1
Wob-wijzer
Inhoud
1. Een korte inleiding: wat is een Wob-verzoek? 1
2. Het proces van afhandeling 1
3.1 Ontvangst Wob-verzoek 2
3.2 Behandeling Wob-verzoek 3
3.3 Bezwaar 7
1. Een korte inleiding: wat is een Wob-verzoek? ... 1
2. Het proces van afhandeling ... 2
3.1 Ontvangst Wob-verzoek ... 2
3.2 Behandeling Wob-verzoek ... 3
3.3 Bezwaar ... 7
Wob-wijzer: het proces en de kaders
Deze Wob-wijzer geeft uitgebreide uitleg over de Wet openbaarheid van bestuur, de kaders en de provinciale werkwijze voor het afdoen van Wob-verzoeken. De provinciale werkwijze is tevens verwerkt in een stroomschema, klik hiervoor op proceskaart.
1. Een korte inleiding: wat is een Wob-verzoek?
Een Wob-verzoek is een verzoek om informatie neergelegd in documenten over een bestuurlijke aangelegenheid.
Op grond van de Wet openbaarheid van bestuur kan iedereen een verzoek om informatie indienen bij een overheidsinstelling. Er gelden geen vereisten voor het indienen van een Wob- verzoek. Het verzoek moet betrekking hebben op informatie over bestuurlijke aangelegenheden, die aanwezig (of in beheer) is bij de organisatie en ergens is vastgelegd. De vorm van de
informatie waar om gevraagd wordt maakt niet uit, het kunnen bijvoorbeeld ook mails, geluidsbanden, kaarten, films of foto’s zijn.
Waarom iemand een Wob-verzoek indient, hoeft niet te worden gemotiveerd. Ook hoeft de indiener niet letterlijk te vermelden dat het om een Wob-verzoek gaat. Het is dus aan ons om de verzoeken om informatie goed te lezen en daaruit op te maken dat het om een Wob-verzoek gaat.
De gevraagde informatie wordt niet alleen aan de Wob-verzoeker verstrekt, maar moet tevens (na verstrekking aan de indiener) openbaar gemaakt worden zodat de info ook toegankelijk is voor derden. De openbaar gemaakte documenten komen op onze website: gelderland.nl.
In de Proceskaart wordt stapsgewijs uitgelegd hoe een Wob-verzoek wordt afgehandeld. Het proces van afhandeling van een Wob-verzoek is globaal onder te verdelen in deze 5 onderdelen.
2 2. Het proces van afhandeling
3.1 Ontvangst Wob-verzoek 3.2 Behandeling Wob-verzoek 3.3 Bezwaar
Voor de afhandeling van het Wob-verzoek is het van belang om na te gaan of het onderwerp politiek gevoelig is. Bij de afhandeling van het Wob-verzoek wordt contact opgenomen met de inhoudelijk betrokken medewerker, zodat de context van het verzoek duidelijk wordt en samen bepaald kan worden of het politiek gevoelig is. Daarnaast wordt ook gevraagd aan de
medewerker of hij/zij de benodigde stukken kan aanleveren. Nadat deze stukken zijn aangeleverd wordt bepaald welke delen niet openbaar gemaakt worden. Denk hierbij aan de
uitzonderingsgronden en de NAW-gegevens.
Als het Wob-verzoek politiek gevoelig ligt, dan loopt de afhandeling via het College van GS. Zo niet, dan wordt het verzoek via de ambtelijke route (ambtelijk mandaat) afgedaan. Deze afweging beïnvloedt de loop van het proces en de termijnen.
Hieronder volgt een beschrijving van ieder onderdeel, bestaande uit meerdere stappen.
3.1 Ontvangst Wob-verzoek
Voordat het Wob-verzoek inhoudelijk in behandeling wordt genomen moeten eerst de volgende stappen worden doorlopen. De stappen worden hieronder toegelicht:
1. Check of het een Wob-verzoek is;
2. Check of het Wob-verzoek al geregistreerd staat in DocBase;
3. Is het verzoek duidelijk en afgekaderd;
4. Stuur een ontvangstbevestiging.
Stap 1: controle
Check of het verzoek inderdaad een Wob-verzoek is. Er zijn vier controlevragen:
1. Wordt er gevraagd om informatie die ergens door ons is vastgelegd?
2. Is de gevraagde informatie in ons bezit?
3. Is de informatie reeds openbaar & toegankelijk?
4. Gaat het verzoek over ons beleid of over de voorbereiding/uitvoering hiervan?
Is de informatie reeds beschikbaar en openbaar toegankelijk (en dus door de indiener te raadplegen, bij de provincie of elders) dan kan hiernaar worden verwezen en is er geen sprake van een Wob-verzoek. Is dit het geval, dan moet de indiener hierover worden geïnformeerd.
