in op lokale samenwerking, waarbij de bibliotheek een partner is van de gemeente om lokaal beleid te realiseren en op de gezamenlijke netwerkverantwoordelijkheid voor FlevoMeer Bibliotheek die gemeente overstijgend werkt.
In het bestuurlijk overleg is de nieuwe provinciale ondersteuningsstructuur – de organisatie van de provinciale wettelijke bibliotheektaken – besproken. Denieuwebibliotheek Almere (DNB) en FlevoMeer Bibliotheek hebben daar verantwoordelijkheid voor genomen en Stichting
Bibliotheeknetwerk Flevoland opgericht. De gemeenten hebben er op aangedrongen te voorkomen dat lokale budgetten worden belast met provinciale verplichtingen. De Raad van Toezicht van FlevoMeer Bibliotheek is dezelfde mening toegedaan. Daarom is besloten dat de nieuwe provinciale stichting zelf de werkgeververantwoordelijkheid op zich neemt, ondanks dat slechts sprake is van 2,23 fte.
Er is door het jaar heen frequent overleg geweest met de wethouders en beleidsadviseurs van de FlevoMeer-gemeenten over de continuïteit van de bibliotheekvoorziening, aanpassingen, inhoudelijke ontwikkelingen en meerjarenperspectief.
Verantwoording aan de gemeenten
FlevoMeer Bibliotheek legt verantwoording af aan de gemeenten over de resultaten, zowel financieel als inhoudelijk. Een belangrijk document is de financiële verslaglegging met de jaarrekening en het bestuursverslag. Per gemeente wordt daarnaast een verantwoording aangeboden met de resultaten van de lokale dienstverlening. Besloten is om deze rapportage in een ander jasje te gieten en vooral ook rekening te houden met de maatschappelijke effecten van de dienstverlening, zodat de verantwoording aansluit bij de educatief en maatschappelijke positie die de bibliotheek inneemt in het publieke domein. In 2018 wordt een begin gemaakt met deze nieuwe wijze van verantwoorden. In 2019 moet dit volledig zijn ingevoerd.
Werkgroep tarieven en tariefstructuur
De huidige tarieven en tariefstructuur zijn al een aantal jaren van kracht. De laatste aanpassing dateert van 2014. De centrale vraag is of aanpassingen mogelijk zijn die meer opbrengsten opleveren en meer waarde kunnen toevoegen voor de gebruiker. Het lidmaatschap is nu gekoppeld aan het lenen van materialen, terwijl het aanbod in de breedte groeit. Hoe kan de bibliotheek laagdrempelig en vrij toegankelijk blijven en toch meer omzet genereren?
Om dat uit te zoeken en daarover advies uit te brengen is een werkgroep ingesteld. De werkgroep brengt in 2018 haar advies uit.
Ondernemingsraad
Met de OR is frequent overleg gevoerd over onderwerpen die de ontwikkeling van de organisatie aangaan en onderwerpen die direct betrekking hebben op de arbeidsomstandigheden en – (secundaire) voorwaarden van de medewerkers.
Naast de overlegvergadering van de bestuurder met de OR is een vergadering gehouden in het kader van artikel 24 van de Wet op de Ondernemingsraden.
Met de Ondernemingsraad is vooral gesproken over de doorgaande organisatieontwikkeling, met name de opleidingstrajecten en de teamontwikkeling.
Andere onderwerpen die in het overleg aan de orde zijn geweest betreffen:
de werktijdenregeling en in het bijzonder het werken op zondag. Er is een FAQ opgesteld voor de zondag openstelling en die is toegevoegd aan de werktijdenregeling.
de evaluatie en actualisering van de regeling variabele uren de regeling voor bedrijfskleding die is ingevoerd in januari 2018
de wijze waarop is omgegaan met de afwikkeling van de Schakelklas voor Kleuters en het verlies van 5 arbeidsplaatsen
vormen van participatieve medezeggenschap het concept strategisch HR plan
de klokkenluidersregeling, waarmee de OR heeft ingestemd de privacyregeling die in 2018 van kracht wordt.
De OR brengt een eigen jaarverslag uit.
Lelykracht
Lelykracht heeft zich in 2017 sterker ontwikkeld. De gemeenteraad heeft op 8 november 2016 besloten om ook voor 2017 en 2018 budget beschikbaar te stellen. In 2017 heeft het VSBfonds aan Lelykracht een miljoen gedoneerd, omdat zij gelooft in de interdisciplinaire werkwijze. Het
VSBfonds wil met de bijdrage Lelystad een ‘boost’ geven en ervaring opdoen met deze wijze van grootschalige ondersteuning. Door deze substantiële ondersteuning van de gemeente en van het VSBfonds is de governance, goed toezicht op het bestuur en besteding en verantwoording van de middelen, des te belangrijker geworden. De gezamenlijke Raden van Toezicht / Raad van Commissarissen hebben gekozen voor de stichtingsvorm. Op 14 november heeft de Raad van Toezicht onder voorwaarden ingestemd met de concept statuten. Het voorbehoud heeft betrekking op de transparante relatie tussen FlevoMeer Bibliotheek en Lelykracht, in het bijzonder waar het de positie van de bestuurder betreft. De Raad heeft aangedrongen op een heldere afbakening van posities en verantwoordelijkheden, vooral van belang in conflictsituaties.
De concept statuten zijn, ook door amendementen van de andere RvT’s/RvC, aangepast en na een consultatie via email akkoord bevonden. Stichting Lelykracht is formeel opgericht op 7 februari 2018.
