SECTORFICHE Evenementen

SECTORFICHE

Evenementen

Een organisator is altijd verantwoordelijk voor de veiligheid van de bezoekers en het personeel tijdens het evenement. Hij moet eveneens de hinder voor omwonenden (zoals verkeershinder, geluidshinder …) tot een minimum beperken.

De richtlijnen van de federale overheid om de verdere of een nieuwe verspreiding van het coronavirus te vermijden zijn van kracht en moeten te allen tijde nageleefd worden.

Het organiseren van activiteiten moet gebeuren op basis van protocollen die werden opgesteld en regelmatig worden bijgestuurd in overleg met de bevoegde ministers. Deze protocollen omschrijven preventiemaatregelen die zowel de gebruikers als het personeel beschermen. Een verwijzing naar specifieke sectorprotocollen (protocol evenementen, sportactiviteiten, culturele activiteiten …) vind je onderaan in dit document. De organisator onderschrijft het sectorprotocol.

De stad Leuven heeft het recht bijkomende maatregelen op te leggen waar nodig.

Dit document beschrijft de belangrijkste aandachtspunten voor de organisator.

Uitbaters van een indoor permanente infrastructuur moeten over een toelating van de stad beschikken om publiek te mogen ontvangen wanneer zij binnen meer dan 100 personen (vanaf 1 september 2021: 200 personen) en buiten meer dan 200 personen (vanaf 1 september 2021: 400 personen) wensen te ontvangen. Uitbaters dienen hiervoor een volledige CIRM-aanvraag in bij de dienst IOD (innameopenbaardomein@leuven.be). Een toelating / weigering wordt afgeleverd door de burgemeester.

https://www.covideventriskmodel.be/cirm

Organisatoren van evenementen moeten over een toelating van de stad beschikken om een evenement te mogen organiseren wanneer zij binnen meer dan 100 toeschouwers (vanaf 1 september 2021: 200 toeschouwers) en buiten met meer dan 200 toeschouwers (vanaf 1 september 2021: 400 toeschouwers) wensen te ontvangen. Ze dienen hiervoor een CERM-aanvraag in bij de betrokken dienst.

Voor evenementen (met impact) op het openbaar domein kunnen de aanvragen en de eventueel ingevulde CERM worden overgemaakt aan de dienst IOD (innameopenbaardomein@leuven.be). Een toelating / weigering wordt afgeleverd door de burgemeester of het college.

Andere evenementen worden aangevraagd bij de betrokken sectordienst:

- sport: sportbeheer@leuven.be;

- cultuur: cultureleverenigingen@leuven.be - economie en handel: economie@leuven.be - onderwijsinstellingen: onderwijs@leuven.be - jeugd: jeugddienst@leuven.be

Veilig evenementen organiseren in coronatijden

Toelating aanvragen

SECTORFICHE

Evenementen

FYSIEKE AFSTAND

Bezoekers moeten altijd en overal 1,5 meter afstand* van elkaar kunnen houden, ook tijdens verplaatsingen.

• Beperk het aantal bezoekers (ref. rubriek bezoekersaantallen);

• Gebruik een afgescheiden in- en uitgang en maak voldoende ruimte voor wachtrijen aan de ingang;

• Maak een circulatieplan. Denk daarbij na over de wandel- en aanschuifrichtingen;

• Werk met infoborden en vloermarkeringen;

• Hou rekening met mogelijke wachtrijen.

* Deze afstandsregel geldt niet voor personen die onder hetzelfde dak wonen onderling, kinderen onderling tot en met de leeftijd van 12 jaar, personen die elkaar ontmoeten, personen onderling de behoren tot een groep die gevormd worden in het kader van de toegelaten samenscholingen en activiteiten en gedurende het massa-evenement.

HYGIËNE

• Plaats ontsmettende handgel, zeep of andere ontsmettende middelen en stel ze ter beschikking van alle aanwezigen:

o gebruik bij voorkeur handenvrije dispensers;

o handhygiëne primeert boven het gebruik van handschoenen (het gebruik van handschoenen kan kruisbesmettingen veroorzaken);

• Ontsmet grondig en vaak high-touch oppervlakken: tafels, stoelen, klinken, gebruikte (spel)voorwerpen, de betaalterminal, sanitair, nadars …

o maak een reinigings- en ontsmettingsplan dat garandeert dat die oppervlakken voldoende worden ontsmet (wat wordt door wie ontsmet, met welke frequentie, na welke handelingen …) en met aanduiding van de te gebruiken producten;

o zorg ervoor dat de bevoegde en verantwoordelijke personen tijdig en duidelijk gebriefd worden over het plan;