Bij een Wob-verzoek van een burger, wordt de afzender standaard door de afdeling DIV gecontroleerd in het GBA (Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens). Dit om te checken of we met een werkelijk bestaand persoon te maken hebben (woont persoon op adres).
Deze check wordt gedaan door DIV bij het inboeken van het verzoek in DocBase. Indien de indiener niet bevoegd is, overleg je samen met de Wob-adviseur over de verdere afhandeling.
Doel van deze check is misbruik van de Wob te voorkomen.
Stap 2: het Wob-verzoek moet geregistreerd staan in DocBase
Is dit niet het geval, dan zorg je zelf voor de registratie in DocBase. Dit kun je doen door het Wob-verzoek naar post@gelderland.nl te sturen of je zet het verzoek zelf in DocBase.
3 Registratie is nodig voor de afhandeling van het Wob-verzoek maar ook om later stukken terug te kunnen vinden, bijvoorbeeld in geval er een bezwaarzaak volgt of als er nog eens een dergelijk Wob-verzoek wordt ingediend. Ook worden er overzichten van Wob-zaken uit het archief samengesteld.
Wees je ervan bewust dat ook collega’s (jouw) stukken terug moeten kunnen vinden in DocBase.
Dit geldt niet alleen in geval van de Wob, maar voor al ons werk. Denk hierbij aan de een goede invulling van de inhoud.
Stap 3: duidelijkheid en afgekaderd
Mocht het Wob-verzoek onvoldoende duidelijk zijn wordt contact opgenomen met de indiener.
Dit kan helpen om het verzoek te concretiseren en mogelijk in te perken. In de meeste gevallen wordt al contact opgenomen met de indiener.
Stap 4: stuur een ontvangstbevestiging uit
Een Wob-verzoek moet binnen vier weken afgehandeld worden, deze termijn kan eenmalig verlengd worden met vier weken. Bij een politiek gevoelig Wob-verzoek moet je rekening houden met minimaal twee weken extra in verband met agendering van de beantwoording in P-beraad en GS en dus moet je gaan verdagen.
Is er een zienswijze van een derde-belanghebbende nodig, dan kost dit nog eens minimaal twee weken extra tijd.
Toelichting: Bij de ontvangst van een Wob-verzoek wordt een ontvangstbevestiging met
vermelding van de termijn waarbinnen je het Wob-verzoek afhandelt, verzonden. Als je verwacht dat dit niet binnen de termijn lukt, dan moet je ‘verdagen’. Uitstel moet goed gemotiveerd worden. De motivatie is van belang vanuit klantvriendelijkheid én in geval de indiener bezwaar maakt. Het heeft de voorkeur een eventuele verdaging direct bij de verzending van de
ontvangstbevestiging te melden.
3.2 Behandeling Wob-verzoek
Nu de termijn van afhandeling) bekend is, kan aan de slag worden gegaan met de inhoudelijke afhandeling. De stappen worden hieronder toegelicht:
1. Betrek de inhoudelijk betrokken collega bij behandeling Wob-verzoek 2. Contact opnemen met indiener Wob-verzoek
3. Rondvraagnotitie voor GS bij politiek gevoelig Wob-verzoek 4. Bepaal of je de gevraagde informatie kunt leveren
5. Indien het Wob-verzoek (gedeeltelijk) wordt afgewezen en de provincie dus niet gaat leveren, dan moet dit goed onderbouwd worden
6. Verzamel alle gevraagde informatie en neem deze informatie grondig door 7. Beoordeel of een zienswijze aangevraagd moet worden
8. Uitzonderingsgronden bij het openbaar maken 9. Beantwoording Wob-verzoek
10. Publicatie op de website
Stap 1: betrek de inhoudelijk betrokken collega bij behandeling Wob-verzoek
4 De inhoudelijke betrokken collega zal dan ook context geven over het onderwerp waarover het Wob-verzoek gaat op basis daarvan zal worden beoordeeld of het een politiek gevoelige zaak betreft. Ook wordt afgesproken hoe de benodigde stukken worden aangeleverd en wat de vervolgafspraken zijn.
