Subsidiereglement Evenementen
Artikel 1. Doel
Met dit reglement wil de stad Sint-Truiden evenementen ondersteunen en versterken en dit binnen de perken van het financieel meerjarenplan en het jaarlijks goedgekeurd budget. Meer specifiek wil de stad
inhoud, kwaliteit en uitstraling van evenementen versterken die het gewenst imago van de authentieke en historische stad Sint-Truiden als hoofdstad van Haspengouw ondersteunen
samenwerking tussen organisatoren en verenigingen bevorderen;
organisatoren stimuleren om aandacht te hebben voor verschillende doelgroepen;
responsabilisering organisatoren rond duurzaamheid, veiligheid en toegankelijkheid;
innovatie te ondersteunen.
Artikel 2. Begripsbepaling
§1. Ondersteuning: de steun die wordt verstrekt vanuit een overheid naar het particulier initiatief dat het algemeen belang ondersteunt. Deze steun kan diverse vormen aannemen. Deze steun betekent in dit reglement financieel in de vorm van een subsidie en/of logistiek conform de omschrijving in §5.
§2. Evenement (project): een specifieke activiteit of initiatief, beperkt in tijd, ruimte en geld, met specifieke en duidelijke doelstellingen, doelgroepen, middelen en methodes. Dikwijls tonen deze activiteiten een vernieuwend, uitzonderlijk of experimenteel karakter.
§3. Particulier initiatief: elk initiatief dat zowel door burgers als door verenigingen buiten de overheid wordt gevormd.
§4. Erkende vereniging: conform het Erkenningsreglement verenigingen van de stad Sint-Truiden.
§5. Logistieke ondersteuning:
a. Infrastructuur
b. Materiaal van de uitleendienst c. Afvalverwerking
d. Reiniging
e. Ondersteuning/facility van het stadswerkhuis f. Communicatie
g. Inname openbaar domein
§6. Criterium: een aspect dat een onderscheid maakt, een bepaalde eigenschap die kwalitatief en/of kwantitatief wordt beschreven en waaraan een vraag kan worden getoetst of gewogen.
a. Kwantitatief: een eigenschap die peilt naar bepaalde aantallen: deelnemers, toegangsprijs, enz.
b. Kwalitatief: een eigenschap die zoekt naar bepaalde kwaliteiten, vaak minder telbaar zoals innovatie, samenwerking, enz.
§7. Kansengroepen: Personen die leven in armoede en/of fysiek en/of psychisch en/of omwille van hun situatie kwetsbaar zijn zoals handicap, alleenstaande ouders, enz.
§8. UiTpas: Een participatiepas en tevens een kortingssysteem waarbij bepaalde kansengroepen over een pas beschikken en op basis daarvan een korting krijgen op de toegangsprijs, cursussen, diensten en activiteiten die georganiseerd worden door de stad of lokale verenigingen die deze korting aanbieden.
§9. Referteperiode: Projecten moeten plaats vinden in het kalenderjaar waarin de subsidie wordt toegekend, van 1/01 tot en met 31/12.
Artikel 3. Basisvoorwaarden
Een organisator moet, om een subsidie te kunnen krijgen, gelijktijdig aan volgende voorwaarden voldoen en hiertoe de nodige bewijzen leveren in het aanvraagformulier:
§1. Een evenement (project) kan ingediend worden door een erkende Sint-Truidense vereniging of door een particuliere organisator. Commerciële evenementenbureaus en organisaties met een winstoogmerk komen niet in aanmerking.
§2. Een evenement (project) heeft al dan niet een sterke traditie op basis van de evaluatie van de vorige drie edities of is een nieuw initiatief dat de reguliere werking van de organisator overstijgt.
§3. Het evenement (project) vindt plaats op het grondgebied van Sint-Truiden op een openluchtlocatie, in een tijdelijke constructie of op een unieke locatie die niet permanent gebruikt wordt of uitgerust is voor de organisatie van socio-culturele activiteiten.
§4. Het evenement (project) is voor iedereen toegankelijk en wordt op die manier ook bekendgemaakt aan een breed publiek.
§5. Op alle communicatiekanalen wordt het stadslogo ‘Met steun van’, het UiTpaslogo en het toepasselijke toegankelijkslogo van vzw Inter opgenomen.
§6. Houders van een UiTpas met kansentarief krijgen de afgesproken korting op de toegangs- of
deelnameprijs volgens de verdeelsleutel 20% kansenpashouder, 80% organisatie. Dit moet blijken uit de begroting (overzicht uitgaven en inkomsten).
§7. De organisatie bezorgt een gedetailleerd en realistisch overzicht van alle uitgaven en inkomsten en voert een regelmatige boekhouding die zodanig georganiseerd is dat de financiële controle door de Stad Sint- Truiden na afloop van de activiteit mogelijk is.
