1. Introductie organisatie en onderzoeksopdracht ... 3
1.1. Inleiding... 3
1.2. Wie is de NAM? ... 3
1.3. Probleem duiding en onderzoeksopdracht ... 5
2. Onderzoeksopzet ... 7
2.1. Inleiding... 7
2.2. Probleemstelling... 7
2.3. Onderzoeksperspectief en plan van aanpak... 9
2.4. Opbouw van het rapport...13
3. Het inrichten van een proces ...15
3.1. Inleiding...15
3.2. Systeem benadering ...15
3.3. Procesbesturing ...18
3.4. Steady-statemodel ...21
3.5. Verbijzondering van de verschillende procesfuncties ...27
3.5.1. Inleiding...27
3.5.2. Redenen voor verbijzondering...27
3.5.3. Onzekerheid...28
3.5.4. Complexiteit ...29
3.6. Samenvatting hoofdstuk 3 ...33
4. Wat is onderhoud? ...35
4.1. Inleiding...35
4.2. Wat is onderhoud? ...35
4.3. Doel van onderhoud ...35
4.4. Onderhoudsstrategieën...36
4.4.1. Toestandsafhankelijk onderhoud en gebruiksafhankelijk onderhoud ...38
4.4.2. Storingsafhankelijk onderhoud ...42
4.4.3. Modificaties ...46
4.5. Samenvatting hoofdstuk 4 ...48
5. Bestudering en analyse van het huidige onderhoudsproces...49
5.1. Inleiding...49
5.2. Het systeem: de onderhoudsafdeling E&M...49
5.3. Het (primaire) proces, onderhoud...51
5.4. Verbijzondering in deelprocessen binnen het systeem E&M ...54
5.5. Invulling procesfuncties binnen het huidige onderhoudsproces? ...65
5.6. Analyse met behulp van het steady-statemodel ...66
5.7. Conclusies uit analyse...70
5.8. Ontwerpeisen voor herinrichting onderhoudsproces...71
5.9. Samenvatting hoofdstuk 5 ...72
6. Operationalisering ontwerpeisen in ‘vernieuwd’ ontwerp. ...73
6.1. Inleiding...73
6.2. Ontwerpeisen ...73
6.3. Operationalisering ontwerpeis 1 ...74
6.3.1. Onzekerheid in het onderhoudsproces ...75
6.3.2. Complexiteit in het onderhoudsproces ...79
6.3.3. Samenvatting paragraaf 6.3 ...86
6.4. Operationalisering ontwerpeis 2 ...87
6.5. Operationalisering ontwerpeis 3 ...89
6.6. Operationalisering ontwerpeis 4 ...89
7. Literatuur en andere bronnen ...90
7.1. Literatuurverantwoording...90
7.2. Artikelen en publicaties ...91
7.3. Bronnen ...91
8. Bijlagen ...92
Bijlage 1 NAM’s journey to world class ...92
Bijlage 2 Prioriteitmatrix voor correctief onderhoud. ...93
Bijlage 3 De interviews...94
Bijlage 4 Omgeving analyse ...95
Bijlage 5 Prioriteitscode correctief onderhoud. ...100
Bijlage 6 Modificatie stappen binnen de NAM ...101
Bijlage 7 NAM Common Management System (CMS) ...102
Bijlage 8 Operatie stappen in SAP...103
Bijlage 9 Snap shot deelproces bijzonder onderhoud ...104
Bijlage 10 Verhouding in uren tussen de deelprocessen PO:CO:MOD...106
1. Introductie organisatie en onderzoeksopdracht
1.1. Inleiding
In dit rapport wordt verslag gedaan van het onderzoek naar een probleem binnen de onderhoudsafdeling Engineering en Maintenance (E&M) van de business unit Land van de Nederlandse Aardolie Maatschappij (NAM). In dit hoofdstuk wordt het bedrijf, de NAM, geïntroduceerd zodat een beeld ontstaat wie de NAM is en waar de NAM zich mee bezig houdt. Daarna wordt het probleem en de onderzoeksopdracht beschreven.
1.2. Wie is de NAM?
In 1938 werden voor het eerst, in Den Haag, sporen van olie in de bodem aangetroffen.
Tijdens de oorlogsjaren, 1940-1945, bleek een olieboring bij Schoonebeek, uitgevoerd door de Bataafsche Petroleum Maatschappij, succesvol. De ontdekking van dit olieveld bij Schoonebeek had tot gevolg dat in 1947 de Nederlandse Aardolie Maatschappij (NAM) werd opgericht door Shell en Esso Holding Company Holland Inc. (Exxon/Mobiel).
Shell en Exxon/Mobiel zijn elk 50% aandeelhouder van de werkmaatschappij NAM.
In de eerste jaren concentreerde men zich in eerste instantie op het exploiteren van aardolie en het opsporen van andere aardolievelden. Bij één van de boringen werd in 1948, bij Coevorden, een aardgasveld aangeboord. In het begin werd de waarde en de mogelijkheden van het aardgas nog niet ingezien, dit veranderde echter snel toen de NAM in 1959 het gigantische aardgasreservoir bij Slochteren, het zogenaamde Groningen-veld, aanboorde. Deze vondst maakte Nederland wereldwijd tot een aardgasland. Tot op de dag van vandaag is aardgas de belangrijkste energiedrager van Nederland. In Nederland wordt jaarlijks gemiddeld 75 miljard m3 aardgas gewonnen. De NAM produceert hiervan het grootste deel, ongeveer 50 miljard m3. Het meeste aardgas is voor binnenlands verbruik: ongeveer 45 miljard m3 per jaar, de rest, ongeveer 30 miljard m3, wordt aan het buitenland verkocht (Bron:Wie is NAM? 100 vragen en antwoorden)
Aardgas is niet alleen van groot belang voor Nederlandse industrie maar ook vele huishoudens, ca. 7 miljoen, zijn afhankelijk van aardgas. Daarnaast levert aardgas veel belastinggeld op voor de schatkist dat weer wordt gebruikt voor maatschappelijke doeleinden.
Volgens de Leeuw (2002) draait het bij organisaties om het primaire proces. Het primaire proces van de NAM is het opsporen en winnen van aardolie en aardgas. De NAM participeert in het samenwerkingsverband van Europese Shell exploratie- en productiebedrijven in acht landen. Hierbinnen functioneert de NAM als het centrum voor aardgasoperaties.
Het hoofdkantoor van de NAM is gevestigd in Assen en is opgedeeld in drie business units die verantwoordelijk zijn voor het winnen van aardolie en aardgas.
Het onderzoek vindt plaats binnen één van de business units namelijk, de business unit Land. De andere twee business units zijn:business unit Groningen en business unit Offshore. Business unit Land is opgedeeld in vier rayons:Noord, Ten Arlo, Zuurgas (Emmen) en West. De ongeveer 253 productie-installaties in deze rayons (Bron: Asset register) liggen verspreid over een groot gebied, namelijk: Friesland, Groningen, Drenthe, Overijssel en Zuid-Holland. De locaties verschillen onderling sterk van elkaar qua opbouw zowel operationeel als technisch. Dit heeft te maken met het verschil in samenstelling van het aardgas en aardolie en met het feit dat de installaties in leeftijd verschillen. Sommige installaties zijn nog geen 6 jaar oud, terwijl andere installaties al meer dan 25 jaar produceren waardoor er onderling grote verschillen zijn in toegepaste technologie. Om het aardgas en/of de aardolie uit de bodem te winnen en te verwerken is een installatie nodig. Deze installaties moeten worden onderhouden opdat de goede en veilige werking van de installatie gewaarborgd blijft.
Business unit Land heeft verschillende afdelingen waarvan de productieafdeling de belangrijkste is, omdat deze afdeling verantwoordelijk is voor de winning van aardgas (gemeten in kubieke meters) en aardolie (gemeten in vaten of liters). Onder ‘winning’
wordt verstaan dat men er voor zorgt dat het aardgas of aardolie uit de bodem wordt gehaald en dat dit via diverse behandelingen geschikt wordt gemaakt voor aflevering aan klanten. Het aardgas wordt verkocht aan de Gasunie en de aardolie wordt verkocht aan de Shell raffinaderij in Pernis. Naast de productieafdeling zijn er diverse ondersteunende afdelingen en één daarvan is de afdeling Engineering en Maintenance (E&M)
In het jaar 2003 heeft de NAM een reorganisatie doorgevoerd waarbij men productie- en onderhoudswerkzaamheden binnen de business unit heeft gescheiden. Voor de reorganisatie was onderhoud een verantwoordelijkheid van de productieafdeling onder leiding van het rayonhoofd en had elk rayon zijn eigen E&M afdeling. Met de reorganisatie is dit veranderd en werd er een aparte onderhoudsorganisatie opgezet met eigen leidinggevenden. Dit houdt in dat de productieafdeling geen directe zeggenschap meer heeft over het onderhoud. Hiermee is de afdeling E&M een zelfstandige afdeling binnen de business unit geworden. Het doel van de reorganisatie van 2003 was het verkrijgen van een uniforme benadering en werkwijze voor onderhoudsactiviteiten en het verlagen van kosten door schaalvergroting.
