Regeling Fietslease
Bijlage bij het HR charter 1 januari 2020
I NHOUDSOPGAVE
1. ALGEMEEN ... 2
2. KEUZE/ BESTELLEN VAN EEN LEASE FIETS ... 2
2.1.Keuze 2 2.2.Bestellen leasefiets ... 2
3. GEBRUIK VAN DE FIETS ... 3
3.1.Gebruik 3 3.2.Verzekering ... 3
3.3.Boetes 4 3.4.Onderhoud ... 4
3.5.Pechhulp ... 4
4. DUUR VAN HET LEASECONTRACT ... 4
5. KOSTEN ... 5
5.1.Bijdrage van de medewerker in de leasekosten ... 5
5.2.Fiscale bijtelling ... 5
5.3.Eigen vervoer in combinatie met leasefiets ... 5
6. EINDE LEASEOVEREENKOMST: OVERNAME, VOORTIJDIGE INLEVERING EN INLEVERPROCEDURE ... 6
6.1.Overname ... 6
6.2.Inleverprocedure ... 6
6.3.Voortijdige beëindiging contract ... 6
Bijlage bij het HR charter 1 januari 2020 pagina 2
1. Algemeen
De leasefiets is beschikbaar voor alle medewerkers met een contract voor onbepaalde tijd.
Deze kan zowel naast een leaseauto of eigen vervoer met auto of OV gebruikt worden.
Voor deze regeling is Capgemini een samenwerking aangegaan met LEASE A BIKE.
Medewerkers die niet in Nederland wonen, kunnen niet deelnemen aan de regeling.
Het leasereglement Fiets maakt onderdeel uit van het HR charter en daarmee van de individuele arbeidsovereenkomst. Wijzigingen in dit reglement kunnen eenzijdig door werkgever worden doorgevoerd na overleg met de leasemaatschappij en na instemming van de OR met de door werkgever voorgestelde wijzigingen. Aanwijzingen en
voorschriften van Lease A Bike worden geacht deel uit te maken van dit reglement.
2. Keuze/ bestellen van een leasefiets
2.1. Keuze
Je hebt de keuze uit alle type fietsen: van e-bike tot speed-pedelecs, maar ook bakfietsen, racefietsen, mountainbikes en meer. Je hebt daarbij de keuze uit alle fietsmerken die beschikbaar zijn bij de fietsenwinkel. Momenteel bestaat deze keuze uit ruim 200 verschillende merken, o.a. Gazelle, Batavus, Koga, Stromer, Urban Arrow, Giant, Trek, Cube, Kalkhoff en nog veel meer. De minimumprijs van een leasefiets is € 499.
Accessoires die je aan de leasefiets vast kunt maken, kun je in de lease meenemen. Denk aan een fietstas, de helm en het slot. Regen- en fietskleding zijn uitgesloten. De totale prijs van de accessoires mag niet hoger zijn dan 15% van de consumentenadviesprijs van de leasefiets. Je kunt accessoires alleen bij aanvang in het leasecontract laten opnemen.
Als de looptijd eenmaal is ingegaan, kun je geen accessoires meer toevoegen.
Je kunt een fiets uitkiezen bij een lokale fietsenwinkel, die dealer is voor LEASE A BIKE.
Voor het meest actuele overzicht kijk je op: https://www.lease-a-bike.nl/dealer-locator/.
2.2. Bestellen leasefiets
Het bestelproces verloopt via het volledig digitale en geautomatiseerde platform van LEASE A BIKE. Dit gaat als volgt:
1. Je ontvangt een registratielink van de lease afdeling van Capgemini. Meld je aan en wacht op de (digitale) toestemming voor het uitzoeken van jouw leasefiets.
2. Na akkoord van Capgemini ontvang je een persoonlijke bestelcode per mail om jouw fiets uit te zoeken.
3. Met de bestelcode ga je naar de lokale fietsenwinkel, die dealer is voor LEASE A BIKE. Er zijn meer dan 1.000 fietsenwinkels aangesloten, er is waarschijnlijk wel een dealer bij jou in de buurt.
