B en W Adviesnota
Onderwerp Vaststelling subsidie 2019 gezinscoaches Synthese
Zaaknummer 519878 Teammanager Ernst-Jan Meerbeek
B & W datum 21 september 2020 Afdeling/Team Stad Dorpen en
Wijken/Maatschappelijke ontwikkeling
Naam steller Jenny Bosman Portefeuillehouder Anne Thielen
Openbaarheid Deze adviesnota is openbaar Na informeren betrokkenen.
Bevoegd orgaan B & W
Ter kennisname Aanbieden via de Griffie aan Commissie Leven
ADVIES
1. Kennis te nemen van de evaluatie gezinscoaches en de reeds in het college besproken jaarrekening 2019 van Synthese waar gezinscoaches een onderdeel van is;
2. De subsidie aan Synthese van €701.855 voor de gezinscoaches 2019 vast te stellen.
B en W Adviesnota
Samenvatting
De gemeente Venray vindt het belangrijk dat alle jeugdigen gezond en veilig op kunnen groeien, hun talenten kunnen ontwikkelen en naar vermogen meedoen in de samenleving. Om dit te bereiken heeft de gemeente Venray voor het jaar 2019 een subsidie verleend van €701.855 voor het product
gezinscoaches. Synthese voert deze opdracht samen met de onderaannemers Bureau Jeugdzorg en MEE uit. De subsidie is bestemd voor deze drie partijen en Synthese draagt zorg voor de financiële afwikkeling richting de andere partijen en richting de gemeente.
De opdracht luidt als volgt:
De gezinscoach werkt in een bepaald gebied/dorp en ziet de jeugdigen en ouders met enige regelmaat.
Het is een gekwalificeerde professional die brede kennis heeft van (in elk geval) het hele
jeugdhulpdomein: van jeugdgezondheidszorg en opvoed- en opgroeiondersteuning tot kinder- en jeugdpsychiatrie en jeugdigen met een licht verstandelijke beperking. Naast kennis van deze jeugdhulpdomeinen is het ook van belang dat de gezinscoach werkervaring heeft op het gebied van jeugdzorg en een goede kennis heeft van de sociale kaart van de gemeente Venray.
De subsidie is verleend voor het bieden van hulp en ondersteuning aan ouders en jeugdigen, zodat zij hun opvoedvaardigheden kunnen verbeteren, jeugdigen hun talenten kunnen ontwikkelen en de kans hebben om mee te doen in de samenleving. Gezinscoaches dragen bij aan een positief opvoed- en opgroeiklimaat. Door laagdrempelig beschikbaar te zijn en aanwezig te zijn op vindplaatsen, worden vragen en zorgen rondom jeugdigen en hun ouders eerder gesignaleerd en kan worden voorkomen dat deze uitgroeien tot problemen.
Door ouders en jeugdigen te coachen en de eigen kracht en het sociaal netwerk te versterken, wordt voorkomen dat ze in de knel raken. De gezinscoaches bieden hen ondersteuning in het alledaagse leven, laten los waar het kan en schakelen bij als het moet.
Synthese heeft het jaarverslag (evaluatie) met betrekking tot gezinscoaches ingediend. Daarnaast is al eerder de jaarrekening van Synthese in het college geweest. Gezinscoaches is een onderdeel van deze jaarrekening.
Uit de evaluatie blijkt dat de gezinscoaches met regelmaat aanwezig zijn op de ‘vindplaatsen’ van kinderen om laagdrempelige ondersteuning te bieden. De eigen kracht en sociale netwerk van ouders wordt versterkt door het toepassen van de methodiek sociale netwerkversterking. Gezinnen zijn tevreden over de ondersteuning die door de gezinscoach wordt geboden. Synthese heeft bijgedragen aan beoogde doelen en effecten die beschreven zijn in de opdrachtformulering gezinscoaches 2019 – 2020.
Beoogd resultaat
Vaststellen van de subsidie gezinscoaches voor het jaar 2019 omdat deze besteed werd aan activiteiten die bijdragen aan de doelen zoals die zijn verwoord in de opdracht gezinscoaches 2019-2020.
Argumenten
2.1 De gezinscoaches hebben een belangrijke bijdrage geleverd aan de beoogde doelen en effecten.
B en W Adviesnota
Gezinscoaches zijn als algemene en laagdrempelige voorziening beschikbaar op scholen (o.a. via het Jongerenservicepunt), bij huisartsen, en de Jeugdgezondheidszorg. De samenwerking met deze partijen is t.o.v. 2018 nog verder versterkt.
De eigen kracht en opvoedingsvaardigheden van jeugdigen en ouders met een ondersteuningsvraag zijn versterkt.
Gezinscoaches maken een goede inschatting van de ernst van de problematiek en kunnen daarbij indien nodig de juiste hulp via de jeugdconsulent (eerder) inschakelen. Doordat ze trainingen hebben gevolgd in: Infant Menthal Health (IMH), ‘herkennen van en omgaan met een licht verstandelijke beperking’, ‘werken met complexe echtscheidingsproblematiek’.
Gezinscoaches werken wijkgericht zodat buurtbewoners en partners een duidelijk aanspreekpunt in de wijk hebben.
Gezinscoaches hebben gewerkt aan het vergroten van zichtbaarheid op social media. Door te bloggen en vloggen bespreken ze actuele thema’s rondom opgroeien en opvoeden.
Preventieve- en groepsactiviteiten zoals voorlichting op scholen en groepstrainingen worden ingezet en dragen bij aan het voorkomen van zwaardere hulpvragen.
Risico’s n.v.t.
Kanttekeningen n.v.t.
Communicatie
Synthese wordt geïnformeerd middels een vaststellingsbeschikking. De communicatie richting de andere partners wordt door Synthese gedaan.
Financiële gevolgen
De verleende subsidie werd reeds volledig betaald. Er hoeft geen betaling of terugvordering meer plaats te vinden.
Personele/organisatorische gevolgen n.v.t.
Juridische gevolgen
Er kan tegen deze subsidievaststelling bezwaar worden gemaakt.
Rechtmatigheid
Vaststelling van de subsidie is gebaseerd op de ASV en het BNRS.
Fatale termijnen
De subsidie dient conform ASV en BSNR door het college van B&W vóór 31 december 2020 te worden vastgesteld.
B en W Adviesnota
Evaluatie n.v.t.
Bijlagen
1. Beschikking vaststelling subsidie 2019
2. 1 Begeleidende brief jaarevaluatie gezinscoaches Venray 2019 2.2 Jaarevaluatie gezinscoaches Venray 2019
3. Jaarverslag en jaarrekening Synthese 2019
Naslagwerk n.v.t.
Stichting Synthese Leunseweg 51 5802 CG Venray
Datum 22 september 2020 Behandeld door Jenny Bosman
Ons kenmerk 519878 Datum uw brief
Pagina 1 van 2 Uw kenmerk
Onderwerp Subsidie vaststelling gezinscoaches 2019
Maatschappelijke ontwikkeling Raadhuisstraat 1
Postbus 500, 5800 AM Venray Telefoon (0478) 52 33 33 Telefax (0478) 52 32 22 E-mail gemeente@venray.nl Internet www.venray.nl KvK-nummer 14132389
IBAN NL20 BNGH 028 5028 383 (belastingen) IBAN NL11 BNGH 028 5008 757 (algemeen) BIC BNGHNL2G
Geacht bestuur,
Op 17 oktober 2018 is aan uw organisatie een periodieke subsidie verleend van €701.855 ten behoeve van de inzet van gezinscoaches voor het jaar 2019 en 2020. Op 30 juli 2020 heeft u, ter verantwoording van de besteding van deze subsidies het jaarverslag: evaluatie gezinscoaches 2019, de jaarrekening en de accountantsverklaring naar ons gestuurd. Het indienen hiervan geldt, op grond van artikel 1.10 lid 8 van het Besluit nadere regels subsidieverstrekking, tevens als een aanvraag tot vaststelling van de subsidie. Op basis van de Algemene subsidieverordening
gemeente Venray (ASV) en het Besluit nadere regels subsidieverstrekking (BSNRS) hebben wij hierover als volgt beslist.
Doel van de subsidieverlening
De verleende subsidie was bestemd voor de activiteiten van de gezinscoaches, zoals omschreven in hoofdstuk 3 van de evaluatie gezinscoaches 2019 en de coördinatie hiervan.
Beslissing
Op grond van de door u overgelegde stukken hebben wij besloten de subsidie van €701.855 voor het jaar 2019 vast te stellen (artikel 4:46 lid 1 Algemene wet bestuursrecht). Wij hebben
geconstateerd dat de subsidie rechtmatig en doeltreffend werd ingezet en dat u door uw
activiteiten heeft bijgedragen aan de realisatie van de door de gemeente gewenste effecten in de Venrayse samenleving.
Datum 22 september 2020 Ons kenmerk 519878
Pagina 2 van 2
- indien de subsidievaststelling onjuist was en u dit wist of behoorde te weten,
- op grond van feiten en omstandigheden waarvan wij redelijkerwijs nu niet op de hoogte kunnen zijn en op grond waarvan, indien deze feiten en omstandigheden bekend waren, de subsidie lager zou zijn vastgesteld,
- indien u, na deze subsidievaststelling, niet voldoet aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen om medewerking te verlenen aan onderzoeken die op de subsidiering betrekking hebben, en wij dit in verband met de subsidiering noodzakelijk achten,
- Als controle van administratie niet op eenvoudige wijze mogelijk is (art. 4:49 Algemene wet bestuursrecht in samenhang met artikel 11 lid 2 ASV).
