Evaluatie notitie actieve en passieve informatieplicht

Evaluatie notitie actieve en passieve informatieplicht

1. Aanleiding

In de raadsvergadering van 17 maart 2015 heeft de raad, op voorstel van het college, de ‘Notitie actieve en passieve informatieplicht gemeente Leudal’ – geamendeerd – vastgesteld. In één van de punten van die notitie valt te lezen: ‘Deze notitie en de wijze waarop door het college aan de informatieverstrekking invulling wordt gegeven, worden binnen 1 jaar na vaststelling geëvalueerd’.

In de presidiumvergadering van 15 maart 2016 is het presidium er, bij de rondvraag op voorstel van burgemeester A. Verhoeven, mee akkoord gegaan dat in de vergadercyclus van juni/juli 2016 die evaluatie aan de orde komt. De evaluatie wordt gezamenlijk voorbereid door de procesmanager informatievoorziening E. Lucassen en de griffier W. Cornelissen.

In de presidiumvergadering van 19 april 2016 heeft het presidium er mee ingestemd dat de evaluatie twee hoofdvragen moet beantwoorden:

1. Is het met de notitie beoogde hoofddoel bereikt?

2. Zijn alle onderdelen van de notitie in voldoende mate tot uitvoering gebracht?

Hieronder treft u de evaluatie aan. Zij wordt gelardeerd met feiten over de evaluatieperiode (18 maart 2015 t/m 17 maart 2016) en bevat – waar dat uit de evaluatie mocht blijken - ook nog suggesties voor verbetering en/of uitbreiding van de informatieplicht.

Heythuysen, 17 mei 2016.

Ing. E.L.A. Lucassen, Drs. W.A.L.M. Cornelissen, Procesmanager informatievoorziening. Griffier.

2. Inleiding

In de raadsvergadering van 20 mei 2014 heeft de raad, op voorstel van de fractie Ronduit Open, met unanieme stemmen een motie aangenomen om verbetering te brengen in de

informatievoorziening van het college en de burgemeester richting de raad.

De overwegingen die de raad daarbij had waren de volgende:

 er is te vaak discussie over de informatieplicht van het college naar de raad;

 dit zet de bestuurlijke verhoudingen telkens onnodig op scherp;

 er is al vaker aandacht gevraagd voor dit probleem;

 het college is kennelijk onvoldoende op de hoogte van de rechten van raadsleden wat betreft die informatieplicht;

 er is een verschil tussen het inlichtingenrecht van raadsleden en het inlichtingenrecht van burgers.

Zoals in de paragraaf ‘Aanleiding’ geduid heeft de raad in zijn vergadering van 17 maart 2015 een notitie vastgesteld die – als het goed is (en dat wordt nu geëvalueerd) – hetgeen in de

overwegingen is gesignaleerd tot het verleden laat behoren.

3. Evaluatie uitvoering informatieplicht van het college naar de raad

In de notitie staat in paragraaf 1 ‘Met deze notitie wordt beoogd meer richting te geven aan (en afspraken te maken voor) het uitvoeren van die informatieplicht. Dit mondt uit in een protocol waarin de afspraken kort en bondig zijn vermeld.’

In paragraaf 5 van die notitie zijn die afspraken opgenomen, hieronder komen ze achtereenvolgens aan de orde. Omkaderd worden de afspraken weergegeven, er onder staat een evaluatie (zoals eerder gezegd heeft die evaluatie betrekking op de periode 18 maart 2015 t/m 17 maart 2016).

a.

Deze uitgangspunten hebben betrekking op de actieve en de passieve informatieplicht van het college en de burgemeester zoals deze zijn geregeld in de artikelen 155, 169 lid 2 en 3 en 180 lid 2 en 3 van de Gemeentewet.

Evaluatie

Deze afspraak is juist, ze behoeft geen aanpassing.

b.

Deze uitgangspunten zijn aanvullend op de al in wet- en regelgeving en in verordeningen en reglementen opgenomen overige informatieverplichtingen van het college en de burgemeester jegens de raad, zoals onder andere de passieve informatieplicht, de informatieplicht in het kader van de kaderstellende bevoegdheden van de raad.

Evaluatie

Deze afspraak is juist, ze behoeft geen aanpassing.

c.

Het college en de burgemeester voorzien de raad van alle informatie die de raad voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft cq. nodig vindt.

 College-/portefeuillehoudermededelingen + College/portefeuillehouderstukken

Het college, de burgemeester en de individuele portefeuillehouders hebben de raad actief van 141 stukken voorzien, verdeeld als volgt:

86 collegemededelingen 28 collegestukken

19 portefeuillehoudermededelingen 8 portefeuillehouderstukken

Bij (college- of portefeuillehouder)stukken wordt uitsluitend een document overgelegd ter

kennisname door de raad zonder daarbij als college of portefeuillehouder een mededeling te doen.