• Het dragen van een mondmasker of elk ander alternatief in stof is verplicht voor zowel medewerkers als bezoekers aan het evenement, uitgezonderd voor kinderen tot en met 12 jaar. Indien het evenement buiten wordt georganiseerd en het publiek verplicht moet blijven zitten, mag het mondmasker afgedaan worden zolang de persoon zit. Tijdens het eten, drinken of aan tafel zitten mag het mondmasker afgezet worden;

• Vanaf 1 september 2021 gelden er ook verplichtingen m.b.t. de luchtkwaliteit (verplichte CO2-meter, luchtkwaliteitsnorm en actieplan) in de besloten ruimten van inrichtingen in de evenementensector;

• Maak gebruik van een afschermwand (plexischerm) als alternatief (bijvoorbeeld aan de ingang, kassa …).

BEGELEIDING

• Begeleid de bezoekers zoveel mogelijk;

• Informeer en sensibiliseer over de regels en de geldende preventiemaatregelen;

• Leeft een bezoeker de regels niet na? Spreek hem dan aan. Bij herhaalde niet-naleving mag je de bezoeker de toegang ontzeggen.

Regels voor jouw sector

SECTORFICHE

Evenementen

BEZOEKERSAANTALLEN VASTSTELLEN EN MONITOREN

• Voor alle evenementen geldt een capaciteitslimiet. Volgens de huidig geldende maatregels:

o indoor: een zittend publiek van maximum 100% van de CIRM-capaciteit, zonder 3000 personen te overschrijden, kinderen tot en met 12 jaar inbegrepen;

o outdoor: een publiek van maximum 5000 personen, kinderen tot en met 12 jaar inbegrepen;

o massa-evenement: vanaf 13 augustus 2021 mag een publiek van minimaal 1500 en maximum 75.000 personen per dag, medewerkers en organisatoren niet meegeteld, massa-evenementen en proef- en pilootprojecten bijwonen, voor zover deze buiten worden georganiseerd volgens de modaliteiten van het toepasselijk samenwerkingsakkoord, mits voorafgaande toelating van de bevoegde gemeentelijke overheid. Er geldt geen einduur voor massa- evenementen, maar eventuele horeca-activiteiten moeten worden stopgezet om 01.00 uur. Vanaf 1 september 2021 mogen deze massa-evenementen binnen of buiten worden georganiseerd.

Tijdens dit event buiten mag gebruik gemaakt worden van een tent, op voorwaarde dat ten minste twee zijden daarvan volledig open en vrij zijn, en centraal een luchtkwaliteitsmeter geïnstalleerd word (luchtkwaliteitsnorm 900ppm CO2). Tussen 900ppm en 1200ppm dient de organisator te beschikken over een actieplan om compenserende luchtkwaliteits- of luchtzuiveringsmaatregelen te verzekeren. Indien boven 1200ppm mag de tent niet gebruikt worden. Vanaf 1 september 2021 is het niet langer vereist dat de tenten aan ten minste twee zijden volledig open en vrij zijn.

Vanaf 1 september 2021 is in iedere besloten ruimte van de infrastructuur waar het massa-evenement plaatsvindt, het gebruik van een luchtkwaliteitsmeter (CO2) verplicht en dient deze centraal in de ruimte op een voor de bezoeker duidelijk zichtbare plaats te worden geïnstalleerd. De luchtkwaliteitsnorm is 900ppm CO2. Boven 900ppm dient de organisator te beschikken over een actieplan om compenserende luchtskwaliteit- of luchtzuiveringsmaatregelen te verzekeren.

De aankomstzone tot het massa-evenement wordt zodanig georganiseerd dat de regels van de social distancing kunnen worden gerespecteerd. Tijdens het massa-evenement zelf dienen de regels van de social distancing niet te worden nageleefd.

• Bezoekers mogen worden ontvangen in groepen van maximum 8 personen, kinderen tot en met 12 jaar niet meegeteld, tenzij dit onmogelijk is omwille van de aard van de activiteit. Groepen van meer dan 8 personen zijn toegestaan voor zover ze behoren tot hetzelfde huishouden;

• Een afstand van 1,5 m tussen elke groep bezoekers wordt gegarandeerd;

• Hou rekening met de maximumcapaciteit bij het voeren van publiciteit;

• Maak indien mogelijk gebruik van een inschrijvings- of reservatiesysteem;

• Hou bij het maken en het beheer van de database altijd rekening met de geldende GDPR-regels;

• Duid een COVID-coördinator aan voor de opvolging van de verschillende veiligheidsmaatregelen voor, tijdens en na je evenement. Het wordt sterk aanbevolen om zijn/haar contactgegevens op je website en/of (facebook)pagina kenbaar te maken.