Kwaliteit en certificering
FlevoMeer Bibliotheek mag zich opnieuw een gecertificeerde bibliotheek noemen. De auditoren hebben tijdens hun gesprekken en bezoeken de resultaten van de ingezette koers van FlevoMeer Bibliotheek op het verbinden van mensen en kennis herkend. Dat is een compliment aan alle teams die dit goed hebben opgepakt. Dat heeft geleid tot een mooie beoordeling en geslaagde certificering van de organisatie. Het bordje van een gecertificeerde bibliotheek prijkt tot en met 2021 mooi aan de gevel.
Het auditteam heeft FlevoMeer Bibliotheek op 9 onderdelen beoordeeld. De conclusie van de certificering is dat FlevoMeer Bibliotheek een pro actieve en ondernemende bibliotheek is die hard en met succes werkt aan haar nieuwe rol in de samenleving. Op alle onderdelen is naar
tevredenheid gescoord.
Een van de onderscheidende projecten is de invulling van Huis voor Taal met partners en vrijwilligers. In de certificeringsrapport wordt daarover gezegd: “Er zijn dagelijks meerdere
‘studiegroepjes’ actief in de bibliotheek en doorlopend zijn er individuele sessies met
Taalmaatjes. Dit zorgt voor veel ‘reuring’ in de bibliotheek, maar ook verbinding tussen mensen.”
Een mooie ontwikkeling en dat is ook waar FlevoMeer Bibliotheek voor staat: partner zijn in persoonlijke ontwikkeling en onderdeel zijn van de lokale samenleving.
Marketing
FlevoMeer Bibliotheek heeft besloten per 2018 te stoppen met Biebpanel. Er is een afweging gemaakt tussen de deelnamekosten en de resultaten die de onderzoeken opleveren. De ervaring heeft helaas geleerd dat de onderzoeken voor FlevoMeer Bibliotheek te weinig concrete aanknopings- en verbeterpunten opleveren.
Dit betekent niet dat de mening van de lener/gebruiker er niet toe doet. Integendeel! We willen de gebruiker en niet-gebruiker anders benaderen, namelijk door het gesprek aan te gaan.
Aansluitend bij de gekozen klantsegmenten uit de Mosaic-scan gaan we de klantdialoog aan, zowel gebruikers als niet-gebruikers. De permanente klantdialoog wordt ingezet om de behoeften van specifieke groepen op te halen om beter aan te kunnen sluiten bij wat er leeft. In de Noordoostpolder is eind 2017 een pilot uitgezet onder de groep ouders met jonge kinderen. Het is de bedoeling deze werkwijze verder te ontwikkelen en in alle vestigingen toe te passen. De aanpak sluit aan bij de Bredebieb: behoeften gestuurd werken en lokaal betekenisvol programmeren. (Zie ook Brede bibliotheek).
HR-beleid
Strategisch HR-plan 2018-2021
De organisatie is een nieuwe fase ingegaan en het bleek nodig dat het HR-beleid daarbij op goede wijze ondersteunt. In 2017 is nieuw strategisch HR-beleid geformuleerd. Reeds in gang gezette ontwikkelingen hebben een duurzaam vervolg gekregen. Specifieke aandacht is, en zal er zijn voor die aspecten die de medewerkers in staat stellen de gewenste resultaten te behalen. Dit doen we aan de hand van het Huis van Creatievermogen.
Zelfsturing
Eind 2016 is met de Ondernemingsraad, het Managementteam en een vertegenwoordiging uit alle teams een eerste verkenning geweest over zelfsturing. Belangrijke startvragen zijn aan de orde geweest: Wat verstaan we eronder? Wat is belangrijk? Hoe pakken we het aan? Rijnconsult heeft daarbij geholpen. De uitkomsten zijn aan het Managementteam en de OR gepresenteerd en gedeeld binnen de organisatie. In 2017 zijn vervolgstappen gezet in het traject naar zelfsturing.
Met alle teams zijn bijeenkomsten belegd over zelfsturing.
De belangrijkste competenties in het kader van zelfsturing zijn ‘ondernemend’, ‘zelfstandig’ en
‘resultaatgericht’. De aanpak is er op gericht dat teams op deze wijze gaan werken. Daarvoor krijgen zij duidelijke en richtinggevende kaders mee, waaronder een klantgedreven doelstelling.
Deze richtinggevende doelen komen voort uit de visie en missie van FlevoMeer Bibliotheek. De teams zijn gevraagd op basis van deze doelen hun eigen operationele doelen te kiezen. De teamsessies die onderdeel zijn van de ontwikkeling naar zelfsturing worden in 2018 afgerond.
Zelfsturing en de doorgaande lijn van teamontwikkeling is daarna onderdeel van het uitvoeringsplan van het nieuwe strategisch HR-plan 2018-2021.
Met zelfsturing willen we bereiken dat medewerkers verantwoordelijkheid nemen
in staat gesteld worden om initiatief te nemen de afgesproken doelen (met elkaar) halen elkaar erkennen, herkennen en waarderen dwarsverbanden kunnen zien
elkaar en het MT aanspreken en zichzelf uitspreken respectvol met elkaar omgaan
trots zijn op FMB
Scholing en deskundigheidsbevordering
De ontwikkeling van de vakbekwaamheid en scholing op minimaal MBO-4 niveau voor de functie van Bibliotheekmedewerker heeft in 2017 ook nog aandacht gehad. Medewerkers met een voorlopige aanstelling na de reorganisatie hebben de in company opleiding tot
bibliotheekmedewerker gevolgd en in september afgerond. Van de 14 medewerkers die zijn gestart, hebben 11 het diploma behaald.