In de bijlage een overzicht van de 141 mededelingen + stukken waarvan melding is gemaakt in de lijst van ingekomen stukken.

Een suggestie voor nog betere, volledigere informatievoorziening:

Overleg bij het aanreiken van college- en portefeuillehouderstukken ook altijd een begeleidend briefje zodat voor de raads- en commissieleden te herleiden is wie dat stuk aan hen overlegt (college of een bepaalde portefeuillehouder) en wat het afhandelingsvoorstel daarbij is (bijvoorbeeld ‘ter kennisname’).

 Raadsvoorstellen

In raadsvoorstellen of door middel van bijlagen bij een raadsvoorstel voorzien het college en de burgemeester de raad ook actief van informatie. Het college en de burgemeester legden de raad 77 raadsvoorstellen voor.

 Commissievoorstellen

Tijdens commissievergaderingen wordt door het college of een portefeuillehouder op diverse wijzen actief of passief informatie aan de door de fracties aangewezen commissieleden verstrekt en wel:

 via presentaties (met externe of ambtelijke hulp);

 via een notitie (die ter vergadering wordt besproken);

 via het beantwoorden van vragen bij een (door de raad dan wel één of meer commissieleden geagendeerd) agendapunt;

 via een brief aan de commissie (bijvoorbeeld een kennisname stuk);

 via het beantwoorden van vragen bij het voor bespreken van raadsvoorstellen;

 via het beantwoorden van vragen bij de rondvraag.

Er werden in totaal 30 commissievergaderingen gehouden, gelijkelijk verdeeld over de drie raadscommissies: sociaal, fysiek én bestuur en middelen.

 Raadsinformatiebijeenkomsten

Tijdens raadsinformatiebijeenkomsten verstrekt een portefeuillehouder gevraagd en ongevraagd (schriftelijke en mondelinge) informatie aan de raads- en commissieleden. Tijdens de

evaluatieperiode zijn vier raadsinformatiebijeenkomsten gehouden: twee over de

begrotingsstukken, één over een rekenkamerrapport inzake het organiseren van een tegenmacht m.b.t. regionale organisaties in het sociaal domein en één over het subsidie- en

accommodatiebeleid. Verzoeken om het houden van dergelijke bijeenkomsten kunnen zowel afkomstig zijn van de raad of het presidium als het college, de burgemeester of een

portefeuillehouder.

Het presidium, dat verzoeken om het beleggen van raadsinformatiebijeenkomsten beoordeelt en plant, hanteert als vast beleid dat van het beleggen van raadsinformatiebijeenkomsten bij voorkeur moet worden afgezien als de beraadslagingen ook in een reguliere commissievergadering kunnen worden gepland of informatie kan worden gekoppeld aan een agendapunt in een raadsvergadering.

Vandaar dat het aantal raadsinformatiebijeenkomsten per jaar beperkt blijft tot een handvol.

 Moties

Indien de raad, ondanks alle via de hiervoor beschreven wegen ontvangen informatie, toch nog behoefte heeft aan meer of andere informatie dan kan hij naar het middel van een motie grijpen om het college op te dragen dan wel te vragen die informatie alsnog aan de raad te overleggen.

Tijdens de evaluatieperiode heeft de raad 7 keer een dergelijke motie aangenomen. Het betreft de volgende moties:

 Motie raad 30jun15 bij het agendapunt ‘Instemmen met en meewerken aan participatietraject Ôs dörp’.

De raad sprak uit dat de communicatie en het overleg vanuit het college dringend verbeterd moeten worden;

 Motie raad 10nov15 ter gelegenheid van de vaststelling van de begroting 2016.

De raad sprak uit dat het college voor de behandeling van de belastingtarieven 2017 dient te onderzoeken wat de effecten zijn (zowel juridisch, fiscaal als administratief) van het niet heffen van toeristenbelasting voor kinderen tot en met 12 jaar.

 Motie raad 10nov15 ter gelegenheid van de vaststelling van de begroting 2016.

De raad sprak uit dat het college vóór 1 maart 2016 in overleg met jongeren in de diverse kernen en de daar aanwezige dorpsraden dient te inventariseren welke de wensen zijn m.b.t. het hebben van jeugdhonken in de dorpskernen en hieraan vervolgens naar financiële redelijkheid invulling te geven.

 Motie raad 17nov15 bij het agendapunt ‘Bespreken motie vreemd aan de orde van de dag inzake sturen op resultaten in ’het sociale domein‘.