1.3. Probleem duiding en onderzoeksopdracht
De NAM heeft in haar Maintenance Management Guideline 2005 beschreven wat haar visie is ten aanzien van onderhoud. Zij wil van een reactieve maintenance organisatie naar World Class organisatie (zie bijlage 1). Een belangrijke stap op weg naar World Class is, volgens de NAM, het voorkomen dat installaties die gebruikt worden om aardgas en aardolie uit de bodem te winnen onverwacht uitvallen door storingen. Een
‘zero’ tolerantie ten aanzien van storingen is volgens Furnival (2006), een karakteristiek voor World Class operators.
Het kwalitatief goed en tijdig uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden draagt, volgens de NAM, bij aan het reduceren van het aantal storingen en belangrijke elementen hierbij zijn voorbereiding en planning. Dit draagt bij aan:
• veiligheid voor mens en omgeving op en rond de NAM installaties
• verlaging van unit kosten
• reductie van de tijdduur dat men daadwerkelijk moet sleutelen
• verhoging van de kwaliteit van het uitgevoerde werk
• efficiënte uitvoering
Goed voorbereide werkzaamheden betekent dat de monteur op de werklocatie verschijnt met goede instructies en middelen, zoals gereedschappen en reserve-onderdelen, dat het werk veilig kan worden uitgevoerd en dat het effectief gebeurt. Een goede voorbereiding maakt het ook mogelijk de uit te voeren werkzaamheden in te plannen met een begin- en eindtijdstip (einddatum). Voorbereiding en planning draagt ertoe bij dat de werkzaamheden tijdig worden uitgevoerd. De werkzaamheden moeten op het juiste moment starten en gereed zijn. Het tijdig uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden is, volgens van Nieuwpoort (2006), essentieel voor het beschermen van de technische integriteit en betrouwbaarheid van de installaties.
Onder ‘technische integriteit’ verstaat de NAM het volgende: ‘Integrity of a facility or asset is achieved, when under specified operating conditions, the risk of failure occurring which would endanger the safety of personnel, the environment or asset value is tolerable and has been reduced to as low reasonably practicable’ (Maintenace Integrity Management Standaard, 2005).
De NAM wil storingen, onverwachte gebeurtenissen, voorkomen (onzekerheid reduceren) en zelf het onderhoudsmoment kiezen. Dit wil men doen door een planmatige aanpak van onderhoudsactiviteiten waarbij wordt gestreefd naar uniformiteit in werkwijze en standaardisatie van onderhoudsinstructies en procedures. Belangrijke aspecten hierbij zijn verminderen van onzekerheid en complexiteit van onderhoudsactiviteiten (Maintenace Integrity Management Standaard, 2005).
De NAM vindt dat er op dit moment nog te veel ‘reactief’ wordt gewerkt. Dat wil zeggen dat men pas reageert als er een storing is. Indien deze storingen met spoed moeten worden verholpen dan heeft dit gevolgen voor andere, reeds geplande onderhoudshandelingen. Dit betekent dat deze reeds geplande onderhoudswerkzaamheden moeten worden uitgesteld omdat er op dat moment niet genoeg mensen en/of middelen beschikbaar zijn om alle onderhoudswerkzaamheden uit te voeren.
Veel van de zogenaamde ‘hoge’ prioriteit storingen hebben te maken met veiligheidsaspecten of met mogelijk verlies van productiecapaciteit van aardgas en/of aardolie. Hoge prioriteit storingen zijn storingen die binnen een bepaald termijn moeten worden verholpen. Het feit dat deze storingen voorrang krijgen boven andere onderhoudswerkzaamheden wil niet zeggen dat deze niet belangrijk zijn. Indien men onderhoudswerkzaamheden blijft uitstellen heeft dit negatieve consequenties voor de technische integriteit van de installaties.
De vraag die de NAM business unit Land zich stelt is: hoe kunnen wij ons onderhoudsproces zo inrichten dat alle onderhoudswerkzaamheden binnen de gestelde termijnen worden uitgevoerd en dat storingen die direct moeten worden verholpen minder impact hebben op de dagelijkse reeds geplande onderhoudswerkzaamheden?
Voorwaarde hierbij is, dat men geen extra middelen en mensen wil inzetten, maar dat de bestaande middelen en mensen effectiever moeten worden ingezet.
De onderzoeksopdracht is:
Ontwerp een onderhoudsproces, dat er op gericht is alle benodigde onderhoudswerkzaamheden effectief, efficiënt en tijdig uit te voeren.
2. Onderzoeksopzet
2.1. Inleiding
In dit hoofdstuk zal, op basis van de probleemduiding in hoofdstuk 1, de probleemstelling van dit onderzoek worden geformuleerd. Vervolgens wordt uitgelegd vanuit welk perspectief het probleem wordt benaderd en hoe het onderzoek zal worden aangepakt, waarna de verdere opbouw van het rapport wordt beschreven.
2.2. Probleemstelling
Volgens de Leeuw (2002) bestaat een probleemstelling uit een doelstelling, vraagstelling en randvoorwaarden. De probleemstelling ziet er als volgt uit:
Onderzoek doelstelling
In hoofdstuk 1 is de probleemduiding in inleidende zin aan de orde gekomen. Kernachtig gesteld is het probleem dat onderhoudswerkzaamheden niet binnen gestelde termijn worden uitgevoerd waardoor de integriteit van aardgas- en aardoliewin installaties in gevaar komt. Men stelt dat dit komt doordat onderhoudshandelingen ten bate van het verhelpen van storingen met een hoge prioriteit telkens voorrang krijgen op reeds geplande onderhoudshandelingen waardoor deze, in tijd, naar achteren worden verschoven. Daardoor overschrijden ze op een bepaald moment de laatst toelaatbare uitvoeringsdatum.
Bovenstaande is in de volgende doelstelling samengevat:
Het doel van het onderzoek is het maken van een ontwerp voor het herinrichten van het onderhoudsproces voor de NAM business unit Land op basis van een bestudering van de bestaande werkstromen waarbij de impact van storingen op de geplande onderhoudswerkzaamheden vermindert zodat alle onderhoudswerkzaamheden binnen de gestelde termijn kunnen worden afgerond.
Onderzoeksvragen
De NAM business unit Land wil haar onderhoudsproces opnieuw inrichten. De vraag is hoe?
Dit leidt tot de volgende opdracht:
Herontwerp het onderhoudsproces van de NAM business unit Land op dusdanige wijze dat impact van storingen op de dagelijkse geplande onderhoudswerkzaamheden verminderen zodat alle onderhoudswerkzaamheden binnen de gestelde termijn kunnen worden afgerond.
De opdracht leidt tot de volgende onderzoeksvragen:
1. Welke factoren spelen een rol bij het inrichten van onderhoudsprocessen?
Met behulp van de gevonden factoren kan het huidige onderhoudsproces in kaart worden gebracht.
2. Hoe is het huidige onderhoudsproces ingericht?
Aan de hand van de analyse van het huidige onderhoudsproces worden conclusies getrokken die omgezet kunnen worden naar concrete ontwerpeisen.
3. Welke ontwerpeisen kunnen worden geformuleerd ten aanzien van het herinrichten van het onderhoudsproces?
Deze ontwerpeisen kunnen omgezet worden in een concreet ontwerp voor het onderhoudsproces van onderhoudsafdeling E&M van de NAM business unit land.
4. Hoe ziet de nieuwe structuur eruit aan de hand van de geformuleerde ontwerpeisen en huidige werkstromen?
Met het operationaliseren van de geformuleerde ontwerpeisen naar een concreet onderhoudsmodel is aan de onderzoeksopdracht voldaan.
Randvoorwaarden
De Leeuw (2002) stelt dat randvoorwaarden betrekking hebben op beperkingen ten aanzien van de onderzoeksmethode en op inperkingen om het onderzoek haalbaar te maken. Randvoorwaarden kunnen bepalende beperkingen zijn die niet beïnvloed kunnen worden door de onderzoeker. Voor dit onderzoek gelden de volgende randvoorwaarden:
1. Het onderzoek wordt verricht binnen de onderhoudsafdeling E&M van de NAM business unit Land.
2. Het onderzoek is niet gericht op technische verbeteringen die er voor zouden kunnen zorgen dat er minder storingen optreden. Uit dit onderzoek zullen dan ook geen aanbevelingen komen hoe storingen kunnen worden voorkomen door o.a. het toepassen van andere, meer geavanceerde, technieken. Ook wordt geen onderzoek gedaan naar de effectiviteit van onderhoudsinstructies, werkinstructies, e.d.