Een nieuwe lichting van 15 medewerkers heeft een speciale leergang op MBO-niveau gevolgd die nauw aansluit bij de werkwijze van de Brede bibliotheek (zie ook de betreffende paragraaf). Deze medewerkers hebben in maart 2018 hun opleiding afgerond.
Verder is in alle teams geïnvesteerd in de kennis en vaardigheden van digitale communicatie en werken met de Ipad. Alle medewerkers zijn lid van de besloten interne Facebook groep van FlevoMeer Bibliotheek. Het motto is: “iedereen is van de afdeling relatiebeheer” (zie het kader op bladzijde 5)
Verzuim
Het verzuimbeleid ‘Gezond blijven, beter worden’ en het aangepast verzuimprotocol zijn eind 2016 door het MT vastgesteld. De Ondernemingsraad heeft er mee ingestemd.
FlevoMeer Bibliotheek heeft een ‘P&O-compleet-contract’ met Centraal Beheer gesloten. Centraal Beheer is de verzuimverzekeraar, de Arbodienst is Zorg van de Zaak.
In 2018 zal er intensievere aandacht zijn voor het Arbobeleid.
Het verzuimpercentage is in 2017 gestegen naar 5,83% (+ 2,41).
Het verzuim zonder langdurige zieken is in 2017 gedaald met 0,12% naar 1,82%.
Het aantal verzuimmeldingen is gedaald naar 119 (-20).
Het verzuim langdurige zieken is met 5 gestegen. Dat verklaart het significant hogere verschil van het verzuimpercentage ten opzichte van 2016. In 2017 is door het management veel aandacht gegeven aan de langdurige zieken. Echter gezien de grotere complexiteit van de gezondheids-/verzuimklachten lijkt dit zich in 2018 nog voort te zetten.
AOW en pensioen
Het Managementteam heeft advies gevraagd aan de werkgeversorganisatie (VOB) inzake uitdiensttreding wanneer een medewerker de AOW leeftijd bereikt maar nog niet de
pensioengerechtigde leeftijd. Het advies is door het MT overgenomen. Dat houdt in dat de AOW datum leidend is. In bijzondere omstandigheden kan de werkgever daarvan afwijken en een nieuw tijdelijk contract met de werknemer sluiten.
Personeelsformatie
Ultimo 2017 heeft FlevoMeer Bibliotheek een vaste personeelsformatie van 60,8 fte (ten opzichte van 58,9 in 2016). Voor levering van externe diensten op locatie op basis van (semi-)
commerciële opdrachten en specifiek gemeentelijk beleid komen er nog 1,5 fte bij.
Als gevolg van de kortingen op de subsidies is de formatieomvang in de afgelopen jaren gekrompen. Eind 2013 was de basisformatie nog 63,5 fte.
A3-organisatie jaarplan
In 2016 is gestart met het werken met succesbepalende factoren die cruciaal zijn voor het succes van FlevoMeer Bibliotheek. Aan deze factoren zijn resultaten verbonden en acties om die te
realiseren. Projectteams zijn aan de slag gegaan met een plan van aanpak. De ervaringen zijn wisselend en vastgesteld moet worden dat de aansturing en facilitering van de projectteams onvoldoende waren om de resultaten eind 2017 op te leveren. Het A3-jaarplan is ook in 2018 nog opgenomen in de kadernotitie. De evaluatie en oplevering van de resultaten vind in 2018 plaats.
Ook wordt het werken met een A3-organisatie jaarplan geëvalueerd.
Een overzicht van de succesbepalende factoren en huidige status:
Nummer Omschrijving Status
SBF 1 Wij kennen onze klantgroepen en hun behoeften en wensen
Ingevuld door de Bredebieb werkwijze en de klantsegmentatie met Mosaic SBF 2 Klanten en partners weten FMB te
vinden voor ontwikkeling en verrijking
Te weinig gerichte acties om resultaat te kunnen melden
SBF 3 Medewerkers zijn in staat om te bewegen van collectie naar connectie
Hierop is geacteerd met de aanpak voor de teamontwikkeling en opleidingstrajecten
SBF 4 Medewerkers zijn competent, slagvaardig en ondernemend
Gelijk aan de status bij SBF 3
SBF 5 Onze nieuwe strategische koers wordt door stakeholders herkend en erkend
De projectgroep heeft een
uitvoeringsplan opgeleverd. Verdere actie in 2018
SBF 6 Wij verwerven nieuwe
financieringsbronnen die leiden tot meer eigen opbrengsten
De projectgroep heeft voorstellen gedaan. Verdere actie in 2018
Projecten 2017
De stand van zaken van een aantal geplande projecten benoemd in de kadernotitie 2017:
Project Beoogd resultaat Status
Strategie en beleid Nieuw
bibliotheek- convenant gemeenten - FMB
1. Meerjarig
bibliotheekconvenant 2. Uniforme
uitvoeringsovereenkomst
1. Er is een concepttekst voor het convenant 2018-2021 2. Een uniforme
uitvoeringsovereenkomst is niet haalbaar
Project Beoogd resultaat Status Kwaliteit en
certificering
Bibliotheekcertificaat voor de periode 2017-2021
FMB voldoet aan de certificerings- normen. Het certificaat is in december uitgereikt.