Vragen
Heeft u nog vragen dan kunt u terecht bij Jenny Bosman. Zij is te bereiken via telefoonnummer 0478-523333, of via e-mail: Jenny.Bosman@venray.nl
Bezwaarschrift
Bent u het met dit besluit niet eens, dan kunt u hiertegen bezwaar maken.
Dit kan via www.venray.nl/bezwaarschrift-indienen. Daarvoor heeft u uw elektronische
handtekening (DigiD) nodig. Ook kunt u schriftelijk bezwaar indienen. Dit bezwaarschrift stuurt u naar burgemeester en wethouders van Venray, Postbus 500, 5800 AM Venray.
In het bezwaarschrift schrijft u tegen welk besluit u bezwaar maakt en waarom u het niet eens bent met ons besluit. Denkt u eraan dat u het bezwaarschrift ondertekent en dat u uw naam en adres vermeldt. U heeft zes weken om het bezwaarschrift in te dienen. De uiterste datum is zes weken na de datum waarop wij het besluit verzonden. Als u bezwaar maakt, treedt het besluit toch in werking. Alleen als er spoedeisende belangen zijn die dat nodig maken, kunt u bij de rechter om een tijdelijke maatregel vragen. Dat heet een voorlopige voorziening. Alle informatie hierover kunt u krijgen via de griffie van de rechtbank Limburg, Postbus 950, 6040 AZ Roermond.
Met vriendelijke groet,
het college van Burgemeester en Wethouders van Venray,
, de burgemeester ,de secretaris
Evaluatie gezinscoaches Venray
2019
Inhoud
1. Inleiding ... 3
2. Opdrachtformulering gezinscoach 2019-2020 ... 4
3. Doelen en ambities 2019 ... 7
4. Samenwerking versterken met netwerkpartners ... 12
5. Klanttevredenheidsmeting ... 14
6. Deskundigheidsbevordering ... 16
7. Getallen ... 17
8. Evalueren functioneren stuurgroep ... 20
9. Financiële onderbouwing ... 21
Bijlage 1: Opdrachttevredenheidsmeting, opdrachtgevers en samenwerkingspartners... 22
1. Inleiding
De gemeente Venray heeft Bureau Jeugdzorg (BJZ), MEE en Synthese in 2018 verzocht om te komen tot een nieuw werkplan 2019-2020 van de gezinscoaches. In 2017 zijn wij gestart met deze nieuwe werkwijze, waarin de gezinscoaches zijn gepositioneerd als laagdrempelige, algemene voorziening voor de inwoners van de gemeente Venray. In deze evaluatie zullen we terugkijken op de uitvoering van de aanpak in 2019. Welke doelen en ambities hebben we behaald en op welke manier? En welke doelen en ambities behoeven nog extra aandacht en doorontwikkeling?
Terugkijkend op het afgelopen jaar zien we dat het gezinscoachteam een ontwikkeling heeft doorgemaakt. In 2019 hebben we gewerkt aan het teambreed beter benutten van de beschikbare kennis, competenties en talenten van de individuele coaches. De gezinscoaches werken nauw samen, delen hun expertise en bevragen elkaar kritisch met betrekking tot het professioneel handelen.
De gezinscoaches hebben het afgelopen jaar veel geïnvesteerd in de samenwerking met scholen, diverse huisartsen, jeugdconsulenten en de jeugdgezondheidszorg. Vanaf september 2019 werken we daarnaast ook gebiedsgericht en is iedere gezinscoach gekoppeld aan een wijk of buurt in Venray. In 2019 hebben we de training Infant Mental Health (IMH) afgerond en de samenwerking met de Mutsaersstichting geïntensiveerd. Op deze onderdelen zullen we later in de evaluatie terugkomen.
2. Opdrachtformulering gezinscoach 2019-2020
Visie jeugdbeleid - gemeente Venray
‘We richten ons op àlle jeugd waarbij de focus ligt op het normale opgroeien en opvoeden.
Elk kind is uniek en ontwikkelt zich in zijn eigen tempo. We bieden een positieve en stimulerende basis waarin kinderen zich optimaal ontwikkelen en hun talenten ontplooien.
Het kind staat centraal, maar wel in de context van de eigen opvoedomgeving. Het gezin is de basis en ouders zijn primair verantwoordelijk voor de opvoeding en het welzijn van hun kinderen. Het sociaal netwerk is ondersteunend aan en waar nodig aanvullend op de rol van
ouders. De nadruk ligt op vroegtijdig signaleren en preventief aanpakken.’
Het aanbod van de gezinscoaches dient een relevante bijdrage te leveren aan de realisatie van de hieronder weergegeven uitgangspunten en beleidsdoelstellingen en te passen binnen de gestelde (wettelijke) kaders.
1. Het jeugdbeleid richt zich nadrukkelijk op alle jeugd. De focus ligt niet op problemen, maar op het normale opgroeien en opvoeden. Wij willen bijdragen aan een positief opvoedklimaat door middel van positief jeugdbeleid (stimuleren en kansen bieden).
2. Het kind/de jeugdige en de directe opvoedomgeving staan centraal.
3. Het gezin is de basis en ouders/verzorgers zijn primair verantwoordelijk voor de
opvoeding van hun kind(eren). Zij worden op deze verantwoordelijkheid aangesproken, maar dit betekent ook dat zij altijd betrokken worden bij zaken die spelen rond hun kind(eren). Hierbij wordt gewerkt volgens het principe ‘één gezin, één plan, één regisseur’.
4. Het jeugdbeleid draagt bij aan het ondersteunen van ouders/verzorgers/opvoeders bij de opvoeding, gericht op het versterken van de eigen kracht van het kind en de
opvoedomgeving. Het gaat daarbij nadrukkelijk om het versterken van de opvoeding, niet om het overnemen daarvan.
5. Het jeugdbeleid draagt bij aan het verbeteren van de mogelijkheden tot het vroeg signaleren en aanpakken van eventuele (beginnende) problemen in de directe
leefomgeving van het kind (preventie). Op persoonsniveau kan ondersteuning door de gezinscoach snel in worden gezet om problematiek te voorkomen die langdurige inzet van specialistische zorg noodzakelijk maakt.
6. Naast de ouders/verzorgers zijn er veel mensen die invloed (kunnen) hebben op de opvoeding van kinderen. Zij maken deel uit van de directe opvoedomgeving. Er wordt altijd bekeken waar het informele sociale netwerk rondom het gezin ondersteunend kan zijn en vervolgens waar mogelijk voorliggend, aanvullend en/of ondersteunend kan zijn.
Bij het ontbreken van een sociaal netwerk, wordt gewerkt aan het opbouwen van constructieve informele netwerken uit het alledaagse leven.
7. De inzet van specialistische hulp wordt voorkomen. Maar bij zwaardere problemen moet snel en slagvaardig specialistische hulp en advies ingezet kunnen worden, zonder
onnodige doorverwijzingen. Daarbij geldt als uitgangspunt dat de uitvoering daarvan bij voorkeur ook in de directe leefomgeving van het kind plaatsvindt. Het gaat hierbij om het organiseren van integrale zorg rondom het gezin waarbij gehandeld wordt volgens het principe ‘één gezin, één plan en één regisseur’ en waar wordt aangesloten bij de systematiek van zorgmatching zoals we die in Venray kennen.
De opdracht
De gezinscoach in Venray is een SKJ geregistreerde jeugdprofessional die kennis heeft van het hele jeugdhulpdomein (van jeugdgezondheidszorg en opvoed- en opgroeiondersteuning tot kinder- en jeugdpsychiatrie en jeugdigen met een licht verstandelijke beperking). Naast kennis van deze jeugdhulpdomeinen is het ook van belang dat de gezinscoach werkervaring heeft op het gebied van jeugdzorg en een goede kennis heeft van de sociale kaart van de gemeente Venray. Het team gezinscoaches wordt aangestuurd door een coördinator. Deze heeft een aanspreekpunt op beleidsniveau binnen gemeente Venray. Daar waar nodig kan een beroep worden gedaan op de deskundigheid en expertise van een gedragsdeskundige.
Er wordt gewerkt met gezinscoaches op dorps- en wijkniveau. Voor de kern Venray wordt aangesloten bij de wijken en voor de omliggende gebieden wordt rekening gehouden met de dorpskernen. Het gezin bevindt en beweegt zich voor een groot deel binnen de wijk of het dorp, of op bovenwijks niveau (school, sport, vrije tijd, sociaal netwerk, gezondheidszorg) en als het gaat om nabije ondersteuning moet vervolgens binnen de wijk gekeken worden waar hiervoor de mogelijkheden te vinden zijn. Ook wordt hiermee beoogd om zo min mogelijk schakels te creëren in een hulpvraag van een jeugdige en/of het gezin. Doorverwijzingen worden
geminimaliseerd doordat niet gedacht wordt vanuit de vindplaats waar een professional actief is, maar vanuit de plaats waar het gezin zich beweegt.
