De Haagse onderkent diverse risico’s en onzekerheden die van invloed kunnen zijn op de bedrijfsvoering en de resultaten.
Het College van Bestuur heeft een aantal onderwerpen en ontwikkelingen aangemerkt als risico’s en onzekerheden waarvoor de hogeschool zich het komende jaar geplaatst ziet en die op enige wijze de strategische doelstellingen en het resultaat negatief kunnen beïnvloeden.
De Haagse Hogeschool heeft met de goedkeuring van het document Profilering en prestatieafspraken van De Haagse Hogeschool (mei 2012) een aantal prestatieafspraken gemaakt met het ministerie van OCW voor de periode 2013-2016. Deze afspraken bevatten een aantal streefwaarden ten aanzien van rendement, tevredenheid van studenten, contacttijd, de verhouding OP:OBP en het opleidingsniveau van de docenten. Aan het behalen van de afspraken is een percentage verbonden van de te ontvangen rijksbijdrage (5 procent). In 2016 zullen de prestatieafspraken door de reviewcommissie van het ministerie van OCW worden beoordeeld. De uitkomsten van deze beoordeling kunnen invloed hebben op de hoogte van de rijksbijdrage vanaf 2017. Naar aanleiding van de inschrijfgegevens per 1 oktober 2014 blijkt dat er inzake het studiesucces en rendement een negatieve trend waarneembaar is. Daardoor komen de prestatieafspraken onder druk te staan. Het maximale risico dat de hogeschool loopt indien de prestatieafspraken niet worden behaald, bedraagt vanaf 2017 jaarlijks € 8 miljoen.
De midterm review van de profilering en zwaartepuntvorming als onderdeel van de profilering en prestatieafspraken uit 2012 zoals deze medio 2014 heeft plaatsgevonden, is bemoedigend afgesloten. De reviewcommissie en de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zijn van oordeel dat De Haagse in voldoende mate een start heeft gemaakt met het realiseren van de profilering en zwaartepuntvorming.
Beheersmaatregel:
De hogeschool had en heeft op alle afspraken beleid ingezet. Het ingezette beleid wordt gecontinueerd en formele rapportage van de prestatieafspraken vindt plaats via de reguliere P&C-cyclus. Zowel het beleid als het resultaat worden daarbij beheersmatig gemonitord en waar nodig worden aanvullende maatregelen getroffen. Daarnaast hebben het College van Bestuur en de, bij de zwaartepunten dagelijks en direct betrokken, faculteitsdirecteuren, lectoren en programmacoördinatoren een regulier periodiek overleg om de afspraken optimaal en in hun volledigheid te realiseren om financiële en imagotechnische risico’s te minimaliseren.
De hogeschool is in 2013 het programma instellingstoets kwaliteitszorg (ITK) gestart om de instellingstoets voor te bereiden. De instellingstoets is een instrument waarmee de NVAO de kwaliteitszorg op hogescholen toetst. De Haagse Hogeschool ondergaat in 2016 de instellingstoets kwaliteitszorg. Dit is een aanvulling op de opleidingsaccreditaties. De opleidingsaccreditatie kijkt of het onderwijs goed is, of het gerealiseerd eindniveau voldoende is en of de kwaliteitszorg bij de opleiding functioneert. De instellingstoets beoordeelt het systeem voor kwaliteitszorg van de hogeschool als geheel.
ITK komt met de herinrichting van de hogeschool en het nieuwe instellingsplan in een volgende fase terecht.
Die fase wordt in belangrijke mate gedomineerd door de strategische en organisatorische vraagstukken van dit moment. De hogeschool heeft een nieuw instellingsplan waarmee bepaalde strategische keuzes gemaakt zijn. De organisatie wordt opnieuw ingericht en daarbij is ook de besturingsfilosofie herijkt.