De raad sprak uit dat het college zich binnen het samenwerkingsverband actief dient in te zetten om te komen tot meer op resultaat en zorgkwaliteit gerichte inkoop van zorg + dat over de vorderingen hiervan de commissie sociaal eens per 6 maanden dient te worden geïnformeerd + dat binnen 6 maanden vanaf 17nov15 zorgaanbieders dienen te worden gecommitteerd om informatie over cliënttevredenheid en prestatie indicatoren te

rapporteren en verantwoorden aan de gemeente Leudal + dat de commissie sociaal over de voortgang hierin eens per 6 maanden dient te worden geïnformeerd + dat de raad

vervolgens jaarlijks dient te worden geïnformeerd over de geleverde kwaliteit van zorg rapportages van zorgaanbieders.

 Motie raad 15dec15 bij het agendapunt ‘3^e raadsrapportage 2015’.

De raad sprak uit dat het college vanaf 2016 tweemaal een uitgebreide raadsrapportage dient op te stellen en deze ter bespreking aan de raad dient aan te bieden op een tijdstip dat deze kan worden gebruikt bij de besluitvorming omtrent respectievelijk kaderbrief en begroting.

 Motie raad 15dec15 bij het agendapunt ‘Realiseren project Mooi Buggenum 2 + beschikbaar stellen bedrag t.l.v. Gebiedsfonds Structuurvisie Buggenumse veld . De raad sprak uit dat alvorens verdere besteding van de compensatiegelden plaatsvindt allereerst door het College een voorstel aan de ingestelde adviescommissie en aan de commissie Fysiek dient te worden voorgelegd met (al of niet nog verder uit te werken) projecten die gericht zijn op versterking van natuur, landschap en cultuurhistorie. Daarbij dienen reeds gedane voorstellen op dit terrein, zoals door de Dorpsraad Buggenum, nadrukkelijk te worden betrokken.

 Motie raad 15dec15 bij het agendapunt ‘Bespreken motie vreemd aan de orde van de dag inzake behoud bibliotheekvoorziening in Heibloem ‘.

De raad sprak uit dat het bibliotheekpunt in Heibloem voor 2016 dient te worden

behouden. Eventueel daarvoor benodigde extra financiering dient te worden gepakt uit het Leefbaarheidsfonds. De toekomst van het bibliotheekpunt in Heibloem afhankelijk te laten zijn van het burgerinitiatief in 2016. De gemeenteraad dient op de hoogte te worden gebracht.

Deze 7 moties zijn op dit evaluatiemoment alle nog niet afgehandeld (de voortgang wordt elke vier maanden door het presidium besproken, laatst nog op 19apr16).

 Raadsvragen

Het stellen van raadsvragen heeft op zich formeel niet van doen met de te evalueren afspraak uit het protocol van de notitie, het gaat bij raadsvragen immers niet om het (door het college, de burgemeester of de portefeuillehouder) de raad als orgaan voorzien van informatie, maar om een individueel raadslid of een individuele raadsfractie.

Toch kan het stellen van raadsvragen voor de ene fractie nodig zijn in aanvulling op al van het college etc. verkregen informatie terwijl de andere fracties die behoefte niet hebben. Overigens kunnen raadsfracties wel profijt hebben van het lezen van antwoorden op vragen van door collega fracties gestelde raadsvragen.

Tijdens de evaluatieperiode hebben de zes politieke groeperingen 209 raadsvragen gesteld, verdeeld als volgt:

- Samen Verder: 25 - Ronduit Open: 121

- CDA: 14

- D66: 32

- VVD: 4

- Progressief Leudal: 13

Deze 209 raadsvragen zijn op dit evaluatiemoment alle beantwoord.

Evaluatie

Hebben het college en de burgemeester de raad van alle informatie voorzien die de raad voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft of nodig vindt?

Alle collegemededelingen, collegestukken, portefeuillehoudermededelingen, portefeuillehouderstukken, raadsvoorstellen, commissievoorstellen en

raadsinformatiebijeenkomsten hebben hun behandeling gehad. De raad (lees ook: commissies) heeft daarbij beschikt over alle informatie die hij voor zijn beraadslaging en besluitvorming nodig had, althans hij heeft aan de hand van de beschikbare informatie beraadslaagd en besloten.

Ook alle raadsvragen zijn naar genoegen van de stellers van die vragen afgehandeld, althans zij hebben geen blijk gegeven het er niet mee eens te zijn dat hun raadsvragen na beantwoording op afgehandeld zijn gezet.

De enige nog openstaande zaken zijn de 7 moties.

Naar de letter kan de raad zich nu op het standpunt stellen dat hij door het college (nog) niet van alle informatie is voorzien. Het is aan de raad om te oordelen of, mede gelet op alle wel verkregen informatie, het aanvaardbaar is dat op het onderdeel waar de moties op doelen (nog) geen informatie voor handen is dan wel dat naar het oordeel van de raad hier een structureel probleem aan de orde is waarover – in het kader van deze evaluatie - aanvullend iets moet worden besloten.

d.