De gezinscoaches worden gepositioneerd als een vrij toegankelijke, algemene voorziening met de volgende taken:
1. Het geven van informatie en advies aan ouders/opvoeders en jeugdigen.
2. Het bieden van lichte opvoed- en opgroeiondersteuning aan ouders en kinderen/jongeren tot 23 jaar.
3. Het ondersteunen en coachen van professionals en vrijwilligers die met kinderen en
jongeren werken. Zo versterken ze de reguliere basisvoorzieningen in de gemeente Venray.
4. Het versterken/verbeteren van de samenwerking met verwijzers en andere partners.
5. Een adequate inschatting maken van de ernst, aard en intensiteit van de problematiek en waar nodig hulp inschakelen.
3. Doelen en ambities 2019
Eind 2018 hebben we gezamenlijk doelen en indicatoren geformuleerd in het werkplan 2019- 2020. Aan de hand van deze doelstellingen zullen we terugblikken op 2019.
Doelstelling 1
Het versterken van de pedagogische leefomgeving. Er is minder uitval van kinderen op scholen en bij verenigingen. Er worden pedagogische interventies (methodieken) ingezet om zowel individuele als groepen jongeren in het leefgebied vrije tijd te bereiken en te binden aan de samenleving met het doel om hen optimaal gebruik te laten maken van hun mogelijkheden en talenten.
De gezinscoaches zijn actief in zowel het basisonderwijs als het middelbaar onderwijs. In september 2018 zijn we met een aantal partners gestart met het Jongerenservicepunt (JSP) op het Raayland College en Gilde Opleidingen. De gezinscoaches zijn hier wekelijks aanwezig.
Eind 2019 is er vanuit het JSP een start gemaakt met een gastles op school over respectvolle omgang tussen leerlingen en hun omgeving. In 2020 zullen de partijen die betrokken zijn bij het JSP in gezamenlijkheid kijken naar de doelen en de bijhorende taken voor 2020. Op deze manier willen we de doelen die de gezinscoach heeft samenbrengen met de doelen van het JSP zodat ze aanvullend aan elkaar kunnen werken.
Daarnaast wordt er samen met een jongerenwerker van Synthese vindplaatsgericht gewerkt vanuit jongerencentrum The B. De gezinscoaches werken nauw samen met het
maatschappelijk werk van Synthese om een passend groepsaanbod te bieden aan jeugdigen binnen de gemeente Venray, waaronder sociale vaardigheidstraining en
weerbaarheidstrainingen.
In de contacten met verenigingen merken we dat deze niet vaak een concrete vraag hebben waarbij een gezinscoach kan ondersteunen. Daarnaast is er vaak ook geen ruimte naast reguliere bestuurstaken om bezig te zijn met het opgroeiklimaat binnen de vereniging. Er is hierover contact met VenrayBeweegt. In 2020 gaan we opnieuw op zoek naar een manier om hier een impuls aan te geven, samen met de gemeente en het jongerenwerk van Synthese.
Tevens zullen we in 2020 de balans op moeten maken of de investering opweegt tegen wat het oplevert. Afgelopen jaren hebben we op verschillende manieren geprobeerd een (betere)
samenwerking met verenigingen op de bouwen. Helaas heeft dit tot op heden weinig resultaat opgebracht. Goed om in 2020 de balans op te maken.
Doelstelling 2
Ouders en kinderen/jongeren weten waar ze met hun vragen/zorgen rondom opgroeien en opvoeden terecht kunnen. De opvoedvaardigheden van ouders verbeteren, waardoor ze beter gebruik kunnen maken van hun eigen kracht en mogelijkheden. Daarnaast maken ze ook meer gebruik van hun eigen netwerk. Daardoor worden vragen of zorgen eerder bespreekbaar, voordat het problemen worden en neemt op langere termijn het beroep op specialistische jeugdzorg af.
In totaal hebben in 2019 252 gezinnen ondersteuning gekregen van een gezinscoach. De gezinscoaches hebben in 2019 geen wachtlijst gehad. Binnen een week na aanmelding wordt er doorgaans contact opgenomen met de hulpvrager om vervolgafspraken te maken.
Afhankelijk van het seizoen begeleiden we tussen de 80 en 100 gezinnen op deze wijze. We zien nadrukkelijk een piek-moment na de periodieke oudergesprekken en een dal-moment in de zomervakantie.
Het netwerk van het gezin wordt zoveel als mogelijk betrokken bij en geactiveerd in het traject, waardoor we geprobeerd hebben de (informele) ondersteuning te verduurzamen. De
ondersteuningstrajecten zijn zoveel mogelijk kortdurend van aard geweest. In 25 procent van de gevallen duurt de ondersteunt langer dan een half jaar. De gezinnen die gedurende een langere periode ondersteuning genoten hebben, zijn over het algemeen:
• Gezinnenwaarbij er gedurende de ondersteuning nieuwe vragen ontstonden
• Gezinnen die (vanwege een beperking) meer tijd nodig hadden om zelf weer de regie te pakken/krijgen in hun alledaagse leven.
Er is gewerkt vanuit een integrale benadering op de diverse leefgebieden. In overleg met de gezinnen (en netwerkpartners) verhelderen we de hulpvraag en stellen we de doelen van de ondersteuning vast. Deze doelen worden geëvalueerd en daar waar nodig bijgesteld. Met als uitgangspunt mét het gezin praten in plaats van óver het gezin. Daar waar nodig werken we samen met andere (voorliggende) voorzieningen. Hierbij denkend aan: maatschappelijk werk, schuldhulpverlening, jongerenwerk, mantelzorgondersteuning, wijkteam, Venray beweegt enz.
Doelstelling 3
Problemen worden zowel door professionals als door vrijwilligers eerder gesignaleerd.
Vrijwilligers en professionals weten waar ze met hun vragen terecht kunnen en voelen zich ondersteund. Daardoor kunnen zaken eerder (preventief) opgepakt worden.
De gezinscoaches hebben informatie en advies gegeven aan ouders, jeugdigen, netwerk- en samenwerkingspartners. Door laagdrempelig en met regelmaat aanwezig te zijn op de
‘vindplaatsen’ van kinderen, hebben de gezinscoaches de ouders en netwerkpartners in 2019 wegwijs gemaakt in de jeugdhulp. Daarbij hebben ze ingespeeld op de individuele vragen die er binnenkwamen en daar waar mogelijk groepsgewijs informatie, advies en voorlichting gegeven.
Doelstelling 4
Doordat de gezinscoaches een goede inschatting maken van de ernst van de problematiek wordt de juiste hulp via de jeugdconsulenten eerder ingeschakeld (matched care in plaats stepped care).
De gezinscoaches werken doorlopend aan het verbeteren van de kwaliteit van de geboden ondersteuning. Zo vinden we het belangrijk om de expertise van de gezinscoaches te versterken en actueel te houden, dit hebben we in 2019 als volgt aangepakt:
• In oktober 2018 zijn de gezinscoaches gestart met de scholing Infant Mental Health (IMH):
deze is afgerond in 2019. Deze scholing is opgezet in samenwerking met de
Mutsaersstichting. IMH houdt in dat een professional actief bijdraagt aan het opbouwen van een veilige band tussen ouders en kinderen. Deze methode richt zich specifiek op kinderen van 0 tot 4 jaar en hun ouders. Mede door deze scholing signaleren gezinscoaches eerder problemen op het gebied van hechting bij het jonge kind.
• Vanuit de MEE Academie hebben de gezinscoaches, samen met enkele maatschappelijk werkers en jongerenwerkers, de training ‘herkennen van en omgaan met een licht
verstandelijke beperking’ gevolgd. Doel van deze training is het ervaren en bewust worden van wat een lichtverstandelijke beperking is en wat het voor iemand betekent. Hoe je dit kunt herkennen en hoe je je communicatie als hulpverlener hierop kunt afstemmen.
• In 2019/2020 hebben de gezinscoaches een training ‘werken met complexe
echtscheidingssituaties’ gevolgd. Samen met het maatschappelijk werk van Synthese onderzoeken we in 2020, hoe de dienstverlening rondom relatievraagstukken en
echtscheidingen verbeterd kan worden en hoe we onderling nog beter van elkaars expertise gebruik van kunnen maken.
Iedere gezinscoach kan, eventueel met ondersteuning van een gedragsdeskundige en
risicotaxatie, een inschatting maken of een gezinssituatie voldoende veilig is. Waar nodig wordt er geschakeld met de jeugdconsulent, Veilig Thuis of de beschermingstafel.
Vanaf 1 september 2019 wordt er vanuit de Mutsaersstichting een systeemtherapeute ingezet in de wekelijkse casuïstiekbespreking van de gezinscoaches. Dit met als doel om specifieke deskundigheid op het vlak van GGZ-expertise te borgen in het team, aanvullend op de gedragswetenschapper en Vincent van Gogh-preventiemedewerker. De ervaringen uit de eerste maanden zijn geëvalueerd en de samenwerking tussen gezinscoaches en de
Mutsaersstichting worden nader verkend in 2020. In 2019 is gewerkt aan de uitwerking van het initiatief ‘123 consultatie’, dit houdt in dat (jeugd)zorgorganisaties elkaars expertise laagdrempelig kunnen consulteren bij specifieke hulpvragen van inwoners van Venray.
