VERVOER VAN DE MONSTERS

(1)

Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen

2007/39/LAB/NL/DISPATCH/P002

Procedure

“ V E R V O E R V A N D E M O N S T E R S ”

Versie 1

In toepassing vanaf 01-01-2008 Verantwoordelijke administratie Tony Vanhove Verantwoordelijke dienst Geert De Poorter

Bestemmelingen Medewerkers dispatching DG Laboratoria en DG Controle Afdeling Logistiek FAVV

Naam – functie / dienst Datum Handtekening Opgesteld

door:

Tony Vanhove

Medewerker dispatching

17/12/2007

Nagezien door:

Sacha Diaine

Verantwoordelijke dispatching

17/12/2007

Goedgekeurd door:

Geert De Poorter Directeur-generaal Bestuur Laboratoria

18/12/2007

Goedgekeurd door:

Jean-Marie Dochy Directeur-generaal Bestuur Controle

18/12/2007

(2)

Overzicht van de revisies

Revisie Van toepassing vanaf Reden en omvang van de revisie versie 1 01-01-2008 Installatie nieuw LIMS-systeem

Trefwoorden Vervoer Routes Dispatching

(3)

Inhoudstafel

1. Doel ...4

2. Toepassingsgebied...4

3. Referenties ...4

4. Definities en afkortingen ...4

5. Processen en Stroomdiagrammen ...4

5.1. Ophaal- en afzetroutes door “navettes” ...4

5.1.1. Ophaling Route Noord ...6

5.1.2. Ophaling Route Zuid...7

5.1.3. Ophaling FAVV LAB’S ...8

5.2. Monster genomen door de NOE + monsters genomen in het kader van verdachte monsternames (slachthuizen)...9

6. Bijlagen ...11

(4)

1. Doel

Deze procedure beschrijft de werking van het ophalen en vervoeren van de monsters en de bijbehorende documenten van de PCE’s naar de dispatchingcentra en vandaar naar de verschillende FAVV-labs.

2. Toepassingsgebied

Deze procedure omvat het vervoer van de monsters afkomstig en bestemd voor de dispatchingcentra.

3. Referenties

-

4. Definities en afkortingen

Definities/afkorting Verklaring

PCE: Provinciale Controle Eenheid

FAVV: Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen DMO: Dierenarts Met Opdracht

NOE: Nationale OpsporingsEenheid

5. Processen en Stroomdiagrammen

5.1. Ophaal- en afzetroutes door “navettes”

In bijlage 1 vindt men het overzicht terug van de vooropgestelde routes door het Bestuur Algemene Diensten, Dienst Logistiek. In dit overzicht is een volledige routebeschrijving per wagen gegeven en ook de geschatte tijdstippen van aankomst en vertrek. Het is noodzakelijk dat in de PCE alles in gereedheid gebracht een kwartier wordt een kwartier voor de geschatte aankomst zodanig dat de chauffeur enkel de bakken kan uitwisselen en de map met analyseaanvraagformulieren moet uitwisselen en terug kan vertrekken naar het volgende punt. Het is noodzakelijk dat de verantwoordelijke in de PCE ervoor zorgt dat alle stalen meegegeven worden met de chauffeur. In bijlage 3a, 3b en 3c vindt u de formulieren die moeten afgetekend worden bij ontvangst of levering van monsters. De chauffeurs laten op elke stopplaats het documenten tekenen. Deze documenten worden overgebracht naar Dispatchingcentrum Melle en daar bewaard.

Via de ophaalrondes zullen tevens de bakken en de isomobakken terugbezorgd worden aan de PCE. De verantwoordelijke voor de dispatching van de PCE vult elke dag op het blad (zie bijlage 2) vooraan de map, het aantal bakken per type en formaat dat hij/zij nodig heeft en geeft die mee in een map aan de chauffeur.

DE CHAUFFEURS ZULLEN NIET WACHTEN OP MONSTERS

(5)

Deze bakken worden dan de dag erna afgezet tijdens de volgende ophaling.

De voorraden van de bakken zullen zich bevinden in de Dispatchingcentra en de FAVV-labs. Het is de bedoeling dat dagelijks gecontroleerd wordt hoeveel bakken er nodig zijn en niet éénmaal in de week, gezien de beperkte laadcapaciteit van de wagens. In de stroomdiagrammen hieronder wordt er een overzicht gegeven van wat er per route moet gebeuren met betrekking tot de monsters en de mappen met de analyseaanvraagformulieren.