Wanneer is het politiek gevoelig:
• Is er sprake is van tegengestelde belangen?
• Betreft het een lopende politieke discussie?
• Is er media-aandacht voor dit onderwerp?
• Is een bestuurder of ambtenaar direct betrokken bij dit onderwerp?
• Bij twijfel, raadpleeg een collega, je leidinggevende of de portefeuillehouder. De portefeuillehouder geeft uiteindelijk de doorslag of het verzoek politiek gevoelig is.
Politiek gevoelige Wob-verzoeken worden via het College van Gedeputeerde Staten afgehandeld.
Stap 2: contact opnemen met indiener Wob-verzoek
Het doel van dit gesprek is om concreter te krijgen wat de indiener graag openbaar maken zou willen maken, zodat het Wob-verzoek naar tevredenheid van alle partijen wordt behandeld.
Stap 3: rondvraagnotitie voor GS bij politiek gevoelig Wob-verzoek
De ontvangst van een politiek gevoelig Wob-verzoek wordt zo spoedig mogelijk in de
vergadering van GS aangekondigd, zodat het gehele college geïnformeerd is. Dit is van belang voor het geval er persvragen komen. Door de rondvraagnotitie Wob, wordt GS op de hoogte gebracht van het ontvangen verzoek, de inhoud en wordt uitgelegd hoe het verzoek wordt behandeld. Hierbij valt te denken aan de vraag welke stukken verstrekt gaan worden, wie betrokken wordt bij de afhandeling en wanneer het te nemen besluit in GS komt.
Over het besluit en de te verstrekken stukken wordt voorafgaand aan de agendering in de GS- vergadering afgestemd met de portefeuillehouder, bij voorkeur via het P-beraad.
Stap 4: bepaal of de gevraagde informatie geleverd kan worden
Er hoeft alleen informatie geleverd te worden die al bestaat; informatie die dus is vastgelegd.
Denk hierbij aan brieven, rapporten, verslagen en e-mails. Het kunnen ook geluidsbanden, foto’s of video’s zijn. Er geldt geen ‘maakplicht’ bij de Wob.
DocBase is als archiefsysteem, een goede plek om te beginnen met het verzamelen van
documenten. Ook kan worden gekeken naar outlookmappen van de betrokken medewerkers en de portefeuillehouder. Het kan ook zijn dat informatie in een gedeelde of persoonlijke data-map is opgeslagen, of op een SharePoint of project/programma-pagina.
Indien de provincie niet kan leveren, omdat de provincie niet over de informatie beschikt of omdat we op basis van de Wet openbaarheid van bestuur niet hoeven te leveren, kun je het Wob- verzoek afwijzen.
Wanneer informatie (gedeeltelijk) niet bij Provincie Gelderland aanwezig is, maar wel bij een andere overheidsinstantie, dan moet het Wob-verzoek (gedeeltelijk) doorgestuurd worden naar die andere overheidsinstantie, met een afschrift aan de indiener. Het kan zijn dat een gedeelte van de informatie verstrekt kan worden. In dat geval is de uiteindelijke beslissing een gedeeltelijke toewijzing.
5 Stap 5: indien het Wob-verzoek (gedeeltelijk) wordt afgewezen en de provincie dus niet gaat leveren dan moet dit goed onderbouwd worden
De afwijzing moet vallen onder de uitzonderingsgronden die staan in artikel 10 en 11 van de Wet Openbaarheid van Bestuur, voorbeelden zijn:
• Bedrijfs- en fabricagegegevens die vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld;
• Persoonsgegevens (volgens §2 van de Wet bescherming persoonsgegevens);
• Onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokkenen (personen, organisaties).
• Persoonlijk beleidsopvattingen.
Een beroep doen op deze uitzonderingsgronden luistert heel nauw.
Er gelden twee gradaties van afwijzing:
• Geheel afwijzen: Provincie Gelderland levert de gevraagde informatie niet;
• Gedeeltelijk afwijzen: Provincie Gelderland levert slechts een deel van de gevraagde informatie. In dit geval worden een aantal documenten niet verstrekt en/of gedeeltes onleesbaar gemaakt.
