Aanbevelingen naar aanleiding van de onderzoeksresultaten

De eerste taak van een externe nieuwsbrief is om de aandacht te trekken van de ontvanger.

Aandacht trekken van de ontvangers kan op verschillende manieren. De belangrijkste is een

mooie verzorgde opmaak van de nieuwsbrief. Bij voorkeur in de huisstijl van de

verzendende organisatie. Op deze manier is de nieuwsbrief duidelijk herkenbaar voor de

ontvangers. Daarnaast kan aandacht worden getrokken door een interessant artikel op de

voorkant te plaatsen die duidelijk opvalt. Eventueel met een afbeelding die een bijdrage

levert aan het artikel.

6.5.2 Nieuwsbrief afstemmen op de doelgroep

Om een nieuwsbrief interessant te maken voor een bepaalde doelgroep moet deze hierop

worden afgestemd. Wanneer een organisatie in de ICT branche opereert is het logisch om

te kiezen voor een digitale nieuwsbrief. In de zorgsector waar de meeste personen niet met

een computer werken is een papieren nieuwsbrief geschikter. Dit is per branche

verschillend. Voor een innovatief bedrijf is het bijvoorbeeld belangrijk dat zij de

mogelijkheden van de digitale media benutten en niet alleen een eenvoudige digitale

nieuwsbrief uitgeven.

Indien de doelgroep vooral uit oudere personen bestaat kan er het beste voor een

papieren nieuwsbrief worden gekozen. Personen ouder dan 45 jaar hebben hier namelijk

meer interesse in dan in digitale nieuwsbrieven. Ook hebben zij een voorkeur voor het lezen

van papieren nieuwsbrieven. Jongeren daarentegen willen liever digitale nieuwsbrieven

ontvangen. Personen jonger dan 35 jaar zijn over het algemeen minder geïnteresseerd in

nieuwsbrieven.

6.5.3 Belangrijke kenmerken voor de nieuwsbrieven

Een nieuwsbrief is bestemd voor de ontvanger en moet daarom ook worden afgestemd op

de behoefte van de ontvanger. De ontvangers vinden de opmaak, actuele informatie en

korte artikelen de drie belangrijkste kenmerken van een nieuwsbrief. Dit geldt voor zowel

papieren als digitale nieuwsbrieven.

De opmaak van een nieuwsbrief kan door de ene persoon wel mooi worden

gevonden terwijl iemand anders het niet mooi vindt. Dit is dus een lastig kenmerk. Maar

bijna iedereen kan zien wanneer er aandacht aan de opmaak is besteed en wanneer niet.

Dit is een kleine moeite maar toch zeer belangrijk, zowel voor de uitstraling van de

organisatie als voor de ontvangers van de nieuwsbrief. Let er hierbij op dat een digitale

nieuwsbrief op de computer van de ontvanger er anders kan uitzien dan op de computer

van de verzender.

De artikelen in de nieuwsbrief moeten een bepaalde nieuwswaarde hebben voor de

ontvangers. Nieuws dat al enkele weken bekend is en waar al uitvoerig over is gesproken, is

niet interessant voor de ontvanger. Ontvangers worden enthousiast van berichten over

productontwikkelingen, nieuws over de organisatie en de branche. Wanneer informatie

hierover als eerst wordt gelezen in ‘uw’ nieuwsbrief dan is dit zeer positief.

De meeste personen worden tegenwoordig overspoeld met nieuwsbrieven,

voornamelijk digitale nieuwsbrieven. Houdt daarom de artikelen in de nieuwsbrieven kort en

bondig. Een kort bericht over een interessant onderwerp wordt eerder gelezen dan een lang

bericht over hetzelfde onderwerp. In een digitale nieuwsbrief bestaat de mogelijkheid om de

ontvanger door te verwijzen naar aanvullende informatie over het onderwerp, maak hier

gebruik van. In een papieren artikel is dit lastiger. Maar toch vinden ontvangers het

belangrijk dat ook in een papieren nieuwsbrief een link naar aanvullende informatie wordt

gezet.