Zowel de verantwoordelijken in de PCE’s als in de dispatchingcentra en de laboratoria zorgen er samen met de chauffeurs voor dat alle bakken voor hen bestemd gelost of geladen worden.

Indien de chauffeurs merken dat ze hun bestemming met een vertraging zullen bereiken, bellen ze deze eerstvolgende bestemming en dispatchingcentrum op, met mededeling van de vermoedelijke vertraging. Dit moet zeker gebeuren een kwartier voor de vooropgestelde aankomsttijd. Het dispatchingcentrum in kwestie verwittigd alle daarop volgende stopplaatsen.

(6)

5.1.1. Ophaling Route Noord

BRUSSEL WTCIII

PCE BRUSSEL

lossen lege bakken

laden volle bakken

uitwisselen mappen

PCE BERGEN

DISPATCHING MELLE

lossen lege bakken

laden volle bakken

uitwisselen mappen

PCE BRUGGE

lossen lege bakken

laden volle bakken

uitwisselen mappen

lossen volle bakken

laden lege bakken PCE

ANTWERPEN en GENT

laden volle bakken labo Gentbrugge

afgeven mappen PCE BRUSSEL, BERGEN en

BRUGGE

meenemen mappen PCE ANTWERPEN, PCE GENT en labo Gentbrugge Labo Gentbrugge

PCE ANTWERPEN

lossen lege bakken

laden volle bakken

uitwisselen mappen

PCE GENT

DISPATCHING MELLE

lossen volle bakken PCE ANTWERPEN en PCE GENT lossen lege bakken labo gentbrugge

laden lege bakken PCE BRUSSEL, PCE

BERGEN en PCE BRUGGE

afgeven mappen PCE Antwerpen

en Oost- Vlaanderen en labo Gentbrugge lossen lege

bakken

laden volle bakken

uitwisselen mappen lossen volle

bakken

laden lege bakken

uitwisselen mappen

meenemen mappen PCE

BRUSSEL, BERGEN en

BRUGGE Laden NOE-

monsters (paarse label)

Laden NOE- monsters (paarse label)

Lossen NOE- monsters (paarse label)

Laden NOE- monsters (paarse label)

Laden NOE- monsters (paarse label) Laboratorium

Gentbrugge

Lossen NOE- monsters (paarse label)

Figuur 1: Stroomdiagramma Route Noord

(7)

5.1.2. Ophaling Route Zuid

BRUSSEL WTCIII

PCE HAASRODE

lossen lege bakken

laden volle bakken

uitwisselen mappen

PCE HASSELT

DISPATCHING GEMBLOUX

lossen lege bakken

laden volle bakken

uitwisselen mappen

PCE LUIK

lossen lege bakken

laden volle bakken

uitwisselen mappen

lossen volle bakken

laden lege bakken PCE LIBRAMONT en

PCE NAMEN

afgeven mappen PCE HAASRODE, PCE HASSELT

en PCE LUIK PCE LIBRAMONT

lossen lege bakken

laden volle bakken

uitwisselen mappen

PCE NAMEN

lossen lege bakken

laden volle bakken

uitwisselen mappen DISPATCHING

GEMBLOUX

laden lege bakken PCE HAASRODE, PCE HASSELT

en PCE LUIK lossen volle

bakken

meenemen mappen PCE LIBRAMONT en

PCE NAMEN

meenemen mappen PCE HAASRODE, PCE HASSELT

en PCE LUIK afgeven mappen

PCE LIBRAMONT en

PCE NAMEN Laboratorium

Gentbrugge (Enkel laatste werkdag van de

week) lossen NOE-

monsters (paarse label)

Figuur 2: Stroomdiagramma Route ZUID

(8)

5.1.3. Ophaling FAVV LAB’S

BRUSSEL WTCIII

DISPATCHING MELLE

laden stalen Tervuren, Luik,

Gembloux

meenemen mappen labo's

TERVUREN, LUIK, GEMBLOUX, MELLE en PCE

OTTIGNIES TERVUREN

DISPATCHING GEMBLOUX

lossen volle bakken

laden lege bakken

uitwisselen mappen

PCE OTTIGNIES

lossen lege bakken

laden volle bakken

uitwisselen mappen

lossen volle bakken PCE OTTIGNIES lossen stalen bestemd GEMBLOUX Laden lege bakken PCE OTTIGNIES

laden volle bakken MELLE, GENTBRUGGE, TERVUREN en

LUIK

uitwisselen mappen PCE OTTIGNIES en mappen MELLE en GEMBLOUX toevoegen formulieren in mappen LUIK en TERVUREN uithalen formulieren uit verschillende mappen LUIK

lossen volle bakken

laden lege bakken DISPATCHING

MELLE

lossen volle bakken

afgeven alle mappen

uitwisselen mappen

laden stalen bestemd voor externe labo's

ZUID

laden stalen bestemd voor externe labo's NOORD lossen stalen bestemd voor externe labo's ZUID

lossen stalen bestemd voor externe labo's

NOORD Laboratorium

Gentbrugge

lossen NOE- stalen (Paarse

label)