Het college verstrekt de raad de besluitenlijsten van de vergaderingen van het college zo spoedig mogelijk nadat deze zijn vastgesteld. Op de dag na dag van de vergadering zal de

conceptbesluitenlijst (het gedeelte “Rondvraag” uitgezonderd) aan de leden van de raad

beschikbaar worden gesteld. Na vaststelling van de besluitenlijst is de volledige besluitenlijst voor de leden van de raad beschikbaar.

Sinds 7 juli 2015 ontvangen de raadsleden wekelijks via iBabs:

a. de conceptbesluitenlijst van de collegevergadering op de (dins)dag waarop het college heeft vergaderd;

b. de besproken ambtelijke adviezen (zonder de daarbij gevoegde bijlagen).

Evaluatie

Sinds de implementatiedatum van deze afspraak uit het protocol van de notitie, zijnde 7jul15, wordt de wekelijkse publicatie voor raadsleden in iBabs van conceptbesluitenlijsten van collegevergaderingen stipt namens het college uitgevoerd.

Een suggestie voor nog betere (of toch niet?), volledigere informatievoorziening:

Zoals gezegd worden wekelijks de besproken ambtelijke adviezen aan de raadsleden overgelegd zónder de daarbij gevoegde bijlagen. Dit leidt er toe dat raadsleden na kennisname van de conceptbesluitenlijst + het ambtelijk advies een zogenoemde dossieraanvraag via de griffie indienen om de achterliggende stukken van zo’n collegebesluit alsnog te kunnen raadplegen.

In die informatiebehoefte kan sneller en doelmatiger worden voorzien door het college te vragen structureel, naast het ambtelijke advies, ook de bijlagen in iBabs op te nemen.

Maar, van de andere kant, om voor die paar keren dat nu achteraf door raadsleden een

dossieraanvraag wordt ingediend om alsnog ‘achterliggende stukken’ bij een ambtelijk advies te kunnen raadplegen, vanaf nu al die achterliggende stukken actief via iBabs wekelijks, bij elk agendapunt van een collegevergadering, aan te bieden heeft mogelijk tot nadeel de ‘overkill’ aan informatie + het bekende gezegde van de ‘bomen en het bos’.

Dus wat dit betreft geen wijziging aanbrengen in de tot nu toe gevolgde systematiek dat uitsluitend de ambtelijke adviezen actief worden aangeboden via iBabs?

e.

Nadat dit is vastgesteld, wordt het vertrouwelijk gedeelte van de besluitenlijst en de eventueel bij de besluiten behorende bescheiden, onder oplegging van geheimhouding, op de voor deze soort documenten gebruikelijke wijze beschikbaar gesteld aan de leden van de raad. Informatie opgenomen in het vertrouwelijk gedeelte van de besluitenlijst over uitsluitend interne personele aangelegenheden voor zover zij individuele personen betreffen wordt niet beschikbaar gesteld. Dit geldt ook als informatieverstrekking strijdig zou zijn met het openbaar belang (art. 169, lid 3 en art. 180, lid 3 Gemeentewet).

Sinds 7 juli 2015 ontvangen de raadsleden wekelijks via iBabs de vastgestelde vertrouwelijke besluitenlijst van de collegevergadering van de week daarvoor.

Er werden in de evaluatieperiode 34 vertrouwelijke besluitenlijsten overgelegd waarvan er 24 ‘leeg’

waren, m.a.w. zij hadden geen inhoudelijke agendapunten, alleen telkens de mededeling dat de vertrouwelijke besluitenlijst van de week daarvoor is vastgesteld.

Van de 10 vertrouwelijke besluitenlijsten die wel één of meer inhoudelijk agendapunten hadden zijn slechts in één geval (10nov15) ‘de eventueel bij de besluiten behorende bescheiden, onder oplegging van geheimhouding, op de voor deze soort documenten gebruikelijke wijze beschikbaar gesteld aan de leden van de raad’.

Evaluatie

Hiervoor gelden dezelfde opmerkingen als die bij afspraak ‘d.’ over de ‘gewone’ besluitenlijsten van de collegevergaderingen. Kortom: de implementatie liet nog even op zich wachten maar sinds de invoering per 7jul15 verloopt de publicatie van vertrouwelijke besluitenlijsten elke week stipt.

Er wordt door het college weinig (10%) gebruikgemaakt van de mogelijkheid om de bij de vertrouwelijke besluiten horende stukken, onder oplegging van geheimhouding, aan de leden van de raad beschikbaar te stellen, terwijl er voor de raadsleden geen redenen bekend zijn waarom het college daartoe niet overgaat. Raadsleden kunnen deze documenten wel passief opvragen.

