Aandachtspunten bij de ontwikkeling van het werkproces en afspraken over zorgvuldigheid

4.4.1 De aard van het proces bij complexe casuïstiek en de consequenties voor gegevensverwerking

Het proces van het behandelen van complexe casussen op het snijvlak van zorg- en veiligheid kenmerkt zich in hoge mate door zoeken naar wat er aan de hand is: overzicht en inzicht creëren (beeldvorming), met behulp van de verschillende expertises van deelnemers komen tot een set van zinvolle interventies gegeven de problematiek en specifieke situatie (oordelen), afstemmen van lopende trajecten met als doel dat deze elkaar niet in de weg zitten maar zo mogelijk elkaar versterken, en komen tot een gezamenlijke aanpak (besluiten).

In privacywetgeving staan – naast de juridische grondslag – het doel en de noodzakelijkheid van gegevensverwerking en uitwisseling voorop. Er mogen pas gegevens gedeeld worden als er een wettelijke grondslag voor is, als het doel ervan duidelijk is, en als het delen van gegevens noodzakelijk is voor dat doel. Bovendien moet de partij die de persoons gegevens ontvangt op grond van de AVG gerechtigd zijn om de (bijzondere) persoonsgegevens te verwerken. Voor zorgverleners geldt dat het

beroepsgeheim en het belang van de cliënt zich er niet tegen mogen verzetten tenzij er sprake is van een conflict van plichten.

Het zoekproces dat inherent is aan (de beginfase van) het behandelen van complexe casuïstiek maakt dat de doelen voor gegevensverwerking gedurende het proces kunnen veranderen. Het hoofddoel is het oplossen van de probleemsituatie, maar de doelen voor de gegevensverstrekking kunnen variëren van in beeld brengen wat er aan de hand is, tot afstemming, tot het mogelijk maken van specifieke interventies door een partner. Dat laatste wordt meestal pas duidelijk aan het eind van een casusoverleg. Dit maakt het voor deelnemers moeilijk om bij de start van een casus in te kunnen schatten of de gegevens die zij dan inbrengen ook gebruikt mogen worden voor de doelen die er aan het eind van een casusoverleg uit rollen.

Meest voorkomende doelen voor gegevensverwerking bij het behandelen van complexe casuïstiek

90

• Bepalen of een casus voldoet aan de criteria om in het kader van het samenwerkingsverband op te pakken;

• Inzicht krijgen welke partijen reeds betrokken zijn of betrokken moeten worden en op welke wijze;

• Bepalen van het doel en thema’s van een eventueel casusoverleg;

• Bepalen gemeenschappelijk ‘beeld’ met de te betrekken partijen om te komen tot afstemming en of plan van aanpak, afspraken over uitvoering en gegevensgebruik;

• Afbouwen van de betrokkenheid van het samenwerkingsverband en - indien er gegevens opgeslagen zijn - opschonen en op termijn vernietigen van het dossier.

Deelnemers die gegevens hebben ingebracht moeten aan het eind van het proces dan eigenlijk een nieuwe afweging maken: kan ik de gegevens die ik gedeeld heb ten behoeve van een gezamenlijke beeldvorming ook verstrekken ten behoeve van de vervolgacties in het plan van aanpak. Bijvoorbeeld: een zorgverlener zal wellicht niet willen dat informatie om tot een goede inschatting te komen van zinvolle interventies, ook gebruikt wordt voor een eventuele strafrechtelijke interventie. Of omgekeerd, politie en OM willen niet dat een hulpverlener bepaalde informatie die noodzakelijk was om zicht te krijgen op mogelijke handelingsperspectieven, gebruikt en kenbaar maakt in het contact met een cliënt.

Een voorbeeld: zo hoort het niet

Een psychiater deelt in een casusoverleg informatie t.b.v. de beeldvorming van een cliënt die voor onveilige situaties zorgt en verward gedrag vertoont. Er worden

afspraken gemaakt over de vervolgacties. Er wordt de afspraak gemaakt dat niemand inhoudelijke informatie van de psychiater vastlegt voor eigen gebruik. Er wordt alleen een handelingsadvies opgesteld hoe om te gaan met de cliënt bij problemen. Dat was ook de basis waarop de psychiater toestemming had gekregen van de cliënt om deel te nemen. Enige maanden later duikt inhoudelijke informatie die de psychiater heeft ingebracht op in een procedure die een van de partners heeft aangespannen tegen de cliënt. Dit was niet besproken in het overleg. Was dat wel het geval geweest, dan had de psychiater nooit akkoord willen gaan met het gebruik van zijn informatie voor dat doel. Het resultaat is dat de psychiater voortaan geen informatie meer deelt in overleggen waar de betreffende partner bij is.

Het is aan de organisaties die afspreken met elkaar samen te willen werken om

afspraken te maken hoe zij willen dat hun professionals in de praktijk dienen om te gaan met dit dilemma, en hoe wordt bewaakt dat deze afspraken worden nageleefd. Die afspraken behoren onderdeel te zijn van het privacy-protocol. In de volgende paragraaf wordt hier nader op ingegaan.