Bovenstaande initiatieven dragen bij aan het zo goed mogelijk passende ondersteuning inzetten (matched care).
Een van de uitdagingen voor de komende jaren is, om nadrukkelijk de samenwerking op te zoeken met de tweede lijn (maatwerkvoorzieningen jeugdhulp). De inzet van maatwerk en gezinscoaches kunnen bijvoorbeeld gelijktijdig worden ingezet om ondersteuning aan het gezin/kind te versterken, afschaling van hulpverlening te versnellen en goede nazorg na een specialistisch traject te borgen. De jeugdconsulent kan hierin een coördinerende rol vervullen als procesregisseur. Daarnaast zou het wenselijk zijn om de ondersteuning van de gezinscoach ook langduriger laagintensief te kunnen inzetten. In 2019 zijn we samen met de gemeente een verkenning gestart over wat nodig is om deze ontwikkeling in gang te zetten.
In 2019 zijn er voorbereidingen gestart om nog meer aandacht te hebben in onze
dienstverlening voor de doelgroep LVB. De expertise van MEE wordt ingezet om hierin een concreet aanbod groepswerk op te zetten.
Doelstelling 5
Doordat de gezinscoaches wijk- en dorpsgericht werken, krijgen we goed zicht op wat nodig is binnen de gemeente Venray op het niveau van wijken en dorpen. Hier stemmen we ons beleid en de inkoop op af.
We zijn vanaf 1 september 2019 gestart met wijkgericht werken, dat wil zeggen dat aan iedere gezinscoach een wijk (met partners) is toegewezen, hierdoor hebben er wel enkele personele wisselingen plaatsgevonden. Het wijkgericht werken zorgt ervoor dat buurtbewoners en partners een duidelijk aanspreekpunt in de wijk hebben. Doordat de gezinscoaches bekend zijn met de vraagstukken in de wijk, kunnen hierin slimme verbindingen gemaakt worden. Een ontwikkelpunt is en blijft om nog meer bekendheid van de gezinscoaches op te bouwen bij verenigingen en in de wijken en dorpen van de gemeente Venray (wijkgericht werken).
In 2019 hebben we gewerkt aan het vergroten van onze zichtbaarheid op social media. Door te bloggen en vloggen vragen we aandacht voor onze werkwijze en actuele thema’s rondom opgroeien en opvoeden. Hierdoor vergroten we ons bereik.
Doelstelling 6
De gezinscoaches organiseren activiteiten die opvoeders helpen hun opvoedingskwaliteiten te benutten en te versterken en de opvoedingssituatie te verbeteren, waardoor er
randvoorwaarden gecreëerd worden voor een goede ontwikkeling van jeugdigen.
In 2020 blijven we inzetten op voorlichtingsbijeenkomsten in groepsverband, waarbij we inspelen op actuele vragen van ouders (en netwerkpartners). We merken dat deze bijeenkomsten de drempel voor ouders kan verlagen om een vraag te stellen aan de gezinscoaches. Hierbij denken we aan bijvoorbeeld aan het organiseren van een voorlichtingsavond over gamen of beeldschermgebruik. In 2020 ontwikkelen we het
innovatieproject duurzame relaties (‘voor de liefhebbers’) door en bieden we deze opnieuw aan.
Met de gemeente zijn we in gesprek over een mogelijke pilot Centering.
In oktober 2019 is er een lezing georganiseerd met gastspreker Hanneke Poot over de senso- motorische ontwikkeling van jonge kinderen. Tijdens deze avond heeft Hanneke Poot uitgelegd hoe fysieke beweging een positieve invloed heeft op de ontwikkeling van het kinderbrein en hoe je dit als ouder kunt stimuleren. Het was een drukbezochte avond, met zo’n 40 aanwezige ouders. De deelnemers beoordeelden deze avond het cijfer 8.8.
4. Samenwerking versterken met netwerkpartners
Als gezinscoaches investeren we doorlopend in de samenwerking met partijen in het voorliggende veld, waaronder scholen, huisartsen en de jeugdgezondheidszorg (JGZ).
Hieronder wordt een globale weergave gegeven van de stappen die hierin gezet zijn in 2019.
• Samenwerking met huisartsen.
De gezinscoaches hebben opnieuw veel in de samenwerking met huisartsen geïnvesteerd.
Iedere huisarts in Venray heeft een gezinscoach als contactpersoon. De samenwerking met enkele huisartsenpraktijken in Venray (Antoniusveld, Buitenlust en Ysselsteyn) is
geïntensiveerd, hier vindt ook een spreekuur op locatie plaats. We zijn tevreden over de resultaten: hulpvragen worden direct doorgeleid naar de gezinscoaches, het aanwezig zijn in de praktijk zorgt ervoor dat de lijnen kort zijn, cliënten snel doorverwezen worden en de juiste ondersteuning krijgen. Met de overige huisartspraktijken zijn er nog geen structurele samenwerkingsafspraken. Hier ligt wel een wens vanuit de gezinscoaches om aan de slag te gaan echter er ligt hier vooralsnog geen behoefte vanuit de betreffende praktijken.
In 2019 is een onderzoek gepubliceerd naar de samenwerking tussen huisartsen,
jeugdconsulten en gezinscoaches. Het algemene beeld is dat de samenwerking goed loopt, enkele verbeterpunten die uit het onderzoek naar voren zijn gekomen worden opgepakt. Zo zal een gezinscoach samen met de jeugdconsulent naar de huisartsenpraktijk in Meerlo gaan om de werkwijze van de gezinscoach en jeugdconsulent verder toe te lichten.
• Samenwerking met Jeugdgezondheidszorg.
De gezinscoaches sluiten aan bij de casuïstiekbespreking van de JGZ. Op deze manier zijn er kortere lijnen ontstaan en verloopt de samenwerking beter en sneller. In 2019 hebben we de doorverwijzing van de doelgroep 0-4 jaar nader opgepakt, deze doelgroep zien we bij de gezinscoaches onvoldoende terugkomen. Ook in 2020 blijven we met elkaar in gesprek om de verschillende functies scherp in beeld te houden, waar overlap zit en waar we elkaar kunnen versterken.
• Samenwerken en afstemmen met jeugdconsulent.
In 2018 zijn er samenwerkings- en procesafspraken gemaakt tussen de jeugdconsulenten en gezinscoaches. Hierdoor is het eenvoudiger casuïstiek op- of af te schalen en nemen doorlooptijden af. Er is sneller onderling overleg over en weer. We pakken in toenemende mate keukentafelgesprekken samen op. Een ontwikkelpunt voor 2020 blijft het samen op huisbezoek gaan bij een eerste gesprek in een nieuwe casus. In 2019 zijn we een
verkennend gesprek gestart, waarin we onderzoeken hoe inzet van algemene
voorzieningen met maatwerkvoorzieningen gelijktijdig beter kan worden ingezet (zie ook doorontwikkeling gezinscoaches).
• In afstemming met scholen zijn er afspraken gemaakt m.b.t. de aanwezigheid van de
gezinscoach. Dit kan variëren van wekelijks een overlegmoment en/of spreekuur tot contact via mail en telefoon en indien nodig een face to face contact. Het gaat hierbij om 16
reguliere basisscholen, 2 scholen voor speciaal basisonderwijs, 1 school voor voortgezet onderwijs, 1 school voor middelbaar beroepsonderwijs en 1 internationale schakelklas, Er is een nauwe samenwerking met de voorschoolse IB-er voor de kinderdagverblijven/
buitenschoolse opvang en peuterwerk.
5. Klanttevredenheidsmeting
2019
In 2019 zijn er 172 klanttevredenheidsmetingen verstuurd. Hiervan zijn 28 vragenlijsten ingevuld. De respons is 16 procent, dit is aan de lage kant. De weergegeven resultaten moeten door de lage respons dus met de nodige voorzichtigheid gelezen worden. Van de cliënten die de vragenlijst ingevuld hebben is 86 procent vrouw en 14 procent man. De gemiddelde leeftijd van de vrouwen is 38,5 jaar (spreiding tussen 30 en 50 jaar), van de mannen 44,5 jaar (spreiding tussen 40 en 50 jaar).
Hieronder wordt een algemene opsomming van resultaten gegeven uit de
klanttevredenheidsmeting. Eén respondent in 2019 gaf aan zeer ontevreden te zijn over de ondersteuning van de gezinscoaches en haalt daarmee de gemiddelde beoordeling van deze meting omlaag.
• Gemiddeld waarderen de cliënten de informatievoorziening met een 7.8.
• De cliënten zijn met name via school (50 procent) of de huisarts (21 procent) in contact gekomen met de gezinscoaches.
• Gemiddeld waarderen de cliënten de medewerker van de Gezinscoach Venray met een 8.1.
• Gemiddeld waarderen de cliënten de resultaten van de ondersteuning met een 7,4.
• De cliënten waren over het algemeen tevreden over de gekozen aanpak (89 procent), de uitvoering (93 procent) en afronding (93 procent) van de ondersteuning.
• Twee derde van de cliënten (64 procent) gaf aan dat de vooraf gestelde doelen gehaald zijn.
• Gemiddeld waarderen de cliënten de dienstverlening met een 8,1.