3. Er moet worden voldaan aan de wetenschappelijke criteria die aan een wetenschappelijk onderzoek wordt gesteld.
4. Het uitwisselen van bestaande objecten (met de nieuwste technieken die minder gevoelig zijn voor storingen) is niet altijd mogelijk. De reden hiervan is dat een aantal installaties aan het einde van hun levensfase zitten omdat het aardgas of aardolie reservoir op die locatie bijna leeg is.
5. Er zullen geen extra middelen of mensen ter beschikking worden gesteld. Eerst dient te worden bekeken of het behalen van het gewenste resultaat, binnen de gestelde termijn, kan worden bereikt met de huidige personele bezetting en middelen.
6. De norm die gesteld wordt aan de uitvoeringstermijn en de prioriteitsstelling bij correctief onderhoud is vastgesteld door de NAM voor alle business units van de organisatie en kan niet worden gewijzigd.
7. Onderhoud wordt in het kader van dit rapport gezien als een integraal onderdeel van een productiebedrijf en niet als een commercieel te leveren dienst.
8. De huidige werkstromen binnen het onderhoudsproces zijn preventief onderhoud, correctief onderhoud en het implementeren van modificaties. Deze werkstromen worden binnen alle business units van de NAM gebruikt en blijven als zodanig bestaan. Hoe de werkstromen verder ingericht worden mag door de afzonderlijke business units worden bepaald.
2.3. Onderzoeksperspectief en plan van aanpak
Via een theoretische verkenning wordt in deze paragraaf beschreven vanuit welk perspectief naar het probleem wordt gekeken dat in paragraaf 1.3 is beschreven.
Vervolgens komen aan bod: onderzoeksopzet, de gebruikte modellen en de aspecten die een rol spelen bij het onderzoek.
In samenhang met het geformuleerde probleem dienen beslissingen te worden genomen over de te hanteren representaties. Vanuit welk perspectief dient gekeken te worden voor oplossing van het probleem?
Een onderhoudsorganisatie dient gezien te worden als een geordende verzameling van samenwerkende activiteiten die een gezamenlijk doel wil bereiken. Eén van die doelen is het tijdig uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden. In de huidige situatie worden veel onderhoudswerkzaamheden niet binnen de gestelde termijn afgerond. De vooronderstelling is dat veel onderhoudswerkzaamheden niet op tijd kunnen worden afgerond doordat men steeds personeel beschikbaar moet stellen om spoedstoringen te verhelpen. Dit gaat ten koste van de geplande onderhoudswerkzaamheden waardoor deze niet tijdig kunnen worden afgerond. De onderhoudsafdeling E&M heeft, binnen de NAM organisatie, de taak om de aardgas- en aardoliewinning installaties in een optimale conditie te houden zodat de NAM productieafdeling op een veilige en betrouwbare wijze
aardolie en aardgas uit de bodem kan winnen. Om hieraan te kunnen voldoen is één van de eisen dat onderhoudswerkzaamheden binnen een bepaalde tijd uitgevoerd moeten worden omdat anders de integriteit van de installatie in gevaar komt.
In de huidige situatie worden alle werkzaamheden één voor één behandeld door dezelfde (groep) medewerkers op volgorde van binnenkomst. Indien een opdracht binnenkomt om een technische storing met voorrang (ad hoc) te verhelpen dan worden andere, onderhanden zijnde opdrachten aan de kant gelegd om voorrang te geven aan de spoed opdracht. Is de spoed opdracht (storing) opgelost dan gaat men weer verder met de opdracht waar men eerder mee bezig was. Dit probleem kan opgelost worden door bijvoorbeeld, meer middelen en mensen in te zetten, of oude apparatuur te vervangen door apparatuur met betere technologische mogelijkheden waardoor storingen kunnen worden voorkomen. Een andere optie is kiezen voor een onderhoudsproces inrichting die de juiste en voldoende stuurmaatregelen kan genereren om de doelstelling, het tijdig uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden, te halen. Met inrichting wordt bedoeld dat, uitgaande van de ideale situatie en de beoogde organisatiedoelen, alle benodigde procesfuncties in het onderhoudsproces op de juiste plaats staan. Een ideale situatie wil zeggen dat er na de oorspronkelijke inrichting van het onderhoudsproces geen storingen meer zullen optreden (in ’t Veld, 1999). Met storingen wordt hier niet bedoeld, de technische storingen van objecten, deze zijn gewoon onderdeel van het onderhoudsproces. In ’t Veld bedoelt met het woord storingen de omgeving en systeem signalen die afwijken van datgene wat vooraf als norm is gedefinieerd en waarop het systeem is ingesteld en kan reageren. De procesfuncties worden in hoofdstuk 3, met name in het steady-statemodel (in ’t Veld, 1999) uitgewerkt.
Gezien de levensverwachting van de installaties is vervangen van hele installaties of delen daarvan economisch gezien geen optie. Ook het inzetten van extra middelen en mensen is, in eerste instantie, geen optie. Eerst wordt gekeken of bestaande middelen en mensen efficiënter kunnen worden ingezet zodat met dezelfde mensen meer werk verricht kan worden. Momenteel wordt één van de doelen, het uitvoeren van onderhoudsactiviteiten binnen daarvoor gestelde termijn, niet gehaald. Een oplossing voor het probleem zou gevonden kunnen worden door alleen naar de ad hoc onderhoudswerkzaamheden, de spoedstoringen, te kijken maar daarmee wordt de samenhang met alle andere onderhoudswerkzaamheden uit het oog verloren. Een methode die wel rekening houdt met samenhang is de systeembenadering (de Leeuw, 2002). De systeembenadering levert een goede basis voor de probleemgerichte, interdisciplinaire benadering. De systeembenadering is een beschouwingswijze (zienswijze) waarin samenhang in allerlei vormen een hoofdrol speelt. Een systeembenadering is tevens een procesbenadering (de Leeuw, 2002).
Volgens de Leeuw (2002) kunnen organisaties als een systeem worden beschouwd en als dit systeem een functie in zijn omgeving heeft vervuld is er sprake van een wisselwerking tussen het systeem en zijn omgeving en noemt men dit een open systeem.
Bij systeembenadering wordt van buiten naar binnen gewerkt. Men start in de omgeving waarin een systeem moet functioneren en de prestatie dat het systeem in die omgeving moet leveren, om vervolgens de vraag te stellen hoe het systeem daartoe moet worden ingericht. De invloed die de omgeving op het onderhoudsproces uitoefent moet daarom in kaart worden gebracht. Voor het vervullen van niet-statische functies moeten zich binnen het systeem gebeurtenissen en activiteiten (processen) afspelen. Dit noemt men dynamische systemen (in ’t Veld, 1999). Een proces is een verzameling in de tijd geordende elementen, meestal gebeurtenissen of activiteiten genoemd (de Leeuw, 2002). Dit onderzoek focust zich op onderhoudsprocessen, primair gericht op verandering van fysieke kenmerken. Daarom zal het in dit rapport voornamelijk gaan over transformatieprocessen (in ’t Veld, 1999).
In het kader van dit onderzoek versta ik onder transformatieprocessen het volgende: een proces waarbij er een verandering plaats vindt van informatie met betrekking tot te onderhouden objecten tijdens de doorvoer door het systeem. Door middel van het proces vervult het systeem zijn functie in zijn omgeving. Het vervullen van die functie is het doel van het systeem (in ’t Veld, 1999)
Om het probleem te analyseren wordt het huidige systeem in kaart gebracht waarbij gekeken wordt naar uitvoerende taken in relatie met de besturende taken in het onderhoudsproces. Hierbij wordt gezocht naar samenhang tussen de verschillende onderhoudshandelingen in de verschillende deelprocessen.
Onder onderhoudshandelingen versta ik alle handelingen die nodig zijn om de onderhoudsdoelen te halen. Dit zijn o.a. handelingen ten aanzien van het daadwerkelijk sleutelen aan de installaties maar ook handelingen in de voorbereiding, planning en besturing van het onderhoudsproces.
Om een systeem te kunnen bestuderen beschrijft in ‘t Veld (1999) twee methoden: 1) vanuit de elementen en 2) vanuit het geheel. De eerste methode richt zich op ieder element afzonderlijk terwijl de tweede methode meer oog heeft voor de samenhang tussen alle elementen. In dit onderzoek wordt gekozen voor de tweede methode vanwege deze samenhang tussen de verschillende onderhoudshandelingen. Bij het bestuderen van het systeem, de onderhoudsafdeling E&M, wordt gebruik gemaakt van de zogenaamde black box methode (in ’t Veld, 1999) Eerst wordt het systeem vanuit zijn geheel bekeken, en indien daarmee geen oorzaak voor het probleem gevonden wordt zal de black box worden geopend en zal ingezoomd worden op een lager aggregatieniveau.
