Toolkit ‘Hoe organiseer ik een speeddate’

Toolkit ‘Hoe organiseer ik een speeddate’

Inleiding

Op 19 maart 2014 zijn in bijna alle Nederlandse gemeenten nieuwe gemeenteraden gekozen. Een speeddate is een ludieke en effectieve manier om de (nieuwe) raadsleden en wethouders kennis te laten maken met de informele zorg. Tijdens een speeddate vindt er een aantal korte gesprekken na elkaar plaats. Het zijn steeds gesprekken van maximaal tien minuten. De gesprekspartners aan de ene kant van de tafel blijven op hun plek, terwijl de andere gesprekspartner steeds doorschuift naar een volgende tafel. In deze toolkit lees je hoe je zelf een speeddate kunt organiseren.

Je biedt niet alleen lokale politici de kans om kennis te maken met informele zorg. De mantelzorger, zorgvrijwilliger en ondersteuningsorganisatie krijgt ook een podium om haar verhaal te vertellen aan degenen die de komende tijd belangrijke besluiten gaan nemen.

En je kunt je op deze manier presenteren als dé vertegenwoordiger(s) van de informele zorg binnen de gemeente.

1. Organisatie en planning

Oprichting/samenstelling projectgroep

Maak vooraf een duidelijk keuze of de speeddate gericht is op ‘Informele zorg’ of op mantelzorg. Je kunt als initiatiefnemer alles alleen organiseren, maar je kunt natuurlijk ook samenwerking zoeken met andere organisaties. Door samen te werken, laat je zien dat jouw boodschap breed wordt gedragen. Mogelijke initiatiefnemers / samenwerkings- partners zijn:

 steunpunt mantelzorg

 organisatie Informele zorg

 Wmo-raad

 platform belangenbehartigers

 organisaties voor vrijwilligerszorg

Formeer een projectgroep om de taken te verdelen. Dan komt niet alles op een persoon terecht. Stem meteen bij de start goed af over doel en boodschap. Houd de projectgroep slagvaardig en klein. Het is niet altijd nodig dat alle partijen zitting hebben in de project- groep; dit vraagt wel om 100% duidelijkheid over het doel én goede communicatie.

Stel vooraf een begroting op en neem daarin kosten op voor:

 Zaalhuur

 Catering (koffie, thee, lunch, drankje)

 Informatiesetjes

 Bedankje vrijwilligers & mantelzorgers

 PR kosten

Afspraken go/no go

Maak in de projectgroep duidelijke afspraken wanneer je de speeddate niet door laat gaan. Waarschijnlijk willen raadsleden zich niet ver voor de datum van de speeddate definitief vastleggen en moet je er dus rekening mee houden dat er tot op het laatste moment onduidelijkheid is over het exacte aantal deelnemers. De laatste twee weken voor de speeddates kunnen vragen om veel flexibiliteit en (strategische) communicatie.

De go/no go-datum kan tot twee dagen voor de speeddate gepland worden. Dit vraagt om goede afstemming binnen de projectgroep en heldere communicatie met griffier, aangemelde gemeentedeelnemers en natuurlijk de deelnemende vrijwilligers, mantel- zorgers en organisaties.

Documenten:

 Voorbeeld planning

2. Locatie en datum

Locatie

Kies een laagdrempelige locatie, bijvoorbeeld in het gemeentehuis. Als de speeddate voorafgaand aan een gemeenteraadsvergadering of commissievergadering wordt ge- pland, kunnen de raadsleden het makkelijk combineren. Plan de speeddate bij voorkeur niet na een vergadering; de vergaderingen lopen vaak uit.

De locatie is bij voorkeur flexibel in te richten, met losse (sta)tafels en aan te passen aan het aantal deelnemers. Er wordt door elkaar heen gepraat, dus houd rekening met de akoestiek.

Als je kiest voor een locatie buiten het gemeentehuis, denk dan aan:

 Is de locatie makkelijk te vinden? Zorg voor een goede routebeschrijving.

 Is de locatie ook goed bereikbaar met openbaar vervoer?

 Is er voldoende parkeergelegenheid? Zorg voor gereserveerde plekken en/of uitrijmunten en communiceer dit vooraf aan de deelnemers.

 Is de locatie toegankelijkheid voor mindervaliden?

 Maak goede afspraken over de catering die passen binnen het budget.

Datum

Stem datum en tijd af met de griffier zodat je zeker weet dat er geen andere evenemen-

3. Uitnodigen/werving deelnemers

Nodig mantelzorgers, zorgvrijwilligers en organisaties uit. Bepaal vooraf waaraan mantel- zorgers en zorgvrijwilligers moeten voldoen. Zijn er belangrijke thema’s of bepaalde doelgroepen waaraan u (extra) aandacht wilt besteden? Zorg voor een goede mix van mantelzorgers en zorgvrijwilligers. Je kunt mantelzorgers en zorgvrijwilligers per brief of mail uitnodigen, maar persoonlijk kan natuurlijk ook.

