I
BIJLAGE I
GESCHIEDENIS GEMEENTE HARDENBERG
(Bron: www.hardenberg.nl)
De stad Hardenberg is ontstaan bij een kasteel dat bisschop Willebrand van Oldenburg omstreeks 1227 had opgericht als bolwerk tegen de naburige Drenten. Ten oosten van de stad Hardenberg ontstond in die tijd het stadje Nijenstede. In 1362 verlegde bisschop Jan van Arkel de stadsrechten van Nijenstede naar het ten westen gelegen Hardenberg dat vanwege zijn kasteel en kasteelmuren een veiliger woonplaats was.
De slag bij Ane (vlakbij Gramsbergen) in 1227 was onder meer de aanleiding dat Avereest, toen nog Oud-Avereest genoemd, meer bekendheid kreeg. Het klooster Mariënberg tussen Hasselt en Zwartsluis werd in 1233 gesticht en kreeg de opdracht kerken te stichten in onder andere Avereest (toen nog als Restina aangeduid). Op 1 juli 1818 werd de gemeente Avereest ingesteld. Deze gemeente had echter nog lang niet de omvang als enkele decennia later het geval was. Achttien jaar later vond een aanzienlijke uitbreiding van het woongebied plaats.
Algemeen wordt aangenomen dat het 'stedeke' Gramsbergen in de 13e eeuw reeks bestond.
Wanneer Gramsbergen stadsrechten verkreeg is niet bekend. Aan Gramsbergen waren al rond de 11e eeuw belangrijke en exclusieve stedelijke voorrechten verleend. Pas in 1442 wordt over het 'stedeke' Gramsbergen gesproken.
De drie afzonderlijke gemeenten Avereest, Gramsbergen en Hardenberg zijn met ingang van 1 januari 2001 samengevoegd tot de huidige gemeente Hardenberg.
II
BIJLAGE II
TAKEN EN FUNCTIES SECTOREN/AFDELINGEN
(Bronnen van deze informatie: intranet, afdelingsplannen, producten- & dienstencatalogus en interviews met afdelingshoofden)
Concerneenheid
De concerneenheid heeft een staffunctie en is bedoeld om zich vooral bezig te houden met het adviseren en ondersteunen van andere organisatieonderdelen, (coördinatie van) beleidszaken, bestuurs- en managementondersteuning en het stellen van kaders en richtlijnen voor de organisatie. De concerneenheid bestaat uit de afdelingen Control & Beleid en Communicatie, Algemene & Juridische zaken.
Afdeling Control & Beleid (CCB)
De afdeling Control & Beleid is opgebouwd uit de clusters controllerplatform, Administratieve Organisatie/ Interne Controle, financieel platform, P&O platform en de cluster beleidscoördinatie & gebiedsgericht werken. Het controllerplatform heeft als doel het concernbeleid en de sectorbehoefte af te stemmen op de ontwikkeling van de organisatiebrede bedrijfsvoering. De cluster AO/IC (Administratieve Organisatie/ Interne Controle) ondersteunt de afdelingen bij het beschrijven van werkprocessen ('zeg wat je doet') en de uitvoering van de interne controle ('doe wat je zegt'). Het financieel platform is opgebouwd uit de disciplines financieel beleid en financieel consulentschap. Zaken die betrekking hebben op het werkterrein van financiën worden hier behartigd. Het P&O platform is opgebouwd uit de disciplines P&O beleid en het personeelsconsulentschap. De personeelsconsulenten zijn de spil tussen de medewerker en de organisatie wat betreft personele aangelegenheden. P&O beleid is verantwoordelijk voor de beleidsrichtlijnen op het gebied van P&O. De clusters beleidscoördinatie en gebiedsgericht werken zijn gecombineerd. Beleidscoördinatie is verantwoordelijk voor de algemene kaders van de gemeentelijke beleidsontwikkeling. Binnen de cluster gebiedsgericht werken zijn contactambtenaren actief. De gemeente is opgedeeld in gebieden, ieder met een eigen contactambtenaar. De contactambtenaren vervullen een schakelfunctie tussen de inwoners en de functionele afdeling. Ze zijn contactpersoon en aanspreekpunt voor de vereniging van Plaatselijk Belang en de werkgroepen, geven signalen door aan de functionele afdeling en denken mee met de ambtenaar van de functionele afdeling over het betrekken van burgers bij de ontwikkeling van plannen en beleid.
