OFFERTEAANVRAAG
ACCOUNTANTSDIENSTEN 2021 e.v.
Openbaar Lichaam Bonaire
Versie: 29 juli (definitief)
NHOUD
1. Inleiding 3
2. Beschrijving van het Openbaar Lichaam Bonaire 5
3. Aanbestedingsprocedure 9
4. Geschiktheidseisen 14
5. Gunningscriteria 16
INHOUDSOPGAVE
1.1 Reden van aanbesteding
Het contract met de huidige accountant loopt af. Het OLB wenst daarom een accountant te benoemen voor het verrichten van de wettelijke controletaken zoals is voorgeschreven in de Wet FinBES.
1.2 Doelstelling van deze offerteaanvraag
Via deze aanbesteding wil het OLB één partij contracteren die in staat is invulling te geven aan de eisen en wensen zoals gesteld in deze offerteaanvraag en de verstrekte aanvullende documenten. De te sluiten overeenkomst heeft betrekking tot het leveren van de accountantsdiensten voor een periode van initieel 2 twee boekjaren, te weten de boekjaren 2021 en 2022. Na afloop van de eerste periode van twee jaar kan de overeenkomst door OLB twee keer verlengd worden met twee jaar.
Indeling van de offerteaanvraag:
Hoofdstuk 2: Beschrijving van het Openbaar Lichaam Bonaire Hoofdstuk 3: Aanbestedingsprocedure
Hoofdstuk 4: Geschiktheidseisen Hoofdstuk 5: Gunningscriteria Bijlage 1: Eigen Verklaring
Bijlage 2: Standaardformulier Prijzen Bijlage 3: Referenties
1.3 Wettelijk kader
Conform de Wet Financiën Openbare Lichamen Bonaire, Sint Eustatius, en Saba (Wet FINBES) moet de Eilandsraad van het Openbaar Lichaam Bonaire (hierna: OLB) een accountant benoemen om te onderzoeken of een jaarrekening het vereiste getrouwe beeld geeft zoals bedoeld in artikel 38 van de Wet FINBES.
Overeenkomstig de wettelijke kaders zal de controle van de in artikel 28, FinBES, bedoelde
jaarrekening uitgevoerd worden door een door de eilandsraad benoemde accountant en gericht zijn op het afgeven van een oordeel over;
- De getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva, in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording BES (BBV-BES);
- Het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in
overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder verordeningen van het openbaar lichaam Bonaire (OLB);
- De inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;
- Het in overeenstemming zijn van de door het bestuurscollege opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 13, Wet BBV-BES;
- De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.
Onder rechtmatigheid wordt begrepen dat de in de jaarrekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen ‘in overeenstemming zijn met de 1. INLEIDING
begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de door de eilandsraad van het OLB vastgestelde verordeningen’.
Het bestuurscollege wenst een aanbestedingstraject op te starten ten behoeve van het aanwijzen van een nieuwe accountant voor de accountantscontrole. Het bestuurscollege dient ter zake de
opdrachtverlening voor te bereiden (artikel 2, lid 2 eilandsverordening accountantscontrole). Uit de memorie van toelichting blijkt dat dit door middel van een aanbesteding dient te geschieden: ‘Het tweede lid regelt dat het bestuurscollege verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening’.
Op Bonaire is er geen wettelijk kader van toepassing met betrekking tot de uitvoering van
aanbestedingsprocedures. Er zijn verder dan ook geen andere regels / reglement van toepassing op deze aanbesteding dan de regels die zijn opgenomen in deze offerteaanvraag.
1.4 Beschrijving en duur van de opdracht
Het OLB wenst een duurzame relatie met de externe accountant op te bouwen. De accountant wordt primair aangesteld voor een periode van twee boekjaren, te weten 2021 en 2022. Jaarlijks vindt er een evaluatie plaats over het functioneren van de accountant. Na afloop van de periode van twee jaar kan het contract door het OLB tweemaal verlengd worden met twee boekjaren.
De accountant wordt aangesteld voor de controle van de jaarrekening, met inbegrip van de interim- controle, IT-audit en de invulling van de natuurlijke adviesfunctie. De eilandraad kan de accountant jaarlijks 2 à 3 specifieke aandachtspunten voor de controle meegeven. Rapportering van de
bevindingen van de accountant dient, na toepassing voor hoor en wederhoor met de ambtelijke organisatie, plaats te vinden op twee momenten:
- Managementletter na afronding van de interim-controle, uiterlijk 30 november van het boekjaar;
- Accountantsverslag en controleverklaring bij de jaarrekening.
De interim-controle wordt bij voorkeur uitgevoerd in de periode september/oktober. De
jaarrekeningcontrole wordt met name uitgevoerd in maart, zodat afronding in april kan plaatsvinden.
Het OLB verwacht dat de uitvoerende werkzaamheden overwegend ten kantore van OLB worden uitgevoerd.
De accountant heeft minimaal 2 keer per jaar afstemming met de Eilandsraad, na afronding van de managementletter en na afgifte van de controleverklaring bij de jaarstukken. De raad (of vaste Commissie B&O) verwacht te worden geïnformeerd over actuele onderwerpen en over mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtpunten betreffende de processen en procedures. Voor wat betreft de jaarstukken licht de accountant haar oordeel toe over de mate waarin de rekening een getrouw beeld geeft i.o.m. verslaggevingsvoorschriften en het voldoen aan de eisen van de rechtmatigheid.