§8. Voor de organisatie van het evenement (project) moet de organisator over een positief advies kunnen beschikken van de lokale overheid, politie-en veiligheidsdiensten en dit voorleggen voor de datum van uitvoering van de activiteit.
§9. Het evenement (project) moet een kwalitatieve invulling of programmatie hebben en een substantiële bijdrage leveren aan het gewenst imago van de stad Sint-Truiden.
§10. Eventuele winst die gemaakt wordt met de organisatie van het evenement (project) moet opnieuw geïnvesteerd worden in de werking van de organisatie en dit ten voordele van evenementen (projecten) in Sint-Truiden.
§11. Organisatoren moeten aantonen welke inspanningen ze leveren om de ecologische voetafdruk van hun evenement (project) tot een minimum te beperken.
§12. Aanvragers die subsidies ontvangen van andere overheden, moeten in hun begroting of dossier
aangeven hoeveel ze ontvangen, van welke overheid en waarvoor de gelden gebruikt worden. Er is geen cumulatie van projectsubsidies mogelijke met andere stadssubsidies.
§13. Vergoedingen, van welke aard ook, voor medewerkers van de aanvragende organisaties mogen niet in de ingediende begroting worden opgenomen. Ook receptie- en representatiekosten komen niet in aanmerking voor betoelaging.
§14. Bij de realisatie van het project wordt een eigen inbreng door de initiatiefnemer voorzien
(personeelsinzet, vrijwilligers, receptie, materiële ondersteuning,…). De eigen inbreng kan gefinancierd worden met eigen middelen, sponsoring, fondsen of andere inkomsten uit het project. De begroting moet eigen inbreng vermelden voor een bedrag dat minstens even groot is als 50% van de kostprijs van het project.
§15. De subsidie kan niet aangewend worden voor investeringskosten of reguliere personeelskosten. Als investeringskosten gelden kosten in het kader van de aankoop van materialen zoals meubilair, toestellen, machines, elektronische apparatuur …
§16. Er wordt slechts 1 subsidie per evenement toegekend, ook al wordt het evenement door meerdere personen of verenigingen georganiseerd.
§17. Er worden maximum twee subsidies per organisator per jaar toegekend
Artikel 4. Aanvraagprocedure
Elke subsidieaanvraag moet gebeuren via een ingevuld online aanvraagformulier op www.sint-truiden.be. Voor toelichtingen bij het invullen van het formulier of bijkomende informatie kan u zich wenden tot de dienst Evenementen.
Het formulier kan per trimester ingediend worden ten laatste op 1 januari (periode januari-april), op 1 mei (periode mei-augustus) en op 1 september (periode september-december), van het jaar waarvoor de subsidie wordt aangevraagd. Het college van burgemeester en schepenen kan in kader van een overgangsmaatregel of overmacht afwijkende indieningsdata aanvaarden.
De aanvrager van de subsidie is verantwoordelijk voor de door hem/haar ingevulde gegevens op het
aanvraagformulier. Het aanvraagformulier moet ingevuld worden door de personen die gemachtigd zijn binnen de
vereniging/organisatie. De verantwoordelijkheid daarvoor ligt uitsluitend bij de vereniging/organisatie zelf. De stad Sint-Truiden is niet gehouden deze machtiging te controleren.
Indien een subsidieaanvraag wordt ingediend waarbij het aanvraagformulier niet of niet volledig is ingevuld (en/of waarbij de nodige stukken ontbreken), zal de aanvraag worden afgewezen.
Artikel 5. Beoordelingscommissie
De projectaanvragen worden na iedere indieningsronde samen geëvalueerd door een beoordelingscommissie. Het voorstel tot subsidiëring wordt geformuleerd door de beoordelingscommissie die bestaat uit:
- de ambtenaar verantwoordelijk voor het subsidiebeleid;
- het diensthoofd evenementen en/of medewerkers van de dienst evenementen;
- het diensthoofd communicatie en/of medewerkers van de dienst communicatie;
- een lid van het managementteam
De beoordelingscommissie kan zich laten bijstaan door vertegenwoordigers van andere diensten van de stad Sint- Truiden en andere deskundigen. Indien een beroep wordt gedaan op het advies van andere deskundigen, dan wordt dit expliciet vermeld in het verslag van de beoordelingscommissie.
De burgemeester en schepen bevoegd voor evenementen(beleid) is raadgevend aanwezig maar neemt niet deel aan de beoordelingscommissie.
Artikel 6. Beoordelingscriteria
De projecten worden beoordeeld a.d.h.v. negen beoordelingscriteria.
§1. PROMOTIEPLAN (MAXIMAAL 5 PUNTEN)
Deze punten worden toegekend op basis van de manier waarop promotie voor de activiteit wordt gevoerd via verschillende communicatiekanalen.