4. Als je nog niet weet welke fiets je wilt dan kan de specialist in de winkel je adviseren. Daarnaast is het mogelijk om een testrit te maken.
5. Na het selecteren van jouw fiets kun je nog accessoires toevoegen (optioneel) en kies je het gewenste service- en onderhoudspakket. De verzekering is altijd inclusief.
6. Geef digitaal akkoord op de voorwaarden van Capgemini voor het leasen van de fiets.
7. Via e-mail ontvang jij een 4-cijferige pincode. Als de fiets op voorraad is en rijklaar kun je deze pincode aan de fietsenwinkel overhandigen en neem je je fiets direct mee naar huis.
N.B. Als de fiets nog niet op voorraad of rijklaar is dan wacht je met het geven van de pincode tot je de fiets daadwerkelijk mee naar huis kan nemen.
8. De lease afdeling van Capgemini en de leasemaatschappij ontvangen, net als jijzelf, automatisch alle essentiële gegevens per mail. Deze gegevens worden gebruikt voor de inhouding van de leasebijdrage op het salaris en voor de berekening van de bijtelling.
3. Gebruik van de fiets
3.1. Gebruik
Als werknemer heb je recht op maximaal één leasefiets per leaseperiode (36 maanden).
Het is toegestaan om een naast familielid, een collega of je partner op de fiets te laten rijden. Je mag de leasefiets ook voor privédoeleinden gebruiken. Daarbij wordt ervan uitgegaan dat je de fiets op een correcte en zorgvuldige wijze gebruikt.
3.2. Verzekering
Bij elke leasefiets wordt automatisch een verzekering afgesloten. Bij een speed-pedelec wordt je daarnaast automatisch aangemeld voor een WA-verzekering.
Als gebruiker van de leasefiets moet je zo goed mogelijk proberen verlies of schade te voorkomen. Bewaar onder meer beide originele fietssleutels goed en laat de fiets niet onbeheerd achter. Dit is ook van belang om aanspraak te maken op de verzekering.
Diefstal
Bij diefstal van fiets, onderdelen of accessoires ben je verplicht aangifte te doen bij de politie. In geval van diefstal heb je recht op een nieuwe fiets van dezelfde verkoopprijs.
Bijlage bij het HR charter 1 januari 2020 pagina 4
Schade
Bij schade betaal je een laag eigen risico:
Eigen risico per type fiets Bij total loss Bij diefstal fiets Bij beschadiging en bij diefstal van onderdelen en/of
accessoires*
Fiets / e-bike / speed-pedelec,
bakfiets en overige fietsen € 0,- € 0,- € 25,-
Racefiets en ATB 20% van verzekerde
bedrag 10% van verzekerde
bedrag € 50,-
* Dit betekent dat de eerste € 25 / €50 per schadegeval niet vergoed wordt door de verzekeraar. Deze zijn voor eigen rekening en dat bedrag betaal je rechtstreeks aan de dealer.
3.3. Boetes
Eventuele bekeuringen en/of boetes die op enige wijze verband houden met (het gebruik van) de leasefiets tijdens de leaseperiode zijn voor eigen rekening.
3.4. Onderhoud
Een reparatie-, onderhoud- en banden- servicepakket bij het afsluiten van een leasecontract is verplicht. Je kunt kiezen uit verschillende pakketten:
Basis: tot € 100 per jaar vergoed – niet mogelijk in combinatie met e-bikes
Standaard: tot € 150 per jaar vergoed – voor alle type fietsen
Premium: alles wordt vergoed, je loopt geen (financieel) risico – niet mogelijk in combinatie met racefietsen, mountainbikes, bakfietsen en speed-pedelecs.
Speed-pedelec pakket: tot € 300 per jaar vergoed - alleen te kiezen bij speed- pedelecs
Het Basis, Standaard en Speed-pedelec pakket zijn ingericht als jaarlijkse budgetten. Aan het einde van het jaar vervalt het budget.
Indien de werkelijk gemaake onderhoudskosten van het gekozen pakket boven het hierboven genoemde budget komen, zijn de extra kosten voor rekening van de medewerker. Deze kosten zullen bruto verrekend worden met het maandsalaris.
