Subsidiereglement voor het UP! Fonds voor innovatie- evenementen - pag 1 van 6 Goedgekeurd in de gemeenteraad van 25 oktober 2021
Bekendgemaakt op 28 oktober 2021
Inhoudstafel
Artikel 1. Doel ... 1
Artikel 2. Definities ... 1
Artikel 3. Doelgroep en toepassingsgebied ... 2
Artikel 4. Voorwaarden ... 2
Artikel 5. Subsidiebedrag ... 3
Artikel 6. Procedure ... 3
Artikel 7. Controle ... 4
Artikel 8. Sancties (en strafbepalingen) ... 5
Artikel 9. Non-discriminatieclausule ... 5
Artikel 10. Inwerkingtreding (en duurtijd) ... 6
Reglement
Artikel 1. Doel
Gent is een stad waar iedereen rebels mag zijn. Daardoor zijn we een populaire broedplaats waar heel wat creatieve ideeën worden uitgebroed tot schitterende innovaties die de wereld maken. De Stad Gent is trots op zijn omvangrijk ecosysteem van ondernemers, onderzoekers en innovators.
Die innovatieve kant van Gent willen we nog meer in de verf zetten met UP!
Met UP! maken we Gentse innovatie zichtbaar en tastbaar voor een breed publiek. Met het UP!
Fonds ondersteunt de Stad Gent de spelers in het Gentse innovatie-ecosysteem om zelf evenementen te organiseren onder de vlag van UP! die mee deze doelstelling realiseren.
Ondersteuning van het UP! Fonds mikt op vernieuwende evenementen voor een breed publiek.
Artikel 2. Definities
In dit reglement hebben de onderstaande termen de ernaast vermelde betekenis.
Evenement: in de tijd beperkte activiteit die een of meerdere dagen duurt.
Direct en indirect bereik van een evenement: met direct bereik van een evenement wordt bedoeld het aantal personen die daadwerkelijk aanwezig waren op het evenement. Met indirect bereik wordt bedoeld het aantal personen die niet aanwezig waren maar die toch op de een of andere manier, bijvoorbeeld via communicatie of via berichten in de pers of …, gehoord hebben van het evenement en/of betrokken zijn.
Subsidiereglement voor het UP!
Fonds voor innovatie-evenementen
Subsidiereglement voor het UP! Fonds voor innovatie- evenementen - pag 2 van 6 Innovatie: een nieuw proces, product, dienst, businessmodel of een combinatie daarvan, met een positieve impact doordat het een concreet probleem oplost.
Innovatie-ecosysteem: bedrijven en organisaties die deel uit maken van de quadruple helix:
bedrijven, kennisinstellingen, overheidsdiensten, social profit, verenigingen van burgers en het middenveld.
Open innovatienetwerk van de stad Gent: netwerk van stadspersoneel uit verschillende diensten van de stad Gent die op regelmatige basis samen komen om elkaar te ondersteunen om van binnenuit de stad Gent te innoveren.
UP! is de merknaam waaronder de stad Gent zijn innovatieve kant in de verf zet.
Artikel 3. Doelgroep en toepassingsgebied
Voor de subsidie komen in aanmerking alle rechtspersonen die:
a. gevestigd zijn in Gent of een aantoonbare link hebben met Gent. Deze link kan betrekking hebben op de activiteiten, de werking of de structuur van de rechtspersoon;
b. deel uitmaken van het innovatie-ecosysteem en actief zijn op gebied van valorisatie van wetenschappelijk onderzoek, producent of aanbieder zijn van innovaties, partnerschappen hebben met andere innoverende bedrijven en organisaties…(niet-limitatieve lijst). Er dient dus ook een aantoonbare link te zijn met het domein van innovatie.
Voor de subsidie komen eveneens in aanmerking samenwerkingsverbanden van meerdere rechtspersonen die elk op zich aan de criteria uit artikel 3, §1 voldoen. In dat geval wordt de aanvraag ingediend door één van deze rechtspersonen die het samenwerkingsverband
vertegenwoordigt. Alle rechtspersonen binnen een samenwerkingsverband dienen een actieve rol op te nemen in het kader van de aanvraag en dienen een aandeel en meerwaarde te hebben in het kader van de organisatie van het evenement.
Voor de subsidie komen niet in aanmerking:
a. Feitelijke verenigingen;
b. Evenementen met een louter commerciële doelstelling;
c. Evenementen met een uitgesproken religieus, filosofisch of politiek karakter.