- 1 punt: promotie via sociale media
- 1 punt: promotie via betalende digitale kanalen
- 1 punt: betalende advertentieruimte via gedrukte mediadragers
- 2 punten: betalen van advertentieruimte via andere communicatiekanalen dan gedrukte mediadragers
§2. PUBLIEK TOEGANKELIJK (MAXIMAAL 5 PUNTEN)
Deze punten worden toegekend op basis van de basistoegangsprijs voor de activiteit.
- 1 punt: vanaf € 10,00 - 3 punten: minder dan € 10 - 5 punten: gratis
§3. BETROKKENHEID (MAXIMAAL 5 PUNTEN)
Deze punten worden toegekend op basis van het aantal vrijwilligers, actieve deelnemers (excl. publiek, toeschouwers, …) en standhouders die betrokken zijn bij het evenement.
- 1 punt: minder dan 20 - 2 punten: tussen 21 en 50 - 3 punten: tussen 51 en 300 - 4 punten: tussen 301 en 1000 - 5 punten: meer dan 1000
§4. AANTAL TOESCHOUWERS (MAXIMAAL 5 PUNTEN)
Deze punten worden toegekend op basis van het aanwezige publiek (aantal toeschouwers, bezoekers, … ) van het evenement.
- 1 punt: minder dan 100 - 2 punten: tussen 101 en 500 - 3 punten: tussen 501 en 1000 - 4 punten: tussen 1001 en 2000 - 5 punten: meer dan 2000
§5. BEDIENINGSGEBIED (MAXIMAAL 5 PUNTEN)
Deze punten worden toegekend op basis van de beoogde uitstraling die het evenement heeft. Dit kan
aangetoond worden op basis van de gevoerde promotie en/of op basis van de herkomst van de toeschouwers, bezoekers.
- 1 punt: het bedieningsgebied is Sint-Truiden
- 3 punten: het bedieningsgebied is kleiner dan Haspengouw - 5 punten: het bedieningsgebied is ruimer dan Haspengouw
§6. DUURZAAMHEID en VEILIGHEID (MAXIMAAL 6 PUNTEN)
Deze punten worden toegekend op basis van acties die worden ondernomen binnen bepaalde thema’s. Deze thema’s zijn netheid en afvalbeleid, mobiliteit, veiligheid en gezondheid.
Dit kan gaan over acties die ondernomen worden in functie van het project of het bereikte publiek. Het gaat om acties die ruimer gaan dan zaken die minimaal wettelijk verplicht zijn.
Per thema kan maximaal 1 punt verkregen worden.
- 2 punt: netheid en afvalbeleid
- 1 punt: kwaliteit van verplicht mobiliteitsplan - 2 punt: kwaliteit van verplicht veiligheidsplan - 1 punt: lokale producten en/of fair trade
§7. SAMENWERKING (MAXIMAAL 6 PUNTEN)
De organisator kan op 2 manieren samenwerken: logistieke en/of inhoudelijke samenwerking. De verschillende vormen van samenwerking zijn cumuleerbaar. Enkel niet-betalende en niet-commerciële
samenwerkingsverbanden komen in aanmerking. Een inhoudelijke samenwerking is een samenwerking waarbij minimaal 2 organisaties samen het project uitwerken van a tot z.
- 1 punt: samenwerking met 1 organisatie
- 2 punten: samenwerking met meerdere organisaties - 3 punten: inhoudelijke samenwerking
§8. INNOVATIEF KARAKTER (MAXIMAAL 8 PUNTEN)
Deze punten worden toegekend op basis van de frequentie van het project en op basis van de aanpassingen indien het project een herhalend karakter heeft. De punten zijn cumuleerbaar.
- 1 punt: er zijn vernieuwende elementen toegevoegd bij het project als het voor de tweede maal wordt ingediend
- 3 punten: het project wordt voor de eerste maal door de organisator ingediend - 5 punten: het project heeft de afgelopen 5 jaar niet plaatsgevonden in Sint-Truiden
§9. ACTIES IN FUNCTIE VAN SPECIFIEKE DOELGROEPEN (MAXIMAAL 5 PUNTEN)
Deze punten worden toegekend op basis van de doelgroepgerichte acties die worden ondernomen. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen drie soorten acties en deze punten zijn cumuleerbaar.
- 1 punt: een technische actie is een actie waarbij er bij de opbouw van het evenement aandacht is voor specifieke doelgroepen (bv. rolstoelpodium, begeleide kinderanimatie, aangepaste zitcorner voor ouders met kinderwagens, breedte van de doorgangen, …).
- 2 punten: een publieksgericht actie is een actie waarbij er bij de inhoudelijke uitwerking van het project aandacht besteed wordt aan specifieke doelgroepen (bv. doventolk, beeldscherm met grote letters, …).