1.5 Kaders voor de jaarrekeningcontrole
Het OLB heeft middels besluit van de eilandsraad van 18 december 2018, nr. 2 het controleprotocol (archiefnr. 2019000064) vastgesteld. Hierbij wordt opgemerkt dat het bij het controleprotocol behorende normenkader zal worden geactualiseerd voor het boekjaar 2021. Het controleprotocol,
2.1. Algemeen
Naam: Openbaar lichaam Bonaire Adres: Plaza Wilhelmina # 1 Kralendijk, Bonaire
Caribisch Nederland Internet: www.bonairegov.com
Telefoon: +599 715-5330 ext 5327 (hoofd afdeling Financiën) E-mail: norella.louisa@bonairegov.com
2.2 Aard en omvang van de Opdrachtgever
De eilanden Bonaire, Saba en Sint Eustatius (BES-eilanden) hebben op 10 oktober 2010 een status als openbaar Lichaam, een soort "bijzondere gemeente" van Nederland verkregen. Dit op basis van artikel 134 van de Nederlandse grondwet. De Wet openbare lichamen Bonaire, St. Eustatius en Saba (WolBES) strekt de instelling toe van de openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba, alsmede de inrichting, samenstelling en bevoegdheden van hun besturen te regelen. Bovendien worden regels gesteld over de verhouding van deze openbare lichamen tot het Rijk, waaronder begrepen het toezicht.
De Wet financiën openbare lichamen Bonaire, St. Eustatius en Saba (FinBES) bevat regels met betrekking tot de financiële functie van de openbare lichamen Bonaire, Sint Eustatius en Saba, hun bevoegdheid tot het heffen van belastingen en hun financiële verhouding met het Rijk.
Op 1 januari 2021 telde Bonaire 21.748 inwoners, een toename van 841 personen ten opzichte van een jaar eerder.
De begroting 2021 heeft een totale omvang van circa USD 51 miljoen (reguliere taken). Daarnaast wordt jaarlijks, gefinancierd uit bijzondere uitkeringen, voor circa USD 30 miljoen aan projecten uitgevoerd. Voor een nadere toelichting verwijzen wij u naar de vastgestelde begroting 2021.
2.3 Organisatie
De Formele opdrachtgever voor de accountant is de eilandsraad. De eilandsraad bestaat uit 9 leden en het bestuurscollege uit de gezaghebber en drie eilandgedeputeerden.
Aan het hoofd van de ambtelijke organisatie staat de eilandsecretaris. De secretaris ondersteunt het bestuurscollege en is voorzitter van het directieteam. De organisatie is verdeeld in vier directies.
Iedere afdeling heeft een directeur. De directeuren vormen samen met de eilandsecretaris het directieteam. De belangrijkste taak van de organisatie is om besluiten van de eilandsraad en het bestuurscollege voor te bereiden en uit te voeren. Bij de het openbaar lichaam Bonaire werken rond de 340 medewerkers. Het organogram van het openbaar lichaam Bonaire ziet er als volgt uit:
2. BESCHRIJVING VAN HET OPENBAAR LICHAAM BONAIRE
De afdeling Financiën wordt aangestuurd door een afdelingshoofd en is belast met het ontwikkelen en uitvoeren van het financieel beleid en beheer van het OLB.
De taken van het Openbaar Lichaam Bonaire kunnen verdeeld worden in 3 hoofdtaken:
Strategisch
Het initiëren en mede ontwikkelen van financieel beleid en instrumenten. Hieronder vallen o.a.
subsidies, beleidstukken, het risico management, verordeningen en handboek administratieve organisatie/interne controle (AO/IC)
Tactisch
Het adviseren van de eilandsraad, het bestuurscollege en het ambtelijk apparaat van het OLB over het beleid betreffende financiële en economische aspecten. Hieronder vallen o.a. advies stukken,
samenstellen van de begroting OLB, uitvoeringsrapportages, liquiditeitsprognoses en planning en control agenda.
Operationeel
Het verzorgen van de financiële administratie en de uitvoering van het beleid betreffende de financiële aspecten en instrumenten van het OLB. Hieronder vallen o.a. samenstellen van de jaarrekening en het jaarverslag, nota’s en belastingaanslagen, betalingsopdrachten en budgetrapportages.
2.4 Gebruikte applicaties
Het Openbaar Lichaam Bonaire maakt voor haar materiële bedrijfsprocessen gebruik van de volgende primaire applicaties:
• Key2Financiën : Financiële administratie
• GOUW Belastingen : Sub-administratie belastingen
• PIMS@All : Salarisadministratie
• Key2Betalen: Kassa-applicatie burgerzaken 2.5 Uitbestede activiteiten
Het Openbaar Lichaam Bonaire heeft de inning van diverse belastingsoorten belegd bij de Belastingdienst Caribisch Nederland (B/CN).
Op korte termijn vindt er overleg plaats met de Belastingdienst Caribisch Nederland en de Auditdienst Rijk om nadere afspraken te maken over de verantwoording van de Belastingdienst Caribisch
Nederland aan het OLB.
2.6 Ontwikkelingen OLB
Het Openbaar Lichaam Bonaire heeft bij de jaarrekening 2020 voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid een controleverklaring van oordeelonthouding ontvangen. Het OLB heeft de nadrukkelijke wens om haar dienstverlening en processen te verbeteren, om zodoende op zo kort mogelijke termijn te streven naar een goedkeurend oordeel van de externe accountant, in elk geval voor wat betreft de getrouwheid. Ten aanzien van de rechtmatigheid is naar inschatting van het OLB ook over het boekjaar 2021 (en mogelijk ook het boekjaar 2022) nog geen realistische controle mogelijk en is een oordeelonthouding voor de rechtmatigheid nog aannemelijk. In dit kader zoekt OLB een accountant die in dit groeiproces als sparringpartner kan optreden voor de organisatie.
In het proces van de verbetering van het financiële beheer van het OLB is een change team geformeerd. Het change team, bestaande uit medewerkers van EY, BZK en OLB, richt zich op de implementatie van de aanbevelingen uit de laatste managementletter van de accountant. In 2021 zijn reeds belangrijke stappen gezet om deze bevindingen op te volgen, waarbij de focus ligt op de quick wins en de onderwerpen die in 2020 hebben geleid tot de oordeelonthouding op de getrouwheid.