Strategische marketing / Digitale
dienstverlening
1. (H)erkenning van de educatief-
maatschappelijke waarde 2. Nieuwe
(project)opdrachten 3. Toename
samenwerkingspartners en/of intensivering bestaande
1. Met alle politieke partijen zijn gesprekken gevoerd, in beleidsstukken wordt de nieuwe missie van de bibliotheek meer en meer overgenomen
2. Vooral in het kader van bestrijding laaggeletterdheid 3. Dit is gerealiseerd
Personeel en organisatie Organisatie-
ontwikkeling
1. Ontwikkeling naar zelfsturende teams 2. Vakbekwame,
ondernemende en competente medewerkers
Zie HR-BELEID, zelfsturing en scholing en
deskundigheidsbevordering
Strategisch HR- plan
Nieuw vastgesteld HR-plan 2017-2020
Eind 2017 is het strategisch HR-plan 2018-2021 besproken. Definitieve vaststelling via de OR in voorjaar 2018.
Vrijwilligersbeleid Nieuw vastgesteld vrijwilligersbeleid
Het concept is opgeleverd.
Behandeling in MT en met de OR is nog niet afgerond.
Middelenbeleid Meerjaren- begroting 2017- 2020
1. Een sluitende meerjarenbegroting 2. Ruimte voor innovatie 3. Innovatiebeleid
1. De meerjarenbegroting 2018- 2021 is in april 2018 aan de orde geweest in de RvT 2. In de begroting is budget
opgenomen voor innovatie 3. Innovatiebeleid wordt in
samenwerking met DNB
Project Beoogd resultaat Status
opgepakt, zie de paragraaf Provinciaal bibliotheeknetwerk Middelenbeleid 1. Verbeterplan
ondersteuning primaire proces
2. Hogere tevredenheid van interne klanten
3. Prijs-kwaliteitverhouding in balans
1. Onderdeel teamdoelen Bedrijfsdiensten
2. Tevredenheidsonderzoek heeft niet plaatsgevonden
3. Op meerdere gebieden initiatieven genomen om scherp in te kopen met behoud van kwaliteit
Vernieuwing van de dienstverlening Vernieuwings-
budget
1. Bewijsvoering (voorbeelden) van nieuwe strategie om maatschappelijke meerwaarde te leveren 2. Resultaatgerichte
werkplannen
1. Het redactieteam kiest in de content planning en de berichtgeving de activiteiten die de (gewenste) identiteit laden;
de Bredebieb aanpak is gericht op connectie en het verbinden van mensen en kennis; de aanpak van Huis voor Taal is bij de certificering als ‘good practice’ aangemerkt 2. De resultaat gerichte
werkplannen moeten in 2018 vorm krijgen op basis van de gekozen teamdoelen Provinciale
inhoudelijke agenda 2017- 2020
1. Bibliotheeknetwerk Flevoland vernieuwd en politiek geborgd 2. Vastgesteld beleid en
financiële dekking voor de achtergrondcollectie
1. Dat is op basis van een door de Provincie ingesteld onderzoek en uitgebracht advies gebeurd 2. De achtergrondcollectie is
ondergebracht bij FMB Zie ook de paragraaf Provinciaal bibliotheeknetwerk
Provinciaal bibliotheeknetwerk
Distributie en netwerktaken
De nieuwe bibliotheekwet waarin de rol en verantwoordelijkheid van de provincie zijn beschreven én de trends in de (Flevolandse) samenleving, zijn voor de Provincie aanleiding om haar rol en de provinciale ondersteuningsfunctie voor de bibliotheken te heroverwegen. De Provincie heeft daarover advies gevraagd aan bureau Hiemstra & De Vries. Zij hebben in februari 2017 advies uitgebracht. Op basis van dit advies heeft de Provincie besloten dat de subsidierelatie met het Servicecentrum Flevolandse Bibliotheken per 2018 stopt.
Denieuwebibliotheek Almere en FlevoMeer Bibliotheek nemen de verantwoordelijkheid voor de provinciale distributie- en netwerktaken over en brengen deze taken en hun samenwerking per 1 januari 2018 onder in de Stichting Bibliotheeknetwerk Flevoland (BNF). De Raden van Toezicht hebben daarmee ingestemd.
Deze organisatie biedt tweedelijns ondersteunende diensten aan de twee bibliotheken, passend binnen het wettelijk kader. BNF heeft een klein team van servicemanagers (2,23 fte), waarvan één met de coördinatie en de ondersteuning van het bestuur is belast. De bedrijfsmatige ondersteuning van BNF komt van FlevoMeer Bibliotheek (secretariaat) en wordt ingekocht bij Matt (personeels-, salaris- en financiële administratie).
De directievoering wordt verzorgd door de directeur/bestuurder van FlevoMeer Bibliotheek, de externe contacten met de samenwerkende provinciale netwerken en de Koninklijke Bibliotheek liggen bij de directeur/bestuurder van denieuwebibliotheek Almere.
Innovatie
Er is nog een andere belangrijke provinciale wettelijke taak, namelijk de ondersteuning van de innovatie van de lokale bibliotheek. Daarvoor stelt de Provincie in 2018 een innovatiefonds in.
De beide bibliotheken stellen in 2018 een meerjarig innovatieprogramma op. De uitvoering van dit programma, dat moet passen binnen de regelgeving die de provincie aan het innovatiefonds stelt, moet de bibliotheken helpen om de dienstverlening te blijven vernieuwen én financiële compensatie te bieden voor de ICT-taken die nu lokaal gefinancierd worden.
De verantwoordelijkheid voor de ICT-infrastructuur, het beheer van het bibliotheeksysteem en de hosting en onderhoud van de servers is in 2018 geheel overgegaan van het provinciaal niveau naar het lokaal niveau. Denieuwebibliotheek Almere is de licentiehouder en opdrachtgever voor de hostingorganisatie (Actacom). FlevoMeer Bibliotheek is met denieuwebibliotheek Almere een duurzame samenwerking aangegaan, gericht op de doorlevering van ICT-diensten. De Raad van Toezicht heeft hier in de vergadering van 11 april mee ingestemd.