- 3 punten: een inhoudelijke actie is een actie waarbij het project gedeeltelijk of volledig uitgewerkt wordt in samenwerking met specifieke doelgroepen die niet standaard tot het doelpubliek van je project behoren (Inter, Onderons, Rap Op Stap, …).
Artikel 7. Procedure ondersteuning
Het bedrag van de subsidie wordt bepaald in functie van: de mate waarin evenement (project) tegemoet komt aan de voorwaarden en de criteria, het beschikbaar budget binnen het financieel meerjarenplan en de totale begroting van het project. Er wordt een billijke en objectieve spreiding nagestreefd op basis van de te verwachten dossiers.
Op basis van de behaalde punten zal een lijst opgesteld worden van hoog naar laag. Het evenement (project) met de meeste punten staat bovenaan, gevolgd door het evenement (project) met de tweede meeste punten en zo verder tot het evenement (project) met de minste punten. Aan elk evenement (project) zal een inhoudelijk verslag toegevoegd worden in welke mate deze voldoen aan de basisvoorwaarden en beoordelingscriteria.
De beoordelingscommissie adviseert aan het College van Burgemeester en Schepenen welke evenementen (projecten) goedgekeurd en welke afgekeurd worden. Ze adviseert welk subsidiebedrag zal uitgekeerd worden en welke logistieke ondersteuning conform het reglement zal toegestaan worden. Op basis van dit advies beslist het College van Burgemeester en Schepenen over de toekenning van de subsidies. Alle aanvragen worden, gebundeld per indienronde, door het College van Burgemeester en Schepenen behandeld.
De uitbetaling van de subsidie gebeurt via een voorschot van 75 % van het toegekende bedrag op basis van de goedgekeurde subsidieaanvraag en een saldo van 25 % op basis van de afrekening. Binnen de drie maanden na het afsluiten van het evenement (project) moet dan ook een afrekening met de facturen en bewijsstukken en een inhoudelijk verslag voorgelegd worden aan de beoordelingscommissie conform artikel 10. Indien deze documenten niet binnen de vastgestelde termijn worden ingestuurd, kan het College van Burgemeester en Schepenen het uit te keren saldo inhouden.
Artikel 8. Structurele partners
Evenementen (projecten) kunnen structurele partner van de stad Sint-Truiden worden en dit
Voor nieuwe evenementen na drie positieve evaluaties, op advies van de beoordelingscommissie
Voor bestaande evenement met een sterke traditie voor de stad Sint-Truiden
Na indienen van het dossier en na advies van de beoordelingscommissie kan er een overeenkomst gemaakt worden voor 3 jaar en zo kunnen organisatoren beter op langere termijn werken.
Het college van burgemeester en schepenen is gemachtigd om deze lijst van structurele partners jaarlijks te herbekijken indien een partner niet meer aan de gestelde voorwaarden voldoet.
Artikel 9. Wijzigen of annuleren van het evenement (project)
Indien het evenement (project) niet kan plaatsvinden of indien het opzet grondig wordt gewijzigd, geeft de
organisator daarvan bericht aan het College van Burgemeester en Schepenen die beslist of de verantwoorde uitgaven en de toelagen verworven blijven. Bij het niet-plaatsvinden van het evenement (project) wordt er geen saldo
toegekend.
Artikel 10. Controle en sanctie
In toepassing van de wet van 14 november 1983, betreffende de toekenning en aanwending van subsidies, is de begunstigde van de subsidie ertoe gehouden:
de stad Sint-Truiden toe te laten, voor zover als nodig, de echtheid van de gegevens van de subsidieaanvraag te controleren en hieromtrent inlichtingen in te winnen met alle middelen die zij hieromtrent nodig acht;
de subsidie uitsluitend aan te wenden voor het doel waarvoor zij werd toegekend;
elke daartoe gemachtigde afgevaardigde van het stadsbestuur toe te staan om eventueel ter plaatse, de aanwending van de toegekende subsidie te controleren.
bij niet naleving van deze bepalingen, kan het stadsbestuur overgaan tot de gehele of gedeeltelijke
terugvordering van de betrokken subsidie, in het jaar volgend op de aanvraag. Ook kan ze de toekenning van nieuwe subsidies opschorten voor het nieuwe jaar.
Artikel 12. Privacy waarborg
De gegevens die u hebt vermeld in het aanvraagformulier, worden opgeslagen en door de stad Sint-Truiden gebruikt om uw dossier te behandelen. Uw gegevens worden ook gebruikt om informatie over de stand van zaken van uw project te verspreiden. U hebt het recht om uw gegevens te raadplegen en zo nodig te laten verbeteren.
Artikel 13. Verantwoordelijkheid
De stad Sint-Truiden kan niet aansprakelijk worden gesteld voor activiteiten die ingericht worden door verenigingen in kader van het impulsreglement.