Per 1 november 2021 zal een concerncontroller bij OLB in functie treden. De concerncontroller zal vanuit een onafhankelijk staffunctie een bijdrage leveren aan de doorontwikkeling van het financiële
beheer en de administratieve organisatie van het OLB. Daarnaast wordt in de breedte van de
organisatie geïnvesteerd in extra (kwalitatieve) personele capaciteit en zijn opleidingstrajecten gestart om de doorontwikkeling van het bestaande personeel te bevorderen.
2.7 Nadere informatie OLB
Het OLB stelt de onderstaand benoemde informatie op verzoek beschikbaar, zodat de inschrijvers een beeld kunnen vormen over de situatie van het OLB:
- Jaarrekening 2020, met controleverklaring - Accountantsverslag 2020
- Managementletter 2019 (de managementletter 2020 is nog niet definitief) - Begroting 2021
- Controleprotocol 2017 (het normenkader zal worden geactualiseerd) - Eilandsverordening Financieel Beheer 2014
Om de documenten op te vragen kunt u een email sturen naar de interim concerncontroller:
sietse.hof@bonairegov.com
Dit is een openbare aanbestedingsprocedure met als doel om een accountant te benoemen voor het Openbaar Lichaam Bonaire. Het OLB hanteert als gunningscriterium "beste prijs-kwaliteitverhouding"
(beste PKV). Inschrijvingen worden beoordeeld op kwalitatieve en prijstechnische criteria.
Deze offerteaanvraag en alle informatie in de bijlage met betrekking tot deze aanbesteding en alle bijbehorende bijlagen zijn met zorg samengesteld. Mocht een Inschrijver desondanks
onvolkomenheden, tegenstrijdigheden, gebreken constateren dan dient hij het OLB hiervan per e-mail op de hoogte te stellen. Indien naderhand blijkt dat deze offerteaanvraag genoemde
onvolkomenheden bevat en deze niet door Inschrijver zijn gemeld zijn deze voor risico van Inschrijver.
Mocht een Inschrijver bezwaren hebben tegen een bepaald onderdeel van deze
aanbestedingsleidraad of tegen aspecten van de procedure, dan dient de Inschrijver deze tijdig en voor de indiening van de Inschrijving schriftelijk en gemotiveerd naar voren te brengen ter attentie van de vermelde contactpersoon.
De navolgende algemene procedureregels zijn van toepassing op deze aanbesteding.
3.1 Algemene procedureregels
1. Alleen digitale inschrijvingen worden door het OLB in behandeling genomen. Offertes dienen te worden ingediend bij Aanbesteding@bonairegov.com en het risico van ontvangst is voor rekening van de inschrijvers.
2. Inschrijver is zelf verantwoordelijk voor de juiste en tijdige indiening van de Inschrijving.
3. Inschrijvingen die na de sluitingsdatum worden ingediend, worden niet in behandeling genomen.
4. Indien gegadigde op enig moment voor het doen van een inschrijving wenst af te zien van deelname aan de aanbesteding wordt hij verzocht dit kenbaar te maken aan het OLB.
5. Het aanbieden van de Inschrijving houdt in dat de Inschrijver, zonder voorbehoud, met de
voorwaarden van de aanbestedingsprocedure, zoals beschreven in deze offerteaanvraag, de bijlage(n) en de eventuele nota van inlichtingen, instemt. Indien een Inschrijver toch voorwaarden en/of
voorbehouden en/of alternatieven aan zijn Inschrijving verbindt, kan het OLB de betreffende Inschrijver uitsluiten van (verdere) deelname aan de aanbesteding.
6. De Inschrijving en alle overige correspondentie dienen in de Nederlandse taal gesteld te zijn.
7. De Inschrijving is onherroepelijk en dient een gestanddoeningstermijn te hebben van tenminste 6 (zes) maanden vanaf de datum van Inschrijving. In verband met de mogelijkheid dat tegen het
voornemen tot gunnen een civiel kort geding wordt aangespannen, dient de Inschrijver de Inschrijving in ieder geval gestand te doen tot na afloop van de bezwaartermijn van 20 kalenderdagen. Voorts dient hij, voor het geval er een civiel kort geding wordt aangespannen, de Inschrijving in ieder geval gestand te doen tot twee weken na de uitspraak in kort geding.
8. Bedragen dienen in US Dollars (exclusief omzetbelasting) te zijn vermeld. De afgegeven prijzen zijn vast voor de werkzaamheden met betrekking tot boekjaar 2021. Prijzen en tarieven zijn inclusief reis- en verblijfskosten. Vanaf boekjaar 2022 mag de opdrachtnemer jaarlijks een indexatie toepassen conform het CBS prijsindexcijfer 6920.A1 ‘Financiële audits door accountants’.
9. Bijlagen dienen uitsluitend in het oorspronkelijke, bijgevoegde format aangeleverd te worden. Het ongemotiveerd weglaten van gegevens en/of bijlagen kan tot uitsluiting leiden, evenals Inschrijving in
3. AANBESTEDINGSPROCEDURE
een andere vorm en volgorde dan voorgeschreven in dit Aanbestedingsdocument. Het OLB behoudt zich het recht voor de door Inschrijver ingediende documenten die niet voldoen aan de
voorgeschreven aanbestedingsprocedure, dan wel niet volledig of onjuist zijn, niet in behandeling te nemen.
10. Het OLB behoudt zich het recht voor om, bijvoorbeeld in geval van onvoorziene situaties of in geval van het ontbreken van naar haar oordeel geschikte Inschrijvingen, de aanbestedingsprocedure tijdelijk op te schorten of definitief te stoppen.
11. Het OLB behoudt zich het recht voor om te allen tijde de verstrekte gegevens en verklaringen aan een nader onderzoek te onderwerpen en op juistheid te controleren, evenals de opgegeven
referenties te benaderen, zonder Inschrijver hierover vooraf te informeren.