6.5.4 Gebruik van de nieuwsbrieven

Digitale nieuwsbrieven worden vaker direct bij ontvangst gelezen dan papieren

nieuwsbrieven. Dus als veelvuldig belangrijk nieuws binnen een kort tijdstek

gecommuniceerd moet worden gebruik dan een digitale nieuwsbrief. Een papieren

nieuwsbrief doet hier, o.a. door het drukken en het transport vele malen langer over en is

daardoor minder actueel en interessant voor de ontvanger.

Op zondagavond en maandag worden de meeste digitale nieuwsbrieven geopend en

worden de meeste ‘clicks’ gegenereerd in de digitale nieuwsbrieven. Aan het einde van de

werkweek is dit minder door de drukte.

Wanneer papieren nieuwsbrieven voornamelijk worden gelezen is niets bekend.

Maar papieren nieuwsbrieven zijn makkelijk mee te nemen om in een pauze of tijdens

reistijd te lezen. Papieren nieuwsbrieven worden dan ook meer in de eigen tijd gelezen en

digitale nieuwsbrieven tijdens kantoortijd. Papieren nieuwsbrieven worden dus op een

rustiger moment gelezen en kan hierdoor diepgaandere informatie bevatten. Er wordt meer

tijd aan papieren nieuwsbrieven besteed dan aan digitale nieuwsbrieven.

Voor de informatie in de artikelen in de nieuwsbrief moet een goede mix worden

gevonden tussen de bestaande kennis en de informatie in het artikel. Want indien de kennis

van de ontvangers niet aansluit op de informatie in de nieuwsbrief kan de ontvanger er niets

mee. Ook wanneer de informatie op een te eenvoudig wijze wordt uitgelegd, is het niet

interessant voor de ontvanger. Dus ken de doelgroep en pas het taalgebruik en de

informatieverstrekking hier op aan.

Papieren nieuwsbrieven worden vaker doorgegeven aan collega’s. Het bereik van

een papieren nieuwsbrief is hierdoor groter dan de oplage. Zeker om naamsbekendheid te

genereren of om ‘binnen te komen’ in een organisatie heeft een papieren nieuwsbrief een

lichte voorkeur.

6.5.5 Binding met de verzendende organisatie

93% van de respondenten vindt het positief wanneer een organisatie een nieuwsbrief

uitgeeft. Zeker door de organisaties waar zij zaken mee doen willen ze geïnformeerd

worden over nieuws binnen de organisatie. Een beetje zichzelf respecterende organisatie

kan er dus niet onder uit om een nieuwsbrief uit te geven.

Ontvangers krijgen een redelijk duidelijk beeld van de verzendende organisatie door

het ontvangen van een nieuwsbrief. Zorg er voor dat de ontvangers een juist en positief

beeld krijgen van de organisatie. Hierbij is het belangrijk dat een nieuwsbrief de identiteit

van de organisatie uitstraalt.

Een nieuwsbrief met mooie opmaak leidt tot een positief beeld van de organisatie,

terwijl een nieuwsbrief met slechte opmaak leidt tot een negatief beeld. Zorg er dus voor dat

de opmaak van een nieuwsbrief er verzorgd uit ziet.

Zoals hierboven aangehaald voelt een persoon zich meer verbonden met een

organisatie waarvan een nieuwsbrief wordt ontvangen dan met een organisatie waarvan

geen nieuwsbrief wordt ontvangen. Maar het vaker ontvangen van een nieuwsbrief, geldt

zowel voor papieren als digitale nieuwsbrieven, leidt niet tot meer betrokkenheid bij de

organisatie. Over het algemeen vinden de respondenten één nieuwsbrief per week van een

organisatie te veel. Let er dus op dat de ontvangers niet te vaak een nieuwsbrief van u

ontvangen. Verstuur dus niet voor elk nieuwtje een nieuwsbrief naar uw klanten. Ga ook

zeker geen nieuwsbrieven versturen voor het versturen van nieuwsbrieven zelf. Zorg altijd

dat er iets interessants en echt nieuws te melden is.

Wanneer er aan de bovenstaande factoren wordt gehouden voor het versturen van

nieuwsbrieven, dan kan een nieuwsbrief leiden tot het doen van zaken met ‘uw’ organisatie.

In document Effecten van externe nieuwsbrieven (pagina 72-75)