Artikel 4. Voorwaarden
De Stad Gent verleent de subsidies onder de volgende voorwaarden:
a. Evenementen waarvoor deze subsidie wordt aangevraagd moeten plaatsvinden op het grondgebied van de Stad Gent
b. Evenementen waarvoor deze subsidie wordt aangevraagd zetten Gentse innovatie in de kijker.
c. Een aanvrager komt op basis van dit reglement slechts in aanmerking voor maximaal 1 gesubsidieerd project per beoordelingsronde zoals bepaald in artikel 6, §1, a.
d. De subsidie is niet cumuleerbaar met andere subsidies van de Stad Gent voor hetzelfde evenement.
e. Met betrekking tot afvalpreventie geldt er een volledig verbod op het gebruik van wegwerprecipiënten voor het serveren van dranken tijdens het evenement. Meer info hierover is te vinden op de website van de stad Gent onder “Afvalvrij feesten”.
Subsidiereglement voor het UP! Fonds voor innovatie- evenementen - pag 3 van 6 f. De steun van de Stad Gent moet op alle publicaties, affiches, folders en andere vormen van
publiciteit in het kader van het project vermeld worden door ofwel het logo van de Stad ofwel de melding "met de steun van de stad Gent" op te nemen. In de communicatie moet ook gelinkt worden naar alle andere evenementen die doorgaan in het kader van UP!
g. Het verlenen van de subsidie kan enkel binnen de perken van de kredieten die het college van burgemeester en schepenen voor dit reglement voor overdrachten beschikbaar stelt en overeenkomstig de Wet van 14 november 1983 houdende controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen.
Artikel 5. Subsidiebedrag
Het forfaitair bedrag van de subsidie bedraagt:
• 2.500 EUR voor een evenement waarvoor 1 aanvrager indient;
• 3.000 EUR voor een evenement waarvoor een samenwerkingsverband van 2 partners wordt opgezet in overeenstemming met artikel 3, §2.;
• 3.500 EUR voor een evenement waarvoor een samenwerkingsverband van 3 of meer partners wordt opgezet in overeenstemming met artikel 3, §2.
De subsidie kan nooit hoger zijn dan de gemaakte kosten.
Artikel 6. Procedure Aanvraag
a. Er zijn jaarlijks twee beoordelingsrondes:
(a) eerste ronde met als uiterste indiendatum: 15 mei om 12 uur ’s middags. Tijdens deze eerste ronde kan een subsidie aangevraagd worden voor evenementen die
plaatsvinden ten vroegste op 1 juli van het jaar van indiening en ten laatste op 31 december van het daaropvolgende jaar.
(b) tweede ronde met als uiterste indiendatum: 15 november om 12 uur ’s middags.
Tijdens deze tweede ronde kan een subsidie aangevraagd worden voor evenementen die plaatsvinden ten vroegste op 1 januari van het jaar dat volgt op het moment van indiening en ten laatste op 31 december van het daaropvolgende jaar.
b. De aanvraag gebeurt via een aanvraagformulier dat ter beschikking wordt gesteld op de website van de Stad Gent.
c. Na indiening en goede ontvangst van de aanvraag ontvangt de aanvrager meteen een schriftelijke ontvangstbewijs.
Beoordeling
a. Enkel volledige en ontvankelijke subsidieaanvragen komen in aanmerking voor beoordeling.
Het selectieteam, dat bestaat uit 3 leden van het Open Innovatienetwerk van de Stad Gent, gaat in eerste instantie na of de aanvraag volledig is en vraagt, indien nodig, aanvullende informatie op. Vervolgens beoordeelt het selectieteam de ontvankelijkheid op basis van artikel 3 en artikel 4 van onderhavig reglement.
b. Het selectieteam beoordeelt in een volgende fase de volledige en ontvankelijke aanvragen op basis van de beoordelingscriteria zoals opgenomen in artikel 6, §2, c. Na onafhankelijke
Subsidiereglement voor het UP! Fonds voor innovatie- evenementen - pag 4 van 6 beoordeling door elke collega afzonderlijk wordt een gemiddelde score berekend en worden de aanvragen gerangschikt op basis van de behaalde score.
c. Het selectieteam beoordeelt de aanvragen op basis van de volgende criteria:
1) UP! Gevoel: in welke mate draagt het evenement bij tot UP!, en focust het evenement op Gentse innovatie
2) Innovatie: in welke mate is het evenement op zich ook vernieuwend?
3) Bereik: hoe groot is het bereik van het evenement (direct en indirect) en hoe divers en breeed is de beoogde doelgroep?
4) Kostprijs: in welke mate krijgt de bezoeker waar voor haar of zijn geld? Wat is de
prijs/kwaliteitsverhouding? Gratis evenementen krijgen op dit criterium de hoogste score.
d. Op basis van de beoordeling, die rekening houdt met alle aspecten, wordt er een rangschikking opgesteld. Op basis van deze rangschikking en binnen de perken van de beschikbare kredieten, wordt er vervolgens bepaald welke projecten in aanmerking komen voor een subsidie.
e. In de eerste beoordelingsronde wordt maximaal 60% van het beschikbare budget voor het gegeven budgetjaar toegekend.
f. Beoordeling vindt plaats uiterlijk een maand na de uiterste data van indiening.
g. Deze termijnen zijn enkel richtdata.
