USER GUIDE Abonnementen

(1)

USER GUIDE

Abonnementen

www.exactsoftware.be

Exact ProAcc Studio

(2)

(3)

Exact ProAcc Studio

USER GUIDE

ABONNEMENTEN

(4)

Hoewel Exact zich voortdurend inspant om er zeker van te zijn dat de informatie in dit document zo compleet en volledig mogelijk is, kan Exact noch de juistheid, noch de volledigheid, noch een specifieke toepasselijkheid van de gepubliceerde en/of gevraagde informatie in dit document garanderen. Exact wijst iedere aansprakelijkheid af voor enige directe, indirecte of gevolgschade, schade in de vorm van gemiste winst of van bedrijfsonderbreking welke het gevolg zou zijn van het gebruik van dit document. Het ontlenen of gebruik van informatie uit dit document geschiedt te allen tijde op eigen risico van de gebruiker.

Niets uit dit document mag worden gereproduceerd, openbaar gemaakt en/of

verveelvoudigd in enige vorm of wijze, elektronisch, in druk, in kopie, op microfilm of op enige andere wijze, zonder de voorafgaande schriftelijke instemming van Exact Group B.V.

(5)

EXACT PROACC STUDIO | USER GUIDE ABONNEMENTEN III

INHOUD

CHAPTER 1: ALGEMEEN

CHAPTER 2: BELANGRIJKE BEGRIPPEN 2.1. Contractreferentie 2.2. Artikel

2.3. Setup artikel 2.4. Duur abonnement 2.5. Indexering 2.6. Wijze van indexering 2.7. Data

2.8. Annulering & Datum stop

CHAPTER 3: INSTELINGEN 3.1. Artikelfiche 3.2. Klantenfiche 3.3. Index

CHAPTER 4: PROBLEMEN EN FOUTMELDINGEN 4.1. Abonnementen aanmaken

4.2. Abonnementen oproepen 4.3. Abonnementen wijzigen

4.4. Abonnementen annuleren of verwijderen

CHAPTER 5: AUTOMATISCH DOCUMENTEN AANMAKEN 5.1. Eén document vanuit de abonnementsfiche

5.2. Meerdere documenten d.m.v. selectie Automatisch document

CHAPTER 6: DOCUMENTEN BEKIJKEN EN AFDRUKKEN 6.1. Document bekijken

6.2. Document afdrukken

7. EXPORT/IMPORT VAN ABONNEMENTEN 7.1. Export

7.2. Import

2

4 4 4 4 4 4 5 6 6

8 8 9 10

14 14 17 20 20

24 24 25

32 32 33

36 36 37

(6)

(7)

Chapter 1 ALGEMEEN

(8)

Deze handleiding helpt u verder bij het ingeven en beheren van abonnementen in de module Orderadministratie.

U kunt de abonnementen per klant beheren. Volg de procedure in deze handleiding om abonnementen aan te maken, te wijzigen en op te volgen.

U kunt automatisch documenten opstellen en afdrukken (vb. facturen).

U moet voor Abonnementen geregistreerd zijn om deze module te kunnen gebruiken.

1. ALGEMEEN

CHAPTER 1 | ALGEMEEN 3

(9)

Chapter 2 BELANGRIJKE BEGRIPPEN

(10)

2.1 CONTRACTREFERENTIE

Dit is de unieke sleutel in het beheer van de abonnementen en bestaat uit 2 delen : het 1ste deel met max. 12 alfanumerieke karakters en het 2de deel met max. 7 alfanumerieke karakters.

Deze referentie wordt tevens gebruikt op de afdruk van documenten (bv. factuur).