Overigens constateerden we dat ondanks de afspraak ‘Informatie opgenomen in het vertrouwelijk gedeelte van de besluitenlijst over uitsluitend interne personele aangelegenheden voor zover zij individuele personen betreffen wordt niet beschikbaar gesteld’ soms toch collegebesluiten daarover worden vermeld op de vertrouwelijke besluitenlijst.

Adviezen voor een nog betere, volledigere informatievoorziening:

Stel als college, in de week van vaststelling van de vertrouwelijke besluitenlijst, de bij de desbetreffende vertrouwelijke besluiten horende stukken actief aan de raadsleden beschikbaar (over de wijze waarop dat zou kunnen plaatsvinden komen we verderop in deze notitie op bladzijde 11 terug in paragraaf 4 ‘Beantwoording twee hoofdvragen evaluatie’ en wel bij de beantwoording van hoofdvraag 2).

Let er op dat in de vertrouwelijke besluitenlijst, die passief via iBabs aan de raad beschikbaar wordt gesteld, geen informatie terechtkomt over uitsluitend interne personele aangelegenheden voor zij individuele personen betreft.

f.

Het college en de burgemeester informeren de raad tijdig en volledig waarbij rekening wordt gehouden met de hoeveelheid informatie.

Deze afspraak ‘f.’ uit het protocol van de notitie lijkt veel op afspraak ‘c.’ waar staat ‘Het college en de burgemeester voorzien de raad van alle informatie die de raad voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft cq. nodig vindt.’.

Maar, bij afspraak ‘f.’ gaat het vooral om ‘het rekening houden met de hoeveelheid informatie’.

Immers, een stortvloed aan informatie werkt averechts, zowel qua frequentie over één en hetzelfde onderwerp als qua hoeveelheid in één keer.

Evaluatie

Dit is conform afspraak uitgevoerd, er is geen ‘overkill’ geweest qua frequentie en hoeveelheid.

g.

Het college en de burgemeester informeren de raad op korte en bondige wijze en op hoofdlijnen en geven daarbij aan welke achterliggende stukken bestaan en waar deze ter inzage liggen.

Evaluatie

Dit is conform afspraak uitgevoerd.

h.

Informatie wordt – zoveel als mogelijk – digitaal verstrekt. Bij de inrichting van nieuwe

informatiesystemen binnen de gemeentelijke organisatie wordt met de inhoud van deze notitie rekening gehouden.

Via de volgende digitale systemen wordt door het college en de burgemeester informatie aan de raad digitaal beschikbaar gesteld:

 E-mail

 iBabs

 Join

 webstek:

> http://www.leudal.nl (openbaar te raadplegen)

> https://www.leudal.nl/intranet

> https://leudal.incijfers.nl (openbaar te raadplegen)

> https://zoek.overheid.nl/lokale_wet_en_regelgeving (openbaar te raadplegen)

> https://zoek.officielebekendmakingen.nl (openbaar te raadplegen)

 Navigus

 Youpp

Evaluatie

Informatie wordt nagenoeg alleen digitaal beschikbaar gesteld.

Uitzonderingen zijn:

- Begroting en meerjarenraming (op verzoek van het presidium wordt die informatie, naast digitaal, door het college ook op papier aan de raads- en commissieleden leden

aangereikt);

- Jaarrekening en jaarverslag (idem);

- Vergaderstukken vergaderingen commissie fysiek (naast digitaal worden op verzoek van enkele commissieleden de vergaderstukken door de griffier ook op papier ter inzage gelegd in de leeskamer);

- Vertrouwelijke stukken en stukken waarop officieel geheimhouding is gelegd.

Naar aanleiding van een presentatie door de gemeentelijke controller in de commissievergadering bestuur en middelen van 27jan16 is een ‘Klankbordgroep doorontwikkeling planning-en-

controlcyclus’ ingesteld waarvoor de vier grootste raadsfracties elk een vertegenwoordiger hebben aangemeld voor deelname. Bij de klankbordgroep gaat input worden gehaald over (a) een pilot mondelinge raadsrapportages voorbereiden, (b) de resultaten van de doelenboom peilen en (c) de toegankelijkheid van Navigus evalueren. De klankbordgroep werkt niet in een politieke context.

i.

De raad wordt vooraf door het college in ieder geval actief geïnformeerd over de uitoefening van de bevoegdheden genoemd in artikel 160, eerste lid onder e, f, g en h Gemeentewet, wanneer de uitoefening ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben. Kan de uitoefening van de bevoegdheid bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder f, geen uitstel leiden, dan informeert het college de raad zo spoedig mogelijk na het genomen besluit. Op grond van artikel 169, lid 4 van de Gemeentewet kan de raad vooraf aan het college verzoeken om het geven van de inlichtingen over de uitoefening van de vorenbedoelde bevoegdheden.

