Gemeente De Bilt
Postadres Postbus 300, 3720 AH Bilthoven Bezoekadres Soestdijkseweg Zuid 173 Telefoon 030-2289411 Fax 030-2289457
Gemeente De Bilt pagina 2 van 7 Eisen aan de opdracht aanschaf en onderhoud van audiobeeldapparatuur
Inhoudsopgave
1. Inleiding 3
1.1 Eisen aan kwaliteit 4
1.2 Eisen aan samenwerking/ communicatie 5
1.3 Eisen aan werkzaamheden 6
1.4 Commerciële eisen 6
Gemeente De Bilt pagina 3 van 7 Eisen aan de opdracht aanschaf en onderhoud van audiobeeldapparatuur
1. Inleiding
In dit document zijn de eisen opgenomen die aan de gevraagde opdracht aanschaf en onderhoud audiobeeld apparatuur worden gesteld.
Door het indienen van uw inschrijving voor deze opdracht verklaart u onvoorwaardelijk akkoord te gaan met ALLE eisen aan de opdracht.
Wij verwachten dat er een goed werkende audio visuele oplossing gerealiseerd wordt in de
Mathildezaal van het gemeentehuis van de Bilt. De inschrijvende partij geeft een totaal garantie van tenminste 36 maanden op die goed werkende audio visuele systeem.
1.1 Algemeen
Het pakket omvat:
Eis 1 Het engineeren, leveren, aanbrengen, afregelen, testen, programmeren etc. van de apparatuur en besturingssyste(e)m(en);
Eis 2 Het leveren en aanbrengen van alle benodigde kabels, (inbouw) aansluitvoorzieningen, (verstelbare)ophangbeugels etc.;
Eis 3 Het verzorgen van de benodigde instructie zowel op schrift als qua uitleg;
Eis 4 Het verzorgen van onderhoud gedurende de looptijd van 4 jaar na de oplevering van het audio visuele systeem.
1.2 Beschrijving Mathildezaal
De Mathildezaal is een belangrijke ruimte in het gemeentehuis. De zaal wordt gebruikt voor zowel raadsvergaderingen, presentaties, recepties etc. hierbij moet in alle gevallen de mogelijkheid zijn voor de opname van beeld en geluid.
Schermen:
In de Mathildezaal wodt er gebruikt gemaakt van een beamer en projectiescherm. Dit projectiescherm moet aangesloten kunnen worden op het systeem en elektrisch te bedienen zijn. De kwaliteit van het beeld dient van dusdanige kwaliteit te zijn dat het beeld in de gehele zaal zichtbaar is. Hiervoor dient er een HD beamer voor gebruik bij daglicht te worden aangeboden.
Opname:
De opname van beeld en geluid dient (bijvoorbeeld bij een storing op de internet verbinding) mogelijk zijn. De camera’s dienen op zodanig gemonteerd te worden, dat tijdens een vergadering iedereen in beeld kan worden gebracht. De camera’s dienen te reageren op basis van interruptie (in te zoomen op de interruptor).
Ook bij overige bijeenkomsten dienen de camera’s te kunnen worden ingezet. Er moet dus rekening gehouden worden bij het positioneren van de camera’s dat deze inzetbaar zijn bij verschillende zaal indeling.
Audio:
Om de vergaderingen verstaanbaar te maken dient een goed er een goed werkend audiosysteem aanwezig te zijn. Er zijn momenteel plafondspeakers aanwezig. Daarnaast is er een versterker van het merk Australian aanwezig. De plafondspeakers dienen te worden hergebruikt. Daarnaast dient er een advies te worden uitgebracht over het mogelijk hergebruiken van de huidige versterker.
Bediening:
Gemeente De Bilt pagina 4 van 7 Eisen aan de opdracht aanschaf en onderhoud van audiobeeldapparatuur
Momenteel is er een wandcontactdoos aanwezig voor VGA en minijack. Deze dient vervangen te worden met in ieder geval 2x een hdmi aansluiting, welke aangesloten kan worden op de beamer, en een mini jack ten behoeve van het audio systeem.
Centrale rack:
In de buurt van de Mathildezaal is een centrale rack aanwezig waar alle benodigde apparatuur in is geplaatst. Indien koeling noodzakelijk is, zal dit i het rack meegenomen moeten worden. De ruimte zelf wordt beperkt geventileerd.
Installatie:
Na gunning van de opdracht wordt in overleg met de gemeente een nadere installatie planning gemaakt, waarbij gestreefd wordt naar een zo spoedig mogelijke oplevering van het audio en visuele systeem voor het gemeentehuis van de Bilt.
De opdrachtnemer dient aanwezig te zijn bij de eerste raadsvergadering (’s avonds) na installatie zodat, ondersteund kan worden bij eventuele onvoorziene zaken.