2.2 ARTIKEL

Dit betreft het artikel dat het onderwerp is van een abonnement, bv. huur van een voorwerp, licentie, onderhoudskontrakt, …

2.3 SETUP ARTIKEL

Indien er bij aanvang van het abonnement extra kosten dienen aangerekend te worden (bv. het op maat afwerken van een voorwerp dat verder verhuurd zal worden aan de klant) kan dit hier worden ingegeven. Deze kosten zijn éénmalig bij aanvang van het abonnement en bij de hernieuwing van het abonnement zullen deze niet meer aangerekend worden.

2.4 DUUR ABONNEMENT

Dit betreft de looptijd van het abonnement en kan uitgedrukt worden in jaren, maanden, weken of dagen.

2.5 INDEXERING

De mogelijkheid bestaat om een abonnement te indexeren en aan te duiden op welke wijze de indexering moet plaatsvinden.

Twee mogelijkheden worden geboden:

1. Jaarlijks : indien het abonnement automatisch wordt hernieuwd en zolang de hernieuwing binnen het jaar valt, zal er geen indexaanpassing worden toegepast. Deze zal worden toegepast als de datum van hernieuwing de datum van het eerste abonnement + 1 jaar overschrijdt.

2. Bij hernieuwing : bij elke hernieuwing van het abonnement wordt de indexaanpassing uitgevoerd.

2. BELANGRIJKE BEGRIPPEN

CHAPTER 2 | BELANGRIJKE BEGRIPPEN 5

(11)

2.6 WIJZE VAN INDEXERING

Indien het abonnement wordt geïndexeerd (jaarlijks/bij hernieuwing) is de index van het 1ste abonnement de basis om de aanpassing te berekenen. De index van het 1ste abonnement wordt vergeleken met de index van de hernieuwing van dit abonnement.

Opgelet : de indexbedragen dienen uiteraard aanwezig te zijn in ProAcc (Orderadministratie – Index).

Voorbeeld 1:

Datum 1ste abonnement 1 april 2012 Index maart 2012 110,00

Looptijd 3 maanden

Index toepassen jaarlijks toe te passen Prijs abonnement 100 €

Index maart 2013 170,00

Tot voor april 2013 (4 hernieuwingen van telkens 3 maanden aan 100 €) zal er dus geen indexaanpassing worden uitgevoerd.

Echter vanaf april 2013 wordt de volgende berekening uitgevoerd : 100,00 x index 03/2013 (170,00) / index 03/2012 (110,00)

Nieuwe prijs zal dus 154,55 € bedragen.

Voorbeeld 2:

Datum 1ste abonnement 1 april 2012 Index maart 2012 110,00

Looptijd 3 maanden

Index toepassen bij hernieuwing Prijs abonnement 100 €

De startindex van het abonnement zal dus 110,00 zijn. Deze is geldig voor een periode van 3 maanden en bij elke hernieuwing van het abonnement (om de 3 maanden dus) zal de index van de voorgaande maand in aanmerking genomen worden om de indexaanpassing uit te voeren.

Bij de 1ste hernieuwing zal de berekening als volgt zijn : 100,00 x index 06/2012 (bv. 120,00) / index 03/2012 (110,00) Prijs abonnement = 109 €.

Bij de 2de hernieuwing zal de berekening als volgt zijn : 100,00 x index 09/2012 (bv. 125,00) / index 03/2012 (110,00) Prijs abonnement = 113 €.

De originele index wordt steeds op de abonnementsfiche vermeld.

(12)

2.7 DATA

Datum eerste abonnement : aanvang van het abonnement

Datum hernieuwing : datum waarop de hernieuwing zal plaats vinden – en dus ook een document (bv.factuur) zal worden gemaakt.

Datum laatste document : datum van het document betreffende de laatste hernieuwing.

2.8 ANNULERING & DATUM STOP

Annulering : het abonnement wordt onmiddellijk stop gezet en zal dus niet meer in aanmerking komen voor een hernieuwing.

Datum stop : het abonnement zal hernieuwd worden volgens de instelling ‘Duur abonnement’ en eens de

‘Datum stop’ wordt bereikt zal de hernieuwing niet worden herhaald.