ITK levert daarnaast inzicht in de mate waarin de hogeschool voldoet aan de vijf standaarden van de NVAO. Deze hebben mede betrekking op de wijze waarop de instelling zijn visie en strategie heeft
geïmplementeerd in het onderwijs. Het programma en de activiteiten zijn onderdeel van de P&C-cyclus. Het willen behalen van de instellingsaccreditatie brengt vragen met zich mee die moeten worden afgestemd op de ambitie, ontwikkeling en inrichting van de hogeschool. Daarbij bevatten de vijf standaarden geen expliciete normen. Daarmee is de basis van de accreditatie niet geheel zeker.
Beheersmaatregelen:
De reorganisatie van het primaire proces en de totstandkoming van het strategische instellingsplan 2014-2015 zorgden voor een aantal veranderingen. Tijdens deze veranderingen is het traject van de ITK en het programma ter voorbereiding van de instellingstoets meegenomen. Het is geëvolueerd naar een kwaliteitszorg die een duidelijk beroep doet op soft control. Dit doorlopende proces vindt een systematische doorgang in gesprekken en bezoeken door het College van Bestuur aan de faculteiten en in het voortzetten van de dialoog met de gehele organisatie. In 2015 zullen via deze MT-bezoeken alle zeven faculteiten voor de zomer bezocht worden met als centraal thema van het bezoek ‘het kwaliteitszorgsysteem van de faculteit’. Het ITK-team rapporteert per kwartaal aan het College van Bestuur over de algemene voortgang van het programma, specifieke onderdelen en de mate waarin de instelling al voldoet aan de vijf standaarden van de NVAO.
De hogeschool staat midden in het proces van een herinrichting. Deze verloopt in drie fasen:
• Fase 1 betreft het optimaliseren (binnen de bestaande organisatiestructuur) van de huidige situatie ten aanzien van vier thema’s.
• Fase 2 betreft de herinrichting en herclustering van opleidingen en academies.
• Fase 3 betreft de herinrichting en herclustering van de staf en de ondersteuning, zowel decentraal als centraal.
De herinrichting heeft gevolgen voor de positie, verantwoordelijkheden en taken van grote groepen medewerkers. In eerste instantie bij de academies, maar ook bij de ondersteunende diensten. Deze veranderingen gaan gepaard met onzekerheid over de eigen rol en die van anderen. Die onzekerheid kan deels worden weggenomen door helderheid in planvorming, besluitvorming en te ondernemen stappen. Het bestuur betrekt partijen (directeuren, teamleiders, unithoofden, medezeggenschap) in zijn planvorming en uitwerking. Op basis van gesprekken tussen het College van Bestuur en de Hogeschoolraad is een deel van de aanpak van de reorganisatie fase 3 gewijzigd. Deze wijzigingen hebben geen gevolgen voor het tijdpad van het proces, maar gaan over de zorgvuldige invulling van het traject en de aansluiting bij het onderwijs.
Desalniettemin kunnen deze wijzigingen voor onrust zorgen onder de medewerkers en kan het invloed hebben op het vervullen van functies en vacatures. Het is daarom belangrijk het proces goed te blijven volgen.
Beheersmaatregelen:
De stand van zaken van de organisatieontwikkeling was en is wekelijks onderwerp van het gesprek tijdens de reguliere vergadering van het College van Bestuur. Zo worden risico’s zoals vooraf voorzien scherp gevolgd en risico’s die gaandeweg ontstaan tijdig opgemerkt. Ook kunnen maatregelen worden ingezet. Het bestuur heeft middelen gereserveerd om noodzakelijke maatregelen te kunnen nemen wanneer de resultaten in het geding komen door bijvoorbeeld overgangssituaties, maar ook voor begeleiding en scholing. Daarbij wordt in tempo en planning rekening gehouden met de pieken in het onderwijsproces en het verandervermogen van de betrokken onderdelen. In goed overleg met de Hogeschoolraad is besloten om fase drie te laten begeleiden door een externe partij.
