2.4.1. Aansluiting personeelsbegroting bij minimale operationele sterkte
De meest recente aan de Tweede Kamer gerapporteerde operationele formatie bedraagt 51.554 fte14, gedateerd 3 september 2019. Deze operationele formatie is herleidbaar tot de ontwikkeling van de (doel)formatie zoals opgesteld voor de begroting 2020 – 2024 (zie Tabel 2.5). In de begrotingsperiode wordt getracht deze doelformatie in 2024 te bereiken.
De begroting 2020 – 2024 rekent, in afwijking van de (doel)formatieontwikkeling, naar een lagere formatieontwikkeling (ca. 290 fte lager). Dit verschil wordt veroorzaakt doordat in de begroting formatieontwikkeling waar formeel nog geen gelden voor zijn toegekend niet worden meegenomen.
Specifiek betekent dit dat formatie gekoppeld aan de Regeerakkoord-gelden vanaf 2021 nog niet zijn meegenomen in de begroting 2020 – 2024, zie onderstaande specificatie in Tabel 2.6.
Tabel 2.5. Ontwikkeling operationele sterkte (formatie)
# fte Datum
(Doel)formatie 2020 – 2024, juni 2019 Begroting 2020 – 2024, juni 2019 Delta (doel)formatie – begroting
Operationele sterkte Personeelsbegroting 2021 – 2025 Doelformatie 2021 – 2025, juni 2020
Begroting 2021 – 2025, juni 2020 Delta (doel)formatie - begroting
12 Politie, Annotatie VJN - taakstelling tbv combi MT 17 juni.docx, 13 juni 2019
13 Politie, Gezamenlijk memo prijsbijstelling 2020 1-9.docx, 2020
14 Ministerie van Justitie en Veiligheid, Kamerbrief Ontwikkeling bezetting operationele functies, inzetbaarheid en capaciteitsmanagement Politie, 2019, van https://www.Politie.nl/binaries/content/assets/Politie/nieuws/2020/kamerbrief-ontwikkeling-bezetting-operationele-functies-inzetbaarheid-en-capaciteitsmanagement-Politie.pdf
41 Tabel 2.6. Delta (doel)formatie en begroting 2020-2024
Delta (doel)formatie 2020 – 2024 (fte) Operationele sterkte (incl. aspiranten formatie)
Regeerakkoord 2018 2020 2021 2022 2023 2024
Agenten in wijk + Hofstad (DHG) - -85,0 -221,3 -221,3 -221,3
Digitale opsporing in wijk - -2,0 -21,0 -21,0 -21,0
Ondermijning + zware criminaliteit - -6,3 -46,8 -46,8 -46,8
Totaal delta -93,3 -289,1 -289,1 -289,1
De geraamde operationele (doel)formatie voor de begroting 2021 – 2025 bedraagt 52.203 fte, een stijging van circa 650 fte ten opzichte van de laatst aan de Kamer gerapporteerde operationele formatie. De stijging van de operationele (doel)formatie is op te splitsen naar vier ontwikkelingen:
1. Formatiestijging door ophoging van voornemens in periode 2020 – 2024, 149 fte;
2. Formatiestijging door ‘nieuwe’ voornemens in periode 2021 – 2025, 374 fte;
3. Hogere formatierealisatie binnen financiële ruimte, 27 fte; en 4. Afwijkingen formatierealisatie, 99 fte.
Circa 16% van de formatiestijging wordt bepaald door afwijkingen in de formatie realisatie (sub 4 hierboven). In 2021 – 2025 wordt dit voor het overgrote deel veroorzaakt door het onderwerp
‘Inrichten beslaghuis’, fte stijging van 75,6 fte. Deze stijging betreft het overhevelen van PDC-fte-budget naar de operationele sterkte. De overige elementen binnen de afwijkingen formatierealisatie laten twee bijzonderheden zien, te weten één element waarbij de (doel)formatie niet is aangepast op de realisatie (Brexit) en één element waar een voornemen reeds is ingericht terwijl deze niet voorzien is/was in de (doel)formatie. De totale impact op operationele sterkte van beide elementen is nihil (enkele fte’s).