Beslissing
a. Het college van burgemeester en schepenen neemt de beslissing op basis van een advies van het selectieteam.
b. De beslissing valt uiterlijk op 31 december voor aanvragen binnen de eerste
beoordelingsronde en uiterlijk 30 juni voor aanvragen binnen de tweede beoordelingsronde.
c. De aanvrager wordt binnen een termijn van tien werkdagen schriftelijk op de hoogte gebracht van de beslissing van het college van burgemeester en schepenen.
d. Deze termijnen zijn enkel richtdata.
Uitbetaling
a. De uitbetaling van de subsidies gebeurt in één keer door overschrijving op de post- of bankrekening van de aanvrager binnen de maand na kennisgeving van de goedkeuring.
b. De aanvrager verbindt zich ertoe de Stad Gent onverwijld schriftelijk op de hoogte te brengen van iedere wijziging van diens post- of bankrekeningnummer.
Artikel 7. Controle
Binnen een termijn van 31 dagen na afloop van het evenement moeten volgende verantwoordingsstukken worden ingediend:
a. een sfeerfoto of sfeervideo die de Stad Gent kan gebruiken voor communicatiedoeleinden.
Deze sfeerfoto of sfeervideo zal ook toelaten om na te gaan of de subsidie werd gebruikt voor het doel waarvoor ze werd toegekend.
b. een beknopt tekstueel verslag dat minstens volgende onderdelen bevat:
Subsidiereglement voor het UP! Fonds voor innovatie- evenementen - pag 5 van 6 1) Een financieel verslag dat aantoont dat gemaakte kosten hoger zijn dan de ontvangen
subsidie;
2) Een overzicht van het directe bereik van het evenement in aantal deelnemers;
3) Een overzicht van het indirecte bereik van het evenement.
De Stad Gent heeft het recht om ter plaatse de aanwending van de verleende subsidie te doen controleren.
Ingeval de aanvrager zich verzet tegen de uitoefening van de controle, is hij/zij gehouden tot terugbetaling van de subsidie.
Artikel 8. Sancties (en strafbepalingen)
De subsidie moet steeds gebruikt worden voor het doel waarvoor ze is toegekend en het gebruik ervan dient gerechtvaardigd. Zo niet dient de subsidie terugbetaald te worden.
In geval van fraude of valse verklaringen in hoofde van de aanvrager, kan de Stad Gent beslissen om de toekenning van de subsidie te schorsen en in de toekomst geen subsidies meer toe te staan aan de aanvrager en het verleende subsidiebedrag terug te vorderen.
In geval de aanvrager onder curatele wordt geplaatst, kan de Stad Gent overgaan tot gehele of gedeeltelijke terugvordering van de uitgekeerde subsidie.
De toegekende subsidie mag door de aanvrager niet in pand gegeven worden aan een derde.
Bij het niet indienen van de verantwoordingsstukken kan de Stad Gent overgaan tot terugvordering van de toegekende subsidie.
Indien de uitgaven lager zijn dan de toegekende subsidie en bij het niet of onvolledig uitvoeren van het project kan de subsidie geheel of gedeeltelijk teruggevorderd worden.
Indien een project waaraan een subsidie werd toegekend niet kan doorgaan of na indiening van de aanvraag grondig werd gewijzigd, deelt de aanvrager dit onmiddellijk mee aan de bevoegde diensten. Indien nodig kan het college van burgemeester en schepenen de subsidie geheel of gedeeltelijk wijzigen, inhouden of terugvorderen.
Artikel 9. Non-discriminatieclausule De aanvrager verbindt er zich toe:
a. geen enkele vorm van discriminatie op grond van het geslacht, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische
eigenschap of sociale afkomst te dulden.
b. toegankelijk te zijn voor iedereen.
c. elk discriminerend gedrag op de werkplaats te voorkomen en indien nodig te bestrijden en te bestraffen.
d. de wetten en reglementen die de toepassing van de non-discriminatie en gelijke kansen bevorderen en verdedigen na te leven.
e. indien men beroep doet op derden onderhavige non-discriminatieclausule aan hen ter kennis te brengen en ervoor te zorgen dat ook zij die naleven in de bijdrage die zij leveren in het kader van het toepasselijke reglement.
Subsidiereglement voor het UP! Fonds voor innovatie- evenementen - pag 6 van 6 Wanneer de non-discriminatieclausule niet nageleefd wordt, kan de Stad Gent - rekening houdend met alle elementen - maatregelen nemen.
Artikel 10. Inwerkingtreding (en duurtijd)
Dit reglement treedt in werking na bekendmaking. Jaarlijks wordt de werking van dit reglement geëvalueerd.
(einde reglement)