Voor onderhoud, reparaties en vervanging van banden kun je terecht bij een fietsenwinkel die aangesloten is bij LEASE A BIKE. Indien je het tegoed van het Basis, Standaard of Speed-pedelec pakket overschrijdt, betaal je de extra kosten rechtstreeks aan de fietsenwinkel.
3.5. Pechhulp
LEASE A BIKE biedt een 24-uurs repatriëringsservice aan. Dat betekent dat je op elk tijdstip op elke dag van de week bij pech vervoer opgehaald wordt. Je wordt naar de plek van vertrek, plek van aankomst of lokale fietsenwinkel voor reparatie gebracht. Indien je gebruik wil maken van de 24-uurs repatriëringsservice, gelden de voorwaarden zoals beschreven in de voorwaarden. Het telefoonnummer hiervoor is 088-1121726
Indien je e-bike of speed-pedelec door een verzekerde schadegebeurtenis niet meer te gebruiken is, heb je recht op een leen e-bike voor maximaal 7 dagen.
4. Duur van het leasecontract
De looptijd van het leasecontract is altijd 36 maanden.
5. Kosten
De kosten van een leasefiets bestaan uit twee onderdelen. Enerzijds heb je het bruto leasebedrag en anderzijds de bijtelling.
Daarnaast kunnen er nog extra kosten zijn voor reparatie en onderhoud die niet binnen het servicepakket passen. Alle kosten zijn voor rekening medewerker en worden
doorbelast aan de medewerker.
5.1. Bijdrage van de medewerker in de leasekosten
De maandelijkse leasebijdrage wordt maandelijks ingehouden op de aan de medewerker toegekende mobiliteitsvergoeding. Indien deze niet toereikend is, wordt het resterende bedrag ingehouden van het bruto maandsalaris voor zover dat boven het minimum brutoloon ligt. Indien je brutosalaris niet toereikend is, kun je niet van de
fietsleaseregeling gebruik maken.
5.2. Fiscale bijtelling
Capgemini voert conform de verplichting in wet- en regelgeving voor de medewerker met een leasefiets fiscale bijtelling van de leasefiets uit via de loonstrook.
Het is niet mogelijk de leasefiets uitsluitend zakelijk in te zetten, de bijtelling dient altijd betaald te worden.
Het door de overheid vastgestelde percentage in 2020 bedraagt 7% van de
cataloguswaarde van de leasefiets. Dit is een maandelijkse fiscale bijtellingsregeling van 0,58%.
5.3. Eigen vervoer in combinatie met leasefiets
Voor kilometers die met de leasefiets worden afgelegd, kunnen geen zakelijke of woon- werkkilometers worden gedeclareerd.
Voor de medewerkers die gebruik maken van Eigen vervoer (auto of openbaar vervoer) in combinatie met leasefiets, kan niet gelijktijdig van beide faciliteiten gebruik gemaakt worden. De medewerker dient een jaarlijkse indicatie van het zakelijk fietsgebruik te hebben, zoals hieronder beschreven.
De medewerker heeft wel de keuze om bijvoorbeeld 2 dagen met de leasefiets te gaan en 3 dagen met eigen vervoer en voor deze 3 dagen een kilometerdeclaratie in te dienen.
Voor de met de leasefiets afgelegde afstanden mag geen kilometerdeclaratie worden ingediend. Indien er toch een declaratie wordt ingediend waarop leasefiets kilometers zijn opgenomen, zijn de consequenties hiervan voor eigen rekening.
Jaarlijkse indicatie fietsgebruik
Omdat de leasefiets naast eigen vervoer of OV met bijbehorende vergoedingen van € 0,19 per kilometer gebruikt kan worden, wordt een indicatieve toetsing gedaan op het jaarlijkse fietsgebruik voor wat betreft de zakelijke kilometers. Het betreft geen uitgebreide
kilometerregistratie maar een indicatieve vaststelling van het fietsgebruik gedurende het
Bijlage bij het HR charter 1 januari 2020 pagina 6
De medewerker dient aan het eind van het jaar aan de leaseadministratie door te geven wat het totaal aantal gereden zakelijke kilometers is geweest en daarbij tevens aan te geven wat het aandeel fietskilometers in het totaal aantal gereden kilometers is geweest.
