Uniforme openbare voorbereidingsprocedure
Workshop 1: Achter de Poort
Het doel
De interne workshops hadden twee doelen. Enerzijds om het voorlopig instrument aan te passen, ontbrekende zaken toe te voegen en definitief te maken, anderzijds om medewerkers kennis te laten nemen van de mogelijkheden van het
instrument.
Deelnemers
De deelnemers aan de drie workshops zijn 2-4 medewerkers van een lopend of al afgerond project. De keuze van de projecten en medewerkers is gevallen door te kijken naar verschillende typen projecten en verschillende functies binnen de gemeente. Hierbij hebben de volgende workshops plaatsgevonden:
Workshop 1: Achter de Poort
Projecttype: een lopend stedelijk vernieuwingsproject, waarbij sprake is van sloopnieuwbouw en de openbare ruimte
samen met de bewoners ingericht gaat worden. Medewerkers:
Projectleider Stedelijke Vernieuwing.
Stedenbouwkundig ontwerper.
Wijkmanager.
Projectleider planrealisatie.
Los van deze workshop is het instrument met de procesmanager van de woningcorporatie KleurrijkWonen
besproken.
Workshop 2: Sprokkelenburg
Projecttype: een lopend stedelijk transformatieproject, waarbij de bewoners gevraagd wordt in een adviesgroep te gaan. Medewerkers:
Projectleider Stedelijke Vernieuwing.
Beleidsmedewerker Stadsontwikkeling.
Communicatiemedewerker.
Wijkmanager. Kon er helaas niet bij zijn, wel later los gesproken.
Workshop 3: Structuurvisie
Projecttype: een afgeronde structuurvisie, waarbij het niet gelukt is om veel bewoners bij de ontwikkeling te betrekken. Medewerkers:
Projecttrekker Stadsontwikkeling.
Communicatiemedewerker.
Resultaten
Tijdens de workshop is het stappenplan zoals beschreven in de paragraaf ‘voorlopig instrument’, doorgelopen voor het betreffende project. De resultaten van de stap ‘factoren analyseren’ zijn ingevuld in de cirkel. In deze paragraaf wordt per workshop de geformuleerde doelstelling besproken en de overwegingen die genomen worden naar aanleiding van de factoren analyse.
Workshop 1
De doelstelling van de gemeente voor deze bewonersparticipatie is om de sociale cohesie te versterken en de kwaliteit van het plan te verbeteren. De doelstelling van de bewoners zou kunnen zijn (de nieuwe bewoners zijn namelijk nog niet bekend) om de buren te leren kennen en er een eigen buurt van te maken.
106
56
Figuur 10: De invulling voor Achter de Poort
Naar aanleiding van het invullen van het schema zijn er enkele conclusies voor de projectgroep uitgekomen. Ze moeten bijvoorbeeld nog veel energie stoppen in het leren kennen en bereiken van de doelgroep. Daarna wellicht om de bewoners te begeleiden in het traject wat ze nog nooit belopen hebben.
Workshop 2
De doelstelling van de gemeente voor deze bewonersparticipatie is verschillend bij de raad, het college en de
ambtenaarprojectleider. Het doel van de raad is de omwonenden een adviserende rol te geven, zodat het proces wordt gedragen door de omwonenden. Het doel van het college is om het project te realiseren. Het doel van de projectleider is om door samenwerking met omwonenden een goede relatie te hebben met de omwonenden en de kwaliteit van het plan te verhogen. Het doel van de omwonenden was in eerste instantie om het project tegen te werken. Nu willen ze in de adviesgroep om invloed uit te oefenen op het eindresultaat, maar ook om de overlast gedurende de ontwikkeling te beperken.
Figuur 11: De invulling voor Sprokkelenburg
Naar aanleiding van het invullen van het schema is door de projectgroep geconcludeerd dat de raad een grote invloed heeft op dit project en misschien zelfs een aparte doelgroep of een risicofactor is. Als de raad ineens iets anders wil dan kunnen uitgangspunten van het project ineens veranderen.