In lijn met hetgeen beschreven voor de begroting 2020 – 2024 rekent de begroting met een lagere formatie ontwikkeling van 51.924 fte. Dit verschil wordt veroorzaakt doordat de formatie gekoppeld aan de Regeerakkoord-gelden vanaf 2022 niet zijn meegenomen in de begroting 2021 – 2025. In lijn met de analyse voor de jaren 2020-2024 zijn dit lasten waar formeel nog geen gelden voor zijn toegekend.
Bevindingen
• De operationele sterkte (formatie) die als basis dient voor de personeelsbegroting 2021 – 2025 sluit aan bij de aan de kamer gerapporteerde formatie vermeerderd met (nieuwe) voornemens, afwijkingen in formatierealisatie en gecorrigeerd voor nog niet toegekende Regeerakkoord-gelden vanaf 2022.
• De formatiestijging in 2021 – 2025 ten gevolge van (nieuwe) voornemens is voorzien van een onderbouwing per voornemen (EUR onderbouwing en/of # fte onderbouwing op basis van ontvangen documentatie, veelal uitvoeringsplannen).
• De afwijkingen in formatierealisatie wordt deels veroorzaakt door het realiseren van meer formatie binnen de beschikbare financiële ruimte van voornemens.
• De restantafwijking formatierealisatie wordt veroorzaakt door formatieve herverdelingen (binnen OS of NOS naar OS) die niet zijn meegenomen in de (doel)formatie (casus 2021 – 2025, 75,6 fte Inrichten beslaghuis en herinrichting Vijfheerenlanden).
• De afwijkingen in de formatie realisatie laten zien dat er discrepanties kunnen ontstaan, binnen de geanalyseerde begroting 2021 – 2025 is de impact nihil (enkele fte’s). Deze
42 discrepanties zijn te beheersen/signaleren door het maken van een uitgebreide analyse naar de realisatie zoals uitgevoerd binnen dit onderzoek.
2.4.2. Actualiteit (doel)formatie op basis van voornemens en ambities
In 2012 is het inrichtingsplan voor de Politie opgesteld. Het inrichtingsplan geeft onder meer een omschrijving van de formatie per onderdeel/eenheid en de daarbij behorende taken. Het
inrichtingsplan is een ‘eenmalig’ document wat niet op jaarbasis of elke x-jaar een update krijgt. De ontwikkeling van de formatie naar aanleiding van vastgestelde voornemens en voorgenomen ambities wordt jaarlijks bijgehouden in het bestand ‘(doel)formatie’ (Excel format). Deze (doel)formatie vormt tevens de basis voor de P-lasten in de begroting. Het document ‘(doel)formatie’ is een kwantitatieve weergave van de formatie op fte en functieniveau. Het document geeft geen kwalitatieve duiding aan wijzigingen in bijvoorbeeld taken en verantwoordelijkheden van onderdelen/ eenheden.
Gezien de bovenstaande punten is de vraag ten behoeve van dit onderzoek, met akkoord van de stuurgroep, vertaald naar een kwantitatieve analyse: ‘In welke mate is de (doel)formatie aangepast naar aanleiding van de vastgestelde voornemens en voorgenomen ambities?’
Toelichting bestand (doel)formatie
Het bestand (doel)formatie wordt door de Politie gebruikt als input voor de doorrekening van
scenario’s voor de Strategische Personeels Planning (hierna SPP). Deze scenario’s vormen de input voor de personeelslasten in de begroting van de Politie, zie Figuur 2.1.
Figuur 2.1. Berekening personeelslasten Politie
De verantwoordelijkheid voor het opstellen en updaten van het bestand (doel)formatie is ondergebracht bij de Directie HRM, meer specifiek de afdeling SPP.