Woon-werk kilometers worden daarbij aangemerkt als zakelijke kilometers.
6. Einde leaseovereenkomst: overname, voortijdige inlevering en inleverprocedure
6.1. Overname
Na 36 maanden heb je de mogelijkheid om de fiets voor circa 15% van de aanschafprijs over te nemen. Bij de overname na de reguliere looptijd is er sprake van de ‘Reguliere Overnameregeling’. Bij voortijdige beëindiging van het leasecontract heb je te maken met de ‘Overnameregeling VTB’. De voorwaarden lees je terug in het document dat je van Capgemini krijgt, wanneer je akkoord gaat met je leasefiets.
Je krijgt tenminste één maand voor het verstrijken van de leasetermijn een mail met het overnameaanbod van de fiets. Bij reguliere overname na 36 maanden betaal je de overnameprijs door middel van een overboeking of rechtstreeks aan de fietsenwinkel.
6.2. Inleverprocedure
Of je de fiets nu wel of juist niet overneemt; je bent verplicht om de fiets aan het einde van het leasecontract terug te brengen naar de fietsenwinkel voor een eindcontrole. De fietsenwinkel legt de bevindingen omtrent de staat van de leasefiets schriftelijk vast in een inspectierapport. Dit document ondertekenen zowel jij als de fietsenwinkel.
6.3. Voortijdige beëindiging contract
Een leasecontract ga je altijd aan voor een periode van 36 maanden. Het kan echter gebeuren dat je voortijdig uit dienst gaat. Wanneer dat gebeurt, is er een aantal opties:
1. Het contract loopt door
Je vindt een collega die het bestaande leasecontract wil overnemen. Omdat het contract doorloopt, hoeven er geen resterende leasetermijnen te worden betaald, die worden overgenomen door je collega.
2. Het contract wordt voortijdig beëindigd
Als jij zelf besluit om uit dienst te gaan of jouw contract wordt niet verlengd dan zijn er twee mogelijkheden:
a. de fiets overnemen
b. de resterende leasetermijnen betalen.
Deze opties zijn hieronder beschreven. Let op: Na het verstrijken van de eerste 12 maanden zijn dit de resterende leasetermijnen zonder de kosten van het verzekering en service- en onderhoudspakket.
A. Je neemt de fiets over
Je kiest er voor om de fiets over te nemen. In dat geval koopt Capgemini het contract af bij de leasemaatschappij en neemt de fiets over. Capgemini verkoopt de fiets aan jou voor de op dat moment geldende economische waarde en houdt dit bedrag in op het nettoloon.
In de praktijk is dit bedrag ongeveer gelijk aan de resterende leasetermijnen plus circa 15% van de nieuwwaarde.
Voorbeeld:
Je kiest een fiets van €2500 á € 90 bruto leasebedrag per maand uit en besluit na 24 maanden op eigen initiatief uit dienst te gaan. Je kiest ervoor om de fiets over te nemen.
Jouw werkgever koopt het contract af door de resterende leasetermijnen af te betalen minus service en verzekering (+-€23 per maand). Vervolgens verkoopt Capgemini de fiets aan jou voor 12 x €67 = €804 + €375 (15% van de nieuwwaarde) = €1.179
B. Je kiest ervoor om de fiets niet over te nemen en levert deze in
In dit geval ben je verantwoordelijk voor het betalen van de resterende leasetermijnen.
Capgemini koopt het contract af voor de resterende termijnen. Dit houdt Capgemini vervolgens in op het nettoloon.
In lijn met bovenstaand voorbeeld komt dit neer op een inhouding van: 12 x €67 = €804.
In zowel voorbeeld A als B worden de kosten doorbelast aan de medewerker. Ook indien je op verzoek van Capgeminit uit dienst gaat, worden de kosten voor de voortijdige beëindiging aan de medewerker doorbelast.