(9)

5.2. Monster genomen door de NOE + monsters genomen in het kader van verdachte monsternames (slachthuizen)

Verduidelijking dispatching monsters genomen door de NOE + monsters genomen in het kader van verdachte monsternames (slachthuizen)

• Route Noord

De monsters genomen door de NOE of de verdachte monsters (slachthuizen) worden niet meer afgezet in het dispatchingcentrum Melle maar rechtstreeks afgezet in het laboratorium FLVVG. Dit houdt concreet in dat de monsters aangeduid met het paarse label en de bijhorende paarse ringmappen meegegeven door de PCE’s BxL, HAI en WVL bij de eerste stop niet afgezet worden in dispatchingcentrum Melle maar dat die monsters in de navette blijven en bij de volgende stop (nl.

FLVVG) afgezet worden. Daarna worden de monsters opgehaald in PCE’s ANT en OVL. Na deze ophalingen wordt er eerst gestopt in het laboratorium FLVVG i.p.v. dispatchingcentrum Melle. Hier worden enkel de monsters afgezet genomen door de NOE en de verdachte monsters genomen in de slachthuizen, de rest van de monsters wordt dan afgezet in de volgende stop nl. dispatchingcentrum Melle. Deze uitbreiding is geldig voor elke werkdag en enkel als er monsters aanwezig zijn genomen door de NOE of indien er verdachte monsters (slachthuizen) aanwezig zijn.

• Route Zuid

Indien er monsters genomen zijn door de NOE of indien er verdachte monsters genomen zijn in de slachthuizen bij route zuid dan moeten die nog dezelfde dag geleverd worden aan het laboratorium FLVVG. Daarom moet er bij de laatste stop nl. in het dispatchingcentrum Gembloux gekeken worden of er al dan niet monsters genomen door de NOE aanwezig zijn (makkelijk te herkennen aan de paarse kleur). Indien er monsters aanwezig zijn genomen door de NOE of indien er verdachte monsters aanwezig zijn genomen in een slachthuis dan moeten deze nog dezelfde dag geleverd aan het laboratorium FLVVG. Daarom moet de navette (indien nodig) nog doorrijden naar FLVVG. Deze uitbreiding is enkel geldig de laatste werkdag van de week en enkel als er monsters aanwezig zijn genomen door de NOE of als er verdachte monsters (slachthuizen)aanwezig zijn.

• Route FAVV LAB’s

Indien er bij de laatste stop in het dispatchingcentrum Melle nog monsters aanwezig zijn genomen door de NOE of als er nog verdachte monsters (slachthuizen) aanwezig zijn dan moeten deze nog dezelfde dag afgeleverd worden. Daarom moet de navette (indien nodig) nog doorrijden naar FLVVG.

Deze uitbreiding is geldig voor elke werkdag en enkel als er monsters aanwezig zijn genomen door de NOE of als er verdachte monsters (slachthuizen) aanwezig zijn.

Verwittigen van het laboratorium FLVVG

Elke werkdag moet het dispatchingcentrum Gembloux, nadat de toer FAVV LAB’s vertrokken is uit Gembloux, het laboratorium FLVVG verwittigen of er al dan niet monsters aanwezig zijn die genomen zijn door de NOE of als er al dan niet verdachte monsters (slachthuizen) aanwezig zijn. FLVVG wordt altijd telefonisch verwittigd door contact op te nemen met de labodirecteur of zijn vervanger. Hierdoor weet de labodirecteur of er nog iemand moet wachten op de navette.

Iedere laatste werkdag van de week moet na de laatste aflevering van monsters bij route zuid contact opgenomen worden door het dispatchingcentrum Gembloux met de labodirecteur van FLVVG of er al dan niet monsters aanwezig zijn die genomen zijn door de NOE of als er al dan niet verdachte monsters (slachthuizen) aanwezig zijn. Hierdoor weet de labodirecteur of er nog iemand moet wachten op de navette.

(10)

Monsters in onderaanneming

Monsters die in onderaanneming worden geanalyseerd door een extern laboratorium, worden opgehaald door het extern laboratorium in FLVVG. FLVVG moet wel eerst het extern laboratorium telefonisch verwittigen.