91

4.4.2 Uitgangspunten (afspraken) voor zorgvuldige gegevensverwerking bij het behandelen van complexe casussen

Het dilemma waarvoor deelnemers komen te staan laat zich alleen oplossen door een duidelijke fasering aan te brengen in het werkproces voor de behandeling van de complexe casuïstiek, en de doelen voor gegevensverwerking voor elke fase te concretiseren. Omdat de doelen per fase kunnen verschillen, is het belangrijk dat de partij die gegevens inbrengt gedurende het proces de zeggenschap houdt over het gebruik van gegevens door andere deelnemers aan het behandelen van de casus. Met andere woorden: op alle informatie die tijdens het proces op tafel komt rust een strikte geheimhoudingsplicht voor alle deelnemers. En niemand mag gegevens ‘meenemen’ en vastleggen voor eigen gebruik tenzij dit is afgesproken en de partij die de gegevens heeft ingebracht daarmee akkoord is. Iedere deelnemer moet er van op aan kunnen dat

verstrekte gegevens niet gebruikt worden voor andere activiteiten en doelen dan afgesproken.

Dat vraagt om discipline van deelnemers, en een zorgvuldige bewaking van de omgang met gegevens gedurende het proces van de behandeling van een casus.

De aard van het proces van het behandelen van complexe casuïstiek vraagt om de volgende uitgangspunten:

1. Er is sprake van een duidelijke fasering van het werkproces met concretisering van doelen voor gegevensverwerking per fase;

2. Er is sprake van een strikte doelbinding bij gebruik van gegevens bij de

verschillende fasen van het behandelen van casussen. Alleen de voor het doel van die fase noodzakelijke gegevens worden verwerkt;

3. Als het doel wijzigt wordt als eerste opnieuw beoordeeld of de eerder verwerkte gegevens ook daarvoor (het andere doel) noodzakelijk zijn en vervolgens of de gegevens daarvoor ook (verder) gebruikt mogen worden. Zo nodig wordt degene die de gegevens heeft ingebracht gevraagd of hergebruik akkoord is;

4. Indien noodzakelijk, wordt voor de samenwerking rond een specifieke casus een afzonderlijk en afgeschermd tijdelijk ‘dossier’ ingericht. Dit staat los van de

‘zaakdossiers’ van de deelnemende partijen. En er worden in het protocol afspraken gemaakt op welke termijn na afsluiten van de casus binnen het

samenwerkingsverband dit dossier wordt vernietigd;

5. Indien er sprake is van een casusoverleg nemen uitsluitend partijen deel die noodzakelijk zijn om te komen tot een goede beoordeling van de situatie, bepalen van de aanpak en de uitvoering daarvan;

6. Een partij die in een bepaalde fase gegevens verstrekt behoudt de zeggenschap over het verdere gebruik van die gegevens voor een andere fase en voor andere doelen;

7. Partijen die bij de behandeling van een casus kennis nemen van gegevens

afkomstig van een andere partij mogen deze gegevens niet ‘automatisch’ opnemen in het eigen dossier en gebruiken voor de eigen taken en werkzaamheden;

8. Betrokkenen bij het behandelen van de casus kunnen inzage hebben in dit ‘dossier’

ten behoeve van de specifieke doelen van de fase van behandeling van de casus,

92

maar mogen geen gegevens overnemen uit dit dossier zonder toestemming van degen die de gegevens heeft ingebracht;

9. Partijen die bij de behandeling van een casus kennis nemen van gegevens

afkomstig van een andere partij mogen deze enkel opnemen in het eigen dossier en verder gebruiken voor de eigen taken als de verstrekkende partij dit afzonderlijk accordeert en uitsluitend voor de doelen die daarbij zijn afgesproken. Vuistregel is dat enkel partijen die een interventie (gaan) doen of een taak hebben in de

uitvoeringsfase van de casus gegevens ‘mee naar huis nemen’ voor het uitvoeren van die interventie of taak;

10. Het streven blijft dat daar waar mogelijk de burger betrokken wordt bij en/of instemt met de activiteiten die bij het behandelen van casussen plaatsvinden;

11. Betrokkene wordt zo spoedig geïnformeerd dat hij of zij is aangemeld voor behandeling van de casus in het samenwerkingsverband, wat dit betekent, en op welke wijze deze zijn rechten kan uitoefenen. Deze informatieverplichting conform de AVG rust op de partij die de casus aanmeldt. Uitstel van het informeren van betrokkene(n) is slechts mogelijk als daar een inhoudelijke reden voor is, en een expliciete afweging aan ten grondslag ligt.

4.4.3 Bewaken van de rechtmatigheid en zorgvuldigheid van de gegevensverwerking tijdens het proces

Het bewaken van de rechtmatigheid van de gegevensverwerking en uitwisseling kent dus twee niveaus:

1. Invulling geven aan de zorgvuldigheidsafspraken die noodzakelijk zijn gegeven de aard van het werkproces;

2. Toetsen aan de hand van het protocol en het daarbij behorende werkproces of er specifieke beperkingen of randvoorwaarden zijn aan het uitwisselen van gegevens tussen de beoogde partners aan de specifieke casus op basis van de bestaande juridische kaders.

Dit bewaken vergt kennis en kunde die niet van alle deelnemers bij het behandelen van een casus verwacht kan worden. Daarom verdient het aanbeveling om ervoor te zorgen dat binnen een samenwerkingsverband mensen beschikbaar zijn die getraind en bevoegd zijn om het proces van samenwerking rond specifieke casussen vorm te geven en dat proces ook op deze punten te bewaken. Bij de zorg- en veiligheidshuizen wordt deze rol bijvoorbeeld vervuld door de procesregisseurs.

In bijlage 2 is bij wijze van voorbeeld het vier-fasemodel (werkproces) voor de

behandeling van complexe casuïstiek van de zorg- en veiligheidshuizen opgenomen en de daarbij behorende uitwerking voor gegevensverwerking. In bijlage 3 en 4 zijn het

modelconvenant en het modelprotocol voor de zorg- en veiligheidshuizen opgenomen.