12. Het verstrekken van onjuiste gegevens leidt tot uitsluiting.
13. De Inschrijver zal strikte vertrouwelijkheid in acht nemen ter zake van alle (vertrouwelijke)
informatie welke hem bekend is of wordt van het OLB. De informatie welke hem ter beschikking staat, zal hij niet aan derden ter beschikking stellen en aan zijn personeel slechts bekend maken voor zover dit nodig is voor het doen van de Inschrijving. Deze vertrouwelijkheid is wederkerig, het OLB zal op dezelfde wijze omgaan met de (vertrouwelijke) informatie van de Inschrijver.
14. De door de Inschrijver gemaakte kosten voor het opstellen en het aanbieden van de Inschrijving worden niet vergoed. De Inschrijver draagt zijn eigen kosten.
15. Het niet voldoen aan de procedureregels kan tot uitsluiting leiden.
16. Eventuele geschillen die naar aanleiding van de deze aanbestedingsprocedure, en/of de daaruit voortkomende Overeenkomst mochten ontstaan, zullen worden voorgelegd aan de daartoe bevoegde rechter te Kralendijk Bonaire, Gerecht in Eerste aanleg van Bonaire, Sint Eustatius en Saba.
17. Na verzending van het voornemen tot gunning geldt een opschortende termijn van 20 kalenderdagen, waarbinnen een afgewezen Inschrijver tegen dit voornemen een kort geding
aanhangig kan maken. Deze termijn is tevens een vervaltermijn. Wanneer geen of niet tijdig een kort geding bij de bevoegde rechter aanhangig is gemaakt, wordt de inschrijver aldus geacht afstand te hebben gedaan van zijn recht om tegen de voorgenomen gunning te ageren. Daarmee vervalt ieder uit deze aanbestedingsprocedure voortvloeiend recht van de inschrijver.
Dit betekent dat afgewezen Inschrijvers na verstrijken van deze termijn geen bezwaar meer kunnen maken naar aanleiding van het gunningsvoornemen dan wel tegen deze aanbestedingsprocedure en niet ontvankelijk zijn in hun vorderingen. Na het verstrijken van de termijn van 20 kalenderdagen is het OLB vrij om, conform het voornemen tot gunning, tot definitieve gunning over te gaan.
In geval van tegenstrijdigheden tussen de verschillende documenten in deze aanbesteding en mogelijk in het kader van deze aanbesteding te verstrekken informatie geldt de volgende rangorderegeling waarbij een eerder genoemd document voorgaat op een later genoemd document:
(i) Informatie in Nota’s van inlichtingen (waarbij een recentere nota voorgaat op een oudere nota);
(ii) Deze offerteaanvraag;
(iii) De bijlagen bij de offerteaanvraag;
18. Op deze aanbesteding is het recht van Bonaire van toepassing.
3.2 Planning
Actie Wie Wanneer
Publiceren bestek Aanbestedingsteam 30 juli 2021
Vragen stellen door inschrijvers Inschrijvers 20 augustus 2021, voor 12:00 uur plaatselijke tijd in Bonaire (uiterste termijn)
Nota van inlichtingen Aanbestedingsteam 27 augustus 2021
Indienen offertes Inschrijvers 6 september 2021, voor 12:00
uur plaatselijke tijd in Bonaire (uiterste termijn)
Beoordeling offertes Beoordelingscommissie 7 september 2021
Presentaties Beoordelingscommissie 10 september 2021
Voorlopige gunning Aanbestedingsteam 15 september 2021 Stand-still periode
Einde bezwaartermijn 4 oktober 2021
Definitieve gunning door eilandsraad
Eilandsraad Openbaar Lichaam Bonaire
5 oktober 2021
3.3 Vragen
De inschrijvers kunnen eventuele vragen naar aanleiding van deze offerteaanvraag bij het OLB indienen. Hierbij gelden de volgende voorwaarden:
a. Vragen kunnen uitsluitend via e-mail (sietse.hof@bonairegov.com) worden ingediend;
b. De vragen moeten uiterlijk 20 augustus 2021 (12:00, plaatselijke tijd in Bonaire) in het bezit zijn van het OLB;
c. Het OLB stelt uiterlijk 27 augustus 2021 een nota van inlichtingen beschikbaar.
3.4 De beoordeling
De beoordeling van de Inschrijvingen met bijbehorende stukken gebeurt in meerdere stappen:
1. De Inschrijvingen worden allereerst beoordeeld op volledigheid. Inschrijvingen die niet alle
gevraagde gegevens bevatten, of niet zo zijn opgesteld als voorgeschreven, worden terzijde gelegd en komen niet meer voor de Opdracht in aanmerking, tenzij er sprake is van het zogenoemde ‘klein herstel’.
2. Na beoordeling op volledigheid wordt de Eigen Verklaring gecontroleerd. Inschrijvingen die niet voldoen kunnen eveneens terzijde worden gelegd.
3. De overgebleven Inschrijvingen worden tenslotte beoordeeld aan de hand van de gunningscriteria als beschreven in hoofdstuk 5 van dit Aanbestedingsdocument. De leden van de
beoordelingscommissie van opdrachtgever beoordelen ieder voor zich het plan van aanpak en geven een cijfer tussen de 0 en 60 punten. Daarnaast worden punten toegekend voor het criterium prijs en het criterium presentatie. De scores worden bij elkaar opgeteld en gedeeld door het aantal leden van de beoordelingscommissie.
Aan de Inschrijver met de beste totaalscore zal onder voorbehoud worden gegund. Bij een gelijke totaalscore zal worden gegund aan de Inschrijver met de beste score op kwaliteit. Indien meer
Inschrijvers eveneens een gelijke score op kwaliteit hebben zal door middel van loting onder deze Inschrijvers worden bepaald aan welke Inschrijver de Opdracht gegund wordt.