Stap 6: verzamel alle gevraagde informatie en neem deze informatie grondig door
Het is verstandig collega’s of een manager te raadplegen; twee weten meer dan één. Controleer of alle te verstrekken informatie verzameld is en beoordeel of het vertrouwelijk is en of het (gedeeltelijk) openbaar gemaakt mag worden. Bij de Wob geldt dat de laatste versie van een document verstrekt wordt en de voorgaande concepten dus niet. Hiermee wordt voorkomen dat doublures of verschillende versies worden verstrekt. De stukken worden als bijlage verstrekt bij het besluit op het Wob-verzoek.
Stap 7: beoordeel of een zienswijze aangevraagd moet worden
Mocht een bepaald document betrekking hebben op een bedrijf of persoon, dan is er sprake van een derde belanghebbende(n). In dit geval moet de derde belanghebbende(n) in de gelegenheid worden gesteld om aan te geven of hij/zij het eens is met het verstrekken van de informatie. Dit gaat middels een verzoek om een zienswijze. In de zienswijzeperiode wordt de
afhandelingstermijn opgeschort voor twee weken. In het verzoek om een zienswijze moet een reactietermijn genoemd worden. Normaal gesproken is dit een termijn van twee weken. Bij het verzoek wordt de informatie die we openbaar willen maken bijgesloten. De indiener van het Wob- verzoek moet ook over de zienswijzeprocedure inclusief de opschorting van de
afhandelingstermijn geïnformeerd worden.
Stap 8: uitzonderingsgronden bij het openbaar maken
Nadat een zienswijze is ingediend, wordt beoordeeld of het wel/niet nagevolgd kan worden. De zienswijze kan ook gedeeltelijk worden gevolgd. Vervolgens wordt de indiener van de zienswijze op de hoogte gebracht of we zijn zienswijze navolgen. Ook wordt gemeld dat de derde
belanghebbende(n) twee weken de tijd heeft om naar de voorzieningenrechter te stappen openbaarmaking van de informatie te voorkomen.
Anonimisering gebeurt door digitaal zwarte balkjes te plaatsen over de informatie die niet zichtbaar mag zijn. Daarbij wordt zorgvuldig gekeken naar welke informatie weggelakt moet
6 worden en moet gemotiveerd worden waarom deze informatie weggelakt wordt. Te veel
weggelakte informatie of onvoldoende gemotiveerde anonimisering kan een grond voor de Wob- verzoeker om bezwaar te maken.
Wat wel en niet geanonimiseerd moet worden, vind je terug in artikel 10 en 11 van de Wet Openbaarheid van Bestuur.
Je kunt hiervoor tevens de volgende twee bestanden raadplegen:
• Coderingslijst: geeft aan wat geanonimiseerd mag worden op basis van artikel 10 en 11;
• Persoonsgegevens: de handleiding anonimiseren van DIV geeft aan welke persoonsgegevens geanonimiseerd mogen worden.
De anonimisering wordt door DIV gedaan vóórdat het besluit op het Wob-verzoek door de leidinggevende of GS wordt afgedaan. DIV laat eerst ter controle zien welke informatie weggelakt wordt voordat deze definitief zwart wordt gemaakt. Bij de besluitvorming moet immers alle te verstrekken informatie bijgesloten worden.
Stap 9: beantwoording Wob-verzoek.
Nu de stukken klaarliggen voor openbaarmaking kan de beslissing op het Wob-verzoek worden geschreven. Voor het verzenden moet in beide gevallen de gehele afhandeling in DocBase worden gezet. De gehele afhandeling bestaat uit de beslissing én de bijlagen. Indien na de ontvangst van het Wob-verzoek contact is geweest met de Wob-verzoeker of derden, dient dit ook in DocBase te staan. De ondertekening van de afhandeling (beslissing toewijzen of afwijzen) loopt via Besluiten 2.0.
Indien het Wob-verzoek niet als politiek gevoelig is bestempeld, kan de beslissing ambtelijk worden afgedaan.
Bij politiek gevoelige Wob-verzoeken dient de beslissing te worden afgedaan door GS.