Achtergrondcollectie
Het beheer van de provinciale achtergrondcollectie met de onderdelen verhalend jeugd, thema- en projectcollecties en literatuur voor leeskringen is met instemming van de Raad van Toezicht per 1 september 2017 overgenomen door FlevoMeer Bibliotheek. Dit was noodzakelijk om de collectie te behouden voor dienstverlening aan de voor- en vroegschoolse instellingen en het basisonderwijs. FlevoMeer Bibliotheek heeft het aandeel van denieuwebibliotheek Almere overgenomen.
De jaarrekening 2017
Opbouw
De jaarrekening presenteert de balans en de staat van baten en lasten op concern niveau.
Hiervoor is gekozen om FlevoMeer Bibliotheek te presenteren als een ongedeelde organisatie en om het overzicht (en daarmee de leesbaarheid) te bewaren. Vanzelfsprekend wordt tegemoet gekomen aan de wens en toezegging om inzicht te geven in de resultaten op niveau van kostenplaatsen en kostendragers. In de bijlagen zijn de meer gespecificeerde overzichten van de algemene organisatiekosten (bedrijfsdiensten, educatie en programmering), de lokale
vestigingen, de bestemmingsreserves, bestemmingsfondsen en de projecten opgenomen.
Distributie en netwerktaken
De subsidieaanvraag bij de Provincie voor de uitvoering van deze taken heeft betrekking op: a) Distributie: het transport van media (boeken, etc.) tussen de bibliotheken en van de
bibliotheken naar scholen en andere instellingen met bibliotheekcollecties.
b) Doorvoeren van innovaties: het zogenaamde servicemanagement dat de verbinding legt tussen de lokale bibliotheken, het provinciale niveau (de samenwerkende provinciale instellingen) en het landelijke niveau (Koninklijke Bibliotheek).
c) Gegevenslevering.
d) De aan de bovenstaande punten verbonden indirecte kosten: huisvesting, management, faciliteiten, administratie, etc.
Vergelijking met de begroting
In de analyse van het resultaat, hoofdstuk 2, worden de afwijkingen met de begroting toegelicht.
De referentie is de begroting 2017. De Raad van Toezicht heeft de begroting in de vergadering van 28 juni 2016 besproken en na aanpassingen op 14 juli 2016 haar goedkeuring aan de begroting verleend.
Algemene organisatiekosten
In 2007 is bij de oprichting van FlevoMeer Bibliotheek met de gemeenten overeenstemming bereikt over de financiële inrichting van de nieuwe organisatie. De afspraken zijn vastgelegd in het Financieel Statuut. Uitgangspunten zijn dat kosten en baten toegerekend worden aan de vestiging (lees: gemeente) en dat elke vestiging verantwoordelijk is voor de eigen financiële positie. Via de Algemene Organisatie worden uitsluitend die kosten verrekend waarop de verdeelsleutel ‘inwoneraantal’ kan worden toegepast. Als gemiddelde bijdrage is bij de oprichting van de organisatie € 7,30 per inwoner overeengekomen. Vanaf 2011 is deze bijdrage verlaagd naar € 6,50 per inwoner. Daarmee is efficiencyvoordeel behaald en is een belangrijke opdracht van de nieuwe organisatie gerealiseerd.
De analyse van het financieel resultaat 2017 laat echter ook de keerzijde zien van het beleid van de afgelopen jaren, dat gekenmerkt kan worden als ‘scherp aan de wind zeilen’. De marges zijn er uit. De loon- en prijsstijgingen leiden tot een tekort. Dat geldt niet alleen voor de exploitatie van de Algemene Organisatie, maar ook voor de lokale exploitaties.
De bijdrage aan de Algemene Organisatie is in 2018 verhoogd naar € 6,75 per inwoner.
De Algemene Organisatie levert de ondersteuning van het primaire proces en is tevens
verantwoordelijk voor de vernieuwing en innovatie van de dienstverlening. En dat binnen de drie pijlers van het bibliotheekwerk, namelijk de fysieke, educatieve en digitale omgeving. De groei en ontwikkeling zit met name in de educatieve en digitale omgeving. De backoffice is
resultaatverantwoordelijk en moet binnen het budget ruimte vinden voor de vernieuwing en innovatie van de dienstverlening. Die vernieuwing is noodzakelijk voor de continuïteit van de dienstverlening en de nadruk die in de Wet Stelsel Openbare Bibliotheekvoorzieningen op de bibliotheekfuncties is gelegd.
Ter toelichting, de Algemene Organisatie bestaat uit:
Overhead:
o directie en bedrijfsvoering, waaronder secretariaat, financiële administratie en controle, personeelsbeleid en –zorg, PR, website, marketing en communicatie, kwaliteitszorg en certificering, systeembeheer
Backoffice publieksdiensten:
o centrale lenerservice
o aanschaf en selectie van media
o centrale mediaverwerking en uitleenklare levering van materialen o functioneel en applicatiebeheer BicatWise (bibliotheeksysteem) o toegang tot en levering uit het netwerk van bibliotheken Inhoudelijke backoffice:
o productontwikkeling en innovatie op gebied van taal en lezen, digitale dienstverlening, mediawijsheid, kennis en informatie, cultuur en ontmoeting, collectiebeleid
o educatief aanbod aan VVE-instellingen, basis- en voortgezet onderwijs en volwasseneneducatie
o levering van collecties uit de ‘achtergrond’ ten behoeve van specifieke doelgroepen
De staat van baten en lasten van de algemene organisatie (backoffice) is opgenomen in bijlage 1.