In dit geval is er geen partner in het spel die invloed kan hebben op de ontwikkeling en de participatie. Lodewijk Baljon voert de opdracht uit van de gemeente, zij zijn dus geen partner waar ze afhankelijk van zijn.
De motivatie van de bewoners is wel groot, maar hun doel is wel anders. Ze willen het project liever niet realiseren. Het gaat hier voornamelijk om het verbeteren van de relatie met de bewoners, om de weerstand te verminderen en
gezamenlijke uitgangspunten te formuleren. Daarnaast gaat het om de stabiliteit van het project. In deze tijd is de kans best groot dat het stil komt te liggen of helemaal niet meer doorgaat. En de mening van de raad kan het proces flink
beïnvloeden.
Workshop 3
De doelstelling van de gemeente had kunnen zijn om de kennis van de bewoners te benutten. De doelstelling van de bewoners had kunnen zijn om de toekomst van hun eigen leefomgeving veilig te stellen.
Bijlagen 107
56
Figuur 10: De invulling voor Achter de Poort
Naar aanleiding van het invullen van het schema zijn er enkele conclusies voor de projectgroep uitgekomen. Ze moeten bijvoorbeeld nog veel energie stoppen in het leren kennen en bereiken van de doelgroep. Daarna wellicht om de bewoners te begeleiden in het traject wat ze nog nooit belopen hebben.
Workshop 2
De doelstelling van de gemeente voor deze bewonersparticipatie is verschillend bij de raad, het college en de
ambtenaarprojectleider. Het doel van de raad is de omwonenden een adviserende rol te geven, zodat het proces wordt gedragen door de omwonenden. Het doel van het college is om het project te realiseren. Het doel van de projectleider is om door samenwerking met omwonenden een goede relatie te hebben met de omwonenden en de kwaliteit van het plan te verhogen. Het doel van de omwonenden was in eerste instantie om het project tegen te werken. Nu willen ze in de adviesgroep om invloed uit te oefenen op het eindresultaat, maar ook om de overlast gedurende de ontwikkeling te beperken.
Figuur 11: De invulling voor Sprokkelenburg
Naar aanleiding van het invullen van het schema is door de projectgroep geconcludeerd dat de raad een grote invloed heeft op dit project en misschien zelfs een aparte doelgroep of een risicofactor is. Als de raad ineens iets anders wil dan kunnen uitgangspunten van het project ineens veranderen.
In dit geval is er geen partner in het spel die invloed kan hebben op de ontwikkeling en de participatie. Lodewijk Baljon voert de opdracht uit van de gemeente, zij zijn dus geen partner waar ze afhankelijk van zijn.
De motivatie van de bewoners is wel groot, maar hun doel is wel anders. Ze willen het project liever niet realiseren. Het gaat hier voornamelijk om het verbeteren van de relatie met de bewoners, om de weerstand te verminderen en
gezamenlijke uitgangspunten te formuleren. Daarnaast gaat het om de stabiliteit van het project. In deze tijd is de kans best groot dat het stil komt te liggen of helemaal niet meer doorgaat. En de mening van de raad kan het proces flink
beïnvloeden.
Workshop 3
De doelstelling van de gemeente had kunnen zijn om de kennis van de bewoners te benutten. De doelstelling van de bewoners had kunnen zijn om de toekomst van hun eigen leefomgeving veilig te stellen.
57
Figuur 12: De invulling voor de Structuurvisie
Na invulling van de cirkel was de conclusie van de projectgroep dat het project misschien te abstract is voor de bewoners. En dat door te benadrukken wat voor effect het kan hebben op de leefomgeving van de bewoners, ze gemotiveerd kunnen worden om te participeren. Bijvoorbeeld door concrete voorbeelden te noemen; wegen die anders kunnen gaan lopen, verbindingen onder het spoor door, etc. De verschillende wijken hebben onderling een sterke binding, maar de binding met Culemborg zelf is niet zo sterk. Waardoor ze minder snel iets over hebben voor de gemeente, maar sneller voor de buurt. Omdat dit het Terweijde jaar was, was er intern weinig betrokkenheid en lag de aandacht ergens anders. De motivatie om te participeren was er niet, het was al fijn dat het gebeurde. Daarom was er bijvoorbeeld vanuit communicatie ook geen tijd (middelen) voor participatie. Intern had de promotie en het belang van participatie verspreidt kunnen worden.