Het gaat hier met name over het door het college aan de gemeenteraad gelegenheid geven om wensen of bedenkingen te uiten over een door het college te nemen besluit:

 tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van de gemeente;

 om rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten;

 over de voorbereiding van de civiele verdediging;

 over het instellen, afschaffen of veranderen van jaarmarkten of gewone marktdagen.

Evaluatie

Er zijn in de evaluatieperiode in drie raadsvergaderingen vier agendapunten aan de orde geweest waarbij de raad - binnen het kader van deze afspraak ‘i.’ van het protocol van de notitie - z’n wensen en bedenkingen kon uiten:

 in de raadsvergadering van 21apr15 bij het agendapunt ‘Uiten wensen en bedenkingen over principebesluit college verkoop grond in Bevelanden te Heythuysen aan N. Wilms te Heythuysen‘ + bij het agendapunt ‘Vaststellen zienswijze planvoornemen en notitie reikwijdte en detailniveau van Zand- en Grindbedrijf Kuypers BV te Kessel t.b.v.

gebiedsontwikkeling Wijnaerden tussen haven Hanssum Neer en Groezeweg Buggenum;

 in de raadsvergadering van 13okt15 bij het agendapunt ‘Uiten wensen en bedenkingen over voornemen verlengen bestuursovereenkomst met Centraal Orgaan opvang asielzoekers + uitbreiden aantal opvangplaatsen AZC Baexem’;

 in de raadsvergadering van 16feb16 bij het agendapunt ‘Verlenen ontwerpverklaring van geen bedenkingen omgevingsvergunning uitbreiding activiteiten Holmel BV, Aan de Heibloem 21 te Heythuysen‘.

Bij twee van die agendapunten (verkoop grond + verlengen bestuursovereenkomst) was het ‘t college dat de raad actief informeerde en in de gelegenheid stelde om wensen of bedenkingen te uiten, in de beide andere gevallen kwam het initiatief daarvoor uit de raad.

Er zijn geen geluiden uit de raad bekend dat het college ook in bepaalde andere gevallen van deze afspraak sub i van het protocol van de notitie gebruik had moeten maken.

j.

De raad wordt door het college en de burgemeester actief geïnformeerd bij bestuurlijke en politiek relevante onderwerpen die daarvoor ten minste een de volgende criteria voldoen:

1) het onderwerp leeft maatschappelijk;

2) het onderwerp is publiciteitsgevoelig en/of heeft de aandacht van de media;

3) er is sprake van relevante financiële, juridische en bestuurlijke veranderingen voor de gemeente;

4) het betreft grote en belangrijke projecten voor Leudal;

5) er zijn meerdere belangen mee gemoeid (o.a. groot aantal actoren, veel belanghebbenden, raakvlakken met meerdere beleidsvelden);

6) het onderwerp kan mogelijk de integriteit van het gemeentebestuur aantasten.

Als bestuurlijk en politiek relevante onderwerpen worden in ieder geval ook aangemerkt de

uitvoering van het coalitieakkoord, de onderwerpen die zijn opgenomen in de programmabegroting en de onderwerpen waarover in de raad een motie is aangenomen.

Evaluatie

Bij afspraak ‘c.’ hebben wij al een heel exposé gegeven van alle wijzen waarop het college en de burgemeester de raad actief van informatie hebben voorzien. Het is aan de raadsfracties en aan de raad om te wegen of daarmee in de informatiebehoefte m.b.t. bestuurlijke en politiek relevante onderwerpen voldoende is voorzien.

k.

De raad wordt gedurende het gehele beleids- en besluitvormingsproces door het college geïnformeerd.

Evaluatie

Wij hebben geen signalen uit de raad ontvangen dat deze afspraak van het protocol door het college onvoldoende is nagekomen. Dat diverse raadsfracties of individuele raadsleden raadsvragen hebben gesteld om nader in hun informatiebehoefte te worden voorzien doet daaraan niet af.

l.

Indien op grond van strijd met het openbaar belang informatie niet verstrekt kan worden zal het college en de burgemeester de raad voor zover mogelijk op hoofdlijnen informeren.

Evaluatie

Van de mogelijkheid om documenten wegens ‘strijd met het openbaar belang’ niet te verstrekken is door het college of de burgemeester geen gebruikgemaakt. ‘Strijd met het openbaar belang’ is een argument dat is opgenomen in de Gemeentewet. In de praktijk wordt van deze grond om het verstrekken van informatie te weigeren nauwelijks gebruik gemaakt. Aangezien deze

weigeringsgrond rechtstreeks voortvloeit uit de Gemeentewet (artikelen 169, lid 3 en 180, lid 3) dient deze wel in de notitie te worden gehandhaafd.

m.

Het college en de burgemeester informeren de raad tijdig (bijvoorbeeld zodra een incident, voorval of uitkomst uit een onderzoek bekend is).