Als uitgangspunt voor het ontwerpen van een proces noemt in ’t Veld (1999) het primaire proces waarbij men het primaire doel als uitgangspunt moet nemen. Vervolgens moet er worden bepaald welke functies vervuld moeten worden waarna, op grond van verbijzondering, diverse functies tot organen moeten worden gegroepeerd, de zogenaamde productiestructuur. Verbijzondering is het samenvoegen van de vanuit een bepaald gezichtpunt gelijksoortige of aanverwante functies, taken, handelingen of bevoegdheden (in ’t Veld,1999). Hierna moet de regelstructuur worden ontworpen zowel intern als extern. De productiestructuur en de regelstructuur vormen gezamenlijk de organieke structuur. Vervolgens dient een personele structuur te worden ontworpen, de te verrichten taken aan mensen en/of middelen worden toegewezen, de zogenaamde taakgroepen (in ’t Veld, 1999). Dit alles tezamen noemt in ’t Veld de organisatiestructuur.
Een model dat geschikt is als analysehulpmiddel voor het in kaart brengen van organisatie problemen is het steady-statemodel zoals deze door in ’t Veld (1999) in zijn boek ‘Analyse van organisatieproblemen’ is beschreven. Dit model helpt niet alleen bij het in kaart brengen van organisatieproblemen maar ook bij het inrichten van systemen of processen. Dit model zal worden gebruikt bij het in kaart brengen van het huidige onderhoudsproces van het systeem, de onderhoudsafdeling E&M, en bij het inrichten van een ‘verbeterd’ onderhoudsproces. In hoofdstuk 3 wordt uitvoeriger op dit model ingegaan.
Eerder is opgemerkt dat het primaire doel en proces als uitgangspunt moeten dienen voor het ontwerpen van (deel) processen. Omdat het in dit onderzoek gaat over het inrichten van een onderhoudsproces wordt ingegaan op wat onder onderhoud wordt verstaan, wat de functie en het doel is. Verder wordt ingegaan op onderhoudsbegrippen en belangrijke aspecten waar rekening mee moet worden gehouden bij het inrichten van onderhoudsmodellen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van onderhoudsmodellen zoals deze zijn beschreven door Duijvenvoorden & Verdoes en Slaterus. Dit wordt in hoofdstuk 4 uitgewerkt.
Voor de NAM is betrouwbaarheid en beschikbaarheid van hun aardgas- en aardolie installaties van groot belang. Onverwacht uitvallen van de installatie door storingen is dan ook niet gewenst. Belangrijke aspecten die een rol zullen spelen bij het inrichten van een onderhoudsproces zijn het verminderen van onzekerheid ten aanzien van de taakuitvoering, het verhogen van de planbaarheid van de uit te voeren onderhoudswerkzaamheden en het tijdig uitvoeren van de daadwerkelijke onderhoudswerkzaamheden (het ‘sleutelen’) binnen gestelde termijn.
Iemand die uitvoerig ingaat op het begrip onzekerheid is Galbraith (1976). Galbraith wordt door meerdere auteurs zoals, bijvoorbeeld, de Leeuw (2002), Mintzberg (2002), Amelsfoort (1999), van Aken (2004), Keuning en Epping (2004) aangehaald ten aanzien
van het inrichten van organisaties en dan met name met betrekking tot de onzekerheidstheorie. Galbraith stelt in zijn boek ‘Het ontwerpen van complexe organisaties’ dat onzekerheid met betrekking tot de taakuitvoering één van de factoren is waarmee men rekening dient te houden bij het inrichten van organisaties of processen.
Hij stelt dat voor zover deeltaken qua voorspelbaarheid variëren er verschillende structuren moeten worden gebruikt. Hiermee doelt hij op wat in ’t Veld (1999) de organieke structuur noemt.
De Leeuw (2002) stelt dat meerdere criteria dan alleen onzekerheid een rol spelen bij verdeling van taken. Hij vat deze criteria samen in het begrip complexiteit. In hoofdstuk 3 wordt de theorie van Galbraith en de Leeuw ten aanzien van taakverdeling uitgewerkt. In hoofdstuk 6 zal deze theorie worden gebruikt om tot een verbijzondering van taken binnen het onderhoudsproces te komen.
2.4. Opbouw van het rapport
Nadat in hoofdstuk 1 de aanleiding tot het onderzoek en het bedrijf is beschreven waar het onderzoek plaats vindt is in hoofdstuk 2 de onderzoeksopzet beschreven. In deze paragraaf wordt de verdere opbouw van het rapport beschreven.
Hoofdstuk 3
In dit hoofdstuk wordt theorie met betrekking tot het inrichten van processen behandeld.
Deze theorie zal voornamelijk gebaseerd zijn op de systeembenadering en besturing van processen, met name de black box methode en het steady-statemodel.
Voor verbijzondering van de onderhoudsfunctie wordt gebruik gemaakt van theorie met betrekking tot onzekerheid en complexiteit.
Hoofdstuk 4
In dit hoofdstuk wordt ingegaan op onderhoudstheorie zoals doel, functie, en onderhoudsstrategieën. Er wordt aandacht besteed aan de overeenkomsten en verschillen tussen de onderhoudstrategieën om tot een verbijzondering van de onderhoudsfunctie te komen.
Hoofdstuk 5
In dit hoofdstuk wordt met behulp van de systeembenadering stap voor stap het huidige onderhoudsproces binnen het systeem E&M geanalyseerd en beschreven. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het steady-statemodel. Het huidige systeem wordt in kaart gebracht met behulp van de door in ’t Veld beschreven interviewmethode.
Als eerste wordt het systeem E&M beschreven, de functie en doel van het systeem en in welke omgeving het functioneert. Daarna wordt ingegaan op de verbijzondering, het samenvoegen vanuit een bepaald gezichtspunt gelijksoortige handelingen, die binnen het systeem, de onderhoudsafdeling, E&M wordt toegepast.
Vervolgens wordt beschreven wie, wat doet binnen het huidige onderhoudsproces en het onderhoudsproces geanalyseerd. Vervolgens worden daar een aantal conclusies aan verbonden waarna een aantal ontwerpeisen worden geformuleerd.
Hoofdstuk 6
De analyse van het huidige onderhoudsproces en de beschreven theorie uit de hoofdstukken 3 en 4 worden in hoofdstuk 6 geoperationaliseerd tot een herontwerp van het onderhoudsproces van de NAM business unit Land.
Hoofdstuk 7
In dit hoofdstuk wordt aangegeven welke literatuur en bronnen zijn gebruikt tijdens dit onderzoek.
Bijlagen
In het rapport wordt meerdere malen verwezen naar bijlagen. In de bijlagen is alle ondersteunende informatie te vinden.
3. Het inrichten van een proces
3.1. Inleiding
In dit hoofdstuk wordt aan de hand van de eerste deelvraag ingegaan op de factoren die een rol spelen bij het inrichten van een proces. Als eerste wordt in paragraaf 3.2 ingegaan op de systeembenadering die wordt gebruikt om een proces te bestuderen. In paragraaf 3.3 wordt ingegaan op het besturen van processen. Daarna wordt het steady- statemodel, dat gebruikt zal worden als analysemodel bij het bestuderen van het systeem E&M, behandeld. Vervolgens wordt in paragraaf 3.4 aandacht besteed aan factoren die van invloed zijn bij het inrichten van de verschillende deelprocessen en hun structuren.
Hoofdstuk 3 wordt afgesloten met een samenvatting.
3.2. Systeem benadering
De kern van het denken in systemen is dat een complex geheel, eigenschappen kan hebben die alleen betrekking hebben op het geheel en zinloos zijn in termen van de delen die tezamen het geheel vormen (de Leeuw, 2002) Met andere woorden:
eigenschappen op hoger aggregatieniveau zijn lang niet altijd af te leiden uit eigenschappen van de lagere niveaus. Een bekende uitspraak van hierover is ‘het geheel is meer dan de som der delen’ (Checkland en Scholes, 1990). Dit komt doordat de delen relaties (samenhang) met elkaar hebben waarbij ze elkaar over en weer beïnvloeden waardoor het systeem op een hoger niveau andere eigenschappen krijgt dan de afzonderlijke delen. Systemen kunnen op verschillende manieren opgedeeld worden in deelsystemen. Een deelsysteem kan vervolgens weer als een systeem worden beschouwd en ook weer worden opgedeeld. Organisaties kunnen, volgens de Leeuw (2002) als een systeem worden beschouwd. Men kan dus de hele NAM als een systeem zien maar ook alleen een afdeling van de NAM, zoals de onderhoudsafdeling E&M. Met andere woorden, wat als een systeem zal worden beschouwd hangt af van de door de beschouwer gemaakte keuze. De beschouwer maakt een keuze over welke objecten hij/zij tot het systeem rekent en welke objecten hij niet tot het systeem rekent maar er wel mee samenhangen. Hij bakent zijn systeem af met een zogenaamde systeemgrens.
De Leeuw (2002) definieert een systeem als volgt: een systeem is een verzameling door de beschouwer gekozen objecten die onderling zo zijn gerelateerd, dat er geen elementen geïsoleerd zijn van de overige.