Afdeling Communicatie, Algemene en Juridische zaken (CAJ)
De afdeling CAJ bestaat uit twee teams. Team juridische zaken en team communicatie. Het team juridische zaken voert het secretariaat van de externe bezwaarschriftencommissie en de gemeentelijke ombudscommissie. Bij het team worden een aantal bijzondere wetten als de Drank- en Horecawet en een deel van de Algemene Plaatselijke Verordening (o.a.
evenementen) uitgevoerd. Juridische consulenten adviseren de andere organisatieonderdelen.
Ook zijn juridisch control, bestuurszaken en openbare orde & veiligheid bij het team juridische zaken ondergebracht. Ook heeft het team twee bijzondere opsporingsambtenaren die bij de politie zijn gehuisvest. Zij houden toezicht op de naleving van verkeersregels en de Algemene Plaatselijke Verordening. Het team communicatie draagt zorg voor het communicatiebeleid en de kaderstelling, evenals de in- en externe communicatiemiddelen, waaronder het personeelsblad. Ook verzorgt het team communicatie de wekelijkse berichtgeving in De Toren en op Intranet en Internet. Verder organiseert het team
III
communicatie de publieks- en perscontacten. Communicatieconsulenten ondersteunen en adviseren op het gebied van communicatie aan andere organisatieonderdelen.
Sector Facilitaire Zaken
De sector Facilitaire Zaken heeft als functie het faciliteren en ondersteunen van de rest van de organisatie. De sector Facilitaire Zaken bestaat uit de afdelingen Financieel & Personeel beheer, Interne Zaken en Automatisering & Vastgoed.
Afdeling Financieel & Personeel beheer (FFP)
De afdeling FFP bestaat uit de drie clusters personeel beheer, financieel beheer en belastingen. Personeel beheer houdt zich voornamelijk bezig met de salarisadministratie, ziekteverzuim, wet verbetering poortwachter, kinderopvang en het beheer van het personeelsinformatiesysteem. Financieel beheer houdt zich voornamelijk bezig met de debiteuren- en crediteurenadministratie, verzekeringen, btw-vraagstukken, treasury en jaarrekening. Belastingen houdt zich bezig met het heffen en invorderen van alle gemeentelijke heffingen. Elk jaar worden de voorlopige en definitieve aanslagen Onroerende Zaak Belasting (OZB), Rioolrechten, Hondenbelasting, Afvalstoffenheffing, Toeristenbelasting en Forensenbelasting opgelegd. Ook worden op verzoek van diverse afdelingen verschillende (leges)nota's verzonden die gebaseerd zijn op een belastingverordening.
Afdeling Interne Zaken (FIZ)
De afdeling Interne Zaken bestaat uit de clusters bestuurssecretariaat, archief, inkoop, bodedienst, huishoudelijke dienst en receptie. Het bestuurssecretariaat zorgt voor de verzending van stukken voor Raads- (Commissie-) en Collegevergaderingen en de agendering daarvan. Ook de verslaglegging van diverse vergaderingen en bijeenkomsten vallen onder de zorg van het bestuurssecretariaat. De in- en uitgaande (post)stukken worden hier ook ingeboekt. Het archief draagt zorg voor het beleid en beheer van de documentaire informatievoorziening. Inkoop is verantwoordelijk voor de centrale inkoop van de gemeente Hardenberg. Vanuit deze cluster worden de inkopen van gehele organisatie gecoördineerd en ondersteund. Ook beheert de cluster inkoop het systeem waarin alle contracten zijn opgenomen die door of namens de gemeente zijn afgesloten. De bodedienst verzorgt de interne postdistributie. Verdere taken van de bodedienst zijn: zorgen voor afvalverwijdering, beheren, installeren en onderhouden van audiovisuele middelen, bedrijfshulpverlening, zorgen voor uniforme bewegwijzering in de gemeentelijke gebouwen, registreren en afhandelen van diefstal, schade en vermissing, verzorgen van het drukwerk en de kopieeropdrachten voor de gehele organisatie, onderhouden van gebouwen en terreinen, schoonhouden van gemeentelijke gebouwen. Verder is de bodedienst verantwoordelijk voor fietsenstalling, groenvoorziening/bloemen in de gemeentelijke gebouwen, kantoormeubilair, klimaatregeling, koeriersdiensten, papierbeheer en kantoorartikelen, wanddecoratie e.d. De huishoudelijke dienst verzorgt de restauratieve voorzieningen en draagt zorg voor de automatenservice. De receptie draagt zorg voor de beveiliging van gebouwen en terreinen, de uitlening, het beheer en het onderhoud van dienstfietsen, het ontvangen en het aanmelden van bezoekers, het faciliteren van vergaderruimten en het ontvangen en doormelden/ bezorgen van goederen.
