Bijlage I
: mogelijke standaardisering van het proces van onderling contact1. Lokaal Zernike Kantoor verzorgt het eerste contact met de Opdrachtgever en verzamelt informatie (zie Bijlage II)
2. Aan de hand van de in stap 1 verkregen informatie maakt het Lokale Zernike Kantoor een informatie dossier (zie Bijlage II).
3. Het Lokale Zernike Kantoor beoordeelt in hoeverre zijzelf, dan wel een Internationaal Kantoor in staat is de opdracht uit te voeren (zie hiervoor de twee vorige paragrafen van het herontwerp)
4. Wanneer men tot de conclusie gekomen is dat er een geschikt Internationaal Zernike Kantoor is, waarvan verwacht wordt dat het de opdracht succesvol uit zou kunnen voeren, wordt het betreffende informatie dossier compleet ingevuld en opgestuurd.
5. Het Internationale Zernike Kantoor dient binnen twee weken met een reactie op het informatie dossier te komen, waarbij er drie mogelijkheden zijn:
a) Afgewezen: Het betreffende IZK wenst de opdracht niet aan te nemen. Hierbij dient gemotiveerd te worden waarom die keuze gemaakt is (feedback) Æ hiermee eindigt de opdracht
b) Aangenomen: het Internationale Zernike Kantoor heeft de opdracht positief beoordeeld en is geïnteresseerd in verdere samenwerking Æ ga naar stap 7
c) Aanpassing: Het Internationale Zernike Kantoor heeft interesse op voorwaarde dat enkele zaken veranderd worden (men is bijvoorbeeld slecht geïnteresseerd in een deel van de opdracht of men prefereert een andere manier van betalen (PV, VV, CV)) Æ ga naar stap 6 6. Lokaal Zernike Kantoor koppelt terug naar de Opdrachtgever onder welke voorwaarden de
opdracht aangenomen kan worden. Hier zijn vervolgens twee mogelijkheden:
a) Opdrachtgever gaat niet akkoord Æ hiermee eindigt de opdracht b) Opdrachtgever gaat akkoord Æ ga naar stap 7
7. Opdrachtgever, LZK en IZK zijn met z’ n drieën betrokken bij het definitief formuleren en op papier zetten (contract) van de opdracht. Hierbij rekening houdend met zaken als; wat dient er gedaan te worden, welk tijdsschema houdt men aan, welke resultaten worden er verwacht etc. etc.
Vervolgens zijn er met betrekking tot de 3 partijen die nu bij de opdracht betrokken zijn verschillende rollen mogelijk. Aan de hand van een figuur is dit gemakkelijk duidelijk te maken. Het vetgedrukte geeft de partij aan, het cursieve de rol die zij speelt.
Optie 1:
Optie 2:
Opdrachtgever opdrachtgever
LZK opdrachtnemer
IZK uitvoerder
Opdrachtgever opdrachtgever
LZK Eenmalig, bemiddelende rol
IZK Opdrachtnemer en
uitvoerder
Het grote verschil tussen optie 1 en 2 is de rol van het Lokale Zernike Kantoor. In optie 1 zit hij midden in het proces. Dat wil zeggen dat hij de opdracht aanneemt en de uitvoering uitbesteedt aan het Internationale Zernike Kantoor. In dat geval betaalt de Opdrachtgever aan het Lokale Zernike Kantoor, die vervolgens zelf weer het Internationale Zernike Kantoor dient te betalen. Er bestaat dan dus geen formele relatie tussen de Opdrachtgever en het IZK.
De rol van het LZK is dus eigenlijk om op te treden als een soort van brug tussen beide andere partijen. Door zowel contact met de Opdrachtgever als ook het IZK te hebben dient zij het proces te bewaken. Onderling contact tussen Opdrachtgever en IZK met betrekking tot het uitvoeren van de opdracht is in verband met efficiency wel toegestaan al dient het LZK hiervan wel op de hoogte gebracht te worden.
De andere mogelijkheid is optie 2. Hier wordt ervoor gekozen om het LZK dat de opdracht heeft aangenomen buitenspel te zetten en onderling een relatie aan te gaan tussen de
Opdrachtgever en het IZK. Het LZK verbindt dus alleen de partijen om vervolgens buiten de relatie te stappen. Hier kan een eenmalige vergoeding tegenover staan.