• Bijna alle cliënten (90 procent) zouden Gezinscoach Venray bij anderen aanbevelen en 78 procent van de cliënten zouden er een volgende keer opnieuw gebruik van maken.
De algehele dienstverlening wordt goed gewaardeerd met het cijfer 7.8.
Verbeterpunten voor 2020
We onderzoeken wat nodig is om de respons te vergroten op het onderzoek. We
onderzoeken of de vraagstelling in het onderzoek duidelijk is en brengen het onderzoek ook nadrukkelijk aan bod in het afsluitingsgesprek met de client.
Ter vergelijking: 2018
In 2018 zijn er 77 klanttevredenheidsmetingen verstuurd, in totaal zijn er 29 vragenlijsten ingevuld.
De algehele dienstverlening wordt goed gewaardeerd met het cijfer 8.2.
• Gemiddeld waarderen de cliënten de informatievoorziening met een 7.8.
• Gemiddeld waarderen de cliënten de medewerker van de gezinscoach Venray met een 8.3.
• Gemiddeld waarderen de cliënten de resultaten van de ondersteuning met een 8.2. Bijna
• driekwart van de cliënten (72 procent) gaf aan dat de vooraf gestelde doelen gehaald zijn.
• Gemiddeld waarderen de cliënten de dienstverlening met een 8,1.
Bijna alle cliënten (93 procent) zouden Gezinscoach Venray bij anderen aanbevelen en zouden er een volgende keer nogmaals gebruik van maken.
6. Deskundigheidsbevordering
In 2019 is geïnvesteerd in de samenwerking met netwerkpartners en het vormen van een team, leren van elkaars deskundigheid en samen invulling geven aan een nieuwe
werkwijze.
In 2019 hebben we het budget voor de volgende zaken ingezet:
• inzet professionele tolken en gedragsdeskundige;
• wekelijkse inzet van systeemtherapeute Mutsaersstichting in casuïstiekbespreking;
• training ‘Infant Mental Health’ en cursus ‘contextueel werken met complexe echtscheidingen’;
• videotraining gericht op interactie van gezinscoach met gezinnen en kinderen;
• lezing Hanneke Poot over ‘senso-motorische ontwikkeling van kinderen’;
• rapportage klanttevredenheid door onafhankelijk bureau Praktikon;
• expertise en ondersteuning bij het filmen van de kennismakingsfilmpjes voor de facebookpagina en de verdere uitwerking van het social media plan;
• juridisch advies op outreachend werkproces gezinscoaches;
• promotie- en communicatiemateriaal;
• teambuilding;
• er is een leerwerkplek ingezet in de periode september 2018 tot en met februari 2019.
7. Getallen
In oktober 2018 zijn de gezinscoaches overgestapt op een nieuw clientregistratiesysteem (REGAS). Er is een nieuwe monitor met sturingsinformatie gekoppeld aan dit systeem, waardoor er meer inzicht komt in de aantallen casussen en type hulpvragen (op wijkniveau). Vanaf heden kan deze informatie maandelijks opgehaald worden uit de systemen en kan de opgebouwde data ook per jaar met elkaar vergeleken worden. In de stuurgroep-bijeenkomsten monitoren we deze overzichten.
Analyse individuele ondersteuning gezinnen
In 2019 zijn er in totaal 252 actieve casussen geregistreerd: hiervan zijn er 172 casussen gedurende het jaar afgesloten1. Op 31 december 2019 waren er 81 openstaande casussen waarmee de gezinscoaches actief aan de slag waren2.
Aantallen
In onderstaande staafdiagram is de instroom (nieuw) en uitstroom (afgesloten) van deze casussen weergegeven vanuit het nieuwe systeem gedurende het jaar 2019. We
constateren een dal-moment van aanmeldingen in de zomervakantie en een piek-moment na de herfstvakantie. Een ontwikkelpunt is hoe we als team hierop nog beter kunnen anticiperen in onze werkplanning. Daarnaast is opvallend dat een groot deel van de ondersteuningsvragen uit de wijken Landweert en Brukske komen.
1 In de periode 1 oktober 2018 tot en met 31 december 2018 stonden er 116 actieve casussen geregistreerd.
2 Ter vergelijking, dit waren 80 openstaande casussen op peildatum 31 december 2018.
Type hulpvraag
In onderstaande taartdiagram zijn het type hulpvragen in kaart gebracht. Hieruit komt naar voren dat de primaire hulpvraag van de betreffende gezinnen ging om de thema’s:
Toelichting:
43,4% opvoedondersteuning voor kinderen in de leeftijd 4 – 12 jaar 10,5% ondersteuning bij een echtscheiding
15,1% opvoedondersteuning voor kinderen in de leeftijd 13 – 23 jaar 10,0% ondersteuningsvragen onderwijs-gerelateerd
10,5% opvoedondersteuning voor kinderen in de leeftijd 0 – 4 jaar 3,5% rouwverwerking
3,5% veiligheid
3,5% overig: pesten / gamen en social media.
Doorlooptijd casussen
De doorlooptijden van de betreffende casussen waren als volgt:
8. Evalueren functioneren stuurgroep
De stuurgroep gezinscoaches bestaat uit een vertegenwoordiging vanuit de gemeente Venray, de managers van de moederorganisaties MEE, Synthese, BJZ en het Vincent van Gogh en de teamcoördinator van de gezinscoaches.
In de stuurgroep vergadering van september 2019 is een spoorboekje vastgesteld met daarin alle belangrijke vergaderingen en verantwoordingsmomenten conform subsidiebeleid in de periode 2019-2020. Deze wordt als jaarkalender gebruikt. Hierdoor komt er meer structuur in de agenda, doelen en prioriteiten van de stuurgroep.
In 2020 veranderen we de samenstelling van de stuurgroep: de vertegenwoordiging van de gemeente aan tafel zal wijzigen (beleid en uitvoering). We vragen aandacht voor het tijdig versturen van vergaderstukken en vergaderdiscipline van de deelnemende partijen. De leden van de stuurgroep geven tijdig aan wanneer ze niet kunnen aansluiten bij het overleg en/of zorgen (zover mogelijk) voor een plaatsvervanger met mandaat.
9. Financiële onderbouwing
Hieronder volgt een toelichting van de totale besteding van de ontvangen subsidie gezinscoaches 2019.
Kostensoort Begroting in € Realisatie in €
Synthese uitvoering 273.848,00 285.040,00
Synthese coördinatie 52.000,00 54.488,00
Synthese coördinatie, afslag door gemaximeerd
budget -2.488,00
Synthese deskundigheid cash out 2019 31.854,00 21.969,00
MEE uitvoering 2019 255.571,00 255.571,00
BJZ uitvoering 2019 88.582,00 77.390,00
Totaal ontvangen subsidie 2019 701.855,00 691.970,00
Overgeheveld van 2018 naar 2019 9.332,00
Inzet Leerwerkplek 2019 € 8.767,07
Totaal beschikbaar budget in 2019 711.187,00
Totaal gerealiseerde kosten 2019 - 700.737,07
Overgeheveld van 2019 naar 2020 - 10.449,93
Vincent van Gogh levert preventieve inzet vanuit regionale middelen van centrumgemeente Venlo. Dit is een bijdrage van gemiddeld 5 uur per week.
In 2018 is een bedrag van € 9.332,00 niet benut en overgeheveld naar 2019 om de resterende kosten van de leerwerkplek in 2019 uit te kunnen bekostigen.
De niet gerealiseerde kosten uit het budget worden overgeheveld van 2019 naar 2020.
Bijlage 1: Opdrachttevredenheidsmeting, opdrachtgevers en samenwerkingspartners
Tevredenheid over het contact met de gezinscoach 32% zeer tevreden
61% tevreden
7% noch tevreden / noch ontevreden
Resultaten (28 reacties)
Werkzaamheden zijn naar wens uitgevoerd 21,4% helemaal eens
64,3% eens
14,3% noch eens, noch oneens
Vooraf gestelde doelen zijn behaald 7,1% helemaal eens
53,6% eens
35,7% noch eens, noch oneens 3,6% oneens
De dienstverlening leidt tot duurzame effecten 7,1% helemaal eens
53,6% eens
39,3% noch eens, noch oneens
De werkzaamheden zijn naar tevredenheid afgerond 21,4% helemaal eens
53,6% eens
21,4% noch eens, noch oneens 3,6% oneens
Zou u de volgende keer weer gebruik maken van de diensten van Gezinscoach Venray?
78,6% zeker wel
21,4% waarschijnlijk wel
Zou u Gezinscoach Venray bij anderen aanbevelen?
75% zeker wel
25% waarschijnlijk wel
Met werk cijfer zou u de dienstverlening van Gezinscoach Venray beoordelen?
35,7% een 7 50% een 8 14,3% een 9
Gemiddeld cijfer: 7.8
Aantal opmerkingen bij de vraag: Waar vindt u Gezinscoach Venray goed in?
• Altijd bereid om mee te denken in wat ondersteunend, passend, wenselijk en haalbaar is qua ondersteuning van zowel kind als gezin.
• Breed inzetbaar met flexibele instelling, laagdrempelig werken.
• Betrouwbare en deskundige sparringpartner.