(13)

Chapter 3 INSTELLINGEN

(14)

3.1 ARTIKELFICHE

U moet per abonnement een artikelfiche aanmaken.

Ga naar de artikelfiche via Orderadministratie-Artikelen-Fiche.

U krijgt volgend scherm:

Vul alle gegevens van het abonnement in en klik de optie Abonnement aan om aan te duiden dat het artikel een abonnement is.

3. INSTELLINGEN

CHAPTER 3 | INSTELLINGEN 9

(15)

3.2 KLANTENFICHE

Onderaan op de klantenfiche bevinden zich 2 velden met betrekking tot de abonnementen.

U kunt hier reeds de instelling “Indexering” aanvinken en bepalen op welke wijze de indexering dient te gebeuren. U bent niet verplicht deze velden in te vullen op de klantenfiche; de velden zijn wel verplicht op de abonnementsfiche als u een nieuw abonnement ingeeft.

Als u een abonnement aanmaakt voor deze klant worden de volgende velden op de abonnementsfiche voorgesteld, zijnde de overname van de instelling op de klantenfiche :

(16)

3.3 INDEX

Zoals beschreven in 2.6 Wijze van indexering dienen de indexen – indien u met indexering wenst te werken – aanwezig te zijn in ProAcc.

Ga naar de Orderadministratie – Index en u bekomt het volgende scherm:

(17)

Klik op Ingave en vul volgende velden in :

• Jaar : ingave van het jaartal (2012, …) + Tab

• Maand : ingave van de maand (01, …12) + Tab

• Waarde : ingave van de index + Tab

Klik op OK na het beëindigen van de ingave. De indexen worden weggeschreven in ProAcc.

(18)

(19)

Chapter 4 ABONNEMENTEN

AANMAKEN

(20)

4.1 ABONNEMENTEN AANMAKEN

Als u een abonnement wilt aanmaken voor een klant die nog geen ander abonnement heeft, gaat u best via de klantenfiche (menu Orderadministratie-Klanten-Fiche). Klik op de knop Abonnementen.

U kunt de module abonnementen ook oproepen via het menu Orderadministratie-Klanten- Abonnementen-Fiche.

U bevindt zich op volgend scherm :

Bovenaan dit scherm ziet u de Klantcode en de naam van de klant waarvoor u de

abonnementsfiche bekijkt. U kunt via het menu Actie-Vorige, Actie-Volgende andere klanten oproepen.

Via het menu Actie-Opvragen of Actie-Overzicht kunt u enkel klanten opvragen die al over een abonnement beschikken.

Selecteer de juiste klant en klik op Abonnement ingeven om een abonnement toe te voegen.

U krijgt het scherm van de abonnementsfiche – zie volgende pagina.

4. ABONNEMENTEN BEHEREN

CHAPTER 4 | ABONNEMENTEN BEHEREN 15

(21)

Belangrijke opmerking:

Hierna volgt een beschrijving van de invulvelden op de abonnementsfiche.

Indien u de abonnementen importeert via ProLink (txt-bestand) dan worden bepaalde controles uitgevoerd en worden bepaalde velden automatisch ingevuld op de abonnementsfiche naargelang bepaalde criteria. Zie hiervoor hoofdstuk 7 – Export/Import van abonnementen.

• Contractref : Vul hier de contractreferentie (of contractnummer) in. Dit veld bestaat uit 2 delen : het 1ste deel is alfanumeriek en u kunt maximaal 12 karakters invullen, het 2de deel alfanumeriek met maximaal 7 karakters.

De contractreferentie moet uniek zijn voor elk abonnement.

• Artikelcode : Geef de artikelcode van het abonnement in. U kunt hier enkel de artikels selecteren waarvoor u op de artikelfiche de optie Abonnement hebt aangeklikt.

U kunt een lijstje oproepen door ? in te tikken of een deel van de code in te tikken en op Tab te drukken.