Oplevering:
Bij oplevering dient er een duidelijke uitleg over het gebruik en de programmering gegeven te worden aan de hoofdgebruikers en dient het gehele systeem doorgelopen en getest te worden. daarnaast dien een beknopte handleiding samengesteld te zijn waarop de verschillende functies helder en eenduidig beschreven worden.
1.3 Eisen aan kwaliteit van de geleverde audio-visueleapparatuur
Eis 5 De scope van de opdracht betreft de apparatuur zoals in beschreven in de bijlage??. Op basis van het uitgebracht advies kan dit worden gewijzigd.
Eis 6 De opdrachtnemer zal een advies uitbrengen voor zowel bekabelde als draadloze microfoons met inachtneming van de geluidskwaliteit, storingsgevoeligheid en eis 8.
Eis 7 De audiovisuele inrichting dient functioneel maar sober te worden uitgevoerd. Daarnaast dient de apparatuur zeer gebruiksvriendelijk te zijn.
Eis 8 De opdrachtnemer zal een offerte uitbrengen waarbij een gehele nieuwe installatie wordt aangeboden. Daarnaast zal er een advies worden uitgebracht waarbij rekening is gehouden welke huidige apparatuur kan worden blijven gebruikt en zal hierbij de levensduur van apparaten mee in overweging nemen.
Eis 9 De opdrachtnemer dient er rekening mee te houden dat het mogelijk moet zijn om via het besturingssysteem de televisiekanalen NPO 1,2 en 3 aan te sturen.
Eis 10 De opdrachtnemer dient er rekening mee te houden dat de geleverde beamer gekoppeld moet kunnen worden met een laptop of ipad via een hdmi plug in aansluiting welke wordt in gebouwd in de wand.
Eis 11 De opdrachtnemer dient er rekening mee te houden dat de geleverde apparatuur gekoppeld moet kunnen worden met Notubizz of andere grote streamingsdiensten.
Eis 12 De opdrachtnemer dient er rekening mee te houden dat het mogelijk moet zijn om de installatie uit te breiden. Bij een eventuele verhuizing zoals beschreven in eis 8, moet het mogelijk zijn om bijvoorbeeld discussiemicrofoons of een nieuwe camera aan het huidige systeem toe te voegen.
Eis 13 De opdrachtnemer dient er in de aanbieding rekening mee te houden dat de audiovisuele apparatuur gemakkelijk te verhuizen is naar een andere locatie. Dit in verband met een mogelijke verhuizing in de toekomst.
Gemeente De Bilt pagina 5 van 7 Eisen aan de opdracht aanschaf en onderhoud van audiobeeldapparatuur
1.4 Duurzaamheidseisen
Eis 14 Automatische slaapstand projectoren
De projectoren schakelen na maximaal 15 minuten inactiviteit automatisch in slaapstand.
Met slaapstand wordt bedoeld: toestand waarbij de apparatuur is aangesloten op het elektriciteitsnet en afhankelijk is van de energietoevoer van het elektriciteitsnet om naar behoren te functioneren en uitsluitend de voldoende functies biedt, die voor onbepaalde tijd kunnen voortduren:
- Reactiveringsfunctie, of reactiveringsfunctie met slechts een indicatie van de ingeschakelde reactiveringsfunctie, en/of
- Informatie- of statusweergave.
(bron: ecodesign verondening televisies (2009/642/EG) artikel 2, 6) Eis 15 Audiovisuele apparatuur / ‘aan’ vermogen projector
Het opgenomen vermogen van projectoren, met uitzondering van ultra short throw projectoren, in de toestand 'aan' (definitie toestand volgens IEC62087:2016) is kleiner dan of gelijk aan:
- voor een lichtstroom Φ ≤ 1750 lm: 180 [W];
- voor een lichtstroom Φ > 1750 lm: 180 W + 0,09*(Φ-1750) [W].
Hierin is Φ de lichtstroom, in lm, gemeten volgens EN 61947-1:2002. Het opgenomen vermogen, in W, wordt bepaald volgens NEN-EN-IEC 62087:2016; Deel 3: Televisies.
Onder een ultra short throw projector wordt verstaan: "A projector that can project a 60 inch image or larger (measured diagonally) from under 18 inches away from the projection surface."
(Bron: Futuresource Consulting Ltd.) Toelichting
Een uitzondering op dit criterium is de ultra short throw projector. Dit is een projector die op een korte afstand van het scherm onder een grote hoek het beeld projecteert. De grotere hoek leidt ertoe dat een ultra short throw projector minder energie-efficiënt is dan een conventionele projector. Omdat gezondheidsvoordelen echter zwaarder wegen dan energiegebruik, vallen ultra short throw projectoren buiten deze eis.