Een organisatie is een systeem in zijn omgeving en heeft als zodanig een rol, functie, in zijn omgeving te vervullen. Voor het vervullen van deze functie moeten er zich binnen het systeem gebeurtenissen en activiteiten afspelen (in ’t Veld,1999). Men noemt dergelijke systemen dynamisch. Als een systeem relaties onderhoudt met zijn omgeving dan
noemt men het een open systeem (de Leeuw, 2002) In het algemeen zijn bij dergelijke systemen een invoer, een doorvoer en een uitvoer te onderscheiden (figuur 3.1).
Het is belangrijk vast te stellen wat er precies door het systeem stroomt. Als dit instromende element, fysiek, tijdens de doorvoer door het systeem verandert, spreekt men van een transformatieproces (in ’t Veld,1999).
Wanneer bij bekende invoeren de uitvoeren geheel zijn te voorspellen, dan is het gedrag van het systeem volledig bepaald (deterministisch). Het gedrag van het systeem is de wijze waarop het systeem reageert op bepaalde in- en uitwendige omstandigheden, op bepaalde invoeren en op veranderingen daarin. Wanneer toeval een rol speelt en de uitvoeren dus slechts met een zekere waarschijnlijkheid (kans) zijn te voorspellen, dan noemt men het gedrag stochastisch. In het geval van een systeem met een volledig bepaald gedrag dat repeteerbaar is in de tijd en waarbij bovendien dat gedrag in de ene tijdsperiode gelijksoortig is met het gedrag in een andere tijdsperiode, maar ook wanneer bij een stochastisch gedrag de kansen een vaste waarde hebben, dan is het systeem, volgens in ’t Veld (1999) in een steady state.
Voor het bestuderen van een systeem bestaan twee verschillende benaderingsmethoden:
• vanuit de elementen
• vanuit het geheel
De eerste methode richt zich op ieder element afzonderlijk terwijl de tweede methode, die kenmerkend is voor de systeembenadering, meer oog heeft voor de samenhang tussen alle elementen. In dit onderzoek wordt ervoor gekozen het systeem vanuit het geheel te bestuderen omdat de samenhang tussen de elementen van belang is. Het probleem is immers dat dagelijkse onderhoudswerkzaamheden worden verstoord door storingen die direct verholpen moeten worden (zie hoofdstuk 1.3).
Bij het bestuderen van het systeem, de onderhoudsafdeling E&M, kan men het gehele systeem zien als een black box (in ’t Veld,1999) Het systeem wordt vooralsnog geheel intact gelaten, er zullen zoveel mogelijk waarnemingen aan de buitenzijde worden
doorvoer
invoer uitvoer
Figuur 3.1 Eenvoudigste voorstelling van een systeem (in ’t Veld, 1999)
gedaan. Indien dit geen antwoord geeft om het probleem binnen het systeem E&M op te lossen moet meer worden ingezoomd. De black box (systeem E&M als geheel) moet worden geopend en er moet worden ingezoomd op datgene wat zich op een lager aggregatieniveau bevindt.
De omgeving van een systeem
Een open systeem levert een bijdrage aan zijn omgeving. Om te weten wat die bijdrage moet zijn moet men weten wat de omgeving wil. Bij een systeembenadering begint men meestal van buiten naar binnen te werken. Men start met de omgeving waarin een systeem moet functioneren en de prestatie die het systeem in die omgeving moet leveren, om vervolgens de vraag te stellen hoe het systeem daartoe kan worden ingericht (de Leeuw, 2002).
Verschillende auteurs geven hun visie op de wijze waarop een omgeving het best geanalyseerd kan worden, bijvoorbeeld: de vijf krachten analyse (Porter, 1980), het PESTEL framework (Johnson en Scholes, 2002), de tien sectoren analyse (Daft, 2006).
In het PESTEL framework is de vijfkrachten analyse van Porter opgenomen. Het door Daft gebruikte model overlapt het PESTEL framework, maar maakt geen onderscheid in de verschillende soorten omgeving, wat Johnson en Scholes (externe, industrie en concurrentie omgeving) wel doen. In dit onderzoek wordt de omgeving geanalyseerd (zie bijlage 4) met behulp van het tien sectoren model van Daft. Een analyse van de industrie en concurrentie-omgeving van de afdeling E&M is niet van belang omdat de afdeling E&M, als afdeling van de NAM business unit Land, niet hoeft te concurreren met andere partijen en geen producten hoeft af te leveren aan andere ‘klanten’ dan de productieafdeling. Met behulp van de 10 sectoren analyse kan de invloed van de omgeving op het systeem E&M en inrichting van het onderhoudsproces voldoende duidelijk worden gemaakt.
Samenvatting systeembenadering
Met behulp van de systeembenadering is het mogelijk om de afdeling E&M te bestuderen en het gegeven probleem (zie hoofdstuk 1.3) systematisch te analyseren. Het systeem, de afdeling E&M kan op deze wijze worden gezien als een systeem met een functie in zijn omgeving. Om deze functie te kunnen vervullen heeft het systeem een invoer, doorvoer, en uitvoer. De uitvoer van het de afdeling E&M moet de waarde leveren voor zijn omgeving en is de reden van zijn bestaan. Er kan bestudeerd worden wat het systeem in- en uitstroomt en wat er tijdens de doorvoer verandert aan de in gestroomde elementen. Je kunt de afdeling, het systeem, E&M bestuderen vanuit de elementen of vanuit zijn geheel. Omdat storingen die met spoed moeten worden verholpen andere
werkzaamheden verstoren is er klaarblijkelijk een relatie, samenhang tussen de onderhoudswerkzaamheden. Vanwege de onderlinge samenhang wordt de afdeling E&M bestudeerd vanuit uit het geheel, waarna er stap voor stap zal worden ingezoomd tot de oorzaak van het probleem is gevonden.
3.3. Procesbesturing
Er is reeds opgemerkt dat een systeem een bepaalde functie in zijn omgeving vervult, men wil een bepaald vooropgesteld doel bereiken. Er is een wisselwerking tussen het systeem en zijn omgeving, ze beïnvloeden elkaar. Om zeker te stellen dat het systeem zijn functie op de juiste wijze blijft vervullen moet het systeem worden bestuurd. Van besturing is sprake indien er enigerlei vorm van gerichte beïnvloeding plaatsvindt en een systeem is bestuurbaar indien onder de heersende omgevingsomstandigheden en bij de gegeven doelstelling mogelijk is een effectieve stuurmaatregel te vinden is (de Leeuw, 2002). Bij besturing zijn tenminste twee deelsystemen betrokken, namelijk: het systeem dat bestuurd wordt (het bestuurde systeem, BS) en het systeem dat het bestuurt (het besturend orgaan, BO)
Het lijkt voor de hand te liggen om besturing succesvol te noemen als de doelen geheel worden bereikt. Maar misschien waren de doelen ook bereikt zonder de besturing of misschien zelfs ondanks de besturing. Daarom moet men weten wat het effect van een besturingsmaatregel zal zijn. Een besturingsmaatregel wordt effectief genoemd als de maatregel het beoogde effect heeft (de Leeuw, 2002). Het succes van besturing hangt af van het besturingsvermogen van het BO enerzijds en de bestuurbaarheid van het BS anderzijds. Het besturingsvermogen van een BO is de maximale hoeveelheid en kwaliteit besturingsmaatregelen die het BO kan genereren. Dit wordt bepaald door de voorwaarden voor effectieve besturing (VEB).
De Leeuw (2002) benoemt een aantal noodzakelijke voorwaarden voor effectieve besturing (VEB).
Omgevingsinvloed
Stuurmaatregelen BO
BS Informatie
Output
Figuur 3.2 BO/BS configuratie (de Leeuw, 2002)
1. Doelstelling. Er moet een doelstelling zijn anders is er geen sprake van gerichte beïnvloeding.
2. Model van het bestuurde systeem. Men moet het mogelijke effect van de maatregel kunnen voorspellen.
3. Informatie over de omgeving en toestand van het systeem. De toekomstige situatie wordt, behalve door de besturende maatregelen, ook bepaald door omgevingsomstandigheden en de actuele toestand van het systeem. Dit moet men meenemen in een stuurmaatregel.
4. Voldoende stuurmiddelen. De benodigde variëteit van besturingsmaatregelen moet minimaal zo groot zijn als de variëteit aan verstoringen.
5. Capaciteit van informatieverwerking. De informatie moet omgezet worden in effectieve maatregelen om de doelstelling te halen. Hiervoor moet voldoende capaciteit aanwezig zijn om de hoeveelheid informatie te kunnen verwerken. Naast de hoeveelheid informatie, bestaat er nog een extra moeilijkheidsfactor namelijk of het gaat om samenhangende informatie of dat men de informatie op kan delen in onafhankelijke delen. De Leeuw (2002:pag. 161) stelt dat hoe meer er sprake is van veel samenhangende informatie hoe lastiger het systeem te besturen is.