• Aantal : Geef in hoeveel keer u het artikel wil toevoegen aan het abonnement.

• Bedrag : De prijs van het abonnement wordt automatisch overgenomen van de artikelfiche. U kunt hem hier nog wijzigen. Selecteer eventueel een andere muntcode.

(22)

• Analytische rekening : Geef hier de analytische rekening voor dit abonnement in. Dit is enkel van toepassing als u de module Analytische rekeningen gebruikt.

• Setup artikelcode : Vul hier de artikelcode in van het artikel dat u gebruikt voor de aanrekening van éénmalige kosten bij aanvang van het abonnement. U kunt hier enkel de artikels selecteren waarvoor u op de artikelfiche de optie Abonnement hebt aangeklikt.

U kunt een lijstje oproepen door ? in te tikken of een deel van de code in te tikken en op Tab te drukken.

• Setup bedrag : Het bedrag van de éénmalige kosten.

• Aanrekening per unit : De installatiekost zal vermenigvuldigd worden met de waarde die u invult in het veld Aantal.

• Setup analytische rekening : De analytische rekening voor de kost.

• Duur abonnement : Bepaal hier de duur van het abonnement.

• Korting : Geef hier het kortingspercentage in, indien u dit wenst.

• Pas korting toe op setup : Pas het kortingspercentage ook toe op de kosten.

• Indexering : U kan indien gewenst het abonnement indexeren door deze optie aan te vinken.

• Wanneer : Hier bepaalt u wanneer de indexering moet gebeuren.

U kan kiezen voor een jaarlijkse indexering of bij hernieuwing van het abonnement.

• Originele index : Dit veld toont de index die overeenkomt met de maand -1 waarop het abonnement werd aangemaakt. De indexen dienen aanwezig te zijn in ProAcc – Orderadministratie – Index.

• Datum eerste abonnement : Geef hier de datum in waarop u het eerste abonnement aanmaakt.

• Datum hernieuwing : Dit is de datum waarop het eerstvolgende document (factuur) zal aangemaakt worden. De datum die voorgesteld wordt is de begindatum van het abonnement.

Als u voor de eerste abonneringsperiode al een document hebt aangemaakt, kunt u hier de voorgestelde datum aanpassen door de eerste hernieuwingsdatum in te vullen. Dit is de einddatum + één dag.

Bij het aanmaken van documenten zal deze datum automatisch aangepast worden.

• Datum laatste document : Dit is de datum waarop het laatste document is aangemaakt voor dit abonnement. Als er een document is aangemaakt, wordt volgend icoontje toegevoegd : . . Als u op dit icoontje klikt, wordt het document opgeroepen.

• Annulering : Klik dit aan als de klant het abonnement opzegt. Dit abonnement wordt bijgehouden maar er kunnen geen documenten meer automatisch worden aangemaakt.

• Datum stop : Vul hier de datum van opzegging van het abonnement in. Vul deze datum in nadat u het vakje Annulatie aanklikt.

• Leveringsadres : Selecteer een leveringsadres.

U dient de leveringsadressen van de klanten eerst in te geven via de klantenfiche.

• Documenttype : Dit is het type document dat wordt gebruikt wanneer u documenten aanmaakt voor dit abonnement.

• Betalingswijze : Selecteer een betalingswijze.

• Mededeling : Hier kunt u een mededeling invullen die als commentaar bij het abonnement op het document zal verschijnen.

• Document aanmaken : (Deze knop wordt actief als u niet in invoer gegevens zit.) Klik opdeze knop om een document aan te maken. De periodedata en de hernieuwingsdatum worden automatisch aangepast. U kunt het aangemaakte document bekijken via het icoontje.

(23)

4.2 ABONNEMENTEN OPROEPEN 4.2.1 Via de klantenfiche

Open de klantenfiche via het menu Orderadministratie-Klanten-Fiche of via Boekhouding-Klanten-Fiche.