Hoewel beide optie gekozen kunnen worden gaat mijn voorkeur uit naar optie 1. Enkele redenen hiervoor zijn:
• Het kantoor dat in eerste aanleg de opdracht heeft binnen gehaald, blijft ook een voorname rol binnen het gehele proces spelen. Wanneer je als LZK meteen buitenspel gezet wordt kan de motivatie om opdrachten binnen te halen afnemen.
• Onderling contact tussen partijen die zich in verschillende delen van de wereld bevinden zal moeilijk zijn. Zo kent men elkaar niet, is elkaar bezoeken niet eenvoudig en zal het
opbouwen van vertrouwen moeilijk zijn. Door het LZK bij het proces te blijven betrekken kan zij enerzijds contact onderhouden met de Opdrachtgever waar zij fysiek contact mee kan hebben, en anderzijds met het IZK dat zij reeds kent en waar onderling contact reeds bestaat.
• Op deze manier heeft het LZK direct inzicht en invloed op hetgeen er gebeurt voor een Opdrachtgever die zich in zijn markt bevindt. In geval van problemen gebeurt het dus niet dat het LZK als Zernike Kantoor schade ondervindt voor problemen die veroorzaakt zijn tussen de een Opdrachtgever en een ander Zernike Kantoor.
Wanneer over dit soort zaken afspraken gemaakt zijn kan men overgaan tot de daadwerkelijke uitvoer van een opdracht
8. Opdrachtuitvoering waarin de verschillende partijen de hun toebedeelde rol uitvoeren 9. Evaluatie van de opdracht. Dit om lering te trekken voor opdrachten in de toekomst.
Bijlage II
: Informatie Dossier Bedrijsfinformatie:• Bedrijfsnaam:
• Website van het bedrijf:
• Heeft Zernike Group B.V. een belang in de onderneming (ja/ nee, percentage):
• Achtergronden en Historie van het bedrijf:
• Beschrijving van de Core Competences:
• Karakteristieken van de eigenaren van het bedrijf:
Financiële situatie
Mate van Entrepreneurial spirit
Bereidheid om samen te werken en advies aan te nemen
Commitment
Opdracht beschrijving (algemeen)
• Resultaten
Eisen van het bedrijf (tastbare eisen)
Verwachtingen na afronding van de opdracht (tastbare verwachtingen)
Uiteenzetting waarom de organisatie naar het buitenland wenst te gaan
• Beschrijving van het product in kwestie
Technologie & innovatie
Intellectueel eigendom
Unique Selling Points vs. Unique Buying Motivation
Onderscheidend vermogen van concurrenten
Prijs
• Markt
Referenties
Karakteristieken van klanten die het product reeds aangeschaft hebben
Mate van huidig succes
Verwachtingen
Verslag van de marketing activiteiten en de daaruit voortgekomen resultaten tot dusver
• Aanzet voor een plan van actie (wat moet er gebeuren, wanneer, hoeveel tijd etc. )
• Tijdschema
Wie doet wat wanneer
Doorlooptijd van het totale project
Moment van beëindiging
• Betaling
Verwachte Return on Investment
Hoeveelheid geld dat betaald zal worden
De methode: op welke manier kan geld verdiend worden
Valuta: in welke valuta vindt betaling plaats
Timing: wanneer zal betaling plaatsvinden
BTW gegevens: zijn er speciale opmerkingen
Project informatie (specifiek gericht op een IZK)
• Market Fit
In voorgaande punten is al duidelijk gemaakt dat het produt succesvol is in de markt van het LZK. Hier zal door het LZK moeten worden aangegeven waarom zij denken dat het product succesvol zal zijn in de markt van het IZK dat zij benaderen.
• Company Fit
Hier dient het LZK aan te geven waarom zij denken dat de betreffende opdracht geschikt is voor een betreffend IZK, specifiek gelet op het IZK zelf.
• Eindvraag
Hier dient concreet aangeven te worden wat het LZK nu van het IZK verwacht. Hiervoor zijn diverse mogelijkheden
Geven van een mening
Het leveren van informatie
Aangeven of men geïnteresseerd is om de betreffende opdracht aan te nemen