Conclusies
Participatieplan
Vaak is al bekend wat het plan is voor de participatie. Omdat dit door het gemeentebestuur is besloten (de raad en/of het college). In zo’n geval kunnen de risico’s in beeld worden gebracht en kan gezien worden waar tijd en energie in gestopt moet worden om de participatie op deze manier in te steken.
Processen Culemborg
Interne organisatie wordt niet door iedereen hetzelfde ingevuld. De processen liggen wel vast in de participatieverordening en de participatiewijzer. Het blijkt echter dat deze niet bij alle werknemers bekend zijn of eigen gemaakt zijn. Dit is wel belangrijk voor een succesvol participatietraject.
Participatieadvies
Het instrument geeft geen concreet advies over op welk niveau en wanneer men gaat participeren, maar het biedt een kader om af te wegen of er wel of geen energie in gestopt wordt en het biedt inzicht in de mogelijkheden en risico’s van participatie bij dat project.
Dynamisch instrument
Het instrument is een dynamisch instrument. Door een kleine gebeurtenis kan een van de factoren al veranderen. Voornamelijk de factoren motivatie bij doelgroep en de organisatie zijn gevoelig voor communicatie en verwachtingen en kunnen daardoor tijdens een project veranderen.
De factor middelen
Van de factor middelen is onduidelijk of dit onder het project hoort te vallen of onder de organisatie. Het is de organisatie die de middelen ter beschikking stelt, als de raad dat toezegt. De projectgroep van workshop 2 had het idee dat dat niet van invloed is op de keuze voor participatie. Het kan wel een risico zijn. Middelen uitsplitsen in geld, tijd, participatie- en communicatiemiddelen.
De lijn tussen project en organisatie
De lijn tussen project en organisatie is eigenlijk dunner dan die naar de doelgroep. Het is enerzijds moeilijk te analyseren wat er speelt bij de doelgroep en het is moeilijk te beïnvloeden. Het project en de organisatie zijn wat meer op elkaar van invloed. De projectmiddelen worden ook door de organisatie ter beschikking gesteld.
De raad
Bij de structuurvisie zijn de raad en het college meer een, waardoor de raad een kleinere risicofactor is. Bij
Sprokkelenburg is de raad een meer onzekere factor. De raad zou dus gezien kunnen worden als onderdeel onder de factor risico’s voor een project. Bij Sprokkelenburg was dat risico groter dan bij de Structuurvisie.
108
58
Expertise
Zoals bij de workshop over de structuurvisie werd aangegeven is de benodigde expertise van de organisatie niet alleen op participatie expertise gericht. Ook de inhoudelijke expertise is van belang. Als dit minder is, is de kans op een succesvolle participatie ook minder.
Social Media
Een wijkmanager geeft aan dat het met social media heel moeilijk is om de relatie met de mensen op te bouwen. Wel om er mensen mee te bereiken, maar niet om een relatie op te bouwen. “Er zijn dan zoveel kansen op miscommunicaties. Dat zie
je bij e-mailen. Iets wat ik positief bedoel kan negatief opgevat worden.” De mogelijkheden en kansen van social media zijn
niet bekend bij haar.
Gesprekken met experts
Het doel van de gesprekken
Het instrument ook bij verschillende experts testen.
De experts
Arnout de Vries, Senior consultant bij TNO Information and Communication Technologies in Groningen. Hij heeft (samen met anderen) de artikelen geschreven over de ‘sweetspot voor online cocreatie’.
Joop Hofman, eigenaar van de Rode Wouw. Dit is een participatiehuis, waar Joop Hofman (samen met anderen) zich bezig houdt met het ontwerpen, uitvoeren, adviseren en managen van processen van bewonersparticipatie.
Johan Bodd, teamleider bij de Fontys Hoge School Sociale Studies in Eindhoven. Johan Bodd is docent en onderzoeker op het gebied van sociale (wijk)ontwikkelingen en heeft onder andere kennis van sociale binding.