Besturing is gericht beïnvloeden, dus ingrijpen wanneer het anders gaat dan men zou willen. In ’t Veld (1999) beschrijft vier methoden om te kunnen ingrijpen in een proces.
Dit zijn: Sturen, voorwaarts-koppeling, terug-koppeling en toevoegen van het ontbrekende.
Sturen
Men spreekt van sturen wanneer een besturend orgaan, uitgaande van een gegeven norm, via het stuursignaal, de ingrepen bepaalt die nodig zijn opdat de uitvoer van het systeem aan de norm zal voldoen (in ’t Veld,1999). De stuurfunctie reageert alleen op stuursignalen. Storingsignalen gaan buiten de stuurfunctie om het systeem in, de stuurfunctie weet van niets. Daarom is sturen meestal onvoldoende. Want men wil, ondanks het feit dat er storingen het systeem binnenkomen, toch voldoen aan de norm.
Dit kan men bereiken middels de voorwaarts-koppeling methode.
Voorwaarts-koppeling
In de voorwaarts-koppeling wordt de storing gemeten, waarna men met een ingreep de storingsinvloed compenseert. Hiervoor bouwt men een vergelijkingsfunctie en een regelfunctie in. De vergelijkingsfunctie meet de afwijking en stuurt een signaal naar de regelfunctie die vervolgens een ingreep doet om de storingsinvloed te compenseren.
Indien een storing het meetpunt toch is gepasseerd zonder dat het is herkend en de
transformatiefunctie is in gegaan dan zou dat kunnen betekenen dat een product wordt afgeleverd dat niet voldoet aan de norm. Dit kan men voorkomen middels de terug- koppeling methode.
Terug-koppeling
Door de uitvoer van een transformatiefunctie te meten kan beoordeeld worden of de uitvoer voldoet aan de gestelde norm. Wijkt de uitkomst van de gestelde norm af, dan moeten weer op één of ander geschikte plaats corrigerende maatregelen worden genomen. Het enige is dat die ingreep voor het meetpunt moet gebeuren. De informatie over de afwijking wordt teruggevoerd naar de regelfunctie. Deze regelfunctie beschikt over een geheugen en een gedragsmodel van het systeem en laat op zo’n manier en op een dusdanige plaats in de invoer of in de transformatiefunctie ingrijpen, dat de afwijking wordt verkleind. In de terugkoppeling zit een tijdsvertraging. Op het moment van meten zijn al andere elementen op weg naar de uitstroom en indien de eerste verstoring niet op zichzelf staat betekent dit dat er gedurende een bepaalde tijd meer elementen uit het transformatieproces zullen komen die niet aan de norm voldoen. Er bestaat ook nog een andere methode om afwijkingen van de norm na het transformatieproces te compenseren. Dit kan men doen door toevoeging van het ontbrekende.
Toevoegen van het ontbrekende
De essentie van het toevoegen van het ontbrekende is dat indien het product onvolwaardig uit de transformatiefunctie komt deze achteraf moet worden aangevuld.
Aan de hand van een meetfunctie wordt bepaald wat er aan ontbreekt en dat wordt vervolgens alsnog toegevoegd. Er wordt niet in de transformatiefunctie zelf ingegrepen, noch wordt het product opnieuw door het transformatiefunctie gestuurd.
Het sturen, de voorwaarts-koppeling, de terug-koppeling, en het toevoegen van het ontbrekende kunnen ieder op zichzelf voorkomen maar kunnen ook in combinaties voorkomen en bovendien kunnen ze op elk deelproces worden toegepast. Over de deelprocessen met ieder hun eigen regelkring(en) kan op een hoger hiërarchisch niveau weer een regelkring worden gelegd (in ’t Veld, 1999).
De norm moet echter ook bepaald worden, daarom is er ook een regelkring voor de normstelling.
Regelkring voor de normstelling
De omgeving stelt eisen aan het systeem met betrekking tot de afgeleverde producten.
Deze eisen worden verwoord in normen. Normen kunnen direct uit de omgeving komen,
bijvoorbeeld: een eis van de overheid ten aanzien van milieuvergunningen. Normen kunnen echter ook door het systeem afgeleid worden uit vaag geformuleerde behoeften van de omgeving. Binnen het systeem is een functie aanwezig die er voor zorgt dat deze norm wordt afgeleid. Men noemt dit de initiërende functie (in ’t Veld, 1999). Een norm is slechts een tijdelijke maatstaf en moet eens in de zoveel tijd worden geëvalueerd.
Verandering in behoefte uit de omgeving of veranderingen binnen het systeem zelf kunnen aanleiding zijn de norm aan te passen. Wanneer bij voortduring niet aan de norm wordt voldaan of wanneer de behoeften lijken te wijzigen, dient men na te gaan wat de oorzaken daarvoor zijn. Dit gebeurt door de evaluerende functie.
Samenvatting procesbeheersing
Wil het systeem E&M zijn functie vervullen en zijn doel(en) bereiken dan moet het systeem effectief bestuurd worden. Om effectief te kunnen besturen moet het te bereiken doel duidelijk zijn, het te besturen systeem bekend zijn, moet er voldoende informatie uit de omgeving en over de toestand van het systeem beschikbaar zijn, moeten er voldoende stuurmaatregelen zijn en moet men moet over voldoende informatieverwerkende capaciteit beschikken. Besturing is gerichte beïnvloeding, dat wil zeggen dat men gericht in moet kunnen grijpen indien er een afwijking wordt geconstateerd, en daartoe heeft men de volgende methoden: sturing, voorwaarts- koppeling, terug-koppeling en toevoegen van het ontbrekende. Om te kunnen blijven voldoen aan de eisen van de omgeving en van het systeem zelf moet men normen initiëren en evalueren.
In ’t Veld (1999) heeft e.e.a. in het door hem beschreven uitgewerkt in het steady- statemodel. In de volgende paragraaf wordt hier dieper op in gegaan.
3.4. Steady-statemodel
In deze paragraaf wordt in het kort het steady-statemodel beschreven zoals in ’t Veld (1999) dit in zijn boek ‘Analyse van organisatieproblemen’ heeft beschreven.
Het steady-statemodel, zoals in figuur 3.3 is weergegeven, is een functioneel model voor de beheersing van verschillende facetten van een bewerkend proces. De met elkaar verbonden facetten kwaliteit en kwantiteit, kunnen hiermee worden beheerst. Het steady- statemodel maakt gebruik van regelkringen en een regelkring voor normstelling. Bij iedere regelkring hoort een meting, een vergelijkingsfunctie die normen ontvangt en daarna toetst, een regelfunctie en een ingreepfunctie.
Het model is universeel, in die zin dat het onafhankelijk is van de inhoud van het transformatieproces. Het model kan worden toegepast, zowel voor een
transformatieproces dat koffiemolens als uitvoer heeft, als voor een transformatieproces dat te onderhouden objecten als uitvoer heeft. Bovendien is het model op ieder aggregatieniveau opnieuw toe te passen, zowel voor een geheel bedrijf, als voor een afdeling in dat bedrijf. In dit onderzoek zal het model worden toegepast voor de onderhoudsafdeling E&M van de NAM business unit Land.
Figuur 3.3 Het steady-statemodel (in’t Veld, 1999)
Niet iedere functie die in het steady-statemodel voorkomt, hoeft altijd ook in een werkelijk systeem voor te komen. Wordt bijvoorbeeld de invoer, bijvoorbeeld, in een direct verwerkbare vorm aangeboden, dan kan die coderingsfunctie vervallen. Geval voor geval moet men zich afvragen of het inderdaad verantwoord is een bepaalde functie in die situatie weg te laten. Omgekeerd kunnen er meer functies noodzakelijk zijn dan in het steady-statemodel is aangegeven. De indeling naar bewerkende, regelende en normstellende processen komt echter altijd terug.
Het model is in vrij algemene vorm opgezet, het is geen gedetailleerd model dat voor alle gevallen toepasbaar is. Men kan met behulp van dit model naar de geldende situatie kijken en het model daar waar nodig aanpassen.
De functies in het steady-statemodel kunnen onderverdeeld worden in functies in het bewerkende proces, functies in de regelkringen voor de dagelijkse beheersing en
functies in de regelkring voor de normstelling. In het onderstaande worden de functies in het steady-statemodel beschreven volgens deze onderverdeling.
Het bewerkende proces
Het bewerkende proces bevat de functies die te maken hebben met de te bewerken gegevensstroom. Het bevat de functies tussen in- en uitvoer van het product. De functies uit het bewerkende proces zijn weergegeven in figuur 3.4
Figuur 3.4 Bewerkende proces van het steady-statemodel
De functies uit het bewerkende proces van het steady-statemodel worden in figuur 3.5 toegelicht.
Omschrijving Functie-inhoud
Codering Zorgt ervoor dat het ingevoerde geschikt is voor bewerking door de transformatiefunctie.