Afdeling Automatisering & Vastgoed (FAV)
De afdeling Automatisering en Vastgoed bestaat uit drie clusters. Een cluster Automatisering en het Vastgoedgedeelte is onderverdeeld in de clusters Wet Waardering Onroerende Zaken
IV
(WOZ) en Geometrie (GEO). Automatisering heeft als taken: het verzorgen van alle automatiseringszaken, het netwerk en systeembeheer en het verzorgen van de bestuursapplicaties voor de hele gemeente. Cluster WOZ houdt zich bezig met het verzamelen en inwinnen van gegevens van alle onroerende zaken in de gemeente. Daar worden objectkenmerken aan toegekend, zoals aantal vierkante meter, bouwjaar etc. Deze informatie wordt gebruikt bij belastingaanslagen. Cluster GEO houdt zich bezig met het maken van tekeningen, plattegronden en maatplannen, het verzamelen, verwerken en beheren van de Grootschalige Basiskaart, het beheer van thematische bestanden ten behoeve van de gemeentebrede grafische raadpleegomgeving, het verzorgen van het regionaal openbaar register voor onroerende goederen, het verrichten van uitzetwerkzaamheden t.b.v. Bouw- en Woningtoezicht en het verrichten van landmeetkundige werkzaamheden in de grondexploitaties.
Sector Samenleving
De sector Samenleving heeft als functie het leveren van producten en diensten waarbij de burger centraal staat. De sector Samenleving bestaat uit de afdelingen Burgerzaken, Werk, Zorg & Inkomen, Welzijn & Onderwijs, Sport & Cultuur en de Stichting Werk & Scholing.
Afdeling Burgerzaken (SBU)
De afdeling burgerzaken houdt zich o.a. bezig met het bijhouden van persoonsgegevens van de inwoners van de gemeente, het onderhoud en beheer van de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA), het behandelen van aanvragen en afgifte, wijziging en aanvulling van paspoorten en identiteitskaarten, het afgeven, innemen en omwisselen van rijbewijzen, behandelen en registreren van begravingen en de uitgifte van grafruimten en vergunning voor grafmonumenten op algemene begraafplaatsen en het voeren van de legeskas.
Afdeling Werk, Zorg & Inkomen (SWZ)
De afdeling Werk, Zorg & Inkomen houdt zich bezig met het reïntegreren van mensen naar werk en voorkomen dat ze een uitkering nodig hebben. En als dat niet lukt het verschaffen van uitkeringen. Ook is de afdeling SWZ verantwoordelijk voor de uitvoering van de 'Wet voorzieningen gehandicapten' (WVG) en voor uitvoering van de 'Regeling Gehandicapten Parkeerkaart' (GPK). Het doel van de WVG is te bevorderen dat mensen met een handicap zo lang mogelijk zelfstandig kunnen wonen en zich zo goed mogelijk kunnen verplaatsen in huis en daarbuiten. De GPK kan uitkomst bieden voor wie gebruik maakt van vervoer per auto en een zeer beperkte afstand kan lopen.