Het OLB behoudt zicht het recht voor, zonder schadeplichtig te zijn, om:
• zolang geen volledige overeenstemming is bereikt en niet een schriftelijke, door beide partijen ondertekende overeenkomst tot stand is gekomen, de aanbestedingsprocedure tussentijds af te breken;
• de aangegeven tijdsplanning te wijzigen. Daarbij kan de inschrijver aan wijzigingen in de planning nimmer rechten ontlenen;
• de Opdracht niet te gunnen, bijvoorbeeld door het ontbreken van (formeel) positieve besluitvorming aangaande de gunning;
• onderdelen van de Opdracht te wijzigen, zonder dat de Opdracht wezenlijk wordt gewijzigd.
Indien om welke reden dan ook na het voornemen tot gunnen een Inschrijving af valt, zal geen herberekening van de beoordeling plaatsvinden en zal de oorspronkelijke rangorde gehandhaafd worden.
3.5 Beoordelingscommissie
De offertes worden beoordeeld door de beoordelingscommissie. Deze commissie van opdrachtgever bestaat uit vijf leden, te weten:
- Gedeputeerde Economie en Financiën: dhr. Hennyson Thielman - Eilandsecretaris: mw. Wendy Pelk
- Waarnemend directeur afdeling Bedrijfsvoering & Ondersteuning: dhr. ing. Jair G. Tromp - Hoofd Financiën: mw. Norella Verwoord-Louisa
- Senior controller: mw. Suhaidi Hanse
De beoordelingscommissie wordt geadviseerd door de interim concerncontroller, dhr. Sietse Hof MSc RA.
3.6 Gunningscriteria en wegingsfactoren
De door Inschrijvers ingediende Inschrijvingen worden beoordeeld op basis van het gunningscriterium
"beste prijs-kwaliteitverhouding". De Inschrijvingen worden beoordeeld op kwalitatieve en prijstechnische criteria. Voor de beoordeling van de Inschrijvingen hanteert het OLB de volgende gunningscriteria:
Nr. Criterium Weging
1. Kwaliteit Plan van Aanpak 60 punten
2. Prijs 30 punten
3. Presentatie (online) 10 punten
3.7 Gunning
Nadat de offertes aan de hand van de minimumeisen en gunningcriteria beoordeeld zijn stelt de beoordelingscommissie een gunningvoorstel op voor de eilandsraad van het OLB en communiceert tegelijkertijd de voorgenomen gunning aan de Inschrijvers waarbij de kenmerken en relatieve voordelen van de ontvangen inschrijving worden toegelicht. Na het verstrijken van de bezwaartermijn en de besluitvorming in de eilandsraad volgt vervolgens op 5 oktober 2021 de gunningbeslissing. Deze
Bij de gunning wordt rekening gehouden met de termijn waarin afgevallen Inschrijvers beroep aan kunnen tekenen. Er wordt naar gestreefd om Inschrijvers uiterlijk op 15 september 2021 over de gunningbeslissing schriftelijk te berichten. Alle Inschrijvers worden hierover gelijktijdig geïnformeerd.
Het is een Inschrijver slechts toegestaan één Inschrijving in te dienen voor deze aanbesteding.
4.1 Eigen situatie van de Inschrijver Eis A. Eigen Verklaring
In dit hoofdstuk is vermeld welke uitsluitingsgronden gelden en aan welke geschiktheidseisen een Inschrijver moet voldoen. De Inschrijver dient daarvoor de Eigen Verklaring, zie bijlage, in te vullen in te dienen als bijlage bij de inschrijving.
De Eigen Verklaring, waarin de Inschrijver aangeeft of er uitsluitingsgronden op hem van toepassing zijn, of hij voldoet aan de in de aankondiging of de aanbestedingsdocumenten gestelde
geschiktheidseisen en of hij voldoet of zal voldoen aan de technische specificaties en
uitvoeringsvoorwaarden. Indien één of meer van de uitsluitingsgronden op Inschrijver van toepassing is en/of Inschrijver niet aan alle geschiktheidseisen voldoet, is de Inschrijver ongeschikt en volgt uitsluiting van deelname aan deze aanbesteding. Het OLB is gerechtigd en zal mogelijk al het
verklaarde toetsen aan de hand van de toepasselijke bewijsstukken, bijvoorbeeld een uittreksel van de Kamer van Koophandel en een gedragsverklaring aanbesteden. De uitkomst van de verificatie kan, bij gebleken tekortkomingen, alsnog leiden tot uitsluiting.
Inschrijver dient op de dag van Inschrijving, op de dag van eventuele gunning én tijdens de uitvoering te voldoen aan de gestelde geschiktheidseisen. Inschrijver draagt zorg voor rechtsgeldige
ondertekening van de Inschrijving. Rechtsgeldige (elektronische) ondertekening van de Inschrijving geldt ook als een ondertekening.
4.2 Eis B. Beroeps- of Handelsregister
Inschrijver verklaart dat hij conform de eisen van de wetgeving in het beroeps- of handelsregister is ingeschreven. Inschrijver dient hiervoor in de Eigen Verklaring, zijn Kamer van Koophandel nummer in te vullen. De inschrijving in het beroeps- of handelsregister dient de rechtsgeldigheid van de
ondertekening van de Inschrijving te borgen. Dit document dient de actuele situatie weer te geven voor wat betreft de namen van bevoegde personen en de inhoud van hun bevoegdheid.
4.3 Eis C. Verzekering tegen wettelijke aansprakelijkheid
Het is van belang dat Inschrijver zich naar behoren heeft verzekerd en verzekerd houdt zoals dat in het rechtsverkeer in de betreffende branche gebruikelijk is. Inschrijver verklaart dat zijn
organisatie/onderneming is verzekerd tegen wettelijke aansprakelijkheid en tegen beroeps- en /of bedrijfsaansprakelijkheid conform artikel 11 en 12 van de Verordening Accountantsorganisaties voor een bedrag van minimaal € 300.000,-- per aanspraak, dan wel dat Inschrijver in geval van gunning zijn organisatie zal verzekeren tegen wettelijke aansprakelijkheid en tegen beroeps- en
bedrijfsaansprakelijkheid voor een bedrag van minimaal € 300.000,-- per aanspraak alvorens de Overeenkomst wordt gesloten.