Proces opstellen en updaten bestand (doel)formatie
Het updaten van het bestand (doel)formatie vindt minimaal driemaal per jaar plaats en de updates sluiten daarbij aan bij de P&C-cyclus van de Politie, zie onderstaand figuur.
Figuur 2.2. Synchronisatie update bestand doelformatie en P&C-Cyclus Politie
Bij het uitvoeren van een update van het bestand (doel)formatie worden in de basis de volgende wijzigingen doorgevoerd:
1. Formatiewijzigingen ten gevolge van formatierealisatie;
2. Formatiewijzigingen ten gevolge van (nieuwe) voornemens.
Formatiewijzigingen ten gevolge van realisatie worden bepaald door de Directie HRM en zien toe op de flexibiliteit die diensten en eenheden hebben om binnen de financiële kaders een afwijkende formatie in te richten dan bij het opnemen van het voornemen voorzien.
Formatiewijzigingen ten gevolge van (nieuwe) voornemens worden in samenspraak met de Directie Financiën bepaald. De Directie Financiën levert voorafgaand aan de start van een scenarioberekening een lijst met te verwerken voornemens. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen (a) vastgestelde
43 (en indien van toepassing) toegekende voornemens; en (b) voornemens die op het punt van
middelentoekenning staan. In afstemming met de Directie HRM worden de definitief mee te nemen voornemens vastgesteld en verwerkt in de (doel)formatie.
Voornemens (doel)formatie 2021 – 2025
Om inzicht te verkrijgen in de mate waarin de (doel)formatie is aangepast naar aanleiding van vastgestelde voornemens en voorgenomen ambities is een analyse verricht naar de opgenomen voornemens voor de (doel)formatie 2021 – 2025.
Daarbij is onderscheid gemaakt tussen de voornemens met impact op de niet operationele sterkte en voornemens met impact op de operationele sterkte.
1. Voornemens – Niet operationele sterkte:
De voornemens met impact op de niet-operationele sterkte kennen allen een vorm van onderbouwing (EUR onderbouwing en/of # fte onderbouwing) dan wel zijn herleidbaar tot formele besluitvormingsdocumenten.
2. Voornemens – Operationele sterkte:
De voornemens met impact op de operationele sterkte kennen allen een vorm van
onderbouwing (EUR onderbouwing en/of # fte onderbouwing). Zie tevens de analyse zoals opgenomen onder paragraaf 2.2.
Bevindingen
• Het updaten van het bestand (doel)formatie volgt de P&C-cyclus en vormt op specifieke momenten de input voor de begroting. Aansluiting tussen de P-lasten in de begroting en het bestand (doel)formatie wordt op deze wijze geborgd.
• Mutaties in de (doel)formatie (zowel OS als NOS) worden op geijkte momenten doorgevoerd op basis van:
a) formatierealisatie en;
b) vastgestelde voornemens.
• Directie HRM en Directie Financiën bepalen gezamenlijk welke voornemens worden meegenomen in de (doel)formatie. Een separate vastlegging van de voornemens die wel of niet worden meegenomen met daarbij een onderbouwing (indien van toepassing) vindt niet plaats.
• Wij concluderen dat de voornemens zoals verwerkt in de (doel)formatie ten behoeve van de begroting 2021 – 2025 zowel aan de OS- als NOS zijde herleidbaar zijn tot vastgestelde voornemens.
• Het bestand (doel)formatie geeft inzicht in de ontwikkeling van de formatie op fte niveau. In vergelijking tot het inrichtingsplan 2012 geeft het bestand (doel)formatie geen inzicht in de ontwikkeling van de bestaande taak in relatie tot de formatieve ontwikkeling.
Bij grote formatie- en taakwijzigingen is een integrale update van het inrichtingsplan aan te bevelen om de relatie tussen formatie, taak en organisatieontwikkeling sterk te houden.
2.5. Conclusies