Voortgangsrapportage Raad
Programmaplan Samenwerking en E-overheid
Raadsinformatie Nummer: 3
Datum: 12 juni 2012
Steller: Simone Van Eenoo, programmamanager
Inleiding
Hierbij ontvangt u de derde voortgangsrapportage die als basisinformatie dient voor de gezamenlijke raads-/ commissiebijeenkomst op woensdag 20 juni 2012.
Tijdens deze gezamenlijke bijeenkomst wordt onder andere een presentatie gegeven over de verschillen tussen de begrotingen van Asten en Someren.
De volgende onderwerpen worden in deze voortgangsrapportage behandeld:
1. Randvoorwaarden samenwerking;
2. Voortgang E-overheid projecten;
3. Voortgang projecten samenvoeging Bedrijfsvoering;
4. Overige samenwerkingsinitiatieven;
5. Mijlpalen.
1. Randvoorwaarden samenwerking
Bij de rapportage over de samenvoeging van de Bedrijfsvoering zijn een aantal randvoorwaarden benoemd die ingevuld moeten worden om de samenvoeging en de daarmee samenhangende besparingen te kunnen realiseren. Hierbij moet u denken aan het harmoniseren van processen, procedures, richtlijnen en aansturing. Toen het Gezamenlijke Managementteam (GMT) hiermee aan de slag is gegaan, werd al snel duidelijk dat er een aansturingsvisie moest komen die voor beide organisaties van toepassing is.
Met een gezamenlijke aansturingsvisie maken we heldere afspraken over een uniforme aansturing van de processen waarbinnen Asten en Someren samenwerken. En dat zijn er nogal wat.
2/5 Uitgangspunt is dat medewerkers verantwoording afleggen aan één leidinggevende en gestaag toewerken naar een cultuur gericht op resultaten, middelen en gewenst gedrag. We zijn ervan overtuigd dat een uniforme aansturing noodzakelijk is om de samenwerkingsdoelstellingen te realiseren.
Deze aansturingsvisie is inmiddels uitgewerkt en gepresenteerd aan beide colleges en op 15 mei 2012 formeel vastgesteld in de afzonderlijke collegevergaderingen. Het GMT kan nu aan de slag met de verdere uitwerking. Hierbij wordt ook het advies van de accountant betrokken die een beperkt onderzoek uitvoert naar de samenwerking tussen Asten en Someren.
2. Voortgang E-overheid projecten
Op dit moment zijn er zo’n 8-tal grote projecten in het kader van de E-overheid actief en die op onderdelen in de implementatiefase zijn beland. Het betreft de volgende projecten:
• Modernisering GBA (mGBA);
• Doorontwikkeling website;
• Klantencontactcentrum (KCC);
• Kennisportaal;
• Basisregistraties;
• Document Management Systeem (DMS);
• Implementatie Givas;
• Invoering midoffice.
Bij de doorontwikkeling van de website is tussentijds de visie aangepast en is de keuze gemaakt om over te stappen naar open source software. Daarnaast is er gewisseld van projectleider.
Hierdoor heeft het project enige vertraging opgelopen, echter de datum 1 januari 2013 blijft overeind en dan is er voor beide gemeenten een nieuwe website.
Op 2 januari 2012 is de afsprakenmodule in beide gemeenten in gebruik genomen en op 11 januari 2012 is het KCC in Someren officieel in gebruik genomen. Door de afsprakenmodule in gebruik te nemen kunnen burgers nu ook via de website een afspraak inplannen voor een aantal producten en diensten. Tevens zijn beide gemeenten per 1 april 2012 overgestapt op het volledig werken op afspraak bij publiekscontacten. De eerstvolgende mijlpaal die in het kader van Antwoord© bereikt moet worden is het behalen van fase 3 van Antwoord©.
Realiseren van fase 3 (Frontoffice heeft antwoord©) betekent dat gewerkt wordt aan de volgende situatie. Voor het contact met de burger hebben beide gemeenten één frontoffice opgezet. Hier komen alle distributiekanalen en diensten samen. Het maakt voor de burger niet uit welk kanaal hij kiest: de vraag hoeft maar één keer te worden gesteld en het antwoord is juist, volledig en actueel.
Kenmerkend voor deze fase is dat de frontoffice nog niet de regie neemt op de afhandeling van de vraag. Complexere vragen worden doorgezet naar de backoffice en zijn dan uit het vizier van de frontoffice.
3. Voortgang projecten samenvoeging Bedrijfsvoering
Inmiddels hebben beide ondernemingsraden een positief advies afgegeven over de projectplannen samenvoeging Bedrijfsvoering en hebben de colleges een definitief besluit genomen. De diverse teams zijn per 26 januari 2012 fysiek bij elkaar gehuisvest en in mei 2012 is het afdelingshoofd Bedrijfsvoering formeel benoemd. De uitvoering van de projectplannen verloopt conform planning.
Buitendiensten en gemeentewerf
De gemeentewerf van Someren is op 27 december 2011 verhuisd naar de gemeentewerf van Asten. Het kernteam heeft op 27 februari 2012 de projectopdracht samenwerking buitendiensten Asten-Someren vastgesteld. Het is de bedoeling om per 1 januari 2013 een samengevoegde buitendienst Asten- Someren te hebben.