4.4 Eis D. Beroepsbevoegdheid
• Inschrijver dient ingeschreven te zijn in het nationale handelsregister;
4. GESCHIKTHEIDSEISEN
4.5 Op verzoek in te dienen bewijzen na het voornemen tot gunning
Bij de beoordeling wordt in eerste instantie getoetst op de antwoorden op de vragen die in de Eigen Verklaring zijn opgenomen. Indien het OLB aan de onder voorbehoud gegunde Inschrijver een schriftelijk verzoek doet tot het indienen van de bewijzen, dient de Inschrijver deze te dienen.
Beroepsbevoegdheid
Op verzoek dient u binnen 5 kalenderdagen na het voornemen tot gunnen in:
• (kopie) inschrijving beroeps- of handelsregister of gelijkwaardig;
• (kopie) inschrijving accountantsregister.
Uitsluitingsgronden
Ten aanzien van de uitsluitingsgronden als benoemd in de eigen verklaring dient de onder voorbehoud gegunde Inschrijver de volgende bewijsstukken in:
• Een gedragsverklaring aanbesteden, die op het tijdstip van het indienen van de Inschrijving niet ouder is dan 2 jaar. Deze verklaring wordt verstrekt door Justis, namens de minister van Veiligheid en Justitie. Let hierbij goed op de aanvraagtermijn: www.Justis.nl; Indien een Inschrijver deze verklaring niet kan afgeven dan dient een gelijksoortige verklaring te worden afgegeven die kan worden verkregen in het land van vestiging van de Inschrijver.
Financiële en Economische draagkracht
Ten aanzien van de financiële en economische draagkracht dient de onder voorbehoud gegunde Inschrijver de volgende bewijsstukken in:
• Bewijs van verzekering tegen wettelijke aansprakelijkheid;
• Bewijs van verzekering tegen beroepsaansprakelijkheid.
4.6 Technische bekwaamheid
Kerncompetentie: ervaring met het leveren van accountantsdiensten aan gemeenten in Nederland, BES-eilanden en/of CAS-landen. Inschrijver dient in de afgelopen drie jaren volgens de wettelijke voorschriften de jaarrekeningcontroles te hebben uitgevoerd en daarover een controleverklaring te hebben afgegeven. Inschrijver benoemt in haar offerte minimaal 1 en maximaal 3
(bijzondere)gemeenten als referentie (zie bijlage 3), inclusief een contactpersoon. De referentie kan door het OLB worden gecontroleerd.
5.1 Algemeen
In dit hoofdstuk zijn de wensen met betrekking tot de gevraagde dienstverlening beschreven. Per wens worden punten aan de door Inschrijver beschreven toelichtingen/oplossingen toegekend door de beoordelingscommissie. Het maximale aantal te behalen punten en hoe deze punten behaald kunnen worden staat per wens vermeld. Per wens wordt eveneens aangegeven op welke wijze de gevraagde beschrijving dient te worden aangeleverd.
Inschrijver dient in de Inschrijving concreet en ondubbelzinnig te beschrijven wat hij aanbiedt.
Onduidelijkheden in de Inschrijving kunnen leiden tot een lagere beoordeling op de kwalitatieve Gunningscriteria.
5.2 Gunningscriterium kwaliteit
Het gunningscriterium kwaliteit wordt beoordeeld aan de hand van een door de Inschrijver opgesteld plan van aanpak. De Inschrijver laat in zijn plan van aanpak zien dat hij, op basis van dit document en de overige beschikbaar gestelde informatie, begrepen heeft welke aspecten voor het OLB belangrijk zij, tegelijkertijd kan de Inschrijver als expert op zijn vakgebied tonen welke meerwaarde hij voor het OLB te bieden heeft.
Het Openbaar Lichaam Bonaire heeft bij de jaarrekening 2020 voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid een controleverklaring van oordeelonthouding ontvangen. Het OLB heeft de nadrukkelijke wens om haar dienstverlening en processen te verbeteren, om zodoende op zo kort mogelijke termijn te streven naar een goedkeurend oordeel van de externe accountant. In dit kader zoekt OLB derhalve een accountant die als sparringpartner kan optreden voor de organisatie. Het OLB heeft in dit kader behoefte aan een accountant die adviezen in begrijpelijke taal, met gevoel voor prioriteit en urgentie en rekening houdend met de doorontwikkeling die de organisatie doormaakt te rapporteren. Voor het OLB is het belangrijk dat er concrete oplossingsgerichte adviezen worden gegeven die meerwaarde voor het OLB hebben.
Het is voor het OLB belangrijk dat er een goede samenwerking is met de accountant. Deze
samenwerking dient onder andere te bewerkstelligen dat er efficiënt gewerkt wordt waardoor dubbel werk of nakomende vragen aan de kant van de accountant, zoveel mogelijk wordt voorkomen. In dit kader is het voor de organisatie van belang dat tijdig duidelijk wordt gemaakt welke informatie aangeleverd moet worden.
De interim-controle wordt bij voorkeur uitgevoerd in de periode september/oktober. Het OLB realiseert zich dat dit voor het boekjaar 2021, in verband met de voorgenomen planning van deze aanbesteding, mogelijk niet realistisch is. De jaarrekeningcontrole wordt met name uitgevoerd in maart, zodat afronding in april kan plaatsvinden. Het OLB verwacht dat de werkzaamheden overwegend ten kantore van OLB worden uitgevoerd.