Conclusies
(Joop Hofman en Hellen Terlien) Open communicatie Randvoorwaarde/aanbeveling
De buurtbindingsmatrix
Naar aanleiding van het gesprek met Johan Bodd en Joop Hofman is de buurtbindingsmatrix als achtergrond informatie toegevoegd aan de ‘sociale cohesie’. De factor sociale cohesie zou beter ‘binding’ genoemd kunnen worden. Dit omdat mensen zonder sociale binding wel een sterke binding met bijvoorbeeld de voorzieningen in de wijk kunnen hebben. De motivatie en expertise
Bij de organisatie en de doelgroep zijn dezelfde termen hiervoor gebruikt, omdat het in feite hetzelfde is. Er kwam mede uit de validatieworkshop 1, dat de ambtenaren ook gemotiveerd moeten zijn. De betrokkenheid van de wethouder is onderdeel van deze interne motivatie. Daarnaast geldt voor ook de interne medewerkers dat ze expertise in huis moeten hebben. Johan Bodd gaf aan dat er veel overeenkomsten in zitten tussen de verschillende factoren en het model daardoor vereenvoudigd zou kunnen worden. Er is voor gekozen om dat niet te doen, omdat bij minder factoren de kans groot is dat niet alle belangrijke opties worden meegenomen in de analyse.
Open communicatie
Dit is een vereiste aan het wederzijdse vertrouwen dat nodig is voor samen werken. De gemeente moet dus eerlijk zijn over de ware reden voor een project.
Voordat dit model ingevuld dient te worden moet de vraag gesteld worden of het zinnig is om te participeren De bereikbaarheid.
Volgens Joop Hofman worden door de gemeenten door de selectiemechanismen, door de huidige communicatiemiddelen (nieuwsbrief en dergelijke), grote groepen bij voorbaat al uitgesloten van deelname, want die bereiken ze niet. Het is belangrijk bij de actorenanalyse daar rekening mee te houden. De stijl van participeren moet hier op aan gesloten worden. Complexiteit
De complexiteit is een lastige. Hoe hoger de complexiteit hoe moeilijker het proces te organiseren is. Maar voor sommige burgers is het juist heel leuk en interessant om met de complexe projecten mee te werken. Om een moeilijke puzzel op te lossen.
Motivatie
Dit heeft vaak ook niet met de inhoud te maken, bijvoorbeeld omdat de leider van de groep graag wil dat iedereen mee doet. Of als het om het dorpsgevoel gaat. Dan kunnen mensen gemotiveerd worden om mee te doen.
Bijlagen 109
58
Expertise
Zoals bij de workshop over de structuurvisie werd aangegeven is de benodigde expertise van de organisatie niet alleen op participatie expertise gericht. Ook de inhoudelijke expertise is van belang. Als dit minder is, is de kans op een succesvolle participatie ook minder.
Social Media
Een wijkmanager geeft aan dat het met social media heel moeilijk is om de relatie met de mensen op te bouwen. Wel om er mensen mee te bereiken, maar niet om een relatie op te bouwen. “Er zijn dan zoveel kansen op miscommunicaties. Dat zie
je bij e-mailen. Iets wat ik positief bedoel kan negatief opgevat worden.” De mogelijkheden en kansen van social media zijn
niet bekend bij haar.
Gesprekken met experts
Het doel van de gesprekken
Het instrument ook bij verschillende experts testen.
De experts
Arnout de Vries, Senior consultant bij TNO Information and Communication Technologies in Groningen. Hij heeft (samen met anderen) de artikelen geschreven over de ‘sweetspot voor online cocreatie’.
Joop Hofman, eigenaar van de Rode Wouw. Dit is een participatiehuis, waar Joop Hofman (samen met anderen) zich bezig houdt met het ontwerpen, uitvoeren, adviseren en managen van processen van bewonersparticipatie.