Klik op de knop Abonnementen. Op de knop staat vermeld hoeveel abonnementen de klant al heeft (inclusief de geannuleerde abonnementen).

(24)

4.2.2 Via het menu

Ga naar het menu Orderadministratie-Klanten-Abonnementen-Fiche.

In bovenstaand voorbeeld hebben we het volgende scenario:

• Lijn 1 : een abonnement waarvoor reeds een document werd aangemaakt geldend voor de periode van 05/02/2012 tot 04/02/2017.

Raadplegen van het abonnement geeft de volgende info:

Het abonnement is reeds vernieuwd tot 04/02/2017 (05/02/2012 + 5 jaar). De volgende hernieuwing zal dus plaats vinden vanaf 05/02/2017 voor weer een looptijd van 5 jaar.

• Lijn 2 : een abonnement waarvoor reeds een document werd aangemaakt geldend voor de periode van 05/02/2012 tot 04/02/2017. Deze lijn staat in het rood omdat het abonnement geannuleerd werd.

Raadplegen van het abonnement geeft de volgende info :

(25)

Het abonnement is reeds vernieuwd tot 04/02/2017 (05/02/2012 + 5 jaar). De volgende hernieuwing zal niet meer uitgevoerd worden omdat het abonnement geannuleerd is.

• Lijn 3 : een abonnement waarvoor reeds een document werd aangemaakt geldend voor de periode van 05/02/2012 tot 04/05/2012 (looptijd = 3 maanden). Deze lijn staat in het rood omdat het abonnement een

<Datum stop> heeft.

• Raadplegen van het abonnement geeft de volgende info:

Het abonnement is reeds vernieuwd tot 04/05/2012 (05/02/2012 + 3 maanden). De volgende hernieuwing zal uitgevoerd worden op 05/05/2012 weer voor een looptijd van 3 maanden. De 3 maandelijkse hernieuwing zal stop gezet worden vanaf 31/12/2014.

Via het menu Actie-Opvragen of Actie-Overzicht krijgt u een overzicht van abonnees. U krijgt enkel klanten te zien met een abonnement.

Selecteer een abonnee. U krijgt een overzicht van alle abonnementen van die klant.

Selecteer een abonnement en klik op de knop Detail om het detail van dat abonnement te bekijken.

(26)

4.3 Abonnementen wijzigen

Roep de abonnementen van een klant op het scherm.

Selecteer een abonnement en klik op Abonnement wijzigen. U komt dan in invoermodus op het detailscherm van het abonnement. U kunt het abonnement dan wijzigen.

Om het detail te raadplegen zonder te wijzigen kunt u op Detail klikken.

4.4 ABONNEMENTEN ANNULEREN OF VERWIJDEREN 4.4.1 Annuleren

Ga naar de abonnementsfiche van een klant. U krijgt volgend scherm:

Selecteer het gewenste abonnement en klik op Abonnement wijzigen of dubbelklik op de geselecteerde lijn.

De mogelijkheid wordt geboden om een abonnement :

• te annuleren : vink het vakje <Annulering> aan en er zal vanaf dat ogenblik geen hernieuwing kunnen aangemaakt worden. Het abonnement is geannuleerd maar zal bewaard blijven;

• stop te zetten : vink het vakje <Annulering> aan en geef een datum stop in. Het abonnement zal telkens hernieuwd worden in functie van de looptijd en tot de datum stop niet bereikt is. Eens die datum wordt er geen hernieuwing meer uitgevoerd.

(27)

4.4.2 Verwijderen

Met deze optie verwijdert u het abonnement volledig van de abonnementsfiche van de klant.

Roep de abonnementen van een klant op het scherm. U krijgt volgend scherm:

Selecteer het abonnement dat u wilt verwijderen. Klik op Detail of dubbelklik op de geselecteerde lijn.