In het Plan van Aanpak moet u minimaal de volgende onderwerpen behandelen:
Aanpak van de controle en samenwerking met de organisatie
- Geef een beschrijving van de werkwijze die u gaat hanteren voor de uitvoering van de interim- en jaarrekeningcontrole.
5. GUNNINGSCRITERIA
Controleteam
- Het OLB hecht waarde aan een team met ervaring (bij gemeenten) en continuïteit binnen het controleteam. In uw plan van aanpak zien wij graag een korte introductie van de kernleden van het door u beoogde in te zetten controleteam.
Planning
- Concreet voorstel voor de planning van het boekjaar 2021 en 2022.
- Beschrijving hoe inschrijver zorgdraagt voor het realiseren van de planning en een toelichting wat inschrijver concreet van het OLB verwacht.
Rapportering
- Beschrijving hoe u omgaat met tekortkomingen die u tijdens u werkzaamheden constateert, de communicatie daarover met de organisatie en de wijze van rapportering.
- Het OLB ontvangt graag, als bijlage bij het op te stellen plan van aanpak, een (geanonimiseerd) voorbeeld van een managementletter en accountantsverslag die inschrijver naar aanleiding van een jaarrekeningcontrole over 2020 heeft uitgebracht.
Natuurlijke adviesfunctie en relatie met de eilandsraad - Uw visie op de natuurlijke adviesfunctie.
- Uw rol als accountant van de eilandsraad, de wijze waarop u de eilandsraad ondersteunt in haar controlerende rol en uw visie op de communicatie met de raad.
Vorm van het plan van aanpak
Het plan van aanpak bestaat uit maximaal 6 pagina’s A4, Arial 10.
Inschrijver dient in het plan van aanpak concreet en ondubbelzinnig te beschrijven wat hij aanbiedt.
Inschrijver die SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, reëel en tijdgebonden) formuleert en vertrouwen wekt zal in relatie tot anderen die dit minder doen een hogere score kunnen behalen.
Alle vragen wegen even zwaar binnen de beoordeling.
Maximaal te behalen punten: 60
5.3 Gunningscriterium prijs
Om de Inschrijvingen onderling te kunnen vergelijken dient de Inschrijver verplicht de daarvoor bijgevoegde kostenspecificatie precies in te vullen zoals gevraagd op het standaardformulier prijzen (zie bijlage 2).
De op te geven prijzen/tarieven dienen “all-in” te zijn exclusief omzetbelasting. Declareren van aanvullende kosten, zoals, reis- en verblijfkosten, kosten van administratie, facturering, creditering en alle eventuele mogelijke overige kosten zijn daarmee niet toegestaan. Alle kosten met betrekking tot de uitvoering van de accountantsdiensten dienen in de all-in prijs verdisconteerd te zijn.
Let op! De totaal prijs dient te worden onderbouwd in een separate bijlage waarin u aangeeft welke functies u voor de dienstverlening in gaat zetten, het aantal uur per functie en het uurtarief (exclusief omzetbelasting) per functie. Meerwerk kan slechts plaatsvinden na voorafgaande instemming van het OLB en vindt dan plaats tegen de tarieven uit genoemde bijlage.
Maximaal te behalen punten: 30
5.4 Gunningscriterium presentatie
Het OLB vraagt de inschrijvers die op basis van de gunningscriteria kwaliteit en prijs in aanmerking komen voor gunning van de opdracht om een korte presentatie (maximaal 10 minuten) voor te bereiden voor de beoordelingscommissie. De presentatie dient te worden gegeven door de eindverantwoordelijke accountant en de manager/controleleider die verantwoordelijk is voor de primaire contacten met de ambtelijke organisatie. De eindverantwoordelijke accountant en manager kunnen zichzelf in de presentatie aan de beoordelingscommissie introduceren en een korte toelichting geven op het ingediende plan van aanpak. De beoordelingscommissie kan na afloop van de
presentatie inhoudelijke vragen stellen over de ingediende inschrijving.
Maximaal te behalen punten: 10 5.5 Beoordeling gunningscriteria 5.5.1 Gunningscriterium kwaliteit
De beoordeling van de kwalitatieve gunningscriteria wordt door de beoordelingscommissie. De leden voeren individueel een beoordeling uit. Voorafgaand aan de beoordeling is de beoordelingscommissie niet op de hoogte van de geoffreerde prijzen.
Na de beoordeling vindt een plenaire bespreking plaats. Hierna worden de gegeven punten per lid van de beoordelingscommissie opgeteld en gedeeld door het aantal beoordelaars. Dit levert een
gemiddelde score op. Er vindt afronding plaats op 2 cijfers achter de komma.
Beoordeling Score Toelichting
Slecht 0 Het beschreven plan van aanpak sluit nauwelijks tot niet aan bij de kenbaar gemaakte behoefte van het OLB zoals is beschreven in de offerteaanvraag, daardoor is de geleverde beschrijving niet of nauwelijks relevant.
Matig 20 Het beschreven plan van aanpak laat zien dat door het OLB beschreven behoefte is begrepen, maar heeft verder nauwelijks meerwaarde, het is meer een herhaling van hetgeen in de offerteaanvraag is beschreven of geeft slechts een geringe beschrijving van het gevraagde.
Goed 40 Het beschreven plan van aanpak laat zien dat de inkoopbehoefte goed is begrepen en gaat in op relevante onderdelen waarmee een meerwaarde wordt getoond.
Uitstekend 60 Het beschreven plan van aanpak biedt een duidelijk herkenbare meerwaarde in relatie tot de beschreven behoefte van het OLB. Het plan van aanpak gaat in op logisch relevante onderdelen en biedt oplossingen die "out of te box" zijn.
Hiermee wordt een sterk onderscheidend vermogen getoond.
5.5.2 Gunningscriterium prijs
De beoordeling van het gunningscriterium prijs wordt gedaan door het hoofd financiën en de interim concerncontroller.