Afdeling Welzijn & Onderwijs (SWO)
De afdeling Welzijn & Onderwijs is onderverdeeld in drie clusters. Een cluster Welzijn en het onderwijsgedeelte is onderverdeeld in de clusters openbaar onderwijs en lokaal onderwijs. De cluster openbaar onderwijs zorgt voor de salarissen van het onderwijspersoneel en de rechtspositionele begeleiding etc., want de gemeente is tevens schoolbestuur voor het Openbaar onderwijs. De cluster lokaal onderwijs houdt zich bezig met het ontwikkelen van integraal onderwijsbeleid voor het totale onderwijs (inclusief openbaar onderwijs), het handhaven van de leerplicht, het leerlingenvervoer en het Regionaal Meld- en Coördinatiepunt Voortijdig Schoolverlaters (RMC). Welzijn houdt zich o.a. bezig met lokaal gezondheidsbeleid, volwasseneneducatie, ontwikkelingssamenwerking, maatschappelijk werk, sociaal-cultureel werk, peuterspeelzaalwerk, kinderopvang, jeugdbeleid, ouderenbeleid, speelruimtebeleid en accommodatiebeleid.
V
Afdeling Sport & Cultuur (SSC)
De afdeling Sport & Cultuur is op te delen in twee delen, een deel sport en een deel cultuur.
Sport houdt zich bezig met alles wat met sport te maken heeft: sportbeleid, sportactiviteiten, beheer van sportaccommodaties, buitensport, binnensport, zwemsport etc. Cultuur houdt zich bezig met het beleid en beheer op het gebied van culturele aangelegenheden, het verstrekken van subsidies aan bibliotheken, muziekonderwijs, musea, molens etc., het beheer en de exploitatie van theater de Voorveghter.
Stichting Werk & Scholing (SWS)
De Stichting Werk & Scholing valt formeel onder de sector Samenleving, maar werkt grotendeels los van de gemeente. De werknemers van SWS werken wel in dienst van de gemeente Hardenberg.
De Stichting Werk & Scholing voert haar werkzaamheden met name uit voor de gemeenten Hardenberg en Ommen, alsmede voor de Uitvoeringsorganisatie Werknemersverzekeringen (UWV). SWS verzorgt de uitvoering van diverse vormen van gesubsidieerde arbeid. Als reïntegratiebedrijf begeleidt SWS mensen naar de arbeidsmarkt die weinig of geen werkervaring hebben, die moeite hebben met het vinden en houden van een baan en/of mensen die een achterstand tot de arbeidsmarkt hebben opgelopen door ziekte, taalachterstand of andere problemen; mensen die prima kunnen functioneren, maar wat extra begeleiding en soms scholing nodig hebben. De diensten waar SWS zich mee bezig houdt zich zijn Wet Inschakeling Werkzoekenden (WIW), WIW-Werkervaringsplaats (WIW-WEP), WIW-sociale activering/Voortraject Toeleiding Arbeidsmarkt (VTA), Wet Reïntegratie Arbeidsgehandicapten (WREA), Begeleid Werken nWSW/ Jobcoaching, In- en Doorstroombanen (ID-banen), Wet Inburgering Nieuwkomers (WIN), Stadswachtproject, diverse andere arbeidstoeleidingstrajecten, administratieve dienstverlening, alsmede advies- en informatieverstrekking aan o.a. gemeenten, sociale diensten, UWV, e.d.
Sector Grondgebied
De sector grondgebied heeft als functie het leveren van producten en diensten waarbij de leefomgeving van de burger centraal staat. De sector Grondgebied bestaat uit de afdelingen Ruimte & Economie, Bouwen & Milieu, Infrastructuur & Gebouwen en Beheer Openbare ruimte.
Afdeling Ruimte & Economie (GRE)
De afdeling Ruimte & Economie is onderverdeeld in de clusters ruimtelijke ordening, stedenbouw, economische zaken, grondzaken, recreatie & toerisme, natuur & landschap, verkeer & vervoer en volkshuisvesting. De cluster ruimtelijke ordening houdt zich bezig met het ontwikkelen en uitvoeren van het ruimtelijke ordeningsbeleid en het ontwikkelen van bestemmingsplannen. De cluster stedenbouw houdt zich bezig met het ontwikkelen van beleid voor structuur- en grotere bestemmingsplannen, het uitwerken van stedenbouwkundige plannen. De cluster economische zaken houdt zich bezig met het bevorderen van de werkgelegenheid door middel van actieve subsidieverwerving en het aantrekken van bedrijven, het verrichten van bedrijfsacquisitie en het verkopen van grond en industrieterrein.