Johan Bodd, teamleider bij de Fontys Hoge School Sociale Studies in Eindhoven. Johan Bodd is docent en onderzoeker op het gebied van sociale (wijk)ontwikkelingen en heeft onder andere kennis van sociale binding.
Conclusies
(Joop Hofman en Hellen Terlien) Open communicatie Randvoorwaarde/aanbeveling
De buurtbindingsmatrix
Naar aanleiding van het gesprek met Johan Bodd en Joop Hofman is de buurtbindingsmatrix als achtergrond informatie toegevoegd aan de ‘sociale cohesie’. De factor sociale cohesie zou beter ‘binding’ genoemd kunnen worden. Dit omdat mensen zonder sociale binding wel een sterke binding met bijvoorbeeld de voorzieningen in de wijk kunnen hebben. De motivatie en expertise
Bij de organisatie en de doelgroep zijn dezelfde termen hiervoor gebruikt, omdat het in feite hetzelfde is. Er kwam mede uit de validatieworkshop 1, dat de ambtenaren ook gemotiveerd moeten zijn. De betrokkenheid van de wethouder is onderdeel van deze interne motivatie. Daarnaast geldt voor ook de interne medewerkers dat ze expertise in huis moeten hebben. Johan Bodd gaf aan dat er veel overeenkomsten in zitten tussen de verschillende factoren en het model daardoor vereenvoudigd zou kunnen worden. Er is voor gekozen om dat niet te doen, omdat bij minder factoren de kans groot is dat niet alle belangrijke opties worden meegenomen in de analyse.
Open communicatie
Dit is een vereiste aan het wederzijdse vertrouwen dat nodig is voor samen werken. De gemeente moet dus eerlijk zijn over de ware reden voor een project.
Voordat dit model ingevuld dient te worden moet de vraag gesteld worden of het zinnig is om te participeren De bereikbaarheid.
Volgens Joop Hofman worden door de gemeenten door de selectiemechanismen, door de huidige communicatiemiddelen (nieuwsbrief en dergelijke), grote groepen bij voorbaat al uitgesloten van deelname, want die bereiken ze niet. Het is belangrijk bij de actorenanalyse daar rekening mee te houden. De stijl van participeren moet hier op aan gesloten worden. Complexiteit
De complexiteit is een lastige. Hoe hoger de complexiteit hoe moeilijker het proces te organiseren is. Maar voor sommige burgers is het juist heel leuk en interessant om met de complexe projecten mee te werken. Om een moeilijke puzzel op te lossen.
Motivatie
Dit heeft vaak ook niet met de inhoud te maken, bijvoorbeeld omdat de leider van de groep graag wil dat iedereen mee doet. Of als het om het dorpsgevoel gaat. Dan kunnen mensen gemotiveerd worden om mee te doen.
59
Projectfase
Sommige mensen kunnen en willen liever aan een bepaalde fase mee doen en andere weer liever aan een andere fase. Omdat ze daar meer feeling mee hebben.
Externe organisatie
Het nadeel hiervan is volgens Joop Hofman dat de natuurlijke relatie tussen de gemeente en de burger niet versterkt wordt. De relatie met de burger wordt ge-outsourced. Dat is een makkelijke uitweg.
Online
Volgens Joop Hofman is door online participatie, de participatie met een factor 7 toegenomen. Dit is bewezen in een onderzoek.
Schade-angst.
Bij gemeenten is de schade-angst groter, omdat ze maatschappelijke verantwoordelijkheid hebben. Verwachtingenmanagement
Dit kan op twee verschillende manieren ingezet worden:
- Reductie van verwachtingen: dan kan het nooit tegenvallen.
- Hele hoge ambitite: om mensen te motiveren mee te doen.
Champions
Zij organiseren en creëren middelen: geld, maar ook relaties. Urgentie
Er is een bepaalde urgentie nodig om motivatie te creëren. Emmen voorbeeld
Gemeente, zorgpartijen, corporatie, politie, welzijn zijn organiseert onder de moederorganisaties om de participatie te organiseren.
Partners
De partners moeten allemaal een gelijkwaardige motivatie hebben. Wisselingen
Gevaarlijk zijn wisselingen van de professionals. Processen