• Sterk in ondersteuning bij opvoeden en opgroeien van kinderen, gezinssituatie in kaart brengen en een inschatting maken van wat nodig is.
• Bespreekbaar maken van pedagogische thema’s.
• Goed bereikbaar, lijntjes zijn kort en er wordt snel gereageerd.
Aantal opmerkingen bij de vraag: Op welke punten kan Gezinscoach Venray zich nog verder ontwikkelen?
• In sommige gevallen behoefte aan langdurigere/preventieve ondersteuning c.q.
betrokkenheid van de gezinscoach (ook gelijklopend met maatwerk). Niet gelijk opschalen naar jeugdconsulent, maar creatieve oplossingen zoeken.
• Omgaan met problematiek waarbij er geen expliciete hulpvraag is en doorpakken wanneer er zorgen zijn rondom een gezin.
• Betere wisselwerking en kortere lijnen met jeugdconsulenten (zodat ouders niet meerdere keren hetzelfde verhaal moeten vertellen).
• Meer aandacht voor aanbod groepstrainingen.
• Continuïteit binnen het gezinscoachteam en daarmee vast aanspreekpunt voor ouders, wijk, school, arts, ed.
• Zichtbaarheid en profilering op basisscholen, samen met scholen arrangementen ontwikkelen.
Jaarverslag 2019
Venray, 16 maart 2020
Jaarbericht 2019... 3
Verslag van de Raad van Toezicht Verslag van het bestuur
Jaarrekening ... 11
Balans per 31 december 2019 Staat van baten en lasten Kasstroomoverzicht Algemene toelichting
Grondslagen voor de waardering van activa en passiva Toelichting op de onderscheiden posten van de balans
Toelichting op de onderscheiden posten van de staat van baten en lasten
Overige gegevens ... 29
Voorstel resultaatbestemming 2019
Controleverklaring van de onafhankelijke accountant
Inhoud
Jaarbericht 2019
Jaarverslag Raad van Toezicht Synthese 2019
Het werkterrein waarop Synthese actief is, is sterk in beweging en de hulp- en of
ondersteuningsvraag is vaak complex. Met de vraag van de klant als vertrekpunt, en niet de dienstverlening zelf, krijgt Synthese met steeds meer belanghebbenden te maken. Van medewerkers wordt verwacht dat ze over de grenzen van de sector heen kijken. Traditionele grenzen tussen werkvelden verdwijnen en steeds vaker wordt samenwerking gezocht met organisaties op het gebied van bijvoorbeeld jeugdzorg, GGZ, VVT, onderwijs en wonen. Ook de relatie met de opdrachtgevers is complexer geworden. Gemeenten maken steeds minder gebruik van het subsidie-instrument en gaan over op aanbesteding en inbesteding van diensten. Van Synthese wordt verwacht dat zij meebeweegt op de stroom en dat zij nog
dynamischer, innovatiever en ondernemender wordt en daardoor in staat is om zich continu aan te passen aan de veranderende omgeving. Dit heeft continu invloed op de wijze waarop
medewerkers hun taken uitvoeren alsook op de wijze waarop wij inhoud geven aan onze rol als toezichthouder van Synthese.
2019 was om drie redenen een bijzonder jaar voor de Raad van Toezicht.
Op de eerste plaats manifesteerde zich een onverwacht tekort in de jaarrekening van 2018, een tekort dat deels doorloopt in 2019; de RvT heeft via extra-bijeenkomsten van de audit-
commissie en in haar reguliere vergaderingen veel tijd en aandacht geschonken aan het doen van onderzoek naar dit tekort, het beoordelen van maatregelen via een gedegen Plan van Aanpak, en het periodiek monitoren van de uitvoering van deze maatregelen. Dit heeft geleid tot structurele verbeteringen in de bedrijfsvoering, hetgeen de komende jaren effect gaat sorteren.
Op de tweede plaats ziet Synthese als gevolg van het aanbestedingsproces van de gemeente Venlo (najaar 2019) per 2020 een substantieel deel van haar omzet verloren gaan. De RvT heeft via een scenario-studie tijdig en intensief geanticipeerd op deze veranderende situatie.
Tot slot heeft 2019 ook in het teken gestaan van de totstandkoming van een nieuw Strategisch Plan 2019-2022. Op 25 juni 2019 is dit plan vastgesteld; op 25 november 2019 is ten behoeve van de monitoring van dit plan een strategisch toetsingskader vastgesteld.
Over besturen en toezichthouden
Toezichthouder, werkgever, adviseur/klankbord
Als Raad van Toezicht houden wij toezicht op het functioneren van de directeur- bestuurder, Wim Gort en de algemene gang van zaken binnen Synthese. De Raad adviseert de directeur- bestuurder daarnaast gevraagd en ongevraagd, is verantwoordelijk voor de benoeming (en eventuele schorsing of ontslag) van de directeur-bestuurder, en stelt zijn beoordeling en
arbeidsvoorwaarden vast. De Raad van Toezicht geeft de accountant opdracht voor de controle van de jaarstukken.
Legitimatie
De Raad van Toezicht handelt op basis van de bevoegdheden die in de statuten zijn
omschreven. De werkwijze van de raad is beschreven in het reglement Raad van Toezicht dat wij ook in 2019 actief op inhoud hebben besproken. Hierin is opgenomen dat de raad werkt met separate commissies. De commissies adviseren de raad over onderwerpen die binnen hun
commissies waarvan de een het eerste aanspreekpunt is voor de Cliëntenraad en de ander voor de Ondernemingsraad. De commissies maken verslagen van hun overleggen; de verslagen worden ter kennisname geagendeerd voor de Raad van Toezicht.
Als Raad van Toezicht houden we toezicht op en geven we, ook ongevraagd, advies aan de directeur-bestuurder over het formuleren en realiseren van doelstellingen, de strategie en beleid van Synthese. We treden op als werkgever van de directeur-bestuurder, Wim Gort.
De Raad van Toezicht kwam in 2019 op de volgende data bijeen:
Data Agendapunten
28 januari 2019 Rooster van aftreden toezichthouders MTO 2018
Voortgangsrapportage 4e kwartaal 2018 Jaarverslag 2018 RvT
Opdrachtgeverstevredenheid 2018 Organisatie werkbezoek
18 februari 2019 Zelfevaluatie RvT (gedeeltelijk met directeur-bestuurder) 25 maart 2019 Jaarrekening 2018 (incl. jaarverslag raad van toezicht)
Jaarverslag Provinciale klachtencommissie 2018 Herziene begroting 2019
27 mei 2019 (ingelaste RvT vergadering)
Bespreking opzet verbeterplan en forecast 2019 25 juni 2019 Voortgangsrapportage/forecast 1e kwartaal 2018
Kennismaking MT
Klanttevredenheidsmeting 2018
26 augustus 2019 Voortgangsrapportage/forecast 2e kwartaal 2019 Vrijwilligerstevredenheid 2019
Vergaderschema 2020 8 oktober 2019 (ingelaste RvT vergadering)
Verslag audit-commissie 25-9-19 Uitslag aanbesteding Venlo
Bespreking organisatie-scenario’s (ivm aanbesteding) 25 november 2019 Voortgangsrapportage/forecast 3e kwartaal 2019
Begroting 2020 Jaarplan 2020 Auditcommissie heeft vergaderd op:
• 11 maart 2019
• 13 mei 2019
• 18 juni 2019
• 20 augustus 2019
• 25 september 2019
• 28 oktober 2019
De Raad van Toezicht heeft in de maand juni een teambuildings-bijeenkomst gehouden in Grubbenvorst.
De Raad van Toezicht pleegt (naast het jaarlijkse werkbezoek op locatie) voorafgaand aan enkele vergaderingen medewerkers van Synthese in de gelegenheid te stellen presentaties te doen over hun werkzaamheden. Ook heeft een kennismakingsgesprek plaatsgevonden met het
Daarnaast heeft de Raad van Toezicht twee keer, aan de hand van een position-paper van de directeur-bestuurder, stilgestaan bij ontwikkelingen in de markt en specifiek de gang van zaken binnen twee collega-instellingen teneinde meer kruisbestuiving te realiseren.
Samenstelling en taakverdeling Raad van Toezicht per 31 december 2019
De Raad van Toezicht heeft een profielschets opgesteld voor zijn samenstelling. Hierin is onder andere opgenomen dat alle leden van de raad van commissarissen aan een aantal algemene functie-eisen dienen te voldoen. Daarnaast is opgenomen dat in de raad diverse specifieke deskundigheden aanwezig zullen moeten zijn om het brede spectrum van Synthese te kunnen overzien. Het functioneren van de raad is gediend bij een goede teamsamenstelling en diversiteit; ook op dit gebied zijn in het profiel criteria opgenomen. De individuele leden dienen elkaar qua competenties aan te vullen en in goede harmonie met elkaar te kunnen
samenwerken, maar dienen elkaar ook kritisch te kunnen aanspreken.
De in de statuten en in de profielschets ten doel gestelde Raad van Toezicht bestaat uit 5 leden.
De Raad van Toezicht is van mening dat de profielschets en de hierin opgenomen competenties, deskundigheden en ervaringen goed zijn uitgebalanceerd en mede zijn gebaseerd op de door de NTZi opgestelde criteria voor goed intern toezicht.