Begroting 2018
De begroting 2018 (zie bijlage 13) is op 12 september 2017 in de vergadering van de Raad van Toezicht besproken en goedgekeurd.
Financiële positie
Over het boekjaar 2017 is sprake van een negatief resultaat na resultaatbestemming van
€ 314.058, vergelijk 2016: € 96.605 positief. In de begroting 2017 werd nog uitgegaan van een negatief resultaat na resultaatbestemming van € 59.247.
Het verlies wordt met name verklaard doordat
de opdracht voor de Schakelklas voor Kleuters (Lelystad) in het kader van de Voor- en Vroegschoolse Educatie (VVE) en een daaraan gelieerd project in 2017 zijn vervallen (€ 152.500)
eenmalige kosten vanwege het ontslag van medewerkers van de Schakelklas voor Kleuters het resultaat belasten (€ 167.000)
extra opleidingskosten en kosten van teamontwikkeling als gevolg van de ingezette organisatieontwikkeling in het resultaat zijn verwerkt (€ 115.500)
Het eigen vermogen eind 2017 bedraagt € 1.127.703 positief (2016: € 1.469.356). Daarvan is
€ 399.363 vrij besteedbaar als algemene egalisatiereserve (2016: € 713.423).
In 2018 is een negatief resultaat na resultaatbestemming begroot van € 140.717.
De exploitatie 2017 is belast door het wegvallen van de Schakelklas voor Kleuters. Bij de opstelling van de begroting was dit niet te voorzien. Het verlies van de Schakelklas en de doorlopende verplichtingen in 2017 leiden tot een aanzienlijk groter tekort op de begroting dan was geraamd. Met de gemeente Lelystad loopt nog een bezwaarprocedure met betrekking tot de eenmalige kosten vanwege het ontslag van de medewerkers van de Schakelklas.
De investeringen in het kader van de organisatieontwikkeling komen ten laste van het resultaat van boekjaar 2017.
De financiële positie is door het resultaat 2017 verzwakt. Het financieel meerjarenperspectief tot 2021 is eveneens negatief en zorgelijk.
Meerjarenbegroting 2018 – 2021
De Raad van Toezicht heeft op advies van de auditcommissie Financiën opdracht gegeven de meerjarenbegroting 2018-2021 op te stellen. Directe aanleiding vormen het negatief resultaat 2017 en het tekort op de begroting 2018.
De opstelling van de meerjarenbegroting laat voor de komende jaren een stijgend tekort zien.
Belangrijke oorzaken zijn de gebruikersopbrengsten die jaarlijks met € 25.000 dalen en de loon- en prijsontwikkelingen tot 2021 die bij een consumentenprijsindex van 1,5% tot 1,8% alsnog tot een tekort leiden van € 198.000.
De meerjarenbegroting wordt in het bestuurlijk overleg met de gemeenten besproken.
2. ANALYSE VAN HET RESULTAAT
In dit hoofdstuk worden de verschillen tussen gerealiseerde cijfers 2017 en begrote cijfers 2017 toegelicht. Daarnaast wordt ook, daar waar nodig geacht, een toelichting gegeven op opvallende verschillen tussen de gerealiseerde cijfers 2017 en de gerealiseerde cijfers 2016.
BATEN
Subsidies (+ € 10.000)
De opbrengsten van de stichting bestaan voornamelijk uit subsidies van de gemeenten. Het verschil met de begroting is met name als volgt te verklaren:
KOSTENPLAATS OMSCHRIJVING in € BEDRAG
Lelystad De werkelijke subsidie is lager dan begroot -9.500 Algemene
Organisatie
Niet begroot: in 2017 is via de subsidieregeling
Praktijkleren totaal € 32.000 ontvangen. Een deel daarvan is al meegenomen in de jaarrekening 2016.
19.000
Overig Niet begroot 500
Totaal 10.000
In vergelijking met de rekening 2016 is er € 145.500 minder subsidie ontvangen. Per gemeente zijn de wijzigingen in de subsidies ten opzichte van de rekening 2016 als volgt:
In € REKENING
2017 BEGROTING
2017 VERSCHIL
* REKENING
2016
Subsidies 5.602.712 5.592.592 10.000 5.748.230
Projectopbrengsten 198.234 104.246 94.000 667.476
Inkomsten gebruikers 782.680 808.833 -26.000 815.774
Opbrengsten dienstverlening 732.610 1.203.302 -470.500 674.647
Diverse baten 102.990 89.570 13.500 194.054
Diverse baten voorgaande jaren 57.981 0 58.000 68.128
Som der baten 7.477.207 7.798.543 -321.000 8.168.309
* Verschil tussen de rekening 2017 en de begroting 2017, afgerond op € 500.
* In 2016 is een deel van de subsidie ontvangen voor een éénmalig project. In 2017 is dit weer meegenomen bij de subsidieontvangsten. Daar tegenover staat een bezuiniging.
** Vanaf mei 2016 zijn er m2 ingeleverd waardoor het onderdeel huurcompensatie van de subsidie is verlaagd. In 2017 is dat voor het gehele jaar gedaan wat een verlaging van de subsidie met zich meebrengt van € 13.500 ten opzichte van 2016.
*** Vanaf 2017 hanteert de gemeente Zeewolde een andere wijze van subsidieberekening.
Conform de Kaders realisatie basisbibliotheek is dat het aantal inwoners x € 25 per inwoner.
**** Dit betreffen éénmalige subsidies.
Projectopbrengsten (+ € 94.000)
De projectopbrengsten van de stichting bestaan voornamelijk uit subsidies van gemeenten. De projecten zijn niet allemaal meegenomen in de integrale begroting, omdat ten tijde van het opstellen van de begroting nog niet alle projecten bekend zijn. Projecten die al een aantal jaren worden uitgevoerd door FlevoMeer Bibliotheek, zoals Boekenpret (Boekenbas) in Lelystad, de Noordoostpolder en op Urk zijn meegenomen in de begroting. FlevoMeer Bibliotheek heeft dit jaar echter ook een aantal incidentele projecten welke niet zijn begroot, zoals het project Huis voor Taal en de stimuleringsregeling de Bibliotheek op school.
De projecten lopen neutraal door de exploitatie. De projectkosten zijn dus gelijk aan de projectopbrengsten.
Dit jaar zijn de volgende projecten verwerkt in de staat van baten en lasten van:
Algemene Organisatiekosten: Aangepast Lezen, Gesproken boeken Online,
Stimuleringsregeling de Bibliotheek op school, Huis voor Taal in Dronten, Noordoostpolder
en Zeewolde, de tender DOEN, Boekstart in de Kinderopvang, Lelykracht en hulpinfrastructuur van de Koninklijke Bibliotheek
Dronten: VVV
Noordoostpolder: Boekenpret
Urk: Boekenpret, Boekenbas en Taartpunt
Boekenpret Lelystad is in de begroting 2017 meegenomen als opbrengst (€ 43.500). Echter vanaf 2017 is dit geen projectsubsidie meer, maar een opbrengst dienstverlening.
Het grote verschil met de rekening 2016 (- € 469.000) heeft als reden het stopzetten van het project Schakelklas voor Kleuters en de overgang van het project Boekenpret Lelystad naar de opbrengsten dienstverlening.
Zie verder bijlage 11 voor de projectverantwoordingen.
Inkomsten gebruikers (- € 26.000)
Het verschil tussen de werkelijke cijfers en de begroting per vestiging:
In 2017 is het aantal betalende leden (>18 jaar) ten opzichte van 2016 gedaald met 444 en het aantal niet-betalende leden (0 – 18 jaar) met 716. De daling van het aantal leden zorgt voor lagere inkomsten gebruikers in vergelijking met 2016 (totaal lagere inkomsten is € 33.000 waarvan € 16.500 aan contributies).
GEMEENTE Bezuiniging t.o.v.
rekening 2016 Index 2017 Overig TOTAAL
Lelystad -6.000 16.500 10.500
Dronten* -25.000 8.500 26.500 10.000
Noordoostpolder 11.000 11.000
Urk** -4.000 -13.500 -17.500
Zeewolde*** -153.000 -153.000
Algemeen**** -6.500 -6.500
TOTAAL -188.000 36.000 6.500 -145.500
in € Lelystad Dronten Noordoost
polder Urk Zeewolde Algemeen TOTAAL Contributies 500 1.000- 2.000 1.500 - - 3.000 Telaatgelden 6.000- 3.000- 3.500- 1.000- 3.500- 500 16.500- Overig 7.000- - 2.500- 500- 3.000- - 13.000-
Afrondingsverschil 500
Totaal 12.500- 4.000- 4.000- - 6.500- 500 26.000-
Opbrengsten dienstverlening (- € 470.500)
Hieronder vallen de opbrengsten uit bibliotheekactiviteiten, zoals cursussen, dienstverlening aan scholen (verhuur collecties, adviesdiensten), verhuur bibliotheekruimten en diensten aan externe opdrachtgevers zoals de Penitentiaire Inrichting Lelystad (PIL).
Vanaf 2017 zou de Schakelklas voor Kleuters niet meer via een projectsubsidie worden ontvangen, maar een dienstverlening aan scholen worden. De opdracht is echter komen te vervallen.
De transitie provinciaal naar lokaal heeft betrekking op het Provinciaal bibliotheekplan (2015- 2017). In dit plan staat onder andere beschreven dat het Servicecentrum Flevolandse
Bibliotheken de kosten van innovatie van de basisbibliotheken overneemt op de terreinen van de landelijke innovatieprogramma’s, collectie, educatie en marketing. De basisbibliotheken nemen echter de kosten van de ICT-infrastructuur voor hun rekening.
Diverse baten (+ € 13.500)
Het verschil met de begroting bij de doorberekening van loonkosten en overhead op projecten wordt voornamelijk veroorzaakt doordat een gedeelte van de doorberekening komt uit projecten welke niet begroot zijn (+ € 15.000).
Diverse baten voorgaande jaren (+ € 58.000)
De post diverse baten voorgaande jaren heeft betrekking op onverwachte baten. Het gaat in 2017 met name om het volgende:
€ 35.000 - werkelijke kosten 2016 waarvan de factuur is ontvangen na opstellen rrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrekening 2016 bleken lager te zijn dan meegenomen in de rekening 2016
€ 12.000 - afboeking van diverse oude balansposten
€ 07.500 - een nog ontvangen cofinanciering Bredebieb Academy 2016 LASTEN
Bestuurs- en organisatiekosten (+ € 31.500)
Het budget voor het redactieteam was € 20.000. De werkelijke kosten voor het redactieteam waren ruim € 37.000. In het najaar van 2016 is gestart met het redactieteam. Dit team is vanaf het begin ondersteund door een extern bedrijf. Deze ondersteuning is voortgezet in 2017, daar was geen rekening mee gehouden in de begroting. Vanaf 2018 is de ondersteuning niet meer nodig.
Voor advieskosten wordt in het algemeen een vast bedrag (€ 4.000) meegenomen in de begroting. Niet bekend is op dat moment waarvoor en of dit gebruikt gaat worden. In 2017 waren de totale advieskosten € 13.500 (o.a. voor een Bredebiebscan Zeewolde en Swifterbant, inkoopadvies energie vestigingen Lelystad en Noordoostpolder en de taskforce
gemeenteraadsverkiezingen 2018).
In € REKENING
2017 BEGROTING
2017 VERSCHIL
* REKENING
2016
Bestuurs- en organisatiekosten 208.506 177.063 31.500 175.216
Huisvestingskosten 2.216.397 2.286.777 -70.500 2.354.991
Personeelskosten 3.967.171 4.025.252 -58.000 3.775.217
Administratiekosten 141.543 165.442 -24.000 152.156
Automatiseringskosten 257.961 281.227 -23.500 241.636
Collectie- en mediakosten 717.200 730.643 -13.500 712.921
Specifieke kosten 99.221 106.500 -7.500 94.863
Projectkosten 198.235 104.246 94.000 667.476
Overige kosten 10.924 3.820 7.000 8.686
Overige kosten voorgaande jaren 1.701 0 1.500 7.758
Som der lasten 7.818.859 7.880.970 -63.000 8.190.920
* Verschil tussen de rekening 2017 en de begroting 2017, afgerond op € 500.
Huisvestingskosten (- € 70.500)
De grootste verschillen ten opzichte van de begroting:
In de begroting is rekening gehouden met huurlasten voor de Schakelklas voor Kleuters.
Gezien het feit dat deze dienstverlening niet heeft plaatsgevonden zijn de kosten ook niet gemaakt (- € 18.500).
In het voorjaar van 2016 is de bibliotheek in Zeewolde verhuisd naar een andere locatie. Bij het opstellen van de begroting was nog niet bekend wat dit zou gaan betekenen voor de onderhoudskosten. Deze zijn in werkelijkheid € 12.000 lager dan begroot.
Ook de onderhoudskosten in de vestiging Lelystad zijn bijna € 10.000 lager dan begroot.
Doordat niet alle afgeschreven inventaris direct hoeft te worden vervangen vallen de afschrijvingslasten van de inventaris van vestiging Dronten lager uit (- € 16.000).
In positieve zin wijken de totale energiekosten € 12.500 af van de begroting.
Ten opzichte van de rekening 2016 zijn de huisvestingskosten in 2017 gedaald met € 138.500.
De grootste verschillen zijn de daling in huurlasten van de vestigingen in Zeewolde en op Urk (€ 84.000), de daling van rente leningen gebouwen (€ 13.000), de stijging in schoonmaakkosten in vestiging Noordoostpolder doordat hiervoor vanaf half 2016 een externe partij wordt ingezet (€ 19.500) en het verschil bij de éénmalige verhuis- en advieskosten ten gevolge van de verhuizing in Zeewolde (€ 46.500).
Personeelskosten (- € 58.000)
De verschillen met de begroting zijn met name als volgt te verklaren:
Salarissen, sociale lasten en dergelijke (- € 311.000) De afwijking ten opzichte van de begroting is 8,5%.
• € 179.000 (= 5%) heeft te maken met de Schakelklas voor Kleuters. In de begroting is rekening gehouden met € 275.000 aan personeelskosten voor de Schakelklas voor Kleuters. Gezien het feit dat deze dienstverlening niet heeft plaatsgevonden is de gedachte dat de kosten dan ook niet gemaakt zijn. Echter, de salariskosten moesten nog worden doorbetaald in 2017. Deze kosten zijn ten laste van vestiging Lelystad gebracht.
• € 132.000 (= 3,5%)
Als dit bedrag verdeeld wordt over de vestigingen, dan zijn de verschillen als volgt:
o Lelystad - € 50.000
o Dronten - € 24.500
o NOP - € 17.000
o Urk - € 07.000
o Zeewolde - € 35.500
o Algemene organisatiekosten - € 02.000 –
In met name Lelystad als Zeewolde zijn minder fte ingezet dan begroot.
Daarnaast konden er personeelslasten aan projecten doorberekend worden.
Overige personeelskosten (+ € 253.000)
• Studiekosten en deskundigheidsbevordering (- € 24.000)
Voor studiekosten en deskundigheidsbevordering is in de begroting 3% van de bruto salarislasten (exclusief vakantietoeslag en eindejaarsuitkering, maar inclusief de loonlasten van de ambtenaren) meegenomen.
De kosten met betrekking tot de MBO opleiding en zelfsturing (totaal € 115.500) zijn geboekt als reorganisatiekosten onder de kostenpost Overige kosten.
• Uitzendwerk (+ € 11.500)
• Advies derden (+ € 12.500)
Voor overige advieswerkzaamheden met betrekking tot personeelszaken is een bedrag begroot van € 10.000. In 2017 heeft Matt geadviseerd met betrekking tot het strategisch HR-beleid, het vrijwilligersbeleid en de zelfsturing. Er is door een externe adviseur een lean optimalisatie proces uitgevoerd met betrekking tot de media verwerking en er is juridisch advies ingeschakeld met betrekking tot de medewerkers van de Schakelklas voor Kleuters.
• WAO/WIA premieverzekering (- € 25.000)
De verzekering is vanaf 2017 uitgebreid met een ziekteverzuimverzekering en een ZW verzekering. De premie voor de totale verzekering viel, vergeleken met wat er begroot was, enorm mee.
• Afschrijvingskosten beschikbaar gestelde apparaten (+ € 12.500)
In 2017 is geïnvesteerd in Ipads voor alle medewerkers. Dit was niet begroot (begroting is opgesteld in juni 2016, besluit tot de investering is genomen in het najaar van 2016).