SECTORFICHE

Evenementen

ETEN EN DRANK SERVEREN EN CONSUMEREN

• Tafels moeten op min. 1,5 meter van elkaar staan, tenzij op een open terras voor zover de tafelgezelschappen worden gescheiden door plexiwanden of een gelijkwaardig alternatief met een minimale hoogte van 1,8 meter;

• Er mogen maximaal 8 personen samen aan een tafel zitten, tenzij het een groter huishouden betreft;

• Enkel zitplaatsen aan tafel zijn toegestaan;

• Elke persoon dient aan zijn eigen tafel te blijven zitten, behalve voor bediening aan een buffet of afhaal in een selfservice- bar of restaurant.;

• Bediening aan tafel is verplicht, behalve bij buffetten en selfservice-restaurant. Bij buffetten is handhygiëne belangrijk, bezoekers moeten hun handen ontsmetten voordat ze zichzelf bedienen. Richt het buffet zo in dat de bezoekers 1,5m afstand kunnen houden en let er op dat er geen menigte ontstaat aan het buffet;

• Het gebruik van een luchtkwaliteitsmeter (CO2-meter) is verplicht in de door de publiek toegankelijke gedeelten van de horecazaak, waar consumptie plaatsvindt;

• Minstens 1 volledige zijde van het terras is te allen tijde geopend en dient een voldoende ventilatie te verzekeren;

• Gebruik geen menu- en drankenkaarten die door verschillende bezoekers vastgenomen worden. Gebruik in de plaats borden aan de wanden of een alternatief;

• Gebruik zoveel mogelijk papieren tafellakens, placemats en servetten;

• Zet geen boterpotjes, zout- en pepervaatjes, olie en azijn, ketchupflesjes, broodmandjes, siervoorwerpen … op de tafels;

• Geef de voorkeur aan individueel verpakte porties. Die mag je zelf bereiden;

• Glazen, kopjes, servieswerk en bestek moeten na elk gebruik worden gewassen met zeep en worden gespoeld. Als je met de hand afwast, is het sterk aangeraden om heet water en detergent te gebruiken. Eventueel kan je naspoelen met koud drinkbaar water;

• De medewerkers (in de keuken) moeten een chirurgisch mondmasker dragen;

• Er mag eten en drinken geserveerd en geconsumeerd worden van 05.00 uur tot 01.00 uur;

• Tijdens de voorstelling of sportieve wedstrijd mag het geluidsniveau van 80 decibel (van toepassing in het horecaprotocol) worden overschreden. Voor outdoor voorstellingen en wedstrijden worden de maximale geluidslimieten omschreven in de toelating. Voor indoor voorstellingen en wedstrijden zijn de geluidslimieten van zaaluitbating van toepassing.

BETALEN

• Richt de kassazone zo in dat medewerkers en bezoekers én wachtende bezoekers onderling 1,5 meter afstand kunnen houden van elkaar. Is dat niet mogelijk? Zorg dan voor scheidingswanden of -schermen of neem andere veiligheidsmaatregelen;

• Vermijd cashbetalingen, stimuleer contactloos betalen;

• Ofwel reinig en ontsmet je de betaalterminals regelmatig, ofwel stel je handgels of (oor)stokjes ter beschikking van de bezoekers;

• Verplicht de kassamedewerkers om regelmatig hun handen te wassen of te ontsmetten.

SANITAIR

• Bepaal het maximaal aantal toegelaten personen in het toilet en hang dit uit;

• Zorg voor ontsmettende handgel, zeep of andere ontsmettende middelen;

• Alleen papieren handdoeken zijn toegelaten;

SECTORFICHE

Evenementen

EINDE VAN HET EVENEMENT

• Het einduur van het evenement werd bepaald in de toelating van de stad Leuven. Indien geen einduur werd opgelegd door de stad Leuven, dan moet het evenement om 01.00 uur eindigen zoals voorzien in het ministerieel besluit. Het einduur van 01.00 uur is niet van toepassing indien het een massa-evenement betreft, met uitzondering van de aanwezige horeca- activiteiten.

Informatie over de algemeen geldende maatregelen van de federale overheid

Federale overheid:

www.info-coronavirus.be Contactgegevens: 0800 14 689 Stad Leuven:

www.leuven.be/corona

Contactgegevens: corona@leuven.be of 0800 16 9 16

Informatie over het organiseren van voorstellingen op Leuvens grondgebied

www.leuven.be/zelf-organiseren

Contactgegevens: innameopenbaardomein@leuven.be of 016 27 21 00

Informatie over de verschillende sectorprotocollen

www.vlaanderen.be/gezondheid-en-welzijn/gezondheid/gezondheid-en-preventie-tijdens-de- coronacrisis/regels-opstart-activiteiten-verschillende-sectoren-na-corona

Bijkomende informatie