(11)

6. Bijlagen

Bijlage 1 : routes en geschatte tijdstippen uitgewerkt door de Logistieke Dienst OPHALING ROUTE NOORD

Code Vertrek Uur

aankomst

Ophalings Tijd

Uur vertrek

Middag pauze

Km

Brussel P ↑ 8h40

Mons P ↑ 9h30 15’ 9h45 72

Brugge P ↑ 10h45 15’ 11h00 125

Melle D ↓ 11h40 52

30’

Melle D L ↑ 12h30

Gentbrugge L ↓ 12h40 15’ 12h55 4

Antwerpen P ↑ 13h45 15’ 14h00 56

Gent P ↑ 14h50 15’ 15h05 58

Gentbrugge L ↓ 15h15 10’ 15h25 5

Melle D ↓ 15h35 15’ 15h50 7

Brussel 16h40 45

Totaal Km 424

OPHALING ROUTE ZUID

Code Vertrek Uur

aankomst

Ophalings Tijd

Uur vertrek

Middag pauze

Km Brussel 8h30

Haasrode P ↑ 9h00 10’ 9h10 28

Hasselt P ↑ 10h00 15’ 10h15 70

Liège P ↑ 10h45 15’ 11h00 50

Gembloux D ↓ 11h50 73

30’

Gembloux D 12h30

Libramont P ↑ 13h40 15’ 13h55 99

Namur P ↑ 14h45 15’ 15h00 83

Gembloux D ↓ 15h20 15’ 15h35 21

Gentbrugge L ↓ ?

Bruxelles 16h15 50

Totaal Km 474

(12)

OPHALING ROUTE LABO

Code Vertrek Uur

aankomst

Ophalingstijd Uur vertrek

Middag pauze

Km Brussel 8h30

Melle D L ↑ 9h15 15’ 9h30 43

Tervuren L ↓ 10h30 15’ 10h45 60

Ottignies P ↑ 11h15 15’ 11h30 25

Gembloux D L ↓ 12h00

30’

Gembloux D L ↑ 13h00

Liège L ↓ 14h00 15’ 14h15 65

Melle D L ↓ 16h15 15’ 16h30 145

Gentbrugge L↓ ? 5’ ? 6

Brussel 17h15 47

Totaal Km 438

Code:

P = UPC/PCE L = Laboratorium D= Dispatching

↓ monsters deponeren ↑ monsters ophalen

(13)

Bijlage 2 : Aanvulling bakken

Datum Type AANTAL Types (enkel nummer van type dat gewenst is opgeven)

Isothermische dozen :

Nr 1 : 2 kg (294x208x85mm) 5,2 l Nr 2 : 5 kg (373x273x103mm) 10,5 l Nr 3 : 8 kg (370x269x190mm) 16,9 l Nr 4 : 25 kg (746x348x175mm) 45,4 l Nr 5 : Europe 3/140 (535x335x140mm)

draaistapelbakken

Nr 6 : 25 l (600x400x150mm) Nr 7 : 50 l (600x400x300mm) Nr 8 : 70 l (600x400x400mm)

DIT FORMULIER DIENT STEEDS BEWAARD TE WORDEN IN DE MAP VAN DE PCE.

DE VOLLE EXEMPLAREN MOGEN NIET VERNIETIGD WORDEN

(14)

Bijlage 3a : Afhalen en ophalen monsters dispatching: Route NOORD

Datum:

PCE/Labo/Dispatchingcentrum Naam + handtekening medewerker dispatching

PCE Brussel

UPC Hainaut

PCE West-Vlaanderen

Dispatchingcentrum Melle

Labo Gentbrugge

PCE Antwerpen

PCE Oost-Vlaanderen

Labo Gentbrugge (enkel bij aanwezigheid van NOE-monsters)

(15)

Bijlage 3b : Afhalen en ophalen monsters dispatching: Route Zuid

Datum:

PCE Vlaams Brabant

PCE Limburg

UPC Liège

Dispatchingcentrum Gembloux

UPC Luxembourg

UPC Namur

Labo Gentbrugge (enkel bij aanwezigheid van NOE-monsters, enkel de laatste werkdag)

(16)

Bijlage 3c : Afhalen en ophalen monsters dispatching: Route FAVV-lab’s

Datum:

Labo Tervuren

UPC Brabant Wallon

Labo Liège

Labo Gentbrugge (enkel bij aanwezigheid van NOE-monsters)