Ga dan naar het menu Actie-Verwijderen.

Antwoordt Yes op de vraag Bent u zeker ? Het abonnement is verwijderd.

(28)

(29)

Chapter 5 AUTOMATISCH

DOCUMENTEN

AANMAKEN

(30)

5.1 EÉN DOCUMENT VANUIT DE ABONNEMENTSFICHE

Roep het detail van een abonnement op het scherm.

Klik op de knop Document aanmaken.

Het document wordt onmiddellijk aangemaakt. De Datum hernieuwing wordt automatisch aangepast volgens de duur van één abonnementsperiode.

Het document kan geraadpleegd worden via het geactiveerde icoontje naast ‘Datum laatste document’.

5. AUTOMATISCH DOCUMENTEN AANMAKEN

CHAPTER 5 | AUTOMATISCH DOCUMENTEN AANMAKEN 25

(31)

5.2 MEERDERE DOCUMENTEN D.M.V. SELECTIE AUTOMATISCH DOCUMENT

Via deze optie krijgt u de mogelijkheid om via selectiecriteria meerdere documenten gelijktijdig aan te maken.

Ga naar het menu Orderadministratie-Klanten-Abonnementen-Automatisch document. U krijgt volgend scherm:

Vul de gewenste opties in.

• Datum hernieuwing : Geef hier de data in voor welke periode u de abonnementen wilt laten vernieuwen.

• Artikelcode : U kunt de artikelcode ingeven van de artikels waarvoor u de abonnementen wilt laten hernieuwen.

• Begint met : Als u hier bijvoorbeeld het cijfer 9 ingeeft, worden alle artikels die met artikelcode 9 beginnen geselecteerd.

• Contractreferentie : Vul hier de contractreferenties in van de abonnementen waarvoor u een document wilt aanmaken.

• Begint met : Als u hier bijvoorbeeld de letter a ingeeft, worden alle contractreferenties die met de letter a beginnen geselecteerd.

• Klantcode : Selecteer hier de klanten waarvoor u abonnementen wilt laten vernieuwen.

• Begint met :: Als u hier bijvoorbeeld het cijfer 4 ingeeft, worden alle klanten die met klantcode 4 beginnen geselecteerd.

• Datum document : Het document dat u opstelt zal met deze datum gedateerd zijn.

• Groepeer abonnementen : Klik dit aan om één document per klant aan te maken (verschillende abonnementen op één factuur).

Klik dit uit om per abonnement een document aan te maken (één abonnement is één factuur).

U kunt verschillende velden gelijktijdig invullen.

(32)

Bijvoorbeeld :

In dit geval zal een document per abonnement aangemaakt worden voor alle artikels met artikelcode AAA-001 tot en met SET-001. Dit alleen voor klanten met klantcode van 1 tot en met 7.

Klik op OK.

(33)

U krijgt dan volgend tussenscherm:

Dit tussenscherm geeft een overzicht van alle abonnementen die beantwoorden aan de selectie. U kunt nakijken voor welke abonnementen u een document gaat aanmaken en u kunt de selectie nog verfijnen door te deselecteren.

De geselecteerde abonnementen staan in het blauw. Klik in de optie Lijnen selecteren op Geen om alles te deselecteren. Klik op Alle om alles te selecteren. U kunt met hulp van de Shift-toets en CTRL-toets selecteren.

Als u op een kolomtitel klikt, wordt er gesorteerd op die kolom. Klik nogmaals om omgekeerd te sorteren.

Onderaan rechts op dit scherm ziet u het totaal bedrag van de geselecteerde lijnen. Dit is enkel mogelijk als alle munteenheden dezelfde zijn.

Klik op OK om de documenten aan te maken.

De contractreferentie op de 1ste lijn staat in het rood omdat de index van de periode 01/2017 ontbreekt.

Het zal dus – op dit ogenblik - niet in aanmerking worden genomen voor een automatische hernieuwing.