Eerste filter Zorgt ervoor dat het ingevoerde de vereiste kwaliteit (en vervolgens kwantiteit) heeft. Daartoe controleert deze functie het ingevoerde op kwaliteit. Ze kan alleen wél of niet accepteren.
Eerste buffer Vangt de fluctuaties in de invoerstroom op.
Eerste veiligheidsfunctie Zorgt ervoor dat de buffer niet overvoerd raakt. Ze zorgt er daartoe voor dat het teveel uit een volle buffer wordt afgevoerd naar de omgeving.
Transformatie Zet het ingevoerde daadwerkelijk om in de gewenste procesuitvoer.
Tweede filter Zorgt ervoor dat geen onvolwaardige producten of diensten naar de omgeving worden uitgevoerd, controleert daartoe de kwaliteit van het uitgevoerde (en geeft eventuele afwijkingen door aan de vergelijkingsfunctie van de terugkoppelkring).
Tweede buffer Vangt de fluctuaties in de uitvoer op wanneer door omstandigheden de uitvoer niet direct afgevoerd kan worden.
Tweede veiligheidsfunctie Zorgt ervoor dat de uitvoerbuffer niet overvol raakt en zorgt er voor dat wat er teveel inzit, uit een volle buffer wordt afgevoerd naar de omgeving.
Decodering Zorgt ervoor dat het uitgevoerde door de omgeving kan worden overgenomen. Ze brengt het uitgevoerde daartoe in de vereiste toestand.
Figuur 3.5 Tabel met functies uit het bewerkende proces.
Regelkring dagelijkse beheersing
De regelkringen voor de dagelijkse beheersing zorgen ervoor dat het bewerkende proces zo goed mogelijk verloopt. Hiertoe wordt een aantal metingen uitgevoerd en vergeleken met vastgestelde normen. Bij afwijkingen van deze normen wordt voor en/of na het transformatiefunctie ingegrepen. De metingen en functies van deze regelkringen zijn weergegeven in figuur 3.6.
Figuur 3.6 Metingen en functies in de regelkringen voor de dagelijkse beheersing
De metingen en functies van de regelkringen voor de dagelijkse beheersing van het bewerkende proces zijn weergegeven en worden in figuur 3.7 beschreven.
Omschrijving Functie-inhoud
Meting t.b.v. de voorwaarts- koppeling
Meet de storingen in het proces binnen de grenzen van het systeem.
Vergelijkingsfunctie van de voorwaarts-koppeling
Vergelijkt de storingswaarden met het gegeven tolerantiegebied en geeft de overschrijding daarvan door aan de regelfunctie.
Meting t.b.v. de terug-koppeling Meet afwijkingen ten opzichte van de gestelde normen van alle gewenste facetten na het transformatieproces.
Regelfunctie t.b.v. voorwaarts- en terug-koppeling
Zorgt ervoor dat het proces binnen de gestelde normen verloopt. Ze bepaalt daartoe de noodzakelijke ingrepen om een en ander weer binnen de normen te brengen.
Ingreepfunctie Voert de door de regelfunctie gekozen ingrepen uit.
Figuur 3.7 Tabel met functies in de regelkring voor dagelijkse beheersing
De regelkring voor de normstelling
Naast de regelkringen voor de dagelijkse beheersing is er ook nog een regelkring voor de normstelling. Deze regelkring stelt de normen vast voor de regelkringen voor de dagelijkse beheersing. De metingen en functies zijn weergegeven in figuur 3.8.
Figuur 3.8 Meet- en regelfuncties voor in de regelkring voor de normstelling
De en meet- en regelfuncties in de regelkring voor de normstelling worden in figuur 3.9 beschreven.
Omschrijving Functie-inhoud
Meting t.b.v. de normstelling Het meten van allerlei facetten van de uitvoer en de toestand van het systeem.
Evaluerende functie Vergelijkt de metingen met de normen en geeft consistente afwijkingen door aan de initiërende functie. Deze functie moet ook veranderingen in de systeemomgeving signaleren die aanleiding geven tot het veranderen van de normen.
Initiërende functie Stelt normen vast op grond van gegevens vanuit een regelkring van een hoger systeem, of vanuit het ontwikkelingsvlak. Of wijzigt normen op grond van gegevens uit de evaluerende functies.
Codering Vertaalt eventueel de normen van de initiërende functie in voor de dagelijkse regelkringen bruikbare vorm. Deze functie kan soms echter ook een disfunctie zijn die de gestelde normen naar eigen inzichten misvormt.
Figuur 3.9 Tabel voor functies in de regelkring voor de normstelling
De normen worden afgeleid (initiërende functie) uit het systeem zelf of uit de omgeving van het systeem. Indien nodig worden de normen bijgesteld door de evaluerende functie.
Samenvatting steady-statemodel
Het steady-statemodel is bruikbaar als analysehulpmiddel voor het in kaart brengen van de kwaliteit van een systeem op verschillende niveaus van het systeem. Het steady- statemodel beschrijft de verschillende functies die rondom een bepaald proces vervuld kunnen worden. De mate waarin ze ook werkelijk binnen een systeem en een proces zijn ingevuld zegt iets over de kwaliteit van dat systeem of dat proces. Het steady statemodel
sluit goed aan bij de systeembenadering. Het geeft de mogelijkheid om het systeem E&M systematisch, stap voor stap, te bestuderen, eerst vanuit het geheel om daarna af te zakken naar een lager aggregatieniveau. In het steady-statemodel zijn de eerder benoemde regelfuncties uit paragraaf 3.3 geïmplementeerd en geoperationaliseerd. Met behulp van de systematische benadering kan het huidige onderhoudsproces stap voor stap worden geanalyseerd en kan worden bepaald welke functies in het proces ontbreken of welke functies er te veel zijn. Door het systematisch in kaart brengen van het onderhoudsproces met de eventuele deelprocessen kunnen relaties worden gelegd tussen de verschillende functies of deelprocessen en kan worden bestudeerd hoe deze elkaar beïnvloeden. Men kan zowel de huidige (de ist) als de gewenste (soll) situatie in kaart brengen. Door deze twee te vergelijken kan men conclusies trekken en kan men een mening vormen over de kwaliteit van het huidige onderhoudsproces.
Bij het inrichten van systemen worden vanuit de processen de functies van het systeem bepaald. Eerst werd het systeem als geheel bestudeert met behulp van de black box methode. Als de oorzaak van het probleem dan nog niet wordt gevonden moet men inzoomen op de onderliggende deelsystemen. Al deze deelsystemen hebben volgens in
’t Veld (1999) eigen regelkringen met regelkringen op een hoger echelon om het geheel aan deelsystemen te kunnen besturen. Dit alles noemt hij de organieke structuur. Daarbij is echter nog niet beschreven hoe men tot een opdeling, verbijzondering van de te verrichten functies komt. Verbijzondering is, volgens in ’t Veld (1999), het samenvoegen van de vanuit een bepaald gezichtspunt gelijksoortige of aanverwante functies, taken, handelingen of bevoegdheden. Dit wordt in de volgende paragraaf behandeld.
3.5. Verbijzondering van de verschillende procesfuncties 3.5.1. Inleiding
In deze paragraaf wordt met behulp van theorie gezocht naar redenen voor verbijzondering van onderhoudsprocessen. Als eerste wordt ingegaan op de reden om te komen tot verbijzondering. Daarna wordt specifiek ingegaan op twee belangrijke factoren, namelijk: onzekerheid en complexiteit. Hoofdstuk 3.5 wordt afgesloten met een samenvatting.
3.5.2. Redenen voor verbijzondering
Wanneer het primaire proces diverse verschillende producten of diensten moet leveren dan kan men de bewerkende functies op verschillende manieren tot organen groeperen, verbijzonderen, de zogenaamde productiestructuur (in ’t Veld, 1999).
De Leeuw (2002), in ’t Veld (1999) en Mintzberg (2003) beschrijven een aantal mogelijkheden namelijk: geografisch, product, klant/markt, functie, handelingen, kennis/vaardigheden, werkproces en tijd. In dit onderzoek gaat het om het inrichten van een onderhoudsproces.
Een snelle (voor)verkenning ten aanzien van het huidige onderhoudsproces leert ons met betrekking tot de verbijzondering het volgende: het onderhoudsproces voltrekt zich weliswaar over een groot gebied en vier rayons (zie hoofdstuk 1.2) maar dit zou geen aanleiding mogen zijn voor verbijzondering vanwege de gewenste uniformiteit.
Verder is er maar één product, namelijk:het verrichten van onderhoud aan aardgas- en aardoliewinning installaties en is er maar één klant, namelijk:de productieafdeling.
Verbijzondering naar tijd is niet relevant want de onderhoudsdienst werkt in normale werkuren (8 uur per dag, 5 dagen in de week). Blijft over een verdeling naar werkproces en verdeling naar kennis/vaardigheden. In het huidige onderhoudsproces is er een verdeling naar werkproces (storingonderhoud, preventief onderhoud en het implementeren van modificaties, zie hoofdstuk 4) met een onderverdeling naar kennis/vaardigheden. Of dit de juiste verdeling is moet nog worden geconstateerd. De literatuur geeft ons echter nog meer mogelijkheden tot verbijzondering namelijk onzekerheid en complexiteit.