11. ONZE TOEKOMST/CONTINUÏTEITSPARAGRAAF
De onvoorspelbaarheid van de instroom is toegenomen. De voorspelling van de ontwikkeling van de studentaantallen, waaronder de instroom, is een belangrijk element in de onderwijsorganisatie en de (financiële) planning op korte en langere termijn. Ook dit is onderdeel van de P&C-cyclus. Een aantal externe ontwikkelingen dragen bij aan de onvoorspelbaarheid: de invoering van het sociale leenstelsel, het instellen van numerus fixus door collega-instellingen en de aankondiging en invoering van maatregelen door het ministerie van OCW die beperkend werken op de (her)inschrijving (en het even goed weer terugdraaien ervan).
Beheersmaatregel:
De hogeschool reageert hierop met een intensieve monitoring van de ontwikkeling van de aanmeldingen en het breed beschikbaar stellen van informatie. De Haagse stemt intensief af met de uitvoeringsinstanties van het ministerie. Tot slot neemt het bestuur – op aangeven van de directeur van de faculteit – frequenter besluiten over maatregelen die de instroom en het assortiment bevorderen of beperken. Daarnaast heeft het College van Bestuur met de Raad van Toezicht
afgesproken te gaan werken met scenario’s waarbij ook aandacht zal zijn voor krimp.
Zowel landelijk als bij de hogeschool is het afgelopen jaar de ratio bekostigde/onbekostigde studenten afgenomen. Dit is een zorgelijke ontwikkeling en vormt een risico. Door een afname van de ratio neemt de rijksbijdrage af terwijl de personele bezetting welke gebaseerd is op het totaal ingeschreven studenten niet zal afnemen. De personele lasten zullen dan een relatief groter beslag op de beschikbare middelen leggen.
Beheersmaatregel:
Ook deze ontwikkeling zal in de hierboven genoemde scenario’s meegenomen worden.
Onderwijskwaliteit en veiligheid zijn twee verwante kernwaarden van de hogeschool: een veilige
leeromgeving is een belangrijke randvoorwaarde voor kwalitatief hoogwaardig onderwijs. De wijze waarop de veiligheidszorg wordt vormgegeven, sluit aan bij de wijze waarop de bredere kwaliteitszorg binnen de hogeschool vorm krijgt. In haar veiligheidsvisie heeft De Haagse verwoord hoe zij de fysieke, sociale en bestuurlijk-organisatorische risico’s denkt te kunnen beheersen. Desalniettemin kan De Haagse niet volledig uitsluiten dat er zich gevallen van bijvoorbeeld fraude of diefstal voordoen. In 2014 is de hogeschool opgeschrikt door tentamendiefstal. Daarnaast kent De Haagse een grote groep internationale studenten die aan De Haagse studeren en studenten die een deel van hun studie in het buitenland volgen.
Beheersmaatregelen:
Toen de berichten over tentamendiefstal ons bereikten, heeft De Haagse per direct onderzoek verricht naar de wijze waarop dit heeft kunnen gebeuren en heeft zij adequate maatregelen getroffen. Deze maatregelen betroffen de korte termijn. Een projectgroep heeft daarnaast de opdracht gekregen om voor de langere termijn een procedure te ontwikkelen die het tentamenproces veilig moet maken.
Uiterlijk 1 september 2015 zullen alle faculteiten met de nieuwe procedure werken.
Voor de veiligheid van de groep internationale studenten is nauw contact met Nuffic over de veiligheidssituatie in de landen waar de studenten een deel van hun studie volgen. Het crisisbeleid, met betrekking tot studenten die verblijven in het buitenland en in het kader van de fysieke veiligheidsrisico’s, zal in 2015 geactualiseerd worden.
In 2015 zal ook een veiligheidsfunctionaris aangesteld worden die de veiligheidsvisie zal vertalen naar een integraal veiligheidsbeleid.