De cluster grondzaken draagt zorg voor de ontwikkeling van het vastgoedeconomisch beleid waaronder grondverwerving en grondexploitatie; het aan- en verkopen van grond, verkoop van bouwkavels, (strategische) aankoop van grond voor nieuwe woonwijken of nieuwe bedrijventerreinen en houdt zich bezig met de begeleiding van de voorbereiding en uitvoering van exploitatieopzetten. Ook het beheer van eigendommen en het afdoen van claims van planschades vallen onder de verantwoordelijkheid van de cluster grondzaken. De cluster
VI
recreatie & toerisme houdt zich bezig met kampeervergunningen, ontheffingen kleinschalig kamperen, maar ook uitvoering van programma's in het kader van recreatie en toerisme. De cluster natuur & landschap houdt zich bezig met het begeleiden van subsidieverlening aan groepen of mensen uit de samenleving met bepaalde initiatieven ter stimulering van het platteland op basis van Europese regelgeving. De cluster verkeer & vervoer houdt zich bezig met het ontwikkelen van beleid ten aanzien van verkeer en vervoer, het bepalen van verkeersstructuren, bijvoorbeeld parkeerbeleid. De cluster volkshuisvesting houdt zich bezig met de ontwikkeling en uitvoering van beleid op het gebied van volkshuisvesting en stedelijke vernieuwing en draagt zorg voor de afstemming van volkshuisvestingsprojecten.
Afdeling Bouwen en Milieu (GBM)
De afdeling Bouwen en Milieu is onderverdeeld in de clusters bouw- en woningtoezicht en milieu. De cluster bouw- en woningtoezicht houdt zich bezig met het verlenen van bouwvergunningen, sloopvergunningen, reclamevergunningen, monumentenvergunningen en handhavingstaken in de openbare ruimte. De cluster milieu houdt zich bezig met het ontwikkelen van beleid met betrekking tot milieu, energie, geluidhinder etc., het afhandelen van milieuvergunningaanvragen en milieucommunicatie, -educatie en -voorlichting.
Afdeling Infrastructuur & Gebouwen (GIG)
De afdeling Infrastructuur & Gebouwen houdt zich bezig met het leveren van de civiel- en cultuurtechnische bijdrage in bestemmingsplannen, met ontwerp, uitwerking, bestek en begroting van civieltechnische werken, met het opstellen van (meerjaren-)onderhoudsplannen en ramingen ten behoeve van het beheer en onderhoud van de openbare ruimte m.u.v. groen, sportvelden en speeltoestellen en met nieuw- en verbouwplannen voor gemeentelijke accommodaties en advisering en uitvoering van het technische beheer van deze accommodaties.
Afdeling Beheer Openbare ruimte (GBO)
De afdeling Beheer Openbare ruimte houdt zich bezig met kleinschalig onderhoud van wegen, onderhoud van het groen in de breedste zin van het woord, onderhoud riolering, onderhoud openbare verlichting, gladheidbestrijding, onderhoud sportparken, onderhoud bermen langs de wegen, plantsoenonderhoud, opruimen van zwerfvuil. Onder GBO valt ook een cluster gebouwen, die zorgt voor kleinschalig onderhoud van de gemeentelijke gebouwen, scholen, bibliotheken, zwembaden, gemeentehuis, gebouwen van sportparken etc.
'Sector' Brandweer
Het brandweerkorps bestaat uit ongeveer 140 personen waarvan de meeste vrijwilliger (parttimers) zijn. Naast de kazerne en het kantoor in Hardenberg zijn er posten in Balkbrug, Bergentheim, Dedemsvaart, De Krim, Gramsbergen en Slagharen. De fulltimers zijn werkzaam op het gebied van management, organisatie, pro-actie, preventie, preparatie, opleiding, oefening, technische dienst en administratie. De gemeentelijke brandweer maakt gebruik van een aantal diensten van de regionale brandweer IJssel-Vecht te Zwolle, die ook het beheer voert over de regionale alarmcentrale. De brandweer is een sector binnen de gemeente Hardenberg, maar werkt zeer zelfstandig. De vrijwilligers van de brandweer hebben naast hun brandweerwerkzaamheden een baan bij andere organisaties en komen op het moment dat er brand o.i.d. uitbreekt in dienst van de gemeente.