Taak verdeling Raad van Toezicht
Naam Datum
benoeming
Datum laatste herbenoeming
Uiterste datum aftreden
Opmerking
Joke Abbring (vicevoorzitter) 1-1-2013 1-1-2017 1-1-2021 Herbenoemd per 1-1-2017
Ger Spee 1-1-2016 1-1-2020 1-1-2024 Herbenoemd
per 1-1-20 Angelique Jansen-Swinkels 26-9-2016 26-9-2020 26-9-2024 -
Gert-Jan Kusters (voorzitter) 26-9-2016 26-9-2020 26-9-2024 -
Bart Janssen 1-1-2018 1-1-2022 31-12-2025
Taken Wie
Voorzitter Gert-Jan Kusters
Vicevoorzitter Joke Abbring
Auditcommissie Angelique Jansen (voorzitter auditcommissie) en Ger Spee
Renumeratiecommissie Gert-Jan Kusters en Joke Abbring (voorzitter remuneratiecommissie) Contactpersonen OR Ger Spee en Bart Janssen
Contactpersonen CR Angelique Jansen en Bart Janssen
De Raad van Toezicht is in 2019 ongewijzigd gebleven.
Overleg met cliëntenraad en ondernemingsraad
Medio 2017 is door de Raad van Toezicht (met instemming van Ondernemingsraad en Cliëntenraad) besloten:
• om 1x per jaar met cliëntenraad en ondernemingsraad apart te spreken (ondersteund door directeur-bestuurder);
• om 1x per jaar met beiden in gezamenlijkheid te spreken over het thema ‘Koers & Strategie’
(ondersteund door directeur-bestuurder);
• om met beide medezeggenschapsorganen niet meer plenair als RvT te spreken maar via delegaties námens de Raad van Toezicht.
Het doel van de overleggen is te komen tot een rechtstreekse informatie-uitwisseling en -waar gewenst- meningsvorming. Het overleg met de Ondernemingsraad vond plaats op 10 april 2019, 17 november 2019 en 24 december 2019. Het overleg met de Cliëntenraad vond plaats op 27 mei 2019.
Het voorgenomen gezamenlijke overleg heeft dit jaar niet plaatsgevonden omdat hieraan vanuit de Cliëntenraad geen behoefte bestond.
Werkwijze Raad van Toezicht
De directeur-bestuurder bereidt de agenda voor de Raad van Toezicht voor in samenspraak met de voorzitter en de financiële stukken in samenspraak met de audit-commissie. De directeur-bestuurder draagt vanuit de organisatie zorg voor de secretariële ondersteuning van de Raad van Toezicht en voor de inrichting van een eigen archief van de Raad van Toezicht.
Mevrouw Karin Cortenbach voert het secretariaat. Het secretariaat en het archief zijn gevestigd in het kantoor van de organisatie. De notulen van de vergaderingen van de Raad van Toezicht worden ook extern gearchiveerd door de secretaris.
Invulling werkgeversrol
Op 11 januari 2019 heeft een beoordelingsgesprek plaatsgevonden met de directeur-bestuurder en op 12 juni 2019 een voortgangsgesprek. Vanuit de Raad van Toezicht waren aanwezig de voorzitter en vicevoorzitter, zijnde de remuneratiecommissie. Daarbij werden de
prestatieafspraken besproken en de persoonlijke ontwikkeling van de directeur-bestuurder.
Specifieke aandacht was er voor de voortgangs- en beleidscyclus.
Evaluatie
Op 18 februari 2019 heeft de Raad van Toezicht een zelfevaluatie gedaan in eigen beheer.
Deels vond dit plaats buiten aanwezigheid van de bestuurder. De keuze om dit in eigen beheer te doen was het resultaat van de evaluatie van de zelf-evaluatie van 2018 (extern begeleid).
De zelfevaluatie 2019 werd voorafgegaan door een schriftelijke ophaalronde door de voorzitter;
de resultaten daarvan zijn besproken. Van de bijeenkomst is een verslag gemaakt en zijn de uitkomsten gedeeld met de bestuurder. De Raad van Toezicht is zich bewust van het
governance-uitgangspunt dat zelf-evaluatie periodiek onder externe begeleiding dient plaats te vinden.
Deskundigheidsbevordering
Om de kwaliteit van toezicht te blijven ontwikkelen voert de Raad van Toezicht een actief scholingsbeleid. De leden zijn allen lid van de NVTZ (Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Zorg), welke een aparte sectie welzijn kent. Via nieuwsbrieven en website worden de leden met regelmaat geïnformeerd over actualiteiten ten aanzien van toezicht en is er een uitgebreid scholingsaanbod. Individuele leden van de Raad van Toezicht maken ook actief gebruik van dit aanbod.
De Raad van Toezicht maakt jaarlijks kennis met professionals en vrijwilligers, die in gemeenten namens Synthese actief zijn. Door omstandigheden is het voor najaar 2019 geplande
werkbezoek verschoven naar voorjaar 2020.
Benoeming en beoordeling accountant
Buro Crowe-Horwath/Foederer is onze accountant voor de boekjaren 2017 t/m 2019.
De Raad van Toezicht geeft de accountant opdracht de jaarstukken te onderzoeken en daarover een verklaring dan wel een mededeling of managementletter af te geven. Bij de beoordeling van de jaarstukken geeft de Raad van Toezicht zich rekenschap van de bestendige toepassing en verantwoording van de grondslagen voor de vermogens- en resultaatbepaling.
De contacten tussen de Raad van Toezicht en de accountant lopen via de audit-commissie van de Raad. De Raad van Toezicht spreekt zich uit over de wenselijkheid van de uitvoering van de eventueel door de accountant in diens verslag gedane aanbevelingen, op basis van een aanbeveling daarover door de directeur-bestuurder. De Raad van Toezicht ziet er vervolgens op toe dat die aanbevelingen worden omgezet in besluiten door de directeur-bestuurder en worden gerealiseerd
De jaarverslagen, inclusief jaarrekening 2018, zijn opgesteld conform de statuten. In de
vergadering van 25 maart 2019 zijn de bevindingen van de accountant besproken met de Raad en keurde de Raad van Toezicht het jaarverslag goed. Door deze goedkeuring vond decharge plaats van de directeur-bestuurder voor het gevoerde beleid.
Honorering
De leden van de Raad van Toezicht ontvangen een passende honorering, passend bij de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semi-publieke sector. De vergoeding voor het lidmaatschap van de Raad van Toezicht bedroeg in 2019 € 4.250 (voorzitter) en € 2.950 (leden).
Tot slot
De Raad van Toezicht bedankt alle medewerkers, het management en de vele vrijwilligers van Synthese voor hun inzet in het afgelopen jaar. De komst van nieuwe bedrijfsvoerings-systemen, de financiële krapte, de dynamiek van aanbestedingen en de doorlopend veranderende aanpak per gemeente heeft in 2019 een behoorlijke wissel getrokken op Synthese; ook het jaar 2020 zal een dynamisch jaar zijn gelet op het wegvallen van opdrachten bij de gemeente Venlo en de mogelijke aanbesteding door de gemeente Venray.
Het werken vanuit visie en koers en de ontwikkeling van de organisatie zijn niettemin leidend gebleven in ons doen en laten. Dat sterkt het vertrouwen in een reële toekomst voor Synthese.
Wij wensen alle medewerkers veel succes en veel werkplezier!
Gert-Jan Kusters
Voorzitter Raad van Toezicht.
Vastgesteld door de Raad van Toezicht op 27 januari 2019
Verslag van het bestuur
Inleiding
Synthese is een maatschappelijke onderneming voor zorg en welzijn geworteld in Noord- en Midden-Limburg. Onze missie is dat we het alledaagse leven ruimte geven. Overal en voor iedereen. Het alledaagse leven biedt mensen alle mogelijkheden om tot hun recht te komen en zich te ontwikkelen. Dat gebeurt in wisselwerking met hun omgeving. Gemeenschappen zijn onderdeel van de omgeving en worden sterker als iedereen mee kan doen. Dit gaat niet altijd vanzelf.
Wij ondersteunen inwoners en initiatieven. Denk dan bijvoorbeeld aan projecten die bijdragen aan een prettige, duurzame leefomgeving in de buurt, het dorp of de wijk. Of gerichte hulp aan inwoners met vragen over de zorg, relaties, opvoeden en gezin, emoties, werk of geld.
Synthese is thuis in je omgeving. Dat is het profiel van onze dienstverlening. We weten inwoners met ambitie en kracht te vinden. We ondersteunen gemeenschappen in wijken en dorpen om te groeien in organisatiekracht en samenhang. We ondersteunen inwoners en gezinnen om met hun hulpvragen onderdeel te worden van krachtige gemeenschappen.
Het jaar 2018 moesten we negatief afsluiten. We hebben in 2019 als organisatie grote inzet moeten plegen om in control te komen. Het gaat om het implementeren van ICT-applicaties, het verbeteren van de bedrijfsvoering en het aantrekken van een nieuwe controller. Dit proces is inmiddels succesvol geborgd in de organisatie. In 2019 hebben we ook de formatie op orde moeten brengen, gegeven de omvang van onze opdrachtenportefeuille. Ander aandachtspunt is de aanbesteding van de sociale basis in en door de gemeente Venlo. Deze punten hebben veel gevraagd van onze organisatie en de medewerkers in het bijzonder.