Maatschappelijke Ontwikkeling
De eerste business case van de samenwerking op het gebied van Welzijn/WMO is inmiddels vastgesteld. Dit betreft met name drie grote transities die op komst zijn, namelijk:
• decentralisatie Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten (AWBZ);
• transitie jeugdzorg;
• Wet Werkeloosheidsvoorziening (WWV).
De tweede business case over de mogelijkheden om de overdekte sportaccommodaties en
zwembaden samen te onderhouden en te beheren, wordt opgesteld in het derde kwartaal van 2012.
Openbare Orde & Veiligheid
Inmiddels is ook een business case gestart over de samenwerking op het gebied van openbare orde, veiligheid en APV/ bijzondere wetten. Bij het schrijven van deze rapportage is nog niet bekend welke keuzes zijn gemaakt.
Planning &Control en team Kwaliteit & Control
Verder is de projectopdracht samenvoeging team Planning & Control en team Kwaliteit & Control vastgesteld. Het is de bedoeling dat per 1 januari 2013 de beide teams fysiek zijn samengevoegd op één werklocatie.
Gebouwenbeheer
Tot slot is eveneens de projectopdracht samenvoeging gebouwenbeheer vastgesteld. Uitgangspunt is dat de werkzaamheden worden samengevoegd.
4. Overige samenwerkingsinitiatieven
Er zijn momenteel geen concrete andere initiatieven, anders dan vermeld onder punt 2 en 3.
Bijlagen
4/5 Bijlage 1 Totaaloverzicht lopende initiatieven
Datum
Actie Wie Uitvoering
9-12-10 Business case informatiebeveiliging kernteam Jos Roijakkers
9-12-10 Inzet Ed Starmans als CPI voor Someren kernteam Ed Starmans
25-1-11 WMO beleidsplan 2012-2015 MO Mary Peijnenburg & Peter Baudoin
20-4-11 Someren sluit aan bij de klimaatvisie van de gemeente Asten
RBO Clemens Dijcks
Mei 2011 Opstart samenwerking openbare orde &
veiligheid
GMT Jan Verhoeven en Diane van Zwet
Mei 2011 Onderzoek samenwerking Sociale Zaken GMT Guus Laeven en Diane van Zwet
Augustus 2011
Gezamenlijke aanpak Interne Controle (IC) vanaf 2012
P&C/K&C Victor Goossens en Mayelle Feijen
Augustus 2011
Huisvesting gemeentewerf Someren in Asten
OW/RBO Dennis Janssen
22-06-11 Verbeteren en beschrijven van processen wordt uitgevoerd volgens de Astense werkwijze
Kernteam Victor Goossens en Janneke Vermeulen
Oktober 2011
Op onderdelen samenwerking op het gebied van milieuvergunningverlening
VROM/RO Toine Aerts & Annick Buise
November 2011
Projectopdracht decentralisatie AWBZ extramurale begeleiding
MO Mary Peijnenburg & Marleen Rutten
December 2011
Projectplan herijking subsidierelatie Onis MO Ilse van Gerven & Peter Baudoin
Maart 2012
Risicomanagement en 213A onderzoek wordt gezamenlijk uitgevoerd
P&C/K&C Mayelle Feijen en Buck Messing
Bijlage 2 Mijlpalenoverzicht
Datum Mijlpaal
juli 2010 Besluitvorming Asten en Someren samen over de brug 1-nov-10 Start programmamanager
7-dec-10 Ondertekening samenwerkingsovereenkomst door burgemeesters 9-dec-10 Communicatieplan vastgesteld door kernteam
1-feb-11 Besluitvorming koersdocument dienstverlening door colleges 14-feb-11 Gezamenlijk Intranet Asten - Someren operationeel
17-feb-11 Uitwerking financiële paragraaf programmaplan vastgesteld door kernteam 24-mrt-11 Team I&A verhuisd naar Asten en team P&O verhuisd naar Someren 3-mei-11 Sociaal statuut ondertekend
30-mei-11 Ondertekening DMS overeenkomst door burgemeesters 16-jun-11 Verhuizing team Belastingen Asten naar Someren
8-sep-11 Samenwerking bekrachtigd en schriftelijk vastgelegd door colleges 14-okt-11 Koppeling BAG en GBA in Asten
18-okt-11 Voorgenomen besluit projectplannen samenvoeging Bedrijfsvoering door colleges 9-nov-11 Eerste gezamenlijke collegebijeenkomst en GMT
27-dec-11 Eerhuizing gemeentewerf Someren naar Asten
2-jan-12 Afsprakenmodule door beide gemeenten in gebruik genomen 11-jan-12 KCC Someren officieel van start gegaan
14-jan-12 Koppeling BAG en GBA in Someren
16-jan-12 Nieuwe telefooncentrale Someren in gebruik genomen
14-feb-12 Positief advies van OR over projectplannen samenvoeging Bedrijfsvoering 20-mrt-12 Definitief besluit projectplannen samenvoeging Bedrijfsvoering door colleges 15-mei-12 Aansturingsvisie vastgesteld door colleges
15-mei-12 Afdelingshoofd Bedrijfsvoering formeel benoemd