Voorbeelddocumenten:

 Werving deelnemers speeddate – uitnodiging en website

 Bevestiging deelname speeddate

 Afwijzing deelname speeddate

 Briefing deelnemers speeddates

4. Uitnodigen gemeentebestuur

Nodig naast gemeenteraadsleden ook wethouders en beleidsambtenaren uit die zorg en welzijn in hun pakket hebben. Vraag ook om een bevestiging van komst in de loop naar de speeddate.

Voorbeelddocumenten

 Vooraankondiging speeddate gemeenteraad

 Uitnodiging gemeenteraadsleden

5. Vorm bepalen

Indeling tafels

Maak een indeling van (sta)tafels naar soort deelnemer (mantelzorger, zorgvrijwilliger, organisatie informele zorg). Bepaal in welke richting de raadsleden, wethouders en ambtenaren van tafel wisselen; wat is een handige looproute?

Voorbeelddocument

Praktische informatie speeddate

Dagvoorzitter

Voordat de speeddates starten is er iemand nodig die deelnemers verwelkomt en een inleiding verzorgt. Na de speeddate sluit de dagvoorzitter het programma af en bedankt iedereen voor de komst en inzet. Dit kan een vrijwilliger of mantelzorger zijn, maar kan ook iemand van de organisatie zijn.

6. Publiciteit

De speeddates zijn in de eerste plaats bedoeld voor de ontmoeting tussen raadsleden, wethouders en beleidsambtenaren en de informele zorg. Maar via de media kun je aan een grotere groep laten zien wat je voor mantelzorgers en zorgvrijwilligers doet. Wet- houders en raadsleden laten ook graag zien dat zij burgers ontmoeten. Door de pers te betrekken slaat je dus twee vliegen in één klap!

Nodig niet te veel pers uit. Dat kan de persoonlijke, informele sfeer verstoren. Je kunt er ook voor kiezen de pers uit te nodigen voor een deel van de bijeenkomst of na afloop.

Zorg in het programma voor ruimte voor persvragen aan wethouders en raadsleden na de speeddates.

Er kunnen ook emotionele verhalen naar voren komen tijdens deze speeddate. Privacy is van groot belang. Check daarom vooraf welke mantelzorgers en zorgvrijwilligers interes- se hebben om de media te woord te staan.

Hoe?

Bedenk hoe en op welke momenten je de pers informeert. Er zijn media waar je zelf berichten kunt plaatsen (bijv. dichtbij.nl). Denk ook aan lokale radio en tv. Je kunt een uitnodiging sturen aan de pers om aanwezig te zijn bij de speeddate. Daarbij kun je alvast een persbericht meesturen. Hiermee kun je enigszins sturen wat de media publice- ren en het vergroot de kans dat zij iets plaatsen.

De momenten om pers in te schakelen

 Tijdens of direct na de speeddate, nodig media uit aanwezig te zijn.

 Na de speeddate: stuur een verslag van de speeddates met eventueel een paar leuke foto’s. Je kunt ook het voorbeeldpersbericht gebruiken.

Voorbeelddocument

 Voorbeeldpersbericht

7. Nazorg en follow-up

Mantelzorgers en vrijwilligers

Vergeet niet om de mantelzorgers en vrijwilligers te bedanken! Het kan zijn dat het vertellen van het eigen verhaal emoties oproept bij de mantelzorgers. Zorg dat daar aandacht voor is.

Verslaglegging

Maak een verslag van de speeddates; een samenvatting van de gesprekken, interviews met deelnemers, hoe was de sfeer, wat zijn de resultaten? Dit kunt je gebruiken:

 om te versturen naar alle aanwezigen bij de speeddate

 om te versturen naar alle wethouders en raadsleden, of ze nu aanwezig waren of niet

 om eventueel te versturen naar collega-organisaties of belangrijke partners

 om te publiceren op uw website

 als basis voor een persbericht achteraf

Overweeg om zelf foto’s te (laten) maken om het verslag te verlevendigen en op de website te plaatsen. Zorg dat deelnemers (met name mantelzorgers en zorgvrijwilligers) toestemming geven om foto’s te gebruiken.

Vervolgafspraken

Wacht niet te lang met het inplannen van vervolgafspraken met wethouders en gemeenteraadsleden. Net na de bijeenkomst staat alles nog helder voor de geest. Het is logisch als er direct vervolgafspraken worden gemaakt.

Evaluatie en financiële afwikkeling

Plan ook met de interne organisatie een evaluatie in. Bespreek wat er goed ging en wat beter kon. En maak afspraken wie de nog openstaande acties, zoals de financiële af- wikkeling en vervolgafspraken plannen met raadsleden en wethouders, op zich neemt.