Het is Synthese in het boekjaar 2019 opnieuw gelukt om inhoud te geven aan de veranderende behoefte qua dienstverlening. De doelstellingen voor 2019 zijn gerealiseerd. De verwachting is dat de druk op de opbrengsten in de komende jaren hoog zal blijven. Een grote opdracht in de gemeente Venlo is voor 2020 gegund aan een andere marktpartij. We hebben afscheid
genomen van zo’n 15 medewerkers, middels (gestimuleerd) verloop. De gemeenten Bergen en Heumen zijn nieuwe opdrachtgevers geworden. Het ontwikkelen van innovatieve concepten met partners blijft een van de speerpunten van het beleid.
De productiviteit is ruim 76% en het ziekteverzuim (exclusief zwangerschapsverlof) is 4,1%. In de gesprekscyclus krijgt de balans tussen werk en (mantel) zorg aandacht.
In 2019 is geïnvesteerd in:
Het opstellen van de strategische koers voor 2020-2022;
Het met partners uitvoeren van projecten en aanbestedingen;
Het versterken van het MT en control;
Registratie en ICT-applicaties;
Het toerusten van medewerkers om deskundig te zijn in samenwerking met opdrachtgevers en netwerkpartners;
Kwaliteitsmanagement met als resultaat prolongeren ISO-certificering nieuwe norm.
Vergelijking boekjaar 2018 Hoofdpunten in de vergelijking:
de baten zijn gestegen met € 193K overeenkomend met 3,8%;
Dat de stijging van de kosten meer toenam dan de omzet is vooral veroorzaakt doordat inflatie en een nieuwe CAO niet overal zijn gecompenseerd door budgetstijgingen. We gaan waar nodig met onze opdrachtgevers in gesprek over tariefaanpassing in verband met inflatie.
Het verlies van € 704K ziet voor een belangrijk deel toe op:
• kosten (€ 390K) welke gereserveerd zijn in de bestemmingsreserves per 31 december 2018. Deze kosten hebben voor een belangrijk deel een directe relatie met de
investeringen in de organisatieontwikkeling in 2019, in het bijzonder ICT en managementontwikkeling.
• kosten (€ 60K) welke gereserveerd zijn in de bestemmingsreserves per 31 december 2018. Deze kosten hebben een relatie met de frictiekosten als gevolg van het wegvallen van de subsidieopdracht gemeente Venlo
• ten laste van de exploitatie 2019 een voorziening gevormd voor langdurig ziekteverzuim (€ 60K)
• extra personeelskosten (€124K), formatie en nagekomen reiskosten uit boekjaar 2018
• Inhuur derden (€ 70K), met name door inzet externe controller
De algemene reserve bedraagt ultimo 2019 € 457K hetgeen overeenkomt met 8,8% van de baten (2018: 4,0%). Ondanks het negatieve resultaat 2019 is de algemene reserve ten opzichte van jaareinde 2018 toegenomen door een forse vrijval van de bestemmingsreserve risico.
Naast de algemene reserves kent Synthese ook zogenaamde bestemmingsreserves. Deze reserves zijn reeds geoormerkt voor een bepaalde bestemming en kunnen niet voor andere zaken worden gebruikt.
Vergelijking begroting 2019 Hoofdpunten in de vergelijking:
de baten zijn met € 2K nagenoeg gelijk aan de begroting;
de kosten zijn € 299K hoger uitgevallen, overeenkomend met 5,5%;
het bedrijfsresultaat / baten (rendement) komt uit op -13,7% versus -5,9% volgens de begroting.
Begroting 2020
De begroting 2020 laat een omzetwaarde zien die € 1,0M lager is dan in 2019. Voor 2020 wordt verwacht dat de opbrengsten uit zullen komen op een bedrag van € 4,2M met een netto
resultaat van € 224K negatief. Dit negatieve resultaat wordt voor € 297K veroorzaakt door extra frictiekosten (afbouwen van inzet direct personeel en overhead) als gevolg van het wegvallen van een belangrijk deel van de omzet in 2020. Genormaliseerd met deze frictiekosten wordt een positief exploitatieresultaat verwacht van € 73K.
Risicoparagraaf
Stelregel bij de activiteiten van Synthese is dat de activiteiten in financieel opzicht geen negatief resultaat tot gevolg mogen hebben en waar mogelijk een positieve bijdrage leveren aan het rendement van Synthese. Rendement dat nodig is om noodzakelijke investeringen te kunnen doen in zaken als innovatie, personeelsbeleid en kwaliteitszorg. Maar ook om een
weerstandsvermogen of risicoreserve op te bouwen.
Belangrijkste risico’s bestaan uit het verlies van opdrachten, schadeclaims, leegloop. Daarnaast ontkomt Synthese ook niet aan ontwikkelingen op het gebied van arbeidsrecht, waarbij de
zijn, heeft Synthese vanaf 2017 twee reserves gevormd, te weten organisatie ontwikkeling en (omzet)risico’s.
Stichting Synthese heeft voor aanspraken van derden een verzekering afgesloten. Het maximum verzekerd bedrag is per gebeurtenis € 2,5M en per verzekeringsjaar
€ 5,0M. Als buffer voor bovengenoemde niet-calculeerbare risico’s kan worden beschouwd het vrij besteedbaar deel van het eigen vermogen.
Synthese heeft geen beleid geformuleerd omtrent het bezitten van effecten. Wel is besloten om de Rabobank ledencertificaten die in het verleden zijn aangeschaft aan te houden gezien het lage risico en het relatief hoge rendement dat met dit product samenhangt.
1. Bestemmingsreserve organisatieontwikkeling
Het doel van deze reserve is om de organisatie voor te bereiden op marktontwikkelingen.
Hierbij kan gedacht worden aan deskundigheidsbevordering, coaching en
ontwikkelassessments, maar ook aan een aspect als aanpassingen van de ICT-omgeving en applicaties. Van Synthese wordt steeds meer gevraagd flexibel te kunnen werken, hetgeen vanzelfsprekend impact heeft op de ICT-middelen van de medewerkers. Voor het
ondersteunende proces geldt dat er een aantal migraties op het gebied van administratie en registratie worden doorgevoerd, wat initiële kosten met zich meebrengt.
De bestemmingsreserve is bepaald met een horizon van 3 jaar tot ultimo 2022.
2. Bestemmingsreserve legaten
In 2017 heeft Synthese een legaat ontvangen van een voormalig vrijwilliger van Synthese. Het ontvangen bedrag wordt door Synthese besteed aan een opleidingsfonds voor vrijwilligers.
3. Bestemmingsreserve risico
Synthese is werkzaam in een sterk dynamisch krachtenveld, waarbij opdrachtgevers zoekende zijn in de mate waarin ze de eigen regie willen pakken versus vertrouwen willen en kunnen hebben in welzijn als voorliggend veld op zorg. Een lastig vraagstuk met kansen, maar ook omzetrisico’s voor Synthese. Ondanks dat Synthese hierover constructief in overleg is met onze opdrachtgevers, is onze ervaring dat sinds de decentralisatie er ook beslissingen plaatsvinden op basis van voor ons niet beïnvloedbare factoren (bijvoorbeeld aanbesteden / inbesteden).
De laatste jaren is een verscheidenheid aan contractvormen ontstaan. In plaats van
budgetsubsidies aan onze organisatie voor meerdere jaren, werken wij steeds meer samen met anderen. Contractvormen die hierbij ontstaan zijn vaak in de vorm van een aanbesteding en soms in de vorm van een detachering. Deze transformatie heeft er bij Synthese toe geleid dat er risico’s ontstaan als gevolg van mogelijk verlies van opdrachten. Het portfolio van opdrachten voor Synthese is in 2019-2020 verstevigd, het risico eind jaar 2019 is naar beneden bijgesteld en hiermee deze bestemmingsreserve.
W.H. Gort, directeur-bestuurder
Jaarrekening
• Balans
• Staat van baten en lasten
• Kasstroomoverzicht
• Toelichting op de balans en staat van baten en lasten
Balans per 31 december 2019 (na resultaatbestemming)
31-12-2019 31-12-2018
€ €
Actief
Materiële vaste activa
Terreinen 171.850 171.850
Gebouwen 469.634 504.959
Verbouwingskosten 49.057 51.101
Inventaris 118.835 152.341
809.376 880.251
Financiële vaste activa
Effecten 168.400 168.400
Vlottende activa
Handelsdebiteuren 160.152 168.625
146.230 192.970
306.383 361.595
Liquide middelen 1.496.534 1.839.167
Totaal debet 2.780.693 3.249.413
Overige vorderingen en overlopende activa
Passief
Eigen vermogen
Algemene reserve 457.258 201.311
Bestemmingsreserves 985.531 1.945.459
1.442.789 2.146.770
Voorzieningen
Voorziening groot onderhoud 565.458 529.228
Voorziening langdurig ziek 59.177 -
624.635 529.228
Kortlopende schulden
Leveranciers en handelskredieten 112.050 119.561
Belastingen en premies sociale
verzekeringen 301.802 210.042
Overige schulden overlopende passiva 299.418 243.812
713.269 573.415
Totaal credit 2.780.693 3.249.413