VII
BIJLAGE III
MANAGEMENTLAGEN EN OVERLEGGEN
(Bronnen van deze informatie: intranet, functieboeken en interviews met afdelingshoofden)
De gemeentesecretaris
Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders is de gemeentesecretaris het hoofd van de ambtelijke organisatie. De gemeentesecretaris is eerstverantwoordelijk voor de coördinatie, samenhang en integratie van het functioneren van de ambtelijke organisatie in haar geheel met betrekking tot beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie.
De sectorhoofden
Het sectorhoofd is verantwoordelijk voor het functioneren van zijn sector, waaronder begrepen het management, de coördinatie en integratie van taken en werkzaamheden. Het sectorhoofd is verantwoordelijk voor de kwaliteit en de inhoud van de uitgebrachte adviezen en ziet er op toe dat vanwege de sector uitgebrachte adviezen, handelingen en besluiten passen binnen de door het bestuur vastgestelde kaders. Het sectorhoofd is belast met het beheer van de aan zijn sector toegewezen budgetten en middelen. Het sectorhoofd is ook verantwoordelijk voor het middelenbeheer ten aanzien van de onder hem of haar ressorterende afdelingen en medewerkers. Het sectorhoofd legt aan de gemeentesecretaris verantwoording af over het functioneren van de sector.
Het Centraal Management Team (CMT)
De gemeentesecretaris en de sectorhoofden (de brandweercommandant wordt ook als sectorhoofd gezien) vormen samen het CMT. De hoofdtaak van het CMT is het richten van de organisatie op de geformuleerde taakstelling. Het CMT functioneert op basis van integrale verantwoordelijkheid, met de gemeentesecretaris als eindverantwoordelijke voorzitter. Het CMT heeft de taak om op grond van de vastgestelde beleidskaders door de bestuursorganen de uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken op effectieve wijze op elkaar af te stemmen en te bewaken. Het CMT bevordert een geïntegreerde wijze van werken, stemt de activiteiten van de verschillende sectoren op elkaar af en bewerkstelligt het oplossen van eventuele knelpunten. Het CMT is verantwoordelijk voor de afstemming en overleg omtrent sectoroverstijgende beleidsdoelen.
De afdelingshoofden
Het afdelingshoofd is hiërarchisch ondergeschikt aan het sectorhoofd. Een afdelingshoofd is belast met het dagelijks beheer en de leiding van een afdeling. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor het functioneren van zijn afdeling, waaronder begrepen het management, de coördinatie en integratie van taken en werkzaamheden. Het afdelingshoofd is ook verantwoordelijk voor het middelen- en personeelsbeheer van de afdeling en voor de kwaliteit van de geleverde producten en diensten.
VIII
Het Sector Management Team (SMT)
Binnen iedere sector is een SMT ingesteld, waar het sectorhoofd en de afdelingshoofden (en bij de concerneenheid ook teamcoördinatoren) van de desbetreffende sector deel van uit maken. Het SMT bevordert de geïntegreerde wijze van werken, stemt activiteiten binnen de sector op elkaar af en bewerkstelligt het oplossen van eventuele knelpunten. Het SMT is verantwoordelijk voor de afstemming en overleg omtrent sectorale beleidsdoelen.
De medewerkers
De medewerkers van de gemeente Hardenberg hebben het afdelingshoofd als direct leidinggevende. Er zijn beleidsmedewerkers die verantwoordelijk zijn voor het ontwikkelen van beleid, er zijn seniormedewerkers die verantwoordelijk zijn voor het adviseren over ontwikkeling en uitvoering van het beleid en er zijn uitvoerende medewerkers die verantwoordelijk zijn voor uitvoerende taken.
Het werkoverleg
Binnen een afdeling of cluster vindt geregeld werkoverleg plaats, waarbij meestal het afdelingshoofd en de medewerkers van de desbetreffende afdeling of cluster aanwezig zijn, ter bewaking van de eenheid in advisering door het organisatieonderdeel en ter bevordering van de onderlinge coördinatie en samenwerking. In het werkoverleg komt o.a. aan bod: een doorkoppeling van het besprokene in het SMT, de planning en coördinatie van de werkzaamheden binnen de betreffende afdeling/cluster, het initiëren en bespreken van nieuwe zaken en het bespreken van het middelenbeleid binnen de afdeling/cluster.