Deze afspraak ‘m.’ uit het protocol van de notitie lijkt veel op afspraak ‘f.’ waar staat ‘Het college en de burgemeester informeren de raad tijdig en volledig waarbij rekening wordt gehouden met de hoeveelheid informatie’.

Maar, bij afspraak ‘m.’ gaat het vooral om de snelheid van handelen of, andersom geredeneerd, om niet (onnodig) te wachten met het verstrekken van informatie waarop de raad zit te wachten of waarbij het van belang is dat de raad van iets snel op de hoogte wordt gebracht.

Evaluatie

We hebben bij afspraak ‘c.’ al een overzicht gegeven van alle door het college (en de

portefeuillehouders) en de burgemeester gebruikte communicatiemiddelen om de raad tijdig op de hoogte te brengen van allerlei zaken die de raad voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft of nodig vindt.

Aanvullend kan bij de onderhavige afspraak ‘m.’ nog het middel van het uitbrengen van

persberichten door het college (en de portefeuillehouders) en de burgemeester worden genoemd.

De raadsleden ontvangen die berichten vrijwel op hetzelfde moment als de pers. Zo wordt voorkomen dat raadsleden bepaalde informatie ‘uit de media moeten vernemen’ in plaats van rechtstreeks van ’t college of van de burgemeester.

Er werd een dertigtal persberichten ter kennis van de raadsleden gebracht waarvan circa een kwart ging over het verlenen van koninklijke onderscheidingen.

In één geval hebben enkele raadsfracties (mede door daarover de pers op te zoeken) – overigens vergeefs - druk uitgeoefend op de burgemeester om sneller dan de burgemeester dat wenselijk vond onderzoeksinformatie in de openbaarheid te brengen (kwestie: extern rapport juridisch onderzoek aanbesteding bibliotheekwerk).

n.

Het college informeert de raad over de portefeuilleverdeling en over eventuele wijzigingen daarin.

Evaluatie

Binnen de evaluatieperiode is weliswaar de samenstelling van het college gewijzigd door de raadsbesluiten van 22mrt16 tot benoeming van de wethouders de heren S. Backus en R. Verheul, maar de wijzigingen in de portefeuilleverdeling werden eerst na die evaluatieperiode (namelijk op 6apr16) met de raad gecommuniceerd.

Voor het overige deden zich tijdens de evaluatieperiode geen wijzigingen in de portefeuilleverdeling voor.

o.

Deze notitie en de wijze waarop door het college aan de informatieverstrekking invulling wordt gegeven, worden binnen 1 jaar na vaststelling geëvalueerd.

Evaluatie

In de presidiumvergadering van 15mrt16 is het presidium er, bij de rondvraag op voorstel van burgemeester A. Verhoeven, mee akkoord gegaan dat in de vergadercyclus van juni/juli 2016 die evaluatie aan de orde komt. De evaluatie wordt gezamenlijk voorbereid door de procesmanager informatievoorziening E. Lucassen en de griffier W. Cornelissen. Dat is bij deze gebeurd.

4. Beantwoording twee hoofdvragen evaluatie

In de presidiumvergadering van 19 april 2016 heeft het presidium er mee ingestemd dat de evaluatie twee hoofdvragen moet beantwoorden:

1. Is het met de notitie beoogde hoofddoel bereikt?

2. Zijn alle onderdelen van de notitie in voldoende mate tot uitvoering gebracht?

 Beantwoording hoofdvraag 1

Is het met de notitie beoogde hoofddoel bereikt?

Zoals in de inleiding van deze evaluatienotitie gesteld waren de overwegingen voor de raad om tot de vaststelling van de notitie actieve en passieve informatieplicht te besluiten:

 er is te vaak discussie over de informatieplicht van het college naar de raad;

 dit zet de bestuurlijke verhoudingen telkens onnodig op scherp;

 er is al vaker aandacht gevraagd voor dit probleem;

 het college is kennelijk onvoldoende op de hoogte van de rechten van raadsleden wat betreft die informatieplicht;

 er is een verschil tussen het inlichtingenrecht van raadsleden en het inlichtingenrecht van burgers.

Onze conclusie aan de hand van deze evaluatie luidt dat de raad met de notitie actieve en passieve informatieplicht z’n hoofddoel heeft bereikt.

Immers:

 Er is geen discussie geweest over de informatieplicht van het college naar de raad, laat staan dat die zich (te) vaak zou hebben voorgedaan.

 Het college is zich zeer wel bewust van de rechten van raadsleden wat betreft de

informatieplicht en het weet terdege wat daarbij het verschil is tussen het inlichtingenrecht van raadsleden en het inlichtingenrecht van burgers.

 Beantwoording hoofdvraag 2

Zijn alle onderdelen van de notitie in voldoende mate tot uitvoering gebracht?