Inschrijver krijgt punten voor de prijsonderdelen toegekend volgens onderstaande formule:
De inschrijver met de laagste prijs krijgt 30 punten. Overige inschrijvers krijgen naar rato minder punten volgens onderstaande formule:
5.5.3 Gunningscriterium presentatie
De leden van de beoordelingscommissie kennen na de presentatie individueel punten toe van 1 tot 10.
Hierna worden de gegeven punten per lid van de beoordelingscommissie opgeteld en gedeeld door het aantal beoordelaars. Dit levert een gemiddelde score op. Er vindt afronding plaats op 2 cijfers achter de komma.
5.6 Gunning
Gunning gebeurt aan de Inschrijver met de hoogste eindscore. Om de Inschrijver met de beste kwaliteit/prijs verhouding te bepalen wordt de totaalscore op het kwalitatief gunningscriterium opgeteld bij de totaalscore op het financiële gunningscriterium en de totaalscore op het
gunningscriterium presentatie. In formulevorm ziet dit er als volgt uit:
Totaalscore kwaliteit + totaalscore prijs + totaalscore presentatie = Eindscore
Aanbesteding Accountantsdiensten 2021 e.v.
Bijlage 1 Eigen Verklaring
Gegevens inschrijver:
Bedrijfsnaam:
Contactpersoon:
Naam Functie
Telefoonnummer E-mailadres Vestigingsadres:
Straat, huisnummer Postcode, Woonplaats Land
Postadres:
Postbus
Postcode, Woonplaats Land
Inschrijving Handelsregister BTW nummer
Bankgegevens Rekeningnummer Naam rekeninghouder Naam en plaats bank Swift code
Voor Europese inschrijvers:
IBAN BIC
Ondergetekende verklaart hierbij dat:
1. zijn onderneming of een bestuurder ervan in de vier jaar voorafgaand aan het tijdstip van het indienen van de inschrijving niet bij een onherroepelijke rechterlijke uitspraak is veroordeeld wegens:
a. deelname aan een criminele organisatie;
b. omkoping;
c. fraude;
d. witwassen van geld.
2. zijn onderneming niet verkeert in staat van faillissement of liquidatie, diens werkzaamheden niet zijn gestaakt, jegens hem geen surseance van betaling of een (faillissements-)akkoord geldt, en zijn onderneming niet verkeert in een andere vergelijkbare toestand ingevolge een
3. zijn onderneming heeft voldaan aan de verplichtingen op grond van op hem van toepassing zijnde wettelijke bepalingen met betrekking tot betaling van sociale zekerheidspremies of belastingen.
4. zijn onderneming, bij het verstrekken van inlichtingen die door het openbaar lichaam Bonaire van hem zijn verlangd in het kader van een opdracht, zich niet in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen of zijn onderneming deze inlichtingen niet, of niet volledig heeft verstrekt.
5. hij deze Eigen Verklaring onvoorwaardelijk en zonder enig voorbehoud heeft ondertekend; hij zich er van bewust is dat het verstrekken van onjuiste of onvolledige informatie, door de het openbaar lichaam Bonaire kan worden aangemerkt als een valse verklaring in de zin van punt 4 uit deze Eigen Verklaring en dat dit kan leiden tot een onvoorwaardelijke uitsluiting voor de verkrijging van deze opdracht en/of vervolg opdrachten.
6. deze Verklaring Eigen is ondertekend door een daartoe, blijkens het handelsregister, dan wel een overeenkomstig register van het land van vestiging van de onderneming,
vertegenwoordigingsbevoegde.
Naam Inschrijver:
Naam van
vertegenwoordigingsbevoegde:
Handtekening:
Datum:
Aanbesteding Accountantsdiensten 2021 e.v.
Bijlage 2 Standaardformulier Prijzen
De prijs is de vaste jaarlijkse vergoeding voor de werkzaamheden zoals beschreven in de
Offerteaanvraag Accountantsdiensten 2021 e.v. van het Openbaar Lichaam Bonaire. De prijs dient opgebouwd te worden conform onderstaande tabel.
Jaarlijkse kosten uitvoering accountantsdiensten
In te zetten functionaris Aantal uren Tarief p/u in US$ excl.
ABB Totale kosten in US$
excl. ABB Partner/
eindverantwoordelijke accountant
Manager Controleleider Assistent IT Auditor Fiscalist
Jaarlijkse totale kosten uitvoering accountantsdiensten US$
Ondergetekende verklaart dat de in dit formulier verstrekte inlichtingen met de werkelijkheid overeenstemmen en juist en volledig zijn.
Ondertekening door rechtsgeldig vertegenwoordiger namens de inschrijver:
Naam Inschrijver:
Naam van
vertegenwoordigingsbevoegde:
Handtekening:
Datum:
Aanbesteding Accountantsdiensten 2021 e.v.
Bijlage 3 Referenties
Ter verificatie van de in de offerteaanvraag geformuleerde technische bekwaamheden, wordt inschrijver verzocht om minimaal 1 en maximaal 3 gemeenten als referentie op te geven om haar ervaring met het leveren van accountantsdiensten aan gemeenten in Nederland, BES-eilanden en/of CAS-landen aan te tonen. De referenties kunnen door het OLB worden gecontroleerd.
Referentie 1 Cliënt
Naam en functie contactpersoon Contactgegevens
Beschrijving uitgevoerde werkzaamheden
Referentie 2 Cliënt
Naam en functie contactpersoon Contactgegevens
Beschrijving uitgevoerde werkzaamheden
Referentie 3 Cliënt
Naam en functie contactpersoon Contactgegevens
Beschrijving uitgevoerde werkzaamheden
Ondergetekende verklaart dat de in dit formulier verstrekte inlichtingen met de werkelijkheid overeenstemmen en juist en volledig zijn.
Ondertekening door rechtsgeldig vertegenwoordiger namens de inschrijver:
Naam Inschrijver:
Naam van
vertegenwoordigingsbevoegde:
Handtekening:
Datum:
