In 2014 heeft een verfijning plaatsgevonden van het risicomanagement en beheersingssysteem door toevoeging van onderdelen. Zo is een eerste opzet voor een integraal veiligheidsbeleid opgesteld dat begin 2015 door het College van Bestuur is vastgesteld en gedurende 2015 nader zal worden uitgewerkt. En er is een concept-visiedocument ontwikkeld waarin wordt aangegeven hoe De Haagse haar kwaliteit wenst te waarborgen. Daarbij is de aanpak aangepast en geënt op de vier elementen (‘interactie en verbinden’, ‘inspiratie en waarden’, ‘monitoren en meten’, ‘ grenzen en regels’) van de besturingsfilosofie die daarmee in gebalanceerde vorm de rode draad vormen. Op termijn zullen alle bovenstaande zaken samengevoegd (moeten) worden tot een samenhangend integraal hogeschoolbreed risicomanagement en beheersingssysteem. Daarbij zal een proces van bewustwording en het delen van een gemeenschappelijk risicokader de grondslag zijn.
Planning- en controlcyclus
De hogeschool hanteerde in 2014 de planning- en controlcyclus als risicobeheersingssysteem. Daarin zijn ook de uitkomsten van de accreditatiecyclus, waarbij risicoanalyse een belangrijk onderdeel vormt, opgenomen. De planning- en controlcyclus is onderverdeeld in een planfase (kaderbrief en begroting) en een rapportage/monitorfase (periodieke managementrapportages en het jaarverslag). De cyclus begint met de kaderbrief die de (financiële) leidraad bevat voor het verslagjaar. De kaderstelling bevat de uitkomst van de bestuurlijke afweging van de ambities, doelstellingen en uitdagingen van de hogeschool zoals geformuleerd in het hogeschoolontwikkelingsplan. De uitwerking van de kaderstelling is uitgemond in een begroting met beleidsplan per organisatieonderdeel en in een (meerjaren)begroting op hogeschoolniveau. Bij de begroting is aan het management van de organisatieonderdelen gevraagd inzicht te geven in de vertaalslag van
hogeschooldoelstellingen naar resultaten en inzicht te geven in de mogelijke ontwikkelingen of belemmeringen.
Daarnaast is expliciet gevraagd de mogelijke risico’s met impact te bepalen en de daarmee samenhangende beheersmaatregelen te formuleren. Daarmee is risicobeheersing of risicomanagement primair een verantwoording van de lijn. De staf en de diensten hebben als tweedelijnsfunctie een ondersteunende rol naar het bestuur en het management van de organisatieonderdelen bij het signaleren van risico’s en het geven van advies op beheersmaatregelen. In de managementrapportage/monitorfase die drie keer per jaar op organisatie- en op hogeschoolniveau plaatsvindt, wordt enerzijds gerapporteerd over vooraf vastgestelde issues ontleend aan de kaderbrief en beleidsplannen. Anderzijds wordt gerapporteerd over zaken die niet verlopen conform de beleidsplannen en over ontwikkelingen, belemmeringen, issues en risico’s die het beoogde resultaat (onderdeel of hogeschool) significant beïnvloeden. De concerncontroller heeft de taak verbanden te leggen tussen de signaleringen van verschillende onderdelen (faculteiten) en domeinen (zoals onderwijs, HRM, financiën). Wanneer een aanwijzing of besluit van het College van Bestuur nodig is, wordt dit voorgelegd. Hierbij kunnen nadere afspraken worden gemaakt over intensivering van overleg, monitoring of ondersteuning.
Het geheel van werkzaamheden inzake het risicobeheer en -management bespreekt het College van Bestuur regelmatig met de Auditcommissie en de Raad van Toezicht. In deze besprekingen komen de aanpak van zaken en gekozen oplossingen diepgaand aan de orde. In dit risicotoezicht brengt de raad zijn toezichtfunctie tot uitdrukking.
De Accreditatie PDCA-cyclus
Binnen de hogeschool is voor het onderwijs een proces ingericht om de kwaliteit van het onderwijs te waarborgen en accreditaties zeker te stellen. Hiertoe worden enkele activiteiten uitgevoerd, die zijn opgenomen in de
‘accreditatiecyclus’. Daarbij is eenduidig vastgelegd hoe de faculteiten en het College van Bestuur in control zijn over de kwaliteit van een opleiding. Het gaat hierbij onder meer om een quickscan, een interne audit en een risicoanalyse voor de accrediteerbaarheid van de opleiding. De uitkomsten worden ook opgenomen in de planning- en controlcyclus.
11. ONZE TOEKOMST/CONTINUÏTEITSPARAGRAAF
De accreditatiecyclus ziet er als volgt uit:
-5 jaar:
indienen aanvraag
0 jaar:
verleende accreditatie
dossier en KR bijhouden
verbeterplan beoordelingsrapport
wegwerken risico’s -4,6 jaar:
CVB keurt KR
+0,75 jaar: Quik Scan
+4,2 jaar:
Risico Analyse
+2,75 jaar:
interne audit +4,75 jaar:
accreditatie audit
De quickscan heeft als primair doel te bepalen of de verbeteringen uit de accreditatie zijn/worden doorgevoerd. Zo nodig kan bijsturing van de kwaliteit van de opleiding plaatsvinden.
De interne audit heeft als primair doel het weergeven van in hoeverre de opleiding voldoet aan het kader dat gehanteerd wordt bij de interne audit. De uitkomst wordt besproken met het College van Bestuur en er wordt zo nodig een verbeterplan opgesteld.
De risicoanalyse volgt uit het concept Kritische Reflectie. Hierin worden het rapport van de interne audit en het verbeterplan meegenomen. Het resultaat van de risicoanalyse is een document waarin de risico’s ten aanzien van de accreditatie zijn vastgelegd. Hierover wordt aan het College van Bestuur gerapporteerd, waarbij wordt aangegeven hoe de mogelijke risico’s worden weggewerkt. Vervolgens wordt de Kritische Reflectie opgesteld en, na goedkeuring van het college, ter accreditatie aangeboden aan het NVAO.
Bovenstaande is daarnaast onder meer onderwerp van gesprek tussen het college en de Onderwijscommissie van de Raad van Toezicht. Die commissie adviseert en ondersteunt de raad bij haar toezichtfunctie op de kwaliteit van het onderwijs en onderzoek.
Integraal veiligheidsbeleid
Begin 2015 is de notitie inzake Integraal Veiligheidsbeleid 2015-2017 door het College van Bestuur vastgesteld.
Deze zal nog verder worden uitgewerkt en concentreert zich op de fysieke veiligheid (safety) en sociale veiligheid (security). In het tweede kwartaal 2015 zal een integraal veiligheidsfunctionaris worden aangesteld die verantwoordelijk wordt voor de organisatiebrede borging van het beleid en haar implementatie. Als eerste zal gestart worden met een actualisatie van het integraal veiligheidsrisicoprofiel. Tevens is er per 1 januari 2015 een (digitaal) veiligheidsloket Meld- en adviespunt veiligheid geopend. Dat is bedoeld om op een centrale plek meldingen en ondersteuningsverzoeken op veiligheidsvlak te verzamelen en de benodigde ondersteuning te bieden aan de verantwoordelijke faculteiten. Ook is, met betrekking tot sociale veiligheidsrisico’s, in 2014 een protocol radicalisering ontwikkeld en vastgesteld door het College van Bestuur.
Inkoop
In 2014 zijn hogescholen die deelnemen in het Hogescholen Inkoop Platform (HIP) collectief een
kredietwaardigheidsovereenkomst aangegaan om inzicht te krijgen in de financiële situatie van de voor hen belangrijke leveranciers. De overeenkomst stelt deze hogescholen in staat om online de financiële stabiliteit en continuïteit van belangrijke leveranciers structureel te monitoren op onder meer kredietwaardigheid en betaalgedrag. Door leveranciers met betalingsproblemen en/of nadere faillissementen te identificeren, kunnen hogescholen tijdig passende maatregelen nemen om daarmee hun risico’s tot een minimum beperken.
Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E)
Een onderdeel van het ‘HHs handboek voor leidinggevenden’ is de RI&E. Hierin staat dat de RI&E een verplichte inventarisatie van alle (arbeids)risico’s binnen een organisatie is. Waarbij na de inventarisatie de risico’s geanalyseerd worden en naast een plan van aanpak voor heel De Haagse Hogeschool, ook deelplannen voor elke faculteit en dienst opgesteld wordt. In 2009-2010 is de meest recente RI&E gehouden. Iedere faculteit of dienst heeft een plan van aanpak opgesteld, waar vanuit een centraal plan van aanpak wordt gemonitord op de maatregelen die nodig zijn om de gesignaleerde knelpunten te verbeteren.
De Haagse Integriteitscode 2.0
Als instrument van het risicomanagement en beheersingssysteem hanteert de hogeschool De Haagse Integriteitscode 2.0. Deze code is geplaatst op de website en nieuwe medewerkers maken kennis met de code tijdens het introductieprogramma. De doelstelling van deze code is gewenst gedrag stimuleren. De code is bedoeld als een ethische code die als richtlijn dient voor het creëren en handhaven van een optimaal studie- en werkklimaat. De code beoogt houvast te bieden bij het nemen van beslissingen over de integriteitdilemma’s waarmee de hogeschool wordt geconfronteerd. Daarbij gaat het vooral over beslissingen waarbij enige vrijheid op basis van de eigen waarden en normen mogelijk is. Aangezien het begrip integriteit veel verschijningsvormen kent, is gekozen voor een ‘Haagse focus’. Daarvoor worden de waarden professioneel, betrokken en open gebruikt.
Het is belangrijk om met elkaar in gesprek te blijven over integriteit. De gesprekken - die zowel informeel als formeel van aard kunnen zijn - moeten vooral plaatsvinden op de eigen werkvloer. Op deze wijze krijgt iedere medewerker bij de situaties die zich in het eigen takenpakket voordoen, de gelegenheid om dilemma’s en zorgen op een veilige manier aan de orde te stellen.
De resultaat- en ontwikkelingscyclus (R&O-cyclus)
De resultaat & ontwikkelingscyclus is de jaarlijkse gesprekscyclus binnen De Haagse Hogeschool waarin de medewerker met de leidinggevende de dialoog voert over zijn/haar persoonlijke ontwikkeling en over zijn/haar inzet binnen de hogeschool. De leidinggevende vertaalt de organisatiedoelstelling naar doelstellingen voor het organisatieonderdeel en vervolgens naar afspraken met de medewerker.
De cyclus bestaat uit drie gespreksonderdelen:
De gesprekken zijn bedoeld om verwachtingen uit te wisselen, concrete afspraken te maken, feedback te geven en te ontvangen, een totaaloordeel te vormen en dat te bespreken. Een vast onderdeel van de gesprekken betreft de benodigde competenties met de daarbij horende gedragsindicatoren. De Haagse Hogeschool kent een set van competenties die De Haagse Competenties wordt genoemd en waarmee aangegeven wordt welke kwaliteiten voor het goed functioneren van de hogeschool belangrijk worden geacht. Een van de kerncompetenties is zelfmanagement (het actief richting en inhoud geven aan de ontwikkeling van het eigen persoonlijk en
professioneel functioneren, waarbij men zich uit eigen beweging houdt aan gemaakte afspraken en vastgestelde normen en waarden). En een van de algemene competenties is integriteit (vanuit overtuiging handelen volgens algemeen aanvaarde of professionele sociale en ethische normen en waarden).
11. ONZE TOEKOMST/CONTINUÏTEITSPARAGRAAF