Onze conclusie aan de hand van deze evaluatie luidt dat het college en de burgemeester op één na alle onderdelen van de notitie in voldoende mate tot uitvoering hebben gebracht.

Van de 15 afspraken (‘a.’ t/m ‘o.’) van het protocol van de notitie actieve en passieve

informatieplicht vinden wij dat alleen afspraak ‘e.’ onvoldoende tot uitvoering is gebracht en wel op twee onderdelen:

- Er werden door het college in 90% van de gevallen geen bij de vertrouwelijke besluiten horende stukken, onder oplegging van geheimhouding, aan de leden van de raad beschikbaar gesteld;

- Er werd door het college in twee vertrouwelijke besluitenlijsten, die passief aan de raadsleden via iBabs beschikbaar werden gesteld, toch informatie opgenomen over uitsluitend interne personele aangelegenheden betrekking hebbend op twee individuele personen.

Onze adviezen n.a.v. de evaluatie van afspraak ‘e.’:

Advies 1

Indien op de vertrouwelijke besluitenlijst van een collegevergadering een inhoudelijk agendapunt is opgenomen dan dient de raad, zodra hij door het college passief van de vaststelling van die

besluitenlijst via iBabs op de hoogte wordt gebracht, tegelijkertijd (althans in diezelfde week) van het college:

- óf (a) onder het door het college opleggen van geheimhouding, inzage te krijgen in de bij dat vertrouwelijke besluit behorende bescheiden;

- óf (b) te vernemen waarom de raad die inzage in de bescheiden (vooralsnog) niet wordt gegund;

- óf (c) onder het door het college opleggen van geheimhouding, te vernemen wat de hoofdlijnen van het door het college vertrouwelijk genomen besluit zijn.

Wat betreft het door het college opleggen van geheimhouding hebben we nog twee suggesties:

1. Het college kan ofwel aan de raad ofwel aan de leden van de raad geheimhouding opleggen ten aanzien van stukken die het overlegt (zie artikel 25 Gemeentewet). Dat lijkt hetzelfde maar het heeft een essentieel verschil tot gevolg (dat z’n oorzaak vindt in het feit dat bij oplegging van geheimhouding aan de raad het document bij de raad berust + dat bij oplegging van

geheimhouding aan leden van de raad het document nog bij het college berust):

 Legt het college aan de raad geheimhouding op dan vervalt die geheimhouding indien de oplegging niet door de raad in zijn eerstvolgende vergadering wordt bekrachtigd. Het college zal dus telkens de vaststelling van een raadsvoorstel daarover moeten overwegen en zo nodig moeten vaststellen en tijdig aan de raad aanreiken.

 Legt het college aan bepaalde leden van de raad geheimhouding op dan wordt die geheimhouding in acht genomen totdat het college óf de raad die geheimhouding op enig moment opheft (indien uiteindelijk de geheimhouding tot alle raadsleden wordt uitgebreid dan geldt weer de regel dat in de eerstvolgende raadsvergadering etc.) .

2. Het college kan er om pragmatische redenen ook voor kiezen om aan de raad of aan de raadsleden geen officiële geheimhouding op bepaalde stukken te leggen maar om die stukken via en bij de griffier ‘vertrouwelijk’ ter inzage te geven. Dat heeft geen wettelijke status conform de Gemeentewet, maar raadsleden weten dat ze er ‘prudent’ mee moeten omgaan én: ze zijn strafbaar als ze dat niet doen!

Advies 2

Zorg er als college voor dat in de vertrouwelijke besluitenlijsten van collegevergaderingen, die passief aan de raadsleden via iBabs beschikbaar worden gesteld, geen informatie wordt opgenomen over uitsluitend interne personele aangelegenheden die betrekking hebben op individuele personen.

5. Tot slot

In de raadsvergadering van 5jul16 zal, de raadscommissie bestuur en middelen in haar

commissievergadering van 22jun16 gehoord, de bovenstaande evaluatie ter kennis van de raad worden gebracht.

Wij geven het college en de burgemeester in overweging daartoe de raad een raadsvoorstel aan te reiken waarbij ze ingaan op de door ons als procesmanager informatievoorziening en griffier gezamenlijk opgestelde evaluatie + de daarin verwoorde beantwoording van de twee hoofdvragen + het verstrekte advies + de gedane suggestie.

Een conceptraadsvoorstel hebben wij bij deze evaluatie gevoegd.

Het is uiteindelijk aan de raad om een (politiek) oordeel te vellen over uitvoering door het college en de burgemeester van de informatieplicht naar de raad en om zo nodig nieuwe (aanvullende of gewijzigde) afspraken in het protocol van de notitie actieve en passieve informatieplicht op te nemen.

- o - o - o - o -