Hiervoor geldt dat eerst agendering in GS nodig is. Dit loopt ook via Besluiten 2.0. Stukken die in GS geagendeerd worden, moeten altijd met de gedeputeerde worden afgestemd. De
gedeputeerde brengt namelijk het stuk in GS. Deze afstemming kan bilateraal of in het P-beraad.
De laatste variant heeft de voorkeur. Voor besluitvorming via GS worden naast de Wob-stukken, een GS-brief, een persoonlijke beleidsopvatting en een Statenbrief in Besluiten 2.0 gezet. Door de Statenbrief is Provinciale Staten geïnformeerd voordat de stukken openbaar gemaakt worden.
Na akkoord van de gemandateerde zorgt DIV voor verzending.
Alleen als een zienswijze niet wordt opgevolgd, ontvangt de verzoeker de gevraagde documenten later dan het besluit. Zodat de indiener van de zienswijze twee weken de gelegenheid heeft om beroep tegen het openbaar maken aan te tekenen bij de voorzieningenrechter. De verzoeker wordt hiervan op de hoogte gebracht in de beslissingsbrief. Bij geen reactie wordt ervan uitgegaan dat er geen bezwaar is op openbaarmaking.
Verzending stukken Wob-verzoek
Er zijn twee mogelijke situaties van verzending van de bijlage(n) bij de afhandeling van een Wob- verzoek. Bij een grote hoeveelheid aan bijlagen worden de stukken verzonden via Extranet, bij kleinere bestanden wordt dit direct meegezonden met de beslissing.
7 Stap 10: publicatie op de website
Nadat het Wob-verzoek is afgehandeld en de beslissing aan de indiener van het Wob-verzoek is gestuurd, moet het Wob-verzoek gepubliceerd worden op de site van Provincie. Wob-verzoeken die volledig worden afgewezen worden niet op de website geplaatst. Deze werkwijze om de verstrekte informatie ook aan derden beschikbaar te stellen, is een afspraak van het college van Gedeputeerde Staten met Provinciale Staten. Tevens helpt het ons als organisatie om zo transparant mogelijk te zijn en derden bij vragen te verwijzen naar reeds openbaar gemaakte informatie.
Notabene: het gaat hierbij alleen om informatie die afkomstig is van de provincie. De stukken die geplaatst worden op de site zijn: de beslissing en de verstrekte informatie.
Let op: de beslissing wordt geanonimiseerd door Div, voordat deze met de bijlage(s) gepubliceerd worden.
Er zijn uitzonderingen op publicatie. Informatie die reeds openbaar is of indien er
uitvoeringsproblemen zijn, bijvoorbeeld als er geen documenten aan Wob-verzoeker zijn verstrekt, maar als verzoeker toegang kreeg tot het archief of als er een te grote hoeveelheid documenten wordt verstrekt, hoeft niet gepubliceerd te worden.
Wob-verzoeken op onze site zijn een aantal maanden zichtbaar. Daarna gaan ze naar het web- archief en zijn ze nog via de zoekfunctie te raadplegen.
3.3 Bezwaar
Als de indiener van een Wob-verzoek het niet eens is met de afhandeling, kan hij bij de commissie Rechtsbescherming een bezwaar indienen.
De bezwaarfase heeft ook weer bepaalde termijnen, formats en regels. Voor de bezwaarfase wordt een juridisch adviseur van de afdeling BJZ ingeschakeld.
De indiener kan binnen zes weken na besluit op het Wob-verzoek bezwaar maken. Vervolgens buigt de commissie zich over het bezwaar. De commissie Rechtsbescherming is een
onafhankelijke externe commissie die de betrokken partijen hoort en advies aan het college van Gedeputeerde Staten uitbrengt over de ingediende bezwaren. Daarna heroverweegt het college het besluit en wordt een ‘beslissing op bezwaar’ gegeven. De behandelaar van het Wob-verzoek bereidt samen met de juridisch adviseur de heroverweging voor en formuleert de beslissing op bezwaar. Soms betekent dit dat er een herziening of aanvulling op de afhandeling van het Wob- verzoek moet komen.
Voor een eventueel bezwaar is het nodig dat je altijd de originele set van te verstrekken informatie bewaart.
Nadat de bezwaarfase is doorlopen, kan de indiener van het Wob-verzoek nog beroep resp.
hoger beroep aantekenen bij de rechtbank resp. afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State.