Deze van de 4de lijn staat eveneens in het rood omdat (in dit voorbeeld) ook hier de index ontbreekt van periode 01/2012.

Bij het selecteren van een lijn bekomt u onderaan de mededeling van de abonnementsfiche. Indien de lijn rood gemarkeerd is wordt onderaan de reden gegeven dat de hernieuwing niet kan uitgevoerd worden. Voorbeelden op volgende pagina.

(34)

Voorbeeld 1

Van de geselecteerde lijn (abonnement 22) wordt onderaan de mededeling getoond.

Voorbeeld 2:

(35)

Indien u lijnen selecteert die rood gemarkeerd staan en de hernieuwing wenst uit te voeren door op OK te kliken, bekomt u de volgende melding:

Mogelijke meldingen tijdens het automatisch aanmaken van documenten:

Bovenstaande melding wordt gegeven indien de BTW-status van de klant = Intracom. Bij het doorzenden van de factuur naar de boekhouding wordt als Intracom-code S (diensten) genomen. U kan deze verrichting in de boekhouding steeds aanpassen m.b.t. de Intracom-code.

Het artikel heeft als BTW 0 % en de vraag wordt gesteld indien het bedrag van het document bestemd is voor vak 00.

Belangrijk:

Abonnementen die geannuleerd zijn en abonnementen die inmiddels de <datum stop> hebben bereikt worden niet getoond in het scherm van de abonnementshernieuwing.

(36)

(37)

Chapter 6 DOCUMENTEN

BEKIJKEN EN

AFDRUKKEN

(38)

6.1 DOCUMENT BEKIJKEN

6.1.1 Via abonnementen

Ga naar de abonnementenfiche van de klant. Selecteer een abonnement en klik op Detail.

Naast Datum laatste document is het volgende icoontje geplaatst: . Als u daarop klikt wordt het laatst aangemaakte document voor dit abonnement getoond.

U kunt het document afdrukken.

6. DOCUMENTEN BEKIJKEN EN AFDRUKKEN

CHAPTER 6 | DOCUMENTEN BEKIJKEN EN AFDRUKKEN 33

(39)

6.1.2 Via opvolgen documenten

U kunt de aangemaakte documenten bekijken via de standaardmodule Orderadministratie.

Daarom zult u via deze weg ook alle documenten te zien krijgen die niet via de abonnementenmodule werden aangemaakt.

Ga naar het menu Orderadministratie-Opvolging document klanten. Selecteer links bovenaan het documenttype en klik op Openstaande. U krijgt een scherm als volgt:

Dubbelklik op de detaillijn om het document te bekijken.

U kunt het document afdrukken en/of doorsturen naar de boekhouding.

6.2 DOCUMENT AFDRUKKEN

Ga het document bekijken. Als u zich op een document bevindt, kunt u naar het menu Actie- Afdrukken gaan om dit document af te drukken.

Informatie op het document (in dit geval een bevestiging) bij hernieuwing van een abonnement:

(40)

Informatie op het document (in dit geval een bevestiging) bij hernieuwing van een abonnement en met indexaanpassing:

Dezelfde informatie wordt overgenomen op de factuur.

(41)

Chapter 7 EXPORT/IMPORT

VAN ABONNEMENTEN

(42)

7.1 EXPORT

Bij de export van abonnementen worden de gegevens als volgt geëxporteerd.

Hierna de abonnementsfiche met de overeenstemmende velden:

Voor de beschrijving van de velden wordt verwezen naar de handleiding ProLink 2.69.052.

7. EXPORT/IMPORT VAN ABONNEMENTEN

CHAPTER 7 | EXPORT/IMPORT VAN ABONNEMENTEN 37

(43)

7.2 IMPORT

Voor de beschrijving van de velden (verplicht of n.v.t.) wordt verwezen naar de handleiding ProLink 2.69.052.