In hoofdstuk 1.3 is aangegeven dat de NAM er naar streeft te voorkomen dat haar installaties ongepland uitvallen door storingen. Belangrijke elementen daarbij zijn, volgens de NAM, voorbereiding en planning, weten wat je moet doen en wanneer je het moet/wil doen. Men wil de onzekerheid met betrekking tot de feitelijke taakuitvoering zoveel mogelijk verminderen waardoor men beter in staat is de feitelijke taakuitvoering te plannen en tijdig uit te voeren.
Een theorie die ingaat op wat onzekerheid betekent voor het inrichten van processen is de onzekerheidstheorie (zie hoofdstuk 2.3).
Galbraith (1979) stelt in zijn boek ‘Het ontwerpen van complexe organisaties’ dat onzekerheid met betrekking tot de taakuitvoering één van de factoren is waarmee men rekening dient te houden bij het inrichten van organisaties of processen. Hij stelt dat voor zover deeltaken qua voorspelbaarheid varieren er verschillende structuren moeten worden gebruikt. De Leeuw (2002) stelt dat meerdere criteria een rol spelen bij verdeling van taken. Hij vat deze criteria samen in het begrip complexiteit.
Als eerste wordt ingegaan op het begrip onzekerheid en daarna op het begrip complexiteit.
3.5.3. Onzekerheid
Onzekerheid kent, volgens de Leeuw (2002), verschillende vormen, hij onderscheidt:
voorspelbaarheid en ambiguïteit.
Voorspelbaarheid is volgens de Leeuw de mate waarin het mogelijk is voorspellingen te doen die uitkomen en ambiguïteit een situatie van meerduidigheid, een situatie waarin er geen dominant en overtuigend beeld van de situatie bestaat.
Hoe beter men bepaalde gebeurtenissen kan voorspellen hoe minder onzekerheid er is met betrekking tot de feitelijke taakuitvoering en de besturing daarvan en hoe beter men de uitkomst van de verrichte handelingen kan voorspellen. Als een taak, alvorens te worden uitgevoerd, goed wordt begrepen, kan een groot aantal activiteiten van tevoren worden gepland. Ontbreekt dit begrip, dan wordt tijdens de feitelijke taakuitvoering meer kennis vergaard, wat kan leiden tot verandering in middelentoewijzing, tijdschema’s en prioriteiten (Galbraith, 1976). Met andere woorden, indien men van tevoren weet wat, hoe en wanneer men iets moet doen, dan kan men zich voorbereiden, maatregelen nemen, om de feitelijke taakuitvoering succesvol te voltooien.
Bepaalde gebeurtenissen zijn met zekerheid te voorzien, uitkomsten als gevolg van bepaalde handelingen zijn met zekerheid te voorspellen. Het is gemakkelijk voorspellingen te doen ten aanzien van de feitelijk uit te voeren taak en het resultaat als gevolg van de verrichte handelingen. Andere gebeurtenissen zijn moeilijk te voorzien, het is lastig voorspellingen te maken. En weer andere gebeurtenissen zijn geheel niet te voorspellen. De Leeuw (2002) stelt dat men onderscheid moet maken tussen onvoorspelbaar, voorspelbaar met veel moeite en voorspelbaar zonder veel moeite. Hoe goed een voorspelling is hangt samen met de hoeveelheid beschikbare informatie die men nodig heeft om een taak succesvol te kunnen verrichten
(Galbraith, 1976). Om voorspellingen te doen moet men dus trachten zoveel mogelijk informatie te verzamelen en daar op te anticiperen. Met anticiperen wordt bedoeld dat men, indien nodig, maatregelen kan nemen om het proces te beïnvloeden om de gestelde doelen te bereiken. Is het informatietekort niet op te heffen dan is er sprake van zeer grote onzekerheid en moet men niet proberen te voorspellen maar zich wapenen of aspiraties verlagen. In een dergelijke situatie is het dus niet mogelijk een overtuigend beeld van de situatie te krijgen en men noemt dit ambiguïteit (de Leeuw, 2002).
3.5.4. Complexiteit
De Leeuw (2002) ziet complexiteit als complexiteit van het besturingmodel. Die is complex als met behulp van het besturingsmodel het werkelijke systeem niet of moeilijk kan worden bestuurd. Mintzberg (2003) stelt dat complexiteit te maken heeft met inzichtelijkheid en begrijpelijkheid van de uit te voeren taak en dat dit niet alleen betrekking heeft op de feitelijke handeling in het bewerkende proces maar ook op de besturing ervan. Met andere woorden, hoe men een systeem of proces het beste kan besturen om een gegeven doel te bereiken moet men inzicht hebben in de uit te voeren taak en deze tevens begrijpen. Hoe moeilijker het is dit inzicht te krijgen hoe complexer het proces en hoe complexer het besturen van het proces.
Wat de Leeuw (2002) betreft heeft het complexiteitsbegrip vier, in beginsel onafhankelijke, dimensies, namelijk:
1) onzekerheid 2) verwevenheid 3) heterogeniteit 4) bestuurbaarheid
Ad. 1 onzekerheid
Dit is in paragraaf 3.5.3 reeds behandeld.
Ad. 2 verwevenheid
Binnen systemen kunnen er relaties zijn tussen de verschillende objecten binnen het systeem maar ook relaties met objecten buiten het systeem. Hoe groter de invloed van het ene object op het andere object hoe meer men rekening met de verschillende objecten moet houden. Van grote invloed is er sprake indien handelingen niet verricht kunnen worden zonder input van een ander object. Er is sprake van weinig invloed
indien de input van een ander object later gemakkelijk kan worden toegevoegd en wanneer dit de functionaliteit van het geheel niet wezenlijk beïnvloedt. Afhankelijkheid kan worden veroorzaakt door één ander object maar het kan ook zijn dat er sprake is van vele andere objecten. Daarnaast kan er sprake zijn van wederzijdse afhankelijkheid. Dat wil zeggen dat de objecten elkaar over en weer beïnvloeden.
Indien objecten elkaar over en weer beïnvloeden is het lastig vast te stellen wie nu op wie zit te wachten. De Leeuw (2002) refereert met betrekking tot afhankelijkheden aan Thompsons. Deze onderscheidt drie vormen, namelijk: a) gebundelde afhankelijkheid, b) serie afhankelijkheid en c) reciproque afhankelijkheid.
Volgens Thompsons is gebundelde afhankelijkheid de zwakste vorm, daarna serie afhankelijkheid, en als laatste reciproque afhankelijkheid. Je clustert eerst naar reciproque afhankelijkheden, dan naar serie afhankelijkheden en tenslotte naar gebundelde afhankelijkheden. Bij een grote verwevenheid is het systeem heel lastig of misschien zelfs onmogelijk uiteen te rafelen. Een dergelijk systeem is complex en dit neemt toe met de afhankelijkheden (de Leeuw, 2002)
Van afhankelijkheid is sprake wanneer iemand niet verder kan met zijn taak, omdat hij afhankelijk is van informatie en/of handeling van iemand anders. Dit kan zijn interne afhankelijkheid zijn, iemand is afhankelijk van een collega, maar het kan ook afhankelijkheid zijn van een externe relatie: bijvoorbeeld, de overheid die een vergunning moet vrijgeven. Iemand kan afhankelijk zijn van informatie die door een ander moet worden verstrekt: een werkvoorbereider, bijvoorbeeld is afhankelijk van een ontwerppakket van een engineer. Iemand kan afhankelijk zijn van een fysieke handeling van iemand anders, bijvoorbeeld een monteur die niet eerder met zijn werkzaamheden kan beginnen voordat iemand van de productieafdeling of een schoonmaakbedrijf het object heeft ontdaan, gereinigd, van gevaarlijke stoffen. Hoe meer afhankelijkheden, hoe minder men in staat is de situatie naar zijn hand te zetten, hoe complexer het wordt. Indien een systeem gemakkelijk uiteen is te rafelen, op te splitsen, in onafhankelijke deelsystemen dan neemt de complexiteit af (de Leeuw, 2002).
Dit betekent met betrekking tot het onderhoudsproces het volgende: Men moet trachten de afhankelijkheden in het onderhoudsproces te elimineren en als dit niet mogelijk is moet men de afhankelijkheden verminderen. Bijvoorbeeld, van reciproque afhankelijkheid naar serie of gebundelde afhankelijkheid. In de huidige situatie is het zo dat de dagelijkse storingen die met spoed moeten worden verholpen capaciteit aan medewerkers vraagt die vrijgemaakt moet worden. Dit betekent dat de met spoed te verhelpen storingen andere, reeds geplande werkzaamheden beïnvloeden waardoor deze niet op tijd gereed komen. Door aan medewerkers specifiek