Eis 16 De lampen in de projectoren hebben (bij normaal gebruik) een minimale levensduur van 3000 branduur
1.5 Eisen aan samenwerking/communicatie
Eis 17 De opdrachtnemer houdt de opdrachtgever maandelijks of zoveel eerder als nodig op de hoogte over de voortgang door middel van een kort overleg (bij voorkeur online).
Eis 18 De opdrachtnemer heeft een vast aanspreekpunt (zijnde één van de adviseurs) voor de opdrachtgever. Het vaste aanspreekpunt is goed bereikbaar per telefoon en mail.
Eis 19 De opdrachtnemer heeft een bevoegd aanspreekpunt voor de opdrachtgever wat betreft de kwaliteit van de dienstverlening. Het aanspreekpunt is goed bereikbaar per telefoon en mail.
Eis 20 De opdrachtnemer reageert adequaat op vragen van de opdrachtgever (binnen 1 werkdag(en).
Gemeente De Bilt pagina 6 van 7 Eisen aan de opdracht aanschaf en onderhoud van audiobeeldapparatuur
1.6 Eisen aan onderhoudswerkzaamheden
Eis 21 De opdrachtnemer dient de huidige apparatuur op te nemen in het onderhoudscontract.
Eis 22 De opdrachtnemer geeft een totaal garantie van tenminste 36 maanden op dit goed werkende audio visuele systeem.
Eis 23 Onder garantie wordt oa. Verstaan dat wanneer er storingen optreden de opdrachtnemer tot tenminste 22:00 uur, bereikbaar is en dat indien nodig er op dat moment afspraken
gemaakt worden over directe of snelle afhandeling van de storing.
Eis 24 De opdrachtnemer biedt de mogelijkheid om in geval van een storing dezelfde dag aanwezig te zijn.
Eis 25 De opdrachtnemer dient op de dag van een raadsvergadering binnen 6 uur aanwezig te kunnen zijn om storingen te verhelpen.
Eis 26 De opdrachtnemer zal tenminste minimaal 1x per jaar preventief onderhoud uitvoeren aan de apparatuur.
Eis 27 De opdrachtnemer biedt de mogelijkheid dat indien een storing niet direct kan worden verholpen er vervangende apparatuur kosteloze zal worden aangeboden.
Eis 28 De opdrachtnemer zal na elk preventief onderhoud een rapportage uitbrengen waarin tenminste een advies wordt uitgebracht over de status van de apparatuur. Hierbij wordt er o.a. rekening gehouden met de levensduur van de apparatuur.
1.7 Commerciële eisen
Eis 29 Uw inschrijving is in de Nederlandse taal gesteld en de gehanteerde tarieven zijn in euro's, exclusief btw.
Eis 30 De kostenopbouw vindt plaats conform het in document 'Prijsinvulformulier' beschreven schema.
Eis 31 Het totaalbedrag van uw inschrijving is vast en inclusief alle kosten, zoals en voor zover van toepassing, maar niet uitputtend: uitvoering, nazorg, overhead, reis- en andere kosten.
Eis 32 Bij een vervolgopdracht binnen een jaar na verstrekking van de opdracht gelden de tarieven van de oorspronkelijke opdracht. Voor de periode daarna worden de tarieven gecorrigeerd op basis van een door u aan te geven, door het CBS gepubliceerde index.
Facturatie en betaling
Eis 33 Opdrachtnemer factureert digitaal. Adres hiervoor is: crediteuren@debilt.nl, t.a.v. financiële administratie.
Eis 34 Indien in de opdracht is aangegeven dat de verplichting een verzamelverplichting betreft, dan kunt u voor opdrachten die binnen een maand zijn verricht/bestellingen die binnen één maand zijn uitgeleverd een verzamelfactuur versturen. In dat geval sorteert u de
factuurregels op uitleverdatum.
Eis 35 Op elke factuur vermeldt u:
▪ Uw factuurnummer en datum;
▪ Nummer zaaksysteem 148959;
▪ Factuurdatum;
▪ Eenduidige omschrijving van de geleverde goederen en/of diensten;
▪ Afdelingsnaam en naam besteller en/of opdrachtgever;
▪ Het afleveradres (het adres waar de leveringen of diensten hebben plaatsgevonden;
▪ Het Kamer van Koophandel nummer van uw onderneming;
▪ Uw bankrekeningnummer;
Gemeente De Bilt pagina 7 van 7 Eisen aan de opdracht aanschaf en onderhoud van audiobeeldapparatuur
▪ Het btw-nummer van uw onderneming;
▪ Indien van toepassing SWIFT/BIC en IBAN-code.