De volgende controles en in sommige gevallen de automatische opvulling van velden hebben plaats tijdens de import van abonnementen via ProLink:

Veld Omschrijving Controle

A Lijncode (1 of 99) Verplicht aanwezig in het txt-bestand.

B Kode klant Verplicht aanwezig in ProAcc.

F Kode betaling klant Indien niet aanwezig in het txt-bestand wordt de betalingscode van de klantenfiche genomen.

H Artikelcode Verplicht aanwezig in ProAcc. Een controle heeft plaats of de algemene rekening op deze fiche is ingevuld en bestaande in ProAcc.

I Datum 1ste abonnement Verplicht aanwezig.

L Datum hernieuwing Verplicht aanwezig. Controle datum > datum 1ste abonnement.

O Kontrakreferentie 1 Verplicht aanwezig.

P Kontraktreferentie 2 Verplicht aanwezig.

Q Bedrag Eenheidsprijs van het artikel. Indien niet aanwezig in het txt-bestand wordt de prijs van de artikelfiche genomen.

R Artikelcode setup kost Verplicht aanwezig in ProAcc. Een controle heeft plaats of de algemene rekening op deze fiche is ingevuld en bestaande in ProAcc. Controle of artikel verschillend van artikel in veld H.

S Bedrag artikel setup Eenheidsprijs van het artikel setup cost. Indien niet aanwezig in het txt- bestand wordt de prijs van de artikelfiche genomen.

T Analytische rekening setup artikel kost Verplicht aanwezig in ProAcc indien analytische opvolging verplicht.

U Duur abonnement Verplicht aanwezig.

V Jaar/Maand/Week/Dagen Verplicht aanwezig (1,2,3,10)

X Indexering Verplicht aanwezig (1 of 0)

Y Tijdstip indexering Verplicht aanwezig (1 of 2) Z Periode van index waarde Verplicht aanwezig indien X = 1.

AA Index waarde Indien ingevuld : controle of indexwaarde voor periode in Z gelijk is aan de bestaande index in ProAcc voor dezelfde periode. Indien indexwaarde niet aanwezig in ProAcc voor deze periode wordt deze automatisch bijgeschreven in ProAcc Index tabel.

AC Type document Verplicht aanwezig in het txt-bestand en bestaande in ProAcc (CCCRED,CDBEVE, CDKLEV, CFFACT).

AD Analytische rekening artikel Verplicht aanwezig in ProAcc indien analytische opvolging verplicht.

AE Munt Indien niet ingevuld wordt standaard EUR genomen. Indien ingevuld controle of valuta bestaat in ProAcc.

AG Hoeveelheid Verplicht aanwezig en > 0.

CHAPTER 7 | EXPORT/IMPORT VAN ABONNEMENTEN 38

(44)

Daadkrachtige business software, dat is wat Exact maakt. Voor meer dan 200.000 organisaties wereldwijd. Voor ondernemende doeners die hun dromen nog dezelfde dag in daden willen vertalen.

Exact heeft diezelfde mentaliteit. Dertig jaar geleden startten we als zes studenten een bedrijf, nu zijn we een internationale onderneming met 1.550 collega’s in 15 landen. Daarom zijn we gek op snelgroeiende bedrijven. En weten we als geen ander hoe innovatie voelt.

Onze business software zorgt ervoor dat je je voluit kunt richten op het volgende doel, de volgende uitdaging. Zodat je niet hoeft te wachten op wat de toekomst je brengt, maar je deze zelf kunt bepalen.

Analyseer, test en verbeter je product, je organisatie en je business model. Continu. Met de daadkrachtige business software van Exact.

Exact. Cloud business software.

www.exactsoftware.be

MCL820101NL003

Exact Software Belgium BVBA

Koningin Astridlaan 166 1780 WEMMEL België

Tel: +32 2 711 16 60 E-mail: info@exact.be Website: www.exactsoftware.be